При какой численности работников создается отдел кадров

Posted On 10.06.2018

Расчет численности работников отдела кадров

Для более эффективной работы компании выгодно сократить лишние и ненужные расходы, которые образуются в результате некоторых недочетов в политике управления организации.

Так основной проблемой в отделе кадровой службы ОАО «ЛУКОЙЛ» являются затраты по численности персонала. Самое дорогое для любых организаций это персонал. Практически 60% всех затрат уходит на людей, их обеспечение, продвижение по карьерной лестнице, социальную защиту практически все.

Для решения данной проблемы расчитаем с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.

Таблица 1

Расчет численности инспекторов по кадрам

Вид выпол-няемых операций	Единица измерения объема работ	Норматив времени на единицу изме-рения, чел.-ч	Нормы времени на выпол-нение конк-ретного вида работы, чел.-ч	Объем работ за месяц	Трудо-емкость норми-руемых работ, чел.-ч
Оформление документов при приеме на работу (служащих)	Один работник (служащий)	0,74	0,8	43,2
Оформление документов при увольнении (служащих)	Один работник (служащий)	0,39	0,42	20,6
Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней	Одна книжка	0,11	0,11	1,54
Выписка дубликата трудовой книжки	Один дубликат	0,27	0,3	0,6
Внесение записей в трудовую книжку	Одна запись	0,07	0,8
Снятие копии трудовой книжки	Одна копия	0,62	0,67
Оформление перевода	Один работник	0,38	0,41	11,48
Составление и корректировка графика отпусков	Один работник	0,1	0,11	0,55
Оформление отпуска	Один работник	0,11	0,12	3,6
Ведение личных карточек	Один работник	0,08	0,09	5,4
Оформление листка нетрудо-способности	Один листок	0,05	0,05
Оформление взысканий	Одно офор- мление	0,11	0,12	1,44
Оформление изменения фамилии	Один работник	0,11	0,12	0,72
Оформление документов работников, уходящих на пенсию	Один работник	3,3	3,56	14,24
Оформление трудового договора	Один работник	0,24	0,26	17,94
Подбор резерва	Один человек	0,17	0,18	1,26
Оформление приказа на поощрение работника	Один работник	0,19	0,21	1,89
.	.	.	.	ИТОГО	196,46

Во первый столбец заносим все виды работ, выполняемые кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами.

Считаем численность работников отделов кадров

Данные для столбца 4 вычисляете по формуле

Нвр = Топ (1 + K/100), где (1)

Нвр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;

Топ норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;

К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

В шестой столбец вносим данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.

Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

(2)

Нврi нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

Vi объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3, … , n виды выполняемых работ).

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле

Ч = То / Фп, где (3)

То суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам;

Фп полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.

То есть

Ч = 196,46 / 166 = 1,18.

Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что в кадровой службе ООО «Лукойл» эта работа была распределена, между двумя специалистами, то есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.

Date: 2015-11-15; view: 473; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей:

Сколько бухгалтеров должно быть на предприятии?

Перед любым руководителем всегда стоит задача оптимизации персонала. Если с производственными специальностями более-менее все понятно, то количество административных работников часто приходится прикидывать довольно примерно.

Штатная численность службы документационного обеспечения

Когда речь идет о бухгалтерии, сложно понять, сколько бухгалтеров может понадобиться предприятию. Если работников будет больше, чем самой работы, компания будет тратить лишние деньги на содержание бесполезных кадров. В ситуации наоборот – люди перестанут справляться со своими обязанностями, и это может привести к сбоям в бизнес процессах компании. Ведь всем известно, что именно бухгалтерия – сердце любого предприятия. Как же подобрать оптимальное количество бухгалтеров?

Что влияет на количество бухгалтеров?

В первую очередь, следует определить, какой объем работы предстоит выполнить бухгалтерии. Внимательно проанализируйте, что именно будет делать этот отдел. Будут ли входить в его обязанности переговоры с вашими должниками и подписание актов сверки, или этим займутся менеджеры, а бухгалтер должен будет только предоставить суммы и сопутствующую информацию? Чем больше смежных функций будут выполнять бухгалтеры, тем больше они будут отвлекаться от профильных дел и меньше успевать. Соответственно, придется увеличивать их штат, чтобы обеспечивать в компании непрерывный и достоверный бухучет, как того требует законодательство.

Также следует обратить внимание на объем бумажной работы. Как ни парадоксально на первый взгляд, он мало зависит от объема выручки компании. Дело в том, что количество операций при выручке в десять миллионов может быть существенно ниже, чем при выручке в один миллион. Просто первая компания выставила два счета по пять миллионов и провела две операции, а во втором – сто счетов по десять тысяч и сотню операций. Поэтому в первом случае бухгалтерии повезло, и у нее было мало работы, а вот во втором случае сотрудники сидели, не поднимая головы, с утра и до ночи.

И самый последний и очень важный фактор – уровень автоматизации работы бухгалтерии в вашей компании. Если он низкий и ручной труд преобладает – требуется больше сотрудников. Если вы пользуетесь самыми современными достижениями: компьютерными программами учета, сканерами документов, то при росте объема работы вам даже не придется особо расширять штат сотрудников. Грамотная автоматизация всегда повышает эффективность работы и экономит капиталы компании.

Определяем количество сотрудников бухгалтерии

Определение оптимального количества бухгалтеров в компании следует начать со списка задач, стоящих перед отделом. Опытный бухгалтер или консультант поможет вам подсчитать количество времени, которое потребуется на выполнение каждой задачи. Затем следует распределить эти задачи по отдельным категориям сотрудников.

В большой бухгалтерии обычно есть главный бухгалтер, его заместитель, старшие, младшие бухгалтеры и операционисты. Но далеко не всегда в каждой компании есть все эти должности, на некоторых небольших предприятиях обходятся одним главбухом. В таком случае вы можете сравнить время, требуемое для выполнения всех задач, стоящих перед сотрудником с его рабочими часами и четко ответить на вопрос – нужен ли вашему главбуху помощник, о котором он вас в последнее время просит?

Если же у вас большая бухгалтерия, сравните полученное нормативное время, необходимое на выполнение всех задач, с рабочими часами всех сотрудников. Возможно, вы также сделаете интересные выводы!

Распределив нормативное время по отдельным категориям сотрудников, вы сможете составить плановый бюджет на оплату труда вашей бухгалтерии.

Для этого достаточно взять средние почасовые ставки каждой категории работников, которые действуют в вашем регионе, и умножить их на время, которое потребуется для выполнения рабочих задач, допустим, за месяц. Учитывая общее количество сотрудников бухгалтерии, можно получить бюджет работы отдела за один месяц.

Автоматизация – королева эффективности

Как уже отмечалось выше, автоматизация позволяет сэкономить средства предприятия и повысить эффективность работы персонала. Помимо современного бухгалтерского программного обеспечения и технологичных средств труда, существует еще один способ узнать уровень эффективности работы ваших сотрудников. Это программы учета рабочего времени.

Учет рабочего времени позволит вам выяснить, сколько часов тратится на ту или иную работу, а также, насколько соответствует выполняемая сотрудником работа его квалификации. Если главный бухгалтер большую часть дня тратит на ввод первичной документации, вместо того, чтобы подготавливаться к отчетной компании, то тут вопрос не нехватки персонала, а неверного делегирования полномочий. Если передать менее квалифицированный труд сотруднику с менее высокой квалификацией, руководитель отдела получит в свое распоряжение больше времени для выполнения своих непосредственных обязанностей.

Разумеется, эта статья поможет вам определить идеальное число сотрудников бухгалтерии, которое неизбежно столкнется с реальностью и будет ею скорректировано. Однако вы, проведя соответствующие расчеты, будете точно знать к какой оптимизации надо стремиться, и до какого уровня следует поднять эффективность труда вашей бухгалтерии. А это в итоге, так или иначе, позволит вам сэкономить средства компании и направить их на решение более насущных вопросов.

2014-07-07 05:45:23

8155 просмотров

Глава 1. Кадровая служба – лицо компании

«…Если вы мудро выбираете друзей, ваши дела пойдут в гору.

Если же вы мудро выбираете себе дело и людей, которые будут работать с вами, вы станете процветать».

(Уоррен Хельман)

Ни одна организация в условиях современных прогрессирующих тенденций не может существовать без службы (отдела) занимающейся комплектованием организации кадрами, ведением всей документации, касающейся приема и увольнения сотрудников, да и многой другой специфической деятельностью, которую, на наш взгляд, не могут выполнять другие службы, хотя есть мнение среди работодателей, что функции кадровой службы (отдела кадров) может выполнять секретарь или бухгалтер. Да, в общем-то может, к примеру, заполнить трудовую книжку или же заполнить табель рабочего времени, но не более. Грамотно оформить работника при приеме на работу, внести изменения в трудовой договор, соблюсти все требования, предъявляемые Трудовым кодексом Российской Федерации от 30 декабря 2001 г. № 197-ФЗ (с изменениями от 24, 25 июля 2002 г., 30 июня 2003 г., 27 апреля, 22 августа, 29 декабря 2004 г., 9 мая 2005 г., 30 июня 2006 г.) (далее – ТК РФ) и другими нормативными актами, в состоянии только «профессиональный» кадровик.

Надо сказать, что с октября 2006 года в ТК РФ внесены значительные изменения, что позволяет кадровым службам (отделам) или иным сотрудникам, выполняющим кадровую работу, более ответственнее относится к оформлению трудовых отношений с работниками (особенно к заключению трудового договора). Конечно же еще многое необходимо разъяснить, но это все будет сделано со временем, как говорится – все постигается практикой.

Вернемся к передаче функций кадровика иным лицам.

Практическое воплощение мнения по поводу передачи функций кадровика секретарю или бухгалтеру часто приводит к кадровым ошибкам. Так, например, на практике часто встречаются неправильно оформленные трудовые договоры, нарушающие права работника. Автор также на практике при приеме работника часто сталкивается с неправильно внесенными записями о трудовой деятельности в его трудовой книжке, что может привести к необходимости подтверждения страхового стажа при выходе на пенсию. Так что можно посоветовать работодателям одно – не скупитесь на организацию на своем предприятии кадровой службы (отдела), вам это обернется высокими производственными результатами, а самое главное спокойствием.

Не зря говорят: кадровая служба – лицо компании.

Именно с кадровой службы (отдела) начинается знакомство потенциального работника с организацией. Именно от кадровой службы (отдела) зависит, продолжит ли пришедший устраиваться на работу свою трудовую деятельность у вас или из-за того, что он получил сомнительную или неполную информацию о своей потенциальной работе, откажется от дальнейшего общения с вашей организацией.

Поэтому сотрудник кадровой службы должен обладать не только образованием, но и набором определенных качеств. Сотрудник кадровой службы должен иметь презентабельную внешность – прежде всего, он должен располагать к себе, иметь открытый взгляд и хорошо поставленную речь.

Требования к сотруднику кадровой службы будут рассмотрены чуть позже.

А сейчас о кадровой службе (отделе) в общем.

Рассмотрим структуру кадровой службы (отдела кадров).

Обычно, но не везде, во главе кадровой службы (отдела кадров) стоит начальник кадровой службы (отдела кадров), который частенько является заместителем руководителя организации (сейчас часто называют данную должность – заместитель директора по персоналу). На мой взгляд, синонимом названия данной должности является менеджер по персоналу (судя по Квалификационному справочнику должностей руководителей, специалистов и других служащих, утв. постановлением Минтруда РФ от 21 августа 1998 г. № 37 (в ред. от 12 ноября 2003 г.) (далее – Справочник) имеет те же функциональные обязанности). У него в подчинении находятся сотрудники, занимающие следующие должности: менеджер по персоналу, инженер по подготовке кадров, специалист по кадрам, инспектор по кадрам. В структуре кадровой службы (отдела) могут быть также делопроизводители и машинистки. В общем-то вариации со структурным образованием кадровой службы (отдела) могут быть различными. Так, к примеру, в организации кадровый работник один и должность его – специалист по кадрам.

Какова же должна быть численность кадровой службы (отдела), чтобы обеспечить нормальное функционирование организации.

Для этого надо определить затраты рабочего времени на комплектование и учет кадров и другие функции кадровой службы (отдела).

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до настоящего времени остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 года № 78 (далее – Нормативы).

Срок действия нормативов неоднократно продлевался и поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству и регулирующие нормирование труда работников кадровой службы (отдел) продолжают применяться.

Никакие других нормативных актов, регламентирующих численность кадровой службы (отдела) нет.

Доцент МГИЭМ, кандидат физико-математических наук, Юрашев В.В. смог с помощью строгих формул данных в Нормативе выяснить данную проблемы. На мой взгляд, исследования Юрашева наиболее полно и довольно ясно ответили на вопросы по численности кадровой службы (отдела), которые часто возникают не только у кадровиков, но и руководителей организаций.

Юрашев произвел расчеты по затрату времени лишь четырех выполняемых кадровой службой (отделом) работ: оформление приема и увольнения, отпусков и документов работников, уходящих на пенсию. Но этого оказалось достаточно, чтобы определить, сколько должно приходиться кадровиков на число работников.

Прежде всего необходимо пояснить какие функциональные обязанности выполняются сотрудниками кадровой службы (отдела).

Нормативами охвачены лишь немногие из них, так как за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы по социальному страхованию, по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ. Данные работы Нормативами не учтены, но независимо от численности сотрудников кадровой службы (отдела) они выполняются.

Так, п. 1.3 Нормативов указывает следующие работы:

1) оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;

2) оформление документов при увольнении рабочих и служащих;

3) оформление и учет трудовых книжек;

4) оформление документов по учету движения кадров;

5) составление статистической отчетности по учету личного состава;

6) составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;

7) работы по табельному учету;

8) работы в бюро пропусков;

9) работы в военно-учетном столе;

10) работы, связанные с АСУП;

11) прочие работы.

Согласно Нормативу норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

где Нвр – норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел. ч);

Топр – норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Нормативу (чел. ч);

k – коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т. д. (в %).

Юрашев получил следующее:

«На 100 работников – годовая трудоемкость только 4 работ составляет:

11,88 чел. ч – оформление отпусков;

19,7 чел. ч – оформление пенсии;

15,15 чел.

Нормируем работу кадровика, или Как посчитать численность отдела кадров

ч – увольнение;

26,64 чел. ч – прием на работу.

Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.».

Затем Юрашев определил «…один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров – текучесть персонала».

«… g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20 % рабочих и 80 % служащих, то при k = 8 % и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:

Поскольку а – количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.

Юрашев считает, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек.

В случае, когда в компании 20 % служащих и 80 % рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:

Юрашев рассчитал численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20 % служащих и 80 % рабочих) используя следующую формулу

Таким образом, Юрашевым сделан вывод о том, что текучесть кадров влияет на численный состав кадровиков, а также вычислил, что лишь две работы (оформление приема и увольнения) требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27 % в месяц.

Можно только представить, что для выполнения двух десятков работ с аналогичными условиями потребуется уже около 10 сотрудников кадровой службы (отдела).

Далее, в соответствии с Нормативом рассмотрим, сколько же требуется человеко-часов на ту или иную кадровую работу.

Таблица 1. Нормативы времени, затрачиваемые на кадровые операции

В таблице перечислены не все операции, выполняемые сотрудниками кадровой службы (отдела), но представленный список уже кажется внушительным.

Таблица. 2. Примерные нормативы численности работников кадровой службы (отдела)

Представленные таблицы помогут кадровым работникам более рационально организовать свою работу.

Итак, неправ тот из руководителей, кто полагает, что организовывать у себя кадровую службу (отдел) нет смысла, пусть кадровые дела ведет секретарь или бухгалтер.

Можем вам со всей уверенностью сказать – ВЫ НЕ ПРАВЫ!

Иметь в структуре организации кадровую службу (отдел) или, на худой конец, специалиста по кадрам – это говорит о стабильности и экономической устойчивости Вашей организации.

Успех любого дела зависит не только от новых идей или технологий. Главным секретом успеха является человеческий фактор. Перед кадровой службой, прежде всего, стоит цель – обеспечение организации добросовестными, квалифицированными, ответственными, продуктивными сотрудниками, создание оптимальных условий для успешного выполнения сотрудниками организации своих должностных обязанностей.

Выгоды организации в результате рационального и оптимального построения кадровой службы (отдела):

1) полная и достоверная информация по каждому работнику;

2) знание потребности организации в новых работниках, в направлении на обучение и повышении квалификации работников;

3) конкретизация должностных обязанностей и уровня ответственности;

4) предупреждающие действия руководства организации по устранению негативных явлений (например, при высвобождении работников в случае сокращения штата);

5) и как главный аспект – отсутствие обращений в судебные и иные инстанции вследствие неправильного оформления кадровой документации.

Численность персонала кадровой службы

Расчет численности работников отдела кадров

Для более эффективной работы компании выгодно сократить лишние и ненужные расходы, которые образуются в результате некоторых недочетов в политике управления организации.

Так основной проблемой в отделе кадровой службы ОАО «ЛУКОЙЛ» являются затраты по численности персонала. Самое дорогое для любых организаций это персонал. Практически 60% всех затрат уходит на людей, их обеспечение, продвижение по карьерной лестнице, социальную защиту практически все.

Для решения данной проблемы расчитаем с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда СССР, рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы, взяв за расчетный период один месяц.

Таблица 1

Расчет численности инспекторов по кадрам

Вид выпол-няемых операций	Единица измерения объема работ	Норматив времени на единицу изме-рения, чел.-ч	Нормы времени на выпол-нение конк-ретного вида работы, чел.-ч	Объем работ за месяц	Трудо-емкость норми-руемых работ, чел.-ч
Оформление документов при приеме на работу (служащих)	Один работник (служащий)	0,74	0,8	43,2
Оформление документов при увольнении (служащих)	Один работник (служащий)	0,39	0,42	20,6
Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней	Одна книжка	0,11	0,11	1,54
Выписка дубликата трудовой книжки	Один дубликат	0,27	0,3	0,6
Внесение записей в трудовую книжку	Одна запись	0,07	0,8
Снятие копии трудовой книжки	Одна копия	0,62	0,67
Оформление перевода	Один работник	0,38	0,41	11,48
Составление и корректировка графика отпусков	Один работник	0,1	0,11	0,55
Оформление отпуска	Один работник	0,11	0,12	3,6
Ведение личных карточек	Один работник	0,08	0,09	5,4
Оформление листка нетрудо-способности	Один листок	0,05	0,05
Оформление взысканий	Одно офор- мление	0,11	0,12	1,44
Оформление изменения фамилии	Один работник	0,11	0,12	0,72
Оформление документов работников, уходящих на пенсию	Один работник	3,3	3,56	14,24
Оформление трудового договора	Один работник	0,24	0,26	17,94
Подбор резерва	Один человек	0,17	0,18	1,26
Оформление приказа на поощрение работника	Один работник	0,19	0,21	1,89
.	.	. Как рассчитать численность отдела персонала	.	ИТОГО	196,46

Во первый столбец заносим все виды работ, выполняемые кадровой службой, которые охвачены установленными нормативами. Данные для столбца 4 вычисляете по формуле

Нвр = Топ (1 + K/100), где (1)

Нвр нормы времени на выполнение конкретного вида работы, чел.-ч;

Топ норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по сборнику, чел.-ч;

К коэффициент времени, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий рабочего времени К принимается равным 8%.

В шестой столбец вносим данные об объемах работ по каждому виду за расчетный период.

Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) определяется с учетом каждого вида выполняемых работ по формуле:

(2)

Нврi нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

Vi объем конкретного вида работы, выполняемой за год (i = 1, 2, 3, … , n виды выполняемых работ).

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле

Ч = То / Фп, где (3)

То суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам;

Фп полезный фонд рабочего времени одного работника (в данном случае мы взяли усредненный показатель за месяц), ч.

То есть

Ч = 196,46 / 166 = 1,18.

Таким образом, для выполнения работ, которые вошли в таблицу, необходимо 1,2 ставки специалиста по комплектованию и учету кадров. Это означает, что в кадровой службе ООО «Лукойл» эта работа была распределена, между двумя специалистами, то есть потенциальная возможность сократить расходы, поручив выполнение работы одному сотруднику и установив ему доплату за расширенный объем работы в размере 0,2 ставки.

Date: 2015-11-15; view: 472; Нарушение авторских прав

Понравилась страница? Лайкни для друзей: