Правила оформления приказа

Posted On 26.03.2018

Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем учреждения, организации, предприятия в целях разрешения производственных задач.

В любой организации существуют две группы приказов: приказы по основной деятельности и приказы по личному составу. Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия (создание, изменение масштаба деятельности, ликвидация структурного подразделения, утверждение или изменение положений, инструкций, правил, планов, структуры, назначение комиссий и т.д.).

Приказы разрабатываются по поручению руководителем учреждения, организации, предприятия руководителями структурных подразделений или должностным лицом, к работе которого он будет иметь отношение или деятельность которого связана с его исполнением.

Приказ оформляется на специальном бланке и содержит следующие реквизиты:

  • постоянные реквизиты «единого» бланка:
    • эмблема (03);
    • наименование организации (06);
    • наименование вида документа (08) (ПРИКАЗ);
  • переменные реквизиты «единого» бланка:
    • дата (09);
    • регистрационный номер (10);
    • место составления или издания документа (12);
    • заголовок (17);
    • текст (19);
    • отметка о наличии приложения (20);
    • подпись (21);
    • визы (23).

Заголовок приказа (17) отвечает на вопрос «о чем?». Например: О назначении ответственного за работу с обращениями граждан. Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.

Подготовка приказа включает в себя следующие стадии:

— изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;

— подготовка проекта приказа;

— согласование проекта;

— подписание руководителем.

Текст приказа состоит из 2 частей:

— констатирующей, в которой дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования может выступать как необходимость реализации намеченных целей и решения задач, поставленных перед  предприятием, так и какой-либо нормативный акт – внутренний или изданный вышестоящим органом (например, решение совета директоров, нормативный документ государственных или муниципальных органов). Если предписываемые действия не нуждаются в пояснении, констатирующую часть можно не приводить;

— распорядительной, в которой содержатся поручения. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ, которое указывается прописными буквами всегда на отдельной строке от границы левого поля.

Распорядительная часть делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

Каждый пункт должен отвечать на вопросы «кому? что? когда сделать?». В качестве ответа на вопрос «кому?» указывают должность (в дательном падеже), фамилию (в дательном падеже), инициалы исполнителя. Например:

1. Коммерческому директору Иванову И.И….

Если поручение дается нескольким исполнителям, имеющим одинаковую должность, то после обобщенного наименования должности в скобках перечисляются фамилии исполнителей (в дательном падеже) и их инициалы.

Правила оформления приказов

Например:

1. Начальникам отделов (Иванову И.И., Петрову П.П., Сидорову С.С.)…

В качестве исполнителей в приказе указывают только заместителей первого лица или руководителей структурных подразделений.

Предписываемое действие выражается глаголом в неопределенной форме, например: подготовить, обеспечить /организовать, разработать и представить на рассмотрение (если проект должен быть подписан) или… на утверждение (если документ подлежит утверждению).

Срок исполнения поручения фиксируется только тремя парами арабских цифр.

Например: Срок 20.07.2010 или… до 20.07.2010 или… к 20.07.2010.

Пункт приказа может быть разделен на подпункты, если: одному исполнителю дается несколько поручений; нескольким исполнителям установлен общий срок исполнения; поручение, данное нескольким исполнителям, формулируется одинаково.

Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Например:

3. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора по производству Иванова Г.И.

или

3. Контроль за исполнением приказа оставляю за собой.

В качестве контролеров должны указываться лица, чей должностной ранг выше должностного ранга исполнителей.

Если приказом утверждаются или вводятся в действие нормативные документы, то в распорядительной части могут не указываться исполнители, сроки исполнения и контролеры. Например:

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить инструкцию по делопроизводству.
  2. Ввести в действие инструкцию с 15.11.2010

Если исполнителю дается постоянное поручение, то вместо срока указывают периодичность его выполнения. Например:

1…. обеспечить представление еженедельной сводки….

Приказ вступает в силу с момента подписания.

Формулировки приказа должны быть исчерпывающе точными, конкретными, не допускающими различных толкований. Не допускается использование глаголов «повысить», «улучшить», «активизировать», «усилить», «обратить внимание», прилагательного «необходимое» и языковых конструкций типа «если…, то…», «тогда, когда…».

Тема: «Внутренние документы управления: приказы по основной деятельности и по личному составу»

Предыдущая1234567Следующая

Цель:Изучить порядок составления и состав реквизитов распорядительных (директивных) документов организации. Научиться использовать в приказах стандартные формулировки.

Задание:

1.Используя приведенный ниже теоретический материал составить:

1) Приказ по основной деятельности;

2) Приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении)

2. При подготовке к защите ответить на следующие вопросы:

  • Назовите виды распорядительных документов и укажите особенности их составления и оформления.
  • Какие существуют виды приказов?
  • В каких случаях оформляется приказ?
  • Какие реквизиты обязательно должны быть в приказе по основной деятельности?
  • Какая дата ставится на приказе и считается датой приказа?
  • Почему приказы по личному составу выделяются в отдельную группу?
  • Какая информация обязательно должна быть в приказе о приёме на работу?
  • Назовите обязательные реквизиты приказа.
  • Кто визирует распорядительные документы (конкретно для каждого документа)?

Теоретический материал, необходимый для выполнения и защиты лабораторной работы

Приказ — наиболее распространенный правовой акт, издаваемый руководителем учреждения (организации, предприятия), действующим на основе принципа единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным учреждением.

По содержанию и способам оформления приказы делятся на приказы по основной деятельности и по лич­ному составу. Последние используются для документиро­вания приема, перевода, увольнения и другого движения кадров. Правила оформления приказов по личному составу существенно отличаются от оформления приказов по основной деятельности.

Приказы по основной деятельности

Текст приказа по основной деятельности состоит из двух час­тей: констатирующей и распорядительной. Приказы могут изда­ваться как инициативные, так и во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, органов власти и управле­ния. В инициативных приказах в констатирующей части излагают­ся цели и задачи предписываемых приказом управленческих дей­ствий, дается объяснение необходимости издания приказа. В при­казах, издаваемых во исполнение распорядительных документов вышестоящих организаций, констатирующая часть содержит на­звание вида документа, автора, дату, номер и заголовок этого до­кумента. Если предписываемое действие не нуждается в разъясне­нии, констатирующая часть может не составляться.

В констатирующей части указываются основания изданияприказа. Такими основаниями могут быть:

§ нормативные документы вышестоящих и контролирующих органов: законы, указы государственной власти, постановления правительства, министерства, налоговой инспекции и др.;

§ решения коллегиальных органов учреждения, общих собраний;

§ производственная необходимость.

Примеры констатирующей части текста приказа:

§ На основании постановления правительства № 76 от 20.04.2000 г. «О работе в праздничные дни»…

§ На основании решения профсоюзной конференции трудового коллектива от 12.05.2000 г….

§ В связи с производственной необходимостью и на основании служебной записки начальника отдела метрологии…

Распорядительная часть приказа начинается со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами с новой строки (без абзаца). Текст приказа обычно делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Пункты приказа формулируют различные по характеру исполнения действия. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания исполнителя (им может быть организация, струк­турное подразделение или отдельное должностное лицо).

Предписываемое действие формулируется в тексте приказа глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.). Срок исполнения приводится либо в каждом пункте приказа, либо выделяется в один обобщенный пункт для всех предписываемых действий. В от­дельном (как правило, последнем) пункте приказа называются лица, на которых возло­жен контроль за его исполнением: «Контроль за исполнением приказа возложить на…».

В случае, если издаваемый документ отменяет ранее изданный приказ, в последнем пункте указы­вается: «Приказ от 00.00.00 № 00 считать утратившим силу (считать недействительным)». Если приказ отменяет только один (или несколько) пунктов ранее изданного, то в этой надписи указываются соответствующие пункты.

Структура приказа по основной деятельности:

Наименование предприятия

ПРИКАЗ

Дата №__

Заголовок к тексту

(не более двух строк)

ТЕКСТ: Констатирующая часть

ПРИКАЗЫВАЮ:

Распорядительная часть (кому, что сделать и в какой срок)

Должность руководителя Подпись И.О. Фамилия

Визы

Проект приказа внес

должность И.О. Фамилия

В управленческой практике принято согласовывать проект приказа с заинтересованными структурными подразделениями и юрисконсультом, который, визируя проект документа, проверяет его соответствие действующим нормативным, законодательным и распорядительным актам.

Приказ вступает в силу с момента его подписания ирегист­рации, которая проводится отдельно от других документов. Ре­гистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года.

Для обеспечения юридической силы документа приказ должен содержать следующие реквизиты: название предприятия, название документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись.

Дата и номер присваиваются приказу в день подписания его руководителем. Все приказы имеют сквозную нумерацию, начиная от начала года.

Научно-производственное объединение «Агроприбор» ПРИКАЗ 23.04.2000 № 245 Москва Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны предприятия в праздничные дни   В соответствии с приказом министра от 04.04.2000 № 115 «Об обеспечении противопожарной безопасности и усилении охраны в период праздничных дней». ПРИКАЗЫВАЮ: 1.Заведующему складом Сидорчук К.С.

48) Требования к составлению и оформлению приказов по основной деятельности.

организовать тщательную уборку территории объединения и перевести в склад № 4 воспламеняющиеся предметы к 28.04.2000. 2.Коменданту здания Петрухову Л.С. проверить состояние электропроводки, электрооборудования, сигнализации. Обеспечить отключение электроэнергии в здании и производственных помещениях не позднее 15 часов 29.04.2000. 3. Начальнику отдела кадров Куликову О.П. 28.04.2000 к 17.00 представить в секретариат генерального директора список сотрудников, пребывание которых необходимо на территории объединения в праздничные дни. 4. Контроль за исполнением приказа возложить на главного инженера объединения Жарова П.Р.   Директор _________________________М.Д. Галкин   Главный инженер П.Р. Жаров 21.04.2000 Соловьева 302 34 56

Приказы по личному составу

Приказ по личному составу обязательно издается при возникновении, изменении или прекращении трудовых отношений между работником и организацией.

Приказы по личному составу ведутся отдельно от приказов по основной деятельности и имеют собственную нумерацию. В связи с этим, на предприятии в течение календарного года будут две группы приказов с одинаковыми номерами. Для исключения путаницы на приказах по личному составу рядом с порядковым номером с начала календарного года добавляется индекс, «л/с» что означает «личный состав». Приказы по личному составу могут касаться одного сотрудника (простые приказы) или нескольких (сложные приказы).

Заголовок приказа имеет стандартный вид:

  • О приеме на работу Фамилия И.О.
  • Об увольнении Фамилия И.О.
  • О направлении в командировку.
  • Об изменении штатов (если приказ касается нескольких сотрудников).

Текст приказа по личному составу также состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части текста приказа могут быть указаны причины его издания, например нарушение условий контракта, проведение аттестации работника и т. д. Распорядительная часть приказа начинается со слов «ПРИНЯТЬ», «НАЗНАЧИТЬ» «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ», «ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ», «ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК», «КОМАНДИРОВАТЬ» и других, которые печатаются на отдельной строке от левого края.

Однако, чаще всего, констатирующая часть текста опускается и текст состоит только из распорядительной части.

После этого на следующей строке записывается фамилия, имя, отчество работника полностью, должность, дата приема (перевода, увольнения), статья ТК (в случае увольнения). После текста приказа указывается основание издания приказа. Основанием может быть личное заявление, трудовой контракт.

Если приказ составляется на нескольких сотрудников, то он оформляется в виде отдельных пунктов по каждому сотруднику. Приказы по личному составу визируются юристом предприятия или работником, в обязанности которого входит работа с персоналом.

Приказы доводятся до сведения работника под расписку, которая располагается ниже подписи руководителя и виз и начинается с фразы «С приказом ознакомлен».

Приказы по личному составу унифицированы и для каждого случая (приема на работу, перевода или увольнения) разработаны специальные формы, которые заполняются на предприятии. Образцы форм приказов о приеме на работу и об увольнении приведены далее.

Унифицированная форма № Т-1

Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1

    Код
  Форма по ОКУД
  по ОКПО  
       

(наименование организации)

  Номер документа Дата составления
ПРИКАЗ    

(распоряжение)

Предыдущая1234567Следующая



Приказы: основные виды и особенности оформления

Очень часто на практике возникает потребность внести в уже изданный и действующий приказ определенные изменения. Данный вопрос напрямую пересекается с еще одной темой – как оформлять приказ об отмене приказа. О правилах составления и оформления приказов по основной деятельности и процессах по их согласованию и регистрации уже было детально написано в предыдущих статьях. Сейчас остановимся более подробно на содержании документа такого рода. Ниже по тексту вы сможете ознакомиться с образцами и примерами приказа об изменении приказа.

Приказ об изменении другого приказа должен содержать сведения следующего характера:

  • причины и основания, в связи с которыми требуется внести изменения;
  • данные о приказе, который подлежит изменению, а именно: дата, номер, заголовок и ссылка на конкретные пункты (пункт);
  • если необходимо, то следует указать предписываемые обязанности и должностных лиц, структурные подразделения организации;
  • иногда, если требуется, ссылаются на приказ, который отменяется, или его отдельные положения;
  • возложение обязанности по контролю за надлежащим исполнением приказа указывается в случае необходимости, но не обязательно.

Ниже вашему вниманию представлены конкретные примеры. Первый – о том, как редактировать какое-либо положение или инструкцию, ранее утвержденную приказом. С точки зрения делопроизводства правильно будет изменить отдельные пункты, а не переутверждать весь документ заново.

Приказ об изменении приказа об утверждении какого-либо документа

ЗАКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «РОМАШКА»

(ЗАО «Ромашка»)

ПРИКАЗ

«09» августа 2013 г. № 32

г. Южный

О внесении изменений в приказ ЗАО «Ромашка» от 11.03.2013 № 17 «Об утверждении Инструкции по вопросам делопроизводства»

В целях совершенствования процессов делопроизводства в компании

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести в Инструкцию по делопроизводству, утвержденную приказом ЗАО «Ромашка» от 11.03.2013 № 17 следующие изменения:

1.1.

Оформляем приказ по новым правилам

пункт 4.1 дополнить предложением следующего содержания:

«Если документ оформляется на одном листе, то допустимо проставление виз на отдельном листе согласования»;

1.2. из пятого абзаца пункта 3.1 исключить фразу «но не реже 2 раз в месяц»;

1.3. добавить пункт 5.9, имеющий следующее содержание:

Организационным обеспечением комиссии занимается общий отдел»;

1.4. пункт 7.7 считать пунктом 7.8;

1.5. пункт 10.1 изменить и оставить в следующей редакции:

Использование электронной почты только в качестве резервного канала»;

1.6. во всем тексте слово «НДУ» заменить словом «УКНУ».

2. Контроль за надлежащим и своевременным исполнением приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Е.Ф. Глазов

Именно в таком порядке надлежит вносить изменения в документацию, утверждаемую приказами. В данном примере все обобщено, на практике такое количество поправок одновременно встречается достаточно редко. Иногда вникнуть в суть изменений, которые необходимо внести в соответствии с приказом, удается не сразу.

В этом случае алгоритм действий должен быть следующий: в документ, подлежащий изменению, одновременно вносят все коррективы (изменяют, удаляют, дополняют и т.д.) в соответствии с приказом, касающемся внесения изменений в приказ. После внесения корректировки на измененном документе после «Утверждено приказом от (дата) № (номер)» ставят отметку следующего содержания: «в редакции приказа (нескольких приказов) от (дата) № (номер)». Такое оформление является грамотным и соответствует правилам.

Следующий пример – это образец приказа, регламентирующего изменения штатного расписания. Внешнее оформление аналогично первому примеру, поэтому приведем только содержание основной части.

На основании служебной записки руководителя отдела статистики от 27.10.2013 № 15-56/89

ПРИКАЗЫВАЮ:

  1. Утвердить и ввести в действие с 01.11.2013 приложенный перечень дополнений в штатное расписание, утвержденное приказом ЗАО «Мастерок» от 23.03.2013 № 21 «Об утверждении штатного расписания».
  2. На руководителя отдела кадров П.С. Быстрыкину возложить обязанности по контролю за надлежащим исполнением данного приказа.

Перечень вносимых в приказ обновлений рекомендуем оформлять в виде приложения к приказу, например в форме таблицы (исключить/ввести).

Изменения в распоряжение вносится по аналогичной схеме с заменой слова «ПРИКАЗ» на «РАСПОРЯЖЕНИЕ».

Ниже представлен образец, как вносить изменения в распоряжение в случае увольнения или приема на работу новых сотрудников.

В связи с изменениями в кадровом составе в ООО «Август»

ОБЯЗЫВАЮ:

В п. 1 распоряжения ООО «Август» от 11.02.2014 № 85 «Об оказании социальной благотворительной поддержки детям с ограниченными возможностями» внести изменения:

из состава совета по благотворительности исключить Петренко М.М. и включить в состав Васильева Д.Г.

Используя в своей работе образцы, приведенные нами, вы значительно упростите процесс составления документации на своем предприятии.

Консультация юриста

Приказ — это правовой акт руководителя организации или его заместителей, содержащий обязательные поручения для подчиненных структурных подразделений, должностных лиц и рядовых работников.

Приказы подразделяются на три группы, в каждой из которых целью издания документа является:

1. По организационным вопросам:

  • создание, ликвидация или реорганизация предприятия, учреждения, организации в целом или отдельных структурных подразделений;
  • образование коллегиальных или совещательных органов (советов, комиссий и т. п.);
  • утверждение организационной структуры управления, штатного расписания и их корректировку;
  • координация работы всех звеньев системы управления организации, предприятия, фирмы (разграничение полномочий между должностными лицами, предоставление права подписания документов и т. д.);
  • утверждение и введение в действие организационно-методических документов (положений, уставов, инструкций, регламентов и др.).

2. По основной производственной деятельности:

  • обеспечение и регулирование порядка финансирования деятельности организации;
  • обеспечение материалами, оборудованием, помещениями для эффективной работы организации;
  • формирование и осуществление научно-технической политики;
  • обеспечение выпуска качественной продукции;
  • подведение итогов работы организации, оформление результатов проверок, ревизий;
  • решение других вопросов, вытекающих из отраслевой и иной специфики организации.

3. По личному составу (кадрам) организации:

  • обеспечение отбора и приема на работу персонала;
  • создание условий обучения и служебно-профессионального продвижения персонала;
  • оформление перевода на другую работу;
  • оформление командированных работников;
  • оформление поощрений работников и наложения взысканий;
  • оформление высвобождения (увольнения) работников;
  • решение ряда социальных вопросов (гарантии беременным женщинам, дополнительные отпуска, охрана труда и др.)

Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений, быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально-деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т. п.

Содержащиеся в проекте приказа поручения должны быть увязаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять или оговаривать их корректировку.

Наименования органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений, упоминаемых в тексте, должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их написанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

После составления текста приказ согласовывают с должностными лицами.

Образец написания приказа: как правильно составить

Согласование оформляется в виде визы. Визируют его: начальник отдела, подготовившего приказ, руководители других заинтересованных подразделений, а также юрисконсульт – по вопросам увольнения, перевода, наложения взысканий; бухгалтер – по вопросам увольнения, направления в командировку, предоставления отпуска, вызова из отпуска, премирования; профком – по вопросам увольнения, объявления благодарности, наложения взыскания.

Визы проставляют на первом экземпляре проекта приказа. Тщательно выверенный (проверяются цифровые данные. фамилии, названия подразделений) и завизированный первый экземпляр приказа, напечатанный на общем бланке, подписывается руководителем или его заместителем. С момента его подписания приказ вступает в силу (если в тексте не указан другой срок введения его в действие).

С приказом должны быть ознакомлены все поименованные в нем лица. На экземпляре, который идет в дело, на нижнем поле документа или на обороте листа или на отдельном листе сотрудник пишет «с приказом ознакомлен», ставит подпись и дату ознакомления.

Виды приказов:

Все остальные варианты приказов на сайте.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *