Контроль исполнения документов

Posted On 04.02.2018

В процессе организации работы с документацией одним из наиболее важных этапов является осуществление контроля исполнения документов. Чтобы деятельность организации в целом стала более эффективна, данная работа в той или иной форме должна проводиться обязательно. Стоит иметь в виду, что контроль исполнения может быть осуществлен только после того как будет завершен этап регистрации входящих документов.

Существует два главных направления осуществления такого контроля:

  • По существу стоящих перед вами вопросов – как правило, в такой ситуации руководители структурных подразделений несут всю ответственность за качественное исполнение поручений в полном объеме.
  • За сроками исполнения – данная задача ложится на плечи службы делопроизводства.

В настоящей статье мы поговорим о том, каким должен быть порядок ведения работы, касающейся контроля над сроками исполнения документов, так как эта задача лежит в сфере ответственности подразделения по делопроизводству. В каждой конкретной организации у таких служб могут быть разные названия, например: канцелярия, общий отдел, управление делами и т.д. Если же фирма совсем невелика, то функции этого отдела передаются в ведение секретариата.

Контрольная работа состоит из следующих этапов:

  • Постановка документации на контроль;
  • Проверка хода их исполнения, в том числе и напоминания для исполнителей о том, что приближается назначенный срок;
  • Снятие документов с контроля;
  • Анализ результатов исполнительной работы, а затем передача руководству информации о полученных результатах.

Постановка документов на контроль

На каждом документе в верхнем правом поле необходимо проставить отметку о контроле. Для этой цели лучше всего подойдет штамп, а кроме того, в эту отметку должно быть включено указание на определенный срок исполнения документа.

Документы с типовыми сроками исполнения можно поставить на контроль уже в ходе регистрации в службе делопроизводства, а затем они могут быть переданы на исполнение сразу в соответствующие структурные подразделения. Таким образом, этап рассмотрения документов проходит без рассмотрения руководством компаний.

Все другие документы можно поставить на контроль в соответствии с указанными в резолюции сроками, то есть после рассмотрения бумаг руководством. В резолюции к документу должна содержаться информация об исполнителе (или исполнителях), сроке и сути поручения.

Например, это может выглядеть так: «Свиридову А.И. Представить на подпись акт инвентаризации. Срок – 31.07.2014. Подпись руководителя 20.07.2014».

Зачастую при оформлении типовых документов, которые имеют понятный из текста смысл, а также повторяются с определенной периодичностью, в резолюции достаточно указать только фамилию исполнителя. Естественно, служба делопроизводства не ставит на контроль документы такого рода.

Служба делопроизводства делает на всех документах, подлежащих контролю, соответствующие пометки об исполнителе и сроке исполнения в базе регистрации документации. Данная база может представлять собой журнал регистрации или контрольно-регистрационные карточки, независимо от того ведутся ли они в электронном виде или на бумажном носителе.

В тот же день (или иногда на следующий), когда документы с резолюцией возвращаются в службу делопроизводства, их передают на исполнение. Передача производится под роспись, чтобы подтвердить сам факт, а также время и получателя документов. Если в резолюции имеется сразу несколько исполнителей, то оригинал документа необходимо передать первому из указанных лиц.

Если производится электронная регистрация без использования системы электронного документооборота, то для получения подписей исполнителей необходимо будет распечатать соответствующие страницы журнала, в котором регистрируются входящие документы, или же сами регистрационные карточки. Если же в компании применяется СЭД, документы отправляют на исполнение прямо в электронном виде, для чего используются предусмотренные в системе программные средства.

Проверка процесса исполнения и напоминания о контрольных сроках

Сотрудник, который несет ответственность за контроль исполнения документов, каждый день получает информацию о просроченных документах или же о тех, чей срок исполнения приходится на текущую дату или настанет спустя 3-5 дней. Контроль производится при помощи любого доступного способа, в том числе вручную путем просмотра контрольных карточек или же электронной регистрационной базы, а также автоматизированным путем с использованием компьютерной техники. При этом есть возможность составления такого списка для внутреннего пользования, чтобы исполнители документов могли реагировать оперативно, а затем направлять бумаги в соответствующие структурные подразделения.

Поскольку отдел делопроизводства обязан делать напоминания о приближении срока исполнения документов за 3-5 дней, осуществлять это можно любым из доступных способов: при помощи электронной почты, посредством автоматизированных средств СЭД, устно или даже по телефону.

Текст напоминания может иметь произвольный вид. Например такой: «Напоминаем, что до окончания срока исполнения письма ООО «Витязь» от 14.06.2014 №03-06/145 «О заключении договора» осталось 3 дня. Срок: 25.06.2014».

В некоторых ситуациях срок исполнения документа может быть продлен. Однако осуществить продление срока может лишь та организация или же должностное лицо, которым был установлен данный срок. Кроме того, необходимо, чтобы продление срока документа было обосновано.

Ответственный за данную процедуру исполнитель не позднее, чем за 2-3 дня до того, как истечет контрольный срок, в докладной записке на имя определенного руководителя должен изложить просьбу о необходимости продлить документ с указанием предполагаемого нового срока. После того как упомянутая докладная записка будет рассмотрена, ее необходимо будет передать в службу делопроизводства для того, чтобы внести изменения в форму контроля, которая зачастую аналогична форме регистрации. В противном случае данное поручение следует считать неисполненным.

Снятие с контроля

С контроля можно снять только уже исполненный документ. Как правила, сведения о процессе исполнения документа фиксируют в регистрационной базе документации, где также указываются конкретные выполненные действия и реквизиты подготовленных документов (номер и дата). Это может выглядеть так: «отправлено письмо от 17.09.2014 № 3/25/897», «составлен акт от 02.11.2014», «21.07.2014 проведена рекламная акция в ТРЦ «Сфера» и т.п.

Анализ результатов контроля исполнения документов

Служба делопроизводства обязана проводить анализ результатов осуществления контроля исполнительской дисциплины. Это необходимо для того, чтобы повышать эту дисциплину, а также искать пути улучшения работы в данном направлении. Кроме того, в обязанности этого отдела входит информирование руководства организации для того, чтобы можно было делать дальнейшие организационные выводы.

Решения поставленной задачи можно добиться путем составления разных справок. Наибольший интерес представляет информация о тех документах, которые не были исполнены своевременно, то есть были просрочены или же исполнены с задержкой. Кроме того, чтобы провести оценку деятельности, важно, чтобы в справке содержалась информация об общем количестве контрольных документов, исполненных каждым конкретным сотрудником, структурным подразделением или всем предприятием в целом.

В зависимости от производственной необходимости следует установить периодичность составления таких справок за тот или иной временной промежуток – год, месяц, неделя, год. Желательно закрепить установленную периодичность в инструкции по делопроизводству. В ежедневный отчет, как правило, входит лишь перечень документов, которые были просрочены по состоянию на текущий день.

Информация может быть составлена в произвольной форме, в том числе и в виде таблицы. Должны быть включены следующие данные:

  • дата составления;
  • охватываемый временной промежуток – определенная дата или же период;
  • общее количество документов;
  • количество документов, поставленных на контроль;
  • количество, а при необходимости и реквизиты, неисполненных документов;
  • аналогичные данные по исполненным с опозданием документам;
  • если имеется необходимость, можно добавить любые другие данные, например, выводы и предложения, также можно запросить объяснительную у ответственных лиц о причинах задержки исполнения документов и т.п.

Данная информация может быть подготовлена и доведена до сведения заинтересованных лиц (например, исполнителей и руководства) в виде докладной или же служебной записки.

Если вы хотите получить более подробную информацию о том, как проводится контроль исполнения документов, ждите следующих наших публикаций. Далее вы сможете больше узнать о контроле исполнения поручений, в том числе о том, какие документы предприятия имеет смысл ставить на контроль. Здесь же мы подробно поговорим о контрольных сроках.

Консультация юриста

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

В контроле исполнения документов можно выделить:

  • контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;
  • контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу вопроса решения вопроса осуществляет руководитель (организации или структурного подразделения) или специально уполномоченное лицо. Контроль по существу – это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов осуществляется в крупной организации подразделением или группой контроля, входящей в службу документационного обеспечения управления (ДОУ), в небольшой организации – секретариатом или секретарем. В ГОСТе Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" закреплено следующее определение: "Контроль исполнения документов – это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов".

При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются:

  • отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих достаточно важное значение, зафиксированных указаний руководства;
  • обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
  • выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.

Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Это довольно распространенная практика при подготовке распорядительных документов, когда контроль исполнения может быть возложен на любого из сотрудников или взят руководителем на себя.

Контроль исполнения документов

Но централизация контроля за исполнением документов при этом является важным фактором его эффективной постановки.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

  • постановку документов на контроль;
  • проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;
  • предварительную проверку и регулирование хода исполнения;
  • снятие документов с контроля;
  • учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

Во время постановки документа на контроль, на его верхнем поле проставляется отметка о контроле (реквизит 19). Такая же отметка проставляется в регистрационной форме.

Исполнение документа должно контролироваться с момента постановки на контроль, после осуществления которой документ должен быть передан исполнителю(ям). При этом желательно, чтобы группа контроля или сотрудник, ответственный за контроль, провели проверку своевременности доведения документа до конкретного исполнителя.

В течение срока исполнения документа должны осуществляется предварительные проверки и регулирование хода исполнения, результаты которых, как правило, также фиксируются в регистрационно-контрольной карточке. Ответственность за правильность представленной информации несут исполнители.

Проверки могут проводиться в устной или письменной форме. В последнем случае службой контроля готовятся письменные напоминания. Они могут быть посвящены как конкретному заданию, так и отдельному документу или исполнителю. Возможна также подготовка и рассылка напоминаний, содержащих сведения о документах, находящихся в одном или нескольких структурных подразделениях.

Сроки осуществления предварительных проверок хода исполнения документов должны быть закреплены в регламенте организации (или при его отсутствии в инструкции по делопроизводству).

Снятие документа с контроля осуществляет руководитель, установивший контроль, или по его поручению служба ДОУ, снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. 7 Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна быть вправе вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

Данные о ходе и результатах контроля за исполнением документов должны учитываться и периодически обобщаться, то есть анализироваться. Как правило, сведения о состоянии исполнительской дисциплины обобщаются ежемесячно и представляются в виде сводок со структурой, закрепленной в организации.

На основе результатов анализа разрабатываются и принимаются меры по ускорению исполнения документов, повышению качества исполнительской дисциплины, совершенствованию организации контроля и управления в целом.

⇐ Предыдущая1234

Дата добавления: 2014-01-05; Просмотров: 340; Нарушение авторских прав?;

Читайте также:

При налаживании системы документооборота организации, чет­кого и ответственного исполнения документов важнейшей частью является документооборот на рабочих местах сотрудников, т. е. рабо­та с документами их непосредственных исполнителœей.

Исполнитель получает документы в день регистрации (или на следующий день) в соответствии с указанием руководителя струк­турного подразделœения, с учетом функциональных обязанностей, квалификации и равномерной загрузки всœех исполнителœей.

Поэто­му не рекомендуется передавать документы исполнителям без ве­дома руководителя структурного подразделœения.

Исполнитель знакомится с документами в день их получения. Для документов с длительными сроками исполнения (не менее шести ме­сяцев) исполнитель намечает этапы исполнения, даты промежуточ­ного контроля (если они не являются типовыми), сообщает их служ­бе контроля или вводит в автоматизированную систему контроля ис­полнения.

При решении оперативных вопросов по телœефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую справку об исполнении, к примеру:

Вопрос решен по телœефону 295 01.02

с нач. отдела № 4 Самойловым Н.С.

На совещании будет присутствовать

ведущий специалист Антонов Н.П.

2000.08.26. Личная подпись.

В случае если исполнение документируется, исполнитель готовит проект ответного документа. При подготовке проекта исполнитель должен учитывать содержание ранее изданных поданному вопросу докумен­тов и действующих нормативных актов.

Проект документа͵ напечатанный и оформленный в соответст­вии с действующими государственными стандартами, исполнитель согласовывает с руководителœем, заинтересованными структурными подразделœениями и организациями.

После согласования проект документа передается на подписание (утверждение). Подписанный документ исполнитель передает на ре­гистрацию и отправку.

По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в ко­торое должен быть направлен документ, и проставляет отметку о на­правлении в дело на экземпляре документа͵ содержащем отметки о согласовании. В случае если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполни­тель готовит список на рассылку, определяет тираж и после регистра­ции документа организует его размножение (без указания ʼʼкопияʼʼ).

В случае командировки, отпуска, болезни, увольнения исполни­теля, закрепленные за ним документы, по указанию руководителя структурного подразделœения, передаются другим исполнителям с обя­зательным указанием их фамилий в регистрационно-контрольных формах.

В случае если исполнение документа поручено нескольким лицам, от­ветственный исполнитель, указанный первым в пункте распоряди­тельного документа или резолюции, вправе созыва остальных исполнителœей.

Все исполнители в равной степени ответственны за своевремен­ное и качественное исполнение документа и представление ответ­ственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений).

В случае если исполняемый документ не должна быть одновременно пре­доставлен в распоряжение всœех исполнителœей (к примеру, конфи­денциальный документ), им направляются экземпляры регистрационно-контрольной карточки документа для предварительного извещения о задании или полученном поручении.

В ходе исполнения документа исполнитель вправе предла­гать изменение срока исполнения, в случае если отсутствуют реальные условия выполнения задания, делать пометки на документе о вре­мени его поступления к исполнителю, датах промежуточного ис­полнения (телœефонных и письменных запросах), дате и результате окончательного исполнения.

Исполнитель должен иметь в своем распоряжении или ему долж­на быть предоставлена возможность пользоваться стандартами на документацию, классификаторами технико-экономической и соци­альной информации, номенклатурой дел, информационными ресур­сами (в рамках его компетенции), инструкцией по делопроизводст­ву, справочниками, а также средствами оргтехники: ложементами для бумаг, средствами создания документов (от карандаша до ком­пьютера), множительной техникой и т. д.

Исполнитель заводит для документов папки с надписями ʼʼСроч­ноʼʼ, ʼʼНа исполнениеʼʼ, ʼʼНа доклад (подпись)ʼʼ, ʼʼНа отправкуʼʼ с ука­занием своей фамилии, инициалов, номера телœефона. При необхо­димости в папке ʼʼНа исполнениеʼʼ делаются прокладки с обозначе­нием сроков исполнения и наименований групп документов.

При использовании видеотерминальных устройств исполнитель в установленные сроки получает предназначенную ему информацию и вносит в базу данных необходимые сведения. Исполнитель несет ответственность за полноту, своевременность и достоверность сообщаемой информации.

Контрольные вопросы:

1. Охарактеризуйте процесс документооборота и его базовых этапов.

2. Что включает в себя предварительное рассмотрение документов?

3. Что подразумевается под ʼʼрациональным движением документовʼʼ?

4. Что такое исполнение документов?

Читайте также

  • — Исполнение документов

    Регистрация исходящих и внутренних документов Регистрационные формы для исходящих документов во многом аналогичны регистрационным формам на входящие документы, но заполняются другими данными. Указываются: название подразделения, подготовившего документ,… .

  • — Рассмотрение и исполнение документов

    Порядок работы с исходящими документами Все исходящие документы в ходе подготовки проходят следующие стадии обработки: • подготовка проекта документа и его печать; • согласование проекта; • рассмотрение руководством и подписание документа; •… .

  • Чурилкин И.С., Санина Л.Д.

    В настоящее время любая управленческая структура старается выполнять функции контроля, который способствует усилению исполнительской дисциплины и повышения ответственности за исполнением документов. Однако необходимо отметить, что не всем организациям удается вести контроль исполнения документов. На данный момент существуют проблемы в правовой и нормативной регламентации и, конечно, в организации работы службы делопроизводства.

    Контроль исполнения документов — это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, а также получение информации об уровне исполнительской дисциплины структурных подразделений и сотрудников.

    Впервые контроль исполнения документов был нормативно закреплен как типовая делопроизводственная функция за службами делопроизводства в Основных положениях EГСД в 1974 г.

    На современном этапе развития контроля, многие специалисты в области делопроизводства утверждают, что нормативно-методические документы межотраслевого действия, установившие правила делопроизводства уже устарели. Трижды выходившие в последующие годы Типовые инструкции разрабатывались для федеральных органов исполнительной власти и не являлись нормативными документами фирм.

    Основным нормативным документом, регламентирующим контроль исполнения в организации, является инструкция по документационному обеспечению управления (ДOУ). От того, насколько детально и полно прописана система контроля исполнения документов в инструкции, зависит организация этой работы и ее результаты, которые, несомненно, скажутся и на всей деятельности организации.

    В российской системе управления контроль исполнения документов всегда проводился руководителями структурных подразделений. В настоящее времяконтроль исполнения осуществляется службой ДOУ или специальной службой контроля, а в не больших организациях контроль может осуществляться одним специалистом, например, референтом руководителя организации. Однако существует множество служб делопроизводства, в которых подобные подразделения (или отдельные сотрудники) отсутствуют, а контроль ведется эпизодически или не ведется вовсе. Необходимо отметить, что специальные службы контроля создаются всё реже из-за стремления руководства организаций к сокращению до минимума численности сотрудников.

    Постановка документа на контроль проводится в соответствии с действующими законодательными или нормативными актами, а также в соответствии с управленческим решением органа управления (действующего на основе коллегиальности или единоначалия), которое оформляется, как правило, в виде поручения (резолюции или пункта распорядительного документа).

    Постановка на контроль совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба делопроизводства сразу при регистрации. Входящие документы с индивидуальными сроками исполнения ставятся на контроль после рассмотрения их руководителем, который в своей резолюции определяет конкретный срок.

    При постановке документа на контроль устанавливаются определенные параметры:

    — срок исполнения;

    — исполнители (должностные лица или структурные подразделения, которым поручается исполнение поставленной задачи);

    — излагается (формулируется) текст поручения.

    Принципиальным вопросом в организации контроля является сроки исполнения документа. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях:

    — внутренних – с даты подписания (утверждения) документа;

    — поступивших из других организаций – с даты их поступления.

    Необходимо отметить, что если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

    Принято выделять сроки исполнения документов типовые и индивидуальные. Типовые сроки устанавливаются законодательными и нормативными актами. Индивидуальные сроки исполнения могут содержаться в тексте самих документов (например, в приказах) или определяться руководителем в резолюции.

    Типовой срок основной массы документов составляет 10-15 дней, если же срок не указан в документе или резолюции, такой типовой срок не должен превышать 15 дней. Такие документы подлежат последующему контролю. Индивидуальные сроки устанавливаются для наиболее важных документов.

    Иногда индивидуальный срок отличается от типового, установленного для данной категории документов. Например, по обращениям руководитель может установить меньший срок, если решение не требует отлагательств. Возможна ситуация, когда по указанию руководителя организации ли структурного подразделения на контроль может быть поставлен любой документ, не включенный в перечень.

    Допускается постановка на контроль постоянных заданий (вытекающих из рабочих программ, планов). На особый контроль могут браться устные указания руководителя. Документ, содержащий сложный вопрос решается, как правило, в течение 2 дней. Начало контрольных операций должно совпадать с моментом регистрации документа. Если по каким-то объективным причинам документ не может быть исполнен в срок, необходимо заранее (за 2-3 дня) согласовать вопрос с руководителем об установлении более реального срока исполнения документа.

    Отпуск, командировка не являются уважительной причиной исполнения. В этом случае неисполненные документы должны быть переданы другому исполнителю.

    Для документов, требующих более длительной работы по исполнению, срок может быть увеличен (за 2-3 дня) не более чем в 2 раза первоначально установленного срока. Продлевает этот срок только то лицо, которое его установило (и снимает с контроля). Срок может быть продлен сразу после получения или за 2-3 дня до истечения срока. Если исполнителем вопрос о переносе срока не согласован заранее, документ считается неисполненным. Для сложных заданий, требующих длительного срока исполнения и участия нескольких исполнителей из различных подразделений, целесообразно задание разделить на стадии выполнения и по каждому этапу выделить конкретного исполнителя, срок исполнения и методы работы. С этой целью может составляться план выполнения документа.

    После того как документ был исполнен, он снимается с контроля руководителем или, по его поручению службой делопроизводства. Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).

    Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Передача документов на исполнение другим сотрудникам не является основанием для снятия их с контроля или переноса сроков исполнения. Если контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствует заданию, она должна вернуть документ на доработку без продления сроков исполнения.

    Проанализировав контроль исполнения документов, можно сделать вывод, о том, что многие организации ведут контроль исполнения документов не верно. В связи с этим появляются проблемы связанные с организацией контроля исполнения. В данной статье мы выясняли, что во многих организациях отсутствуют специальные службы ответственные за контроль, либо контроль не ведется вовсе.

    В заключении хотелось бы отметить, что технология контроля прошла значительный путь развития и сегодня позволяет контролировать огромные массивы документов, но при этом проблема контроля по-прежнему остается во многих организациях нерешенной.

    Список использованной литературы

    1. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления). — М.: ЗАO «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999. — 320с.

    2. Фионова Л.Р. Организация и технология документационного обеспечения управления: Конспект лекций. — Пенза: гос. ун-т, 2005. – 95 с.

    3. Бардаев Э.А. Документоведение : учебник для студ. высш. учеб.заведений. — М.: «Издательский центр «Академия», 2008. — 304 с.

    4. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учеб.пособие. — М.: «ИНФРА-М», 2003. — 304 с.

    5. Санкина Л.В. Контроль исполнения документов //Делопроизводство и СЭД. — 2013. — № 14. — С.4.

    6. Носарева Н.Н. Контроль исполнения – традиционный уклад и инновационный подход // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2014.- № 6. – С.6.

    Избранное Консультант Плюс: папки, закладки, документы на контроле

    В системе Консультант Плюс можно документы заносить в собственное Избранное. Общий принцип аналогичен работе в интернет-браузерах, когда вы можете «откладывать» заинтересовавшие вас странички, чтобы при необходимости вернуться к ним в один клик мышкой.

    Что такое Избранное Консультант Плюс?

    Это функционал из трех основных частей:

    1. Папки
    2. Закладки и документы
    3. Документы на контроле

    Рассмотрим подробнее:

    Закладки и документы

    Эта вкладка окошка Избранного предназначена для хранения отмеченных вами документов, материалов и фрагментов документов.

    Чтобы добавить документ или его часть в Закладки, откройте окно Избранное прямо из текста изучаемого вами документа и нажмите кнопку «Добавить».

    Полезные советы по работе с Закладками:

    • Закладки в Консультант Плюс можно структурировать. Для этого на правом поле окна Закладки и документы есть пиктограмма — нажмите ее и назовите папку так, как удобно. Количество папок не ограничено — создавайте столько, сколько нужно!
    • Закладки можно переносить на другой компьютер — обмениваться с коллегами или партнерами! Это очень удобно, а главное, очень просто. Чтобы выгрузить закладки в файл для обмена, откройте Избранное, нажмите правой клавишей мышки на нужную закладку и выберите пункт «Сохранить в файл». Передайте этот файл на другой компьютер, а там импортируйте его в Консультант Плюс через пункт контекстного меню «Загрузить из файла».
    • Закладки можно переименовывать и удалять — соответственно, в этом помогут иконки и
    • Чтобы перейти в любую закладку, достаточно два раза кликнуть по названию документа.

    Папки

    Это место для хранения подборок документов. Это очень полезная функция, доступная в любом комплекте Консультант Плюс. Составить подборку бывает необходимо очень многим специалистам — например, кадровику может быть удобно в одном месте хранить все профстандарты, а бухгалтеру — все ПБУ.

    Документы в папках — хороший способ получить к ним доступ быстро, не затевая новый поиск по имени или реквизитам.

    Чтобы добавить документ в папку, откройте окно Избранное прямо из текста изучаемого вами документа — перейдите во вкладку «Папки» и нажмите кнопку «Добавить».

    Полезные советы по работе с Папками:

    • Папки можно группировать, создавая собственную структуру каталогов.

      Группы папок могут включать не более 10 уровней вложенности. Но, как показывает наша многолетняя практика, этого более, чем достаточно.

    • Папки можно произвольно именовать и переименовывать — аналогично работе с Закладками.
    • Также по аналогии с Закладками, папками можно обмениваться — выгружать папку в файл, переслать (или перенести на флешке) на другой компьютер. Так можно быстро поделиться с коллегой результатом своей работы в программе, сэкономить его время и получить благодарность ��

    Документы на контроле

    Это замечательная штука в Консультант Плюс для профессионалов!

    Она позволяет следить за будущими изменениями документа — то есть такими, которые еще даже не случились.

    Поставить на контроль Консультант Плюс просто: открыть окно Избранное — выбрать вкладку «Документы на контроле» — нажать на кнопку «Добавить». Вот и все! Теперь программа сама будет отслеживать изменения, а вы узнаете об этих изменениях из уведомлений системы.

    Полезные советы по работе с Документами на контроле: Снять документ с контроля можно так: открыть Избранное — выделить нужный документ — нажать правую кнопку мыши — выбрать пункт выпавшего меню «Снять с контроля».

    • Поставить на контроль весь документ можно в разделах Консультант Плюс «Законодательство», «Проекты правовых актов», «Правовые акты по здравоохранению» и «Технические нормы и правила».
    • Фрагмент документа также можно поставить на контроль — но это работает только для нормативных правовых актов (не работает для технических норм и законопроектов).

    Функция документы на контроле в СПС Консультант Плюс неизменно пользуется популярностью клиентов-юристов, которым часто необходимо узнавать об изменениях правовых норм по конкретным документам.

    Можно сказать, что документ на контроле Консультант Плюс — это надежная сила! Так вы никогда не пропустите действительно важного, а думать за вас будет программа и наши разработчики ��

    Заказ бесплатной демонстрации Консультант Плюс

    Add a Comment

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *