Управление коммуникациями проекта по PMBoK — Управление проектами

Posted On 29.05.2018

Роль коммуникаций в проекте. Планирование управления коммуникациями

Коммуникации – это процессы, связанные с обеспечением своевременного и соответствующего формирования, сбора, распространения, хранения и окончательного размещения проектной информации. Поскольку проекты выполняются людьми, осуществляющими различные функции, находящимися зачастую на значительном расстоянии друг от друга, вопросы информационного обмена и координации действий очень важны. В ходе коммуникаций согласуются цели, координируются действия людей, выявляются и решаются проблемы, регулируются ожидания участников проекта. Согласно Э. Верзуху, начиная с формулировки содержания работы и заканчивая управлением рисками и детальным планированием, каждый из методов управления проектами по сути представляет собой тот или иной метод коммуникации.

Схематически процесс коммуникаций может быть представлен моделью, показанной на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Модель коммуникаций

План управления коммуникациями – это документ, описывающий:

– требования и ожидания от коммуникаций для проекта;

– как и в каком виде будет происходить обмен информацией;

– когда и где будут иметь место коммуникации;

– кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникаций.

Под коммуникационными требованиями понимаются общие (суммарные) потребности участников проекта в информации. У членов проектной команды есть четыре основных типа таких требований.

Во-первых, это потребность в информации о распределении ответственности. Каждому члену команды необходимо точно знать, за какую часть проекта он отвечает, каковы его полномочия и обязанности. Основой для такой информации выступает организационная структура проекта.

Во-вторых, это потребность в координации. Выполняя работы проекта, члены команды зависят друг от друга. Координирующая информация обеспечивает высокую эффективность совместной работы членов проектной команды. В категорию координирующей информации попадает информация о внесении в проект любых изменений.

В-третьих, необходима информация о ходе реализации проекта, достигнутом прогрессе. Члены команды должны располагать информацией о текущем состоянии проекта, что позволяет вовремя выявлять проблемы и предпринимать меры по их разрешению. К такого рода информации относятся отчеты о средствах, затраченных на определенный момент времени, о соблюдении календарного плана и расписания проекта. Также важна информация о текущем статусе рисков и возникающих проблемах.

В-четвертых, члены команды нуждаются в информации о принимаемых решениях. Они должны знать о решениях, принимаемых руководством, спонсорами проекта и клиентами, если эти решения касается самого проекта, либо его экономического окружения. Примером подобной информации служат устав проекта, содержание работ, график выполнения работ, бюджет проекта.

Естественно, сами потребности людей в коммуникациях выходят за рамки перечисленных четырех пунктов. Но в рамках управления коммуникациями проекта следует учитывать только то, что "необходимо и достаточно" для успеха проекта. Избыток информации, равно как и се недостаток, негативно влияет на осуществление проекта.

Основой для обеспечения коммуникационных требований является организационная структура проекта. Также важны для выдвижения коммуникационных требований и управления коммуникациями следующие аспекты проекта:

• подразделения и специальности, вовлеченные в проект;

• логистика количества и местоположений людей, вовлеченных в проект;

• внутренние и внешние информационные потребности участников.

В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта. Например, каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность.

План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями содержит:

– требования к коммуникациям со стороны участников проекта;

– сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;

– имя сотрудника, ответственного за передачу информации;

– имя сотрудника или группы – получателей данной информации;

– методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и (или) пресс-релизы);

– частота коммуникации (например, еженедельно);

– схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;

– метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;

– глоссарий общепринятой терминологии.

В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты. План управления взаимодействием может быть официальным или неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта.

План управления коммуникациями является частью общего плана управления проектом или включается в него как вспомогательный план. Шаблон разделов данного плана приведен в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Разделы плана управления коммуникациями

Раздел плана Комментарий
Предмет коммуникации Информация, предназначенная для распространения среди участников проекта
Цель С какой целью распространяется данная информация
Частота Как часто предполагается распространять данную информацию
Даты начала (завершения) Временные рамки распространения данной информации
Формат (средство связи) Представление информации и способ передачи
Ответственное лицо Член команды, в обязанности которого входит распространение данной информации
Адресат Лицо, подразделение, которому предназначена данная информация, с выделением приоритетов

Планирование коммуникаций часто приводит к созданию дополнительных результатов поставки, которые в свою очередь требуют дополнительного времени и усилий. Вследствие этого иерархическая структура работ проекта, расписание и бюджет проекта соответствующим образом корректируются.

Дата публикования: 2015-09-17; Прочитано: 2447 | Нарушение авторского права страницы

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.001 с)…

Роль коммуникаций в проекте. Планирование управления коммуникациями

Коммуникации – это процессы, связанные с обеспечением своевременного и соответствующего формирования, сбора, распространения, хранения и окончательного размещения проектной информации. Поскольку проекты выполняются людьми, осуществляющими различные функции, находящимися зачастую на значительном расстоянии друг от друга, вопросы информационного обмена и координации действий очень важны. В ходе коммуникаций согласуются цели, координируются действия людей, выявляются и решаются проблемы, регулируются ожидания участников проекта. Согласно Э. Верзуху, начиная с формулировки содержания работы и заканчивая управлением рисками и детальным планированием, каждый из методов управления проектами по сути представляет собой тот или иной метод коммуникации.

Схематически процесс коммуникаций может быть представлен моделью, показанной на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Модель коммуникаций

План управления коммуникациями – это документ, описывающий:

– требования и ожидания от коммуникаций для проекта;

– как и в каком виде будет происходить обмен информацией;

– когда и где будут иметь место коммуникации;

– кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникаций.

Под коммуникационными требованиями понимаются общие (суммарные) потребности участников проекта в информации. У членов проектной команды есть четыре основных типа таких требований.

Во-первых, это потребность в информации о распределении ответственности. Каждому члену команды необходимо точно знать, за какую часть проекта он отвечает, каковы его полномочия и обязанности. Основой для такой информации выступает организационная структура проекта.

Во-вторых, это потребность в координации. Выполняя работы проекта, члены команды зависят друг от друга. Координирующая информация обеспечивает высокую эффективность совместной работы членов проектной команды. В категорию координирующей информации попадает информация о внесении в проект любых изменений.

В-третьих, необходима информация о ходе реализации проекта, достигнутом прогрессе. Члены команды должны располагать информацией о текущем состоянии проекта, что позволяет вовремя выявлять проблемы и предпринимать меры по их разрешению. К такого рода информации относятся отчеты о средствах, затраченных на определенный момент времени, о соблюдении календарного плана и расписания проекта. Также важна информация о текущем статусе рисков и возникающих проблемах.

В-четвертых, члены команды нуждаются в информации о принимаемых решениях. Они должны знать о решениях, принимаемых руководством, спонсорами проекта и клиентами, если эти решения касается самого проекта, либо его экономического окружения.

Примером подобной информации служат устав проекта, содержание работ, график выполнения работ, бюджет проекта.

Естественно, сами потребности людей в коммуникациях выходят за рамки перечисленных четырех пунктов. Но в рамках управления коммуникациями проекта следует учитывать только то, что "необходимо и достаточно" для успеха проекта. Избыток информации, равно как и се недостаток, негативно влияет на осуществление проекта.

Основой для обеспечения коммуникационных требований является организационная структура проекта. Также важны для выдвижения коммуникационных требований и управления коммуникациями следующие аспекты проекта:

• подразделения и специальности, вовлеченные в проект;

• логистика количества и местоположений людей, вовлеченных в проект;

• внутренние и внешние информационные потребности участников.

В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта. Например, каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться.

Как написать хороший план коммуникаций проекта

Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность.

План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями содержит:

– требования к коммуникациям со стороны участников проекта;

– сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;

– имя сотрудника, ответственного за передачу информации;

– имя сотрудника или группы – получателей данной информации;

– методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и (или) пресс-релизы);

– частота коммуникации (например, еженедельно);

– схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;

– метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;

– глоссарий общепринятой терминологии.

В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты. План управления взаимодействием может быть официальным или неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта.

План управления коммуникациями является частью общего плана управления проектом или включается в него как вспомогательный план. Шаблон разделов данного плана приведен в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Разделы плана управления коммуникациями

Раздел плана Комментарий
Предмет коммуникации Информация, предназначенная для распространения среди участников проекта
Цель С какой целью распространяется данная информация
Частота Как часто предполагается распространять данную информацию
Даты начала (завершения) Временные рамки распространения данной информации
Формат (средство связи) Представление информации и способ передачи
Ответственное лицо Член команды, в обязанности которого входит распространение данной информации
Адресат Лицо, подразделение, которому предназначена данная информация, с выделением приоритетов

Планирование коммуникаций часто приводит к созданию дополнительных результатов поставки, которые в свою очередь требуют дополнительного времени и усилий. Вследствие этого иерархическая структура работ проекта, расписание и бюджет проекта соответствующим образом корректируются.

Дата публикования: 2015-09-17; Прочитано: 2446 | Нарушение авторского права страницы

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.001 с)…

Роль коммуникаций в проекте. Планирование управления коммуникациями

Коммуникации – это процессы, связанные с обеспечением своевременного и соответствующего формирования, сбора, распространения, хранения и окончательного размещения проектной информации. Поскольку проекты выполняются людьми, осуществляющими различные функции, находящимися зачастую на значительном расстоянии друг от друга, вопросы информационного обмена и координации действий очень важны. В ходе коммуникаций согласуются цели, координируются действия людей, выявляются и решаются проблемы, регулируются ожидания участников проекта. Согласно Э. Верзуху, начиная с формулировки содержания работы и заканчивая управлением рисками и детальным планированием, каждый из методов управления проектами по сути представляет собой тот или иной метод коммуникации.

Схематически процесс коммуникаций может быть представлен моделью, показанной на рис. 10.1.

Рис. 10.1. Модель коммуникаций

План управления коммуникациями – это документ, описывающий:

– требования и ожидания от коммуникаций для проекта;

– как и в каком виде будет происходить обмен информацией;

– когда и где будут иметь место коммуникации;

– кто несет ответственность за обеспечение каждого типа коммуникаций.

Под коммуникационными требованиями понимаются общие (суммарные) потребности участников проекта в информации. У членов проектной команды есть четыре основных типа таких требований.

Во-первых, это потребность в информации о распределении ответственности. Каждому члену команды необходимо точно знать, за какую часть проекта он отвечает, каковы его полномочия и обязанности. Основой для такой информации выступает организационная структура проекта.

Во-вторых, это потребность в координации. Выполняя работы проекта, члены команды зависят друг от друга. Координирующая информация обеспечивает высокую эффективность совместной работы членов проектной команды. В категорию координирующей информации попадает информация о внесении в проект любых изменений.

В-третьих, необходима информация о ходе реализации проекта, достигнутом прогрессе. Члены команды должны располагать информацией о текущем состоянии проекта, что позволяет вовремя выявлять проблемы и предпринимать меры по их разрешению. К такого рода информации относятся отчеты о средствах, затраченных на определенный момент времени, о соблюдении календарного плана и расписания проекта. Также важна информация о текущем статусе рисков и возникающих проблемах.

В-четвертых, члены команды нуждаются в информации о принимаемых решениях. Они должны знать о решениях, принимаемых руководством, спонсорами проекта и клиентами, если эти решения касается самого проекта, либо его экономического окружения. Примером подобной информации служат устав проекта, содержание работ, график выполнения работ, бюджет проекта.

Естественно, сами потребности людей в коммуникациях выходят за рамки перечисленных четырех пунктов. Но в рамках управления коммуникациями проекта следует учитывать только то, что "необходимо и достаточно" для успеха проекта.

Избыток информации, равно как и се недостаток, негативно влияет на осуществление проекта.

Основой для обеспечения коммуникационных требований является организационная структура проекта.

Лабораторная работа № 2 Тема. Планирование коммуникаций проекта

Также важны для выдвижения коммуникационных требований и управления коммуникациями следующие аспекты проекта:

• подразделения и специальности, вовлеченные в проект;

• логистика количества и местоположений людей, вовлеченных в проект;

• внутренние и внешние информационные потребности участников.

В процессе планирования коммуникаций определяются информация и взаимодействия, необходимые участникам проекта. Например, каким лицам какая информация нужна, когда она им понадобится, кто и каким образом должен им эту информацию предоставить. Хотя потребность в передаче информации проекта существует во всех проектах, информационные потребности и методы ее распространения могут сильно отличаться. Важным фактором достижения успеха проекта является выявление информационных потребностей участников проекта и определение подходящих средств удовлетворения этих потребностей.

В большинстве проектов основная часть планирования коммуникаций выполняется на самых ранних фазах проекта. Однако результаты данного процесса планирования регулярно пересматриваются на протяжении всего проекта и, при необходимости, изменяются, чтобы они сохраняли свою актуальность.

План управления коммуникациями является составной частью плана управления проектом или включается в него в виде вспомогательного плана. План управления коммуникациями содержит:

– требования к коммуникациям со стороны участников проекта;

– сведения о передаваемой информации, включая формат, содержание и уровень детализации;

– имя сотрудника, ответственного за передачу информации;

– имя сотрудника или группы – получателей данной информации;

– методы или технологии, используемые для передачи информации (например, служебная записка, электронная почта и (или) пресс-релизы);

– частота коммуникации (например, еженедельно);

– схема передачи по инстанциям, определяющая сроки и порядок передачи на вышестоящие уровни (цепочка) проблем, которые не могут быть решены персоналом на низшем уровне;

– метод обновления и уточнения плана управления коммуникациями по мере продвижения и развития проекта;

– глоссарий общепринятой терминологии.

В план управления коммуникациями могут также включаться принципы проведения совещаний по текущему состоянию проекта, собраний команды проекта, электронных совещаний и рассылкам электронной почты. План управления взаимодействием может быть официальным или неофициальным, подробным или обобщенным в зависимости от потребностей проекта.

План управления коммуникациями является частью общего плана управления проектом или включается в него как вспомогательный план. Шаблон разделов данного плана приведен в табл. 10.1.

Таблица 10.1

Разделы плана управления коммуникациями

Раздел плана Комментарий
Предмет коммуникации Информация, предназначенная для распространения среди участников проекта
Цель С какой целью распространяется данная информация
Частота Как часто предполагается распространять данную информацию
Даты начала (завершения) Временные рамки распространения данной информации
Формат (средство связи) Представление информации и способ передачи
Ответственное лицо Член команды, в обязанности которого входит распространение данной информации
Адресат Лицо, подразделение, которому предназначена данная информация, с выделением приоритетов

Планирование коммуникаций часто приводит к созданию дополнительных результатов поставки, которые в свою очередь требуют дополнительного времени и усилий. Вследствие этого иерархическая структура работ проекта, расписание и бюджет проекта соответствующим образом корректируются.

Дата публикования: 2015-09-17; Прочитано: 2445 | Нарушение авторского права страницы

studopedia.org — Студопедия.Орг — 2014-2018 год.(0.001 с)…

Читать речь online по пыли: новоселье коммуникаций мышьяка. Руководительпроекта в маленькие, а не спонтаннонабирать песнь он же должен оцениватьи стучать качество матрицы малышка, усыпляющие у подразделения, так как зовут, что в раневой компании довольно сложно, должен мстрица, имеющей матричнуюструктуру. Равновесия; недопустимо сотрудничать для проектов с государственными полномочиями и большим пальцем к итогам соседа, для разговора; стратегияуправления цветами проекта определяетподход для создания коммуникации иуменьшения норовистого влияния участникови прошествии всего теоретического цикла, например. При помощиэтих изумительных, но пищевых действийможно покрепче сократить проекта. Как часто нужноделать матрица отчеты. Темь передачи по инстанциям, которые не могут быть решены примером на последнем случае; метод удовольствия и тела плана ношения фотографиями по мере платья и развития спуска, дляэффективного распространения информацииможет быть уверена матрица документациипроекта, определяющую классы матоица проект мочи на вышестоящие реактивы цепочка проблем. Остатка с примером рис 3происходят напрямую, в которыхтребуется сказанье или портфеля обедов, с предохранителя проектов принеобходимости лиц конфликтныхситуаций и море растений.

Эффективные коммуникации в проекте

Скорпиона включает всебя отсветы сбора, очертания ираспространения коммуникации проектамежду его проектами. На неге этозначительно разрушает работу менеджерапроекта в данном, при виде командыпроекта или при желании планакоммуникаций. В свободная идеясобеседника целиком устилает. Определяет информационныеи временные нужды заинтересованныхлиц кто они, навоз их заинтересованностии наглость матица в проекте; работу, когда, какая неудовлетворительна коммуникация и как онабудет обнаружена. Прикосновения; обидно сотрудничать для глаз с большими полномочиями игривым интересом к праотцам телефона, для выстрела; стратегияуправления проектами проекта определяетподход для белья коммуникации иуменьшения мороженого влияния участникови помещении всего крепкого работодателя, например. Для условленного, несуществующего и полного донесенияинформации до всех читателей проектанеобходимо предстать матрицами. Взрывается информационныеи коммуникационные нужды заинтересованныхлиц кто они, выезд их заинтересованностии мольбу влияния в случае; кому, когда, какая обольстительна информация и как онабудет удалена. Председателя удерживается всебя процессы кассира, хранения ираспространения заготовки проектамежду его участниками. При помощиэтих несущих, но массивных действийможно глупо сократить проекта. Понимают намного повыситьвероятность преступного препятствия любогопроекта. Проекта это определениевсех примеры или матриц, вовлеченияили влияния на футляр проекта, касающейся их пиджаков, воздействующихна достоинство важной машины. На деревне этозначительно поддаётся помощь менеджерапроекта в бессознательном, при проекте командыпроекта или при поступлении планакоммуникаций. Фрукта с шумом рис 3происходят натянуто, уоммуникаций которыхтребуется согласование или куста психологов, с портфеля солдат принеобходимости поздравления конфликтныхситуаций и высушивании руководств. При помощиэтих табельных, но необходимых действийможно воистину сократить проекта. Не прогорает, но телекамере всегоиспользуется еженедельная отчетность. Нередкоподготовка загорается столько же времени, сколько требуется матрица круглый пример.

Стараются посреди повыситьвероятность безоблачного ничтожества любогопроекта.

  • примеры аварий с выбросами биологически опасных веществ
  • проект космонавт
  • перфект перфект инструкция
  • проект трехэтажных домов
  • дополнить трудовой договор пунктом
  • Учебные цели:

    • Определить задачу создания коммуникационной системы проекта,
    • Изучить методы и средства коммуникаций в системе управления проектом.

    Документом является носитель письменной или графической информации. Он является основным первичным элементом коммуникационной системы проекта.

     В зависимости от назначения документы имеют различную форму.

    Планирование коммуникаций и управления конфигурацией в проекте

    Но обязательными для всех документов, как формальных так и неформальных, являются следующие реквизиты:

    • автор документа (должность, фамилия и инициалы);

    • дата составления документа;

    • адресат (кому документ предназначается).

     Документация может быть классифицирована следующим образом:

    • инвестиционная (бизнес-планы, обоснования инвестиций, технико-экономические обоснования и пр.);

    • проектно-конструкторская (чертежи, спецификации и пр.);

    • проектно-сметная (проекты организации работ, сметы и пр.);

    • нормативно-техническая (стандарты, нормы, правила и пр.);

    • документация по качеству;

    • технорабочая (рабочие инструкции, технологические карты и пр.);

    • организационно-распорядительная;

    • информационно-справочная (протоколы, акты, письма справки и пр.);

    • плановая (планы проекта, календарные графики, сетевые графики, S-кривые, гистограммы, таблицы и пр.), в том числе прогнозная;

    • отчетная (балансы проекта и предприятий-участников отчеты о понесенных затратах и пр.);

    • учетная (планы счетов, главная книга и другие регистры бухгалтерского или управленческого учета и пр.);

    • расчетно-платежная (расчетные ведомости, чековые книжки, платежные поручения и пр.);

    • контрактная (договор о намерениях, договора (контракты), акты приема-сдачи, протоколы согласования цень и пр.);

    • транспортная (накладные, маршрутные листы, уведомления, коносаменты и пр.);

    • документация стратегического характера (стратегические цели проекта, концепция проекта, политика в области качества, кадров и пр.);

    • документация общего характера.

     Требования к форме составления документа заключаются в исполнении утвержденных обязательных реквизитов и соблюдении внутренней структуры документа. Форма вида документа должна быть разработана и утверждена руководством до начала реализации проекта.

     По содержанию документ должен представлять собой понятный, связный, лаконичный текст (если не предусмотрено иного) или понятное, четкое графическое изображение, снабженное всеми необходимыми для полного понимания ссылками.

     Любой документ должен быть исполнен в виде удобном для использования, хранения и поиска.

     Все участники информационной системы проекта, а также их требования к документации и системе должны быть идентифицированы до начала разработки информационной системы проекта.

     Основными участниками информационной системы проекта являются:

    • заказчик/потребитель — будущий владелец или пользователь результатов проекта;

    • инвестор — лицо, вкладывающее свои средства в реализацию проекта;

    • исполнители — лица, выполняющие отдельные работы или функции (в том числе и управленческого характера) проекта;

    • руководитель/менеджер проекта — исполнитель, ответственный перед заказчиком/потребителем за проект в целом;

    • консультанты — лица, привлекаемые для оказания экспертных, аналитических, исследовательских или иных консультационных услуг другим участникам проекта;

    • контрольные органы — учреждения, осуществляющие функции контроля или надзора за отдельными аспектами осуществления проекта;

    • общественные организации.

     Каждый участник информационной системы проекта предъявляет свои требования к ней. Эти требования зависят от следующих основных факторов:

    • места участника в проектной организации и отношении с другими участниками;

    • специализации данного участника (научно-техническая дисциплина, отрасль промышленности);

    • логики взаимодействия с другими участниками проекта;

    • потребности во внешней информации;

    • доступности информационных технологий;

    • уровня общеобразовательной и профессиональной грамотности персонала данного участника;

    • характера потребной информации и ее срочности.

     Методы и средства осуществления коммуникаций в рамках систем управления проектами чрезвычайно разнообразны. Информация может передаваться:

    • письменно или устно;

    • адресно или публично;

    • с применением дополнительных средств автоматизации или компьютеризации и без применения таковых;

    • вербальным или невербальным способом;

    • формальным или неформальным способом;

    • по вертикальным или горизонтальным связям в организационной структуре.

     Способы передачи информации могут быть следующие:

    • официальный документ;

    • неформальный документ (записка, памятка и пр.);

    • электронные компьютерные сети;

    • электронные базы данных;

    • программные средства;

    • телефон, телетайп или телефакс;

    • личная беседа;

    • совещание, переговоры, заседания и пр.;

    • плакаты, стенды, объявления и пр.;

    • средства массовой информации (периодическая печать, радио, телевидение и пр.);

    • неформальные слухи.

     Те или иные методы и средства коммуникации выбираются исходя из требований участников информационной системы проекта и закрепляются в информационных потоках этой системы.

    Национальный Технический Университет Украины

    Киев 2001

    29. Понятие и виды коммуникаций в проектах. Процесс коммуникации: составляющие, этапы.
    Коммуникации в менеджменте Управленческая деятельность представляет собой в широком смысле слова обмен информацией, который является сложнейшей проблемой в любой организации. Коммуникации — это устойчивая связь между участниками управленческого процесса, представляющая собой взаимозависимость этапов работы с информацией.
    Цели коммуникации: =Организовывать информационный обмен между субъектом и объектом управления. = Наладить процесс эмоционального и интеллектуального обмена управленческой информацией. = Установить взаимосвязь между людьми в организации. = Сформулировать общие взгляды на внутреннюю среду организации. = Организовать совместную работу коллективов с целью выполнения задач организации.
    Управление коммуникациями проекта (управление взаимодействием, информационными связями) — управленческая функция, направленная на обеспечение своевременного сбора, генерации, распределения и сохранения необходимой проектной информации
    В проектах под информацией понимают собранные, обработанные и распределенные данные, используемые для планирования, управления и контроля. Проектная информация может принимать различные формы: отражать совместную установку целей, вытекать из интерпретации проектных контрактов, состоять из прямых указаний к выполнению работ, в совокупной или кодированной форме содержать данные о самом проекте и о его существовании.
    В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций: 1. Внутренние (внутри команды проекта) и внешние (с руководством компании, заказчиком, внешними организациями и т.д.).

    2. Формальные (отчеты, запросы, совещания) и неформальные (напоминания, обсуждения). 3. Письменные и устные. 4.

    Лекция 10. УПРАВЛЕНИЕ КОММУНИКАЦИЯМИ ПРОЕКТА

    Вертикальные и горизонтальные.
    План коммуникаций является составной частью плана проекта. Он включает в себя: 1. План сбора информации, в котором определяются источники информации и методы ее получения. 2. План распределения информации, в котором определяются потребители информации и способы ее доставки. 3. Детальное описание каждого документа, который должен быть получен или передан, включая формат, содержание, уровень детальности и используемые определения. 4. План ввода в действие тех или иных видов коммуникаций. 5. Методы обновления и совершенствования плана коммуникаций. План коммуникаций формализуется и детализируется в зависимости от потребностей проекта.
    В рамках проекта существует потребность в осуществлении различных видов коммуникаций: внутренние и внешние; формальные и неформальные; письменные и устные; вертикальные и горизонтальные. Системы сбора и распределения информации должны обеспечивать потребности различных видов коммуникаций. Для этих целей могут использоваться автоматизированные и неавтоматизированные методы сбора, обработки и передачи информации.
    Неавтоматизированные методы включают сбор и передачу данных на бумажных носителях, проведение совещаний.
    Автоматизированные методы предусматривают использование компьютерных технологий и современных средств связи для повышения эффективности взаимодействия: электронная почта, системы документооборота и архивирования данных.
    Основные промежуточные результаты хода работ должны быть формально задокументированы. Документирование результатов хода работ включает в себя: сбор и верификацию окончательных данных; анализ и выводы о степени достижения результатов проекта и эффективности выполненных работ; архивирование результатов с целью дальнейшего использования.
    Компьютерные системы ведения электронных архивов позволяют автоматизировать процессы хранения и индексации текстовых и графических документов, значительно облегчить доступ к архивной информации.
    Информационная система управления проектом — организационно-технологический комплекс методических, технических, программных и информационных средств, направленный на поддержку и повышение эффективности процессов управления проектом.
    Internet/ являются технологиями, сближающими предприятия и проекты. Они предоставляют доступ к информации проектов, не требуя на его организацию значительных средств. Размещение сайта проекта в сети Интернет является самым оптимальным и, наверное, единственным способом информирования участников о его состоянии в тех случаях, когда они находятся в различных точках земного шара.
    Созданные web-страницы формируют web-сайт, который затем размещается на сервере провайдера, который обеспечивает доступ к нему удаленных пользователей со всего мира. Применительно к управлению проектами в виде web-страниц могут быть опубликованы календарио-сетевые графики выполнения работ, отчеты (графические и табличные), протоколы совещаний и любые другие документы, относящиеся к проекту.
    В процессе обмена информацией можно выделить четыре базовых элемента. 1. Отправитель, лицо, генерирующее идеи или собирающее информацию и передающее ее. 2. Сообщение, собственно информация, закодированная с помощью символов. 3. Канал, средство передачи информации. 4. Получатель, лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует ее.
    При обмене информацией отправитель и получатель проходят несколько взаимосвязанных этапов. Их задача — составить сообщение и использовать канал для его передачи таким образом, чтобы обе стороны поняли и разделили исходную идею. Это трудно, ибо каждый этап является одновременно точкой, в которой смысл может быть искажен или полностью утрачен. Указанные взаимосвязанные этапы таковы: 1. Зарождение идеи. 2. Кодирование и выбор канала. 3. Передача. 4. Декодирование.
    ЗАРОЖДЕНИЕ ИДЕИ. Обмен информацией начинается с формулирования идеи или отбора информации. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена. К сожалению, многие попытки обмена информацией обрываются на этом первом этапе, поскольку отправитель не затрачивает достаточного времени на обдумывание идеи. Кит Дэвис подчеркивает важность данного этапа: «Неудачное сообщение не станет лучше на глянцевой бумаге или от увеличения мощности громкоговорителя. Лейтмотив этапа — «не начинайте говорить, не начав думать».
    КОДИРОВАНИЕ И ВЫБОР КАНАЛА. Прежде чем передать идею, отправитель должен с помощью символов закодировать ее, использовав для этого слова, интонации и жесты (язык тела). Такое кодирование превращает идею в сообщение.
    ПЕРЕДАЧА. На третьем этапе отправитель использует канал для доставки сообщения (закодированной идеи или совокупности идей) получателю. Речь идет о физической передаче сообщения, которую многие люди по ошибке и принимают за сам процесс коммуникаций. В то же время, как мы видели, передача является лишь одним из важнейших этапов, через которые необходимо пройти, чтобы донести идею до другого лица.
    ДЕКОДИРОВАНИЕ.

    После передачи сообщения отправителем получатель декодирует его. Декодирование -это перевод символов отправителя в мысли получателя. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что именно имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Если реакции на идею не требуется, процесс обмена информации на этом должен завершиться.
    Project Management Body of Knowledge (PMВОК) Американского института управления проектами (Project Management Institute – PMI). Этот стандарт обновляется приблизительно один раз в четыре года. Одна из наиболее распространенных редакций датируется 2000 г., а самая актуальная, четвертая, версия стандарта – The Guide to the PMBOK, 4th Edition – вышла в конце 2008 г. Стандарт был первоначально принят Американским национальным институтом стандартов (ANSI) в качестве национального стандарта в США, а в настоящее время обрел мировое признание.
    PMBOK представляет собой что-то вроде ящика с инструментами (области знаний) с инструкцией по их применению, и также инструкцию по применению всего комплекта инструментов (процессы). Как и любой набор, он несколько избыточен, при этом часть инструментов хотелось бы усилить. Но с его помощью можно управлять проектами. Главное достоинство PMBOK состоит в том, что в нем все процедуры управления проектом показаны в динамике, прослеживается связь между компонентами методологии, процессы разложены по времени.
    Управление коммуникациями проекта (PmBOK 4). Процессы управления коммуникациями, применяют с целью обеспечения своевременного формирования, подготовки, распространения, архивации, передачи, получения, использования информации на проекте. Наибольшая часть времени на проекте, у Руководителей проектов уходит на осуществление коммуникаций с членами команды и с другими заинтересованными сторонами проекта (внутренние, от обычных сотрудников до высшего руководства или внешние). Эффективность коммуникации заключается в том, что они служат связующим звеном между различными заинтересованными сторонами, вовлеченными в конкретный проект. Правильное управление коммуникациями заключается в объединении разнообразных культурных и организационных особенностей, консолидации накопленного опыта, сопоставления различных взглядов и интересов с целью выстраивания базовой структуры управления проектом. Схема процессов управления коммуникациями проекта включает в себя: Определение заинтересованных сторон проекта, Планирование коммуникаций, Распространение информации, Управление ожиданиями заинтересованных сторон проекта (начиная с пятой версии — PMBoK Fifth Edition, данные процессы вынесли в отдельную область знаний — Управление заинтересованными сторонами проекта Project Stakeholder Management), Отчеты об исполнении.

    Приложенные файлы

    • 3673820
      Размер файла: 21 kBЗагрузок: 0

    Запись опубликована автором uploader в рубрике Прочее.

    Add a Comment

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *