Как работать в архиве с документами

Posted On 22.01.2018

Опыт работы в архивах
Приложение к статье "Как работать в архивах"

Возвращение в статью

О чём стоит помнить, работая с архивными материалами.

1. Не рассчитывайте найти в архиве сразу и всё. Поиск необходимой информации — это долгий кропотливый труд. Настраивайтесь на это сразу.

2. Конечно, в архив можно направить запрос. Но вероятность того, что отвечая на запрос, архивист изучит всё, что возможно и не возможно весьма мала. Хотите что то нарыть — копайте сами. .

3. Будьте готовы перерыть горы "пустой породы". В деле объёмом 500 листов может оказаться 1-2 листа, содержащих информацию, которую Вы ищите. А может и не одного. Это нормально! .

1.Стандартный поиск в архиве: .

*Путеводитель (ищем номер фонда) .
* Опись (ищем номер дела) .
* Дело (ищем необходимый нам документ).

Описи часто составляли люди, коим содержание дела, которому они дают наименование, часто глубоко безразлично. Поэтому при любом подозрении, что дело может содержать нужные Вам документы, его стоит заказать в читальный зал, и уже изучив, убедиться, что в этом деле действительно ничего нет. .

Первый архивист, с коим Вы сталкиваетесь, приходя в архив — заведующий читальным залом. Как правило это пожилая или средних лет женщина. Вас, новичка, она встретит слегка неприветливо. Новичок для неё — источник постоянных глупых вопросов.
На самом деле это добрейший человек, уверяю Вас. Первая Ваша задача — подружиться с этой дамой. Придя в читальный зал, не пожалейте для неё шоколадку или маленький тортик, архивисты любят пить чай. Эта дама — неиссякаемый источник знаний. Она прекрасно знает фонды и может подсказать, где стоит покопаться, часто туда, лезть в который Вам просто не могло прийти в голову.
Она же знает всех завсегдатаев читального зала, тех, кто сидит там постоянно и подолгу. Если она сама чего то не знает, сможет вывести Вас на человека, который копал интересующую Вас тему, который может поделиться информацией. Дружба с зав.читальным залом архива сэкономит Вам массу времени и облегчит Вашу жизнь. .

Вам могут отказать в выдаче дел в трёх случаях: .
1.Документ засекречен.
2.Документ находится на "ограниченном доступе" .
3.Документ находится на реставрации. .

Разберём все три случая: .
1. Документ засекречен. Через определённый срок хранения секретных документов с них положено снимать гриф или понижать его.
Вот тут то и начинаются все сложности. Для архивов дело рассекречивания очень трудоемкое и нудное. К тому же не сулящее облегчения работы. Для этого собирается комиссия с участником фондосдатчика, представителя архива и ФСБ. При этом положено просматривать каждый документ. Это долгая и кропотливая работа. Часто в установленный срок её проделать не поспевают. И документы, кои по сроку должны быть не секретными так и остаются  на секретном хранении.
В этом случае можно обратиться к руководителю архива или его начальнику с просьбой рассекретить интересующие Вас документы.   Процесс этот долгий и тут нужно проявить настойчивость, но затем  Вы будете работать уже с открытыми документами и избавитесь от проблем, связанных с работой с секретными документами.
Или обращайтесь в ФСБ, получайте допуск к секретным работам и документам и затем сможете работать с секретными документами.
Это чревато, что вас будут изучать компетентные органы, и может всякое "всплыть",  могут возникнуть  проблемы с получением заграничного паспорта, опубликовать полученную из секретных документов информацию всё равно будет очень трудно, а при публикации можно нажить себе проблем с "разглашением". Мой добрый совет: до последнего не связывайтесь с секреткой. 95% информации можно получить из открытых источников.

Примечание Веремеева Ю.Г.
Автор тут несколько сгущает краски. Довольно большая категория граждан по своей основной работе уже имеет допуск. Это офицеры Вооруженных Сил, сотрудники полиции, МЧС, журналисты, работники закрытых предприятий. Т.е. все те, кто по работе сталкивается с секретными документами и изделиями.
Да и ФМС при оформлении загранпаспорта интересуется только одним — не имеете ли вы ограничений к выезду судебными решениями.

2. Документ находится на "ограниченном доступе". Это НЕ секретность. Просто Ваше знакомство с документом возможно после выполнения определённых условий. Например, на ОД находятся обращения бдительных граждан в НКВД, сделано это, что бы не допустить расправы над "стукачами". Очень частая ситуация, когда на ОД переводятся секретные документы по истечении срока секретного хранения, когда фондосдатчику лень проводить процедуру рассекречивания.
У нас в Нижнем Новгороде, например, на ОД находятся фонды завода имени Сталина №92 (это тот самый завод в КБ которого работал знаменитый конструктор артиллерийских орудий Грабин) времён войны.

Преодолевается так: Вы пишите письмо фондосдатчику с просьбой разрешить работать с их фондом в архиве, они направляют своё письмо в архив и по его получении вам открывают доступ. Обычно это занимает 1—3 месяца. Лучше писать письмо не от физического лица, а от организации в интересах которой Вы работаете, например ВУЗа, где учитесь.

Примечание Веремеева Ю.Г.
Согласно закону доступ к информации о физических лицах ограничен.  Доступ всем открывается по прошествии 70 лет со дня смерти  этого лица. До этого времени свободный доступ к информации имеют только родственники. Да и то, по требованию родственников,  общий доступ может быть   закрыт  неопределенно долго.

3.Документ находится на реставрации. Документы могут изнашиваться и повреждаться от времени. Поэтому время от времени их реставрируют. В это время документы в читальный зал не выдаются. Реставрация документа — очень удобный повод для архивистов отказать Вам в выдаче документа если они не хотят этого делать. Например, если вы почему то испортили отношения с архивными работниками.

Поэтому: .
1. Упаси Вас Бог вести себя в архиве нагло, качать права, без повода жаловаться на архивных. Дружите с ними. Пейте с ними чай. И они Вам очень помогут. Низкие зарплаты в архивах оставили там фанатиков, влюблённых в своё дело. .

2. Очень часто копирование архивных документов затруднено, если вообще возможно. Многие архивы ломят за копирование совершенно сумасшедшие деньги. Я обходил это просто: брал в читальный зал ноутбук и переписывал документ. Да, при этом не сохраняется внешний вид документа, подписи на нём, то, что необходимо при внешней критике. Но никто не мешает Вам сделать внешнюю критику на месте, и уж потом разбираться с содержанием. К тому же набор документа в компьютер позволяет пропустить содержание документа через себя, осмыслить его. .

3. Помните о неписанной архивной этике. Не принято скрывать от коллег где вы нашли интересующую их информацию. Поделитесь с коллегой ссылкой, в другой раз помогут Вам. Говорить "я нашёл и ты найди…" в среде тех, кто серьёзно копает в архиве считается дурным тоном.
Если с Вами поделились ссылкой, и уж особенно, копией документа, при публикации не забудьте поблагодарить этого человека (в конце статьи или предисловия: "…автор выражает благодарность такому-то за предоставленную информацию…"), если этого не сделать, в другой раз Вам  могут и не помочь .

Примечание Веремеева Ю.Г.
Это как раз тот случай, когда отдавая, вы становитесь богаче. И не стоит  жить по принципу "Ты мне,  тогда я тебе". Просто делитесь, не рассчитывая на взаимность.  Вы никогда не знаете где и как отзовется вам ваше бескорыстие. Уверяю вас по своему опыту. Не раз и не два я неожиданно получал ценную для меня информацию от совсем незнакомых мне лиц только потому, что я  опубликовал что то для них важное и интересное.
Ну на худой конец, можно просто придержать до поры какие либо материалы, пока не используете их сами.

Возвращение в статью

—***—

Архивная выписка это

При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива — не более 15 дней с момента регистрации обращения. Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должны осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в архиве; использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки («незаверенная копия»).

Порядок получения выписки из домовой книги

Паспорт РФ; Правоустанавливающий документ, подтверждающий право собственности на жилье. Обычно этот документ является свидетельство о праве собственности, но если его нет, то подойдет выписка из ЕГРП на недвижимое имущество.

Вот ссылка на инструкцию получения данной выписки.

Если нет документов, подтверждающих право собственности на квартиру, то подойдет и договор основания.

Архивная выписка из домовой книги

Данный документ позволяет удостовериться в том факте, то в продаваемой недвижимости нет каких-то «вечных» постояльцев, которых потом выселить будет просто невозможно.

Именно по этой причине историю квартиры очень важно тщательно изучить перед приобретением.

Конечно, если вы покупаете недвижимость в доме, который только недавно был построен, таких проблем просто не возникнет по той причине, что именно вы будете считаться первым владельцем.

Обязательно уточните, как получить выписку из домовой книги в том случае, если собираетесь заключать договор о купле-продаже.

Архивная выписка это

Архивная выписка — документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящуюся к определенному вопросу, факту или лицу, с указанием поисковых данных документа. » «Основные Правила работы архивов организаций» (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) Официальная терминология. Академик.ру.

2012 . Смотреть что такое «Архивная выписка» в других словарях: архивная выписка — Копия части текста архивного документа, оформленная в установленном порядке.

Архивная выписка из домовой книги, получить выписку из домовой книги

можно в течение 1-2 дней и что самое главное, архивная выписка из домовой книги оформляется без доверенности от собственников помещения.

Компания «Эксклюзив Процессинг» поможет Вам получить архивную и расширенную выписку из домовой книги для государственной регистрации недвижимости, а также для проверки данных о зарегистрированных по определенному адресу гражданах.

Как грамотно организовать порядок в архиве предприятия

Обращаем ваше внимание: н а данный момент, расширенная выписка из домовой книги (выписка из ЕИРЦ или выписка ЦАБ) предоставляется в электронном виде.

Паспортный стол

У Сергея развивался успешный бизнес в городе N в соседней с Москвой областью.

Дорога до московской квартиры занимала 3- 4 часа, в N уже куплена в кредит квартира, по площади большая, чем в Москве- одним словом, было решено от московской квартиры избавляться.

К сожалению, это замечательное решение было принято в ноябре 2008 года. Мы выставили квартиру на продажу, но звонков было крайне мало.

Является ли правоустанавливающим документом архивная выписка из постановления главы администрации сельского Совета

В администрации города, выдавшая архивную выписку из постановления главы администрации сельского Совета отказывают вносить изменения, так как сама описка имеется в самом постановлении (устно) предлагает решать вопрос в судебном порядке с заявлением об установлении юридического факта. Является ли правоустанавливающим документом архивная выписка из постановления главы администрации сельского Совета района города Сочи от 23.11.93 № 313

«О закреплении земельных участков и выдачи свидетельств на право пожизненно-наследуемого владения земельными участками»

, где в п.2 указано о выдаче свидетельства № 00000 на право пожизненно-наследуемого владения земельным участком площадью 0,108 га в с.

Выписка из домовой книги — порядок получения

Как официальная справка, выписка из домовой книги действительна 30 дней с того дня, когда была получена.

Кто может получить выписку из домовой книги Собственник жилья. Если человек является собственником квартиры или дома, он имеет право получить выписку из домовой книги. Достаточно с паспортом обратиться в муниципальный орган, который предоставляет эту услугу.

Архивная выписка это

Архивная выписка из домовой книги

Архивный учет захоронений и выдача архивных справок

Архивный учет захоронений

Каждое захоронение, произведенное на территории кладбища, в том числе и захоронение урн с прахом, регистрируется ГБУ «Ритуал» в книге регистрации (учета) захоронений с указанием порядкового регистрационного номера захоронения, Ф.И.О. захороненного, даты рождения захороненного, даты смерти и захоронения, номеров актовой записи и свидетельства о смерти, номера участка (колумбария), Ф.И.О. и адреса лица, ответственного за захоронения.

Внесение записи в книгу регистрации (учета) захоронений производится в день захоронения умершего.

Книга регистрации (учета) захоронений является документом строгой отчетности и хранится в архиве администрации кладбища бессрочно.

В случае перерегистрации ответственности за место захоронения на другое лицо сведения вносятся в книгу перерегистрации ответственности за захоронения с указанием Ф.И.О. и адреса нового ответственного лица, а также основания перерегистрации ответственности.

3.6. Использование хранящихся в архиве документов

Одновременно с этим вносятся изменения о новом ответственном лице в книгу регистрации (учета) захоронений.

Книга перерегистрации ответственности за захоронения также является документом строгой отчетности и хранится в архиве администрации кладбища бессрочно.

Порядок выдачи архивных справок

Выдача архивной справки о регистрации захоронения производится по письменному обращению физического лица в администрацию кладбища.

Выдача архивной справки производится при предъявлении следующих документов:

— письменного заявления физического лица (заявителя);

— документа, удостоверяющего личность заявителя;

— документов, подтверждающих родственные отношения заявителя к одному из захороненных в могиле (свидетельство о рождении, свидетельство о браке, свидетельство об усыновлении/удочерении, свидетельство об установлении опекунства, иные свидетельства) (оригинал и копия);

— решения суда об установлении факта родственных отношений заявителя к одному из захороненных в случае отсутствия документов, подтверждающих родственные отношения (копии и оригиналы);

— удостоверения (паспорта) на захоронение (при наличии), а в случае его отсутствия – гербового свидетельства о смерти захороненного (в том числе повторного) для проверки архивных документов кладбища.

После представления всех требующихся документов заявителю выдается архивная справка, в которой указываются следующие сведения: Ф.И.О. умершего, дата смерти, дата захоронения, наименование кладбища, номер участка захоронения, регистрационный номер захоронения, данные лица, ответственного за захоронение.

Сведения о выданной архивной справке вносятся в книгу регистрации выдачи архивных справок. В указанную книгу, в том числе, вносятся сведения об архивных справках, выданных заявителям в связи с необходимостью их предоставления в компетентные органы и организации.

Формы использования документов из архивного фонда организации

Действующим нормативным правовым актом, устанавливающим правовые аспекты хранения документов в Российской Федерации и прав собственности на них, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федера-ции».

Работа с архивными документами

Он регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и ипользования документов, не только входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, но и других архивных документов, независимо от их форм собственности. Данный закон устанавливает ведение единых правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов независимо от того, где они образовались.

Это положение обязывает все юридические лица, независимо от формы их собственности и собственности документов, находящихся на хранении в их архивах, исполнять разработанные специально уполномоченным федеральным органом Российской Федерации в области архивного дела нормативные правовые акты по этим вопросам.

Любое юридическое лицо или граждане, занимающиеся коммерческой деятель-ностью, обязаны предоставить заявителю архивные справки или копии архивных доку-ментов, подтверждающих их место работы, стаж, заработную плату и иные сведения, связанные с социальной защитой граждан, без взимания какой-либо оплаты за предоставленную информацию (ч. 3 ст. 26).

По Российскому законодательству правильно и полностью оформдленные архивные справки и их содержание , копии, хранящиеся в ведомственных и государственных архивах можно оспорить только в судебном порядке.

Архивная справка — официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивных документах сведениях, относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (№ описи, № дела, №№ листов).

Архивные справки составляются обязательно на офисных бланках (предпочтитель-но общих), с обозначением названия «Архивная справка». Архивные справки составляю-тся только на основе подлинников или заверенных копий документов.

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Выдержки из документов заключаются в кавычки, названия организа-ций, подразделений при первом упоминании приводятся полностью. К справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие изложенные сведения.

Несовпадения отдельных, в том числе и биографических, данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива и оговариваются в справке «так в тексте». Отдельные слова и выражения подлинного документа, вызывающие сомнение в их достоверности, должны оговариваться словами «так в документе». Допускается приводить в справке выдержки (выписки) из документов, заключая их в кавычки.

Использование незаверенных копий должно быть обязательно оговорено в тексте словами «незаверенная копия». Вторичные информационные документы, такие как листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, не могут служить основанием для выдачи архивной справки. При отсутствии документов архивная справка может быть выдана на рснове имеющихся в офисе служебных печатных материалов, например ведомственного телефонного справочника.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руко-водителем организации и заверяется печатью (при наличии — гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При состав-лении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

При отсутствии в офисе необходимых сведений составляется на бланке для писем ответ с указанием причин отсутствия документов. В таком ответе следует объяснить причину отсутствия документов, дать рекомендации, куда целесообразно обратиться за интересующими сведениями. Такие ответы оформляются как информационные письма. Но при необходимости письмо, со сведениями об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты, может быть также заверено печатью организации.

Образец архивной справки

Допускается по письменному заявлению изъятие из дел и передача владельцу его личных документов: трудовые, наградные книжки, дипломы и т.д., за исключением: паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные выписки и копии. В тех случаях, когда связность содержания и точный смысл каждого извлечения из текста документа не должны нарушаться работниками, ответственными за хранение документов, оформляются архивные выписки. Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии части его содержательной части (текста).Архивные выписи делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе и только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.

Архивная копия — дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя орга­низации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Порядок выдачи архивных справок и других документов. Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверен-ным лицам на руки и под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны преъявить специально заверенную доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа должен расписаться на копии справки или обороте копии личного документа, остающейся в архиве, указывая в расписке свои паспортные данные: серию, номер, дату и организацию, его выдавшую. При получении трудовой книжки, трудового или послужного списка получатель расписывается на обороте заявления, подававшегося в архив.

Если заявитель не может явиться лично для получения документов или прислать за ними доверенное лицо, то допускается отправление архивных справок на адрес заявителя простыми письмами, а подлинных документов — ценными.

Если при наведении справок обнаружаться сведения, из-за которых справкунельзя выдать на руки: например: о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лишении прав гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности и т.д., то их архивные копии, выписки и справки высылаются в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда они направлены.

При дополнительном заверении в Государственной архивной службе при получении справок, копий и выписок специальным штампом — АПОСТИЛЕМ в соответствии с Гаагской конвенцией от 5 октября 1961 года выданные в России архивные справки и копии имеют юридическую силу и за рубежом.

Апо́стиль(фр. Apostille) — специальный знак, проставляющийся на официальных документах некоммерческого характера, исходящих от учреждений и организаций стран-участниц Гаагской конвенции об отмене требований легализации иностранных официаль-ных документов.

Апостиль удостоверяет подписи, качество, в котором выступало лицо, подписав-шее документ, а также, в отдельных случаях, подлинность штампа или печати, скрепляю-щих документ.

Согласно Гаагской конвенции 1961г., апостиль имеет форму квадрата со стороной не менее 9 см и должен соответствовать образцу, приложенному к Конвенции.

Текст апостиля должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование государства, выдавшего апостиль.
• Фамилия лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ.
• Должность лица, подписавшего удостоверяемый апостилем документ
• Наименование учреждения, печатью/штампом которого скреплён документ, удостоверяемый апостилем.
• Название города, в котором проставлен апостиль.
• Дата проставления апостиля.
• Название органа, проставившего апостиль.
• Номер апостиля.
• Печать/штамп учреждения, проставившего апостиль.
• Подпись должностного лица, проставившего апостиль.

Апостиль может быть составлен как на одном из официальных языков Конвенции (французский либо английский), так и на национальном языке государства, проставив-шего апостиль. На практике надписи на апостиле часто дублируются на двух языках (одном из языков Конвенции и национальном). Заголовок «Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)» должен быть дан на французском языке.

Согласно Конвенции, апостиль проставляется на самом документе или на отдельном листе, скрепляемом с документом.

В Российской Федерации апостиль имеет чаще всего форму штампа, проставляе-мого на документ.

Типовой апостиль на русском языке

Достаточно распространенной формой использования документов архивного фонда низаций является непосредственное предоставление докумен-тов для их изучения, т.е. выдача из хранилищ архивных дел на руки.

В зависимосьти от вида архива и его технической оснащенности дела и другие единицы хранения выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или выдаются во временное пользование.

Отдельные документы из подшитых и обработанных дел не выдаются.

Вопрос о допуске сотрудников к работе с документами архива своего учреждения решается руководством в соответствии с инструкцией по ДОУ.

Допуск для работы в архиве сотрудников других организаций и частных лиц дает руководитель на основании письменного ходатайства организаций, действительного, как правило, в течение 1 года. Выписки и копии, сделанные посетителями при изучении доку-ментов , могут быть проверены работниками архива на предмет их соответствия теме исследования и оригиналам.

При отсутствии читального зала, в случае производственной необходимости, документы в составе дел (единиц хранения) могут быть выданы во временное пользова-ние. Правилами установлены следующие сроки нахождения дел во временном пользовании:

ü 10 дней для работников организации, в состав которой входит архив;

ü 3 месяца для работников других организаций.

При продлении срока работы с документами должно быть проведено соответствую-щее переоформление.

Выдача дел во временное пользование в сторонние организации оформляется типовой формой Акта о выдаче дел во временное пользование, скрепляемой подписями руководителей и печатями передающей дела организацией и получателя.

Передача дел сотрудником фиксируется в архиве в карточке или журнале и оформляется распиской получателя. На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть прове-рено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответст-венность за состояние дел (единиц хранения), с которыми они работали.

Результаты проверки фиксируются в листе-заверителе единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, документов или отдельных листов, она должна быть зафиксирована, так как на этом основании должен решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Самостоятельный поиск предков » Порядок работы в архиве

Когда я прихожу в архив и спрашиваю, как можно записаться поработать в читальный зал по вопросу исследования родословной, мне отвечают, что надо заполнить заявление на работу в читальном зале. Иногда отправляют подписывать такое заявление к директору архива, но чаще все необходимые бумаги заполняются в самом читальном зале.

Далее мне необходимо определить к какому приходу относилась деревня, которую я ищу, к какой волости, уезду.

Порядок архивирования документов в организации

Для этого я задаю вопрос о справочнике населенных мест и справочной книге по епархии. Ответы получаю разные, в некоторых архивах нет этого справочного аппарата, но чаще есть.

Затем обычно я спрашиваю фонды, где хранятся метрические книги, ревизские сказки или какие-либо другие документы, которые могут помочь мне в поиске, например исповедные росписи, волостные списки, документы переписей. Иногда мне дают справочник и просят определить необходимое самой, иногда подсказывают, что и где может находиться. Главное — четко знать географию местности.

Информация в архиве хранится в зашифрованном виде. Для удобства поиска все документы разделены на фонды, а к фондам составлены описи. Например, в архив поступают документы с предприятия текстильной промышленности — фабрики «Красная заря».

Тогда формируется фонд под названием «Фабрика «Красная заря», и ему присваивается номер. В этом фонде хранятся разные документы о работе этого предприятия: бухгалтерские отчеты, планы работы, личные дела работников и др. Чтобы знать, что находится в этом фонде, создаются описи (то есть описывается все, что там хранится). В описи есть название и нумерация дел. Если известно, что ваша бабушка работала на фабрике «Красная заря», нужно взять описи фонда этой фабрики и найти личные дела, среди которых должна отыскаться фамилия вашей бабушки.

Так происходит поиск в архиве. Надо отметить, что успех поисков и их скорость зависят от полноты и правильности составленного научно-справочного аппарата, а также от квалификации работника читального зала, который может подсказать, в каком фонде что можно найти. В большинстве архивов составлен справочник по фондам, где написано в целом, какие фонды здесь есть. В некоторых архивах имеются очень подробные справочники, в некоторых —  устаревшие и далеко не полные.

Необходимые для генеалога документы могут храниться в разных фондах. Так, документы церквей обычно размещены в фондах духовных учреждений. Еще интереснее искать ревизские сказки. Очень удобно, если архивисты когда-то пошли навстречу запросам населения, исследовали свои фонды и сос­тавили указатель, где какие ревизские сказки хранятся. Также удобно, когда ревизские сказки выделены в отдельный фонд. Но такая ситуация наб­людается не во всех архивах.

Друзья, пожалуйста, нажимайте на кнопки соцсетей, этим Вы поможете развитию проекта!

Назад

Поиск Лекций

Понятия «архивный документ» и «архив»

Архивный документ.Вспомним, что подразумевают под словом документ. Документ — это результат закрепления информации о предметах объективной действительности и о мыслительной дея­тельности человека посредством письма, графики, фотографии или другим способом на любых носителях.

Это определение взято из Словаря современной архивной тер­минологии социалистических стран (1982).

Есть и другие трактовки понятия документ, например в ГОСТ 16487 — 83: «Документ — м а т е р и а л ь н ы й объект с и н ф о р м а ц и е й , закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве».

Порядок архивирования документов в организации

Особенность данной трактовки по­нятия в том, что в данном случае под документом понимается материальный объект, специально созданный для передачи ин­формации.

Так, например, белая стена не является документом. Но как только на ней появляется надпись «Здесь был Вася» — это уже документ, призванный пронести имя Васи сквозь века. Истори­кам известно немало случаев, когда настенные или даже наскаль­ные надписи становились ценным источником по истории куль­туры народов.

Последняя трактовка понятия документ звучит следующим образом: «Зафиксированная на материальном носителе инфор­мация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать» (ГОСТ Р51141-98).

Архивный документ — это ценный материальный носитель ин­формации, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества или собственника. Весь вопрос в том, для кого он представляет ценность: если для общества в целом как памятник истории, культуры, научной мысли, то он хранит­ся в историческом архиве, если же только для человека, то он хранится в личном, семейном архиве.

Архив.Слово архив (от греч. archeion и лат. archivum) означает присутственное место. Под архивом понимается совокупность ар­хивных документов, а также архивное учреждение или структур­ное подразделение учреждения, организации или предприятия,

осуществляющее прием и хранение архивных документов в инте­ресах пользователей.

В архивоведческой литературе термин архив употребляется в разных значениях. Слова архив и архивариус проникли в русский язык вместе с другими иностранными понятиями и обычаями в эпоху Петра I. Во всяком случае они употребляются в российском законодательстве с первой четверти XVIII в., например в Гене­ральном регламенте 1720 г.: «Книги, документы, дела, учинен­ные регистратуры, когда оные три года в канцелярии и в конторе лежали, потом в архив с распискою архивариусу отдаются».

В XVIII в. слово архив (ж. р. — архива) означал как собрание документов лица, рода, так и структурное подразделение учреж­дения, занимающееся хранением документов.

В первой половине XVIII в. архивами стали называться и специальные учреждения, хранящие «старые дела». В XIX в. термин архив стал употребляться и для обозначения изданий исторических документов: «Архив князя Воронцова» (М., 1870—1895. Т. 1—40); «Архив графов Мордвино­вых (СПб, 1901 —1903. Т. 1 —10); «Русский архив». Кроме того, со­гласно словарю Даля, под архивом понимали здание, помеще­ние, где хранятся документы, т.е. архивохранилище. В Словаре со­временной архивной терминологии социалистических стран (М., в ы п . 1 — 2, 1982, 1988) б ы л а с д е л а н а п о п ы т к а п о к о н ч и т ь с много­значностью термина архив. Архивом предлагалось считать только учреждение или структурное подразделение, осуществляющее хранение документов в целях их оптимального использования. Поэтому Г О С Т 16487 — 83 запрещал употреблять т е р м и н личный архив. Понятие архив было тесно связано с государственным хра­нением. Однако ныне исторически сложившаяся двузначность тер­мина архив снова закреплена в законе.

Таким образом, в современной трактовке архив — это не толь­ко многоэтажные хранилища с десятками сотрудников и кило­метрами стеллажей. Архивом можно назвать скромную пока кучку конспектов, хранящуюся в вашем письменном столе. Архивы, в зависимости от их функций и подчиненности, можно разделить на две группы: государственные и ведомственные.

Государственные архивы — учреждения, которые осуществляют собирание, хранение и организацию архивных документов в це­лях их всестороннего использования. Государственные архивы хра­нят постоянно (т.е. вечно) наиболее ценные архивные документы. Главная задача государственных архивов — служение историчес­кой науке. Поэтому государственные архивы иногда называют ис­торическими.

Ведомственные архивы — структурные подразделения учрежде­ний или ведомств, хранящие документы этих ведомств и органи­зующие их использование для информационного обеспечения их работы. Наиболее ценная часть документов архива по истечении

срока хранения в ведомстве передается на постоянное хранение в государственный архив.

Все архивные документы страны образуют Архивный фонд Российской Федерации.

©2015-2018 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных