Запрос документов у работодателя

Posted On 16.11.2017

В ситуации конфликта с работодателем часто возникает необходимость подать заявление о документах, связанных с работой. Что это за документы, как составить документ и добиться результата – мы расскажем.

Документы, связанные с работой, должны быть представлены при подаче исков из трудовых правоотношений. Это дела о восстановлении на работе, о взыскании заработной платы, об установлении факта работы. Необходимость представить такие документы может возникать и вне судебного разбирательства. В банк, для оформления визы, доверенности от юридического лица и т.п.

Скачать образец:

  Заявление о документах, связанных с работой (17,0 KiB, 654 hits)

Пример заявления о документах, связанных с работой

Генеральному директору ООО «Парнас»

П.К. Одинцову

адрес: 461504, Оренбургская область,

г. Соль-Илецк, ул. Зеленоклинская, 105

от ведущего специалиста отдела закупок

Щербакова Александра Владимировича

адрес: 461504, Оренбургская область,

г. Соль-Илецк, ул. Пригородная, 78-49

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

В соответствии с трудовым договором от 10 марта 2014 г. я состою в трудовых отношениях с Обществом с ограниченной ответственностью «Парнас», с января 2016 г. –  в должности ведущего специалиста отдела закупок. 30 апреля 2017 г. я уведомлен о предстоящем прекращении трудовых отношений в связи с сокращением должности.

Прошу в соответствии со ст. 62 Трудового кодекса РФ выдать мне на руки надлежащим образом заверенные следующие документы, связанные с работой: выписку из приказа о приеме на работу, выписку из приказов о переводе на другую должность за весь период работы в ООО, выписку из трудовой книжки, а также справки 2-НДФЛ за 2014, 2015 и 2016 гг., приказов о поощрении за время осуществления трудовой деятельности в ООО «Парнас», справку о произведенных отчислениях в Пенсионный фонд России, а также в ФСС.

02.05.2017 г.          Щербаков А.В.

Особенности составления заявления о выдаче документов

Как видно из примера заявления о документах, связанных с работой, составить документ не составит особых сложностей. Работник не обязан сообщать работодателю причину, по которым он нуждается в получении документов. В то же время, чтобы не шокировать начальство, можно и пояснить: для получения кредита, в рамках дел о взыскании алиментов и т.п. В принципе, работник может такие документы просить неоднократно, как во время трудовой деятельности, так и после увольнения.

Перечень документов, которые могут быть истребованы у работодателя, также не ограничен. Это и выписки из приказа о приеме на работу, об увольнении, о переводах, справки о заработной плате, о периоде работы у данного работодателя и т.п. Единственное условие – документы должны касаться лично этого работника. Кстати, такое заявление может подать и третье лицо – при наличии доверенности на подписание документов или только доверенности на получение документов.

Заявление обязательно должно быть составлено в письменной форме. На устный запрос Вам могут и не ответить, нарушить сроки предоставления документов. А это приведет к затратам времени и лишней нервотрепке в общении с даровыми сотрудниками.

В какие сроки рассматривается заявление о документах, связанных с работой

Работодатель не может проигнорировать поступившее к нему заявление. Причем независимо от организационно-правовой формы: государственный ли это орган, бюджетное учреждение, ООО, ЗАО, индивидуальный предприниматель и т.п.

Заверенные печатью и подписью уполномоченного лица документы предоставляются в течение 3 дней (рабочих). Причем в том перечне, который указал работник. Именно поэтому заявление должно быть составлено в письменной форме. А подать его желательно через секретариат или под подпись руководителя (секретаря, помощника, кадрового работника).

Если работодатель нарушает свои обязанности и не отвечает на запрос работника, в зависимости от ситуации обратитесь с жалобой в трудовую инспекцию или попробуйте договориться мирным путем, если продолжаете трудиться там же. Если сроки давности по трудовым спорам уже подходят к концу, подавайте иск. В рамках рассмотрения дела подайте ходатайство об истребовании доказательств, приложив второй экземпляр заявления о документах, связанных с работой, и работодатель обязан будет ответить на судебный запрос.

Генеральному директору

ООО НБА Северо-Запад

Пастухову П.К.

От Хреновой Ольги Евгеньевны

Адрес: Московская область, г. Дрезна

ул. Мира д.30 кв.30

тел 8 926 100 00 00

                  

ЗАЯВЛЕНИЕ/ЗАПРОС

о выдаче документов, связанных с работой

В соответствии со ст.62 ТК РФ прошу выдать мне заверенные   надлежащим  образом  копии  документов,  связанных  с работой, а именно:

  1. Копию приказа о приеме на работу в соответствии со ст.68 ТК РФ;
  2. Копию приказа об увольнении с работы;
  3. Справку о заработной плате за весь период работы;
  4. Справку о периоде работы;
  5. Копию выписки из штатного расписания в отношении заявителя;
  6. Справку о начислениях заработной платы за весь период работы с расшифровкой помесячно в отношении Заявителя;
  7. Копию должностной инструкции в соответствии с ч.3 ст.68 ТК РФ и Письма Роструда от 09.08.2007г. № 3042-6-0;
  8. Копию приказов о направлении в командировку за весь период работы по форме Т-9;
  9. Копию выписки из графика отпусков за весь период работы;
  10. Копию Приказа о предоставлении отпуска работнику по форме Т-6 за весь период работы;
  11. Справку о начисленных, и фактически уплаченных страховых взносов на обязательное пенсионное страхование за весь период работы;
  12. Копию трудового договора со всеми приложениями;
  13. Копию договора об аренде автотранспортного средства;
  14. Копию Правила внутреннего трудового распорядка в соответствии со ст.ст.56, 68 ТК РФ и ч.3 ст.68 ТК РФ;
  15. Копию положения о структурном подразделении заявителя в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
  16. Копию Положения об оплате труда и (или) премировании в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
  17. Копию Положения о работе с персональными данными в соответствии п.8 ч.1 ст.86, абз.5 ч.1 ст.88 ТК РФ;
  18. Копию Положения о коммерческой тайне и режиме ее обеспечения в соответствии ч.3 ст.68 ТК РФ;
  19. Копию Документов, явившиеся основанием для издания приказа о расторжении трудового договора;
  20. Копия Договора о полной или частичной индивидуальной или коллективной материальной ответственности;
  21. Копию Карты аттестации рабочего места по условиям труда в соответствии со ст.209 ТК РФ, приказомМинистерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.04.2011г. №342н;
  22. Копию Положения о командировках в соответствии ч.2 ст.168 ТК РФ;
  23. Копию Командировочного удостоверение работника по форме Т-10 за весь период работы;
  24. Копию Личной карточка работника по форме Т-2;
  25. Копию Приказа о поощрении работника по форме Т-11 за весь период работы.

Статья 62 ТК РФ вменяет в обязанность работодателю выдать не позднее трех рабочих дней со дня подачи, копии запрашиваемых документов. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом.

Законодательством предусмотрена в частности административная ответственность за нарушение законодательства о труде и об охране труда, ст.5.27 КоАП РФ наложение штрафа на юридических лиц — от тридцати тысяч до пятидесяти тысяч рублей или административное приостановление деятельности на срок до девяноста суток.

В случае оставления моего заявления без надлежащего рассмотрения в установленный законом срок, оставляю за собой право обратиться в компетентные органы за защитой моих нарушенных прав, а так же в суд за компенсацией причиненного мне морального вреда в порядке ст.237 ТК РФ.

На основании выше изложенного и руководствуясь ст.62 ТК РФ

ПРОШУ:

  1. Выдать мне запрашиваемые копии документов на руки;
  2. Заверить выдаваемые копии надлежащим образом;
  3. В случае отсутствия или отказа в выдаче отдельных документов дать мотивированный письменный ответ;
  4. Рассмотреть мое заявление в трехдневный срок.

«___» ___________________ 201___года.

                                                                                                  ___________________ / _______________ /

                                                                                                                                                Подпись  

 

Примечание:

Ст.62 «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001г. №197-ФЗ — Выдача копий документов, связанных с работой

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006г. №90-ФЗ.

***

Данная статья закрепляет право работника на получение документов, связанных с работой. Зачастую работники, работая в организации (на предприятии), не имеют на руках каких-либо документов в т.ч.

и трудового договора, а для осуществления защиты своих прав, в случае возникновения возможных конфликтов, в том числе судебной защиты, работнику необходимо располагать соответствующими документами. Тем самым, работник может потребовать выдачи ему документов как после заключения трудового договора во время его действия, так и при увольнении.

Согласно п.2.1.29, п.2.1.30 «ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации.Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв.

Заявление о выдаче документов, связанных с работой

Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998г. №28) под копией документа понимается документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Соответственно заверенной копией документа понимается — копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Согласно Указа Президиума ВС СССР от 04.08.1983г. №9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» — государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций. В таком же порядке предприятия, учреждения и организации могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других предприятий, учреждений и организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков. Предприятия, учреждения и организации высылают также копии имеющихся у них документов по запросам других предприятий, учреждений и организаций, если копии таких документов необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации. Предприятия, учреждения и организации обязаны свидетельствовать верность копий документов, необходимых для представления гражданами в эти предприятия, учреждения, организации, если законодательством не предусмотрено представление копий таких документов, засвидетельствованных в нотариальном порядке.

Аналогичные нормы изложены и в п.3.25, п.3.26 «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» утв. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003г. №65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» где отражено следующее, что оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Документы юридического лица заверяются печатью организации. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

В связи с тем, что обязанность по выдаче документов, связанных с трудовой деятельностью работника, возникает у работодателя, в силу положений ст.ст.62, 84-1 ТК РФ, при наличии письменного заявления работника о выдаче этих документов, то бездействие работодателя по выдаче документов, нарушает трудовые права работника и соответственно нарушение работодателем сроков выдачи документов работнику может привести к взысканию с него в пользу работника сумм, компенсирующих причиненный работнику моральный вред (ст.237 ТК РФ).

Для решения вопроса можете воспользоваться нашим предложением:

БЕСПЛАТНАЯ ЮРИДИЧЕСКАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ

Статья 62. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

(в ред. Федерального закона от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

(в ред.

Работник запросил копии документов – выдавать или нет?

Федеральных законов от 30.06.2006 N 90-ФЗ, от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

(см. текст в предыдущей )

Части вторая — третья утратили силу. — Федеральный закон от 30.06.2006 N 90-ФЗ.

(см. текст в предыдущей

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

(часть четвертая введена Федеральным законом от 21.07.2014 N 216-ФЗ)

Ст. 62 ТК РФ. Выдача документов, связанных с работой, и их копий

Главная — Статьи

Выдача и представление справок о сумме заработка

Прежде всего отметим, что в последнее время, пожалуй, больше всего волнуют вопросы о тонкостях оформления справки для начисления пособий и получения сведений о заработке работника из ПФР. Общие положения были прописаны в новой редакции Федерального закона от 29.12.2006 N 255-ФЗ "Об обязательном социальном страховании на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством" (далее — Закон N 255-ФЗ), и только недавно соответствующие приказы Минздравсоцразвития России были зарегистрированы в Минюсте России. Так что теперь и формы, и процедуры оформления документов регламентированы официально:
— форма и Порядок выдачи увольняющемуся или бывшему работнику справки о сумме заработной платы, иных выплат и вознаграждений — Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н;
— форма и Порядок направления запроса в ФСС РФ для проверки представленной работником справки — Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 20н;
— форма заявления работника о направлении запроса в ПФР, а также форма и Порядок направления такого запроса, форма и Порядок предоставления запрашиваемых сведений — Приказом Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н.
Остановимся на самых болезненных вопросах.

1. Сколько в принципе у компании времени на подготовку справки? Какие считаются дни — рабочие или календарные?

Работодатель должен выдавать справку о сумме заработка работнику:
— при увольнении — в день прекращения работы;
— после увольнения — не позднее трех рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче такой справки (пп. 3 п. 2 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ).
Следовательно, если работник подал заявление о выдаче справки о сумме заработка, например, 21 марта 2011 г., в понедельник, то справка должна быть выдана не позднее 24 марта, в четверг. Если же заявление было подано 25 марта 2011 г., в пятницу, то справка должна быть выдана не позднее 30 марта, в среду.

2. Что делать, если бывший сотрудник запросил справку, а главбух или руководитель (и лица, его замещающие) отсутствуют в компании (например, в командировке)? Сколько времени есть у компании на отсрочку выдачи справки?

Директор может передать право подписи справок о сумме заработка другому сотруднику организации, например своему заместителю или начальнику отдела кадров. Причем сделать это можно как на период отсутствия директора, так и на любое другое время. Для передачи права подписи ему необходимо издать приказ о назначении работника, ответственного за подписание справок о сумме заработка.
Что касается подписи главного бухгалтера, то на основании приказа руководителя право подписи справки о сумме заработка за главбуха может быть передано либо его заместителю, либо бухгалтеру, занятому расчетом заработной платы.

3. Какая ответственность предусмотрена для организации, которая по каким-то причинам не выдает справку?

Ответственность организации за нарушение сроков выдачи справки, а также за невыдачу справки действующим законодательством не предусмотрена.

4. Какая ответственность лежит на главбухе, который заполнил справку с недостоверными сведениями?

Ответственность за недостоверные сведения, содержащиеся в справке о сумме заработка, несут как юридические (организации, которые являются страхователями по отношению к своим работниками), так и физические лица (индивидуальные предприниматели, выступающие в качестве страхователей). Это установлено п. 1 ст. 15.1 Закона N 255-ФЗ.
Если справка, выданная организацией, содержит недостоверные сведения, то организация будет возмещать ущерб, причиненный ФСС РФ в результате выплаты пособия в большем размере. Убытки возмещаются в порядке, установленном ст. 15 Гражданского кодекса РФ.
Таким образом, с организации будет взыскана та сумма пособия, которая была выплачена бывшему работнику на основании справки с недостоверными данными.
В это же время организация может взыскать с главного бухгалтера сумму, взысканную ФСС РФ, поскольку, как и любой другой работник, главный бухгалтер несет материальную ответственность за прямой действительный ущерб, причиненный работодателю (ст. 238 Трудового кодекса РФ).
Если главный бухгалтер не является материально ответственным лицом, но при этом нанес материальный ущерб работодателю, то возмещать его он будет в пределах своего среднемесячного заработка (ст. 241 ТК РФ).
Руководитель должен распорядиться об этом в течение месяца со дня окончательного установления размера причиненного ущерба.
Если сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию, превышает среднемесячный заработок бухгалтера, взыскание осуществляется в судебном порядке (если работник не согласен добровольно возместить ущерб) согласно ст. 248 ТК РФ.
Для того чтобы взыскание ущерба было законно, руководитель организации должен доказать, что организации был причинен ущерб по вине главного бухгалтера.
Обратите внимание! Материальная ответственность главного бухгалтера наступает только при одновременном наличии:
— противоправного поведения (действий или бездействия) главного бухгалтера;
— причинной связи между противоправным действием и материальным ущербом;
— вины главного бухгалтера в совершении противоправного действия (бездействия).

5. Как компании, которой надо рассчитать пособие и сотрудник которой принес справку, определить, что она подлинная?

Никаких специальных норм и положений по этому вопросу действующее законодательство не содержит. Работник организации, которому поручено принимать справки о сумме заработка от сотрудников, проверяет:
— наличие всей необходимой информации, печати и подписей ответственных лиц организации, выдавшей справку;
— правильность заполнения полей справки:
— сумма заработка, указанная за каждый календарный год, не должна превышать 415 000 руб.),
— в сведениях о работнике (Ф.И.О., ИНН, адрес и др.) не должно быть ошибок.
Если он обнаружит, что справка заполнена неправильно, то ее следует вернуть работнику с указанием ошибок, допущенных при заполнении справки.
В этом случае работнику, который предоставил справку с ошибками, следует обратиться к бывшему работодателю с просьбой выдать новую правильно заполненную справку.
Если справка успешно прошла визуальный контроль, необходимо сравнить название и печать организации, выдавшей справку о сумме заработка, с записями в трудовой книжке. Это можно сделать, если справка была выдана по основному месту работы сотрудника.
Даже если справка была липовой, а работник, который принимает справки, этого не заметил, то никаких негативных последствий для организации не будет. За достоверность сведений, указанных в справке, несет ответственность та организация, которая ее выдала.
Если у работодателя возникли сомнения в подлинности справки или в достоверности сведений, которые в ней указаны, он может (но не обязан) направить запрос в ФСС РФ для проверки сведений о бывшем работодателе (п. 4 ч. 1 ст. 4.1 Закона N 255-ФЗ).
Форма такого запроса и Порядок его направления приведены в Приказе Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 20н.

6. Что делать работнику, если его прошлый работодатель ликвидировался?

В этом случае работник может обратиться в организацию, в которой он работает, с заявлением о направлении запроса в ПФР о предоставлении сведений о заработной плате (ч.

Считается ли запрос копий документов по электронной почте основанием для их выдачи?

7.2 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).
Заявление составляется по форме, которая приведена в Приложении N 1 к Приказу Минздравсоцразвития России от 24.01.2011 N 21н.

7. Если бывший работодатель находится в другом городе, можно ли справку отправить по почте? Ведь нужен только оригинал справки?

Если работник переехал в другой город, то он может направить заявление о выдаче справки о сумме заработка по почте. Заявление составляется в произвольной форме.
При этом в заявлении он должен указать, что просит направить справку о сумме заработка по почте. В этом случае бывший работодатель отправит справку заказным письмом с уведомлением о вручении.
Возможно, что работник не хочет ждать, пока справка придет по почте. В этом случае он может обратиться к своему нынешнему работодателю с заявлением о направлении запроса в Пенсионный фонд (см. вопрос N 6).

8. Расходы по отправке оригинала справки берет на себя бывший работодатель?

Да, почтовые расходы оплачивает бывший работодатель, поскольку выдача справки является его обязанностью.

9. Если сотрудник работал в филиале, то кто должен выдать справку — обособленное подразделение или головная организация?

В Законе N 255-ФЗ не определено, может ли обособленное подразделение выдавать справку о сумме заработка работнику, который трудился в этом подразделении.
Поэтому, по мнению автора, следует поступать следующим образом.
Выдавать справку о сумме заработка может не только головная организация, но и обособленное подразделение организации, которое исполняет обязанности по уплате страховых взносов. К таким обособленным подразделениям относятся те, которые имеют отдельный баланс, расчетный счет и начисляют выплаты и иные вознаграждения в пользу физических лиц (п. 11 ст. 15 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ о страховых взносах). Организация должна вставать на учет в органах контроля по месту нахождения таких обособленных подразделений.
В этом случае в справке о сумме заработка следует указать:
— наименование обособленного подразделения;
— его регистрационный номер в ФСС;
— ИНН организации;
— КПП и адрес места нахождения обособленного подразделения.
Справку подписывают его руководитель и лицо, на которое возложены функции по ведению бухгалтерского учета в обособленном подразделении.

10. Если человек работал в обособленном подразделении, в котором нет бухгалтерии, то он должен сразу обращаться в головную организацию или подразделение само должно переправить просьбу о выдаче справки?

По мнению автора, работник должен обратиться с заявлением непосредственно в то обособленное подразделение, в котором работал. А руководитель обособленного подразделения должен позаботиться о том, чтобы бывший работник получил справку о сумме заработка своевременно.
Вполне возможно, что для этого ему необходимо передать заявление в головную организацию, которая и будет оформлять справку о сумме заработка. Готовую справку головная организация должна передать в обособленное подразделение организации или направить бывшему работнику по почте (при условии, что работник согласен на почтовое отправление).

11. Можно ли дописывать в форму справки графы со сведениями о периоде отпуска по беременности и родам и отпуске по уходу, ведь с 2013 г. это является необходимой информацией?

Нет. Такая "самодеятельность" Приказом Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н не предусмотрена. Придется дожидаться, пока будут внесены соответствующие изменения в форму справки. А потом вновь обращаться за справкой к бывшему работодателю.

12. Если организация оплатила пособие по справке по еще рекомендованной форме (где нет адреса компании), то нужно ли сейчас просить сотрудника взять справку по утвержденной форме?

По нашему мнению, да. Справка, которая была выдана до даты вступления в силу Приказа Минздравсоцразвития России от 17.01.2011 N 4н, считается недействительной. Такую справку следует переоформить.

13. Может ли организация на свой риск принять больничный к оплате без справки, поверив сотруднику, что она будет в ближайшее время? Или обязательно его надо оформить по МРОТ и потом при наличии справки уже пересчитывать? Будет ли ФСС сверять даты выдачи справок и оплаты больничных со стороны компании?

По нашему мнению, ФСС РФ в обязательном порядке будет проверять справки о сумме заработка, на основании которой сотрудникам начисляются те или иные пособия. Возможно, будут сверять и даты.
Однако, если сумма пособия, выплаченная работнику с учетом позже представленной справки, окажется правильной, никаких штрафных санкций применить к организации будет нельзя.
Тем не менее торопиться не стоит. Лучше сначала выплатить работнику пособие исходя из МРОТ, получить справку о сумме заработка от бывшего работодателя, а затем осуществить перерасчет пособия и доплатить разницу.

14. Нужно ли представлять в ФСС РФ оригиналы справок или принимаются копии?

Работник может представлять работодателю не подлинник, а копию справки о сумме заработка, заверенную в установленном порядке. Следовательно, и работодатель может представлять в ФСС РФ копию справки. При этом будет не лишним заверить копию справки печатью организации и подписью уполномоченного лица о том, что копия справки верна.

15. По какой форме компании готовить справку для совместителя о том, что он будет получать пособие в другой компании?

Если совместитель не получает, например, пособие по временной нетрудоспособности в вашей организации, то ему необходимо выдать справку о том, что ваша организация пособие за период временной нетрудоспособности (указать числа) не будет назначать и выплачивать.
Справка составляется в произвольной форме. При этом указывать, что работник будет получать пособие в другой организации, не следует.

Часть 1 ст. 62 ТК РФ обязывает работодателя по письменному заявлению работника выдавать ему копии документов, связанных с работой, в т.ч. и документов о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование.

Перечень документов (копий документов), не является исчерпывающим. Помимо названных работодатель обязан по письменному требованию работника выдать ему и другие документы, если они необходимы ему для реализации тех или иных прав. Например, работодатель обязан выдать работнику характеристику, если она необходима ему для участия в конкурсе.

Все выдаваемые работнику по его просьбе документы (перечисленных в ч. 1 статьи62 ТК РФ) должны быть надлежащим образом оформлены. Они должны быть заверены подписью руководителя или уполномоченного им лица и печатью организации.

Запрос документов бывшим работником

На документе должны быть указаны номер и дата его выдачи. Если выдается копия документа (например, копия приказа о приеме на работу или об увольнении), то на нем должна быть сделана отметка о том, что подлинник находится в данной организации.

Работник должен обратиться к работодателю с требованием о выдаче документов, связанных с работой, в письменной форме, т.е. путем подачи заявления.

По требованию работника работодатель обязан выдать необходимые ему документы не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления о выдаче документов.

Текущая редакция ст. 62 ТК РФ с комментариями и дополнениями на 2018 год

По письменному заявлению работника работодатель обязан не позднее трех рабочих дней со дня подачи этого заявления выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), копии документов, связанных с работой (копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и другое). Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.
Часть утратила силу с 6 октября 2006 года — Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.

Часть утратила силу с 6 октября 2006 года — Федеральный закон от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ.

Работник обязан не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

Комментарий к статье 62 ТК РФ

1.

Документы, предоставляемые работнику работодателем

Статьей 62 ТК РФ предусмотрена обязанность работодателя выдать работнику по письменному заявлению последнего трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения), а также копии документов, связанных с работой.

Право работника, предусмотренное комментируемой статьей, распространяется на любые виды документов, которые могут содержать информацию о его трудовой деятельности у данного работодателя.

Ранее КЗоТ 1971 года устанавливал обязанность работодателя выдать работнику трудовую книжку в день увольнения (ст. 39) и справку о работе в соответствующей организации с указанием специальности, квалификации, должности, времени работы и размера заработной платы (ст. 40).

В комментируемой статье содержится перечень документов, связанных с работой, копии которых подлежат выдаче. Это, например, копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы, выписки из трудовой книжки, справки о заработной плате.

Федеральным законом от 30 июня 2006 года N 90-ФЗ этот перечень был дополнен справкой о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование. Право на получение указанного документа обусловлено правом работника беспрепятственно получать от работодателя информацию о начислении страховых взносов и осуществлять контроль за их перечислением в бюджет Пенсионного фонда России, предусмотренным ст. 15 ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в РФ».

О необходимости получения копий документов или справок, выписок работник сообщает работодателю в форме письменного заявления.

Требований к содержанию такого заявления трудовое законодательство не содержит. Вместе с тем в заявлении работнику следует указать конкретные виды документов, копии которых ему необходимо выдать, а также обосновать соответствующее требование ссылкой на ст. 62 ТК РФ.

Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику безвозмездно.

В п.1 Указа Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 года N 9779-10 «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» установлено, что государственные и общественные предприятия, учреждения и организации выдают по заявлениям граждан копии документов, исходящих от этих предприятий, учреждений и организаций, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним граждан. Копии документов выдаются на бланках предприятий, учреждений и организаций.

Копии документов заверяются в соответствии с нормами ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Срок, в течение которого работодатель обязан выдать работнику по его требованию копии связанных с работой документов, не может превышать трех дней со дня подачи соответствующего заявления.

Помимо копий документов работодатель в течение трех рабочих дней обязан выдать работнику трудовую книжку в целях его обязательного социального страхования (обеспечения).

Данное положение введено в комментируемую статью Федеральным законом от 21 июля 2014 года N 216-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов (положений законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием федеральных законов «О страховых пенсиях» и «О накопительной пенсии». В соответствии с этим же Федеральным законом комментируемая статья дополнена ч.4, которая возлагает на работника обязанность не позднее трех рабочих дней со дня получения трудовой книжки в органе, осуществляющем обязательное социальное страхование (обеспечение), вернуть ее работодателю.

2. В случае неисполнения обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК РФ, работодатель может быть привлечен к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

В случае если в день увольнения работника выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Задержка работодателем выдачи работнику трудовой книжки, внесение в трудовую книжку неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника на основании ст. 234 ТК РФ могут быть расценены как лишение работника возможности трудиться и, как следствие, утраты возможного заработка.

Обязанность работодателя выдать по требованию работника копии тех или иных документов предусмотрена также другими статьями ТК РФ.

Так, например, в соответствии с ч.2 ст. 68 ТК РФ по требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежаще заверенную копию приказа (распоряжения) о приеме на работу.

В целях исключения ответственности работодателя за неисполнение обязанности, предусмотренной ст. 62 ТК РФ, по вине работника, например, в связи с его отсутствием или отказом от получения копий документов, работодателю следует направить работнику уведомление о необходимости явиться либо дать согласие на отправление их по почте.

Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику копий документов, связанных с работой.

Другой комментарий к ст. 62 ТК РФ

1. Законодатель не связывает обязанность работодателя выдать работнику копии документов, связанных с работой, с действительной нуждаемостью работника в таких копиях. Поэтому требования работодателя к работнику представить соответствующие запросы или ходатайства от третьих лиц являются незаконными. Достаточно письменного заявления работника с указанием перечня копий документов, выдачи которых он требует. Копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставлены работнику безвозмездно.

2. Общий порядок выдачи и свидетельствования копий документов, предоставляемых работодателем работнику, регламентируется Указом Президиума Верховного Совета СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан». Копии документов выдаются на бланках работодателя.

В таком же порядке работодатели могут выдавать копии имеющихся у них документов, исходящих от других организаций, от которых получить непосредственно копии этих документов затруднительно или невозможно. В случаях, когда документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.

Верность копии документа удостоверяется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью. На копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится у работодателя.

Запрещается свидетельствование верности копий паспорта, заменяющих его документов, партийного, профсоюзного, военного билетов, депутатского удостоверения, служебных удостоверений, а также других документов, снятие копий с которых не допускается. Не подлежат свидетельствованию копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.

3. Комментируемая статья устанавливает примерный перечень документов, копии которых работодатель обязан выдать работнику; единственным легальным ограничителем этого перечня является указание на то, что документы должны быть связаны с работой данного работника. Возникает вопрос: имеет ли работодатель возможность отказать в предоставлении копии определенного документа (документов), а если имеет, то по каким основаниям?

С учетом упомянутых выше нормативных актов работодатель может отказать в выдаче копий документа, если:

в силу действующего законодательства с определенных документов запрещается снятие копий;

документ имеет неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления;

документ содержит информацию, составляющую государственную, коммерческую или служебную тайну;

документ содержит информацию конфиденциального характера, касающуюся третьих лиц, в том числе других работников.

4. Как следует из ч. 1 комментируемой статьи, работодатель обязан выдать требуемые копии не позднее трех рабочих дней со дня подачи работником письменного заявления. При подаче дистанционным работником заявления о выдаче заверенных надлежащим образом копий документов, связанных с работой, работодатель не позднее трех рабочих дней со дня подачи указанного заявления обязан направить дистанционному работнику эти копии по почте заказным письмом с уведомлением или, если это указано в заявлении, в форме электронного документа (см. ст. 312.1 ТК и комментарий к ней).

5. Обязанность выдать работнику копии документов, связанных с работой, сформулирована в законе и, следовательно, является внедоговорной публично-правовой обязанностью.

Виновное неисполнение работодателем этой обязанности служит основанием для привлечения его к публично-правовой (административной) ответственности (ст. 5.27 КоАП) вне зависимости от того, имелось ли об этом волеизъявление (заявление, жалоба) работника.

6. Об обязанности работодателя выдать работнику трудовую книжку и копии документов, связанных с работой, при увольнении работника см. ст. 84.1 ТК и комментарий к ней.

Консультации и комментарии юристов по закондательной системе РФ

Если у вас остались вопросы по законодательству РФ и вы хотите быть уверены в актуальности представленной информации, вы можете проконсультироваться у юристов нашего сайта.

Задать вопрос можно по телефону или на сайте. Первичные консультации проводятся бесплатно с 9:00 до 21:00 ежедневно по Московскому времени. Вопросы, полученные с 21:00 до 9:00, будут обработаны на следующий день.

One Comment

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *