Аудит кадрового делопроизводства своими силами
Posted On 10.05.2018
|
Главная » Кадровику » Аудит кадровой документации
Содержание Аудит кадровой документацииВернуться назад на Кадровый аудит Аудит кадровой документации — это проверка наличия всех обязательных кадровых документов и экспертиза кадровой документации на предмет соответствия действующему законодательству РФ и внутренним требованиям компании. Целью аудита кадровой документации является: — определение соответствия кадровой документации требуемым нормам; Почему кадровая документация так важна: 1. Правильная кадровая документация – залог отсутствия штрафов и претензий со стороны проверяющих органов. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях: — при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал); Мы имеем многолетний опыт работы в проведении аудита кадровой документации компаний различных видов деятельности и форм собственности. В ходе проверок наши специалисты консультируют представителей Заказчика и дают рекомендации по методике ведения кадрового учета. При аудите кадровой документации Заказчика могут быть проведены следующие работы: 1. проверка локальных нормативных актов, касающихся кадровых вопросов: коллективных договоров, положений (о премировании, надбавках, компенсациях и прочее), приказов, распоряжений; Варианты аудита кадровой документации: 1. Общая проверка всей кадровой документации за определенный период; Какие документы обязательно будут проверены в ходе кадрового аудита: — Трудовые договоры и дополнительные соглашения к трудовым договорам; Результатом аудита кадровой документации является подробный отчет, в котором отражены: 1. перечень выявленных в документах нарушений трудового законодательства; Кадровый потенциал Назад | | Вверх |
©2009-2018 Центр управления финансами. Все права защищены. Публикация материалов
разрешается с обязательным указанием ссылки на сайт.
Под аудитом понимают проверку и оценку работы предприятия экспертом, в роли которого может выступать специалист или компания, с целью обнаружения имеющихся рисков возникновения конфликтов, то есть трудовых споров или недовольства от госинспекции труда.
Следует понимать, что кадровая документация важна для любой компании.
Проверяем документацию кадрового подразделения
С ее помощью сотрудники из бухгалтерии осуществляют расчет зарплаты, а также отпускных. На ее основании составляются документы для подачи в органы ПФР с целью приобретения определенных льгот. Именно поэтому нужно ведение кадровой документации в точном соответствии с определенными нормами, которые обозначены в законодательстве.
Многие фирмы, а особенно небольшие или «молодые», не имеют отдельного подразделения, осуществляющего аудит в организации.
В такой ситуации можно использовать услугу стороннего специалиста. Он проверит имеющуюся кадровую документацию и на основании этого создаст отчет, в котором будут отражены:
- Выявленные нарушения и ошибки.
- Рекомендации, которые позволят устранить или избежать ошибки.
Кадровый аудит: с чего начать и как осуществлять?
Таким образом, ответ на вопрос о том, как проводить кадровый аудит можно выразить в виде пунктов, обязательных к выполнению:
- Необходимо проверить полноту состава имеющейся в фирме кадровой документации.
- Нужно оценить имеющуюся систему регистрации, а также хранения документации.
- Требуется анализ составления нормативных актов локального характера, а помимо этого трудовых договоров и дополнительных соглашений, которые прилагаются к ним.
- Следует оценить правильность заполнения и ведения трудовых книжек.
Эффективной является следующая схема осуществления внутреннего аудита:
- Нужно определить актуальные цели и проблемы, которых необходимо достичь или решить в результате проведения процедуры.
- Необходимо определить полный состав документов, которым требуется проверка.
- Нужно сверить и проверить документы.
- На последнем этапе необходимо оформить отчет.
Если планируется кадровый аудит в организации, с чего начать знают не все. Целесообразно на первом «шаге» издать приказ о выполнении проверки. Эту бумагу предоставляют руководителю кадрового отдела. Это необходимо для того, чтобы у него была возможность подготовить и впоследствии предоставить всю требующуюся для проверки документацию.
Обратите внимание: на данный момент законодательством не установлен общий список бумаг, которые в обязательном порядке должен вести кадровый отдел. Тем не менее, есть «стандартный» перечень бумаг, необходимых к оформлению. В их числе:
- Трудовые договоры и книжки.
- Отпускные графики.
- Штатное расписание.
- Табели, в которых отображен учет трудового времени.
- Приказы, которые относятся к личному составу.
- Личные дела специалистов из штата.
- Нормативные акты локального характера.
Также в некоторых случаях специалистам кадрового отдела организации целесообразно оформлять и другие документы, например:
- Договор и коллективной мат. ответственности.
- Должностные инструкции для сотрудников.
- График сменности и другие.
Итак, остается лишь осветить вопрос о том, как проводить кадровый аудит. Специалист проверяет документы, после чего оформляет отчет на бумаге. Как правило, его выражают в виде таблице. В ней отображают следующие графы:
- Перечень требующихся документов.
- Наличие обозначенных документов.
- Примечание. В этой графе отображаются выявленные ошибки, а также советы по их устранению.
В создаваемом отчете необходимо описать текущее состояние документации, а также обозначаются возможные риски.
Версия для печати
Статьи
Аудит кадрового делопроизводства своими силами
Все специалисты по персоналу понимают: в кадровых бумагах должен царить идеальный порядок. В этом случае и проверяющего инспектора не страшно принять, и в трудовом споре с сотрудником отстоять свою позицию легче. Но далеко не всегда все получается идеально, да и как понять, нет ли ошибок в работе на самом деле? В этом поможет кадровый аудит. Давайте разберемся, что такое кадровый аудит, в каких ситуациях он проводится, из каких этапов состоит и как его можно провести собственными силами.
Кадровый аудит – это масштабная процедура, в ходе которой оцениваются все составляющие процесса управления персоналом, кадровый потенциал компании, анализируется эффективность системы управления кадрами. Один из этапов этого процесса – аудит кадрового делопроизводства. Необходимость этого мероприятия в компании возникает в следующих случаях:
- при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства (при увольнении или переводе на другую должность, в другое подразделение, филиал);
- при вручении трудовой инспекцией предписания о предстоящей плановой проверке;
- при угрозе проверки после увольнения обиженного работника (невыплата вовремя заработной платы, премии, увольнение по инициативе работодателя);
- при смене руководства организации;
- при приведении кадровой документации в соответствие с действующим законодательством после произошедших в нем изменений.
Конечно, кадровый аудит можно поручить компании-провайдеру, оказывающей подобные услуги. Специально обученные люди проведут вам комплексную проверку по наработанной методике и представят отчет по результатам работы. В отчете укажут выявленные нарушения, их возможные последствия и дадут рекомендации по устранению ошибок. Однако цена на услуги аудита довольно высока. Кроме того, не все руководители согласны доверить работу со сведениями о работниках компании сторонней организации.
Можно провести проверку собственными силами. В этом случае нужно издать приказ о проведении кадрового аудита в организации, определить цели и задачи данного мероприятия, сформировать соответствующую комиссию (например, в составе юриста, заместителя главного бухгалтера, начальника отдела кадров), определить сроки проверки. Рассмотрим основные этапы проведения аудита кадрового делопроизводства в организации.
I.Определение пакета необходимых документов
Каждый работодатель должен, используя законодательную базу, создавать локальные нормативные акты под свою организацию. Принимая локальные нормативные акты, работодатель создает внутреннюю правовую базу, которая отражает условия труда, созданные для работников именно в данной организации.
Прежде всего необходимо составить список документов, которые обязательно должны быть в кадровой службе. Обязательность некоторых документов прямо определена в Трудовом кодексе. Например, обязательность трудовых договоров предусмотрена статьями 56 и 67, трудовых книжек – статьей 66, правил внутреннего трудового распорядка – статьей 189, графика отпусков – статьей 123.
О многих локальных нормативных актах в Трудовом кодексе говорится косвенно (например, штатное расписание упоминается в статьях 15, 57 ТК РФ). Однако это не говорит о том, что иметь их в кадровой службе не нужно. Помимо Трудового кодекса необходимость многих документов закреплена в других нормативных актах, например, о Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним упоминается в постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225.
Некоторые документы носят рекомендательный характер, например, унифицированные формы кадровых приказов. Но, несмотря на это, кадровую документацию необходимо вести именно по унифицированным формам, так как многие из них поступают в бухгалтерию организации (например, для начисления зарплаты) и в этом случае уже можно говорить об обязательности этих документов.
Не надо забывать, что работодатель сейчас обязан знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (ст. 22, 68 ТК РФ). Поэтому нужно разработать лист ознакомления с этими документами либо завести журнал ознакомления.
Помимо вышеназванной документации есть документы, которые становятся обязательными при определенных условиях (см. таблицу).
Характеристика документов, обязательных в работе кадровой службы
| Обязательные документы | Комментарии |
| Правила внутреннего трудового распорядка, положение о защите персональных данных работников, инструкции по охране труда, трудовые договоры | Эти локальные нормативные документы должны быть у любого работодателя. Составляются в произвольной форме. Особенностью содержания всех локальных документов является наличие в них условий, которые не могут ухудшать положения работников по сравнению с условиями, установленными Трудовым кодексом и иными нормативными правовыми актами |
| Штатное расписание, график отпусков, приказы по основной деятельности, приказы по личному составу (прием, перевод, предоставление отпуска, увольнение, направление в командировку, поощрение работника), личная карточка № Т-2, табель учета рабочего времени | Наличие этих документов обязательно. Учет труда и заработной платы основывается на первичной учетной документации, которая ведется по унифицированным формам (кроме приказов по основной деятельности). Данные формы применяются в организациях независимо от формы собственности |
| Трудовая книжка, книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, журнал учета прохождения инструктажа по охране труда, журнал учета мероприятий по контролю | Ведутся обязательно с использованием установленных образцов |
Документы, которые могут стать обязательными
| Перечень документов | Условия, при которых эти документы становятся обязательными |
| Должностные инструкции | Если должностные обязанности не включены в содержание трудового договора (либо есть ссылка на должностную инструкцию в тексте трудового договора) |
| Положение об оплате труда и материальном стимулировании | Если в трудовых договорах не расписана система оплаты труда и материального стимулирования (необходимость в таком документе отпадает, если его содержание включено в состав коллективного договора или в правила ВТР) |
| Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем | Если в организации есть такой режим работы |
| График сменности | Если в организации введена сменная работа |
| Положение об охране коммерческой тайны | Если в трудовом договоре закреплено соблюдение работником коммерческой тайны |
| Коллективный договор | Если достигнута договоренность об этом между работниками и работодателем |
| Договор о коллективной материальной ответственности | Если в организации ведутся работы в соответствии с Перечнем работ, при выполнении которых может вводиться полная коллективная (бригадная) материальная ответственность |
| Договор о полной индивидуальной материальной ответственности | Если в организации работают сотрудники – материально ответственные лица |
Важным моментом кадровой проверки станет ревизия журналов регистрации. Нужно учесть, что все кадровые операции должны фиксироваться в специальных журналах (книгах) учета. К ним относятся журналы регистрации: приказов по личному составу, трудовых договоров, личных дел, личных карточек № Т-2, отпусков, направления в командировки, выдачи командировочных удостоверений, а также журналы: учета листков нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и т. д. При этом можно использовать как утвержденные, так и самостоятельно разработанные формы этих документов. Но оформление журналов должно быть единым: листы пронумерованы, журнал прошнурован, скреплен сургучной печатью или опломбирован, заверен руководителем организации.
Необходимо упомянуть, что работодатели могут создавать и другие локальные нормативные документы, наличие которых не закреплено в трудовом законодательстве, но они могут значительно помогать в работе, например, облегчать процесс адаптации новых сотрудников (положения о персонале, аттестации, адаптации и т. д.).
II. Проведение сверки документов
После того как мы составили список документов, обязательных для отдела кадров, необходимо произвести сверку – что есть и что должно быть, чтобы в дальнейшем восстановить все необходимые кадровые документы. Результаты сверки удобно свести в таблицу:
ТАБЛИЦА СВЕРКИ ДОКУМЕНТОВ
| Документ отсутствует | Документ есть, но требует внесения изменений и дополнений | Документ полностью соответствует действующему законодательству, в корректировке не нуждается |
| Положение о защите персональных данных работников | Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР) (в связи с многочисленными поправками в ТК РФ, создать проект новой редакции ПВТР, утвердить в соответствии со ст. 190, 372 ТК РФ, ознакомить всех работников под роспись) | Штатное расписание |
| Инструкции по охране труда | Трудовой договор (недостающие сведения внести непосредственно в текст трудового договора, а недостающие условия определить приложением к трудовому договору или отдельным соглашением сторон, оформить с работниками в письменной форме) | График отпусков |
| … | … | … |
Таблица наглядно покажет, какие локальные нормативные акты требуют доработки, а какие нужно создать вновь. Теперь предстоит не только разработать юридически корректные документы, но и правильно их утвердить и ввести в действие.
Рассмотрим, как поступить в ситуации, когда Правила внутреннего трудового распорядка устарели и требуют корректировки. Есть два варианта:
-
издать новую редакцию ПВТР;
-
создать приложение с внесением дополнений и изменений к действующей редакции ПВТР.
В обоих случаях алгоритм утверждения такой же, как и при первичном создании и утверждении этого локального нормативного акта.
Этап 1. Составляются проект ПВТР и обоснование к нему, которые направляются выборному органу первичной профсоюзной организации (если в организации профсоюзной организации нет, представлять интересы всех работников может иной представитель (представительный орган), избранный из числа работников (ст. 31 ТК РФ)).
Этап 2. Не позднее пяти рабочих дней профсоюз направляет работодателю мотивированное мнение по проекту (в письменной форме).
Этап 3а. Если представительный орган работников согласен с проектом ПВТР, Правила утверждаются работодателем.
Этап 3б. Если представительный орган работников не согласен с проектом ПВТР или имеет предложения по его совершенствованию, работодатель рассматривает предлагаемые изменения. Работодатель может либо согласиться с изменениями, либо в течение трех дней после получения мотивированного мнения обсудить с представителями профсоюза проект ПВТР с целью прийти к обоюдному решению.
Кадровый аудит своими силами: пошаговая инструкция для кадрового специалиста
Если соглашение не достигнуто, все разногласия оформляются протоколом и работодатель может вводить в действие ПВТР.
Этап 4. С принятыми и утвержденными ПВТР знакомят всех работников под роспись, размещают в доступных местах для более детального их изучения.
СоветОбязательно ознакомьте каждого работника с новой редакцией всех локальных нормативных актов, даже если в личном деле есть лист ознакомления с предыдущим вариантом этих документов. Получить подтверждение можно, например, в такой форме: «С Правилами внутреннего трудового распорядка, утвержденными 30.03.2007, ознакомлен. Сидорчук О.Д. Сидорчук |
III. Проверка кадровой документации
Итак, мы определили, каких документов в отделе кадров пока нет, но они должны появиться, какие следует доработать, какие можно оставить без изменения. Теперь важно обратить внимание на качество документов, правильность их составления с точки зрения кадрового делопроизводства, юридическую грамотность.
Просматривая распорядительные документы, нужно проверить, чтобы приказы по основной деятельности хранились отдельно от приказов по личному составу. Также проверьте, насколько правильно оформлены приказы о назначении на новую должность руководителей (генерального директора, директоров структурных подразделений, главного бухгалтера, начальника производства и т. д.).
Все кадровые документы имеют различные сроки хранения, поэтому документы после исполнения должны формироваться в дела в соответствии с номенклатурой дел (внутри дела документы тоже систематизируют по определенным признакам), это позволяет хранить документы, обеспечивать сохранность, систематизацию, учет документов, оперативно находить необходимый документ, осуществлять быструю передачу дел на архивное хранение. При формировании дел нужно сразу проверять правильность оформления документов – наличие визы согласования, подписей, регистрационных номеров, отметки работника об ознакомлении с приказом, отметок об исполнении.
Особое внимание следует уделить порядку ведения трудовых книжек. Прежде всего нужно проверить наличие заверенной копии приказа по основной деятельности о назначении ответственного по ведению трудовых книжек. Проводя ревизию трудовых книжек и вкладышей к ним, надо убедиться, что все они зарегистрированы в Книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, все книжки есть в наличии и все записи в них внесены (на основании соответствующих приказов). В личных карточках работников должны быть продублированы записи из трудовых книжек (вкладышей) о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, а рядом стоять подписи работника в том, что он с этими записями ознакомлен. Трудовые книжки и вкладыши к ним должны храниться все вместе в несгораемом сейфе. Работа с трудовыми книжками должна вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек и Инструкцией по заполнению трудовых книжек.
IV. Оформление отчетов по кадровому аудиту
В заключение комиссия по проведению кадрового аудита составляет отчет о текущем состоянии кадрового делопроизводства, анализирует, достигнуты ли цели проверки, фиксирует выявленные недостатки, прописывает меры, которые следует предпринять, делает выводы.
В случае передачи дел по кадровому делопроизводству от одного лица другому комиссия дополнительно составляет акт о приеме-передаче дел. В акте фиксируется, какие документы были проверены, какие обнаружены несоответствия и недочеты, составляется опись передаваемых дел. К акту прилагаются перечень трудовых книжек (указывается фамилия, имя, отчество владельца, а также серия, номер трудовой книжки и вкладыша), перечень личных дел работников, журналов по учету кадров и т. д.
Таким образом, мы рассмотрели алгоритм проведения очень важной и ответственной процедуры – аудита кадрового делопроизводства. В дальнейшем мы будем продолжать разбирать многие аспекты, касающиеся организации работы кадровой службы. В частности, в ближайших номерах более подробно поговорим о том, как провести процедуру приема-передачи дел и грамотно составить соответствующий акт.
Нормативные правовые акты трудового права и акты, содержащие нормы трудового права, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти и др. Более подробно о том, какими документами необходимо руководствоваться в работе кадровой службы, читайте в № 12, 2005 на стр. 32 и на сайте www.kdelo.ru в разделе «Правовая база».
Полный перечень документов, обязательных в работе кадровой службы, см. в таблице.
Более подробно о том, почему необходимо вести кадровую документацию по унифицированным формам, читайте в № 6, 2006.
Более подробно о том, что нужно сделать, чтобы утвердить документ, см. № 3, 2006.
Представительный орган работников может подать жалобу (заявление) в Государственную инспекцию труда или суд с требованием отмены этого локального акта. Государственная инспекция труда в течение месяца проводит проверку и в случае выявления нарушений выдает работодателю предписание (обязательное для исполнения) об отмене этого локального нормативного акта.
Более подробно о формировании дел читайте в № 8, 2006.
Более подробно о номенклатуре дел читайте в № 3–4, 2006.
Утверждены постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225.
Утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69.
Автор: Евгения Воловская
About The Author
