1С бизнес процессы

Что только не писали на Хабре про бизнес-процессы: про общую философию, про программирование процессов, про многочисленные BPM-системы, про нотации и т.д. В принципе, вендору всё понятно: взял процесс, очистил его от очисток, смоделировал, автоматизировал и запускай экземпляры, когда нужно. Дел-то. Между тем, бизнес, которому статьи адресованы, зачастую не понимает главного — зачем ему эти бизнес-процессы? Он ведь не Газпром какой и не концерн Калашников. Тут бы главные дела решить: чтобы сроки не срывались, сотрудники бы не теряли документы и не валили бы вину друг на друга, а то среди этого бардака уже и прибыли не видно…
Мы решили исправить ситуацию и рассказать о бизнес-процессах максимально просто — так, чтобы каждый смог понять, во благо они бизнесу или ну их, и так нормально сидели. Поэтому сегодня без нотаций, сложных схем и рекламных обзоров. Итак, вводные: «Всё есть процесс», «Процессы есть у всех», «Если вы не любите бизнес-процессы, вы просто не умеете их готовить». Поехали.

Pikabu.ru. Типичная организация процесса в компаниях любого уровня: «Лебедь рвется в облака, Рак пятится назад, а Щука тянет в воду. Кто виноват из них, кто прав, — судить не нам; Да только воз и ныне там».
На мысль об этой статье нас натолкнула собственная же статистика. Дело в том, что в RegionSoft CRM встроен модуль бизнес-процессов, которым мы гордимся: нативный графический + логический редактор, простое управление, возможность проектировать самые сложные процессы без знания программирования. Но нет.
Функциональностью бизнес-процессов пользуются около 12%-14% клиентов. Это мало, это непонятно, это странно — иметь надёжный и простой инструмент и игнорировать его.
За проверкой гипотезы (на самом деле, мы и так знаем ситуацию, но всё же) идём в Google Trends. Собственно, это всё, что нужно знать про интерес российского бизнеса к бизнес-процессам:

• зона интереса — крупные мегаполисы, где сосредоточены большие и продвинутые в ИТ-плане компании
• уточнение интереса (конкретные запросы) — скорее образовательные: «бизнес процесс пример», «бизнес процессы», «бизнес процесс это» и т.д.
• с 2008 года стабильное падение интереса (влияние кризиса).

Что такое бизнес-процессы?

Бизнес-процессы — это цепочки действий и событий, которые происходят в компании и приводят к конечному результату. Пример: приём на работу и адаптация сотрудника, закупка и запуск ПО, рассылка и т.д.
Процессы могут быть однократными (например, это разработка корпоративного сайта компании) и цикличными, повторяющимися (подготовка рассылки, производство продукции и т.д.). Также процессы могут быть укрупнёнными (проведение рекламной акции) и дробными (разработка дизайна баннеров). Дробные процессы могут входить в состав разовых проектов или разных процессов (например, разработка дизайна баннеров может быть для рассылки, для контекста, для оформления виджета на Хабре и т.д.).
Получается, что бизнес-процессы есть в каждой компании и часто они работают не так, как хотелось бы. В случае стихийных, неотлаженных и неавтоматизированных процессов, цель достигается довольно сложным путём, с проблемами и провалами в коммуникации. Реализация основной массы задач и этапов происходит непосредственно перед дедлайном.

Если в компании бизнес-процессы не отлажены, они приводят к потере средств, сил, нервов и в конечном итоге к проигранной конкурентной борьбе — просто потому что все негативные тенденции обязательно сказываются на отношениях с клиентами. Такие процессы могут быть:

• неэффективными — при больших трудозатратах приносить минимально приемлемый вариант, задействовать слишком много ресурсов;
• медленными — из-за несогласованности участников процесса и отсутствия чётко обозначенных этапов и сроков, отведённых на каждую задачу;
• ненадёжными — такие процессы приводят не к ожидаемому результату, а к его частичной реализации либо к полному отсутствию итогового результата;
• дублирующимися — не самый плохой вариант, однако такие процессы перегружают работников и потребляют больше ресурсов, чем это делает один оптимизированный процесс;
• избыточными — слишком большое количество этапов, задач и связей перегружают процесс, и в итоге достижение цели откладывается либо обходится слишком дорого;
• неработающими — без комментариев, это явно кризисное явление (такое происходит, например, в случае, когда подразделения не обмениваются информацией: технари разработали новый софт, маркетологи придумали продвижение, 15 октября всё выгрузили на сайт и в сторы, а продажники об этом даже не слышали, поэтому не могут отвечать на вопросы клиентов и работать в принципе);
• лишними — в компании сохраняются старые процессы или процессы, которые стали неактуальными в рамках текущей деятельности; худший вариант, когда такие цепочки обязательны к исполнению.

Откуда столько бед с бизнес-процессами?

Наверняка, дочитав до этого места, вы уже узнали хоть какие-то черты своей компании (иногда и сразу несколько). И так происходит со всеми — на бизнес-процессы оказывают влияние множество факторов, от технологических до психологических, поэтому тут всё, как по поговорке: абсолютно здоровых компаний не бывает, бывают недообследованные.
Первая причина кроется в том, что процессы включают в себя очень много человеческого труда. Если нет автоматизации, то почти всё делает человек: выписывает документы, совершает звонки, вносит или не вносит задачу в календарь, выполняет свою основную деятельность. У каждого сотрудника своя мера ответственности, пунктуальности, добросовестного отношения к работе и т.д. А поскольку в каждом процессе задействовано несколько человек, ошибки накапливаются и выливаются в сорванный процесс или в совсем не тот результат, который необходим.
Например, программное агентство работает в Казани. Заказчик из Владивостока просит доработку, допустим, CRM-системы в кратчайшие сроки, поскольку через неделю запускает новую линейку продукции. Доработка — сущая мелочь, нужны требования и подписанное ТЗ. Менеджер из Казани должна утром связаться с заказчиком, опросить его, согласовать детали и получить документы. Но она вспоминает об этом в 17:00. Всё, как минимум сутки простоя программистов по этому проекту обеспечены — им теперь нужно смещать проекты, перепланировать время, чтобы смочь взять проект в работу как только появятся конкретные требования. Процессы «поехали».
Вторая причина — плохой контроль. Мы уже сотню раз писали в своих статьях о том, что контролировать нужно не то, как работает человек, а то, какие показатели и какое качество он выдаёт. Сегодня пошла какая-то повальная мода следить за каждой секундой рабочего времени, а итог всё равно г****. Знаете, в чём причина? Люди а) боятся б) имитируют так, как угодно системе (вот я сижу за компом, у меня открыт очень важный документ и я уже 2 часа гоняю в нём пару строчек / пишу и переписываю код одной функции). Это плохой контроль. Хороший контроль — это умение так поставить задачи и увязать с ними мотивацию, чтобы сотрудник сам с радостью организовал своё рабочее время и выполнял задачи (тут как раз речь о делегировании, методологиях разработки и системе KPI, если речь идет о менеджерах и коммерсах).
Третья причина «болезней» бизнес-процессов — плохая циркуляция информации внутри компании. Нет ничего хуже, когда все решения директивно спускаются сверху, а отделы ведут междоусобные войны, чтобы доказать свою важность и вес. Информация в компании должна проходить свободно как по горизонтальной, так и по вертикальной иерархии, каждый сотрудник имеет право запросить необходимые для работы данные у соседнего отдела или руководителя и обязан предоставить данные по первому запросу коллег. Конечно, самый яркий пример таких отношений — это вечная, почти священная война маркетинга и продаж. Но бывают истории и похуже — например, когда воюют разработка и отдел тестирования.
Конечно, в зависимости от сферы деятельности и особенностей оргструктуры могут быть и другие причины сбоев в работе процессов, но эти три универсальны для всех: от рекламного агентства до центра управления полётами.

Что делать с бизнес-процессами?

Если вы бывали в разных сетях фастфуда, то наверняка заметили, что Макдональдс по скорости, качеству обслуживания, наличию всего ассортимента и точности выполнения заказа на голову обходит своих ближайших конкурентов. Хотя принцип всё тот же: франшиза, молодые сотрудники, над ними менеджеры, полуфабрикаты с высокой степенью готовности, автоматизированные кассы и отправка заказа на кухню (тут есть нюансы, но не для этой статьи). Причина простая — именно в Макдональдс процессы идеально отлажены и максимально автоматизированы. И задача менеджера не бежать на кассу отменять заказ, а поправить подчинённого при первой же оплошности, а не когда это заметил клиент. В итоге клиенты довольны, а работать легче, потому что часть ответственности лежит на самом процессе, ты всего лишь часть цепочки.
А если вы при этом были, например, на крупных фудкортах ТРЦ, то могли увидеть, как томящиеся ожиданием клиенты иногда меняют дислокацию в очереди на очередь к соседнему вендору и уже через считанные минуты удаляются на место с полученным заказом. Вот тут мы и подошли к главному. Бизнес-среда для большинства компаний — тот самый фудкорт, тесный закрытый рынок товаров и услуг. Если завтра сотрудники RegionSoft плохо обслужат клиента, желающего купить RegionSoft CRM, он не станет ждать, когда главный надаёт подзатыльников и решит вопрос — он уйдёт к конкурентам. И клиента не будет волновать, что мы безопасные, функциональные, мощные, недорогие и что наша система ультра скоростная. Его будет волновать, что процесс дал сбой и ему некомфортно.
Совершенствование бизнес-процессов — это ваша конкурентоспособность и залог выживаемости на рынке. Слабые, не выстроенные процессы, кроме недовольства клиентов, повлекут за собой увеличение затрат, снижение доходов и низкую мотивацию сотрудников (авралы, суета и ругань очень быстро демотивируют). Если хотите, бизнес-процесс — это своеобразная гибкая методология для всей компании, а не только для разработки (это пояснение для айтишников).

Итак, какие плюсы даёт автоматизация бизнес-процессов?

Формальная прописанная логика и чёткое исполнение. Автоматизированный процесс — это «запрограммированная» модель, доступные данные и логирование всех действий. За смену этапов, уведомления, документы, письма и ещё некоторые атрибуты отвечает программа — именно она от раза к разу запускает всё в нужные сроки и заданные интервалы времени (17 апреля запустить экземпляр процесса, 18-го отправить напоминание участникам А и Д, 19-го на основании работы А и Д сформировать счёт и отправить в оплату, отправить уведомления Е, напоминания Б, Ж, З, 22-го на основании всей выполненной работы сформировать отчёт и отправить Х).
Обоснованность решений. Бизнес-процессы пронизывают всю деятельность компании и, когда они автоматизированы, накапливается точная и актуальная информация о клиентах, сделках, ассортименте и т.д. То есть, допустим, если у вас BPM встроен в каком-либо виде в CRM-систему (как, например, это сделано в RegionSoft CRM), то все данные в течение реализации процесса разносятся по своим таблицам, а значит, появляется информационная база для анализа и обоснования принимаемых решений. Кстати, в «чистых BPM-системах» вся информация также накапливается, но не всегда в том разрезе, в каком она необходима для оперативной работы.
Быстрая и качественная работа команды. Поскольку в бизнес-процессе прописаны все этапы и ответственные, команда работает как единый механизм, передавая от сотрудника сотруднику эстафетную палочку. Каждый на своём месте знает, что необходимо делать и уверен, что вся предыдущая работа выполнена (иначе система не продолжит процесс, а уведомит о нарушениях одного из звеньев). Это очень удобно — опираться на формальную модель и делать реальную работу, то есть фактически действовать по чёткому плану для всей команды и для каждого звена в отдельности.
Рост производительности труда. Всё просто: часть работы перекладывается на программу, поэтому «вкалывают роботы, счастлив человек». Чаще всего автоматизируются именно рутинные процессы (то есть те, которые циклично повторяются и требуют однообразного труда, поддающегося формальному описанию), поэтому у сотрудников появляется больше времени для работы, нацеленной на общение с клиентами, развитие продукта и т.д.
Вот например, статья на Хабре или в Форбс в большой компании. Автор выбирает тему, списывается со всеми, согласует, потом пишет, всем пишет, что написал, все читают, вносят сто миллионов правок, он снова пишет, все читают и т.д., потом кто-то мастерски это дело верстает, ищет/рисует картинки и т.д. Море формальной переписки, которую можно заменить на оповещения по действию «Файл загружен». А высвободившееся время можно направить на более глубокую работу с текстом.

Гибкость компании по отношению к изменениям. Увы, в наше время изменения могут прилететь откуда угодно: уволились сотрудники, принят новый закон, наложили санкции на санкции и вот уже бизнес вынужден адаптироваться к изменениям. Даже если они очень хорошие, для компании это всегда стресс. Автоматизированные процессы легко изменяются и ориентируются под новые условия — бизнес быстро перестраивается на нужные рельсы. Сегодня гибкость и умение адаптироваться — залог успешной эволюции бизнеса на рынке. К сожалению, бюрократизированные неповоротливые динозавры вымрут.
Эффективность удалённых сотрудников, географически распределённых подразделений. Если вы хотите, чтобы все те, кто находится дальше, чем 1 км от вашего офиса и работают у вас в компании, были интегрированы в команду, а не выполняли свою монотонную работу как аутсорсеры, бизнес-процессы для вас важны. Включите сотрудников в процесс, распределите роли, назначьте контрольные точки, автоматизируйте их труд и в итоге все будут равно вовлечены в командную работу, вовремя проинформированы и, главное, результативны.
Года три назад в одной из зарубежных аналитических статей я прочитал хорошее разъяснение важности процессов на примере Википедии. Этот проект = мега распределённая команда (весь мир) + мега рутинные задачи (тексты, правки, фактчекинг) + мега отлаженный процесс с максимальной автоматизацией. В итоге за счёт постоянного улучшения регламентов, форм, коммуникаций так называемая «совместная анархия» обрела классную и полезную форму.
Снижение рисков и рост уровня информационной безопасности. Мы уже писали о том, что автоматизация сама по себе играет важную роль в укреплении информационной безопасности, но бизнес-процессы помогают контролировать каждую точку реализации задач внутри проекта, и в случае чего можно немедленно обнаружить проблему и приступить к снижению рисков наступления неблагоприятного исхода.
Открытость и прозрачность процесса для всех его участников — это как раз тот самый фактор безопасности. Каждый может видеть, кто на данный момент выступает владельцем процесса и на ком задача застряла. Когда в компании внедрено автоматизированное управление бизнес-процессами (например, в CRM-системе), человеческий фактор сводится почти к нулю, потому что перекладывать ответственность и по-партизански молчать о провале не имеет смысла, когда в интерфейсе программы видно, кто протянул время, упустил задачу и не выполнил работу в срок.
Полная субординация и согласованность внутри команды, поскольку все роли распределены внутри процесса и можно в два клика обратиться к любому участнику.
Защита непрерывности бизнеса от кадровых проблем. HR-проблемы случаются постоянно: болезни, отпуска, текучка кадров (особенно, среди продажников, телемаркетологов, менеджеров среднего звена и т.д.). Когда сотрудник выпадает из рабочего процесса, это всегда определённый кратковременный (или не очень) коллапс в зоне его ответственности. Автоматизированный бизнес-процесс легко перенастроить, назначив нового сотрудника — и всей команде сразу будет понятно, кто за что отвечает. Опять же, коллапс будет, но минимально короткий и без последствий со стороны организации процесса.
Ускоренная адаптация сотрудников. Вообще, новые сотрудники сегодня и лет 10 назад разительно отличаются. Если раньше даже самый блистательный сотрудник первое время включался в работу и никак себя не проявлял, то сегодня можно встретить таких, которые в первый день демонстрируют активность. Конечно, чаще всего такая активность — головная боль всей команды, но и руки отбивать этим ребятам не хочется. Включение новичка в бизнес-процесс, который он может видеть, помогает ему максимально быстро адаптироваться, а заодно не выйти за рамки своей ответственности. Субординация соблюдена, проект как на ладони, коммуникации с коллегами очевидны — можно спокойно работать. Тут же раскрывается ещё одна ценность процессов — аккумуляция и трансляция бизнес-знаний.
Развитие культуры работы и культуры взаимодействия. Опять же, повторюсь, что все сотрудники разные и особенно выделяются интроверты и экстраверты, которым трудно сойтись и начать работать на единый результат. Отлаженный процесс учит сотрудников культуре коммуникации и взаимодействия, делает отношения комфортными и прозрачными. Например, интроверту-тестировщику Васе не нужно в страхе спрашивать всех, кто отвечает за дизайн, чтобы спросить, кто из 7 удалёнщиков делал локализацию, потому что там в переводе интерфейса опечатка. Он открывает текущий процесс, смотрит, кто конкретно переводил и пишет в любом мессенджере своё замечание.
Измеримость и оценка результата. Автоматизированные процессы накапливают море информации, могут измеряться (отчёты, KPI), журналируют информацию и всегда красноречиво демонстрируют, достигнут результат или нет. В случае, если вам кажется, что причиной неудачи послужила неоптимальная архитектура процесса, её всегда можно исправить, перенастроив параметры в редакторе процессов.

А что такое BPM-системы и какую выбрать?

BPM-системы — это как CRM, только BPM. Шутка. Это программное обеспечение для моделирования и работы бизнес-процессов. BPM-системы правда чем-то похожи на CRM-системы и относятся к классу корпоративного ПО. В интерфейсе такой системы создаются модели процессов (чаще всего с помощью нотации BPMN 2.0 или в нативном редакторе), появляется графическое и логическое представление, сохраняется на сервере, потом запускаются экземпляры процессов на десктопе или в web-браузере. Сама по себе BPM-система, в отличие от CRM или ERP, не может обеспечить сквозную автоматизацию бизнеса, поэтому нередко требует интеграций (часто у вендоров есть сразу несколько систем). В конечном итоге BPM-системы довольно дороги, сложны в управлении и в чистом виде нужны компаниям с ну очень сложными процессами (промышленность, гос. закупки, экспорт, наукоёмкие производства и т.д.). Откровенно говоря, лучше, чем на картинке ниже, и не расскажешь, они зачастую реально античеловечные и монструозные:

Но и без бизнес-процессов в компании любого уровня совсем плохо, поэтому вендоры CRM-систем не растерялись и включили модули для моделирования и управления процессами в свои системы. Мы не будем называть конкретные бренды, но прямо скажем — получилось это у всех с разной степенью успешности: кто-то втащил себе BPMN 2.0, кто-то взял элементы нотации и превратил её в совершенно убогий интерфейс, а у некоторых вышло очень даже хорошо, внятно и по-деловому. И это оптимальный вариант для большинства компаний — универсальное решение без трудностей интеграции и обмена данными.
Мы ввели бизнес-процессы еще в релизе RegionSoft CRM 5.0, собрали данные и отзывы, сами поработали в системе, поняли свои промахи, оценили достижения и в версии RegionSoft CRM 6.0 провели глубокий рефакторинг модуля бизнес-процессов, который перекочевал и в более поздние версии. Опыт показывает, что в нашем редакторе можно настраивать и запускать максимально сложные процессы.
Вот что у нас получилось (скриншоты + пояснения)
Итоговая модель готового процесса: слева список этапов, правила переходов и параметры, справа — наглядное графическое представление процесса (диаграмма процесса, она же workflow).

Настройка каждого этапа процесса включает в себя указание ответственных, автоматическое создание задач, управление контрольными сроками, возможность паузы внутри процесса, различные способы уведомлений пользователей и клиентов и т.д. Также каждому этапу присваивается приоритет.

Пример того, как выглядит окно настройки действий при просроченном завершении этапа — возможно уведомить любых заинтересованных лиц, сразу можно оценить причины проблемы и примерный сдвиг сроков.

Также можно создать пользовательские переменные и использовать их при моделировании процессов. Значения переменных могут быть инициализированы с помощью программных сценариев, написанных на открытом языке программирования PascalScript.
Все действия внутри экземпляров процессов и состояния процессов журналируются, в журналах можно посмотреть статус процесса, этап, открыть карточку с подробностями. Количество запущенных экземпляров процессов также отображается в панели «Ассистент» (в левой части интерфейса системы. Кстати, на этом скриншоте как раз можно видеть журнал, открытый поверх рабочего стола RegionSoft CRM.

Ну ок, система есть, что дальше, как проектировать бизнес-процессы?

Если речь идёт о небольшой компании с тривиальными процессами, моделирование реализуется довольно просто даже менеджерами, не имеющими навыков программирования. В общем случае моделирование бизнес-процессов можно представить в виде такой схемы:
Сам по себе бизнес-процесс — это маршрут выполнения одной большой задачи, состоящей из нескольких этапов. Исходя из этого и нужно над ним работать.

1. Проанализируйте существующие процессы, вычлените главное, исключите лишнее и попробуйте набросать схему на бумаге. Небольшой лайфхак: если вы не знаете, как подступиться к этой процедуре, записывайте сами и попросите сотрудников записывать всё, что они делают в течение дня — таким образом можно будет выявить рутинные задачи и приступить к их формальному описанию.
2. Зафиксируйте цели процесса — обозначьте, зачем он нужен, какие задачи он решит и какую часть деятельности покроет. Подумайте, какие критерии успешного завершения у конкретного бизнес-процесса.
3. Составьте план процесса — шаги, ведущие к результату. Выделите крупные этапы и детальные вехи внутри этих этапов. Пропишите ответственных, примерные сроки и промежуточные результаты для каждого этапа.
4. Составьте на бумаге подробную схему со всеми параметрами, обсудите итоговый вариант с ответственными, внесите окончательные правки.
5. Создайте модель бизнес-процесса в CRM или BPM-системе, сохраните.
6. Запустите тестовый экземпляр процесса, прогоните его на тестовых данных, внесите исправления.
7. Запустите процесс в реальном рабочем режиме.
8. После того, как бизнес-процесс завершится, проанализируйте результат, ход, сроки, журналы процессов. При необходимости оптимизируйте модель.
9. Запускайте экземпляры бизнес-процессов по мере рабочей необходимости.
10. В случае изменений не бойтесь провести реинжиниринг всех существующих процессов.

Работая с бизнес-процессами, учтите пару важных моментов:

• Бизнес-процесс должен быть повторяющимся (цикличным) и конечным, то есть направленным на достижение результата. Отказ — это тоже результат. Моделировать бизнес-процесс для единоразового использования практически всегда нецелесообразно (в таких случаях лучше создавать проект).
• Каждый процесс должен иметь обязательный набор атрибутов: начальный и конечный этапы, человеческие (ответственные, звонки) и автоматические (добавить задачу в календарь, сформировать отчёт, отправить уведомление или напоминание) компоненты, сроки.

Когда начинать автоматизировать бизнес-процессы?

Ответ на этот вопрос лаконичный: сразу, даже если вы только что создали компанию. Давайте не будем лить воду, а посмотрим сразу на примере, какие процессы есть даже в самой молодой компании.

• Приём заказа покупателя и его обработка;
• Заказ товара у поставщиков; Работа с подрядчиками;
• Доставка заказа покупателю;
• Обработка обращения, сервис-деск, прием товара в гарантийный ремонт или сервис;
• Работа служб телемаркетинга и доведение клиента до сделки в холодных продажах;
• Согласование документов разными отделами или сотрудниками внутри компании;
• Процессы в информационных технологиях: ввод и обслуживание ПК, администрирование, инциденты и т.д.

Все перечисленные процессы цикличны, некоторые из них будут усложняться и развиваться, поэтому чем раньше вы начнёте, тем быстрее и проще окажется дальнейший реинжиниринг.
Ну и конечно, если у вас клубок устоявшихся процессов и вы не знаете, за что потянуть, тем более стоит посмотреть в сторону автоматизации.
Управление бизнес-процессами никогда не остаётся без эффекта. По данным исследования AIIM, компании, обратившиеся к BPM, получают до 41% роста ROI. 62% отмечают улучшение коммуникации между сотрудниками компании, 33% — сокращение бюрократии и уровней согласования, 42% — большую организационную гибкость.
Внедрить и автоматизировать бизнес-процессы — это значит перестать решать бизнес-задачи как задачи и перейти на уровень управления по целям, работать на результат. Это значит больше свободы рук и голов от рутины и суеты, меньше конфликтов и корпоративных войн. Бизнес-процессы — это не фишка для избранных и великих, не прерогатива Газпрома или Росатома, это прозрачный, удобный и доступный всем рабочий инструмент, значительно улучшающий дела в компании. Так что, если у вас есть CRM (или планируется к внедрению), не игнорируйте возможности — пользуйтесь ими. Будьте уверены: спустя короткий промежуток времени вы будете говорить «Процесс пошёл» и с удовольствием запускать очередной его экземпляр.
Если вы толковый ИТ-менеджер или хотите им стать и живёте в Нижнем НовгородеЕсли вы толковый менеджер в ИТ-сфере (внедрения, системная интеграция, разработка) или работали в энтерпрайзе и хотите стать таковым, мы ищем ребят на полный день в офис в Нижний Новгород — работать на сложных и интересных интеграционных CRM-проектах. У нас нет гамаков, настольных игр по пятницам, бургер-вечеринок и лежаков — у нас есть мощные ПК, продуманный софт и много интересной работы. Обещаем рост профессионализма, прокачанный опыт, адекватное руководство. Присылайте резюме на [email protected] или звоните, договоримся о собеседовании. Удалёнку и кандидатов без какого-либо опыта не рассматриваем. HR-ов на собеседовании не будет, сразу хардкор.
Наш сайт с абсолютно десктопным ПО для бизнеса и нашей флагманской RegionSoft CRM.
Наш пока живой Телеграм-канал BizBreeze. Всякое про CRM и бизнес, по уму, без копипаста и на 90% без рекламы. Подписывайтесь.

Что такое автоматизация бизнес-процессов предприятия – это возможность освобождать ресурсы, своевременно реагировать на изменения рынка, быстро принимать решение и распланировать дальнейшие действия. Это важно для любой организации, которая собирается расти и развиваться в современных условиях жесткой конкуренции и в режиме постоянной многозадачности. Это – часть успеха, без этого будет сложно достичь результатов. Осталось разобраться, как внедрение нового оборудования повлияет на улучшение показателей фирмы.

Что это такое

Часто руководство предприятия прилагает огромные усилия, чтобы двигаться к достижению цели и увеличивать эффективность коллективной работы персонала. Они осознают, как много зависит от четкого и слаженного исполнения функций каждого сотрудника в масштабах всей организации.

Попытка одного отдела выполнить свою часть задания без взаимодействия с другими подразделениями несет в себе больше вреда, чем пользы. Сотрудники, нацеленные справляться с поставленной задачей, не задумываясь над решением вопроса или достижением общей цели – в результате получают несколько разобщенных, некачественно выполненных частей одного целого.

Решения для бизнеса
магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией

Автоматизированные бизнес-процессы позволяют работникам визуализировать собственную роль в создании конечного продукта. Это приносит положительную динамику, ведь люди наглядно видят, что получится в итоге, если они будут действовать сообща.

Применять автоматизацию можно в любой области деятельности организации. Наравне с постановкой цели это HR, продажи, маркетинг, подготовка единицы продукции, даже объединение с небольшой компанией.

Чтобы добиться оптимизации, нужно создать верную основу:

• Определить, какие данные и материалы требуются для выполнения полного цикла производства единицы продукции, обеспечить их наличие.

• Создать выверенный алгоритм без лишних элементов, по которому все время будет работать программа или человек.

• Заранее определить результат, ради которого тратятся ресурсы времени и прикладываются усилия.

Business management process – это концепция развития организации. Ее основная задача – внедрение автоматизации в управление и повышение эффективности бизнеса.

Что делает ВРМ:

• изучает, чем занимается фирма, что проходит внутри нее;

• ищет несоответствия, затруднения, замедления в операциях, применение ручного труда там, где можно использовать механизированный или автоматический;

• занимается поисками путей для совершенствования каждого выявленного нарушения.

Использование системы автоматизации бизнес-процессов компании позволяет организации быть гибкой и оперативно подстраиваться под изменения окружающей бизнес-среды. С их помощью выявляют слабые и уязвимые места подразделений и подбирают способы усиления.

Это частичный или полный перевод повторяющихся циклов и задач под контроль специального оборудования или программ. В результате высвобождается время сотрудников и финансы, повышается производительность труда, эффективность тоже становится выше.

История создания

Первыми этот термин использовали инженеры-механики 20х годов прошлого столетия. Изначально его применяли только применительно к этапам производства, сейчас его переосмыслили и задействовали гораздо шире.

В 80-х годах разработали несколько иной подход к теории, подкрепили экономическими расчетами и компьютерными технологиями. В то время появились копировальные и печатные машины, а затем – ПК. Еще большего прорыва удалось достичь с развитием интернета. Сейчас их используют для разработки оригинальных подходов к автоматизации бизнес-процессов, постановки новых задач и их решения.

В современной бизнес-среде она активно развивается, и для нее находятся необычные сферы использования. Так получается достигать оптимизации во многих подразделениях. Это возможно благодаря разделению на отдельные этапы для выполнения и внедрения разработок.

Основные направления для развития

Как правило, проводится в 2 одинаково важных сферах:

• Производственные бизнес-процессы. В зависимости от деятельности компании это могут быть продажи, общение с посетителями, производство продукции. Сводится к непосредственному увеличению показателя – повышению объемов или качества, доходности предприятия в целом.

• Поддерживающие. Не менее серьезная отрасль. Сюда входит отчетность, делопроизводство, бухгалтерия и другие. Это не влияет напрямую на увеличение прибыли, но с помощью внедрения автоматики здесь становится возможным сократить расходы часов и финансов на выполнение однообразной работы.

Цели и задачи автоматизации бизнес-процессов

Эта система нацелена автоматизировать все, что медленно или плохо функционирует, убрать несостыковки и тормозящие производство элементы. Это может быть лишний заместитель с минимальным набором обязанностей, без которого бумаги попадают напрямую к директору и оперативно решаются.

Сюда относятся побочные посредники, которые задерживают доставку до конечного потребителя и берут комиссию за хранение. Статистика показывает, что часто достаточно иметь одного проверенного перевозчика, чем много мелких необязательных фирм, которые могут подвести в неожиданный момент.

Таким тормозящим элементом выступает старое оборудование, удаленный склад, отсутствие дополнительного обучения для новых сотрудников, даже слишком длинная лента конвейера влияет на скорость производства и создает недополученную прибыль. Это только часть действия оптимизации.

Среди основных задач выделяют:

• организация безопасного хранения информационных и программных элементов;

• поддержка функционирования на высоком уровне;

• оперативная подготовка и печать документов для поставщиков, партнеров, подрядчиков от счет-фактуры до делового предложения;

• формирование отчета о состоянии дел фирмы за любой промежуток времени;

• пересмотр финансовых затрат в отношении сотрудников, повышение эффективности использования часов работников за счет выведения на автоматический режим однотипных занятий;

• улучшение качества обслуживания посетителей;

• минимизация влияния людей на важные производственные процессы.

Примеры и идеи

С помощью такой процедуры удается сохранить постоянно обновляющуюся связь между всеми подразделениями одного предприятия. Кроме того, можно налаживать ее взаимодействие с информационными сервисами, делать ее более гибкой.

Так, становится возможным высвобождение человеческих и финансовых ресурсов, повышается производительность труда, стратегия развития действует более эффективно.

В большинстве фирм не соблюдается четкая последовательность действий. В итоге руководители постоянно загружены, никто не знает, когда будет закончен проект и на каком он этапе сегодня, многие задачи и проверяющие сотрудники дублируются. Получается, что все заняты, а процесс идет крайне медленно.

А действовать надо иначе. У одного менеджера должно помещаться в ежедневном планере столько проектов, сколько он реально может выполнить. Его цель – контролировать их, отслеживать исполнение, докладывать о результатах. Если на него спустить больше, то все они или некоторые будут сделаны хуже либо медленнее. Но на многих организациях одно и то же задание проверяют сразу несколько людей.

В бизнес-процессах участвуют все сотрудники, которые любым образом взаимодействуют между собой или с производством. Поэтому часто оптимизация начинается именно с персонала.

Иногда процедура помогает наладить даже простые, но занимающие время задачи:

• расчет скидок;

• ведение статистики;

• обработка поступивших заказов;

• систематизация любых данных.

Существует множество успешных примеров ее применения. Если внедрить в заказы материалов или продукции для продажи, то не будет простоев и перегруженности складов однотипным товаром.

магазины одежда, обувь, продукты, игрушки, косметика, техника	склады материальные, внутрипроизводственные, сбытовые и транспортных организаций	маркировка табак, обувь, легпром, лекарства
производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее, сборочно-монтажное	rfid радиочастотная идентификация товарно-материальных ценностей	егаис автоматизация учётных операций с алкогольной продукцией

Основные преимущества

Для чего нужна автоматизация управления бизнес-процессами – главный смысл здесь состоит в налаживании эффективной работы, максимальной отдачи и прибыли. Здесь не ставится цель заменить или перераспределить сотрудников, выполняющих однотипные операции, на роботов. Благодаря оптимизации эти работники избавятся от ежедневных рутинных мелких отчетов и повторяющихся действий, которые только занимают рабочее время и не дают перейти к более значимым, интересным или исследовательским задачам.

Люди лучше координируют совместную деятельность, потому что работают сообща и через одинаковые программы. Слаженность так будет выше, а результат точнее. Сейчас все больше крупных и малых организаций применяют автоматизацию по этим причинам. Основные преимущества:

• действия сотрудников будут более согласованными;

• уменьшится количество ошибок из-за человеческого фактора;

• ручной рутинный труд заменится на механику или автомат и ускорится воспроизведение циклов;

• изнутри предприятие станет прозрачнее и технологичнее;

• вырастет качество выполняемых задач;

• легче будет принимать решения для стандартных ситуаций;

• большой объем станет проще обрабатывать.

Тенденции, технологии и опыт в автоматизации бизнес-процессов

Постепенно появляются проверенные пути, движение по которым ведет к увеличению прибыли и минимизации потерь. Одним из них стоит назвать использование специальных платформ Low-code.

Подобные программы позволяют руководителям решать проблемы развития бизнеса довольно быстро. Для этого встроено несколько комфортных пользовательских инструментов. С их помощью можно моделировать текущую ситуацию и вносить изменения. Так, становится реальным радикально сократить сроки внедрения IT-решений, которые помогают организациям адаптироваться в постоянно обновляющейся среде.

Какие функции могут потребоваться

Так как все бизнес-процессы обычно заключаются в различных действиях, выполняемых разными людьми, у ПО должна быть возможность представить все пункты в графическом и наглядном виде. Так персонал понимает, что и как нужно выполнить. А руководство ищет, где можно оптимизировать.

Всем программам необходимо интуитивное меню и простота в использовании. Важна возможность пользоваться ПО любым сотрудникам, поэтому для средних и крупных фирм часто стоят на первом месте системы из облачного хранилища. Наличие доступа здесь открывается в любую точку мира без привязки к конкретным ПК или планшетам.

У программного обеспечения должны работать оповещения участников оптимизации и возможность рассылать уведомления о завершенном этапе. Требуется навык управления одновременно нескольких бизнес-процессов, ведущих к общей цели. Так введение скидок на группы товаров и параллельное списание остатков ведут оптимизирующей процедуре и увеличению прибыли.

Отдельно работает контроль доступа. Не всему персоналу нужна одновременно вся аналитическая информация, поэтому к таким данным вход требуется отдельный, по ролям.

Как автоматизировать бизнес

В первую очередь – понять, что это необходимо. Когда прибыль перестает расти, появляются частые и неприятные осложнения простых процессов – пора исправлять ситуацию. Важно не останавливаться и постоянно развиваться, чтобы конкуренты не оказались впереди. Большинство руководителей начинают процедуру с того, что занимает много часов и часто однотипно: бухгалтерский и складской учет, документооборот, маркетинг.

Как начать:

• Облачные технологии. Если у фирмы нет собственного сервера, то это отличный способ для малого и среднего бизнеса.

• Маркетинг – CRM и BI. Настроенная реклама и поиск клиентов увеличивает прибыль.

• Межмашинное взаимодействие. Опции между двумя разными станками или сложными бизнес-процессами исключает ошибки человеческой природы.

• Инструменты для крупных объемов информации. Обычно задействованы в больших организациях для упрощения обработки баз данных.

• Анализ в настоящий момент. Постепенно ПО развивается и становится доступным наблюдение за изменениями и отчетами, когда удобно. Это позволяет быстро принимать решения.

Чтобы разобраться, как лучше автоматизировать свое предприятие, стоит обратиться в «Клеверенс». Компания поможет проанализировать производство и подберет лучшие способы для оптимизации затрат и увеличения доходности.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

Выделяют несколько последовательных пунктов:

• Подготовительный. Поиск и описание существующих проблем, количество сотрудников, которые будут пользоваться программами.

• Анализ. Разработчики изучают внутренние регламенты, проводят интервью с руководителями подразделений, определяют реальную ситуацию.

• Подготовка ТЗ. Это документ, в котором будут указаны все нюансы и функционал будущего ПО.

• Подготовка помещений. Все места, где внедряется нововведения.

• Установка и настройка системы. Затем все тестируется.

• Обучение. Чтобы все было создано не зря, следует научить персонал пользоваться программным обеспечением.

• Проверка. Здесь работники тестируют функционирование автоматизации под присмотром создателей.

• Корректировка. Правки производится при запросе от заказчика.

• Ввод в эксплуатацию.

Ключевые направления и программное обеспечение

Важно понимать, что нужно подходить к задаче комплексно и ориентироваться не на структуру фирмы, а на процессы, проходящие в ней. Такой подход сделает бизнес более гибким, сократит время реакции на внезапные сложности и ускорит создание конечного продукта. Все, что происходит внутри организации, индивидуально. Но основные подразделения всегда похожи.

Управление

• контроль бюджета;

• безопасность информации и экономики;

• менеджмент;

• юридическая поддержка.

Здесь можно пользоваться «1С».

Маркетинг и продажи

Оптимизация отношений с клиентами, рекламы. Используют «Мегаплан», «Битрикс», EFSOL.

Производство

Выводят на новый уровень запасы и поставки, контроль над техникой. Оптимизируется и логистика. Среди подходящих программ «Крафт» и УСУ.

Качество

Контроль всего, что выпускает фирма, работа с вопросами и недовольством от клиентов. Подходят: «Администратор показателей», «ФИНЭКС» и «Магистр».

Персонал

Подбор сотрудников, их учет, обучение и стимулирование. Программы: «1С», «Фараон», «Босс-кадровик».

Финансы

Все стандартные процессы любой компании – бухгалтерия, налоги, планирование, отчетность, зарплата. ПО: «1С», «Фингранд», «АудитЭксперт».

Как выбрать Подбирая правильную систему, можно остановиться на одном из двух путей: воспользоваться готовым типовым продуктом; заказать создание и внедрение индивидуальной разработки. Чтобы не допустить ошибки, стоит ответить на важные вопросы: Что конкретно нужно автоматизировать? Справится ли с задачами? Можно ли донастраивать под нужды предприятия? Реально ли быстро внести изменения в ПО без прекращения его работы? Насколько будет удобно и понятно, как пользоваться? Возможны ли интеграции с другими программами? Будут ли установщики проводить техобслуживание, консультировать после запуска? Как работатет техподдержка? Стоимость комплекса. Самостоятельно ответить на эти вопросы часто бывает сложно, поэтому лучше сразу обратиться к специалистам. Обращайтесь в «Клеверенс». Здесь подберут то, что подойдет для компании и поможет оптимизировать фирму. Цена ПО и сколько стоит внедрение Это зависит от разных факторов: какие задачи должно решать; разновидность – встраиваемая/типовая; сколько и каких ресурсов нужно для запуска; объем подключенных рабочих мест. Чтобы немного разобраться в вопросе, можно посмотреть подходящие ролики. Но правильнее – обратиться за помощью к человеку, который разбирается даже в мелочах. Так получится сэкономить время и выбрать то ПО, которое действительно поможет наладить производительность и вывести ее на новый уровень. Какие решения предлагает компания «Клеверенс» Советуем обратиться в эту организацию. Совместно легче найти ответы на все вопросы касательно подбора ПО и подобрать именно те программы, которые будут максимально подходить. Комплексная автоматизация бизнес-процессов – возможность оптимизировать и минимизировать затрачиваемое время, финансы и силы на рутинные обязанности многих ваших сотрудников, увеличить эффективность и прибыль. Количество показов: 12433 Программный код обработчика приведен на следующем листинге: Процедура ОплатаНаличнымиПроверкаУсловия(ТочкаМаршрутаБизнесПроцесса, Результат) // Если параметр «Результат» равен ИСТИНА, то процесс подет по ветке «ДА», и наоборот. Результат = ОплатаИзКассы; // «ОплатаИзКассы» — реквизит бизнес-процесса (см. выше) КонецПроцедуры И последний штрих для объекта бизнес-процесса. Добавим собственную основную форму объекта. На ней будем отображать текущее состояние карты маршрута для бизнес-процесса. Для этого добавим новый реквизит формы «Карта» с типом «ГрафическаяСхема» и поместим для него элемент на форму с типом «Поле графической схемы». Для отображения текущего состояния карты маршрута на форму добавим команду «ОбновитьКарту» и соответствующую ей кнопку. При нажатии на кнопку «Обновить карту» будет выполнен следующий программный код: &НаКлиенте Процедура ОбновитьКарту(Команда) // Обработчик команды формы ОбновитьКартуСервер(); КонецПроцедуры &НаСервере Процедура ОбновитьКартуСервер() // Серверная контекстная процедура получения карты маршрута // Конвертируем объект формы в объект бизнес-процесса ОбъектБП = РеквизитФормыВЗначение(«Объект»); // Вызываем метод получения карты маршрута текущего бизнес-процесса Карта = ОбъектБП.ПолучитьКартуМаршрута(); КонецПроцедуры Примечание: конвертировать обеъкт формы в объект бизнес-процесса необходимо для вызова метода «ПолучитьКартуМаршрута()», поскольку объект формы не поддерживает его. 5) На этом этапе выведем на панель рабочего стола список задач для текущего пользователя. Для этого будем использовать виртуальную таблицу объекта задач — «ПоИсполнителю». Создадим новую форму списка «РабочийСтол», при этом не будем устанавливать ее основной. Откроем ее в редакторе форм и в качестве основной таблицы для динамического списка (реквизит формы «Список») изменим основную таблицу. После этого добавим созданную форму в рабочую область рабочего стола. Теперь перейдем к последнему этапу — настройки регистра адресации задач в режиме 1С:Предприятие. 6) Настройка регистра адресации задач — очень важный этап. Запустим программу в режиме предприятия и перейдем в таблицу регистра адресации задач. Создадим там следующие записи: А теперь подробнее. Первая запись с заполненным измерением «Пользователь» говорит системе, что если для точки действия на карте маршрута в качестве исполнителя установлен пользователь «Сидоров», то задача адресуется непосредственно ему. Если бы мы заполнили измерение «Должность» или «Бизнес-процесс», то задача бы пришла к пользователю только в том случае, если адресация точки маршрута была настроена аналогичным образом. Если рассмотрим шестую запись из таблицы, где заполнены все измерения, то мы можем заключить следующее: задача пользователю «Бухгалтер» придет только в том случае, если для точки действия установлены в параметрах адресации подразделение — «Бухгалтерия» и должность — «Кассир». В текущем примере для этого условия удовлетворяет одна точка действия: Обратите внимание, что поле «Пользователь» не заполнено, поскольку мы точно не знаем какому конкретно пользователю нам необходимо адресовать задачу. В соответствии с данной настройкой, задача придет для пользователей, для которых настроены подобные записи в регистре адресации: Таким образом, основной принцип работы механизма адресации платформы заключается в следующем: задача адресуется пользователю в соответствии со значением основного реквизита адресации в объекте конфигурации «Задача», если совпадают значения остальных измерений регистра адресации (кроме связанного с основным реквизитом адресации) и значений адресации на точке маршрута бизнес-процесса. На этом задача решена. Проведем небольшое тестирование.