Должностная инструкция образец оформления

Posted On 20.05.2018

Поиск Лекций

Пример оформления должностной инструкции

Стефаненковой Елены

0 1 2 3 4 5 6 7

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

Личная Расшифровка

Подпись подписи

00.00.0000

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

00.00.0 № 00

Место составления или издания

документа

наименование должности

работника

СТРУКТУРА ТЕКСТА

Общие положения

Функции

Должностные обязанности

Права

Ответственность

Взаимоотношения (связи по должности)

Наименование должности

руководителя структурного

подразделения личная подпись расшифровка подписи

Визы согласования с заинтересованными

должностными лицами

(при необходимости)

С инструкцией ознакомлены личные подписи расшифровка

Подписей

Даты

В дело № 00-00

Личная подпись Дата

Стефаненковой Елены

0 1 2 3 4 5 6 7

Пример оформления должностной инструкции

Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ

«ТЕРМИКА» Генеральный директор

Подпись А.Г.Цицин

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

01.03.2001

01.03.2001 № 1

Москва

секретаря генерального директора

1. Общие положения

1.1. Секретарь генерального директора (далее секретарь) является сотрудником службы документационного обеспечения управления ЗАО «ТЕРМИКА», осуществляющим документационное и информационно-техническое обслуживание деятельности генерального директора, и непосредственно подчиняется генеральному директору.

1.2. Секретарь относится к категории специалистов организации, принимается и увольняется приказом генерального директора.

1.3. В своей деятельности секретарь руководствуется:

-действующим законодательством Российской Федерации в сфере информации и документации;

-уставом ЗАО «ТЕРМИКА»;

-правилами трудового распорядка;

-приказами (указаниями) генерального директора;

-инструкцией по делопроизводству и другими нормативно-методическими документами по организации делопроизводства;

-положением о службе документационного обеспечения управления;

-настоящей должностной инструкцией.

1.4. На должность секретаря назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

1.5. Секретарь должен знать:

-постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности организации и ведения делопроизводства;

-структуру и руководящий состав организации и ее подразделений;

-делопроизводство;

-метод оформления и обработки документов;

-архивное дело;

-машинопись;

-правила пользования приемно-переговорными устройствами;

-стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

-основы этики и эстетики;

-правила делового общения;

-основы организации труда и управления;

-правила эксплуатации вычислительной техники;

-основы административного права и законодательства о труде;

-правила внутреннего трудового распорядка;

-правила и нормы охраны труда.

1.6. Секретарь должен уметь:

-составлять деловые письма, проекты распорядительных документов, вести протоколы;

-пользоваться средствами связи и организационной техникой;

-работать на компьютере в среде WINDOWS, с приложениями Microsoft Word, Excel и системой автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО»

-пользоваться возможностями Интернета;

-принимать и передавать документы по факсимильной связи и электронной почте, выполнять копировальные работы;

-вести деловые переговоры.

1.7. Во время отсутствия секретаря генерального директора его замещает секретарь структурного подразделения или другое должностное лицо, назначенное генеральным директором.

2. Должностные обязанности

Секретарь обязан:

2.1. Осуществлять работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности генерального директора.

2.2. Вести делопроизводство, используя систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота «ДЕЛО», а также выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.

2.3. Ежедневно в установленные сроки принимать поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов.

2.4. Осуществлять контроль за исполнением работниками организации изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора, взятых на контроль. Предоставлять генеральному директору отчеты об исполнительской дисциплине.

2.5. Принимать документы и личные заявления на подпись генеральному директору и проверять правильность их оформления.

2.6. По поручению генерального директора составлять письма, запросы и другие документы.

2.7. Выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), вести и оформлять протоколы заседаний и совещаний.

2.8. Подготавливать документы и материалы, необходимые для работы генерального директора.

3. Права

Секретарь имеет право:

3.1. Запрашивать в подразделении информацию об исполнении документов и поручениях генерального директора, а также документы и сведения, необходимые генеральному директору.

3.2. Возвращать исполнителям документы, оформленные с нарушением действующих норм и правил.

3.3. самостоятельно решать вопросы, связанные с незапланированными посещениями посетителей и телефонными звонками.

3.4. Использовать электронные правовые базы данных и информационные системы, пользоваться архивом организации и другими источниками информации

4. Ответственность

Секретарь несет ответственность за:

4.1. Нарушение действующего законодательства Российской Федерации, а также внутренних нормативных документов при подготовке документов.

4.2. Не сохранность конфиденциальной информации.

4.3. Утрату официальных документов.

4.4. Нарушение служебной субординации, некачественное и несвоевременное выполнение своих должностных обязанностей.

4.5. Нарушение инструкции по делопроизводству.

4.6. Нарушение трудового законодательства Российской Федерации, трудовой дисциплины и правил внутреннего трудового распорядка.

4.7. Неправомерное использование предоставленных прав, а также использование их в личных целях.

5. Взаимосвязи

Секретарь в своей деятельности взаимодействует:

5.1. Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовке документов.

5.2. С юридическим отделом по вопросам согласования проектов распорядительных документов и договоров.

5.3. Со сторонними организациями, органами власти и управления по вопросам получения и представления документов, организации встреч и контактов генерального директора.

Заведующий

службой документационного

обеспечения управления И.А. Кусюкбаева

С инструкцией ознакомлена А.Е. Хованская

02.03.2001

Начальник

юридического

отдела Н.А. Попова

27.02.2001

Начальник

службы кадров В. Д. Ступенченко

27.02.2001

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Пример оформления должностной инструкции

УТВЕРЖДАЮ
Директор по экономике П.П. Безденежных
ОАО "Трест"
____________ П.П. Петров

"___"___________ 2013 г.

Должностная инструкция
специалиста по работе с документами
ОАО "Трест"

1. Общие положения

1.1 Настоящая должностная инструкция определяет права, обязанности и ответственность специалиста по работе с документами административного отдела ОАО "Трест" (далее предприятие).

1.2 На должность специалиста по работе с документами назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без требований к стажу работы или начальное профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 3 лет.

1.3 Специалист по работе с документами (далее специалист) подчиняется начальнику административного отдела.

1.4 Назначение, перемещение и освобождение от должности специалиста осуществляется в установленном действующим трудовым законодательством порядке — приказом генерального директора по представлению начальника административного отдела.

1.5 В случае временного отсутствия специалиста его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом генерального директора, с обязательным ознакомлением с данной должностной инструкцией.

1.6 Специалист при исполнении должностных обязанностей руководствуется:

— законодательными актами РФ;
— приказами, указаниями, распоряжениями генерального директора;
— инструкцией по делопроизводству и работе архива;
— установленными на предприятии нормами и правилами;
— Политикой предприятия в области качества, документацией системы менеджмента качества предприятия;
— настоящей должностной инструкцией и трудовым договором;
— положением об административном отделе.

2 Должностные обязанности

Специалист обязан:

2.1 Осуществлять подготовку необходимых документов.

2.2 Осуществлять учёт и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

2.3 Обеспечивать приём, учёт, регистрацию, контроль исполнения и сохранность принимаемых документов.

2.4 Обеспечивать своевременное и качественное выполнение копировальных и множительных работ по поручению руководства.

2.5 Осуществлять регистрацию, рассылку и хранение приказов.

2.6 Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или уничтожение.

2.7 Осуществлять контроль за выполнением требований к оформлению, регистрации и учёту организационно-распорядительной документации.

2.8 Принимать и отправлять письма, бандероли, посылки.

2.9 Проводить работу по защите информации, составляющей государственную, коммерческую и служебную тайну.

3 Профессиональные требования

Специалист должен знать:

— структуру предприятия;

— организацию делопроизводства на предприятии;

— схемы документооборота;

— порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

— сроки и порядок сдачи дел в архив;

— применение средств вычислительной и организационной техники;

— правила внутреннего трудового распорядка;

— правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

— документы менеджмента качества.

4 Права

Специалист имеет право:

4.1 Обеспечения условий труда необходимых для исполнения должностных обязанностей.

4.2 Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.3 Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.4 Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90).

4.5 Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6 Создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7 Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.8 Использовать льготы, установленные законодательством Российской Федерации и предусмотренные для работников в коллективном договоре предприятия.

5 Служебные взаимоотношения

5.1 Специалист взаимодействует с руководителями всех структурных подразделений предприятия по вопросам документооборота и ведения делопроизводства.

6 Ответственность

6.1 Специалист несет ответственность в установленном законами РФ порядке за невыполнение обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

Начальник административного отдела А.А.

Рублев

Согласовано:

Начальник юридического отдела С.С.

Сергеев

Начальник отдела кадров И.И. Иванов

Ведущий инженер по СМК В.В. Васильев

Правила оформления должностных инструкций

Поиск Лекций

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕКВИЗИТЫ.

СОДЕРЖАНИЕ.

1. Работа с документами, содержащими коммерческую тайну 3

2. Должностная инструкция, реквизиты 8

3. Составить общий бланк своего предприятия 10

4. Привести пример оформления объяснительной записки о срыве поставок оборудования на бланке своего предприятия 13

5. Список используемой литературы 15

РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ СОДЕРЖАЩИМИ

КОММЕРЧЕСКУЮ ТАЙНУ.

Под коммерческой тайной (КТ) понимается конфиденциальность информации, позволяющая ее обладателю при существующих или возможных обстоятельствах увеличить доходы, избежать неоправданных расходов, сохранить положение на рынке товаров, работ, услуг или получить иную коммерческую выгоду.

К коммерческой тайне относятся прежде всего идеи, изобретения, открытия, технологии, индивидуальные детали коммерческой деятельности, позволяющие успешно конкурировать, и т.п.

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов — традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Условия, при которых информация предприятия может быть отнесена к КТ, перечислены в ст.139 ГК РФ. К ним относятся:

— действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам;

— отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании;

— принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности.

Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий:

— определение сведений, составляющих КТ предприятия;

— обеспечение порядка их защиты.

Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ. Документы могут нести информацию открытую и информацию с ограниченным доступом, помеченную грифами «Конфиденциально» и др. Перечень сведений конфиденциального характера включает:

— сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации установленных федеральными законами случаях;

— сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства;

— служебные сведения, доступ к которым ограниченны органами государственной власти в соответствии с Гражданским кодексом РФ и федеральными законами (служебная тайна);

— сведения, связанные с профессиональной деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Конституцией РФ и федеральными законами (врачебная, нотариальная, адвокатская тайна, тайна переписки, телефонных переговоров, почтовых отправлений, телеграфных или иных сообщений и т.д.);

— сведения, связанные с коммерческой деятельностью, доступ к которым ограничен в соответствии с Гражданским Кодексом РФ и федеральными законами (коммерческая тайна);

— сведения о сущности изобретения, полезной модели или промышленного образца до официальной публикации информации о них.

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями "жизненного" цикла документа. Этими стадиями являются следующие.

1. Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

2.

Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну — только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

3. Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот, кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

4. Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

5. Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

29 июля 2004 года принят Федеральный законами№98-ФЗ «О коммерческой тайне», который регулирует отношения, связанные с отнесением информации к коммерческой тайне, раскрывает основные понятия, относящиеся к коммерческой тайне.

Сведения КТ предприятия можно условно разделить на два крупных блока — научно-техническая (технологическая) и деловая информация.

Научно-техническая информация:

— сведения о конструкциях машин и оборудования;

— чертежи, схемы;

— используемые материалы;

— рецептуры;

— методы и способы производства;

— новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования;

— программное обеспечение, пароли, ключи, коды и процедуры доступа к информации;

— организация системы безопасности предприятия.

Основная цель защиты конфиденциальной информации, в том числе коммерческой тайны состоит в том, чтобы предотвратить ее утечку к конкурентам. В ряде случаев требуется защита и «чужих» коммерческих секретов, которые могут быть доверены предприятию другими лицами, организациями.

Должностная инструкция: оформление по ГОСТу (образец)

Отсутствие такой защиты может лишить предприятие выгодных партнеров, клиентов.

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя:

— разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

— ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

— ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ;

— использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

— осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Все сотрудники фирмы должны при поступлении на работу подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении коммерческой тайны. В этих документах должны быть отражены следующие обязательства работника:

— не разглашать сведения, составляющие КТ, которые будут доверены или станут известны при исполнении служебных обязанностей, в том числе в течение двух лег после его увольнения, если иной срок не определен трудовым договором;

— соблюдать доведенные до сведения работника требования по защите КТ;

— не использовать сведения, составляющие КТ, без согласия ее владельца;

— не иметь никаких обязательств перед другими лицами и предприятиями.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

Руководителями предприятий (организаций) издается специальный приказ о «Перечне сведений, составляющих КТ предприятия» и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ, РЕКВИЗИТЫ.

Должностная инструкция — правовой акт, который регламентирует права и обязанности работника, его организационно-правовое положение, обеспечивает условия для его эффективной работы и определяет меру его возможной ответственности. Наличие должностных инструкций дает возможность равномерно распределить обязанности между сотрудниками, вести более глубокую специализацию и персональную ответственность.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Тарифно-квалификационных характеристик по общеотраслевым должностям служащих (утверждены постановлением Минтруда России от 10.11.1992 № 30).

Должностная инструкция оформляется на общем бланке предприятия и содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, гриф утверждения, название вида документа, заголовок к тексту, текст, место составления, подпись, визы. Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, утверждает руководитель предприятия или его заместитель, курирующий соответствующее подразделение.

На основании должностной инструкции составляют трудовой договор с работником:

Общие положения:

-порядок назначения работника на должность и освобождения от неё; наименование должности с обозначением структурного подразделения;

— должностное лицо, которому непосредственно подчиняется работник; область деятельности работника;

— квалификационные требования (уровень образования, стаж работы);

— перечень нормативных документов, которыми должен руководствоваться работник;

— требования в области специальных знаний, навыков.

Должностные обязанности (устанавливается конкретное содержание деятельности работника):

— участок работы;

— виды работ;

— обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий.

Права (устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию его обязанностей):

— право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам;

— право принимать участие в совещениях, на которых рассматриваются вопросы, относящмеся к деятельности работника;

— право обращаться с предложениями к вышестоящему руководству.

Ответственность (указывается, за что конкретно несет ответственность данный работник).

Взаимоотношения. Указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию может получить работник; с кем согласовывать проекты подготавливаемых документов; с кем осуществлять совместную подготовку документа.

После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен (дата, подпись). Инструкция составляется в 3 экземплярах: первый хранится в кадровой службе, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника. Должностные инструкции хранятся постоянно по месту разработки, в других организациях — 3 года.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам.

Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных

Пример оформления должностной инструкции

Как правильно составить должностную инструкцию — образец

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *