Ведение личных дел работников

Posted On 23.04.2018

Введение. 2

1. Понятие и значение личного дела работника. 3

2. Порядок формирования и состав личного дела. 5

3. Ведение, хранение и учёт личных дел работников. 10

4. Оформление личных дел работников при передаче в архив. 16

Список использованной литературы.. 18

Введение

Большое значение в нашей жизни имеют кадровые документы, в том числе и личные дела, в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Они участвуют в регулировании взаимоотношений между сторонами трудовых правоотношений и определяют их полномочия, права и обязанности. Поэтому изучение состава кадровой документации актуально в современных условиях.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных фирм, предприятий, организаций остро встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации работы и сохранения кадровой документации, что также отражает актуальность темы. На многих предприятиях из-за некомпетентности кадрового отдела, зачастую из-за неправильного ведения и хранения документации по личному составу, работники этого предприятия не могут в дальнейшем оформить свои документы соответствующим образом и сталкиваются с рядом всевозможных проблем, а именно: проблемы с пенсионными выплатами, налоговыми отчислениями и т.д. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих организаций. Таким образом, ошибки при ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

1. Понятие и значение личного дела работника

Личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Трудовое законодательство не регламентирует состав личного дела. Каких-либо требований, предъявляемых к заполнению личного дела, законодательство не предусматривает. Более того, ведение личного дела работника не является обязательным.

Однако личные дела дают возможность кадровой службе организации своевременно учитывать все документы о работнике, которые можно использовать для определения направления карьеры и профессионального роста работника, своевременного предоставления льгот и гарантий.
Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.

Законодательство РФ предписывает вести личные дела на лиц, замещающих должности государственной службы. Порядок ведения личных дел государственных служащих регламентируется в соответствии с Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. №640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы».

Обязанность ведения личных дел может быть также возложена на работодателя – государственную организацию (предприятие) отраслевым нормативным актом.

Наконец, ведение личных дел работников может быть предписано вышестоящей организацией (управляющей компанией). В остальных организациях и на предприятиях руководитель вправе принять решение о необходимости ведения личных дел работников, а также (при положительном решении) – на какие категории работников следует вести личные дела.

Как правило, в первую очередь личные дела заводятся:

— на сотрудников из числа руководящего состава предприятия (руководитель предприятия, его заместители (помощники), руководители структурных подразделений и т.п.);

— работников предприятия, для которых в соответствии с законодательством может устанавливаться материальная ответственность (главный бухгалтер (бухгалтер) предприятия, а также заместитель главного бухгалтера и т.п.).

При этом не имеет значения, работает работник в данной организации по основному месту работы или является совместителем, принят ли на работу на неопределенный срок или по срочному трудовому договору.

На работников, в отношении которых при приеме на работу не предъявляются требования к образованию, квалификации, наличию специальных знаний или специальной подготовки (вахтеры, дворники, уборщицы и т.п.), личные дела, как правило, не оформляются.

Однако во многих частных компаниях личные дела ведутся на всех работников независимо от ранга, статуса и выполняемой работы (включая технический персонал), так как личное дело – чрезвычайно удобный источник информации о каждом работнике: в одной папке собраны все копии личных документов работника, приказов по этому работнику и другие документы. Порядок обращения с личными делами работников целесообразно закрепить в соответствующей инструкции.

Вопрос о ведении личных дел не регулируется нормативными правовыми актами, и решение о том, в каких случаях заводить личные дела на работников, принимается самой организацией и регулируется локальными нормативными актами (например, Инструкцией по кадровому делопроизводству).

2. Порядок формирования и состав личного дела

Формирование личного дела производится с целью упорядоченной группировки документированной информации о сотруднике, переданной им работодателю при приеме (переводе) на соответствующую должность. Формирование (последующее ведение и оформление) личных дел работников возлагается на кадровый орган или специально уполномоченное должностное лицо, несущее персональную ответственность за обеспечение надлежащего обращения с этими документами.

Оформление личных дел происходит после того, как был издан приказ о приеме на работу.

Состав личного дела определяется локальным нормативным актами организации.

Традиционно к документам, которые включаются в состав личного дела, относятся:

• внутренняя опись документов дела;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• автобиография (резюме);

• копия документа об образовании, копия трудового договора;

• копия приказа о приеме на работу;

• копии приказов о переводе;

• документы, подтверждающие изменения анкетно-биографических данных;

• аттестационные документы;

• представления к переводам;

• личные заявления работника;

• справки о состоянии здоровья;

• фотографии;

• копии приказов о поощрениях и налагаемых на работника взысканиях;

• другие характеризующие работника документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным (ксерокопии паспорта, карточки ПФР, ИНН, документа об образовании, военного билета, свидетельств о заключении брака и (или) рождения ребенка).

Наряду с этими документами в личное дело включаются некоторые специфические виды документов:

— список научных трудов и изобретений; выписка из протокола заседания совета института (для научных сотрудников и преподавателей вузов, участвующих в конкурсном замещении вакантных должностей);

— выписка из протокола собрания трудового коллектива (для руководителей, которые избираются на должность трудовым коллективом) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы:

— подтверждающие изменение анкетно-биографических данных работника (копия свидетельства о браке);

— характеризующие деловые, политические и личные качества работника: характеристика, отзывы, аттестационные листы, копии актов ревизий и др.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Состав документов, помещаемых в личное дело при поступлении на работу, зависит от того, на какую должность принимается работник, в каком конкретно подразделении он будет работать, какова специфика его трудовой деятельности и т.п.

Первоначально в личное дело группируются документы, оформляющие процесс приема на работу. А впоследствии – документы, характеризующие трудовую деятельность работника (например, аттестационный лист).

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку» . Первый из них представляет собой перечень вопросов о биографических данных работника, образовании, выполняемой работе и др. Работник сам заполняет от руки личный листок при поступлении на работу. При его заполнении используются следующие документы:

— паспорт;

— трудовая книжка;

— военный билет;

— документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей Аттестационной комиссии (ВАК) о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

— документы об имеющихся изобретениях.

На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений и помарок.

Сведения обо всех изменениях, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров (анкеты), отражаются в дополнении к личному листку (анкете).

Дополнение к личному листку включает: Ф.И.О., два раздела, каждый из которых имеет табличную форму. Обязательным реквизитом дополнения к личному листку по учету кадров являются отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию – документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. В автобиографии должны быть освещены: Ф.И.О., год, число, месяц и место рождения, полученное образование (где, когда), с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность и каковы причины перехода с одной работы на другую, общественная работа (где, когда, кем), участие в выборных органах, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках (отце, матери, жене (муже), братьях, сестрах, детях), паспортные данные, домашний адрес и телефон, дата составления автобиографии, подпись работника.

Личное дело государственного гражданского служащего

В соответствии с законодательством, на каждого государственного служащего ведется личное дело. Под личным делом понимается основной юридический документ, содержащий полные сведения о прохождении государственным служащим государственной службы.

Порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы, регулируется Указом Президента РФ от 1 июня 1998 г. № 640.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Порядок ведения личных дел лиц, находящихся на государственной службе субъектов РФ, регулируется законодательством субъектов РФ.

Личные дела государственных служащих оформляются и ведутся кадровой службой государственного органа по установленной форме. При переводе государственного служащего на новое место государственной службы личное дело передается по новому месту службы.

Ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего не допускается.

В личное дело служащего вносятся его персональные данные и иные сведения, связанные с поступлением на госслужбу, ее прохождением и увольнением, и необходимые для обеспечения деятельности государственного органа.

Сведения, содержащиеся в личных делах государственных служащих, являются конфиденциальными, за исключением сведений, подлежащих опубликованию в соответствии с Порядком представления сведения о доходах и имуществе лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации, общероссийским средствам массовой информации (утвержден Указом Президента РФ от 15 мая 1997 г. № 484).

Так, например, при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа обязана соблюдать следующие требования:

× обработка персональных данных гражданского служащего осуществляется в целях обеспечения соблюдения Конституции РФ, Федерального законодательства и иных нормативных правовых актов, содействия гражданскому служащему в прохождении гражданской службы, обучении и должностном росте, обеспечения личной безопасности гражданского служащего и членов его семьи, а также в целях обеспечения сохранности принадлежащего ему имущества, учета результатов исполнения им должностных обязанностей и обеспечения сохранности имущества государственного органа;

× персональные данные следует получать лично у гражданского служащего.

В случае возникновения необходимости получения его персональных данных у третьей стороны следует известить об этом служащего заранее, получить его письменное согласие и сообщить ему о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных;

× запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу гражданского служащего не установленные федеральными законами персональные данные о его политических, религиозных и иных убеждениях и частной жизни, о членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах;

× при принятии решений, затрагивающих интересы служащего, запрещается основываться на его персональных данных, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или с использованием электронных носителей;

× защита персональных данных от неправомерного их использования или утраты обеспечивается за счет средств государственного органа в порядке, установленном федеральными законами;

× передача персональных данных служащего третьей стороне не допускается без его письменного согласия, за исключением случаев, установленных федеральным законом. Условия передачи персональных данных гражданского служащего третьей стороне устанавливаются нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Гражданский служащий, виновный в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и передачу персональных данных другого служащего, несет ответственность в соответствии с Федеральным законодательством.

Государственный служащий имеет право на ознакомление со всеми документами своего личного дела не реже одного раза в год, а также в любое время по личной просьбе и во всех иных случаях, предусмотренных законодательством.

Государственный служащий имеет право потребовать приобщения к личному делу своих письменных объяснений, если такие объяснения сделаны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Учет и ответственность за хранение личных дел возлагаются на кадровую службу государственного органа. Учет личных дел производится в инвентарной книге кадровой службы.

Не реже одного раза в два года производится инвентаризация личных дел (сверка наличия личных дел с записями в инвентарной книге), о чем составляется соответствующий акт.

Личное дело по официальному запросу может направляться в другой государственный орган для ознакомления с его материалами при решении вопросов о переходе государственного служащего на иное место.

Выдача личных дел для временного пользования производится по контрольной карточке, находящейся в каждом личном деле, в которой расписывается получатель или указывается, когда выслано личное дело. При возвращении личного дела в контрольной карточке указывается дата возвращения.

Право выдачи (пересылки) личных дел предоставлено руководителю кадровой службы государственного органа (его аппарата). При назначении государственного служащего на другую государственную должность в другой государственный орган его личное дело передается по новому месту службы не позднее чем через пять суток со дня принятия решения о новом назначении. В инвентарной книге, алфавитной или служебной карточке делается запись с указанием, когда, куда и при каком исходящем номере выслано личное дело.

Личные дела государственных служащих, освобожденных от замещения государственных должностей, в том числе в связи с прекращением ими государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Контрольные вопросы

1. Что понимается под государственным служащим?

2. Какой признак является основным при характеристике гражданского служащего?

3. Какими качествами должен обладать служащий?

4. В чем различие между гражданским служащим и военнослужащими (служащими милиции, таможни и др.)?

5. Что включается в квалификационные требования к служащим, замещающим государственные должности?

6. Для чего ведется личное дело на гражданского служащего?

7. Какие сведения нельзя вносить в личное дело служащего?

8. Какие требования обязана соблюдать при обработке, хранении и передаче персональных данных гражданского служащего кадровая служба государственного органа?

Располагаться документы должны в хронологическом порядке: самыми первыми будут документы, принятые к учёту при найме работника, дальше – документы, появляющиеся по мере работы сотрудника (приказы, заявления, справки). Требования к оформлению личного дела сотрудника Одинаковое оформление всех личных дел и аккуратное ведение журнала регистрации личных дел призвано исключить возможность потери важных документов.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

Ответственность за хранение личных дел возлагается на руководителя отдела кадров. 5. Отдел кадров: – использует персональные данные работников в оформлении их личных дел в соответствии с Положением о работе с персональными данными; – обеспечивает правильность составления и оформления документов личного дела и их сохранность; – располагает личные дела работников в строго алфавитном порядке; – оперативно вносит в дополнение к личному листку по учету кадров сведения об изменениях анкетных данных работника и об изменениях в работе; – осуществляет подготовку личных дел уволенных работников к сдаче в архив.

6.

Порядок хранения и ведения личных дел сотрудников

Личное дело ведется на каждого из работников в одном экземпляре. Ведение нескольких личных дел одного работника не допускается.
7. Личное дело работника оформляется в течение пяти дней после заключения трудового договора с работником. 8.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье. Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
На кого оформлять В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами.
А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

Документ «личное дело работника»: особенности ведения

  • Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
  • Ксерокопия СНИЛС;
  • Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
  • Ксерокопия ИНН;
  • Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
  • Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
  • Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
  • Автобиография;
  • Экземпляр трудового договора;
  • Ксерокопия трудовой книжки;
  • Материалы об аттестации (если проводилась);
  • Фотографии работника, которые периодически обновляются;
  • Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Личное дело сотрудника: формирование, ведение, хранение

  • Личное дело: что это такое и зачем вести
  • На кого оформлять
  • Кто обладает допуском к делам
  • Предоставление дел правоохранительным органам
  • Оформление личного дела
  • Что должно быть в личном деле сотрудника
  • Образцы и бланки документов для личного дела
  • Порядок ведения дел
  • Журнал регистрации: как вести
  • Электронное личное дело
  • Как поступать с делами уволенных сотрудников
  • Заключение

Личное дело: что это такое и зачем вести Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ.
Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия. Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно.

Порядок ведения личных дел в 2017 году

Инфо
Все записи, производимые в документах в процессе ведения личного дела, делаются от руки перьевой или шариковой ручкой черного, синего или фиолетового цвета, разборчиво и без исправлений. В необходимых случаях эти записи заверяются подписью уполномоченного должностного лица отдела кадров и печатью организации (или печатью отдела кадров).

Важно
Для ускорения процесса оформления записей в документах личного дела допускается использование факсимиле (штампов) установленных образцов. Документы, накапливающиеся в процессе ведения, распределяются в личном деле по разделам и располагаются в хронологической последовательности.

Листы документов, подшитых в личное дело, подлежат нумерации. Сведения об этих документах, включая нумерацию страниц, в пределах которых они расположены в личном деле, отражаются во внутренней описи.

Личное дело работника

Кадровые

Личное дело сотрудника значительно улучшает работу кадрового отдела. Это упорядоченный набор информации о трудовой деятельности работника, которsq заводится в течение первых семи дней после приема на работу.

Личное дело включает в себя все передвижения работающего в компании вплоть до последнего рабочего дня. Так же личное дело открывается на студента, но только с информацией о его обучении.

Если учреждение не является государственным, а частным, то личное дело заводится только на часть сотрудников, в основном на руководителей, заместителей и кассиров.

Состав личного дела

К личному делу прикрепляются в основном копии документов, в состав личного дела включают:

  • Заявление о принятии на работу
  • Резюме и характеристики с предыдущих мест работы
  • Анкета
  • Подписанный контракт или договор
  • Документы об образовании (дипломы или свидетельства)
  • Данные паспорта и семейное положение
  • Документы, подтверждающие занимающую должность
  • Личнаая карточка Т-2
  • Заявление об увольнении
  • Различные приказы, связанные с деятельностью работника
  • Иные документы, имеющие к нему отношение
  • Список всех документов, прикрепленных в личное дело — опись личного дела.

Все документы должны находиться в порядке хронологии. По окончании дела при увольнении – документы переносятся в архив. Исключение составляют госслужащие – их дела хранятся в течение 10 лет в отделе кадров, так как далее могут передаваться по новому месту работы.

В архиве документы находятся не более 75 лет.

Оформление, обработка и хранение

Личные дела на предприятиях ведутся в произвольном виде, однако титульный лист оформляется в определенном формате, установленном ГОСТом.

Ведение личных дел работников (стр. 1 из 3)

Обязательно определяется порядковый номер дела, он пишется в правом верхнем углу. Дату открытия и закрытия дела, количество страниц (их не должно превышать 250) — в нижнем правом углу. Название предприятия или подразделения пишется по центру обложки. Там же добавляют номер личного дела (такой же, как и в правом верхнем углу), а ниже – инициалы кадра.

Все личные дела работников должны быть зарегистрированы в специальном журнале для облегчения поиска и сохранности всех прилагающих документов.

Храниться они должны в специальном шкафу или помещении (если большой штат сотрудников), где папки расставлены вертикально в алфавитном порядке или по нумерации.

Это персональные данные, доступ к которым разрешен только сотрудникам отдела кадров и руководителю. Другие должностные лица предприятия также вправе получить необходимую информацию, но только с разрешения руководства и только интересующую ее часть.

Организация обязана хранить документы, касающиеся личного состава. Об этом сказано в ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ). Сроки хранения таких документов устанавливаются федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, которые предусмотрены ч. 3 ст. 6 и ч. 1 ст. 23 Закона № 125-ФЗ.

Документы по личному составу представляют собой архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (п.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

3 ст. 3 Закона № 125-ФЗ). К ним относится трудовой договор, график отпусков, трудовая книжка, табель учета рабочего времени, личная карточка сотрудника и т.д.

Благодаря поправкам, принятым Федеральным законом от 02.03.2016 № 43-ФЗ и вступившим в силу с 13.03.2016, срок хранения указанных документов изменился.

Теперь по новой статье 22.1 Закона № 125-ФЗ документы по личному составу (за исключением документов, указанных в ч. 3 ст. 22.1), созданные до 2003 года, хранятся:

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 75 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 75 лет со дня создания.

Если указанные документы созданы начиная с 2003 года, то хранить их необходимо:

  • в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях, выступающих источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами, – в течение 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в государственных и муниципальных архивах, в которые поступают документы по личному составу ликвидированных государственных органов, органов местного самоуправления, государственных, муниципальных и негосударственных организаций, – с даты поступления и до истечения 50 лет со дня создания с проведением экспертизы ценности документов после истечения указанного срока хранения;
  • в иных организациях – не менее 50 лет со дня создания.

Отметим, что ранее положения Закона № 125-ФЗ не связывали срок хранения документов по личному составу с датой их создания. Поэтому срок хранения (независимо от даты создания) составлял 75 лет (пп. «б» п. 4 ст. 22 Закона № 125-ФЗ в предыдущей редакции, п. 19 Перечня, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558).

<<< Назад

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *