Архивное делопроизводство

Правовая база архивного дела в России

Правовое обеспечение деятельности архивов учреждений, организаций, предприятий любой формы собственности во многом является ключевым моментом для его успешной деятельности на современном правовом поле.В своей практической деятельности архивы руководствуются законодательством РФ, приказами и указаниями министерств (ведомств) и других вышестоящих организаций, Росархива, других учреждений государственной архивной службы РФ, Правилами, положениями об организациях и структурных подразделениях, в состав которых входят ведомственные архивы, положениями о ведомственных архивах.В целях лучшей и эффективной организации архивного дела, а также строгого соблюдения соответствующих нормативно-методических документов в области архивного строительства Росархивом разработаны «Основные правила работы ведомственных архивов». Они являются обязательными для всех министерств, ведомств, учреждений, организаций и предприятий страны, включенных в состав организаций, образующаяся документация которых после соответствующего отбора поступает в ГАФ и подлежит государственному хранению.

Основным нормативным правовым актом, регламентирующим архивное дело, является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».Данный Закон устанавливает ведение единых правил хранения, комплектования, учета и использования документов, независимо от того, где они образовались. Это положение является принципиальным моментом, так как обязывает все юридические лица, независимо от формы их собственности и собственности документов, находящихся на хранении в архивах, исполнять разработанные специально уполномоченным федеральным органом Российской Федерации в области архивного дела нормативные правовые акты по этим вопросам.

Ст. 3 Закона дает основные понятия: архивного дела, архивного документа, документов по личному составу, архивного фонда и др.

В частности, под документами по личному составу в указанном Законе понимаются архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем, а под архивом — учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов.

Установление единых правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов и контроль за соблюдением указанных правил относятся к полномочиям Российской Федерации (ст. 4 Закона).

В соответствии со ст. 9 Закона, архивные документы организаций, действующих на территории Российской Федерации и не являющихся государственными или муниципальными (в том числе общественных объединений), относятся к частной собственности. Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления, муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой либо организацией Российской академии наук. В данном договоре указываются обязанности собственника или владельцем архивных документов.

Архивы обязаны создавать государственные органы, органы местного самоуправления муниципального района и городского округа. Организации же и граждане вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в

процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

В соответствии со ст. 17 Закона, Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения. Он предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех организаций (в том числе государственных).

В соответствии со ст. 8 Гражданского кодекса Российской Федерации все взаимоотношения между юридическими лицами строятся только на основании договора между ними. Это означает, что ни один государственный (муниципальный архив) или орган управления архивным делом не имеет права без согласия собственника архивных документов производить с ними какие-либо действия.

В отличие от прежнего архивного законодательства — основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах от 07.07.1993 № 5341-1, данный Федеральный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов, не только входящих в состав Архивного фонда Российской Федерации, но и других архивных документов, независимо от их форм собственности.

Важным является положение о том, что хранение документов юридического лица, отнесенных к составу Архивного фонда РФ, и документов по личному составу государственные и муниципальные архивы осуществляют бесплатно. Плата взимается только за документы временного хранения, не входящие в состав Архивного фонда РФ, срок хранения которых еще не истек, и поэтому они могут поступить на временное хранение в архив в соответствии с условиями заключенного между архивом и юридическим лицом договора о порядке хранения и использования этих документов.

Правовое пространство организации деятельности архивов юридических лиц не ограничивается собственно архивным законодательством. Эти вопросы достаточно широко представлены и в целом ряде других нормативных правовых актов.

Положение, данное в ст. 5 Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» рассматривает любой документ, в том числе и архивный, с точки зрения информации и определяет, что документирование информации является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы. Следовательно, любой архивный документ является частью информационных ресурсов.

Там же указывается, что документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органом: государственной власти, ответственным за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов. Организации обязаны представлять документированную информацию органам и организациям, ответственным за формирование и использование государственных информационных ресурсов. Это напрямую относится к государственным и муниципальным архивам, которые в соответствии со своим статусом формируют, хранят архивные документы и организуют их использование.

Главный нормативно-методический документ, определяющий деятельность государственных архивов, — Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. В Правилах раскрывается современная правовая база деятельности государственных архивов, учтено наличие различных форм собственности на архивные документы, влияющие на процессы их организации и работы с ними. Усилен универсальный характер Правил — их требования в части общих для государственных архивов норм рассчитаны на государственные архивы различного объема, состава и профиля, в том числе на архивы, хранящие аудиовизуальную и научно-техническую документацию. Нормативно-правовым документом, определяющим деятельность архивов организаций являются Основные правила работы архивов организаций. Данные правила основываются на действующей правовой базе в области информации, документационного обеспечения управления и архивного дела, синтезируют опыт отечественного архивного дела, учитывают современные достижения в применении технических средств и информационных технологий в работе с документами. Правила распространяются на архивы государственных организаций, а также обязательны для всех негосударственных организаций в части обеспечения сохранности, описания, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации, отнесенных к государственной собственности. Таким образом, нормативная правовая база, регулирующая деятельность юридических лиц по организации архивного хранения документов, образовавшихся в их деятельности, после принятия Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» в основном достаточно четко определяет правовое пространство, в котором могут существовать и организовывать свою работу архивы. В развитие Закона № 125-ФЗ Федеральным архивным агентством организована переработка действовавших и разработка новых необходимых нормативных и методических документов, определяющих все стороны работы архивов. В их число входят: Правила работы архивов организаций, примерные положения об архивных организациях разных видов, Примерные положения об экспертных (центральных экспертных) комиссиях, новый Примерный договор между юридическим лицом и государственным, муниципальным архивом об оказании методической и практической помощи в организации архивного хранения документов в условиях их передачи на постоянное хранение в государственный (муниципальный) архив и ряд других необходимых документов.

Н.А. Храмцовская

УДК 930.25+004(094)

Создание современной нормативной правовой базы
в области делопроизводства и архивного дела

В последние годы в деловую деятельность и государственное управление активно внедряются современные технологии и методы работы. Мощный импульс этому придала программа «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденная распоряжением Правительства РФ от 28 июля 2017 г. Однако теория и практика делопроизводства (в современной терминологии – управления документами) и архивного дела не соответствуют все ускоряющимся процессам, и этот разрыв быстро увеличивается. Поскольку документирование является неотъемлемым элементом любой деловой деятельности и государственного управления, без соответствующей правовой поддержки реализовать проекты развития электронного правительства и цифровой экономики будет крайне сложно. О необходимости разработки современной законодательной базы говорится практически на любом мероприятии, где обсуждаются вопросы делопроизводства и архивного дела.

Программа «Цифровая экономика Российской Федерации», превратившаяся уже в национальный проект, напрямую вопросы делопроизводства и архивного дела не затрагивает, но почти все работы, включенные в план мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» и иные планы по совершенствованию законодательства Российской Федерации и созданию необходимых условий для развития в России цифровой экономики (а это более 50 законопроектов), в той или иной степени с ними связаны.

Чтобы осуществить на практике столь масштабные перемены, Правительство РФ создало отдельную многоуровневую систему управления. Для реализации программы образована автономная некоммерческая организация «Цифровая экономика», которая занимается ее мониторингом, формированием запросов бизнеса и научного сообщества, координацией рабочих групп и центров компетенций. Один из них – Центр компетенций по нормативному регулированию цифровой экономики (далее – Центр) – возглавляет Фонд «Сколково». В задачи Центра входят выявление правовых барьеров, препятствующих развитию цифровой экономики; формирование и систематизация предложений по их устранению; реализация плана мероприятий по направлению «Нормативное регулирование»; участие в разработке проектов нормативных правовых актов на основе взаимодействия с экспертным сообществом; совершенствование и мониторинг правового регулирования цифровой экономики; методическое обеспечение системы подготовки кадров по вопросам, связанным с регулированием цифровой экономики.

На начальном этапе Центр пригласил к участию в работе всех заинтересованных юридических и физических лиц и на основе их предложений составил перечень правовых барьеров, препятствующих развитию цифровой экономики. Затем был разработан план мероприятий и созданы 14 тематических экспертных рабочих групп. (К работе могли подключиться все желающие, заполнив на сайте «Сколково» анкету и направив ее в электронном виде организаторам.) Многие рабочие группы отметили необходимость не только решения ряда проблемных вопросов управления электронными документами и их хранения, но и активного участия в процессе специалистов Росархива как «федерального органа исполнительной власти», наделенного функциями «по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере архивного дела и делопроизводства».

Готовящиеся законопроекты в части вопросов управления документами и информацией соответствуют общим установкам. Так, ими предусматривается расширение сферы применения электронных документов, в том числе длительного и постоянного хранения; практически во всех проектах в той или иной мере поднимается вопрос о хранении электронных документов. Однако большинство рабочих групп не готовы решать его самостоятельно, ссылаясь в первую очередь на то, что в планы работ по программе «Цифровая экономика» уже включен отдельной строкой пункт «Создание правовых условий для формирования сферы электронного гражданского оборота». К тому же Министерство труда и социальной защиты (Минтруд) РФ при проработке вопросов перехода в организациях страны на электронный кадровый документооборот с учетом проведенного коммерческими организациями эксперимента отметило, что «предварительно должны быть приняты решения в IT‑сфере, касающиеся электронной цифровой подписи, архивного хранения данных, защиты передачи данных, юридической значимости электронных документов, в том числе в судебных спорах». Министерство в первую очередь рассчитывает на два законопроекта, которые уже включены (п. 01.01.001.001 и 01.01.002.004) в дорожную карту «Нормативное регулирование» (работу над ними ведут рабочие группы). По мнению министерства, эти законопроекты, во‑первых, должны урегулировать механизмы формирования и использования «облачной» электронной подписи (ЭП), установить унифицированные требования к универсальной (единой) усиленной квалифицированной ЭП, визуализации ЭП в электронном документе, уточнить правовой статус аккредитованного удостоверяющего центра; во‑вторых, определить понятие «электронный документ», процедуры хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа, а также в части формирования благоприятных правовых условий для сбора, хранения и обработки данных с использованием новых технологий. Только после их принятия Минтруд предполагает разработку законопроекта, регламентирующего переход организаций на электронный кадровый документооборот.

Столь осторожная позиция ведомств и экспертных групп чревата тем, что в случае срыва сроков разработки ряда законопроектов, связанных с вопросами хранения электронных документов, ответственность за это может быть возложена на Росархив в связи с его недостаточной активностью. Уже сейчас на заседаниях рабочих групп задаются вопросом о том, какие научные исследования по проблемам электронных документов можно использовать при подготовке нормативных правовых актов по «цифровой экономике».

Что касается рабочей группы «Создание правовых условий для формирования сферы электронного гражданского оборота», членом которой является автор настоящей статьи, то ее деятельность строится в соответствии с планом мероприятий по направлению «Нормативное регулирование». Им предусматривается внесение изменений в федеральные законы «Об архивном деле в Российской Федерации», «Об обязательном экземпляре документов», «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и / или иные нормативные правовые акты «в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа».

На протяжении 2018 г. рабочая группа (организацию ее работы взял на себя Банк России, а на заключительном этапе активно подключилось Минэкономразвития) готовила текст законопроекта, получившего следующее название: «О внесении изменений в Федеральный закон “Об информации, информационных технологиях и о защите информации” и иные законодательные акты Российской Федерации». Разработчики сосредоточились на таких вопросах, как замещающее сканирование (т. е. перевод бумажных документов в электронную форму с обеспечением юридической значимости созданных электронных копий и возможности впоследствии уничтожить оригиналы); миграция и конверсия электронных документов в новые системы и / или форматы; уничтожение документов и информации.

Отметим, что к замещающему сканированию / оцифровке во всем мире интерес огромный, поскольку благодаря этому можно не только сэкономить на затратах на хранение и сократить потребность в площадях, но также существенно повысить эффективность деловой деятельности. В ходе обсуждений выяснилось, что в решении данного вопроса заинтересованы как коммерческие организации, так и государственные органы.

Существует общее понимание того, что нельзя позволить произвольно уничтожить бумажные подлинники и заменить их копиями (есть риск злоупотреблений, поскольку копии могут оказаться «не совсем соответствующими» оригиналам). Соответственно, нигде в мире нет практики «общего», универсального разрешения на замещающее сканирование. В то же время встречается немало иных ситуаций. Например, документы созданы либо государственным органом, в отношении которого законом установлена презумпция доверия, либо организацией, которая в силу своей деловой деятельности сама заинтересована в точности документов, поскольку от этого зависят ее существование и доходы. Или же документы представляют интерес только для своего создателя, и их замещающее сканирование не затронет интересы иных сторон. Еще одна ситуация, когда другие заинтересованные в документах стороны дали согласие на проведение замещающего сканирования и / или им предоставляется возможность своевременно ознакомиться с копиями и убедиться в их верности и т. п.

Большинство государств вместо выдачи карт-бланш на замещающее сканирование снимает соответствующие законодательные барьеры, полностью возлагая на владельца документов все риски, с которыми связано уничтожение оригиналов. Например, государственные архивные службы некоторых стран за­явили, что не препятствуют замещающему сканированию документов временного хранения, поскольку все риски, а также получение, при необходимости, согласия других заинтересованных сторон берет на себя инициатор замещающего сканирования. В англосаксонских странах считается, что этого достаточно, а в случае спора суд рассмотрит все обстоятельства, в том числе и то, как был организован процесс сканирования и как обеспечивалось последующее хранение созданных электронных копий. И это обычный, много лет успешно применяемый подход к новым технологиям и методам работы, а соответствующая судебная практика и критерии доверия хорошо отработаны.

В США в 2014 г. внесены изменения в Закон о федеральных документах, обязывающие Национальный архив и Управление документацией (NARA) разработать стандарты для воспроизведения документов в электронном виде «с намерением в последующем уничтожить исходные документы». Поправка охватывает документы как временного, так и постоянного хранения. 10 сентября 2018 г. NARA опубликовал в «Федеральном реестре» проект правил оцифровки документов временного хранения. В раздел «Управление электронными документами» Свода федеральных нормативных актов США предлагается включить подраздел «Оцифровка федеральных документов». Речь идет именно о замещающей оцифровке. Органы исполнительной власти будут обязаны применять стандарты при электронном воспроизведении (оцифровке) документов временного хранения с тем, чтобы впоследствии уничтожить исходные оригиналы.

В странах континентального права, к числу которых относится и Россия, признано целесообразным во избежание мошенничества и для облегчения работы судей установить организационно-технические требования к процессу замещающего сканирования и организации хранения его результатов. Во Франции вопрос замещающего сканирования документов государственных органов власти входит в зону компетенции Дирекции архивов страны. Сформирована и продолжает развиваться достаточно стройная система требований, подкрепленных национальными стандартами. Они регулируют оцифровку документов и последующее хранение электронных копий, включая требование хранения электронных документов в сертифицированных и регулярно проходящих аудит системах. Следование стандартам позволяет организациям создавать и сохранять юридически значимые электронные копии бумажных документов, а также проводить уничтожение их оригиналов. Согласно ордонансу (указу) президента Франции от 10 февраля 2016 г. аутентичные («верные») копии и оригиналы имеют равную доказательную силу. Французские юристы подчеркивают, что в правовом плане понятие оригинала сохраняется. Опубликованный в конце того же года декрет «О надежности копий и применении статьи 1379 Гражданского кодекса» определил условия признания надежности электронной копии. Кодекс при этом уточняет: «Если оригинал по-прежнему существует, его представление всегда может быть затребовано», а значит нельзя произвольно уничтожить электронный или бумажный оригинал в течение установленного законодательством срока его хранения.

В Германии основные принципы электронного делопроизводства и замещающего сканирования установлены принятым Бундестагом 18 апреля 2013 г. «Законом о развитии электронного правительства и внесении поправок в другие правовые акты». Так, ст. 7 «Оцифровка и уничтожение бумажного оригинала» предусматривает возможность преобразования в электронный вид документов на бумажных носителях с последующим уничтожением бумажных оригиналов. В то же время закон наделил органы государственной власти правом отказаться от преобразования бумажных документов в электронный вид, если это потребует непропорционально больших усилий и затрат. С 2013 г. действует Техническое руководство по замещающему сканированию, разработанное Федеральным управлением по безопасности информационных технологий, обновленное в 2018 г. При этом немецкие специалисты подготовили и опубликовали ряд материалов и рекомендаций для организаций, применяющих замещающее сканирование, уделив особое внимание правовым проблемам и рискам.

Существует и смешанный вариант, сочетающий англосаксонский подход с элементами французского, например в Канаде. В мае 2018 г. Архивно-библиотечная служба страны утвердила нормативный документ – разрешение, авторизующее уничтожение государственными органами исходных документов после их оцифровки. В соответствии с архивным законодательством руководитель Архивно-библиотечной службы дает согласие на окончательное решение судьбы документов, включая уничтожение, после их оцифровки правительственными учреждениями с учетом следующего. Так, можно уничтожить исходные документы без дополнительных согласований с Архивно-библиотечной службой, если при оцифровке были соблюдены требования, установленные национальным стандартом CGSB‑72.34–2017 «Электронные документы как документальное доказательство». Его новая редакция – это лаконичный и весьма качественный документ, разработанный под руководством ведущего мирового специалиста в области архивной науки и управления электронными документами Л. Дюранти.

По нашему мнению, с учетом зарубежного опыта, замещающая оцифровка должна проводиться так, чтобы не возникало сомнений в верности копий. Доверенная среда действительно нужна (однако о ней сейчас говорится неоправданно много), как и доверенные поставщики услуг замещающего сканирования и / или хранения созданных электронных копий. Для этой цели можно порекомендовать типовой подход систем менеджмента ИСО (типа систем менеджмента качества, информационной безопасности, активов и т. п.), предусматривающий создание полномасштабной нормативной базы, работу в строгом соответствии с ней, детальное документирование всех операций, анализ возникающих проблем и принятие корректирующих мер, а также обучение и переподготовку персонала. Оцифровку предпочтительно выполнять планово, постоянно и регулярно, как часть обычной повседневной деловой деятельности, а не в виде разовой кампании в неподходящий момент, например накануне аудита (в таком случае суды могут отказать в презумпции доверия). Доказывая, если потребуется, свою правоту в суде, желательно соответствовать критериям доверия, подобно тем, что выработаны в англосаксонском праве.

Нужны ли нам формальные требования к среде доверия или же можно будет довериться компетенции судей? Это вопрос непростой, и для его объективного решения нужно сопоставить ожидаемую деловую отдачу от широкомасштабного замещающего сканирования, возможные риски, а также цену и эффективность мер регулирования.

Практический опыт (например, связанный с использованием решений, сертифицированных ФСБ России и Федеральной службой по техническому и экспортному контролю) говорит о том, что эффективность такого рода сертификационных требований в нашей стране в плане решения целевой задачи (в приведенном примере это обеспечение реальной информационной безопасности) сомнительна, а дополнительные расходы и поборы со стороны контролирующих органов, как и отказ в принятии электронных доказательств в суде по надуманным формальным поводам, вполне вероятны. Мировой опыт показывает, что в большинстве случаев страхи оказываются необоснованными. Там, где замещающее сканирование вполне уместно, оно осуществляется многие годы (в США банки, например, давно сканируют бумажные чеки и не пересылают их оригиналы из банка в банк). У нас есть собственный опыт тех же МФЦ и т. п.

Возможен компромиссный подход, как в случае с электронными подписями. Для получения официальной презумпции подлинности можно потребовать соответствия неким правилам и стандартам или же, как в случае с простой электронной подписью, не мешать работать «на доверии» тем, кто этого хочет. Остается надеяться, что замещающее сканирование пройдет все «круги» законотворческой деятельности и регламентирующие этот вопрос нормы будут включены в российское законодательство в разумных и пригодных для практического применения формулировках.

Рассмотрение рабочей группой вопроса длительного и постоянного хранения электронных документов пока что зависло; предложений по внесению изменений в федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» не поступило. Как и следовало ожидать, на заседаниях рабочей группы постоянно велись острые дискуссии по терминологии. К сожалению, споры были малопродуктивными и не всегда имели принципиальное значение.

Подготовленный группой законопроект сейчас проходит процедуры согласования, в дальнейшем его планируется внести в Государственную думу Федерального собрания Российской Федерации. Одновременно рассматривается вопрос о продолжении работы по тематике электронных архивов и хранения электронных документов как в коммерческих, так и в государственных органах и организациях.

Но нам следует помнить, что «время спрессовывается, масштаб задач и вызовов очень большой, он огромен. Если мы и дальше будем распылять деньги, неспешно двигаться вперед, а то и просто пережевывать вчерашние проблемы, мы просто опоздаем. Причем опоздать можем навсегда, даже в последний вагон технологической революции не успеем прыгнуть». И именно это, по нашему мнению, грозит отечественной архивной науке.

В Паспорте федерального проекта «Нормативное регулирование цифровой среды» национальной программы «Цифровая экономика Российской Федерации» на апрель 2019 г. запланировано принятие федерального закона, предусматривающего «определение процедур хранения документов». Ответственными исполнителями значатся Минэкономразвития, Росархив, Минкомсвязь, Фонд «Сколково», АНО «Цифровая экономика» и иные заинтересованные федеральные органы исполнительной власти и организации. При этом Росархив в плане мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» назван первым среди ответственных за разработку проекта федерального закона в части уточнения понятия электронного документа, определения процедур хранения документов, в том числе электронных, использования и хранения электронного дубликата (электронного образа) документа (п. 01.01.002.004.001). Заметим, что программа «Цифровая экономика» не остановится, если Росархив не сможет вовремя разработать необходимые нормативные правовые документы. В этом случае за решение задач возьмутся другие, что уже происходит.

На наш взгляд, при совершенствовании законодательства необходимо учитывать такую особенность последних лет, как быстрая смена технологий и при этом применение для одинаковых целей существенно разных технологий различных поколений (часто в рамках даже одной организации). Важно добиваться, чтобы вопросы работы с документами и их архивного хранения поднимались изначально, на этапе формирования концепций и проектирования решений, чтобы потом не приходилось прилагать сверхусилия и идти на огромные затраты для выправления ситуации. Сейчас, к сожалению, нередки случаи, когда при внедрении технологий, рассчитанных на долговременное хранение информации, совершенно игнорируются и не прорабатываются вопросы обеспечения ее длительной сохранности, миграции в решения следующих поколений и передачи на архивное хранение. Как решать эту проблему, в целом понятно, но для этого нужно отойти от привычных шаблонов и тем более отказаться от ориентированного на какую-то одну технологию детального пошагового регулирования. Оно должно быть высокоуровневым и базироваться на фундаментальных принципах. Выбор же способа исполнения установленных требований и ответственность за это можно и нужно переложить на сами организации.

Еще одна проблема, которая проявилась в рабочей группе, – это кадровый состав. Участвовавшие архивисты, в том числе из Росархива, в среднем на два поколения старше представителей министерств, ведомств и коммерческих организаций, из-за чего подчас сложно находить общий язык. Но при этом нельзя допустить, чтобы проблемы в сфере электронных документов решались без участия Росархива, поскольку это чревато определенными рисками. Ведь специалисты ведомств, хорошо понимающие организацию оперативной работы и ее документирования, в вопросах архивного хранения разбираются слабо.

Тем не менее автор статьи верит в то, что прогресс восторжествует. Общение с зарубежными коллегами и сопоставление развития России с другими странами показывает, сколь мощный рывок сделан отечественными специалистами после 2009 г., что позволяет говорить об их несомненном лидерстве по ряду направлений информатизации общества. Но чтобы уверенно идти вперед, необходимо отказаться от профессиональной зашоренности, комфортных традиционных идей и методов работы. Сегодня у специалистов по управлению документами и архивистов, которые по сути выступают в качестве посредников между IТ‑специалистами и представителями правового сообщества, имеются возможности для профессионального роста, повышения статуса, влияния и доходов. Однако у успеха есть цена – нужно брать на себя бóльшую ответственность за управление самыми разными видами и типами документов и информации, эффективно взаимодействовать с представителями других профессий и служб, непрерывно обновлять знания, осваивать новые методы и технологии работы. И тогда появится «законодательство, которое не будет тормозить развитие, будет скорее создавать стимулы для внедрения и применения цифровых технологий. И конечно, обеспечит развитие конкуренции, защиту и безопасное использование персональной информации».

См.: Собр. законодательства Российской Федерации. 2017. № 32. Ст. 5138.

Утвержден Правительственной комиссией по использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол № 2 от 18.12.2017). URL: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc;base=LAW&n=287575

Постановление Правительства Российской Федерации от 28.08.2017 № 1030 «О системе управления реализацией программы “Цифровая экономика Российской Федерации” (вместе с Правилами разработки, мониторинга и контроля выполнения планов мероприятий по реализации программы “Цифровая экономика Российской Федерации”)». URL: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_223702/

URL: https://data-economy.ru/organization

URL: http://sk.ru/foundation/legal/p/about.aspx

Указ Президента Российской Федерации от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» // Собр. законодательства Российской Федерации. 2016. № 26. Ст. 4034.

Комментарий Минтруда России о введении электронной трудовой книжки и кадрового документооборота в электронном виде от 19.10.2018. URL: http://www.consultant.ru/law/hotdocs/55376.html/

См.: п. 01.01.002.004, подраздел «Создание правовых условий для формирования сферы электронного гражданского оборота» плана мероприятий по направлению «Нормативное регулирование». URL: http://www.consultant.ru/cons/cgi/online.cgi?req=doc; base=LAW&n=287575

Текст законопроекта см.: URL: http://sk.ru/foundation/legal/m/sklegal02/ 22841/download.aspx

Federal Records Act. 44 U.S.C. § 3302. URL: https://www.law.cornell.edu/uscode/text/44/3302

Public Law 113–187. URL: https://www.congress.gov/113/plaws/publ187/PLAW‑113­publ187.pdf

URL: https://www.regulations.gov/document? D=NARA_FRDOC_0001–0734

36 CFR Part 1236 – Electronic Records Management. URL: https://www.law.cornell.edu/cfr/text/36/part‑1236

URL: https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000032004939

URL: https://www.legifrance.gouv.fr/affichTexte.do?cidTexte=JORFTEXT000033538…

Там же.

URL: http://www.gesetze-im-internet.de/egovg/EGovG.pdf

Roßnagel A., Fischer-Dieskau S., Jandt S., Wilke D. Scannen von Papierdokumenten – Anforderungen, Trends und Empfehlungen (Сканирование бумажных документов – Требования, тенденции и рекомендации). URL: http://newisbn.ru/Scannen-von-Papierdokumenten-Anforderungen-Trends-und-… Jandt S., Wilke D. Gesetzliche Anforderungen an das ersetzende Scannen von Papierdokumenten (Правовые требования к замещающему сканированию бумажных документов) // Kommunikation & Recht (K&R). 2009. Vol. 12. № 2. P. 96–101; Roßnagel A., Nebel M. Beweisführung mittels ersetzend gescannter Dokumente (Представление результатов замещающего сканирования в качестве доказательств) // Neue Juristische Wochenschrift (NJW). 2014. S. 886–891; Fischer-Dieskau S., Jandt S., Roßnagel A. Anforderungen, Trends und Empfehlungen zum ersetzenden Scannen von Papierdokumenten» (Требования, тенденции и рекомендации по замещающему сканированию бумажных документов) // AWV–Informationen. 2007. № 4. Р. 16–18; Weidenfäller M. Festplatte statt staubiger Archivflächen? Eine rechtliche Einschätzung zur Frage der Zulässigkeit und des Beweiswertes bei ersetzendem Scannen von Dokumenten im Bereich des Verwaltungshandelns (Жесткий диск вместо пыльного архивохранилища? Правовая оценка вопроса о допустимости и доказательной силе при замещающем сканировании документов в сфере административного управления) // Recklinghäuser Beiträge zu Recht und Wirtschaft (ReWir). 2016. № 34. S. 1–14.

URL: http://www.bac-lac.gc.ca/eng/services/government-information-resources/disposition/Documents/MIDA‑2018–013.pdf

URL: https://laws-lois.justice.gc.ca/eng/acts/L‑7.7/

Храмцовская Н.А. В Канаде идет работа над новой редакцией стандарта «Электронные документы как документальное доказательство». URL: http://rusrim.blogspot.com/2014/08/blog-post_47.html; Она же. Канада: Опубликована новая редакция стандарта CAN/CGSB 72.34–2017 «Электронные документы как документальное доказательство». URL: https://rusrim.blogspot.com/2017/05/cancgsb‑7234–2017.html

Храмцовская Н.А. Замещающее сканирование документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2017. № 3. С. 80–88; № 4. С. 78–89.

Путин В.В. Выступление на заседании Совета при Президенте по науке и образованию 27 ноября 2018 г. URL: http://www.kremlin.ru/events/president/news/59203

Утвержден Правительственной комиссией по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности 25.12.2018. URL: http://www.tadviser.ru/images/5/52/%D0%A3%D1%82%D0%B2_%D0%A4%D0%9F_1_%D0%9D%D0%A0%D0%A6%D0%A1.pdf

Медведев Д.А. Вступительное слово на заседании Правительственной комиссии по цифровому развитию, использованию информационных технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности 25 декабря 2018 г. URL: http://government.ru/news/35192/

Список литературы

1. Храмцовская Н.А. Замещающее сканирование документов // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2017. № 3. С. 80–88; № 4. С. 78–89.

2. Fischer-Dieskau S., Jandt S., Roßnagel A. Anforderungen, Trends und Empfehlungen zum ersetzenden Scannen von Papierdokumenten» (Требования, тенденции и рекомендации по замещающему сканированию бумажных документов) // AWV–Informationen. 2007. № 4. Р. 16–18.

3. Jandt S., Wilke D. Gesetzliche Anforderungen an das ersetzende Scannen von Papierdokumenten (Правовые требования к замещающему сканированию бумажных документов) // Kommunikation & Recht (K&R). 2009. Vol. 12. № 2. P. 96–101.

4. Roßnagel A., Fischer-Dieskau S., Jandt S., Wilke D. Scannen von Papierdokumenten – Anforderungen, Trends und Empfehlungen (Сканирование бумажных документов – Требования, тенденции и рекомендации). URL: http://newisbn.ru/Scannen-von-Papierdokumenten-Anforderungen-Trends-und-…

5. Roßnagel A., Nebel M. Beweisführung mittels ersetzend gescannter Dokumente (Представление результатов замещающего сканирования в качестве доказательств) // Neue Juristische Wochenschrift (NJW). 2014. S. 886–891.

6. Weidenfäller M. Festplatte statt staubiger Archivflächen? Eine rechtliche Einschätzung zur Frage der Zulässigkeit und des Beweiswertes bei ersetzendem Scannen von Dokumenten im Bereich des Verwaltungshandelns (Жесткий диск вместо пыльного архивохранилища? Правовая оценка вопроса о допустимости и доказательной силе при замещающем сканировании документов в сфере административного управления) // Recklinghäuser Beiträge zu Recht und Wirtschaft (ReWir). 2016. № 34. S. 1–14.

Делопроизводство и архивное дело, термины и определения

Определения терминов, используемых в делопроизводстве и архивном деле, содержатся в ГОСТ Р 7.0.8-2013, вступившем в силу с начала марта 2014 г. В стандарте приводятся значения следующих понятий:

• делопроизводство представляет собой деятельность по документированию, документообороту, хранению и практическому применению различных документов;
• под архивным делом понимается работа, позволяющая обеспечить хранение, комплектование, использование и учет архивной документации;
• документ — это информация, зафиксированная на каком-либо носителе и содержащая реквизиты, позволяющие осуществить ее идентификацию;
• архивный документ представляет собой акт, завершенный делопроизводством, который необходимо хранить определенное количество времени в соответствии с действующими требованиями законодательства;
• под документированием понимается операция записи данных на носитель по правилам, установленным в организации;
• документооборот — это движение документов на предприятии с момента разработки и до момента утилизации;
• номенклатура дел — список заголовков, сформированных в организации дел, в котором указываются сроки их хранения;
• под индексом дела понимается его обозначение, указанное в реестре дел и состоящее из цифр и букв.

Архивное делопроизводство

В архиве традиционно хранится огромное количество документов, причем они должны не лежать «мертвым грузом», а быть легко доступны. Следовательно, нужна прозрачная каталогизация, которая обеспечит быструю навигацию по фондам.

Для этого, во-первых, разрабатывается шифр (аналогичный библиотечному), который облегчит поиск нужного документа.

Во-вторых, создаются учетные книги, фиксирующие поступающие и выбывающие документы, а также их состояние и количество.

Так, приемка дел оформляется сдаточной описью, актом приема-передачи на хранение. Запись об этом заносится в книгу учета поступления и выбытия документов.

Образец описи для передачи в архив

Выдача из архива также регистрируется в книгах учета и оформляется:

• заказом на выдачу;
• актом о выдаче.

Уничтожение документов также подтверждается актом после проведения экспертизы их ценности. Вывоз признанных не подлежащими хранению документов на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной.

Образец акта уничтожения

Текущая работа архивариуса также заключается в том, что он упорядочивает документы в дела по определенным принципам и правилам, составляет опись дел, их описания, создавая таким образом научно-справочный аппарат архива. Удобным инструментом работы с фондами могут быть архивный путеводитель и архивный каталог (разница в том, что путеводитель дает общую картину имеющегося фонда, а каталог показывает документы в виде классификатора).

Бланкер.ру

В зависимости от функциональных целей организации используются следующие типы архивов:

• центральный архив федерального органа власти или органа власти субъекта РФ, хранящий документы аппарата органа власти, документы организаций непосредственного подчинения и других организаций;
• центральный отраслевой архив, хранящий документы всех организаций, отнесенных к определенной отрасли, всех уровней подчиненности и независимо от их территориального расположения;
• объединенный архив, хранящий документы нескольких организаций отрасли, связанных системой соподчиненности или однотипных по профилю деятельности;
• архив организации, хранящий документы только данной организации и ее предшественников.

Архивы могут различаться в зависимости от подлежащего хранению в архиве состава документации:

• архив управленческой документации;
• научно-технический архив;
• аудиовизуальный архив;
• архив документации на электронных носителях.

Архивы, состав документов которых обусловлен способом записи информации и носителем, могут создаваться как самостоятельные единицы или как структурные подразделения в составе архива организации.

К основным решаемым задачам архива организации относятся:

• комплектование архива документами, состав которых предусмотрен положением об архиве;
• учет и обеспечение сохранности документов;
• создание научно-справочного аппарата к документам архива;
• использование хранящихся в архиве документов;
• подготовка и передача документов, относящихся к Архивному фонду РФ, на постоянное хранение в соответствии со сроками и требованиями, установленными Федеральной архивной службой России и органами управления архивным делом субъектов Российской Федерации.

Для организаций, осуществляющих временное депозитарное хранение документов Архивного фонда РФ, основные задачи архива определяются в соответствии с соглашениями и договорами, заключенными ими с учреждениями Федеральной архивной службы РФ.

В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции:

• ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций — источников комплектования архива;
• принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций — источников комплектования архива;
• учитывает и обеспечивает сохранность принятых в архив документов;
• создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива;
• организует информационное обслуживание руководителей и структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования;
• проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов на постоянное хранение;
• осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях — источниках комплектования;
• организует работу по составлению номенклатуры дел организации;
• оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами;
• участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления;
• участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях — источниках комплектования архива.

Архивы организаций осуществляют прием электронных документов (ЭД), обеспечивают их сохранность, учет, отбор и использование, а также подготовку и передачу на государственное хранение. На хранение передаются ЭД в составе фондов организаций — источников комплектования архивов.

Все операции, осуществляемые с ЭД при передаче на архивное хранение и в процессе хранения (перезапись, конвертирование в новые форматы, сжатие и др.), должны быть документированы для обеспечения аутентичности ЭД.

Перечень документов которыми оперирует архив в работе:

• Акт о выдаче дел во временное пользование
• Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
• Акт о миграции и перезаписи ЭД
• Акт о неисправимых повреждениях документов
• Акт о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны
• Акт о технических ошибках в учетных документах
• Акт об обнаружении документов
• Акт об образовании объединенного архивного фонда
• Акт описания документов личного происхождения
• Акт приема — передачи документов на государственное хранение
• Акт приема — передачи при смене руководителя архива
• Акт проверки наличия и состояния дел фонда
• Архивная справка
• Внутренняя опись документов дела
• Годовой план работы архива
• Журнал регистрации выданных копий, выписок, справок, тематических материалов
• Журнал регистрации посещений пользователями читального зала
• Журнал учета миграций и перезаписей электронных документов
• Журнал учета поступления и выбытия электронных документов
• Заказ на выдачу дел
• Итоговая запись и заверительная надпись
• Итоговая запись к номенклатуре дел организации
• Карта-заместитель дела
• Карточка пользователя
• Карточка постеллажного топографического указателя
• Карточка пофондового топографического указателя
• Карточка учета работы с организацией
• Книга выдачи дел из хранилища
• Книга учета поступления и выбытия документов
• Книга учета поступления и выбытия страхового фонда и фонда пользования
• Лист использования документов
• Лист фонда
• Лист-заверитель дела
• Номенклатура дел организации
• Номенклатура дел структурного подразделения организации
• Дело постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения
• Опись дел временного (свыше 10 лет) хранения
• Опись дел по личному составу
• Опись дел постоянного хранения
• Опись дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения организации
• Опись особо ценных дел
• Опись страхового фонда
• Опись электронных документов постоянного хранения
• Паспорт архива организации, хранящей управленческую документацию
• Паспорт организации, хранящей документы отраслевого фонда
• Реестр описей
• Список фондов
• Учетная карточка единицы учета ЭД