Реестр трудовых книжек

Posted On 30.01.2018

Учет трудовых книжек

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

(см. текст в предыдущей )

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

КонсультантПлюс: примечание.

Проставление печати на первой странице трудовой книжки, вкладыше в трудовую книжку, а также в случаях, предусмотренных абзацем первым пункта 35 и абзацем четвертым пункта 41 Правил, осуществляется при наличии печати (Приказ Минтруда России от 31.10.2016 N 589н).

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

(см. текст в предыдущей

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

Книга учета трудовых книжек

2 ноября 2015    Персонал

Деятельность каждого официально трудоустроенного сотрудника в обязательном порядке фиксируется в личной трудовой книжке. Этот документ подлежит строгой отчетности. Поэтому необходимо обеспечить его сохранность и правильный учет.

Для этого используют книгу учета движения трудовых книжек. Они представляют из себя законодательно установленный реестр, в котором фиксируется факт получения от работника (при зачислении в штат) и факт выдачи (в случае увольнения) его главного трудового документа — трудовой книжки.

Законодательство обязует вести такой учет как работодателей-организаций, так и работодателей, имеющих форму ИП.

Книга ведется в строгом соответствии установленному образцу. Применение свободной формы недопустимо и влечет за собой административное наказание.

Обязанность ведения книги учета возлагается на конкретное лицо. В крупных организациях это чаще всего сотрудник кадровой службы, в более мелких – работник бухгалтерии или секретарь.

Образец заполнения журнала учета трудовых книжек — скачать

В случаях с ИП функцию выполняет сам предприниматель.

Образец заполнения книги учета трудовых книжек

Современная форма книги учета трудовых книжек была определена около десяти лет назад. Ее ведение имеет существенные отличия от заполнения прочих регистрационных документов. Ответственный сотрудник должен знать обо всех тонкостях процесса.

Ведение журнала не прекращается по окончанию года, его используют полностью, до последней страницы.

Информация в каждую из граф вносится в строгом соблюдении установленного регламента.

В 1 графе указывается порядковый номер трудовых книжек.

2-4 графы фиксируют дату примета на работу, заполнения бланков вкладыша и трудовой книжки (числа могут отличаться друг от друга); дату прописывают полностью, арабскими цифрами.

5 – полное ФИО работника.

6 – делается запись о присвоенных книжки серии и номере. Если эта информация отсутствует (это характерно книжкам образца 1938 года), ставят прочерк.

7 – должность, профессию, трудовую функцию специалиста.

8 – предназначается для написания названия структурного подразделения, в котором намеревается работать специалист.

9 – дата и номер документа, по которому сотрудник принят в штат.

10 – подпись ответственного лица, принимающего на хранение документ.

11 – сумма, которую оплатил сотрудник за получение данное бланка; чаще всего документ выдается безвозмездно, графа остается пустой или в ней ставится прочерк.

12-13 – заполняется при увольнении сотрудника, содержат дату выдачи трудовой и подпись работника, фиксирующая факт получения им трудовой книжки.

Срок хранения таких журналов установлен законодательно и составляет 75 лет.

К самой книге предъявляются определенные требования. Она в обязательном порядке должна быть прошнурована, скреплена сургучной печатью или опломбирована, ее листы нумеруют, руководитель (а не лицо, отвечающее за ведение трудовых книжек) обязан заверить документ личной подписью.

Если контролирующие органы выявили факт отсутствия книги учета движения трудовых – на организацию и ее руководителя налагается штраф.

Скачать образец документа

Книга учета трудовых книжек бланк — скачать.

Книга учета трудовых книжек

19 06 2017     trudovik       Пока нет комментариев

Каждый работодатель обязан вести книгу учета трудовых книжек — это сводный регистрационный журнал, в котором отмечаются сведения о движении книжек сотрудников: их поступление, выдача. В данной статье предлагаем скачать образец книги и пустой бланк для заполнения.

Существует типовой бланк книги учета, утвержденный Постановлением Минтруда России №69 от 10.10.2003, именно его рекомендуется применять для оформления.

Трудовые книжки имеются на каждом предприятии — это личные документы трудящихся, где приводятся сведения о рабочей деятельности владельцев: где работали, когда, кем. Это важный для работника документ, при приеме на работу он передается для хранения работодателю. Задача последнего — обеспечить грамотный учет и сохранность трудовых книжек. Сделать это можно при соблюдении установленных требований к данному процессу. Предъявляются определенные требования к месту хранения, условия хранения, установлены четки правила заполнения документа, а также введен обязательный регистрационный учет трудовых документов.

Если в компании есть работники, то должна быть и книга учета трудовых книжек. Она может быть запрошена проверяющими структурами, отсутствие такого журнала влечет за собой административную ответственность.

Порядок ведения и заполнения книги учета

Ведением данного книги занимается кадровый или иной работник, назначенный ответственным внутренним документом компании.

Акт приема-передачи трудовых книжек

В должностных обязанностях данного сотрудника прописывается необходимость заполнение учетного журнала для трудовых книжек.

Сведения об ответственном лице указывают на титульном листе книги.

По мере поступления от сотрудников трудовых книжек, сведения о них регистрируются в журнале. Типовая форма книги учета предусматривает следующие графы для заполнения:

  • порядковый номер;
  • число, месяц и год принятия владельца трудовой книжки на работу;
  • ФИО лица, которому принадлежит книжка;
  • Серия и номер, указанные на первой странице регистрируемого бланкаа;
  • Должность или профессия, на которую принят новый сотрудник;
  • Наименование подразделения;
  • Реквизиты распорядительного документа, на основании которого принят гражданин — номер и дата приказа Т-1;
  • Подпись лица, которое приняло трудовую книжку и внесло регистрационную запись в книгу учета;
  • Дата выдачи книжки — заполняется при выдаче на руки оригинала документа, это возможно при увольнении, а также в редких случаях в процессе трудовой деятельности, например, для передачи в ПФР для расчета и начисления пенсии работнику;
  • Подпись работника в получении личного документа — ставится, когда владелец получает на руки свой документ.

К оформлению и ведению книги учета нужно относиться очень ответственно, обязательно наличие подписей ответственного лица и работника. Возможно разработать собственный бланк книги или журнала, где будут регистрироваться трудовые книжки. Ниже представлен для скачивания типовой бланк учетного бланка.

Образец оформления

Образец книги учета трудовых книжек 2017 — скачать.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *