Положение об административном отделе

Posted On 25.05.2018

Офис-менеджера (Административный отдел)

Должностная инструкция

Офис-менеджера (Административный отдел)

OOО «Ромашка»

”___”_____________ 2014 г.

Должностная инструкция

Офис-менеджер

(Административный отдел)

«Утверждаю»

Президент компании

ФИО

_____________

(подпись)

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность Офис-менеджера Общества с ограниченной ответственностью OOО «НОВЫЙ БИЗНЕС» (далее «Общество»)
1.2. Офис-менеджер назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом Генерального директора Общества.
1.3. Офис-менеджер подчиняется непосредственно Руководителю Административного отдела.
1.4. Офис-менеджер относится к категории специалистов.
1.5. В период временного отсутствия Офис-менеджер его обязанности выполняет лицо, назначенное приказом Генерального директора Общества. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на Офис-менеджера.

2. ДОЛЖНОСТНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ

2.1. На должность Офис-менеджера назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование без предъявления требований по стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по профилю не менее 2-х лет.
2.2. Офис-менеджер должен знать:
2.2.1. Законодательные и иные нормативные правовые акты, регламентирующие деятельность предприятия, постановления федеральных, региональных и местных органов государственной власти и управления, определяющие приоритетные направления развития экономики в соответствующей отрасли.
2.2.2. Организационно-распорядительные документы, локальные нормативные акты и нормативно-техническую документацию Общества, касающиеся его деятельности.
2.2.3. Профиль, специализацию и особенности структуры управления и кадрового состава Общества.
2.2.4. Организационную структуру Общества.
2.2.5. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях.
2.2.6. Стандарты деловой переписки, в т.ч. с иностранными партнерами.
2.2.7. Английский язык на уровне intermediate (разговорный).
2.2.8. Принципы и методы администрирования.
2.2.9. Порядок оформления, ведения и хранения рабочей документации.
2.2.10. Порядок систематизации, учета и ведения документации с использованием современных информационных технологий.
2.2.11. Архивное дело.
2.2.12. Формы и методы контроля исполнения документов.
2.2.13. Методы организации делопроизводства и стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
2.2.14. Средства и способы механизации ручного труда;
2.2.15. Порядок приобретения оборудования, мебели, инвентаря, канцелярских принадлежностей и оформления расчетов за услуги;
2.2.16. Основы экономики, организации труда, производства и управления;
2.2.17. Трудовой кодекс Российской Федерации;
2.2.18. Правила внутреннего трудового распорядка;
2.2.19. Правила пользования и оргтехникой (факс, ксерокс, принтер и т.п.).
2.2.20. Этику и правила делового общения.
2.2.21. Навыки работы с компьютером и специализированными компьютерными программами (пакет MS Office, Internet Explorer и т.п.).
2.2.22. Правила и нормы охраны труда и противопожарной безопасности.

3. ДОЛЖНОСТНЫЕ ОБЯЗАННОСТИ

3.1. Офис-менеджер:
3.1.1. Планирует свой рабочий день (встречи, звонки, переговоры, прием посетителей и т.п.).
3.1.2. Осуществляет поддержку административно-распорядительной деятельности Общества.
3.1.3. Обеспечивает контроль над обеспечением работников офиса канцелярскими и иными принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе работников офиса.
3.1.4. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников Общества.
3.1.5. Организует встречу, прием, регистрацию и необходимое обслуживание гостей Общества (в т.ч. делегаций, клиентов, партнеров). 
3.1.6. Организует материально-техническое обеспечение переговоров, презентаций, совещаний, конференций, семинаров и других мероприятий.
3.1.7. Выезжает по заданиям Руководителя административного отдела в краткосрочные командировки для решения вопросов, обозначенных руководителем.
3.1.8. Принимает участие в переговорах, деловых встречах, специальных приемах; ведет протоколы и иные документы, оформляющие ход и результат встреч, переговоров и контролирует их исполнение.
3.1.9. По поручению Руководителя Административного отдела согласовывает отдельные вопросы с работниками структурных подразделений, доводит до них указания и распоряжения Руководителя Административного отдела; контролирует исполнение указаний и распоряжений.
3.1.10. Осуществляет связь с предприятиями, государственными органами и органами местного самоуправления для решения вопросов, обозначенных Руководителем Административного отдела и не требующим его непосредственного участия.
3.1.11. Осуществляет сбор материалов и информации, необходимых Руководителю Административного отдела, подготавливает аналитические, информационные, справочные и иные материалы и представляет их Руководителю Административного отдела.
3.1.12. Обеспечивает работников Общества необходимыми рекламно-сувенирными и расходными материалами для работы (визитные карточки, бейджи и пр.).
3.1.13. Обеспечивает получение пропусков сотрудниками Общества для доступа в офис.
3.1.14. Контролирует обеспечение офиса канцтоварами, расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для нормальной работы офиса.
3.1.15. Ведёт учёт офисного инвентаря, предметов хозяйственного обслуживания и осуществляет оперативный учет. 
3.1.16. Проводит ежегодную инвентаризацию материально-технических ценностей.
3.1.17. Осуществляет контроль над надлежащим состоянием вверенного ему офисного оборудования. При выявлении неисправностей вызывает специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания.
3.1.18. Соблюдает нормы деловой этики, придерживается корректного и доброжелательного стиля общения с коллегами и клиентами. 
3.1.19. Осуществляет текущее взаимодействие с арендодателем офисных помещений, представителями частных охранных предприятий.
3.1.20. При необходимости заказывает и контролирует выполнение ремонтных работ в офисе Общества.
3.1.21. Выполняет разовые служебные поручения Генерального директора. 
3.1.22. Осуществляет другие права, установленные законодательными и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4. ОБЯЗАННОСТИ ПО ОХРАНЕ ТРУДА

Офис-менеджер должен:
4.1. Выполнять установленные нормы труда
4.2. Выполнять требования положения и инструкций по охране труда
4.3. Проходить обучение по оказанию первой помощи
4.4. На территории Общества в рабочее время: не распивать спиртные напитки, не курить в неустановленных местах, не употреблять наркотические вещества, не принимать пищу вне специально предназначенных для этого помещений, не проводить собрания, митинги, манифестации, любую агитацию и пропаганду политических партий и религиозных объединений, не приносить проводить и кормить животных на территории Общества.
4.5. При необходимости – использовать средства индивидуальной защиты
4.6. Незамедлительно сообщать Руководителю Административного отдела и/или Генеральному директору Общества о каждом несчастном случае, об ухудшении своего здоровья, о возникновении ситуаций, представляющих угрозу жизни и здоровью людей, грозящей аварией или сохранности имущества Общества.
4.7. Содержать в порядке и чистоте рабочее место
4.8. Выполнять санитарные нормы и соблюдать режимы работы и отдыха
4.9. Соблюдать правила эксплуатации вычислительной техники в соответствии с инструкциями по эксплуатации
4.10. Во время работы запрещается: одновременно касаться экрана монитора и клавиатуры, прикасаться к задней панели системного блока (процессора) при включенном питании, производить отключение питания во время выполнения активной задачи, допускать попадание влаги на поверхность системного блока, монитора, клавиатуры, дисководов, принтеров и др. устройств.
4.11. Во всех случаях обнаружения обрывов проводов питания, неисправности заземления и других повреждениях электрооборудования, появления запаха гари немедленно отключить питание и сообщить об аварийной ситуации лицу, ответственному за электробезопасность и/или представителю арендодателя. 
4.12. В случае появления рези в глазах, резком ухудшении видимости-невозможности сфокусировать взгляд или навести его на резкость, появлении боли в пальцах и кистях рук, усилении сердцебиения, следует немедленно покинуть рабочее место, сообщить о происшедшим Руководителю административного отдела и обратиться к врачу.
4.13. При возгорании оборудования покинуть рабочее место, вызвать пожарную команду и сообщить о происшедшем лицу, ответственному за противопожарную безопасность и\или представителю арендодателя.
4.14. Запрещается самостоятельно выяснять и устранять причины отключения электропитания, т.к. напряжение может также неожиданно появиться.

5. ПРАВА

Офис-менеджер имеет право:
5.1. Запрашивать от руководителей структурных подразделений Общества, специалистов и иных работников необходимую информацию (отчеты, объяснения, пр.) для своей работы и в рамках своих компетенций;
5.2. Подписывать и визировать документы в пределах предоставленных полномочий;
5.3. Требовать от Руководителя Административного отдела оказания содействия в исполнении своих должностных прав и обязанностей;
5.4. Действовать от имени своего структурного подразделения, представлять интересы Общества во взаимоотношениях с иными структурными подразделениями предприятия, организациями и органами государственной власти в случае выдачи соответствующей доверенности от имени Общества;
5.5. Сообщать Руководителю Административного отдела обо всех выявленных в процессе исполнения своих должностных обязанностей недостатках в предпринимательской, коммерческой или иной деятельности Общества или его структурных подразделений и вносить в установленном порядке предложения по их устранению;
5.6. Участвовать в подготовке проектов приказов, инструкций, а также смет, договоров и других документов, связанных с работой структурного подразделения;
5.7. Участвовать в подготовке проектов приказов и распоряжений по Обществу по производственной деятельности, охране труда и противопожарной безопасности.

6. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

Офис-менеджер несет ответственность в соответствии с Законодательством РФ за:
6.1. Непринятие мер по пресечению выявленных нарушений правил охраны труда и противопожарной безопасности, создающих угрозу деятельности Общества и его работникам;
6.2. Несоблюдение лимитов по административно-хозяйственным и командировочным расходам;
6.3. Не обеспечение сохранности исходящей, входящей и внутренней документации; 
6.4. Несоблюдение интересов Общества, выдачу конфиденциальной информации о сотрудниках и информации, составляющей коммерческую тайну Общества и ее клиентах третьим лицам; 
6.5. Использование персонального компьютера, оргтехники и другого офисного оборудования и корпоративных ресурсов в нерабочих целях; 
6.6. Нетактичное поведение при общении с персоналом и посетителями Общества; 
6.7. Предоставление Генеральному директору ложной или искаженной отчетной и другой информации;
6.8. Несоблюдение Правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины;
6.9. Неисполнение или некачественное исполнение своих должностных обязанностей и обязанностей по вопросам соблюдения правил охраны труда и противопожарной безопасности;
6.10. Невыполнение приказов, распоряжений и поручений Руководителя Административного отдела и Генерального директора.

7. ВЗАИМОДЕЙСТВИЕ С ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ

7.1. Офис-менеджер осуществляет взаимодействие со структурными подразделениями Общества в соответствии с локально-нормативными актами Общества и законодательством Российской Федерации. 
7.2. Порядок разрешения разногласий с сотрудниками других структурных подразделений определяет Генеральный директор.
7.3. Взаимодействие с представителями других предприятий определяются действующими нормативно-техническими и правовыми документами.

8. РЕЖИМ РАБОТЫ. ПРАВО ПОДПИСИ

8.1. Режим работы Офис-менеджера определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка (ДИ/ИТД), установленными в Обществе и трудовым договором.
8.2. В связи с производственной необходимостью Офис-менеджер может выезжать в служебные командировки (в т.ч. местного значения).
8.3. Офис-менеджеру для обеспечения его деятельности предоставляется право подписи организационно-распорядительных документов по вопросам, входящим в его должностные обязанности в случае получения соответствующей доверенности от имени Общества.

Руководитель административного отдела     ФИО
С инструкцией ознакомлен ФИО
Копию Должностной инструкции на руки получил ФИО

Похожие:

Руководство, инструкция по применению

rykovodstvo.ru

УТВЕРЖДЕНО

Приказом_________________

от____________г.№________

ПОЛОЖЕНИЕ

об административном отделе

I.Общие положения

    1. Административный отдел является самостоятельным структурным подразделением Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю (далее по тексту Управление) и действует в соответствии с настоящим Положением.

    2. В своей работе административный отдел руководствуется Конституцией Российской Федерации и законами Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, приказами и инструкциями Министерства финансов Российской Федерации и Федерального казначейства, приказами и распоряжениями руководителя Управления.

    3. Административный отдел осуществляет свою деятельность во взаимодействии с иными структурными подразделениями Управления и отделениями по городам и районам Управления (далее Отделения).

    4. Отдел возглавляет начальник, который назначается на должность и освобождается от должности руководителем Управления.

    5. Начальник отдела составляет должностные регламенты и инструкции работников отдела.

    6. Служебные обязанности работников отдела определяются трудовым законодательством Российской Федерации и должностными инструкциями в соответствии с настоящим Положением и доводятся под расписку до работников.

II.Задачи

Основными задачами отдела являются осуществление:

    1. координации работы Управления и отделений УФК по Краснодарскому краю;

    2. материально-технического обеспечения;

    3. функционирования единой системы организации делопроизводства УФК;

    4. взаимодействия со средствами массовой информации;

    5. совершенствования организационной структуры и штатов отделений Управления.

III.Структура

    1. Административный отдел является структурным подразделением Управления Федерального казначейства по Краснодарскому краю.

    2. Структуру и штаты отдела утверждает Руководитель Управления.

3.3. Руководство отдела осуществляет начальник отдела.

IV. Функции

В соответствии с возложенными задачами отдел выполняет следующие функции:

4.1. Организует работу приемной руководителя Управления.

4.2. Обеспечивает прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, в том числе учет и регистрацию полученной по электронным каналам связи.

4.3. Организует выполнение в установленные сроки поручений руководителя Управления.

4.4. Разрабатывает и осуществляет мероприятия по сокращению документооборота.

4.5. Проводит в установленном законодательством Российской Федерации порядке размещение заказов на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд Управления.

4.6. Организует работу по устным и письменным обращениям граждан и организаций.

4.7. Обеспечивает соблюдение установленного порядка работы со штампами и печатями Управления.

4.8. Координирует, в рамках своих полномочий, работу Управления и отделений УФК по Краснодарскому краю.

    1. Обеспечивает штатную техническую эксплуатацию и обслуживание АТС на уровне Управления и организует данную работу на уровне отделений УФК по Краснодарскому краю.

4.10. Обеспечивает техническое обслуживание и ввод в эксплуатацию оргтехники (ксероксы, факсы, телефонные аппараты и т.п.) на уровне Управления и организует его в отделениях УФК по Краснодарскому краю.

4.11.

Административный отдел

Осуществляет организацию и контроль за комплексным обслуживанием и содержанием зданий Управления и отделений УФК по Краснодарскому краю в соответствии с правилами и нормами производственной санитарии и противопожарной безопасности, а также методическое руководство по охране труда, технике безопасности и противопожарной безопасности.

4.12. Осуществляет, в рамках своей компетенции, ведение делопроизводства, формирование и отправление/получение корреспонденции и другой информации по электронным каналам связи.

    1. Осуществляет организацию ведения нормативно-справочной информации, относящейся к функциям отдела.

4.14. Обеспечивает в пределах своей компетенции защиту сведений, составляющих государственную тайну, и иных сведений ограниченного распространения.

4.15. Осуществляет в соответствии с законодательством Российской Федерации работу по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов, образовавшихся в ходе деятельности отдела и Управления.

V. Права

Административный отдел имеет право:

5.1. Запрашивать у начальников отделов Управления и руководителей Отделений информацию, справки и иные материалы, необходимые для работы отдела.

    1. Представлять руководителю Управления предложения о наложении взыскания на сотрудников отдела, допустивших нарушения в работе.

    2. Готовить проекты приказов руководителя Управления по вопросам, входящих в компетенцию отдела.

    3. Давать указания, которые являются обязательными для исполнения, отделам Управления и Отделениям по вопросам, предусмотренным настоящим Положением.

    4. Требовать от структурных подразделений Управления и Отделений представление заявок на получение товарно-материальных ценностей в установленные сроки.

    5. Требовать от руководителей подразделений соблюдения порядка эксплуатации и хранения материальных ценностей.

    6. Перераспределять в подразделениях сверхнормативные остатки материалов.

    7. Представлять в юридический отдел Управления материалы для предъявления претензий к поставщикам при нарушении обязательств по договорам.

    8. Представлять интересы Управления в других органах и организациях по вопросам снабжения, вести соответствующую переписку.

  1. Взаимоотношение и связи

с другими структурными подразделениями

6.1. В своей работе административный отдел осуществляет взаимодействие с другими отделами Управления и отделениями по городам и районам Управления по вопросам, входящим в компетенцию отдела.

  1. Ответственность

7.1. Отдел несет ответственность за исполнение всех возложенных на него функций и задач, предусмотренных настоящим Положением.

    1. Начальник отдела отвечает:

    • за организацию, состояние и совершенствование работы отдела;

    • выполнение приказов руководителя Управления;

    • соблюдение трудовой дисциплины работниками отдела.

Начальник административного отдела А.А. Моргунов

Похожие документы:

Административный отдел — это структурное подразделение Министерства транспорта Донецкой Народной Республики, осуществляет документационное, информационное и хозяйственное обеспечение деятельности Министерства.

Основные функции Административного отдела:

  1. Документационное и административное обеспечение эффективного управления Министерством через развитие и поддержку функций систем делопроизводства и информационного обмена, регламентации, делегирования полномочий и общего администрирования.
  2. Разработка, контроль выполнения мероприятий, направленных на сохранение здоровья работников транспорта, оказание качественной медицинской помощи, обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия на объектах транспорта и транспортной инфраструктуры.
  3. Организация работы с обращениями граждан в Министерстве транспорта Донецкой Народной Республики.

    Положение об административном отделе

    Осуществление регистрации, централизованного учета и контроля за рассмотрением письменных и устных обращений, направленных в адрес Министерства.

Структура Административного отдела:

  • Сектор хозяйственного обеспечения.
  • Сектор делопроизводства.
  • Сектор общественных связей.
  • Сектор по работе с обращениями граждан.

Начальник отдела: Ягудин Андрей Искяндярович.

График работы

Понедельник — четверг

с 8.00 до 17.00 (перерыв с 12.00 до 12.45)

Пятница

с 8.00 до 15.45 (перерыв с 12.00 до 12.45)

Выходные дни: суббота, воскресенье, праздничные и нерабочие дни

Телефон для справок:302-83-03

Адрес: 283001, г. Донецк, пр. Комсомольский, 6а

Административный отдел

округ

административное, политическое, военное, хозяйственное подразделение государственной территории

Альтернативные описания

• административно-территориальная единица в США

• военный кусок нашей страны

• муниципальная территория

• одна из форм советской автономии

• часть Иркутска

• кантон (от франц.)

• датский амт

• административно-территориальная единица в Болгарии

• одномандатный …

• трилогия американского писателя Джона Дос Пассоса «… Колумбия»

• сектор города

• избирательная местность

• избирательный район

• избирательный …

• подразделение государственной территории

• административно-территориальная единица в Португалии

• кантон по-нашему

• военный …

• кантон

• федеральный … Колумбия

• у нас область, а в Болгарии?

• территориально-избирательный район

• воинская область

• амт

• часть области

• у нас область, а у военных?

• автономная область (общ.)

• призывной район военкомата

• избирательная территория

• буква «О» в ЯНАО

• область военных и избирателей

• областное деление Болгарии

• болгарский аналог губернии

• амт как район

• Административно-территориальная единица России

• Подразделение государственной территории

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *