Делегирование, это что?

Приветствую! Наверняка Вы слышали пословицу: «Хочешь, чтобы что-то было сделано хорошо, сделай это сам». По личному опыту скажу, что это худший совет для предпринимателя, руководителя, фрилансера и даже молодой мамы с двумя детьми. Причем я сам до последнего времени считал что это не так.

Ценный ресурс «время», к сожалению, не резиновый. Занимаясь собственным проектом, Вы тратите 80% времени на мелочи и рутину. И на что-то по-настоящему масштабное и грандиозное его уже не остается. В результате Вы страшно устаете и топчетесь на месте.

Далеко не сразу я понял, как важно научиться делегировать! Но жизнь заставила. В идеале делегирование задач это переложить на других все, что можно. И высвободить время для по-настоящему важных и перспективных дел.

Давайте разберемся с понятием делегирования. И посмотрим, что можно и что нельзя делегировать.

Что это такое?

Если бизнес держится на усилиях одного человека – это не бизнес. Работая «за всех», предприниматель неизбежно упирается во временные рамки. Каждый день он тратит драгоценные минуты и часы на текучку и закапывается в деталях. В то время как его основная задача – видеть картину в целом и работать над перспективой.

Что значит делегировать? Перекладывать или перепоручать выполнение своего задания третьему лицу.

«Хорошее» делегирование – это когда «на сторону» передается не планирование или стратегическая часть, а только исполнение.

Делегирующий стиль руководства позволяет:

• Высвободить время и силы для решения других более важных задач
• Обучить сотрудников важным навыкам
• Оценить их способности в «полевых» условиях
• В разы повысить эффективность работы благодаря тому, что задание перепоручается профессионалам

Посмотрим, как правильно разделить делегируемые задачи на «можно» и «нельзя».

Какие задачи можно и нужно делегировать?

Сбор информации

Информацию о конкурентах, условиях кредитов или статистике по продажам за несколько месяцев лучше поручить подчиненным. Ваша задача: проанализировать данные и сделать выводы.

Рутину

20% результатов обеспечивает 80% работы. И желательно эти 80% рутинных операций перепоручить кому-то другому. От Вас требуется лишь сформировать четкое ТЗ и проконтролировать выполнение этих обязанностей.

Кроме того, можно и нужно делегировать повторяющиеся задания. Например, ответы на текущие звонки, сортировку почты, рассылку писем-напоминаний.

Роль заместителя или представителя

Личные встречи с клиентами, собрания или конференции отнимают кучу времени. И поучаствовать в таких мероприятиях вместо Вас иногда может и кто-то другой.

Какие задачи нельзя делегировать?

Личные дела

За рубежом личные дела принято четко отделять от рабочих. У нас, к сожалению, эти понятия часто смешиваются. Подчиненных и наемных работников правильно «загружать» только рабочими задачами! В противном случае, как минимум, нарушается субординация.

Срочные дела

Ну, здесь все понятно. Если какую-то мелочь нужно сделать срочно («еще вчера»), то на делегирование такой задачи уже просто нет времени.

Дела особой важности

Критерий важности: «особые» задачи приводят к корректировке деятельности или бизнеса. Например, выход на новые рынки сбыта или подписание крупного контракта.

Долгосрочные цели

Нельзя делегировать такие обязанности как составление плана стратегического развития бизнеса или постановка целей.

Мотивация и поощрения

Премировать и хвалить за хорошую работу всегда должны лично Вы.

Три «золотых» правила делегирования

Правило №1. Ставьте задачу четко

Офисный анекдот: «Поручение, которое может быть понято неправильно, всегда понимается неправильно». Отсюда вывод: четко формулируйте ТЗ и уточняйте все детали задания.

Что обязательно должно быть в ТЗ:

1. Критерии оценки результатов (качественные и количественные)
2. Граничные сроки исполнения
3. Формат отчетности
4. Разбивка на этапы и даты промежуточного контроля

Убедитесь, что сотрудник правильно понял поставленную перед ним задачу!

Правило №2. Дайте возможность подчиненным учиться на собственных ошибках

Простыми словами избавьте сотрудников от гиперопеки. Кстати, ту же ошибку сплошь и рядом совершают и молодые родители. Они разруливают все детские проблемы «на опережение», не давая детям наделать собственных ошибок и набраться опыта.

Успешное делегирование – это когда сотрудникам позволено совершать ошибки и самостоятельно их исправлять. Ударение на слово «самостоятельно». Вмешиваться напрямую стоит лишь в критических ситуациях.

Правило №3. Больше свободы

Нужно приучить себя не вмешиваться в выполнение задачи до момента промежуточного контроля!

Дело в том, что почти любую задачу можно решить несколькими способами. И не факт, что Ваш вариант – самый лучший! Часто подчиненные предлагают более эффективные способы. Не понимая этого, руководители настаивают на своем и обвиняют сотрудников в некомпетентности.

Такой подход серьезно снижает мотивацию и отбивает всякое желание проявлять инициативу. Ведь проще слепо выполнить все указания руководства в ущерб конечному результату. Принцип «инициатива наказуема» сводит на нет все плюсы делегирования.

А Вы умеете делегировать полномочия?

Подписывайтесь на обновления и делитесь ссылками на свежие посты с друзьями в социальных сетях!

ПРАВИЛА ЭФФЕКТИВНОГО ДЕЛЕГИРОВАНИЯ

Автор Л. И. Круглова, бизнес-тренер, коуч-консультант, управляющий партнер тренинговой Мастерской «Личность и карьера»

Процесс делегирования начинается сразу после того, как руководитель принял решение о передаче полномочий и определил сотрудника, который будет выполнять задание. Чтобы этот процесс стал эффективным, а по его окончании был получен нужный результат, тем, кто ставит задачи, следует придерживаться нескольких правил. Каковы ключевые моменты делегирования и что бывает, если ими пренебречь?

Поставить цель, определить результат

Первое правило – максимально конкретно сформулировать цель. Руководитель с самого начала должен четко объяснить подчиненному, какого результата и в какие сроки он ожидает, определить, что должно быть итогом работы (к примеру, привлечение новых клиентов, проведенное в срок мероприятие и т. д.). Ясное представление сотрудника о том, какого результата нужно достичь, – это необходимая предпосылка для корректного делегирования задачи. Попытка делегировать только процесс, то есть указать подчиненному лишь на то, что надо делать, полностью снимает с него ответственность за результат, а также снижает его мотивацию и эффективность работы.

Когда перед сотрудником ставится задача-процесс (например, звонить компаниям-партнерам и предлагать стать спонсором организации), фактически ему сообщают, чем он должен заниматься в рабочее время. Но здесь не определены итоги деятельности. Другое дело, если задача поставлена «с прицелом» на результат: найти три компании-клиентов и заключить с ними соглашения. Крайне важно, чтобы руководитель сообщил подчиненному об ожидаемых результатах, чтобы у последнего сложилось видение движения к цели. И лишь потом руководитель может разработать (желательно вместе с уполномоченным сотрудником) план-процесс достижения цели.

В русском языке есть два вида глагола – совершенный и несовершенный, и эти виды четко разделяют действие, ориентированное на результат (что сделать?), и действие-процесс (что делать?). С этой точки зрения стоит проанализировать должностные инструкции, разработанные в организации: зачастую в них прописано, чем должен заниматься тот или иной сотрудник, но не то, что он должен достигнуть и по каким критериям будет оцениваться эффективность его деятельности.

Еще один ключевой момент при постановки цели – ясность. Задания, похожие на фразу из сказки «Пойди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что», приводят к взаимному недопониманию, а иногда даже к конфликту между начальником и подчиненным. Корректно поставленная задача должна соответствовать критериям SMART-анализа, то есть быть конкретной (Specific), измеримой (Measurable), достижимой (Achievable), реалистичной (Relevant) и ограниченной во времени (Timed). Четкий и реальный срок выполнения делегируемого поручения переводит задание-«пожелание» («Хорошо бы осенью провести мастер-класс») в категорию задачи – «провести мастер-класс в первую неделю октября».

Таким образом, при корректной и ясной постановке задачи руководитель передает первичную функциональную ответственность за результат и может спрашивать/требовать его достижение с сотрудника. И, разумеется, передавать задачи и полномочия необходимо непосредственно самому руководителю, иначе вам обеспечен эффект «испорченного телефона».

Свобода в жестких рамках

Второе правило – обозначить права и обязанности подчиненного при выполнении задачи. Сотрудник должен четко понимать, какие регламенты и нормы он должен соблюдать, какие ресурсы имеются для достижения цели и какие ограничения поставлены.

Для этого руководитель должен задать «правила игры» – рамки, в пределах которых сотрудник может действовать. Рамки эти должны определять границы инициативы подчиненного, его право принимать самостоятельные решения и обязанность согласовывать другие свои решения и действия с руководством. Уровень инициативы обычно определяется компетенцией сотрудника. Способен ли он сам справиться с задачей? Необходимы ли ему советы и корректировка «сверху»? Или уровень подчиненного позволяет ему быть лишь исполнителем приказов? Существует ли необходимость постоянно контролировать его действия и давать четкие инструкции-указания? Ответив на эти вопросы, руководитель может принять решение о степени свободы действий подчиненного и степени своего контроля за ходом выполнения выданного задания.

В то же время важно и другое – соответствие переданных полномочий выполняемой задаче. Иначе говоря, сотрудник должен получить от руководителя столько власти, ресурсов, свободы и информации, сколько требуется для достижения желаемого результата. Если управленец не обеспечит подчиненного всем необходимым, под угрозой срыва окажется результат, если полностью «развяжет руки» – со стороны сотрудника возможно злоупотребление полномочиями и разрушительные «игры во власть». Именно в подобных случаях секретарь или гардеробщик оказываются чуть ли не главными людьми в организации, поскольку от их доброй воли может зависеть возможность встречи с директором или посещения зрителями подготовленного для них мероприятия («билеты-то проданы, а номерков не хватает»).

Что касается обязанностей подчиненного, в них необходимо заложить методы контроля и способы отчета о выполнении задания. Руководителю нужно избежать роли надзирателя и одновременно обеспечить себя своевременной и конкретной информацией «с полей». В обязанности может входить соблюдение норм безопасности, правил корпоративной этики, сроки и формы отчетов о выполнении заданий, соблюдение определенных методов и технологий при достижении цели и т. д. Главное, чтобы все «правила игры», а также то, зачем их нужно соблюдать, были понятны подчиненным. Иначе можно спровоцировать саботаж: сотрудники будут стараться обойти или нарушить бессмысленные, с их точки зрения, запреты, пока начальник не видит.

Какая награда ждет впереди?

Третье правило успешного делегирования заключается в том, чтобы создать мотивацию для выполнения задачи. Она может быть «кнутом» («надо сделать, иначе накажут») и «пряником» («сделаем – получим заслуженную награду»). Практика показывает, что сотрудники работают лучше, если понимают последствия выполнения задания: какой приз и при каких условиях их ждет, как решенная задача повлияет на результаты работы команды и организации в целом, на отношение потребителей услуг и получение дополнительного дохода. То есть сотрудники должны понимать, в чем их выгода.

Также очень важна связь между успешным выполнением задания и финансовым вознаграждением, карьерным ростом, возможностями обучаться и повышать уровень своих компетенций, нематериальным признанием и поощрением. Только тогда делегируемое поручение-задача будет восприниматься не как обуза, а как возможность и выгодное предложение.

Все ли понятно сотруднику?

Четвертое правило: необходимо проверить понимание сотрудником поставленной перед ним задачи, его полномочий и условий мотивации. Прекрасно усвоив три предыдущих правила, руководители нередко забывают о необходимости «сверить часы», получить от подчиненного обратную связь и убедиться, что тот все правильно понял. Но если даже и не забывают, то считают, что «конкретного» вопроса «Все понятно?» и последующего утвердительного кивка сотрудника вполне достаточно. Хотя какой еще ответ может дать подавляющее большинство подчиненных?

Проиллюстрируем эту ситуацию примером. Однажды, консультируя директора организации относительно результативной постановки задач сотрудникам, автор статьи порекомендовал ему следующее. После переговоров с подчиненными последние должны написать свои задачи и ключевые вопросы и перед началом работы еще раз переговорить с руководителем, опираясь на сделанные записи. Одного дня такой практики было достаточно, чтобы повергнуть директора в шок: он наконец-то наглядно увидел разницу между тем, что говорит на совещаниях, и тем, что потом идут выполнять его сотрудники.

Действительно, все люди по-разному воспринимают и понимают информацию. Если руководитель намерен договариваться и действовать согласованно, ему необходимо получать от подчиненных обратную связь. Эта задача лежит именно на нем! Возможно, сотрудник не решится задать уточняющие вопросы, побоявшись выглядеть глупо или поторопившись начать работу. Не исключено, что подчиненный уверен: вопросы может задавать только начальник.

Поэтому именно руководитель должен спросить сотрудника, как он понял задание. Этот шаг позволит вовремя скорректировать действия, прийти к соглашению и реальным договоренностям, а не иллюзии понимания. И наоборот: без обратной связи, касающейся делегированных полномочий, очень высока вероятность позднего обнаружения ошибки, высокой цены за исправление неверно выполненной работы и взаимного разочарования.

Поддержка и контроль

Наконец, пятое правило – обеспечить адекватную поддержку и контроль во время выполнения задачи. Поскольку ответственность за принятые подчиненным решения, ошибки и конечный результат по-прежнему лежит на руководителе, ему придется сопровождать процесс выполнения задания, «держать руку на пульсе». Для этого необходимо встречаться с сотрудниками, которым делегированы полномочия, контролировать прохождение этапов работы, снабжать их информацией и иными ресурсами. Важно, чтобы подчиненные знали о возможности обратиться к руководителю за советом, помощью и получить обратную связь. Между начальником и подчиненным должно выстроиться общение без препятствий, позволяющее свободно обмениваться оперативными сведениями и создающее единое информационное поле для делегирующего и уполномоченного.

Именно на этапе поддержки происходит обучение и развитие сотрудника – он может получить совет, подсказку или одобрение руководителя, предложить и обсудить свое видение решения задач, новые методы действия, идеи и возможности. В свою очередь руководитель должен конструктивно и корректно реагировать на действия подчиненного, особенно при возникновении с его стороны ошибок и недочетов. Главный критерий качественной обратной связи – реакция начальства должна вдохновлять подчиненных, а не стопорить их работу, ведь ошибка – это всего лишь повод научиться чему-то новому.

Принимая на себя полномочия и задачу, сотрудник (если это позволяет его уровень компетенции и инициативности) также получает право в пределах заданных рамок идти на обдуманный риск и совершать ошибки. Право на ошибку не имеет только тот, кто ничего не делает. Впрочем, уполномоченный, как правило, ответственен не только за свои решения и действия, но и за бездействие и его последствия. Особенно это важно в экстремальных ситуациях: когда нет времени на то, чтобы бежать к начальству за советом, компетентность и инициативность сотрудников приобретает особое значение.

Что касается контроля, его форма, сроки и методы должны быть определены еще на этапе постановки задачи, чтобы потом в отношениях не возникло ненужного напряжения. Мелочная опека или позиция надзирателя приносят работе лишь вред. Поэтому руководителю стоит изначально установить, каким способом сотрудник будет его извещать о ходе работы, на какую информацию он, управленец, будет опираться при подведении промежуточных итогов. Важно, чтобы сотрудник понимал необходимость контроля и предоставлял для этой цели объективные сведения. В то же время руководитель должен сразу же сообщать своему подчиненному результаты контроля. Когда в вопросах критериев оценки результатов имеется предельная ясность, это очень способствует продуктивности действий и достижений уполномоченных.

Таким образом, качественный контроль, основанный на соблюдении договоренностей и получении информации о промежуточных итогах, позволяет вовремя скорректировать направление движения и исправить ошибки.

Выбрал задачу? Ответь на вопрос!

Чтобы эффективно делегировать полномочия и задачи подчиненным, руководителю стоит сначала самому ответить на несколько вопросов, касающихся выбранного для передачи задания:

• Что надо будет сделать? Какой конечный результат должен быть достигнут? Что может оказаться помехой на пути и что важно учесть? Что будет вознаграждением за достижение результата?
• Кто наиболее подходящая кандидатура для выполнения данной задачи? Кто будет помогать? Кто несет ответственность и за что именно?
• Почему следует достигать поставленной цели? Почему нельзя ее не достигнуть? Что произойдет, если задача частично или полностью останется нерешенной?
• Как следует подходить к выполнению задачи? Какие методы и способы нужно применять? На какие правила и нормы надо обратить внимание? Как я буду контролировать процесс? Как я буду поддерживать и сопровождать сотрудника?
• С помощью чего будет получен конечный результат? Какие ресурсы, информация, полномочия понадобятся для выполнения поставленной задачи?
• Когда следует начинать выполнять задачу? К какому сроку необходимо закончить? Какими должны быть промежуточные сроки и результаты? Когда сотрудник должен информировать меня о текущем положении дел? Когда я должен проконтролировать ход выполнения работы?

Делегирование является основой европейской концепции руководства, больше известной как гарцбургская модель управления. Вот уже более 30 лет этот метод управления успешно применяется в различных компаниях и организациях. Успешное делегирование позволяет достичь сразу нескольких целей: оптимизировать процесс работы, снизить затраты, повысить квалификацию и обучить сотрудников, развивать кадровый резерв организации, оттачивать управленческие навыки и умения самого руководителя. Но главное – делегирование помогает получать высокие результаты за счет качественного выполнения сотрудниками поставленных перед ними задач.

Для практического освоения данной темы рекомендуем тренинг «Управляй или убирайся вон!», включающий тему делегирования

Другие статьи Л. И. Кругловой, управляющего партнера Мастерской «Личность и карьера»

!!! Текст разрешен к тиражированию с обязательной ссылкой на сайт www.liknn.ru.

Если для вас актуальна задача обучения себя, руководителей и сотрудников – закажите встречу с бизнес-тренером Людмилой Кругловой ,

Понятие делегирования, виды полномочий и примеры использования. Что и как можно и нужно делегировать. Какие задачи нельзя передавать сотрудникам. Достоинства и эффективность правильного делегирования, практические советы руководителю как избежать ошибок.

Считается, что делегирование задач – это секрет успешного бизнеса. Если менеджер владеет этим секретом, он чаще и быстрее других достигает положительных результатов в управленческой деятельности.

Одно из важнейших правил руководителя звучит так:

«Не я должен подчиняться работе, а работа должна подчиняться мне».

Именно поэтому каждому управленцу необходимо научиться делегированию.

Из этой статьи вы узнаете, что такое делегирование и почему оно необходимо руководству. На конкретных примерах вы увидите, как нужно делегировать полномочия, какую работу можно передавать, а что делать не рекомендуется.

Вы также поймете, какие распространенные ошибки руководитель может допустить, и как лучше их избежать.

Что такое делегирование простыми словами

Делегирование (от латинского delegare, что означает «передача», «перекладывание») – это процесс передачи власти, полномочий, а также функций или обязанностей руководителя другим управляющим либо сотрудникам, необходимый для достижения конкретных задач и целей организации.

Делегирование простыми словами – это перекладывание обязанностей с одного на другого. При этом есть одно важное отличие делегирования от простой расстановки задач – передаются именно функции руководства, а не увеличивается количество собственной работы сотрудников.

В процессе участвуют следующие лица:

• делегирующее лицо – тот, кто должен делать работу, но передает ее другому человеку;
• делегат – лицо, которое берет на себя обязанность выполнять функции и полномочия делегирующего лица.

Многие известные личности, исследователи и мотиваторы положительно отзывались и отзываются о делегировании как о рабочем процессе. Американский консультант по вопросам руководства, а также автор книги «Семь навыков высокоэффективных людей» Стивен Кови назвал делегирование высшим видом человеческой деятельности.

Брайан Трейси, мотивационный оратор и эксперт в области психологии успеха, в книге «Делегирование и управление» рекомендовал «потратить время на правильное делегирование — самый эффективный способ распорядиться своим рабочим временем и получить более качественные результаты».

Однако не только мотиваторы и бизнес-исследователи высказывались об этом процессе. Офицер Хайман Джордж Риковер, адмирал флота США, утверждал: «Работая 24 часа в день, человек может себя утроить.

Чтобы умножить себя больше, чем в 3 раза, единственный выход – научить других принимать на себя часть вашей работы». Все эти высказывания известных людей лишний раз подтверждают, что делегирование – немаловажная часть управленческого процесса.

Делегирование на примере

Рассмотрим следующие примеры делегирования.

Первая ситуация: компания приобрела еще один производственный филиал. Генеральный директор взял на себя руководство сразу двумя предприятиями.

Объем работы возрос, и у директора уже не получается справиться со всеми обязанностями в одиночку. Он назначает своего помощника исполнительным директором и передает ему полномочия по управлению новым производством. Это пример делегирования власти.

Еще один пример: молодая пара открыла собственный интернет-магазин украшений ручной работы. В первое время они делали все сами – отвечали на звонки, принимали заказы и занимались производством товаров.

Когда заказов стало слишком много, начинающие предприниматели наняли на работу менеджера по продажам и курьера для доставки заказов. Некоторые свои полномочия они передали новым работникам, что позволило освободить время и заняться другими важными для бизнеса вопросами. Это пример делегирования конкретных задач.

Зачем нужно делегирование

Некоторые руководители избегают делегирования по психологическим причинам. Они считают, что делегирование задач – это избавление от неинтересной работы, перекладывание ответственности, кроме того, гораздо проще сделать работу самостоятельно, чем обучать сотрудника.

Однако такой поход в корне неверный.

Если менеджер правильно поставил цели, распланировал работу, он грамотно разделяет ответственность и эффективно организовывает рабочий процесс, значит, он может добиться значительных успехов при делегировании.

Причины, почему оно необходимо:

1. Иногда физических и временных ресурсов управляющего не хватает на выполнение ежедневного объема работы. Поручая дела и задания работникам, руководитель может сделать больший объем работы и освободить время для решения более масштабных задач.
2. Подчиненные способны выполнять некоторую работу лучше, чем руководитель. Это следует поощрять – в том числе это заслуга управленца, если работники делают свое дело лучшим образом.
3. С помощью делегирования можно мотивировать сотрудников. Они участвуют в новой деятельности с дополнительными полномочиями, и этот опыт позволяет стимулировать их активность, а также повысить заинтересованность в результативности труда.
4. Делегирование ответственности помогает узнать возможности сотрудников, оценить уровень их профессионализма и потенциальные возможности. Персонал учится новому, получает новые навыки.

Рассмотрим на примере историю про Генри Форда, американского промышленника и изобретателя, владельца заводов по производству автомобилей по всему миру. Возможно, эта история – байка, но она действительно раскрывает суть делегирования.

Как-то раз Форд отправил всех менеджеров в путешествие по Карибскому морю на две недели. Возвратившись на работу, некоторые узнали о повышении, а некоторые – об увольнении.

Во время этого отпуска Форд следил за работой подразделений его корпорации, которые остались без направляющей руки. Если сотрудники продолжали работать в привычном ритме, они получили награду.

Если работа отделов стопорилась, срывались все сроки, значит, у их начальников не получилось наладить бесперебойную работу, и Форд их уволил. Они просто не умели делегировать полномочия или не думали, что это важно для бизнеса.

Какие бывают полномочия

Процесс делегирования заключается в передаче определенных задач и полномочий от руководителя подчиненному. Полномочия – это права использовать определенные ресурсы компании для достижения целей. В каждой организации, а особенно в крупных, можно выделить несколько разновидностей этих полномочий.

Линейные. Эти отношения строятся на иерархии. Руководство принимает решения, не спрашивая совета у других руководителей. Полномочия можно передать от начальника к сотруднику, а от него – к другому сотруднику. Так поручения доходят до человека, который и займется непосредственным исполнением.

Штабные. Это полномочия, которые носят консультирующие и рекомендательные свойства. Часто они исходят от представителя одного отделения компании по отношения к другому. Выделяют три типа штабных полномочий:

1. Рекомендательные. Сотрудник дает рекомендации коллегам из других подразделений. Яркий пример: старший продавец-консультант провел лекцию по общению с покупателями для продавцов из другого филиала. Формальной власти у него нет, но к его советам необходимо прислушиваться.
2. Координационные. Люди из разных подразделений принимают решения вместе. Это может происходить во время межведомственных конференций, общих планерок и других подобных мероприятий.
3. Контрольные и отчетные. Существуют подразделения, которые проверяют работу той или иной организации. К примеру, это аудиторы или отделы по противодействию коррупции в государственных органах.

Основываясь на масштабах полномочий, можно выделить две разновидности управления – централизованный и децентрализованный.

В первом случае руководство принимает большинство решений, в том числе касающихся работы высших звеньев.

Во втором случае начальство позволяет сотрудникам подходить к решению задач творчески и более свободно. Однако редко их можно встретить в чистом виде, обычно руководители разделяют задачи, позволяя творческий подход в одном деле, но в другом требуют четкого выполнения.

Что можно делегировать

Суть делегирования заключается в передаче определенных полномочий. Их можно условно разделить на три уровня:

1. Делегирование задания. Прекрасная стартовая точка и самый простой подход к делегированию. Вы выбираете человека и поручаете ему выполнение отдельных заданий. Пример: написание отчета, составление плана встречи.
2. Делегирование проекта. Группа заданий, которые направлены на достижение определенных задач и целей. Границы здесь шире, и ответственности больше. Пример: составление инструкции, опрос потребителей.
3. Делегирование функции. Подходит для руководителя с большим коллективом в штате. Функция – это несколько определенных занятий или проектов, относящихся к одному типу деятельности. Пример: организация тренинга или семинара.

Делегирование ответственности на другой уровень управления эффективно в случае, если оно не касается важнейших вопросов менеджмента компании в целом. Делегировать можно следующие полномочия:

• рутинные и текущие обязанности, не связанные с планированием – это административная, бухгалтерская и прочая работа;
• специализированные задачи, если работник является экспертом или разбирается в вопросе лучше других;
• сбор материала для проекта, анализ предложений конкурентов и прочая подготовительная работа;
• другие вопросы, которые никак не повлияют на развитие компании в глобальном стиле.

Что нельзя делегировать

Неправильно выстроенное делегирование работы не приносит положительных результатов, а в некоторых случаях оно может поставить под угрозу развитие бизнеса в целом.

Вот что нельзя делегировать в процессе управления:

• вопросы, касающиеся стратегического планирования, которые редко обсуждаются даже на совете директоров;
• рисковые дела и процессы, которые можно доверить только себе;
• кадровые решения – проведением собеседований, наймом на работу и увольнением занимается начальство (в небольшой компании) или специальный отдел;
• контроль за работой подразделений – если такие обязанности принадлежат руководителю, он должен сам проводить оценку и контроль, чтобы результаты были правдивыми и непредвзятыми;
• срочные задачи, которые не оставляют времени на перепроверку;
• поощрения от лица компании – грамоты, награждения и благодарности должны подписываться и вручаться руководителем, это повышает мотивацию сотрудников.

Пример: владельцу сети гипермаркетов необходимо самостоятельно выбрать место под постройку нового магазина. Это решение, связанное с большой степенью риска.

Неудачный выбор размещения может значительно повлиять на посещаемость, а значит, на доходность бизнеса. Выполняя подобные задачи высокой важности, обычный сотрудник может повлиять на работу компании в текущей или долгосрочной перспективе.

Принципы делегирования

Хорошему руководителю, желающему научиться делегировать функции и задачи, необходимо опираться на определенные правила, которые помогут сделать рабочий процесс более эффективным.

Выделить можно следующие принципы делегирования:

1. Делегирование функций рекомендуется производить только своему подчиненному. Не следует передавать задание работнику из другого подразделения (это возможно только при согласовании с его руководителем).
2. Чтобы делегировать полномочия, нужна цель. Если управленец не хочет выполнять свои функции или поручает их сотрудникам, чтобы казаться занятым и престижным, это не всегда приводит к ожидаемым результатам.
3. Функции должны быть выполнимыми для работника. Если руководитель уверен, что сотрудник не справится из-за занятости или недостаточных навыков, не следует передавать ему полномочия.
4. Важнейший принцип делегирования: передача функций и результат – это ответственность управленца. Если в итоге получилось не то, что ожидалось, значит, виноват именно руководитель – не подсказал, не объяснил, дал слишком сложное задание или выбрал не того сотрудника.
5. Мотивация сотрудника – немаловажный аспект делегирования. Положительных результатов не будет, если новая работа воспринимается подчиненным как лишняя, ненужная и не интересная.

Как правильно делегировать

Некоторые управленцы советуют во время передачи функций сотрудникам пользоваться простым и понятным правилом – «Делегируйте все, что можно делегировать».

Однако далеко не все руководители могут самостоятельно и эффективно передать свои полномочия другому человеку. Ниже вы можете найти алгоритм, который показывает, как правильно делегировать полномочия.

«Что?». Сформулируйте, что именно вы хотите делегировать. Для этого проведите декомпозицию (разделение целого на части), выявите рабочие процессы, которые повторяются.

Это может быть, к примеру, анализ остатков товара на складе, заказ новых продуктов, проверка стеллажей и сверка сроков годности. Именно такие задачи можно делегировать подчиненным.

«Кто?». Решите, кому делегировать выполнение конкретной задачи. Определите, кто из сотрудников подходит по должностной инструкции, не забудьте учитывать меру ответственности как руководителя, так и подчиненного.

Оцените работу сотрудников, из коллектива выберите тех, кому вы доверяете, и кто, по вашему мнению, успешно справиться с задачей. К примеру, старший продавец-консультант из отдела сантехники сможет лучше и быстрее других сформировать список товаров фирмы, которая поставляет смесители.

«Зачем?». У каждого задания должна быть цель. Необходимо четко сформулировать эту цель и донести до сотрудника важность задачи. К примеру, вам необходимо подсчитать, сколько товаров одного вида осталось на складе и сравнить эти данные с показателями в программе.

Объясните сотруднику, что это нужно для того, чтобы понять, правильные ли данные забиты в программу и стоит ли заказывать дополнительную партию продукции в магазин.

«Как?». Объясните сотруднику, как необходимо выполнить определенные действия, учитывая свои собственные желания и запросы. Если вы хотите получить результат делегирования в форме отчета, не забудьте предупредить и об этом.

К примеру, если вы хотите, чтобы сотрудник самостоятельно сделал заказ, дайте все номера телефонов поставщиков и расскажите, каким образом нужно с ними работать.

«С помощью чего?». Расскажите об инструментах, которые помогут сотруднику успешно справиться с задачей. Если это подсчет остатков, объясните, как правильно работать с компьютерной программой.

Если это опрос клиентов, распечатайте инструкцию, которой нужно следовать (если такая имеется). В общем, предоставьте все, что может понадобиться при выполнении задания.

«Когда?». Не забудьте обозначить сроки и временные рамки. Решите, когда сотрудник должен приступить к выполнению, а когда необходимо сдать результаты.

Также учитывайте загруженность подчиненного – возможно, он просто физически не сможет выполнить ваше задание. В этом случае необходимо делегировать полномочия нескольким работникам или сделать задачу самостоятельно.

Как выбрать правильного сотрудника

Некоторые руководители совершают главную ошибку – передают задание «не правильному» сотруднику.

Это может привести к тому, что не все цели делегирования могут быть достигнуты, что ставит под угрозу развитие бизнеса в целом.

Чтобы избежать этого, необходимо выбрать правильного сотрудника. Вот несколько правил, как это сделать:

1. Учитывайте характер и особенности личности работника. Нужно удостовериться, что он готов к выполнению задач более высокого уровня. При этом следует различать неспособность выполнить поручение и неуверенность в своих силах – в последнем случае можно создать правильную мотивацию (прибавка к зарплате, дополнительный день отпуска).
2. Подумайте, обладает ли сотрудник необходимыми навыками. Если он готов приступить к новой работе, но его знания недостаточны, скорее всего, вас ждет неудача.
3. Степень занятости. Если чрезмерно нагружать работника различными поручениями, эффективно выполнять работу он не сможет, причем не только делегированную, но и свою.
4. Если сотрудник высказывает пожелание роста в профессиональном плане, связанное с данным заданием, а также он обладает необходимыми навыками, можно поручить ему это дело.
5. Учитывайте, долго ли работник находится в штате компании. Новичков перегружать не стоит, нужно дать им время и подождать, пока они освоятся.

Небольшой совет: чтобы точно удостовериться, что работник сможет выполнить важное поручение, поручите ему расширенную задачу в рамках его собственных обязанностей. Это поможет понять, готов ли он к более масштабной работе.

Пример: продавец-консультант регулярно проверяет сроки годности, затем относит несвежие продукты на склад. Его обязанности здесь выполнены, однако можно дать ему задание самостоятельно списать эти продукты с баланса магазина.

Преимущества и недостатки делегирования

Делегирование функций обладает как краткосрочными, так и долгосрочными преимуществами, которые приносят пользу руководителю, персоналу и всей организации в целом.

Преимущества, которые получают разные участники процесса:

Руководитель: повышается степень доверия между руководством и персоналом. Если происходит работа в команде, делегирование работы помогает достижению общих целей и задач.

Персонал: развивает существующие, помогает приобрести новые умения и навыки. Усиливает мотивацию из-за совместного достижения цели.

Организация: При грамотном распределении функций экономит финансы и ресурсы, повышает продуктивность производства.

Несмотря на ряд преимуществ, некоторые управленцы предпочитают не заниматься делегированием и видят в нем только недостатки. Чаще всего менеджеры сталкиваются со следующими аргументами против делегирования:

1. Руководитель не знает, что такое делегирование, он привык решать задачи самостоятельно и относится к этому как к чему-то лишнему. В этом случае следует изменить отношение, пересмотреть свой стиль управления, прочитать материалы на эту тему, созданные известными управленцами (например, книгу «Делегирование и управление» Брайана Трейси).
2. Руководитель уверен, что сделает работу лучше и быстрее. Однако следует поддержать персонал, потратить время на обучение, чтобы потом работа велась эффективнее, а мотивация работника повысилась.
3. Руководитель думает, что среди его подчиненных нет человека, которому можно доверить серьезное дело. В этом случае следует начать с небольших заданий, чтобы постепенно повысить компетенцию работников.
4. Руководитель любит делать все по-своему. Следует объяснить работникам предпочтения и стандарты качества, а не тратить время только на контроль за исполнением.
5. Руководитель считает, что эти задания и полномочия – это лишняя нагрузка для персонала. Если это действительно так, попробуйте изменить подход к работе, ведь процесс делегирования может быть интересным и полезным как для компании, так и для сотрудников.

Часто проблемы, вызванные делегированием, возникают из-за незнания техники этого процесса, негативного прошлого опыта, боязни потерять контроль или авторитет, привычки делать все самостоятельно или недоверия к подчиненным.

В этом случае необходимо решить в первую очередь эти проблемы, и уже потом приступать к делегированию.

Ошибки при делегировании

Руководители, исправно соблюдающие все принципы и правила делегирования, часто сталкиваются с определенными проблемами.

Чтобы избежать подобных ошибок, нужно знать, в чем они заключаются. Самые распространенные ошибки делегирования:

Делегирование на ходу. Необходимо тщательно продумать, какие способы делегирования вы будете использовать. Бывает так, что начальник передает свои полномочия «на ходу», встретив сотрудника в коридоре. Часто это бывает из-за желания как можно скорее выйти из контакта. Такое отношение к делу может привести к следующим последствиям:

• задание будет понято неправильно, так как сотрудник не до конца вник в его суть;
• приоритет выполнения заданий также нарушается – может получиться так, что важнейшие задачи могут быть отложены на потом;
• сотрудник, как и руководитель, могут просто забыть о поручении.

Неправильная постановка задачи. Чтобы добиться определенной цели делегирования, в первую очередь необходимо правильно его организовать. Не забывайте объяснять степень значимости того или иного задания.

К примеру, следует объяснить сотруднику, что клиенты из списка, которым необходимо позвонить, имеют важное стратегическое значение для компании.

Неоправданные ожидания. Не стоит думать, что сотрудники самостоятельно догадаются и выполнят всю работу на «ура». Проводить инструктаж о должностных обязанностях – работа руководителя.

Работник должен четко понимать, какая на нем лежит ответственность, и за что он должен отвечать. В этом случае получится избежать многих спорных ситуаций и конфликтов.

Ошибка в выборе делегата. Случиться может многое – сотрудник переоценил свои силы, а руководитель мог ошибиться с выбором. Если такое произошло, необходимо вовремя заметить и устранить проблему (сменить делегата или помочь ему с выполнением). Именно поэтому важно контролировать выполнение задачи хотя бы на первых порах.

Нетерпеливость. Если вы знаете, как лучше сделать дело и постоянно подходите к подчиненному, мешая ему работать и указывая на недостатки, это определенным образом сказывается на его мотивации.

В этом случае нет никакой гарантии, что работник будет успешно решать такие задачи в будущем.

Слишком хорошие отношения. Если у руководителя близкие отношения с коллективом, не всегда работники правильно реагируют на задачи. Хороший руководитель должен быть сначала строгим и справедливым, и уже потом добрым и лояльным. Необходимо не просить сотрудников выполнить что-либо, а давать четкие поручения.

Обратное делегирование. Это ситуация, при которой работники возвращают руководителю задачу, возложенную на них. Причин может быть несколько – сотрудник не хочет рисковать, он не уверен в себе или не обладает необходимой информацией, а руководителю необходимо, чтобы в нем нуждались или он не может сказать «нет».

Чтобы не допустить обратное делегирование, следует понимать его принципы и алгоритм передачи ответственности на практике.

10 полезных советов руководителю

Существует множество аспектов делегирования, которые влияют на сотрудников, руководителей и компанию.

Конечно, на первых порах менеджер не сможет контролировать все из них, но он может попытаться выстроить эффективную работу.

Чтобы результат превзошел все ожидания, воспользуйтесь следующими советами:

1. Учитывайте квалификацию сотрудника и предыдущий опыт работы с ним. Если он достаточно компетентен, не нагружайте его лишней информацией и позвольте самостоятельно принимать некоторые решения.
2. Материальная мотивация – это хорошо, однако не только деньгами необходимо побуждать работников к действию. В некоторых случаях полезно также вводить наказания за некачественное выполнение работы.
3. Используйте правило делегирования Брайана Трейси: «Если другой может выполнить задачу на 70% так же успешно, как вы, передайте ее этому сотруднику. Освободите себе время, чтобы заняться тем немногим, что способны сделать только вы».
4. При высокой мотивации, но недостаточной квалификации, руководитель может увидеть совсем не тот результат, на который он ориентируется. Это значит, что нужно тщательно выбирать сотрудников для делегирования.
5. Позвольте подчиненному выполнить задание самостоятельно, но не забывайте контролировать его деятельность. В дальнейшем можно проверять только результаты работы.
6. Помогайте сотруднику на всех этапах выполнения задания. Даже самые самостоятельные работники нуждаются в поддержке начальника, хоть и мотивационной.
7. Способы делегирования могут включать не только взаимодействие с людьми. Не стоит забывать про автоматизацию. К примеру, делегировать работу по планированию ваших встреч можно специальной программе-календарю.
8. Если сотрудник ошибается или выполняет функции не в полной мере, не судите по его личным качествам, а старайтесь разобраться по существу. Критиковать можно, но делайте это аккуратно. Просите не извинений, а объяснения причин, повлекших за собой ошибки.
9. Если есть такая возможность, делегируйте работу полностью, а не в виде небольших изолированных заданий.
10. Не перекладывайте на сотрудников только рутинную работу. Передавайте к выполнению задания и проекты, которые могут им понравится и будут интересны. Конечно, не всегда получится делегировать только такую работу, но иногда это полезно делать.

Заключение

В словаре каждого управленца должен быть такой термин как «делегирование». Ведь именно оно позволяет уменьшить нагрузку на руководство, сделать работу сотрудников более интересной и разнообразной, а также повысить эффективность деятельности каждого звена предприятия.

Передавая некоторые полномочия, начальник увеличивает важность работы нижестоящих звеньев, повышает их занятость и результативность, а также делает бизнес более эффективным и прибыльным.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter, и мы её обязательно исправим! Огромное Вам спасибо за помощь, это очень важно для нас и других читателей!

(1 оценок, среднее: 5,00). Оцените пожалуйста, мы очень старались!

Как научиться делегировать дела коллегам и подчиненным

Делегирование – передача полномочий, поручений подчиненным или коллегам. При этом сам процесс состоит не просто в трансляции дел, но и в контроле за их должным исполнением. Далеко не каждый умеет грамотно делегировать дела, которые может выполнить кто-то другой: не хватает уверенности в себе, мешает ложная скромность, сковывает боязнь отказа со стороны того, к кому может быть обращена просьба, нет доверия. Чтобы научиться смело передавать дела другим, занимаясь в это время более продуктивными вопросами, важно знать несколько психологических секретов.

Ложные мифы о нецелесообразности делегирования

Миф № 1. Хочешь сделать хорошо – делай сам. Подобными стереотипами заражены многие руководители-перфекционисты, которые твердо уверены в том, что лучше и быстрее их никто в компании ничего не сделает. Подобные ошибки чреваты потерей доверия со стороны коллектива, медленным развитием компании и превращением сотрудников в безиниациативный «офисный планктон».

Миф № 2. Ценность сотрудника тем выше, чем больше он работает. Задержки на службе после окончания рабочего дня, работа на дом, по выходным – показатели неграмотного тайм-менеджмента в компании, неумной расстановки кадров. Профессионализм сотрудника состоит не только из составляющих качественно выполненной работы, но и умения грамотно распланировать свой день, чтобы не скатиться к авралам и ненормированному графику. Каждый работник должен хорошо отдохнуть в свободное от основной работы время, чтобы всегда быть в отличной физической форме. Иначе синдром эмоционального выгорания не заставит себя ждать. Важно избегать распространенной практики под названием «Кто везёт – на том и едут».

Миф № 3. Некому поручить важные дела. Опасная точка зрения, чреватая переоценкой собственных сил. Всегда в коллективе найдется человек, которому можно поручить часть большого дела, который со временем легко сможет заменить руководителя на переговорах или других важных мероприятиях. При этом у босса останется время для разработки стратегий и тактик продвижения компании на рынке.

Миф № 4. Выучу – сместят. Страх такого руководителя часто бывает оправдан, однако это говорит лишь о его неуверенности в себе, в своем профессионализме. Этот страх мешает самому руководителю подниматься по карьерной лестнице. Вопрос доверия подчиненным, правильного выстраивания коммуникаций с ними – вопрос нравственного роста начальника-управленца.

Что такое делегирование полномочий

Делегировать какие-то дела – не просто дать команду к их выполнению, либо подписать приказ, переложить ответственность за исполнение на другого. Важно установить сроки реализации задачи, предоставить все необходимые для этого материалы, ресурсы и проконтролировать исполнение задания. Цель делегирования – создание эффективного рабочего процесса, в результате которого все сотрудники работают как единый механизм, а возложенные на них задачи выполняются качественно и быстро.

Разделение труда было придумано умным человеком на заре индустриализации общества, так эффективность работы выросла в разы, появилась возможность быстрого развития компаний. Взаимозаменяемость должна быть в любом коллективе, иначе при форс-мажорных обстоятельствах, либо плановом отпуске ответственного сотрудника работа в компании будет парализована.

Научиться делегировать полномочия – значит взять на себя ответственность за любой результат труда своих сотрудников, быть готовым к тому, что вначале у них может и не получиться выполнить работу так же качественно, как специалисту. Однако опыт приходит с практикой.

Знают ли подчиненные текущие задачи компании и ее сферу деятельности так же хорошо, как руководитель, чтобы суметь заменить его в случае длительной командировки, болезни или отпуска? Расходует ли он часть своего рабочего времени на рутинную работу, которую легко могут выполнить подчиненные? Есть ли такой человек в компании, который быстро может мобилизоваться в случае необходимости и взять на себя часть работы? Хватает ли времени руководителю на серьезную общественную работу?

От ответов на все эти вопросы зависит будущее компании, ее завтра: либо расцвет, либо закат. Выстроенный тайм-менеджмент – часть бизнес-процессов, одна из главных составляющих процветания компания, и умное делегирование занимает здесь важнейшее место.

Учимся делегировать полномочия

Самым первым шагом перед тем, как руководитель решится делегировать часть задач, будет выстраивание доверия с подчиненными. Для этого можно сначала поручить какую-то незначительную работу, несвойственную данному сотруднику, и проверить ее выполнение. Перед этим необходимо предельно точно сформулировать цели делегирования, обговорить необходимые ресурсы и установить реальные, четкие сроки выполнения. Так родители дают возможность своим детям взрослеть: шаг за шагом, они доверяют им какую-то новую для них работу по дому, по уходу за животными.

Следующим шагом станет выбор исполнителя. От того, насколько точно будет выбран сотрудник, зависит успех порученного дела. Мудрый руководитель наверняка знает, кто из коллектива проявляет инициативу и готов к карьерному росту. Другим критерием отбора исполнителя является загруженность делами всех сотрудников: нельзя поручать важное или срочное дело тем, у кого и так хватает ежедневной работы.

После того как сотрудник наделен определенными правами для выполнения поручения или работы, необходимо дать ему возможность высказать все свои домыслы, опасения, сомнения, уточнения по поводу этого вопроса. Так выращивается климат доверия в коллективе, формируется команда.

Кидать новичков «на амбразуру», проверяя их на профессионализм, тестируя их внутренние резервы, недальновидно: любому человеку нужно время на адаптацию в новых условиях работы. Чтобы избежать упреков в выращивании «любимчиков», лучше делегировать части работы разным подчиненным, устанавливая им сроки и оказывая необходимую помощь. Если в коллективе нет тех сотрудников, которые смогли бы выполнить задание, необходимо искать специалистов по условиях аутсорсинга, обращаться к партнерам по бизнесу.

Пример из моей практики. Необходимость в обучении нового персонала при формировании отдела продаж назрела в компании, оказывающей услуги сайтостроения, давно. Персонал был набран, однако работа шла ни шатко ни валко. Заместителю директора по маркетингу генеральным директором была поставлена задача выдать новичкам продуктовый тренинг и обучить техникам продаж. Поскольку зам. директора не имела навыков в проведении тренингов и обучении персонала, два месяца учебы закончились полным провалом: компания медленно «шла ко дну», продажи были слабыми, нерегулярными, аренда офиса, зарплата сотрудников и налоги съедали всю полученную прибыль.

Директор делегировал полномочия по обучению персонала профессиональному бизнес-тренеру по договору возмездного оказания услуг. В течение трех месяцев коллектив обучался переговорным практикам, этапам и секретам продаж, досконально изучал сложный продукт. С тех пор прошел год. Сегодня это ведущая компания на местном рынке по строительству сайтов и их продвижению в сети интернет. Каждый должен заниматься своим делом.

Помощь независимых консультантов может быть целесообразна, когда в компании нет специалиста узкого профиля, когда нужна объективная оценка деятельности, когда происходит долгосрочное планирование, когда экономится время, деньги и другие ресурсы для выполнения более важного задания.

Как только сотрудник или независимый эксперт будет выбран, необходимо очень четко поставить ему задачу, оговорив границы полномочий и доверий, времени и оплаты труда, виды и сроки контроля, критерии конкретного результата, по которым можно оценить достигнутую цель. Все договоренности должны быть непременно записаны: устное слово имеет тенденцию к искажению информации.

После того, как задание будет делегировано, важно дать время на его выполнение, не дергая сотрудника по пустякам, не подменяя его на разных этапах выполнения задачи, оказывая адекватную поддержку в случае крайней необходимости. Умному руководителю важен конечный результат, а не сам процесс. Можно заранее договориться с сотрудником, по каким вопросам и в какое время он может консультироваться с руководителем. Кроме того, сотрудник должен быть обеспечен всем необходимым: денежными и временными, техническими, транспортными и логистическими ресурсами для выполнения задания.

Необходимо замотивировать сотрудника на выполнения сложной задачи морально и материально. Если задание будет ненужным и пустым, у сотрудника может возникнуть ощущение собственной никчемности. Одна женщина-руководитель постоянно поручала своему водителю выгуливать ее домашнюю собачку. От такого «задания» у сотрудника выработался комплекс «раба», домашней прислуги.

Как только задание выполнено, необходимо провести анализ сделанной работы, который обычно оценивается вместе с сотрудником. Важно понять, насколько полно и качественно выполнена работа, что дало делегирование сотруднику, какими способами он достиг поставленных целей, уложился ли в сроки. Если порученное дело выполнено на отлично, непременно нужно выразить благодарность сотруднику, отметить его успех и профессиональный рост. Можно сравнить его достижения с принятыми внутрикорпоративными стандартами, поощрить на общем собрании, выразить признание среди других подчиненных, обратиться за вознаграждением к вышестоящему руководству. Любая победа должна быть закреплена.

Если работа выполнена не так, как необходимо, нужно разобраться в причинах провала, без резкой критики и оскорблений. Скорее всего, это стратегическая ошибка руководителя в выборе исполнителя. Нужно совместными усилиями выработать план действий по устранению нежелательных последствий от неграмотно выполненной работы.

Еще один минус – возврат делегирования, так называют ситуацию, в которой несправившийся с заданием сотрудник свои задачи старается вернуть руководителю. Необходимо такие попытки пресекать открыто, оказывать посильную помощь подчиненному, но не выполнять за него его работу. Можно помочь увидеть проблему нерешаемой задачи, разложив на составляющие весь процесс. Однако выполнять свои задачи должен каждый сам.

Навыки делегирования и рост доверия к подчиненным развиваются с опытом, на практике, от простого к сложному. Давая задания своим подчиненным поэтапно, руководитель растет вместе с ними, становится профессиональным управленцем.

Плюсы делегирования

1. Сотрудники начинают проявлять инициативу, формируется единая команда, которой нестрашны никакие серьезные задачи.

2. Выращивается атмосфера доверия между руководителем и подчиненными.

3. Все цели начинают достигаться в более комфортных условиях.

4. Повышается экономия расходования кадровых ресурсов за счет взаимозаменяемости сотрудников.

5. У руководителя освобождается время для решения глобальных задач.

Далеко не всё можно делегировать своим подчиненным: все вопросы, которые касаются внутренней и внешней политики компании, ее стратегических целей, руководства кадрами, вопросами оплаты, мотивации сотрудников, задачи особой важности или секретности, от которых зависит будущее фирмы, те задания, на объяснение которых уйдет больше времени, чем на самостоятельное выполнение, не могут быть препоручены.

Авралы, рутинные завалы в работе, вечная занятость руководителя, который остается многие годы без отпуска, боязнь оставить коллектив без «головы» — симптомы серьезной офисной болезни, называемой цейтнотом. За всем этим лежит неумелый тайм-менеджмент, вернее, его полное отсутствие. Рецепт для выздоровления может быть один – научиться делегировать часть работ, больше доверять своим сотрудникам. В конце концов, зачем же они были приняты на работу?

Оздоровить психологический климат в коллективе можно, научившись грамотно и четко ставить задачи своим подчиненным, делегировать им часть собственных полномочий и непременно делать «разбор полетов» после завершения работ.

Что такое митигация рисков?

Митигация (или митигирование) рисков — это термин, происходящий от английского слова mitigation, означающего «смягчение» или «смягчение последствий». Прямой перевод с английского уже частично описывает суть митигации рисков — это снижение последствий от их реализации.

Изначально термин «митигация» применялся в отношении различного рода катастроф и чрезвычайных ситуаций (в понимании способов снижения тяжести их последствий), но в последнее время он нередко используется и в теории управления рисками. Особенно часто этот термин применяется в таких областях как промышленная безопасность и управление рисками в производстве.

При этом, если мы говорим об управлении рисками, митигация означает усилия, направленные не только на уменьшения тяжести последствий реализации риска, но также и на снижение вероятности реализации рискового события.

Фактически, мероприятия воздействия на риск из стандарта «ГОСТ Р ИСО 31000:2010. Менеджмент риска. Принципы и руководство», как раз и являются митигацией рисков.

План митигации рисков

План митигации рисков (англ. mitigation strategy) — это план мероприятий по управлению рисками, направленный на:

• уменьшение вероятности реализации рисков
• снижение тяжести последствий их реализации

Уменьшение вероятности реализации рисков может быть обеспечено за счет создания так называемых «проактивных» барьеров — контрольных процедур, основной задачей которых является недопущение рискового события или значительное снижение вероятности его возникновения. Вероятность достаточно снизить до приемлемого для организации уровня, а не до нуля.

Снижение тяжести последствий реализации рисков обеспечивается за счет создания «реактивных» барьеров — мероприятий по минимизации ущерба от реализации риска.

Разработка и внедрение «проактивных» и «реактивных» барьеров на пути риска как раз и является задачей мероприятий по управлению риском или его митигации (митигирования).

Методы реагирования на риск могут включать в себя:

• избегание риска
• передача риска
• управление риском
• разделение риска
• принятие риска
• и д.р.

Основные стратегии митигации рисков с примерами описаны в этом видео на английском языке:

Термин митигация пришел к нам из английского языка. Он означает смягчение или уменьшение. При этом на самом деле, юристы сталкиваются с митигацией ежедневно, ведь осуществляя защиту клиентов, выступая в суде, подготавливая юридическое заключение, юристы работают над митигированием рисков, то есть заботятся об их снижении.

Юристы разных специализаций используют различные задачи в области митигации.

Например, юрист, специализирующийся на договорных отношениях, должен снизить риски судебных споров, а также неисполнения обязательств по договору. Юрист, который представляет интересы компании в суде, должен снизить риски принятия решения не в пользу компании, взыскания убытков, штрафных санкций. Юрист по налогам оценивает сделки, хозяйственные операции с точки зрения рисков доначисления налогов.

Это скорее подход на уровне бытового понимания и оценки рисков. Но митигация гораздо шире.

Впервые подход на уровне оценки рисков был использован в Банка России от 30.06.2005 N 92-Т (с изм. от 12.10.2016) «Об организации управления правовым риском и риском потери деловой репутации в кредитных организациях и банковских группах».

В данном письме были выделены как внешние, так и внутренние факторы риска.

• Несоблюдение кредитной организацией законодательства РФ, в том числе по идентификации и изучению клиентов, выгодоприобретателей, учредительных и внутренних документов кредитной организации;
• Несоответствие внутренних документов кредитной организации законодательству РФ, а также неспособность кредитной организации своевременно приводить свою деятельность и внутренние документы в соответствие с изменениями законодательства;
• Неэффективная организация правовой работы, приводящая к правовым ошибкам в деятельности кредитной организации вследствие действий служащих или органов управления;
• Нарушение кредитной организацией условий договоров;
• Недостаточная проработка кредитной организацией правовых вопросов при разработке и внедрении новых технологий и условий проведения банковских операций и других сделок, финансовых инноваций и технологий.

• Несовершенство правовой системы (отсутствие достаточного правового регулирования, противоречивость законодательства Российской Федерации, его подверженность изменениям, в том числе в части несовершенства методов государственного регулирования и/или надзора;
• Некорректное применение законодательства иностранного государства и/или норм международного права;
• Невозможность решения отдельных вопросов путем переговоров и, как результат, обращение кредитной организации в судебные органы для их урегулирования;
• Нарушения клиентами и контрагентами кредитной организации условий договоров;
• Нахождение кредитной организации, ее филиалов, дочерних и зависимых организаций, клиентов и контрагентов под юрисдикцией различных государств.

Соответственно, выявив данные факторы риска, можно сделать вывод о том, что рисками возможно управлять. Управление правовым риском осуществляется в целях уменьшения возможных убытков, в том числе в виде выплат денежных средств на основании постановлений судов.

Какие существуют механизмы управления рисками?

• Разработка локальных актов.
• Определение порядка выявления рисков.
• Разработка стратегии управления рисками.
• Установление конкретных показателей для оценки рисков.

Показатели могут быть различны, например, применительно к кредитной организации в качестве таких показателей рисков выделяют:

• возрастание (сокращение) количества жалоб и претензий к кредитной организации;
• увеличение (уменьшение) случаев нарушения законодательства Российской Федерации, в том числе о рекламе, банковской тайне и ограничении монополистической деятельности;
• увеличение (уменьшение) числа и размеров выплат денежных средств кредитной организацией на основании постановлений (решений) судов, решений органов, уполномоченных в соответствии с законодательством Российской Федерации, а также соотношение числа и размеров судебных исков, по которым произведены выплаты кредитной организацией и в пользу кредитной организации;
• применение мер воздействия к кредитной организации со стороны органов регулирования и надзора, динамика применения указанных мер воздействия.

Таким образом, митигирование рисков используется юристами в повседневной работе как интуитивно, так и на основании нормативных документов.

Вопрос развития митигации в настоящее время связан с расширением в применении риск-ориентированного подхода. Такой подход широко используется в развитых странах.

Что подразумевает данный подход?

Это прежде всего, оценка любого явления, компании, бизнеса с точки зрения рисков. Данный подход применяется и государственными органами, в частности, была принята концепция и различного рода нормативные акты, касающиеся риск-ориентированного подхода в проверках.

Согласно статье 8.1. Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ (ред. от 01.05.2017) «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» установлено применение риск-ориентированного подхода.

Риск-ориентированный подход представляет собой метод организации и осуществления государственного контроля, при котором в предусмотренных настоящим Федеральным законом случаях выбор интенсивности (формы, продолжительности, периодичности) проведения мероприятий по контролю, мероприятий по профилактике нарушения обязательных требований определяется отнесением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя или используемых ими производственных объектов к определенной категории риска либо определенному классу опасности.

Критерии отнесения деятельности юридических лиц, индивидуальных предпринимателей или используемых ими производственных объектов к определенной категории риска либо определенному классу (категории) опасности определяются Правительством Российской Федерации, если такие критерии не установлены федеральным законом.

Соответственно, уже сегодня в разных областях экономической деятельности разработаны критерии.

Например, в пожарной безопасности разработано Постановление Правительства РФ от 12.04.2012 N 290 (ред. от 29.12.2016) «О федеральном государственном пожарном надзоре». Так:

а) к категории высокого риска относятся следующие объекты защиты:

• объекты дошкольного и начального общего образования;
• объекты основного общего и среднего (полного) общего образования;
• объекты, на которых осуществляется деятельность детских лагерей на время каникул;
• объекты, на которых осуществляется предоставление социальных услуг с обеспечением проживания, а также оказание стационарной медицинской помощи.

б) к категории значительного риска относятся следующие объекты защиты:

• объекты, относящиеся к особо опасным, технически сложным и уникальным объектам в соответствии со статьей 48.1 Градостроительного кодекса Российской Федерации;
• объекты, включенные в перечень критически важных для национальной безопасности страны, других особо важных пожароопасных объектов, особо ценных объектов культурного наследия народов Российской Федерации.

Аналогичные критерии разработаны:

• в налогообложении;
• в трудовом законодательстве;
• в охране экологии.

Вводная информация по управлению рисками

К теме управления рисками я решил обратиться по нескольким причинам:

• недавно я разрабатывал методику и процедуру по управлению рисками в компании, где я работаю (разработка ПО под заказ, аутсорсинг) – соответственно, было перерыто и изучено очень много материалов, информация из которых потом была структурирована и оформлена в отдельный документ, который сейчас используется
• само по себе управление рисками является одной из ключевых активностей на проекте: на мой взгляд одной из самых сложных, но в то же время интересных (из каждого риска и события можно извлечь выгоду)
• как показывает опыт работы в компаниях-разработчиках ПО, управлению рисками выделяется либо очень мало времени, либо ими начинают управлять только тогда, когда они становятся проблемами (что, согласитесь, довольно поздно). Надеюсь, что информация, собранная здесь, подтолкнет интересующихся к дальнейшему изучению темы и внедрению соответствующих практик в работе

Однако стоит помнить следующее – управление рисками в любой сфере человеческой деятельности, на мой взгляд, это все-таки только прикладная дисциплина, которая предоставляет общие и практические рекомендации.

Ответы же на все вопросы в каждой конкретной ситуации придется искать самостоятельно – так что не стоит видеть в процессе управления рисками какой-то панацеи от всех бед, либо немедленного и радикального улучшения процесса разработки. Впрочем, несмотря на это, я считаю управление рисками обязательной частью хорошего процесса управления проектами.

Определение риска

Определений рисков огромное множество и все они, в принципе, общеизвестны и интуитивно понятны. Приведу тут лишь несколько запомнившихся мне цитат.

Также следует понимать основное отличие понятия риска от понятия проблемы:

• риск это некоторое событие, которое может случиться в будущем и может привести к определенным потерям (снижение качества продукта, перерасходование бюджета, задержка сроков либо полной неудачи проекта)
• проблема же – это событие, которое уже случилось. Риски превращаются в проблемы, если с ними не работать

Некоторые термины и определения

• Риск – некоторое событие или условие, которое может позитивно либо негативно повлиять на результат проекта (план, качество, стоимость, объем реализованной функциональности)
• Вероятность риска (Likelihood) – вероятность того, что риск сработает. Является одним из атрибутов риска и может измеряться целыми числами от 1 до 4 (где 1 – очень низкая вероятность, 4 – высокая вероятность)
• Влияние риска (Impact) – обозначает величину позитивных или негативных последствий для проекта, если риск срабатывает. Является одним из атрибутов риска и может измеряться целыми числами от 1 до 4 (где 1 –малое влияние, 4 – блокирующее влияние). Может также носить название «потери»
• Величина риска (Risk Exposure) – произведение вероятности на влияние риска (Risk Exposure = Likelihood x Impact)
• Mitigate (к сожалению, не смог адекватно перевести) – разрабатывать стратегии и план действия для снижения вероятности и/или влияния риска до какого-либо приемлемого уровня (к примеру, можно использовать матрицу величины риска, речь о которой пойдет позже)
• Mitigation strategy – план действий, направленный на снижение вероятности и/или влияния риска до какого-либо приемлемого уровня (план митигации рисков)
• Contingency – подход, направленный на минимизацию влияния риска после того, как он сработал
• Contingency plan – план, направленный на снижения влияния риска (последствий риска) после того, как риск сработал

Следует различать понятия Mitigation и Contingency – первый относится к рискам, второй – к проблемам. Реализовывать mitigation plan – снижать или вероятность или влияние риска когда/если он наступит; реализовывать contingency plan – снижать последствия уже наступившего риска.

Для одного и того же риска могут разрабатываться оба плана, но в большинстве случаев – только один (тут уже надо решить что важнее – не допустить срабатывания риска, или же минимизировать потери при его срабатывании). Также при разработке mitigation plan часто руководствуются либо только стратегией снижения влияния или только стратегией снижения вероятности риска (что позволяет экономить – зачем направлять усилия на снижение влияния риска, если одновременно снижается и его вероятность).

Процесс управления рисками

С чего начать?

С чего начинается процесс управления рисками на проекте? Согласно теории – с идентификации риска(ов). Необходимо составить список рисков, которые бы наиболее полно отражали картину рисков и потенциальных проблем на проекте. Следует помнить, однако, что даже самый большой список никогда не будет полным – что-то всегда будет упущено. 😉

Анализ

Результатом этого этапа является качественная и количественная оценка риска, которая может проводиться по следующим направлениям:

• оценка риска – определение значений атрибутов Вероятность риска (Likelihood) и Влияние риска (Impact)
• классификация риска – группировка рисков, основанная на каких-либо характеристиках (например, по типу рисков их можно разделить на «Quality», «Management», «Hardware», «Software» и тд)
• приоритизация риска – расставление приоритетов. Практически приоритизация делается на основе матрицы величины риска, о которой я говорил выше

При таком определении величина риска является простейшим способом определить количественную характеристику риска. Практически имеет смысл отслеживать и управлять рисками, которые находятся на главной диагонали данной матрицы или выше ее (то есть со значениями величины риска большими или равными 4 или 6).

После анализа риска мы можем составить топ10 рисков (Top 10 Risk List), выстроив риски по убыванию значения величины риска и выбрав первые десять. Следует помнить, что выбор большего числа рисков может превратить управление рисками в очень тяжелый процесс, который будет слишком дорог и неэффективен.

Планирование

Основной задачей планирования является ответ на вопрос, как мы будем обрабатывать каждый из рисков. Тут возможны следующие варианты:

• исследование риска (research) – проведение дальнейшего исследования риска для его детализации и более аккуратного планирования
• принятие риска (accept) – мы принимаем риск и готовы жить с его последствиями
• избежание риска (avoid) – мы предполагаем, что риск никогда не станет реальностью
• передача риска (transfer) – передача риска и ответственности за него в другую команду, другому менеджеру (возможно и руководству компании), другому лицу

Непосредственно для управления рисками должны быть разработаны mitigation strategy (действия, которые мы предпринимаем для снижения вероятности и/или влияния риска до какого-либо приемлемого уровня, если мы выбрали эту стратегию) и contigency plan (план действий на случай, если риск сработал).

Разрешение рисков

На данном этапе фактически происходит разрешение риска после того, как он сработал. То есть выполняется соотвуетствующий contingency plan. Задача этапа – выполнить его наиболее эффективным образом, а также собрать и проанализировать информацию о данном риске для следующего этапа.

Отслеживание и модификация данных по рискам

Ключевым моментом процесса управления рисками должно быть периодическое повторение данных процессов, желательно согласованное с длительностью циклов разработки и рабочих процессов. Можно порекомендовать проводить оценку рисков один раз в 1-2 недели в зависимости от размера проекта (в некоторых особо крупных проектах периодичность может быть увеличена до месяца, однако больше я бы делать не стал).
Также хочу порекомендовать сохранять историю изменений списка рисков и их параметров (хотя бы Top 10 Risk List) – в будущем это даст нам необходимые статистические данные.

Постскриптум

Хочется отметить, что информация, приведенная выше, является выжимкой из большой, официальной и предельно формализованной процедуры по менеджменту рисков, которую я создал для компании, в которой работаю. Опущены некоторые формальные этапы (например, планирование управления рисками, контроль), для приведенных этапов дано описание их сути, что помогает понять их, но оставляет определенную свободу выбора и гибкость при применении на различных проектах.

Однако, можно обозначить пути для дальнейшего развития статьи

• детализация этапов (входные и выходные документы, ключевые активности и ответственности исполнителей)
• предложения по формату документов, которые могут использоваться в процессе
• обсуждение наиболее общих рисков и стратегий по их разрешению (так называемый Risk Assessment document)

Приглашаю все заинтересованные стороны к общению на данную интересную тему 😉