Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям секретарей

Posted On 22.06.2018

If you like this presentation – show it…

Slide 0

Категории секретарей. Профессиональные требования к различным категориям секретарей

Slide 1

Категории секретарей по уровням

Slide 2

Квалификационные требования: Общее среднее образование и специальная подготовка по установленной программе.

Slide 3

Секретарь Должностные обязанности: Выполняет технические функции по обеспечению и обслуживанию работы руководителя . Осуществляет работу по организационной подготовке и проведению заседаний и совещаний. Занимается всей документацией в организации. Передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам.

Еткс пресс секретарь должностные характеристики

Организует прием посетителей, рассматривает их просьбы и предложения. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями.

Slide 4

Делопроизводитель Должностные обязанности: Передает документы на исполнение, ведёт их учёт, систематизирует документы, оформляет регистрационные карточки или создает банк данных, сдаёт документы в архив. Ведет картотеку учета прохождения документальных материалов, осуществляет контроль за их исполнением, выдает необходимые справки по зарегистрированным документам. Создаёт номенклатуру дел. Обеспечивает сохранность проходящей служебной документации.

Slide 5

СЕКРЕТАРЬ-МАШИНИСТКА Исключена с 1 апреля 2009 года. — Постановление Минтруда и соцзащиты от 24.02.2009 N 29.СЕКРЕТАРЬ-СТЕНОГРАФИСТКА Исключена с 1 апреля 2009 года. — Постановление Минтруда и соцзащиты от 24.02.2009 N 29.

Slide 6

Квалификационные требования. Среднее специальное образование и специальная подготовка по установленной программе.

Slide 7

СЕКРЕТАРЬ НЕЗРЯЧЕГО СПЕЦИАЛИСТА  Выполняет функции обычного секретаря, а также выполняет все те действия которые не в состоянии выполнить руководитель(запись/печатание текста, чтение, чертит схемы, таблицы и т.д.) Сопровождает руководителя в командировках.

Для этого необходимо владеть определёнными умениями(знать шрифт Брайля, уметь быть другом и опорой руководителю.)

Slide 8

Инспектор по контролю за исполнением поручений Должностные обязанности: Осуществляет контроль за своевременным исполнением приказов, поручений и распоряжений руководителя организации. Проверяет их соответствие документам вышестоящих организаций. Заполняет контрольные карточки и ведет картотеки учета распорядительных документов. Ведет оперативный учет прохождения документов. Принимает участие в подготовке предложений по совершенствованию делопроизводства в организации, разработке мероприятий по рационализации документооборота.

Slide 9

СЕКРЕТАРЬ ПРИЕМНОЙ РУКОВОДИТЕЛЯ  Должностные обязанности: Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники.Работает с документами, заявлениями, письмами, корреспонденцией(принимает, проверяет, печатает и т.д) Организует проведение телефонных переговоров руководителя. Выполняет работу по подготовке и проведению заседаний и совещаний. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Организует прием посетителей.

Slide 10

Квалификационные требования. Высшее (среднее специальное) образование без предъявления требований к стажу работы.

Slide 11

Секретарь-референт  Должностные обязанности:Обеспечить эффективную работу руководителя. Вести информационное обслуживание руководителя: документное и бездокументное. Подготавливать обзоры печати. Организовать прием посетителей. Устанавливать контакты. Организовать и обеспечить работу совещания. Составлять и оформлять документы, в том числе с помощью технических средств. Уметь пользоваться базами данных.Оперативно размножать документы. Обеспечивать быструю передачу информации с помощью средств связи. Вести работу с документами. Вести архив.

Slide 12

Документовед Должностные обязанности: Разрабатывает и внедряет технологические процессы работы с документами и документной информацией. Принимает участие в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы ДОУ, осуществляет контроль за состоянием делопроизводства. Разрабатывает унифицированные системы документации и табели документов. Принимает меры по оптимизации документопотоков. Участвует в отборе документов и передачи их на хранение. Изучает и обобщает передовой отечественный и зарубежный опыт в области документационного и информационного обеспечения управления.

Slide 13

Пресс-секретарь Должностные обязанности: Осуществляет сбор и профессиональную подачу информации в СМИ, о деятельности организации. Получает сведения и материалы, необходимые для информирования общественности. Осуществляет подготовку, распространение и контроль над публикацией материалов организации. Организует пресс-конференции, брифинги и пр. Осуществляет работу со СМИ. Организует работу Интернет-сайта организации и несет ответственность за размещение информации, ее оперативность, актуальность и достоверность.

Ведет переписку по вопросам, входящим в его компетенцию.

Slide 14

Список источников и литературы Единый квалификационный справочник должностей служащих (ЕКСД) Выпуск 1 ДОЛЖНОСТИ СЛУЖАЩИХ ДЛЯ ВСЕХ ВИДОВ ДЕЯТЕЛЬНОСТИКВАЛИФИКАЦИОННЫЙ СПРАВОЧНИК ДОЛЖНОСТЕЙ РУКОВОДИТЕЛЕЙ, СПЕЦИАЛИСТОВ И ДРУГИХ СЛУЖАЩИХ 1999

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ СЕКРЕТАРЯ РЕФЕРЕНТА ГЕНЕРАЛЬНОГО ДИРЕКТОРА

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Секретарь-референт относится к категории специалистов предприятия, принимается и увольняется директором.

1.2. Основными задачами секретаря-референта являются организационные и документационное обеспечение управленческой деятельности.

1.3. Секретарь-референт подчиняется непосредственно директору предприятия.

1.4. В своей деятельности секретарь-референт руководствуется:
— законодательными актами РФ;
— Уставом предприятия;
— Положением о функциональных службах предприятия;
— приказами (указаниями) руководства предприятия;
— нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;
— настоящей должностной инструкцией.

1.5. На должность секретаря-референта назначаются лица с высшим, средним специальным образованием и стажем работы не менее 1 года или без стажа, но при условии прохождения обучения на курсах секретарей-референтов.

1.6. Секретарь-референт должен владеть вопросами:
— перспектив развития предприятия, его финансово-хозяйственной деятельности;
— организации работы с документами, составления документации;
— организации управленческого труда;
— применение средств вычислительной и организационной техники;
— перевода служебной документации на иностранный язык коммерческого партнера;
— культуры труда и служебной этики;
— охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты.

2. ФУНКЦИИ

На секретаря-референта возлагаются следующие функции:

2.1. Информационно-справочное обслуживание по документам предприятия.

2.2. Методическое руководство и контроль за организацией делопроизводства в структурных подразделениях и филиалах предприятия.

2.3. Документирование деятельности совещательных органов предприятия.

2.4. Оперативно-организационное обслуживание руководства.

2.5. Ведение о оформление кадровой документации и учета (в случае отсутствия инспектора по персоналу).

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

Секретарь-референт должен:

3.1. Осуществлять подготовку необходимых документов, обеспечивать финансово-хозяйственную деятельность предприятия.

3.2. Обеспечивать прием, учет, регистрацию, контроль исполнения документов, информационно-справочное обслуживание и хранение документной информации.

3.3. Контролировать качество подготовки, правильность составления, согласования, утверждения документов, представляемых на подпись руководству предприятия.

3.4. Осуществлять контроль исполнения документов и поручений руководства, принимать оперативные меры, направленные на своевременное и качественное их исполнение.

3.5. Осуществлять организацию подготовки, принятия решения и доведения их до непосредственных исполнителей. Проводить анализ справок и докладов, предоставляемых руководству, давать по ним компетентные заключения.

3.6. Осуществлять оперативную связь со сторонними организациями (как коммерческими, так и государственными) и отдельными гражданами по вопросам текущей деятельности предприятия (телефон, факс и т. п.).

3.7. Вести прием посетителей.

3.8. Выполнять работу по документационному обеспечению кадровой деятельности предприятия:
— оформление приказов по личному составу;
— оформление личных карточек формы Т-2 или личных дел;
— оформление трудовых книжек;
— оформление и ведение трудовых контрактов (договоров);
— оформление командировочных документов;
— оформление листов нетрудоспособности;
— ведение табеля учета рабочего времени;
— выдача справок о трудовом стаже и зарплате.

3.9. Обеспечивать выполнение машинописных и копировально-множительных работ.

3.10. Использовать ПЭВМ как средство автоматизации документационного обеспечения предприятия.

3.11. Проводить ежегодный отбор документов на архивное хранение или на уничтожение.

3.12. Выполнять отдельные поручения руководства по профилю финансово-хозяйственной деятельности предприятия.

4. ПРАВА

Секретарь-референт имеет право:

4.1. Запрашивать от функциональных служб необходимые материалы, а также объяснения о причинах задержки выполнения заданий и поручений руководства.

4.2. Рассматривать документы и направлять их на исполнение руководителям и специалистам предприятия.

4.3.

Требовать от исполнителей доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил их составления и оформления (ГОСТ 6.38-90), международных правил оформления документов (ISO).

4.4 Визировать документы управленческой деятельности в рамках своей компетенции.

4.5. Вносить на рассмотрение руководства предложения по улучшению документационного обеспечения деятельности предприятия, совершенствованию форм и методов управленческого труда на основе применения электронной техники.

4.6. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в деятельности предприятия.

4.7. Работать с документами, имеющих гриф «КТ» или «Конфиденциально».

4.8.

СЕКРЕТАРЬ РУКОВОДИТЕЛЯ

Принимать решения в пределах своей компетенции.

4.9. Взаимодействовать со всеми службами (сотрудниками) предприятия по вопросам проверки исполнения документов и представления необходимой информации руководству.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Секретарь-референт несет ответственность за:

5.1. Качество документов, предоставляемых на подпись руководству предприятия.

5.2. Небрежное, халатное отношение к регистрации и ведению документов.

5.3. Сохранность документации, разглашение сведений, имеющих гриф «Конфиденциально» или «КТ».

5.4. Нечеткое и несвоевременное выполнение должностных обязанностей, предусмотренных настоящей инструкцией.

Другие инструкции в разделе:
— Мерчендайзер: должностная инструкция;
— Должностная инструкция юрисконсульта отдела регистрации;
— Должностная инструкция инженера по стандартизации.

Если книга которая размещена на сайте нарушает Ваши авторские права, свяжитесь с нами. oivantc@gmail.com

Инструкция для должности «Секретарь-машинистка«, представленная на сайте www.borovik.com, соответствует требованиям документа — «СПРАВОЧНИК квалификационных характеристик профессий работников.

ЕКСД — Секретарь руководителя

Выпуск 1. Профессии работников, являющиеся общими для всех видов экономической деятельности», который утвержден приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29 декабря 2004 г. N 336.
Статус документа — ‘действующий’.

Квалификационные требования
Полное общее среднее образование и профессионально-техническое образование или полное общее среднее образование и профессиональная подготовка на производстве. Без требований к стажу работы.

Знает и применяет в деятельности: положения, инструкции, другие руководящие материалы и нормативные документы по ведению делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; машинопись; правила орфографии и пунктуации; порядок размещения материала при печатании различных документов; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; правила эксплуатации пишущих машин, диктофонов, магнитофонов; правила пользования приемно-передающими устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; основы организации труда; основы законодательства о труде.

Характеристика работ, задачи и должностные обязанности
Выполняет технические функции, охватывающих обеспечение и обслуживание работы руководителя предприятия или его подразделений. Получает необходимые руководителю сведения от подразделений или исполнителей, вызывает по его поручению работников. Организует телефонные переговоры руководителя, принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит до его сведения их содержание. Осуществляет работы по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, уведомление участников о времени, месте и повестке дня заседания или совещания, ведение регистрации), ведет и оформляет протоколы. Обеспечивает рабочее место руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает благоприятные условия для его эффективной работы. Передает и принимает информацию по приемно-передающим устройствам (телекс, факс, телефакс и др.). Печатает по указанию руководителя различные материалы. Ведет делопроизводство, принимает корреспонденцию, поступающую на имя руководителя, осуществляет ее систематизацию в соответствии с принятым на предприятии порядком и передает после ее рассмотрения руководителем в подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы либо подготовки ответа. Следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль. Принимает документы на подпись руководителя. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения заявлений и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Готовит документы для тиражирования на множительной технике, а также делает копии документов на персональном ксероксе.

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2017
Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих
Разделы «Общеотраслевые квалификационные характеристики должностей работников, занятых на предприятиях, в учреждениях и организациях» и «Квалификационные характеристики должностей работников, занятых в научно-исследовательских учреждениях, конструкторских, технологических, проектных и изыскательских организациях», утвержденные Постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 N 37
(редакция от 15.05.2013)

Секретарь руководителя

Должностные обязанности. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя предприятия.

Новые квалификационные характеристики секретарей

Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя предприятия. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверяет правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает качественное их редактирование. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль. Ведет контрольно-регистрационную картотеку. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие его эффективной работе. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив. Копирует документы на персональном ксероксе.

Должен знать: постановления, распоряжения, приказы и другие руководящие материалы и нормативные документы, касающиеся деятельности предприятия и ведения делопроизводства; структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений; организацию делопроизводства; методы оформления и обработки документов; архивное дело; машинопись; правила пользования приемно-переговорными устройствами; стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых форм; основы этики и эстетики; правила делового общения; основы организации труда и управления; правила эксплуатации вычислительной техники; основы административного права и законодательства о труде; правила внутреннего трудового распорядка; правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации. Высшее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.

Комментарии к должности

Приведенные выше квалификационные характеристики должности «Секретарь руководителя» предназначены для решения вопросов, связанных с регулированием трудовых отношений и обеспечением эффективной системы управления персоналом в различных организациях.

На основе этих характеристик разрабатывается должностная инструкция секретаря руководителя, содержащая права и ответственность работника, а также конкретный перечень его должностных обязанностей с учетом особенностей организации и управления деятельностью предприятия (учреждения).

При составлении должностных инструкций руководителей и специалистов необходимо учесть общие положения к данному выпуску справочника и введение с общими положениями к первому выпуску справочника должностей.

Обращаем ваше внимание на то, что одинаковые и схожие наименования должностей могут встречаться в разных выпусках ЕКС. Найти схожие названия можно через справочник должностей (по алфавиту).

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *