Делопроизводство ФЗ

Приказ Минприроды России от 31.03.2017 N 142 (ред. от 29.12.2017) «Об утверждении Плана информатизации Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации на 2017 финансовый год и плановый период 2018 — 2019 гг.»

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации; приказ Минприроды России от 10.03.2015 N 94 «О вводе в промышленную эксплуатацию информационных систем Минприроды России»; постановление Правительства Российской Федерации от 11.11.2015 N 1219 «Об утверждении Положения о Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации и об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации»; приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»; постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Приказ Минприроды России от 07.06.2017 N 276 «О внесении изменений в приложение к приказу Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации от 31 марта 2017 г. N 142 «Об утверждении Плана информатизации Министерства природных ресурсов и экологии Российской Федерации на 2017 финансовый год и плановый период 2018 — 2019 гг.»

Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ Об информации, информационных технологиях и о защите информации; приказ Минприроды России от 10.03.2015 N 94 «О вводе в промышленную эксплуатацию информационных систем Минприроды России»; постановление Правительства Российской Федерации от 11.11.2015 N 1219 «Об утверждении Положения о Министерстве природных ресурсов и экологии Российской Федерации и об изменении и признании утратившими силу некоторых актов Правительства Российской Федерации»; приказ Минкомсвязи России от 02.09.2011 N 221 «Об утверждении Требований к информационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения»; постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Приказ Росрезерва от 15.05.2017 N 102 Об утверждении Регламента Федерального агентства по государственным резервам

2.37. Делопроизводство в Росрезерве осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641), инструкцией по делопроизводству в Федеральном агентстве по государственным резервам, согласованной с Росархивом, Регламентом и иными нормативными правовыми актами Росрезерва.

Приказ Минвостокразвития России от 28.04.2017 N 103 Об утверждении Регламента Министерства Российской Федерации по развитию Дальнего Востока

2.41. Делопроизводство в Министерстве осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 <7> Регламентом и иными нормативными правовыми актами Министерства.

Приказ Росархива от 09.01.2017 N 1 (ред. от 09.10.2017) Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги «Организация информационного обеспечения граждан, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов

постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641);

Постановление Правительства РФ от 24.01.2017 N 63 «О внесении изменений в Правила обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

«2. В настоящих Правилах под документом в электронном виде понимается электронный документ, состав реквизитов которого определяется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».».

Приказ Росмолодежи от 28.11.2016 N 436 Об утверждении Регламента Федерального агентства по делам молодежи

4.1. Делопроизводство в Росмолодежи осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641). На основе указанных Правил Росмолодежь по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Постановление Правительства РФ от 25.12.2014 N 1494 (ред. от 20.11.2018) «Об утверждении Правил обмена документами в электронном виде при организации информационного взаимодействия»

2. В настоящих Правилах под документом в электронном виде понимается электронный документ, состав реквизитов которого определяется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Приказ Росфинмониторинга от 21.12.2016 N 435 О внесении изменений в приказ Федеральной службы по финансовому мониторингу от 5 ноября 2008 г. N 264 «Об утверждении Регламента Федеральной службы по финансовому мониторингу

в пункте 2.31 слова «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263)» заменить словами «Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641)»;

Приказ Росархива от 15.12.2016 N 146 Об утверждении Регламента Федерального архивного агентства

2.46. Делопроизводство в Росархиве осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641), инструкцией по делопроизводству и Регламентом.

Переход к электронному делопроизводству привел к расширению его терминологического аппарата и потребовал уточнения содержания новых понятий, получивших распространение как в нормативных документах, так и в управленческой практике: электронный документ, электронное делопроизводство, электронный документооборот, оцифрование, электронный образ документа.

Многофункциональностью документа объясняется наличие большого числа определений этого понятия, в каждом из которых на первый план выступают те или иные характеристики и функции документа.

• Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи но информационнотелекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

Из данного определения выделяется функция электронного документа как средства фиксации информации.

ГОСТ Р 52292—2004 «Информационная технология. Электронный обмен информацией. Термины и определения» определяет электронный документ как «объект информационного взаимодействия в социальной среде, предназначенный для формального выражения социальных отношений между другими объектами этой среды», акцентируя внимание на коммуникативной функции документа. При этом на первый план выступают требования к документу: фиксированность, доступность, целостность, легитимность.

ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 определяет электронный документ как зафиксированную на материальном носителе идентифицируемую информацию, созданную, ползшенную и сохраняемую организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. На первый план здесь выдвигается правовой аспект документа.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти определяют электронный документ как равнозначный документу на бумажном носителе при условии соблюдения установленного порядка его оформления, что придает электронному документу официальный статус.

В наиболее общей форме понятие «электронный документ» было определено в Федеральном законе от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», а также в ГОСТ Р 7.0.8—2013.

• Электронный документ — документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

Таким образом, основу понятия «электронный документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты.

В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную, что нашло отражение в появлении синонима понятия «делопроизводство» — «документационное обеспечение управления». Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)» утвердило понятие документа как двуединства информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.), в результате чего происходит как бы материализация и овеществление сведений.

Путем сканирования документа, изначально изготовленного на бумажном носителе, создается его электронная копия, названная электронным образом документа.

• Электронное делопроизводство — делопроизводство, где основным носителем информации выступает электронный документ, вспомогательным — бумажный документ, а исполнителями предписанных инструкций являются человек, компьютер и компьютерная сеть.

Такое определение электронного делопроизводства позволяет вычленить в нем две важнейшие составляющие — создание электронного документа в процессе его документирования с использованием информационных технологий (электронное документирование) и организацию работы с электронным документом в процессе электронного документооборота и электронного архивирования.

• Электронный документооборот как составная часть электронного делопроизводства представляет собой такую систему ведения документации, при которой весь массив созданных, передаваемых и хранимых документов поддерживается с помощью информационно-коммуникационных технологий на компьютерах, объединенных в сетевую структуру.

Электронный документооборот должен представлять собой целостную, комплексную управленческую технологию, обеспечивающую основные процессы работы с электронными управленческими документами (входящими, исходящими и внутренними), а также их метаданными, с соблюдением требований к оформлению и удостоверению документов.

На почве неупорядоченности документовсдческой терминологии не только в печатных изданиях, но и в официальных документах, а за ними и в практике появилось некорректное использование или подмена двух понятий: «электронное делопроизводство» и «электронный документооборот». В Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти сказано, что «электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти», однако в системе электронного документооборота электронные документы не создаются. Они создаются в системе электронного делопроизводства на стадии их документирования, и только потом, на второй стадии процесса делопроизводства, т.е. в процессе документооборота, происходит их обработка.

Процедура храпения электронных документов также не входит в процесс документооборота, начинаясь уже за его пределами, а именно там, где завершено исполнение электронными документами основных функций и решается вопрос об их дальнейшей судьбе.

Представляется также некорректным использовать эти понятия в порядке перечисления, как однопорядковые, так как электронный документооборот составляет лишь часть организации работы с электронными документами, которая, в свою очередь, является одной из частей всего делопроизводства. Также некорректно учебную дисциплину «Делопроизводство (документационное обеспечение управления») называть «Документационное обеспечение управления и делопроизводство».

Следующей важной категорией законодательных актов, содержащих статьи, посвященные вопросам документационного обеспечения управления, являются федеральные законы.

Среди них одним из наиболее важных для сферы ДОУ можно признать Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Данный Закон регулирует отношения, связанные с распространением информации, применением информационных технологий, защитой информации, включая и вопросы документирования информации. Кроме того, в указанном Законе приводятся определения важных для документоведения понятий. Например, «информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их предоставления»; «электронное сообщение — это информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети»; «электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, т.е. в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах» и др.

В статье 11 Закона указано, что «в федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством РФ. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством РФ в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти». Таким образом, устанавливаются единые принципы делопроизводства во всех органах государственной власти и местного самоуправления.

Каждой организацией и учреждением на территории нашей страны должны обязательно учитываться нормы Федерального закона от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке РФ». Статья 3 Закона устанавливает обязательность использования государственного языка РФ для документирования деятельности всех органов власти, учреждений и организаций страны1.

Федеральный закон 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи» подробно регламентирует вопросы удостоверения электронных документов. В данном Законе определяется понятие «электронная подпись» как «информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию» . Такое общее определение предполагает возможность использования разных технологий, средств и способов создания электронной подписи.

Закон об электронной подписи предусматривает три вида электронной подписи: простую и усиленную, которая может быть квалифицированной и неквалифицированной. Простая электронная подпись создается при помощи кодов, паролей и других инструментов, которые позволяют идентифицировать автора документа, но не позволяют проверить документ на предмет наличия изменений (например, для получения государственных и муниципальных услуг в электронной форме). Квалифицированная электронная подпись должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи и определять лицо, подписавшее документ, а также обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после его подписания; ключ проверки подписи должен быть указан в квалифицированном сертификате и для ее создания должны быть использованы сертифицированные средства.

Статья 6 Закона «Об электронной подписи» устанавливает, что «информация в электронной форме, подписанная только квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью». А если в состав удостоверения документа на бумажном носителе входит собственноручная подпись и оттиск печати, то этому требованию соответствует электронный документ, подписанный усиленной электронной подписью. Одной электронной подписью также могут быть подписаны несколько электронных документов (пакет электронных документов)1. Таким образом, квалифицированная электронная подпись считается самым надежным способом удостоверения электронного документа.

Не менее значимым для сотрудников органов государственной власти и местного самоуправления, а также граждан РФ является Федеральный закон от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации». Он содержит определение понятия «обращение гражданина», которое может быть зафиксировано как в письменной форме (в виде предложения, заявления, жалобы), так и в устной форме, причем под письменной формой с 2010 г. понимается и обращение гражданина в форме электронного документа. В статье 7 установлен состав реквизитов письменного обращения гражданина, а в ст. 12 срок рассмотрения обращения гражданина — в течение 30 дней с момента его регистрации .

В настоящее время основная деятельность органов власти и управления определяется административными регламентами. Статья 12 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» определяет требования к структуре текста административного регламента — «нормативного правового акта, определяющего порядок оказания государственной или муниципальной услуги».

В статье 23 Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе РФ» определено понятие служебного контракта, а ст. 24 определяет содержание, форму и существенные условия служебного контракта, который «заключается в письменной форме в двух экземплярах — один находится у государственного гражданского служащего, а другой в его личном деле». Статья 47 данного Закона также содержит структуру текста должностного регламента, являющегося частью административного регламента государственного органа.

Если говорить о местном самоуправлении, то важной является статья 43 Федерального закона от 06.10.2003 № 131-ФЗ «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации». В ней определены виды документов, издаваемые исполнительными и представительными органами местного самоуправления. Например, «глава муниципального образования в пределах своих полномочий, установленных уставом, издает постановления и распоряжения. Представительный орган муниципального образования принимает решения, обязательные для исполнения на территории данного муниципального образования»1. В статье 44 данного Закона определена примерная структура текста главного муниципального правового акта для муниципального образования — устава.

Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» устанавливает состав Архивного фонда РФ, порядок включения архивных документов в его состав, определяет право собственности на архивные документы, устанавливает сроки временного хранения документов до передачи их в государственные и муниципальные архивы. Принципиально важной является ст. 17 данного Закона, в которой устанавливается обязанность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью, обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков хранения .

В связи с тем, что бухгалтерские документы создаются в любой организации, то требования Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» к таким документам являются весьма актуальными. В пункте 2 ст. 9 данного Закона определены обязательные реквизиты первичного учетного документа и установлено, что формы первичных учетных документов определяются руководителем хозяйствующего субъекта. Здесь же сказано, что «первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью», что, безусловно, предоставляет возможности широкого применения электронных документов в финансовых отделах организаций.

Статья 89 Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» говорит о сохранности документов акционерных обществ. В ней определяется, что «общество хранит документы, предусмотренные пунктом 1 настоящей статьи, по месту нахождения его исполнительного органа в порядке и в течение сроков, которые установлены федеральным органом исполнительной власти по рынку ценных бумаг»1. В соответствии с этой статьей постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс было утверждено «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ» .

Есть похожие статьи и в других федеральных законах об организациях различных организационно-правовых форм. Например, ст. 50 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» называет виды документов, которые общество с ограниченной ответственность обязано хранить.

Федеральные законы, определяющие порядок деятельности коммерческих организаций, также регламентируют и требования к их документации, в особенности учредительных документов и документов, отражающих деятельность коллегиальных органов управления. Например, ст. 11 Закона «Об акционерных обществах» определяет содержание устава акционерного общества, а ст. 12 Закона «Об обществах с ограниченной ответственностью» устанавливает содержание устава и учредительного договора общества с ограниченной ответственностью. Таким образом, учредительные документы коммерческих организаций приводятся к единообразию, т.е. унифицируются.

Еще одним важным законодательным актом является Федеральный закон от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне», определяющий порядок работы с документами, содержащими коммерческую тайну.

Для понимания современной системы стандартизации в Российской Федерации важен Федеральный закон от 27.12.2002 № 184- ФЗ «О техническом регулировании», который определяет принципы современной стандартизации, главными из которых являются: применение документов по стандартизации на добровольной основе и применение международных стандартов как основы разработки национальных стандартов1. В статье 13 названы ключевые документы в области стандартизации, применяемые в Российской Федерации, — международные стандарты, национальные стандарты, правила стандартизации, стандарты организаций и другие документы.

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477, не вызывают особого восторга у специалистов. Однако факт остается фактом, они утверждены, и нам с ними какое-то время придется жить, поэтому в данной статье основной упор сделан не на обсуждение достоинств и недостатков этого документа, а на то, кто и как сможет использовать их в своих интересах.

Повышение уровня регламентации делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

В своих комментариях специалисты в области управления документацией сходятся на том, что главным новшеством, связанным с Правилами делопроизводства, стало значительное повышение уровня регламентации вопросов делопроизводства. Впервые на уровне правительства принят нормативный правовой акт, в котором регулируются вопросы работы с документами в федеральных органах исполнительной власти. Этот факт можно рассматривать как еще одно проявление наметившейся тенденции: трудно, но все-таки постепенно «в верхах» идет осознание того, что именно о нерешенные правовые и организационные проблемы управления документами раз за разом разбиваются многомиллиардные программы модернизации государственного управления и построения «электронного правительства».

В этой связи стоит также отметить и тот факт, что данный документ появился во исполнение требований Федерального закона от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Извлечение

из Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»

Статья 11. Документирование информации

2. В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Постановления Правительства РФ являются подзаконными нормативными актами, которые имеют преимущество перед нормативными актами федеральных министерств и ведомств. Зафиксированные в Правилах делопроизводства требования к работе с документами обязательны для исполнения во всех федеральных органах исполнительной власти, да и другие государственные органы и органы местного самоуправления должны учитывать их положения при разработке собственных правил.

Тем же постановлением Правительства Федеральному архивному агентству поручено до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Само собой, их нужно будет еще и разработать, однако в любом случае это будут лишь методические рекомендации, применение которых не обязательно.

В результате можно ожидать определенных перемен в судебной практике: если раньше при разборе вопросов, связанных с делопроизводством, судам приходилось опираться не необязательные стандарты (за неимением лучшего), уступающие по своей юридической силе любому ведомственному решению, то теперь они могут ссылаться на высокоуровневый документ, стоящий выше ведомственных нормативных актов.

Анализ текущей арбитражной судебной практики показывает, что к стандартам по делопроизводству часто прибегают тогда, когда имеет значение правильное толкование делопроизводческих терминов. Правила делопроизводства, скорее всего, будут также нередко использоваться в этом качестве.

В Правилах делопроизводства есть терминологический раздел, в котором даны определения 11 ключевых понятий. До этого лишь некоторые делопроизводческие термины можно было обнаружить в отдельных законах Российской Федерации, а общепризнанным «толковым словарем» в области управления документами был стандарт ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Данные в Правилах делопроизводства определения существенно отличаются от традиционной трактовки соответствующих терминов, и за эти различия можно цепляться в ходе судебных споров.

Например, определение ключевого термина «документ» дано по-новому:

Правила делопроизводства:

документ – официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти.

ГОСТ Р 51141-98:

документ; документированная информация – зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Прежде всего, определение, приведенное в Правилах делопроизводства, с нашей точки зрения, логически неверно сконструировано: понятие раскрывается через самое себя. Не разъясняется, что следует понимать под «включением в документооборот». В итоге получается, что до момента регистрации документа не существует, даже если он был прислан вышестоящим органом.

Грустно, что в Правилах ни разу не упоминается термин «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Используется только термин «делопроизводство»:

«Правила делопроизводства

делопроизводство – деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти

ГОСТ Р 51141-98:

делопроизводство; документационное обеспечение управления – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами

ГСДОУ

документационное обеспечение управления – деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия.

«Делопроизводство» – это серьезный, «уважаемый» термин, но нельзя закрывать глаза на то, что специалисты других профессий и широкая публика воспринимают его иначе, чем мы. Для большинства людей слово «делопроизводство» имеет сильный привкус устаревших технологий прошлого века, бюрократии, технической бумажной работы, что, с нашей точки зрения, существенно принижает статус службы, как бы закрепляя за ней лишь технические функции по работе с документами. В итоге службе ДОУ, возможно, теперь будет труднее доказывать, что она не является исключительно затратным подразделением и что без ее активного участия шансы на успех тех же широко разрекламированных ИТ-проектов обычно невелики.

Новое определение документа крутится вокруг понятия «официальный документ». Поскольку в Правилах делопроизводства последнее не раскрывается, сохраняется возможность для споров о том, могут ли юридические и физические лица изготавливать официальные документы или это прерогатива только официальных государственных органов. У судов по-прежнему остается возможность использовать определение, данное в Федеральном законе от 29.12.1994 № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (в ред. от 23.07.2008).

Извлечение

из Федерального закона «Об обязательном экземпляре документов»

Статья 5. Виды документов, входящих в состав обязательного экземпляра

1. В состав обязательного экземпляра входят следующие виды документов:

официальные документы – документы, принятые органами законодательной, исполнительной и судебной власти, носящие обязательный, рекомендательный или информационный характер…

Могут возникнуть проблемы и из-за новой редакции определения термина «копия документа»:

Правила делопроизводства

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы

ГОСТ Р 51141-98:

копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы

Терминология вообще вещь коварная, и даже небольшие изменения могут иметь большие последствия. Вроде бы определение изменилось незначительно: убрана оговорка о возможности воспроизвести в копии лишь часть внешних признаков документа. Но теперь появляется, например, возможность признавать в качестве копии только цветную ксерокопию, особенно в тех случаях, когда бланк документа или оттиск печати цветные. Тем, кто считает подобные тонкости маловажными, стоит поближе познакомиться с судебной практикой, связанной с проведением тендеров и государственных закупок: компании исключают из списка участников и за меньшие недостатки в оформлении документов.

Строго говоря, теперь копию можно снимать только с первого экземпляра документа (подлинника). Обладатель равноценного второго экземпляра (например, договора) уже, получается, не имеет права изготавливать с него копии.

Изменения произошли даже в определении «дело». Казалось бы, уж здесь трудно придумать что-то новое, но авторам Правил это удалось.

Правила делопроизводства

дело – совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти

ГОСТ Р 51141-98:

дело – совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку

Легко увидеть, что пропали слова про «отдельную обложку», и делом теперь вполне может считаться отдельный одностраничный документ.

Правила делопроизводства – обоюдоострое оружие

Поскольку положения Правил делопроизводства являются обязательными для всех федеральных органов исполнительной власти, то и служба ДОУ органа власти, и другие заинтересованные стороны могут опереться на их авторитет для принятия нужных им решений в области управления документами.

■ Как служба ДОУ может использовать Правила в своих интересах. У службы ДОУ с использованием Правил делопроизводства появляются следующие возможности.

  • В первую очередь, с нашей точки зрения, можно и нужно использовать высокий статус этого документа, показывающий то внимание, которое начинает уделяться вопросам управления документами на государственном уроне. Если раньше приходилось убеждать людей, ссылаясь порой на необязательные стандарты и сложившиеся традиции, то теперь сотрудники органов исполнительной власти должны соблюдать определенные требования, предусмотренные законодательством.
  • Необходимо внимательно изучить Правила и сопоставить их с существующими в организации правилами и практикой управления документами. Если в Правилах делопроизводства содержатся положения, введение которых для службы ДОУ необходимо (например, требование о централизованной регистрации всех документов органа власти), то появляется реальный шанс добиться желаемого.
  • С учетом того, что Правила делопроизводства распространяются на все документы органов государственной власти, появляется реальная возможность потребовать наведения порядка в работе не только с организационно-распорядительной документацией, но и другими ее видами.
  • Раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» открывает возможность, при желании, взять «под крыло» все электронные документы организации, если сейчас они неподконтрольны службе ДОУ.
  • В Правилах, в отличие от Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536), практически не отражены взаимоотношения ДОУ и ведомственного архива, ничего не говорится о методическом руководстве и контроле ведомственного архива при составлении номенклатуры дел и описей дел. Сказано лишь, что оформление дел проводится работниками службы ДОУ и соответствующих структурных подразделений, в обязанность которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива федерального органа исполнительной власти (п. 6.2.7 Типовой инструкции).

Новый подход, возможно, понравится тем руководителям служб ДОУ, которые предпочитают иметь больше самостоятельности в этих вопросах.

  • Как было отмечено выше, делом теперь можно считать даже отдельный документ. В этой связи возможны интересные трактовки п. 34 Правил (на наш взгляд, крайне неудачные) о передаче дел в архив: «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях» (ср. с п. 6.3.1 Типовой инструкции: «Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение трех лет, а затем сдаются в архив федерального органа исполнительной власти»).

Даже в допетровские времена в архивы по истечении установленных сроков передавались только завершенные в делопроизводстве дела, и уж никогда срок передачи дел не привязывался «к моменту начала их использования или хранения». Получается, Правила делопроизводства прямо предписывают сдавать в ведомственный архив все документы, с момента создания которых прошло три года, и это можно использовать для разгрузки деловых подразделений от бумажных «завалов».

  • Еще мы рекомендовали бы службе ДОУ тем документам, которые принято хранить 10 лет, устанавливать срок хранения 11 лет. Это позволит соответствующие дела сдать в ведомственный архив через три года, а не держать все десять лет в подразделениях.

■ Как Правила делопроизводства могут быть использованы против служб ДОУ другими подразделениями федеральных органов исполнительной власти. В Правилах нигде нет оговорки о том, что они распространяются только на организационно-распорядительную документацию, которой традиционно управляет служба ДОУ. Поэтому можно считать, что они регламентируют работу со всеми видами документов, включая, например, бухгалтерские и налоговые.

Согласно ст. 14, 18, 20, 24, 40, 41 Правил служба ДОУ обязана осуществлять прием, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, отправку, передачу исполнителям, помещение в дела, сбор статистических данных о количестве документов и анализ всех видов документов, включая электронные. При работе с электронными документами именно служба ДОУ должна осуществлять проверку электронной цифровой подписи.

Нетрудно видеть, что Правила дают правовые основания сотрудникам ряда подразделений (в частности, бухгалтерии) переложить на службу ДОУ массу технической работы. В частности, сотрудники деловых подразделений, не являющиеся ответственными за ведение делопроизводства, вправе отказаться от самостоятельной регистрации электронных документов в системе электронного документооборота – ведь теперь это прямая обязанность службы ДОУ.

■ Как Правила делопроизводства могут быть использованы коммерческими организациями против федеральных органов исполнительной власти. Коммерческие организации и граждане могут использовать положения Правил делопроизводства, содержащие обязательные требования к оформлению документов, а также нюансы данных в Правилах определений ключевых терминов, для того чтобы требовать признания выпущенных государственными органами документов недействительными ввиду нарушения правил их оформления.

Например, опираясь на Правила, можно не признавать официальным документом чертеж, выполненный на бумаге формата А0, поскольку, согласно ст. 5 Правил, документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм).

Благодатной почвой для судебных споров может стать вопрос о реквизитах, которые трактуются как обязательные элементы оформления документа. Согласно ст. 10 Правил состав реквизитов документа определяется его видом и назначением. В тех случаях, когда не удастся обнаружить подходящий нормативный документ, устанавливающий состав реквизитов конкретного вида документа, их расположение и оформление, можно настаивать на том, что должны присутствовать все 24 реквизита, перечисленных в ст. 9 (тем более, в статье не сказано четко, что это список возможных реквизитов).

Хороший специалист не ждет, когда будут написаны идеальные нормативные документы, а максимально эффективно применяет существующую нормативную базу. Нет ничего зазорного в том, чтобы использовать на пользу дела все положения законодательства, в т.ч. неудачные и ошибочные.

Далее – Правила делопроизводства, Правила.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (одобрена Коллегией Главархива СССР 27.04.1988; приказ Главархива СССР от 25.05.1988 № 33).

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *