Повторный экземпляр подлинника документа имеющий юридическую силу

Posted On 11.11.2017

Юридической силой документа является «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления». Документ имеет юридическую силу при наличии определенного набора реквизитов (обязательных элементов оформления официальных документов), например, даты, подписи, а в необходимых случаях печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

Любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Будет документ иметь юридическую силу или нет, зависит и от того, соблюдены ли его разработчиками требования к его форме и другим отдельным элементам (реквизитам). В частности, эти требования к оформлению организационно-распорядительных документов определены в утвержденном постановлением Госстандарта России от 03 марта 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003.

Автор документа – это «физическое или юридическое лицо, создавшее документ». Авторство является важнейшим признаком документа. Также важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление и т.п.). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости.

К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для акта – это дата события, для протокола – дата заседания (принятия решения). Отсутствие даты на некоторых видах документов бесспорное основание для признания их недействительными.

Юридически значимым является и реквизит «регистрационный номер документа». Индексы должны присваиваться как исходящим, так и входящим документам. Порядок присвоения документам регистрационных номеров должен быть определен приказом руководителя организации.

На организационно-распорядительном документе обязательно должна быть подпись должностного лица. Наличие необходимых подписей напрямую связано с тем вопросом, имеет или не имеет документ юридическую силу. Лицо, поставившее подпись на документе, несет ответственность за его содержание. Прежде чем исполнять предписания того или иного документа, необходимо обращать внимание на компетенцию лица, подписавшего этот документ. Если при его составлении и подписании должностное лицо вышло за рамки своей компетенции, документ не имеет юридической силы и является недействительным.

Гриф утверждения – это своеобразное подтверждение важности и актуальности составленного и подписанного документа. Ряд документов обретает юридическую силу только после того, как их утвердят руководители или должностные лица предприятия, в компетенцию которых входит решение тех или иных вопросов. Печать также является юридически значимым реквизитом, так как ряд документов (например, учредительные документы, документы финансового содержания и др.) получают юридическую силу только при наличии ее оттиска.

Рассматривая юридическую силу документированной информации, следует отметить, что не только подлинник документа обладает ею, но и в определенных случаях копии документа. Копия документа – это «документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы». Дубликатом является повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу, который обычно выдаётся при утрате подлинника тем же учреждением, где он был создан. Также бывает заверенная копия – это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу (реквизит «отметка о заверении копии», нотариальное заверение).

Для создания организационно-распорядительных документов достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Внутренний документ, выпускаемый на предприятии, может считаться обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет юридическую силу. Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

– положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;

– документ должен быть издан должностным лицом, обладающим необходимыми для этого полномочиями (полномочия могут быть отражены в приказах, доверенностях, должностных инструкциях, подписанных или утвержденных руководителем);

– оформление реквизитов документа должно соответствовать принятым нормам.

Если говорить о юридической силе электронных документов, то в первую очередь стоит проблема признания их юридической силы, достоверности или подлинности, возможности отказа от бумажного носителя в процессе документирования управленческой деятельности. Проблема электронных технологий в делопроизводстве — это проблема использования в традиционных условиях новейших технологий, ускоряющих процессы на всех стадиях делопроизводства, от документирования до архивного хранения. Неопределенность в законодательстве, нормативно-правовой регламентации работы с электронными документами приводит к трудностям придания юридической силы информации, записанной на машинном носителе.

Первым шагом урегулирования вопросов использования документов, создаваемых средствами вычислительной техники в нашей стране, была разработка ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». На сегодняшний день единственным технически возможным способом придания доказательности электронному документу является использование электронной подписи. Федеральный Закон от 10.01.2002 № 1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (ЭЦП) регламентирует правовые условия использования электронной цифровой подписи в электронном документе, при соблюдении которых ЭЦП признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Также имеются законодательные акты Российской Федерации, на основании которых издаются ведомственные положения, инструкции, обеспечивающие законное функционирование ЭД. Подготовлен проект Модельного закона об электронной цифровой подписи, который предполагается как свод унифицированных правил и процедур в рамках СНГ, которые будут приняты всеми участниками и введены в соответствующих странах в качестве законодательных актов. Наличие такого закона обеспечит юридически закрепленный обмен электронными документами в рамках СНГ.

Д.В. Рысюк

Литература

  1. ГОСТ 6.10.4-84 «Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения». – Главархив СССР.
  2. Федеральный Закон от 10.01.2002 №1–ФЗ «Об электронной цифровой подписи»
  3. ГОСТ Р 6.30-2003. УСД – Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – Госстандарт России, 2003.
  4. Дегтярев В.А.. Юридическая сила организационно-распорядительных документов предприятия. – М.: Высшая школа, 1999.
  5. Косовец А.А. Правовое регулирование электронного документооборота // Вестн. Моск. ун-та. – Сер. 11. – 1997. – № 4.

Tagged: юристпруденция

Содержание

Вопрос: Многие работники обращаются в отдел кадров, чтобы заверить подписью и печатью ксерокопии личных документов (паспорта, свидетельства о рождении, различные удостоверения) для представления в другие организации (налоговую инспекцию, банки, жилищно-эксплуатационную службу). Вправе ли отдел кадров удостоверять копии этих документов или это функция нотариальной конторы?

ВОПРОС: Многие работники обращаются в отдел кадров, чтобы заверить подписью и печатью ксерокопии личных документов (паспорта, свидетельства о рождении, различные удостоверения и т.д.) для представления в другие организации (налоговую инспекцию, банки, ЖЭСы и т.д.). Вправе ли отдел кадров удостоверять копии этих документов или это функция нотариальной конторы?

ОТВЕТ: Нет, не вправе.

Организация может удостоверить копии только тех документов, которые созданы в самой организации (подп.2.3.16 Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству РБ от 23.05.1995 № 13).

В порядке исключения разрешается изготавливать и заверять копии документов, выданных другими организациями, при решении вопросов, находящихся в компетенции самой организации (например, при формировании личных дел, оформлении приема на работу, удостоверении трудовых, жилищных и других прав).

Степени подлинности документа

В частности, организация вправе изготовить и заверить копию диплома об образовании для включения в личное дело работника, копии свидетельства о рождении ребенка и свидетельства о праве на льготы для представления в бухгалтерию в целях учета при исчислении подоходного налога и т.п.

Таким образом, заверять по месту работы копии личных документов для представления в налоговые органы, банки, ЖЭСы и иные организации не допускается.

15.10.2007 г.

Андрей Рыбаков, кандидат исторических наук, директор
Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела

Подлинникофициального документа это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой. Документ, в котором содержатся сведения, подтверждающие его достоверность (об авто­ре, времени и месте создания), считается подлинным. Синонимом подлинника является оригинал.

Составленные в нескольких экземплярах оригина­лы называются умноженными. Все они обладают оди­наковой юридической силой, составляются, как мини­мум, в двух экземплярах (например, договор). Оформ­ление умноженных оригиналов является распространен­ной практикой.

Черновой документ (может быть изготовлен руко­писным, машинописным способом или распечатан с компьютера) отражает работу автора над содержанием документа, может содержать только текст документа, и не обладает юридической силой.

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Копии могут воспроизводить часть текста документа (выписки) или весь документ. Факсимиль­ная копия полностью воспроизводит содержание доку­мента и все его внешние признаки — содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Факсимиль­ная копия изготавливается на копировальной технике, с использованием фотографии, аппаратов факсимильной связи. Для документов, изготовленных на пишущих машинах, факсимильной копией является второй и по­следующие экземпляры документов.

Понятия «экземпляр», «подлинник», «копия», «юридическая сила» электронного документа

Они, как правило, остаются в делах учреждения. Устаревшее название таких копий — отпуск. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты докумен­та, но не обязательно повторяет его форму.

Все официально незаверенные виды копий не име­ют юридической силы.

Дубликат — это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника и сопровож­даемая отметкой "Дубликат".

Дата добавления: 2015-09-06; просмотров: 4371; Опубликованный материал нарушает авторские права? | Защита персональных данных |

Не нашли то, что искали? Воспользуйтесь поиском:

Читайте также:

Подлинник, копия, дубликат

Согласно ст. 52 Основ в случае утраты документов, экземпляры которых хранятся в делах нотариальной конторы, по письменным заявлениямграждан, законных представителей юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные действия, выдаются дубликаты утраченных документов.

Выдача дубликатов документов производится с соблюдением требований:

    • ст. 5 Основ (сведения (документы) о совершенных нотариальных действиях могут выдаваться только лицам, от имени или по поручению которых совершены эти действия, а также по требованию суда, прокуратуры, органов следствия в связи с находящимися в их производстве делами, а также по требованию судебных приставов-исполнителей в связи с находящимися в их производстве материалами по исполнению исполнительных документов) и
    • ст. 50 Основ (регистрация нотариальных действий).

В случае утраты договоров и иных документов, хранящихся в де­лах нотариальной конторы (в частности, все первичные доку­менты, на основании которых составлялись договоры), дубликаты утраченных документов выдаются по письменным заявлениям

    1. граждан, непосредственно участво­вавших в совершении нотариального действия, или
    2. граждан, действующих от их имени по доверенности, а также
    3. законных представителей физических и юридических лиц, от имени или по поручению которых совершались нотариальные дей­ствия.

Дубликат документа должен содержать весь текст удо­стоверенного или выданного документа.

1 . изготовление и оформление документов

электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника;

1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными. Свободное поле должно быть светлым или иметь незначительный фон, не затемняющий изображения.

Изготовление и оформление дубликатов вручную должно проводиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.

4.

Юридическая сила документа

Требования к дубликатам и копиям документов

4.3. Для машинограммы, являющейся дубликатом (копией), проставляют слово «Дубликат» («Копия») в правом верхнем углу над кодом формы документа. Для дубликатов и копий допускается применять обозначения, принятые в п.4.2.

4.4. Документы на машинных носителях и машинограммы выдаются организациям-пользователям в виде дубликатов и копий только при наличии запроса, оформленного в установленном порядке.

5. Оформление дубликата трудовой книжки

На титульном листе прежней трудовой книжки пишется: «Взамен выдан дубликат» с указанием его серии и номера (кроме случаев утери трудовой книжки) (рис.47).

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки.

Вопрос 4.

8. Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССП 29.07.1983г. № 105 в случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия обязан издать приказ о назначении комиссии по расследованию причин гибели документов. Для участия в работе комиссии приглашаются представители государственного пожарного надзора. Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия.

ГОСТ -68 ЕСКД. Правила дублирования (с Изменениями N 1, 2, 3)

электродубликаты, изготовленные электрографическим способом в позитивном изображении на бумажной кальке или другом материале с прозрачной основой (с высокими механическими свойствами) в масштабе подлинника;

1.7. Фото-, электро- и диазодубликаты должны быть четкими и контрастными.

Свободное поле должно быть светлым или иметь незначительный фон, не затемняющий изображения.

Изготовление и оформление дубликатов вручную должно производиться в соответствии с требованиями ГОСТ 2.

Заверение копий документов

В каком порядке производится заверение копий документов. Как следует из Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, заверенная копия документа выдаётся заявителю не сразу. Независимо от того, необходимо ли заверить копию трудовой книжки или правильно заверить копии документов об образовании, нотариус обязан, проверив паспорт, установить личность гражданина. Если паспорт отсутствует — таким подтверждением может выступать иной документ, удостоверяющий личность.

Как оформить дубликат договора

Обоснуйте в заявлении необходимость выдачи дубликата. Помните, что вы несете ответственность за достоверность всей информации, изложенной и предоставленной в вашем заявлении.

Заверьте вашу подпись и подписи членов вашей семьи у специалиста правового отдела администрации муниципального образования на основании документов, которые удостоверяют вашу личность (например, паспорта). Также эти подписи могут быть заверены у нотариуса или другого должностного лица, уполномоченного действующим законодательством на совершение нотариальных действий.

Копии, выписки, дубликаты документов

При обращении гражданина в организацию, выдавшую подлинник документа, для оформления копии документа, непосредственно касающегося прав и интересов граждан, на оригинале, с которого снята копия, делают отметку о том, кому и когда она выдана, а на самой копии — отметку, что подлинник хранится в данной организации.

Современные средства «оперативной полиграфии», которые упоминает ГСДОУ, сейчас являются наиболее распространенными способами создания копий.

Кто занимается оформлением дубликата трудовой книжки?

Дубликат должен полностью соответствовать подлинному документу по всем параметрам и содержанию – это является обязательным условием. Исключение представляют неверно занесенные в оригинал записи, которые не подлежат восстановлению по причине того, что нет документального подтверждения.

Повторный экземпляр трудовой книжки заполняется соответственно нормам и требованиям, которые предусматриваются постановлениями Правительства и соответствующей инструкцией Минтруда.

Оформление дубликата документа

Детально рассматриваются вопросы налоговой отчетности, как для организаций и предпринимателей на общей системе налогообложения, так и для применяющих специальные режимы налогообложения.

Как оформить дубликат трудовой книжки

В нашей непростой и насыщенной событиями жизни иногда происходят ситуации, когда возникает необходимость оформления дубликата трудовой книжки. Чтобы с честью пройти все бюрократические препоны и не «блуждать впотьмах», давайте все разложим по полочкам и научимся делать это правильно. Итак, в каких случаях и как сделать дубликат трудовой книжки.

  1. документ или вкладыш пришли в состояния, непригодное для использования: обгорели, запачкались, порвались
  2. произошло восстановление сотрудника в должности вследствие вынесения оправдательного приговора по уголовному делу
  3. записи были признаны недействительными
  4. сам документ или вкладыш к нему потеряны самим собственникам данного документа, либо работодателем, возможно утеря произошла в результате ситуации чрезвычайного характера (войн, наводнений, пожаров и т.д.)

Оформляется дубликат трудовой книжки на последнем места работы, где произошло увольнение.

Предыдущий работодатель выдает данный документ, независимо от того.

как давно данный гражданин уволился из его организации. (п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.). Нынешний работодатель может оказать сотруднику помощь в сборе информации путем направления запросов.

Оформлять же его он обязан только по новому документу. Вам понадобятся, во-первых, заявление гражданина, написанное в свободной форме. Во-вторых, информация о предыдущем месте работы.

Она может быть отражена в следующих документах:

  1. сам документ, пришедший в негодность.
  2. справки с прежних мест работы.
  3. справки о периоде работы в организациях, прошедших ликвидацию, выданные архивными службами.
  4. письменные экземпляры договоров с прежней работы.
  5. справки из пенсионного фонда (если понадобятся).
  6. выписки из судебных решений, подтверждающие периоды трудовой деятельности в «исчезнувших» организациях.
  7. лицевые счета (форма № т-54, № т-54а).

Это можно сделать с помощь обращения в архивные службы, где хранится документация организации, прошедшей ликвидацию. Если же такие сведения в архивной организации отсутствую, вам придется подать иск в судебные органы для восстановления срока работы в «исчезнувшей» организации.

Для положительного судебного решения, помимо иска, предоставляются минимум два свидетеля, которые подтвердят ваш трудовой стаж в обозначенной организации и документы, в которых хотя бы косвенно подтверждался факт вашей работы. Дубликат, согласно п. 31 Правил, утвержденных Постановление правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г. выдается сотруднику в течение 15 дней с момента поступления письменного заявления.

Поэтому, прежде, чем подавать данное заявление, требуется собрать необходимые справки для восстановления полной информации.

  • Заполнение титульного листа стандартное для любого вида документа. Единственное отличие – вверху справа пишется слово «Дубликат». На оригинале, если он не утерян, а испорчен, вверху делается запись «Взамен выдан дубликат» с указанием серии и номера нового документа.
  • Документы, предоставленные гражданином для восстановления сроков работы в различных организациях, возвращаются владельцу. Работодатель, оформивший дубликат трудовой книжки, оставляет себе копии данных документов, предварительно заверив их своей печатью.
  • Затем перечисляются все места работы, справки с которых предоставлены, в соответствии с датами. Эти записи вносятся так же, как и при оформлении обычной трудовой книжки.
  • В конце пишется ФИО и должность лица, оформлявшего дубликат, и все заверяется печатью.
  • В конце вписываются сведения о периоде работы в фирме, оформляющей данный дубликат. Запись вносится на основе документов отдела кадров этой фирмы.
  • На следующее странице идет запись о полном стаже гражданина до периода работы в организации, выдающей копию. Данная информация располагается в первой строке графы 3 «Сведения о работе». Остальные графы остаются пустыми.

Ошибки в документе не являются поводом для его замены и оформлении дубликата. Ошибки исправляет тот, кто их совершил.

Гражданин обращается в соответствующую организацию, которая исправляет допущенные ошибки и неточности.

Юридическая сила документа

Единственное, что имеет право сделать новый работодатель, это внести недостающие реквизиты предприятия исходя из предоставленных документов (п. 27 Правил ведения и хранения трудовых книжек).

Отсутствие печати при записи об увольнении с прежнего предприятия, устраняется таким же образом.

Это не может сделать нынешний работодатель. Работнику необходимо обратиться на предыдущее место работы для устранения недочетов.

Внесение записи в дубликат трудовой книжки возможно только на основании письменных сведений с предыдущих мест работы.

Если данные сведения предоставлены не были, то и запись, соответственно, не будет внесена. Процесс восстановления сведений и получения дубликата трудовой книжки не сложный, но хлопотный.

Имея минимальные сведения, вы без особого труда с ней справитесь.

Однако, лучше все же аккуратно и бережно обращаться с документами, чтобы не создавать подобной ситуации.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *