Документы по личному составу

Posted On 13.05.2018

Содержание.

1. Понятие и виды кадровых документов.

2. Приказы по личному составу.

3. Личная карточка.

4. Личное дело.

5. Прием на работу.

6. Трудовой договор (контракт).

7. Перемещение.

8. Увольнение.

9. Трудовая книжка.

10. Образцы документов.

11. Список используемой литературы.

Содержание

1. Понятие и виды кадровых документов.

Со­вокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой дея­тельности сотрудников, называется документацией по кадрам (личному составу, персоналу). К таким документам относятся:

— трудовые контракты, заключённые предприятием с работником;

— приказы по личному составу (увольнение, принятие на работу, перевод сотрудников);

— трудовые книжки;

— личные карточки ф. Т-2;

— личные дела;

— лицевые счета по заработной плате (хранятся в бухгалтерии предприятия).

Документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока, они относятся к категории конфиденциальной информации.

  1. Приказы по личному составу.

Они являются важнейшими документами, составляемыми в процессе документирования функций кадровой службы предприятия. Приказами оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать:

— личное заявление работника;

— контракт;

— докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);

— акт (например, о нарушении дисциплины);

— служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника;

— свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.

Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго от приказов по основной деятельности. Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ».

Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных- содержится информация только об одном сотруднике, в сводных – о нескольких сотрудниках независимо от того, под какие управленческие действия они подпадают.

При составлении сводных приказов следует учитывать, что в едином документе не должно содержаться информации с разными сроками хранения. Поэтому рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании сотрудников, которые имеют краткий (3 года) срок хранения, в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляют, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа, является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).

Состав других сведений в пунктах приказа по личному составу определяется спецификой распорядительного действия.

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью).

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении – причина увольнения, согласно статьям КЗОТа.

При предоставлении отпуска – его вид, продолжительность, даты начала и окончания.

При командировании – дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

При поощрениях и наказаниях– причина и вид поощрения или высказывания.

Каждый пункт приказа по личному составу должен заканчиваться ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.

Приказы по личному составу доводятся до сведения работников под расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.

Проект приказа по личному составу, обычно, согласовывается со следующими заинтересованными должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы (в небольших организациях – работником, ответственным за ведение кадровой документации).

Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности). Целесообразно ввести разные буквенные обозначения для разных по содержанию кадровых приказов, например: № 28/к – приказ о движении кадров, (прием, перевод, увольнение, изменение кадровой информации) № 45/лс – об отпуске.

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется в трудовых книжках.

  1. Личная карточка.

На всех сотрудников предприятия, принятых на постоянную или временную работу, заводится личная карточка (форма Т-2), являющаяся основным учетным документом. Личная карточка используется для анализа состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в алфавитную картотеку работающих. При автоматизированной системе данные о сотруднике могут вводиться в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.

Личные карточки формируются отдельно на работающих и уволенных сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.

Личные карточки уволенных выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

Все записи в личной карточке делаются на основании документов предоставляемых работником:

I раздел — делаются записи на основании паспорта, трудовой книжки и документов об образовании, ИНН, пенсионное.

II раздел — данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке ставится дата заполнения и подпись работника.

На оборотной стороне содержатся разделы:

III раздел — "Назначения и перемещения"

IV раздел — "Отпуска"

V раздел — "Дополнительные сведения" и "Дата и причина увольнения".

Записи в этих разделах должны содержать даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении. В разделе III , должна стоять подпись работника, в разделе V записывают данные о повышении квалификации и т.д.

Все записи в ф. Т-2 заполняются с особой аккуратностью, без сокращений.

Хранятся карточки формы Т-2 — 75 лет.

  1. Личное дело.

Особого внимания требует ведение личных дел.

Личное дело– совокупность документов, содержащих необходимые сведения о работнике и его трудовом стаже.

Первоначально, в личное дело помещаются документы, оформленные при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может дополнятся другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется в отдельной папке. Оформление обложки включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию. Личное дело сотрудников хранятся в сейфе отдела кадров и выдается во временное пользование только определенным должностным лицам.

Для удобства ведения личного дела и справочной работы можно рекомендовать документы включать в дело в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнение к анкете;

— заявление о приеме на работу;

— анкета с фотокарточкой;

— трудовой договор;

Документы по личному составу

Похожие главы из других работ:

Внутренние документы предприятия

4. Документы по личному составу.

Организационные документы Устав Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами…

Внутренние документы предприятия

Документы по личному составу

Совокупность документов, в которых зафиксированы этапы деятельности сотрудников, называется документацией по личному составу. Это наиболее важные документы, которые требуют предельной тщательности…

Документационное обеспечение управления в организации

3. Требования, предъявляемые к оформлению документов по личному составу

Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее многие положения ГОСТа и Типовой инструкции вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования…

Документирование распорядительной деятельности

2.1 Приказы по личному составу

Приказы по личному составу в организации издаются в целях документирования трудовых отношений работодателя и работника…

Документы по личному составу. Справочно-информационные документы. Должностная инструкция

3. Формирование личного дела

Какие документы включает личное дело? Резюме, состав реквизитов и порядок оформления…

Документы по личному составу. Справочно-информационные документы. Должностная инструкция

7. Документы, входящие в состав личного дела

Перевод на другую работу осуществляется по следующей схеме Приказы о переводе применяются для оформления и учета перевода работника на другую работу в организации. Заполняются работником кадровой службы…

Документы по учету личного состава

2. Приказы по личному составу

Приказами по личному составу оформляются прием на работу, увольнение и перевод сотрудников предприятия. Заключение трудового договора не исключает необходимости издания приказа по личному составу о его зачислении на работу (ст. 68 ТК РФ)…

Значение секретарской службы во 2 отделе милиции

4. Оформление орд и документов по личному составу

Личное дело: особенности оформления и ведения

3. АНАЛИЗ ДОКУМЕНТОВ И ИНТЕРПРЕТАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ЛИЧНОГО ДЕЛА

Работа с документами _ это важнейшая, серьезная и достаточно сложная робота, в процессе которой производится заблаговременное представление о работнике. Разбираются документы личного дела (автобиографии, заявления, анкеты, характеристики…

Методика составления схем систематизации документов в пределах архивного фонда

3.4 Систематизация документов по личному составу

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись. Регистрационно-учетные формы документов по личному составу (книги, журналы учета приказов о приеме, переводе, увольнении…

Организация делопроизводственной службы

2. Виды документов по личному составу, особенности их оформления. Трудовой договор

Особую группу документов в делопроизводстве составляют документы по личному составу, характеризующие правовую, трудовую и служебную деятельность работников организаций, учреждений. К таким документам относятся: приказы по личному составу…

Особенности оформления заявления о приеме на работу

Глава 2. Документы по личному составу

Задачи управления трудовым коллективом, формирования и качественного улучшения его состава можно решать только при наличии совершенной системы информационного обеспечения работы с кадрами…

Оформление организационно-распорядительных документов

2.3 Приказы по личному составу

Задание № 5.2. Составить сводный приказ по ОАО “Альфадор” и выполнить формулировку записи в трудовую книжку: 1) об увольнении Кузьмича П.П., экономиста, за прогул без уважительных причин. Основание: докладная начальника цеха…

Оформление организационно-распорядительных документов

2.5 Документы, входящие в состав личного дела

Задание № 7. Перечислить документы, входящие в состав личного дела. Оформить аттестационную характеристику на служащего (руководителя или специалиста) по специальности “Маркетинг”…

Управление персоналом на предприятии ОАО «Международный аэропорт «Курумоч»

4.7 Документация по личному составу

Создается в процессе выполнения кадровой службой своих обязанностей по документированию работы с персоналом. Документация по личному составу всегда «привязана» к конкретному работнику и отражает специфику его должности (профессии)…

ОФОРМЛЕНИЕ И СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

Такая опись составляется в 3 экземплярах.

Документы по личному составу выделяются в особую группу, систематизируются отдельно и включаются в отдельную опись.

В годовой раздел включаются приказы по личному составу (включая дела уволенных работников, личные карточки, невостребованные трудовые книжки). От бухгалтерии включаются лицевые счета на выдачу зарплаты (заменяют их расчетно-платежные ведомости).

При внесении в сводный годовой раздел описи по личному составу дела систематизируются в порядке:

1. приказы по личному составу;

2. списки личного состава;

3. личные карточки;

4. личные дела уволенных работников (при отсутствии отдельной описи личных дел);

5. лицевые счета на выдачу зарплаты;

6. акты о несчастных случаях (хранятся 45 лет).

Личные дела уволенных работников выделяются в особый подраздел годового раздела, также как и невостребованные трудовые книжки (хранятся 50 лет), и систематизируются в описи по алфавиту фамилий, указанных в именительном падеже. По буква фамилий систематизируются и дела с личными карточками.

Несколько дел могут быть сформированы в одно дело.

При этом на обложку выносится «Личные дела работников «Д-Ф».

Личные дела вносятся в опись по году увольнения.

Допускается составление самостоятельной описи на отдельные категории дел (личные дела, лицевые счета).

При решении вопроса о включении в опись личных дел уволенных работников учитывается следующее:

ü Личные дела руководителей организации, работников, внесши крупный вклад в развитие отрасли, руководителей ключевых структурных подразделений могут храниться постоянно и включаться в описи дел постоянного хранения или будет составляться отдельная опись.

ü Годовой раздел сводной описи имеет установленную форму, порядок заполнения граф, нумерацию, которые аналогичны порядку составления описи дел постоянного хранения. Дополнительная графа – «Срок хранения дела(тома, части)».

ü В годовой раздел сводной описи дел временного хранения (свыше 10 лет) включаются заголовки дел, отложенных в течении года в деятельности структурных подразделений, имеющих срок хранения 10-25 лет.

Систематизация заголовков дел в такой описи соответствует систематизации заголовков сводной НД. Дела систематизируются с учетом специфики.

          … 3-2     3-2 3-9   3-9 3-11   3-11 4-12     5-2   6-8 7-10 Приказы №1-102 руководителя организации по личному составу Т.1 То же с №103 по №120. т.2. Личные карточки уволенных работников «Д-Ф» т.1. То же «Х-Я» т.2 Личные дела уволенных работников «А-Н» т.1. То же «М-Ш» т.2 Лицевые счета рабочих на выдачу зарплаты НЕВОСТРЕБОВАННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ   Борисова Мария Николаевна   Яковлев Олег Яковлевич Акты расследования несчастных случаев   В данный раздел внесено …     Дата увольнения 2000 г.

Какие документы по личному составу для архива

  75 лет, ст.   50 лет, ст. 542 после увольнения     40 лет, ст.441  

Опись по хронологически-номинальному принципу

  …   Приказы по личному составу   …        

Опись личных дел уволенных работников за 2003-2004 гг

    ФИО ФИО ФИО        

ОБРАЩЕНИЯ ГРАЖДАН

Регистрация ОГ

В индекс могут входить следующие составные части:

3/2/А-41/з

3—условное обозначение региона;

2 – условное обозначение тематики ОГ;

«з» – первая буква вида обращения.

Коллективные обращения можно обозначать так: Кл-41.

Обращения можно регистрировать: Гр-41.

Когда делаются запросы, то их стоит регистрировать под таким индексом: 2-3/150/А-41 (2 – номер структурного подразделения; 3 – номер дела (валовой); 150 – валовой номер исходящего документа; А-41 – номер ОГ).

Анонимные ОГ

По закону они не рассматриваются, за исключением случаев, когда они содержат сведения о преступлениях. Вопрос, подлежат ли они регистрации, решается в каждой организации по-разному. Во многих положениях записано, что они должны регистрироваться. Например, АН-41 или Бн-41.

Предыдущая12345678910Следующая

Дата добавления: 2016-02-04; просмотров: 377;

ПОСМОТРЕТЬ ЕЩЕ:

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *