Личное дело работника

Posted On 08.11.2017

Ведение личных дел работников законодательно предусмотрено только для государственных и муниципальных служб (ФЗ от 27.07.2004 № 79; ФЗ от 02.03.2007 № 25; Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640; Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 и др.). Обязать вести их можно также отраслевым нормативным актом, приказом вышестоящей организации (управляющей компании). Остальные работодатели вольны сами решать, вести их или нет.

Необходимо помнить, что личное дело — это персональные данные работника. Соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Формирование личного дела работника, образец 2018 года

Скачать

Как формировать

Личное дело начинает формироваться с момента трудоустройства. На сотрудника заводится отдельная папка. На титульном листе указываются название организации, номер дела, Ф.И.О. сотрудника, даты начала и окончания ведения, количество листов, срок хранения.

Все документы в деле размещаются в хронологическом порядке.

Порядок формирования личного дела работника

Документы, оформляемые при приеме на работу, чаще всего располагаются следующим образом:

  • анкета (если ведется);
  • заявление о приеме на работу (по закону, оно вообще не требуется, но некоторые работодатели по старинке просят своих работников писать такие заявления);
  • копия приказа о приеме на работу (оригинал, как правило, хранят отдельно в номенклатурной папке);
  • второй экземпляр трудового договора;
  • заверенные соответствующим образом копии документов: паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета (приписного удостоверения) и т. д (вообще, какие копии хранить и зачем, определяет работодатель сам, но обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей, так сказано в статье 5 Закона о персональных данных).

В период работы в организации дело пополняется другими материалами, связанными с выполнением трудовой деятельности: приказами (копиями) о переводе, поощрении, дисциплинарных взысканиях; договорами материальной ответственности, дополнительными соглашениями, документами по аттестации, о повышении квалификации и др.

Непременным приложением к делу является внутренняя опись — это, по сути, список всех бумаг, приобщенных к делу. В ней также фиксируется информация об изъятии либо замене каких-либо документов. Опись составляется по установленной форме, которая приведена в приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.

Порядок формирования личного дела работника после увольнения

Вместе с увольнением сотрудника его личное дело закрывается. Для этого необходимо произвести проверку его оформления: сверить наличие и расположение внесенных в опись материалов, нумерацию листов.

По окончании проверки опись необходимо закрыть путем внесения в нее записи о количестве документов в деле (цифрами и прописью), листы самой описи учитывают отдельно. Далее составить лист-заверитель (приложение 9 к Правилам). Документы оформляются на отдельных листах и подписываются составителем. Если впоследствии будут вноситься какие-либо изменения, то их нужно отмечать в листе-заверителе, ссылаясь на соответствующий акт.

Внутренняя опись вкладывается в начало дела, лист-заверитель его завершает. Затем папка подшивается и пломбируется. На титульном листе проставляется дата закрытия и срок хранения.

Если по каким-либо причинам у работодателя остались персональные документы уволенного сотрудника (удостоверения личности, трудовая книжка, военный билет), их нужно вложить в отдельный конверт, подшить его к делу и пронумеровать вложения.

Сколько и как хранить

В организации личные дела хранятся в специально оборудованных местах. Это могут быть металлические шкафы (сейфы) или помещения, исключающие доступ к ним третьих лиц, а также хищение или утерю информации. Дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Располагать их в хранилище можно по порядковым номерам, по алфавиту и т. д.

Персональные дела уволенных подлежат сдаче в архив по истечению трех лет после их закрытия, а муниципальных служащих — по истечению 10 лет хранения по последнему месту службы.

При этом нужно учитывать, если личное дело заведено после 2003 года, то срок его хранения будет составлять 50 лет, если ранее — срок хранения 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). В случае приобщения к нему материалов с различными сроками хранения, все дело хранится по максимальному сроку.

Не все организации и работодатели ведут личные дела сотрудников. Обязательное их ведение предусмотрено законодательством РФ в отношении государственных и муниципальных служащих.

Так как они содержат персональные данные, работодатель обязан обеспечить надежность их ведения, хранения и порядок выдачи.

Из чего состоит (структура)

Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.

Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:

  • согласие на обработку персональных данных;
  • копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
  • заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
  • справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
  • трудовой договор (экземпляр работодателя);
  • копию приказа о приеме на работу;
  • договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
  • договор о материальной ответственности и т. д.

В период работы досье пополняют:

  • аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
  • копии документов о повышении квалификации;
  • копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
  • дополнительные соглашения к трудовому договору;
  • докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.

При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.

Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.

Сколько хранить

Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).

Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.

Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч.

Образец личного дела работника

2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.

Учет, внесение изменений и хранение

Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.

Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.

Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).

Выдача личных дел работников

Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.

Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.

Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.

Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.

Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.

Как правильно сформировать личное дело работника

Категория: Менеджмент

Законодательство не содержит перечня конкретных документов, включаемых в личное дело работника. Такой перечень существует только для отдельных категорий работников государственной службы.

Личное дело сотрудника: порядок формирования и ведения

В соответствии со ст. 85 Трудового кодекса РФ у работодателя находятся личные данные работника, к которым относится информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. К таковым, в частности, относятся документы, предъявляемые при заключении трудового договора (ст. 65 Трудового кодекса РФ), приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказы о поощрениях и взысканиях.    Личное дело — совокупность документов, содержащих максимально полные сведения о сотруднике и его трудовой деятельности.    Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу.    Первоначально в личное дело группируются документы, отражающие процесс приема на работу:
— кадровая справка;
— заявление о приеме на работу;
— анкета;
— автобиография;
— характеристика-рекомендация (при наличии);
— копии документов об образовании;
— копия (ксерокопия) приказа о приеме на работу;
— экземпляр трудового договора;
— внутренняя опись;
— личная карточка формы Т-2.    Анкета является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Анкета заполняется от руки самим работником при оформлении на работу. На все вопросы анкеты он должен давать полные ответы, не допускать сокращений, прочерков, исправлений, помарок, в строгом соответствии с теми записями, которые содержатся в его личных документах.
При заполнении анкеты используются следующие документы:
— паспорт;
— трудовая книжка;
— военный билет;
— копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученой степени, ученого звания (если таковые имеются);
— копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;
— копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
В дальнейшем в личное дело подшиваются документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работника:
-приказы о переводе на другую должность;
— аттестационные листы по итогам аттестации;
— копии приказов о поощрении / наложении дисциплинарного взыскания;
— другие характеризующие и дополнительные материалы.
Личное дело ведется на протяжении всей трудовой деятельности работника в организации.
Изменения, вносимые в личное дело сотрудника в период трудовой деятельности, должны быть подтверждены соответствующими документами, в том числе документами учебных заведений, органов ЗАГС, паспортных столов и др. (например, копия свидетельства о браке, диплом об окончании учебного заведения и т.д.).
Листы документов, подшитых в личное дело, нумеруются.
Все документы, поступающие в личное дело, должны располагаться в хронологическом порядке.
В личные дела не должны входить документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

Состав документов личного дела.

Личное дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о сотруднике. Оно оформляется в отделе кадров.

Вначале в него помещают следующие документы: личное заявление о приёме на работу, автобиографию, копию приказа о приёме на работу, личный листок по учёту кадров; затем – копии документов об образовании, копии приказов по личному составу, а также такие документы, как копии свидетельства о браке, о рождении ребёнка, о разводе и т.д., характеристика или рекомендательное письмо, копия свидетельства о постановке на учёт в налоговом органе, копия страхового свидетельства. В дальнейшем в личное дело включают копии приказов о поощрениях, перемещениях, а также аттестационные листы. Также в личное дело включаются копии документов, подтверждающих изменения в анкетно-биографических данных работника. Документы располагаются в хронологической последовательности.

Все эти документы подшивают в папку-скоросшиватель, обложка которой должна быть оформлена в соответствии с ГОСТ 17.914–72.

На обложку выносят следующие данные: наименование учреждения (структурного подразделения); номер дела, фамилию, имя, отчество сотрудника – в именительном падеже, дату начала дела (дату приказа о приёме на работу), дату окончания дела (дату приказа об увольнении), срок хранения дела.

При формировании личного дела учреждению разрешается изготавливать копии необходимых документов по личному составу. Снимать копию документа можно только с подлинника. Снятие копии с паспорта, военного билета, депутатского мандата запрещается.

В каждом личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов, находящихся в личном деле (рис 19). Она может быть подшита первым листом дела или наклеена на внутреннюю сторону обложки дела.

Состав личного дела работника

Сотрудник, поместивший документ в личное дело, должен внести его в опись, проставив дату внесения и свою личную подпись.

Личное дело не выдаётся на руки сотруднику, на которого оно заведено.

Производить какие-либо исправления в документах, изымать их из дела, вносить новые документы может только работник кадровой службы (секретарь). Изъятие документов из личного дела может быть произведено только с разрешения руководителя предприятия (начальника отдела кадров).

Личные дела имеют длительный срок хранения, поэтому в них не должны входить документы, имеющие временный (до 10 лет срок хранения: справки с места жительства о состоянии здоровья.

Для хранения личных дел используются специальные шкафы, дела располагаются по алфавиту. Хранятся личные дела только работающих сотрудников, личные дела уволенных сотрудников в конце года передают в архив.

Виды обращений граждан.

В соответствии с Конституцией Российской Федерации все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным лицам, которые в пределах своей компетенции обязаны рассмотреть эти обращения, принять по ним решения и дать мотивированный ответ в установленный срок.

Существуют три основных вида обращения граждан: предложение, заявление, жалоба, а кроме того, также ходатайство, коллективное обращение, петиции.

Предложение – это вид обращения, имеющего целью:

§ Обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных государственных органов, предприятий, учреждений или общественных организаций;

§ Рекомендовать конкретные пути и способы решения поставленных задач.

Заявлениеэто вид обращения, целью которого является реализация предоставленных законом субъективных прав и интересов граждан. Наряду с просьбой личного или общественного характера заявление может сигнализировать и об определённых недостатках в деятельности государственных организаций. В отличие от предложения в нём не раскрываются пути решения поставленных задач, а предполагаются способы их решения.

Жалоба – это вид обращения, в котором сообщается о нарушении субъективных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жалобе содержится не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций должностных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий которых либо необоснованного отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Ходатайство – это письменное обращение гражданина с просьбой о признании за ним определённого статуса, прав, гарантий и льгот с предоставление документов, их подтверждающих.

Коллективное обращение – это обращение двух или более граждан в письменной форме либо обращение, принятое на митинге, собрании и подписанное организаторами и (или участниками митинга, имеющее общественный характер.

Петиция – это коллективное обращение граждан в органы власти по вопросам проведения общественных реформ или изменения законодательства.

Делопроизводство по обращениям граждан ведётся отдельно от других видов делопроизводства. Технология работы с письменными обращениями граждан определяется типовым положением о ведении делопроизводства по предложениями, заявлениям и жалобам граждан в государственных организациях, на предприятиях, утверждённым постановлением Госкомитета СССР по науке и технике, Госстандарта ССР и Гавархива СССР от 3- ноября 1981 г. №463/162/298.

Технология работы с обращениями граждан включает в себя:

§ Приём и первичную обработку обращений;

§ Регистрацию обращений;

§ Рассмотрение обращений и вынесение резолюции;

§ Направление обращений на исполнение;

§ Уведомление заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

§ Контроль за сроками исполнения обращений и выполнением принятых по ним решений;

§ Уведомление заявителя об увеличении сроков рассмотрения обращения;

§ Информационно-справочную работу по обращениям;

§ Информирование заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением для исполнения в соответствующие органы;

§ Группировку обращений в дела и текущее хранение обращений;

§ Анализ поступивших обращений;

§ Первичную обработку обращений.

Письменные обращения граждан проходят первичную экспедиционную обработку, в ходе которой проверяется правильность адресования (письма, поступившие не по адресу, возвращаются на почту), целостность конверта (при нарушении целостности составляется акт); после вскрытия конверта проверяется наличие необходимых приложений, если они указаны в письме.

Конверты не уничтожаются, так как дата в почтовом штемпеле может являться единственным указателем на время поступления документа в организацию. Кроме того, адрес автора обращения, по которому предстоит дать ответ, обычно указывают лишь на конверте. Конверт вместе с документом подшивается в дело.

В нижнем правом углу документа проставляется отметка о поступлении документа в организацию. Если дата поступления документа в организацию и дата, указанная в почтовом штемпеле, не совпадают, то срок исполнения документа следует считать с даты, указанной в почтовом штемпеле.

К обращениям могут быть приложены различные справочные материалы в подлинниках или копиях. Они должны быть скреплены вместе с обращением.

Читайте также:

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *