Депоненты по заработной

Депонирование заработной платы — это передача на хранение наличных денежных средств, не полученных работниками в сроки, установленные для выплаты заработной платы.

Причины, почему работник не получил заработную плату в кассе организации в дни выдачи зарплаты, могут быть разными, например, болезнь, отпуск или нахождение в командировке.

По истечении 5 дней с даты выдачи зарплаты неполученные работниками денежные средства должны быть депонированы, то есть переданы на хранение до тех пор, пока работник не придет за их получением.

Депонировать не выданные средства необходимо по двум причинам:

• эти деньги уже не принадлежат организации, их нельзя потратить;
• в соответствии с п. 6.5. Указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У.

Где хранить депонированную зарплату — в банке или в кассе

Если в организации установлен лимит кассового остатка, то хранение денежных средств в кассе организации сверх лимита не допускается. В течение 5 дней, начиная с установленного срока выплаты зарплаты, в кассе могут находиться денежные средства, превышающие лимит на сумму, указанную в платежной ведомости.

По истечении этого срока в кассе должна оставаться сумма наличных в пределах утвержденного лимита, включая отложенные средства. Если лимит не превышен, деньги можно хранить в кассе, если превышен, то сумму сверх лимита организация сдает на расчетный счет.

Как правильно депонировать заработную плату

Депонирование денежных средств отличается от простого хранения наличием установленной процедуры. Порядок действий описан в Указаниях Банка России от 11.03.2014 № 3210-У и заключается в следующем:

1. В последний день выдачи денег кассир делает запись «депонировано» в платежной ведомости напротив фамилий работников, не получивших деньги.
2. После этого кассир подсчитывает общую сумму выплаченной зарплаты и отложенных средств.
3. В итоговой строке платежной ведомости кассир указывает суммы выданные и отложенные.
4. Кассир сверяет итоговые суммы выданной и депонированной зарплат с итоговой суммой по платежной ведомости и при их соответствии ставит подпись.
5. Далее кассир передает подписанную платежную ведомость своему руководителю.
6. Депонированные суммы заработной платы оформляют бухгалтерской записью Дт 70 Кт 76.04.

С депонированием денежных средств, предназначенных для оплаты труда, сталкиваются только предприятия, выдающие сотрудникам заработную плату наличными через кассу.

Проводки по депонированию

Для учета средств используют такие проводки:

• получение наличных для выплаты — Дт 50 Кт 51;
• выдача зарплаты работникам — Дт 70 Кт 50;
• депонирована заработная плата (проводка) — Дт 70 Кт 76.04;
• взнос на расчетный счет денег сверх лимита — Дт 51 Кт 50.

Итоговым документом расчета заработной платы можно считать платежную ведомость, в которой указаны суммы причитающихся работнику выплат за вычетом произведенных удержаний.

При оплате труда из кассы платежная ведомость передается кассиру, который определяет, достаточно ли наличности для выплаты зарплаты и если не хватает, то заказывает недостающую сумму в банке.

Проводка по депонированию заработной платы (Дт 70 Кт 76.04) делается только в тех случаях, когда зарплата выдается наличными и не получена по уважительной причине. Невыплата заработанных денег по вине работодателя является нарушением законодательства с обязательной выплатой компенсации за задержку.

Не может быть депонирования при переводе денег с расчетного счета на банковский счет работника.

Как выдать депонированную заработную плату

Отложенные деньги выдаются сразу же, как только работник за ними обратится. Обращение может быть письменным и устным, его порядок устанавливается в каждой организации.

Выдана из кассы депонированная заработная плата, проводка:

Дт 76.04 Кт 50.

Если денежных средств в кассе организации недостаточно, чтобы выдать работникам, то кассир заказывает их в банке и получает наличными в кассу:

Дт 50 Кт 51.

Срок хранения

Специальным законодательным актом срок хранения депонентов не установлен, поэтому действует общий срок — 3 года. По истечению трех лет отложенная зарплата списывается в прочие доходы, как невостребованная:

Дт 76.04 Кт 91.01.

Списанные депоненты являются прибылью по основной деятельности и облагаются налогом на прибыль.

Обязаны ли депонировать зарплату малые предприятия

Согласно п. 2 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У, индивидуальные предприниматели и субъекты малого бизнеса могут не устанавливать кассовый лимит.

Следовательно, они не обязаны сдавать не выданную зарплату в банк, а могут хранить ее в кассе. Тем не менее, при наличии невыплаченного в срок вознаграждения по трудовому договору проводку по депонированию надо выполнить. Невыплата заработной платы в сроки, установленные трудовым договором, влечет ответственность работодателя вплоть до уголовной. Если в платежной ведомости не проставлена отметка «депонировано» и не сделана проводка Дт 70 Кт 76.04, при проверке это будет квалифицировано как задержка оплаты труда по вине работодателя, и руководитель компании будет привлечен к ответственности и заплатит штраф.

Иногда различные обстоятельства, над которыми человек не властен, мешают сотрудникам компаний получить в установленный срок причитающиеся им суммы заработной платы, отпускных выплат, пособия по временной нетрудоспособности или компенсации на детей. Однако тот факт, что кто-либо из работников не явился за деньгами, отнюдь не освобождает работодателей от обязанности выплатить указанные суммы в будущем.

В этом случае невыплаченные персоналу суммы депонируются предприятием и становятся для него одним из видов кредиторской задолженности, у которого есть особое наименование – депонентская задолженность.

Она должна быть либо погашена, либо списана в соответствии с нормативными актами по истечении срока исковой давности. В последнем случае такая задолженность переходит в разряд внереализационных доходов фирмы. Сумма депонентской задолженности с истекшим сроком исковой давности определяется при проведении очередной инвентаризации.

Кто такой депонент

Слово «депонент” было заимствовано во 2-й половине XIX века из немецкого языка, в который оно, в свою очередь, пришло из латинского (от «deponere”). Это слово употреблялось в значении «отложенное”, «депозит” (приставка «de” означала отделение, лишение, а существительное «ponere” – «место”). Первоначально депонентами называли вкладчиков, поклажедателей, передавших какие-либо вещи на хранение или внесших ценности в депозит государственного учреждения.

В современной экономической науке депонентом считается владелец депозита – юридическое или физическое лицо, которому принадлежат денежные средства, переданные на временное хранение другому юридическому или физическому лицу. Однако во 2-й половине XX века данное понятие приобрело еще одно значение. Им стали называть работника, не получившего вовремя зарплату.

Более полное определение депонента включает всех лиц, своевременно не получивших причитающиеся им денежные доходы или выплаты. К ним относятся рабочие и служащие, не получившие в стандартный (обычно 3-дневный) срок начисленную им заработную плату, учащиеся средне-специальных и высших образовательных учреждений, своевременно не получившие стипендию, граждане, в пользу которых были произведены удержания из зарплаты на основании исполнительных документов судебных органов, и прочие.

Основные нормы, касающиеся депонентской задолженности

Если компания производит денежные расчеты со своими работниками наличными деньгами через кассу, то невостребованная лишняя наличность подлежит сдаче в банк. Данная обязанность работодателей установлена Положением Банка России от 12.10.2011 №373-П (п. 1.4), касающимся порядка ведения кассовых операций с монетами и банкнотами Центробанка на территории Российской Федерации.

Согласно указанному пункту, сумма наличных денег в кассе организации не может превышать установленного Банком России лимита остатка наличности. Предприятия имеют право хранить на своей территории наличные денежные средства сверх установленных лимитов исключительно в дни выплат зарплат и стипендий, выплат, относящихся к фонду заработной платы, и выплат социального характера. Причем продолжительность срока выдачи в соответствии с п. 4.6 вышеуказанного положения не должна превышать 5 рабочих дней с учетом дня, когда средства на эти цели были получены компанией в банке.

На невыплаченные денежные средства предприятие обязано составить так называемый Реестр депонированных сумм (ф. 0504047) по форме, утвержденной Приказом Минфина России от 15.12.2010 №173н. Указанный реестр заполняет кассир, опираясь на платежные ведомости форм 0504403 и 0301011 и расчетно-платежную ведомость (ф. 0504401), в которой он напротив фамилий сотрудников, не получивших причитающуюся выплату, ставит штамп или делает от руки отметку «Депонировано”. Затем эти данные подлежат занесению в Книгу аналитического учета депонированной оплаты труда, денежного довольствия и стипендий, известную как ф. 0504048.

Депонентская задолженность учитывается на бухгалтерском счете 76, отражающем расчеты с разными дебиторами и кредиторами и включающем субсчет 4, именуемый «Расчеты по депонированным суммам”. К примеру, с указанным счетом возможно составление следующих проводок:

• Д 70 – К 76.4 – произведено депонирование суммы невыплаченной и, следовательно, неполученной работниками заработной платы;
• Д 76.4 – К 50 или 51 – депонированная зарплата выплачена.

Если депонированная зарплата не востребуется работником в течение длительного времени, она, в соответствии со ст. 196 ГК РФ, подлежит отражению в бухгалтерском учете в течение 3 лет с того момента, когда должна была быть выплачена, то есть до истечения срока исковой давности. В свою очередь, ст. 392 ТК РФ наделяет сотрудника предприятия правом с целью разрешения индивидуального трудового спора подать иск в суд в течение 3 месяцев с даты, когда он узнал или должен был получить информацию о нарушении своих прав.

Спорный вопрос о времени списания задолженности

Разобраться со сроками, в которые депонентская задолженность может быть списана, для каждого предприятия особенно важно перед проведением ежегодной инвентаризации и составлением годовой отчетности. Нужно отметить, что законодательство не устанавливает срока исковой давности в отношении задолженности, возникшей в сфере трудовых отношений. Именно поэтому столь важный вопрос о времени ее списания – по прошествии 3 лет или 3 месяцев – стал спорным. Ведь от ответа на него зависит период включения не востребованных депонентами сумм в состав доходов организации, а значит, и размер исчисленного налога на прибыль.

Как уже говорилось выше, невыплаченная заработная плата является для компании ничем иным, как кредиторской задолженностью, подлежащей после истечения срока исковой давности списанию и становящейся внереализационным доходом (данное положение закреплено в п. 18 ст. 250 российского Налогового Кодекса). Несвоевременное списание такой задолженности может быть квалифицировано налоговыми органами как сокрытие внереализационных доходов или отсутствие их учета и повлечь за собой наложение существенных штрафных санкций.

Разные позиции двух ведомств, курирующих данный вопрос

На первых порах мнения Министерства финансов и ФНС России о том, какой срок исковой давности должен применяться при списании начисленной, но не выплаченной сотрудникам заработной платы, не совпадали. Минфин занял следующую позицию: в отношении депонента должен применяться не универсальный 3-летний срок, установленный гражданским законодательством, а предусмотренный ТК РФ, то есть более короткий 3-месячный срок (данная точка зрения зафиксирована в письмах от 02.04.2009 и 07.10.2009 №03-03-06/1/211 и №03-03-06/1/651 соответственно).

Однако ФНС высказывала иную точку зрения, о чем свидетельствует письмо от 06.10.2009 №3-2-06/109. Налоговая служба указывала на то, что в ст. 392 ТК РФ определяется срок, в течение которого работник имеет право обратиться в судебные инстанции с требованием устранить нарушения работодателем его прав. Эта правовая норма применяется в случаях, когда работодатель совсем не начислил или начислил не в полном объеме сумму причитающейся работнику заработной платы. По мнению ФНС, говорить о нарушении прав трудящегося при получении зарплаты можно лишь в случае, если работник при обращении к работодателю с просьбой о выплате депонированной зарплаты получил отказ.

Именно с указанного момента, а не со дня возникновения у компании-работодателя депонентской задолженности начинается течение 3-месячного срока, установленного для обращения в судебные органы статьей 392 ТК РФ. При этом суд может удовлетворить иск работника, если не истек общий, то есть 3-летний срок исковой давности.

Само же по себе депонирование сумм заработной платы не нарушает права трудящихся. Срок, в течение которого работники могут обратиться непосредственно к своему работодателю, а не в суд с требованием выплатить депонированную зарплату, законом не ограничен. Иначе говоря, пропуск 3-месячного срока не влияет на наличие у работника права в любой момент потребовать от работодателя выплаты причитающихся ему сумм.

Разрешение спора и окончательный вердикт

Вышеуказанный спор 2 ведомств был достаточно быстро разрешен. В своих более поздних разъяснениях Минфин РФ был вынужден согласиться, что к депонентской задолженности следует применять все же общий срок исковой давности, равный 3 годам (что следует из писем указанного министерства от 22.12.2009 №03-03-05/244, от 22.03.2010 №03-03-06/1/161). Изменение своей позиции специалисты Минфина объяснили следующим: когда сотрудник обращается к работодателю с требованием выплатить заработную плату, а последний готов ее выплатить, права работника не ущемляются, то есть отсутствуют основания для возникновения индивидуального трудового спора (данное мнение содержится в письме «Роструда” от 09.12.2009 №6646-Т3).

Поэтому сумма кредиторской задолженности в части депонированной заработной платы должна включаться в состав внереализационных доходов для расчета налога на прибыль по истечении срока исковой давности, закрепленного в ст. 196 ГК РФ, то есть если зарплата не была востребована работником в 3-летний период. Все ранее направленные Минфином письма, содержащие разъяснения по данному вопросу, на практике применяться не должны.

Процедура списания депонентской задолженности

Согласно подп. «в” п. 3.48 «Методических указаний”, касающихся инвентаризации имущества и финансовых обязательств компаний и утвержденных Приказом российского Министерства финансов от 13.06.1995 №49, в ходе инвентаризации должны быть установлены суммы дебиторской и кредиторской задолженностей (в тот числе и депонентской), по которым истекли сроки исковой давности. Ее результаты предписано заносить в Инвентаризационную опись, отражающую состояние дел по расчетам с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Форма документа утверждена упоминавшимся выше Приказом №173н.

Списание с балансового учета задолженности перед депонентами, не востребованной последними в течение всего срока исковой давности, бухгалтер осуществляет по дебету сч. 0 304 02 830, отражающему уменьшение кредиторской задолженности по расчетам с депонентами, и кредиту сч. 0 401 10 173, отражающему чрезвычайные доходы от операций с активами. Сумма задолженности одновременно отражается и на забалансовом счете 20, учитывающем списанную задолженность, не востребованную кредиторами. Данная процедура установлена Инструкциями №174н (п. 138) и №183н (п. 166).

Списание сумм невостребованных кредиторской и депонентской задолженностей с истекшим сроком исковой давности должно осуществляться по каждому обязательству и основываться на данных проведенной инвентаризации, письменном обосновании и приказе (распоряжении) руководителя организации.

Что касается ведения учета на забалансовом счете 20, то п. 371 Инструкции №157н предписывает компаниям задолженность, не востребованную кредитором и списанную с балансового учета, принимать к учету на вышеуказанном счете в сумме задолженности, списанной с баланса в течение срока исковой давности.

Данная норма может трактоваться следующим образом: если с балансового учета юридического лица списывается кредиторская задолженность с уже истекшим сроком исковой давности, организация не имеет оснований учитывать ее за балансом. Однако практика свидетельствует, что списанную кредиторскую задолженность в любых суммах все же целесообразно в течение определенного времени отражать за балансом и лишь затем списывать ее и с забалансового учета. Списание с указанного учета задолженности фирмы, не востребованной кредиторами, должно осуществляться на основании решения специальной комиссии (чаще всего инвентаризационной) в порядке, утвержденном внутренним актом компании в рамках формирования ее учетной политики.

Порядок учета депонентской задолженности в целях налогообложения прибыли

П. 18 ст. 250 российского НК гласит, что внереализационными доходами налогоплательщика, исполняющего обязанность по уплате налога на прибыль, среди прочих признаются доходы в виде сумм кредиторской задолженности (то есть обязательств перед кредиторами), которая была списана вследствие истечения срока исковой давности или по иным основаниям. Исключением здесь являются лишь случаи, предусмотренные подп. 21 п. 1 ст. 251 НК РФ. Поэтому для целей налогообложения прибыли списанная сумма депонентской задолженности должна быть учтена в составе внереализационных доходов.

В какой именно момент списанную задолженность по депонированной заработной плате следует переводить в состав внереализационных доходов, разъясняется в письме столичного УФНС России №20-12/063584, датированном 04.07.2008 г. Представители налоговой службы указали, что моментом признания внереализационных доходов для целей налогообложения прибыли должна быть дата, установленная в п. 4 ст. 271 НК РФ. В частности, доход в виде кредиторской задолженности предписывается учитывать в составе внереализационных доходов в последние сутки того отчетного периода, в котором заканчивается срок исковой давности.

Что касается сумм кредиторской задолженности, по взысканию которой кредиторами пропущен срок исковой давности, в данном случае нужно руководствоваться Постановлением ВАС РФ от 15.07.2008 №3596/08 и Постановлением Пятого арбитражного апелляционного суда от 13.04.2009 №05АП-1675/2008 по делу №А24-211/2008. Согласно им, при отсутствии приказа (распоряжения) руководителя юрлица о списании указанной кредиторской задолженности оснований для включения ее сумм в состав внереализационных доходов предприятия не имеется.

Термин «депонирование» имеет очень широкое значение и применяется во многих сферах. Этим словом обозначается процесс хранения, сбережения. В экономической сфере различают депонирование ценностей, произведений искусства и финансовых ресурсов. Денежное депонирование является наиболее распространенным и предполагает сдачу средств, ценных бумаг в отделения банков для хранения.

Депонирование денежных средств может быть:

• глобальным (предполагающим передачу активов или акций на хранение в банковское учреждение без права частичного изъятия);
• административным (предполагающим передачу активов или акций банку, выступающему в качестве агента биржевого брокера или клиента).

Кроме того, депонирование финансовых ресурсов может быть нумерованным. Такое депонирование предусматривает шифрование специальным номером имени клиента, передавшего активы или ценности в банк.

Каждый вид депонирования – это сложный организованный процесс, который осуществляется при помощи оформления документов в соответствии с установленными правилами. Главный документ, фиксирующий передачу денег или ценностей на хранение в банк – это соглашение, подписанное сторонами сделки. Такое соглашение может быть подписано как с физическими лицами, так и с организациями.

Депонирование заработной платы

Организации иногда используют депонирование заработных плат. Это происходит в тех случаях, когда зарплаты выплачиваются наличными, предварительно снимаясь со счета компании.

Если работники не получают зарплаты вовремя (в связи с болезнями, командировками и т. д.), средства остаются в кассе. Когда такое случается, работодатели возвращают деньги обратно в банк. Процесс их передачи и называется депонированием заработных плат.

Происходит он по следующему алгоритму:

• в последний день выдачи зарплаты бухгалтером открывается расчетно-платежная ведомость и ставится отметка о депонировании средств, которые не были получены определенными сотрудниками;
• после этого выполняется расчет денежных сумм, выданных и подлежащих депонированию, которые сверяются с итоговой суммой в ведомости;
• затем документ заверяется у главного бухгалтера и руководителя предприятия;
• составляется расходный кассовый ордер, на основании которого вносится запись в кассовую книгу.

Работник может получить депонированную зарплату вместе с выплатой аванса или следующей заработной платы. Кроме того, получение средств возможно после написания соответствующего заявления.

Депонирование средств при заключении договоров

Депонирование может использоваться при заключении договоров для обеспечения гарантирования проведения расчетов.

Сделки, осуществляемые между различными субъектами права, могут предусматривать передачу денег банку для последующего перечисления их одной из сторон хозяйственного договора. Неисполнение обязательств, прописанных в контракте, в этом случае исключено, поскольку сделка обеспечивается сразу двумя банками (банком-эмитентом и банком, обслуживающим счет получателя). Как только условия сделка выполняется, стороне-получателю перечисляются оговоренные средства.

Конечно, такое количество привлеченных сторон усложняет договорную процедуру и процесс ее регулирования, но это может быть оправдано при заключении контрактов на крупные суммы.

При заключении договоров также может применяться механизм условного депонирования (эскроу), который представляет собой трехсторонние взаимоотношения между продавцом, покупателем и независимым агентом, принимающим денежные средства на хранение до момента выполнения договорных условий.

Варианты хранения денежных средств

Депонирование – один из видов сохранения финансовых ресурсов и их приумножения. Средства, передаваемые банку, могут использоваться им по своему усмотрению, за счет чего вкладчик может получать проценты.

Различают два вариант хранения финансовых ресурсов, которые разнятся сроками и условиями изъятия денежных средств: срочное хранение; хранение до востребования.

В обоих этих случаях вкладчик должен внести определенную сумму средств на банковский счет. После этого банк выдает ему депозитный сертификат, подтверждающий депонирование денег. В том случае, если вклад сделан до востребования, средства могут быть забраны вкладчиком в любое время при условии предъявления сертификата банковским сотрудникам. Вместе со средствами должны быть забраны проценты, начисленные за период хранения денег.

При срочном депонировании средства передаются банку на заранее установленное время.

Проценты, начисляемые за хранение средств, более высокие по сравнению с депонированием до востребования. Но если вкладчик забирает свои деньги раньше срока, проценты теряются.

Деньги могут храниться и банковских ячейках. При этом проценты за сбережение денег не начисляются. Этот вид депонирования обеспечивает безопасность при совершении различных сделок.

Добавить в «Нужное»

Актуально на: 20 февраля 2017 г.

О том, что такое срок исковой давности, как он исчисляется, когда приостанавливается или прерывается, мы рассказывали в нашей консультации. В этом материале расскажем о списании задолженности, по которой срок исковой давности истек.

Для чего нужно списывать задолженность

Напомним, что одна из основных задач бухгалтерского учета — это формирование полной и достоверной информации о деятельности организации и ее имущественном положении.

Наличие в организации дебиторской или кредиторской задолженности, по которым истек срок исковой давности, искажает реальную картину об имуществе и обязательствах организации. Ведь дебиторка с истекшим сроком исковой давности – это долг, который организация уже не сможет взыскать в судебном порядке. И если должник не захочет вернуть этот долг самостоятельно (что маловероятно, ведь на это у него уже было 3 года), такая задолженность становится нереальной для взыскания, а значит, должна формировать убытки кредитора.

То же относится и к кредиторской задолженности, по которой срок исковой давности истек. У кредитора уже нет возможности взыскать долг в принудительном порядке, следовательно, должник может такой долг уже не гасить.

Как списать долг в бухучете

Требование о списании задолженности по срокам исковой давности содержится в п.п. 77,78 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Указывается, что дебиторская или кредиторская задолженность, по которым срок исковой давности истек, списываются по каждому обязательству на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя. Списанные долги относятся на финансовые результаты организации в составе прочих доходов (при списании кредиторки) и прочих расходов (при списании дебиторской задолженности). Если под сомнительную дебиторскую задолженность создавался резерв, списывается такой долг за счет резерва. На расходы же будет относиться только та часть долга, на которую резерва не хватило.

Списание дебиторской и кредиторской задолженности возможно и раньше срока исковой давности, если такие долги будут признаны нереальными для взыскания (погашения). Это возможно, к примеру, при исключении должника из ЕГРЮЛ в случае ликвидации.

Списание кредиторской задолженности в бухгалтерском учете может быть отражено следующими записями (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 67 «Расчеты по долгосрочным кредитам и займам» и др. – Кредит счета 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет «Прочие доходы»

А списание дебиторской задолженности при истечении срока исковой давности будет отражаться так:

Дебет счета 91, субсчет «Прочие расходы» — Кредит счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 71 «Расчеты с подотчетными лицами», 76 и др.

Если дебиторская задолженность списывается за счет средств созданного ранее резерва, вместо счета 91 дебетуется счет 63 «Резервы по сомнительным долгам».

При этом списание дебиторской задолженности в связи с неплатежеспособностью должника не приводит к полному аннулированию задолженности. Такой долг должен числиться за балансом в течение 5 лет с момента списания задолженности на случай ее взыскания в случае изменения имущественного положения должника (абз. 2 п. 77 Приказа Минфина от 29.07.1998 № 34н).

Это значит, что на сумму списанной дебиторки делается бухгалтерская проводка (Приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н):

Дебет счета 007 «Списанная в убыток задолженность неплатежеспособных дебиторов»

Налоговый учет списания задолженности

При исчислении налога на прибыль сумма кредиторской задолженности, списанной по причине истечения срока исковой давности или по другим основаниям, включается в состав внереализационных доходов (п. 18 ст. 250 НК РФ).

А списанная дебиторская задолженность, по которой срок исковой давности истек, включается в состав внереализационных расходов (пп. 2 п. 2 ст. 265 НК РФ). Если организация создавала резерв по сомнительным долгам, в состав расходов включается сумма долга, не покрытая за счет резерва.

Документы, необходимые для признания списанного долга в налоговом учете, аналогичны бухгалтерским: акт инвентаризации, обоснование и приказ руководителя. При этом учесть списанную задолженность необходимо в том отчетном периоде, в котором истек срок исковой давности (п. 4 ст. 271, п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина от 28.01.2013 № 03-03-06/1/38).

Учет расчетов с депонентами

В практике работы бухгалтерий бюджетных учреждений, и особенно централизованных бухгалтерий, имеет место несвоевременное получение заработной платы и стипендий (в связи с болезнями, командировками и т.д.). Такие суммы должны депонироваться. Оттого, насколько правильно организован учет этих сумм, во многом зависит его достоверность и своевременность, а также загрузка персонала бухгалтерий.

В составе депонентских сумм бюджетных учреждений и централизованных бухгалтерий учитывают не полученные их работниками в установленный срок заработные платы, а также не полученные в срок учащимися, студентами и аспирантами стипендии.

Причитающаяся заработная плата, перечисленная по заявлениям работников на их лицевые счета в сберегательные банки, в составе депонентских сумм не учитывается. Такие суммы перечисляются одновременно с выдачей заработной платы непосредственно со счета учреждения в кредитной организации на счет сберегательного банка и относятся в дебет субсчета 180 «Расчеты по оплате труда».

Для учета депонентских сумм предназначен субсчет 177 «Расчеты с депонентами»; он активно-пассивный, но по своей природе он пассивный, так как не выданная своевременно заработная плата относится в кредит указанного субсчета, поэтому дебетовый остаток по этому субсчету будет означать, что произведена выплата заработной платы и стипендий, которые на расчеты с депонентами не относилась.

В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ (п. 9) (утвержден Центральным банком РФ от 22.09.1993 N 40) организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, — до 5 дней), включая день получения денег в банке.

Пунктом 18 указанного Порядка определено, что по истечении установленных в п. 9 сроков оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий кассир или заменяющее его лицо должен:

в платежной ф. 389 (0504403) или расчетно-платежной ф. 49 (0504401) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

составить реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414), являющийся первичным документом;

в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать запись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по ведомости и поставить свою подпись. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом (раздатчиком), то на ведомости дополнительно делается запись: «Деньги по ведомости выдавал (должность, подпись, расшифровка подписи)». Выдача денег кассиром и раздатчиком по одной ведомости запрещается;

записать в кассовую книгу ф. 440 (0504514) фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп «Расходный кассовый ордер N … «.

Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы на следующий день после истечения срока выдачи заработной платы и стипендий (после записи в кассовую книгу ф. 440 (0504514) сдают в кредитную организацию. На сдаваемые суммы кассир составляет объявление на взнос наличными, а после получения квитанции о зачислении денежных средств на счет учреждения или централизованной бухгалтерии в кредитной организации бухгалтерия выписывает общий расходный кассовый ордер ф. КО-2 (0310002). При сдаче депонированной заработной платы (стипендий) на счет в кредитной организации в назначении платежа указывается: «Депонированная заработная плата».

Своевременно не полученные заработную плату и стипендии организации обязаны хранить в течение 3 лет и выдавать их по первому требованию работников или стипендиатов.

Выдача депонированных сумм производится по расходным кассовым ордерам ф. КО-2 (0310002). В случае их выдачи нескольким лицам в одном учреждении эти суммы могут выдавать по платежной ведомости ф. 389 (0504403). На таком документе ставится штамп «Депонент».

Бухгалтерии, включая централизованные бухгалтерии, не должны требовать от работников и стипендиатов каких-либо заявлений на получение депонированной заработной платы и стипендий. Не рекомендуется выдавать депонированную заработную плату по доверенности. При получении депонированной суммы работник или стипендиат ставит свою подпись в расходном документе.

Суммы заработной платы и стипендий, не полученные в срок, записывают в кредит субсчета 177 и дебет субсчета 180 или 181 и в установленные сроки сдают на соответствующие счета в кредитные организации, при этом производят бухгалтерскую запись по дебету субсчетов 091, 101, 110, 111 и кредиту субсчета 120. На суммы выданной депонентской задолженности дебетуется субсчет 177 и кредитуется субсчет 120 или 160.

Списание сумм депонентской задолженности, числящейся на балансе, по которой истек срок исковой давности, производят на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя и относят:

на увеличение прибыли; средств, формируемых из прибыли (субсчета 240,410), по средствам, полученным от предпринимательской деятельности;

на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270) по бюджетным средствам, целевым средствам и безвозмездным поступлениям.

Должностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, привлекаются к дисциплинарной ответственности в соответствии с действующим законодательством.

Учет депонированных сумм по заработной плате и стипендиям ведется в Книге аналитического учета депонированной заработной платы и стипендии ф. 41 (0504441). В централизованных бухгалтериях на каждое обслуживаемое в ней учреждение отводят отдельные страницы. Если учреждение или централизованная бухгалтерия наряду с заработной платой выплачивает и стипендии», то открывают две книги: одну для учета не востребованной в срок заработной платы, другую — для учета невостребованных стипендий. При сравнительно небольшом количестве депонированных сумм книга может вестись в целом по централизованной бухгалтерии (бухгалтерии).

Для отметок о выдаче сумм предусмотрены 12 граф (по количеству месяцев). Отметки о выдаче производят в соответствующей графе в зависимости от того, в каком месяце была выплата. Суммы, оставшиеся на конец года невыплаченными, переносят в новую книгу, открываемую также на год.

В бухгалтерских книгах до начала записей нумеруют все страницы (листы). На последней странице (листе) за подписью главного бухгалтера делают запись: «В настоящей книге всего пронумеровано… страниц (листов)». На каждой книге записывают наименование учреждения или централизованной бухгалтерии и год, на который книга открыта. Книгу ф. 441 (0504441) рекомендуется открывать ежегодно.

Запись производят по каждому депоненту непосредственно с платежных (расчетно-платежных) ведомостей, проведенных по расходу, в кассовой книге. При этом в ф. 441 заполняют следующие реквизиты: табельный номер, фамилия, имя и отчество депонента, а в разделе «Кредит (отнесено на счет депонентов)»: месяц, за который не получена заработная плата (стипендия), номер платежной (расчетно-платежной) ведомости и сумму. В графах «Дебет» против фамилии депонента записывают номер расходного кассового ордера, а выплаченную сумму — в графу того месяца, в котором произведена выплата. Итоги по выплаченным за месяц суммам должны равняться сумме, выданной в текущем месяце по кредиту счета «Касса» и дебету субсчета 177.

В конце месяца в книге подсчитывают обороты по дебету (по соответствующей графе) и по кредиту с начала года, выводят сальдо на начало следующего месяца, которые записывают на следующей за оборотами свободной строке. Сальдо должно быть равно итогу тех сумм по кредиту, против которых нет построчных записей по дебету, и сверено с данными книги «Журнал-Главная» ф. 308 (0504811).

При необходимости составляют оборотную ведомость ф. 285 (0504808).

В случае смерти работника (стипендиата) не полученная ко дню его смерти заработная плата (стипендия) выдается совместно проживающим с ним членам семьи, а также лицам, находившимся вследствие нетрудоспособности на иждивении умершего (постановление Совета Министров СССР от 19.11.1984 N 1153).

Пример операции по депонентским суммам централизованной бухгалтерии при Департаменте образования приведен ниже.

N п/п	Наименование операции	Корреспондирующие субсчета		Сумма (руб.)
		Дебет	Кредит
1	2	3	4	5
1	Согласно отчету кассира и реестру (ф. 414) 19 марта 2004 года депониро- вана заработная плата: по платежной ведомости (ф. 389) N 15 воспитателя детского дома Урюпиной Надежды Васильевны (табельный номер 52) — 1 800 руб.; по платежной ведомости (ф. 389) N 17 преподавателя педагогического училища Семеновой Валентины Павловны (табельный номер 29) — 1 900 руб. Итого по заработной плате 3 700 руб. По расчетно-платежной ведомости (ф 49) N 5 депонирована стипендия учащихся педагогического училища: Власовой Елены Дмитриевны — 150 руб.; Райкиной Татьяны Сергеевны — 150 руб. Итого по стипендиям 300 руб.	180-1 181-1	177-1 177-1	3 700-00 300-00
2	Внесена в установленный срок по объявлению на взнос наличными на счет централизованной бухгалтерии в кре- дитной организации депонированная за- работная плата — 3 700 руб. стипендии — 300 руб., всего — 4 000 руб.	101	120	4 000-00
3	Получена в кассу в апреле 2004 г. по чеку со счета централизованной бух- галтерии в кредитной организации сумма для выплаты депонированной за- работной платы воспитателя детского дома Урюпиной Надежды Васильевны 1 800 руб. и стипендии учащейся педагогического училища Райкиной Татьяны Сергеевны — 150 руб., всего 1 950 руб.	120	101	950-00
4	Выплачены: депонированная заработная плата по расходному кассовому ордеру (ф. КО-2) N 20 воспитателю детского дома Урюпи- ной Надежде Васильевне — 1 800 руб.; депонированная стипендия по расход- ному кассовому ордеру (ф. КО-2) N 21 учащейся педагогического училища Райкиной Татьяне Сергеевне -150 руб.; всего — 1 950 руб.	177-1	120	1 950-00
5	Перечислена 5 апреля 2004 г. депо- нентская задолженность бывшего препо- давателя школы-интерната Царевой Анны Павловны 500 руб. на субсчет 270 «Це- левые средства на содержание учрежде- ния и другие мероприятия», по которой 1 апреля 2004 г. истек срок исковой давности. Задолженность образовалась на 1 ап- реля 2001 г. Операция проведена по мемориальному ордеру (ф. 274) N 16.	270-1	177-1	500-00

Запись операций по регистрам учета: первоначально операции записываются в реестр депонированных сумм ф. 414 (0504414), далее записи производятся в книги аналитического учета депонированной заработной платы и стипендий ф. 441 (0504441).

Реестр депонированных сумм /————\ | Коды | |————| Форма 414 по ОКУД | 0504414 | |————| за 19 марта 2004 г. Дата |19.03.2004 | |————| Централизованная бухгалтерия при Департаменте по ОКПО | | ——————— | | образования | | ————————————————— |————| Раздел, подраздел по ФКР | | ——————————— |————| Целевая статья по КЦСР | | ——————————— |————| Вид расходов по КВР | | |————| Единица измерения: руб. по ОКЕИ | 383 | \————/
/——\ /——\ /——\ Код аналити- |177-1| Дебет |180-1| Кредит | 177-1| ческого учета | | субсчета |181-1| субсчета | | \——/ \——/ \——/
/————————————————————————\ | Структурное |Номер пла-|Фамилия, имя,|Табельный|Вид расче-| Сумма | | подразделение|тежной ве-|отчество | номер |та | | | |домости | | | | | |—————+————+—————+———+———-+———| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |—————+————+—————+———+———-+———| |1. Детский дом| 15 |Урюпина Надеж-| 52 | зарплата |1 800-00| |- воспитатель | |да Васильевна | | | | |—————+————+—————+———+———-+———| |2. Педагогиче-| 17 |Семенова Ва-| 29 | зарплата |1 900-00| |cкое училище -| |лентина Павло-| | | | |преподаватель | |вна | | | | |—————————————————————+———| | Итого по зарплате| 700-00| |—————————————————————+———| |1. Педагогиче-| 5 |Власова Елена| 10 | стипендия| 150-00| |cкое училище -| |Дмитриевна | | | | |учащаяся | | | | | | |—————+————+—————+———+———-+———| |2. Педагогиче-| 5 |Райкина Татья-| 18 | стипендия| 150-00| |cкое училище -| |на Сергеевна | | | | |учащаяся | | | | | | |—————————————————————+———| | Итого по стипендии| 300-00| \—————————————————————+———| Итого|4 000-00| \———/
Форма 0504414 с. 2
/————————————————————————\ | Структурное |Номер пла-|Фамилия, имя,|Табельный|Вид расче-| Сумма | | подразделение|тежной ве-|отчество |номер |та | | | |домости | | | | | |—————+————+—————+———+———-+———| | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | |—————+————+—————+———+———-+———| | | | | | | | |—————+————+—————+———+———-+———| | | | | | | | \—————————————————————+———| Итого| | \———/
Главный бухгалтер Ветрова Н.П. Кассир Ахмадова Р.С. ——— ————- ——— ———— (подпись) (расшифровка (подпись) (расшифровка подписи) подписи)
Бухгалтер Бугрова В.И. «19» марта 2004 г. ——— ——————— (подпись) (расшифровка подписи)

Книга
аналитического учета
депонированной заработной платы и стипендий

/———-\ | Коды | |———-| Форма 441 по ОКУД | 0504441 | |———-| за ____________________ 2004 г. Дата | 2004 | |———-| Централизованная бухгалтерия при Департаменте по ОКПО | | ———————— | | образования | | —————————————————- |———-| Единица измерения: руб. по ОКЕИ | 383 | |———-| Дата открытия |01.01.2004| |———-| Дата закрытия | | \———-/
Субсчет 177 «Расчеты с депонентами» Депонированная заработная плата
Школа-интернат Форма 441 с. 2

Табель- ный но- мер	Фамилия, имя, отчест- во	Кредит (отнесено на счет депонентов)			Дебет — выплачено				Дебет — выплачено
		месяц	платеж- ная ве- домость	сумма	расход- ный кас- совый ордер	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
1	Остаток на 01.01.04 г. (депониро- ванная зар- плата бывше- го препода- вателя шко- лы-интерната Царевой Анны Павловны. Задолжен- ность обра- зовалась на 01.04.2001).	Ап- рель	10	500
45	Перечислена 05.04.04 депонентская задолжен- ность на субсчет 270, по которой истек срок исковой дав- ности бывше- го препода- вателя шко- лы-интерната Царевой Анны Павловны								500-00
	Оборот за месяц								500-00
	Остаток на 01.05.2004			—

Детский дом Форма 441 с. 2

Табель- ный но- мер	Фамилия, имя, от- чество	Кредит (отнесено на счет депонентов)			Дебет — выплачено				Дебет — выплачено
		месяц	платеж- ная ве- домость	сумма	расход- ный кас- совый ордер	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
52	Урюпина Надежда Васильевна	Март	15	1800					1800
	Оборот за месяц			1800	20				—
	Остаток на 01.04.2004			1800
	Оборот за месяц								1800
	Остаток на 01.05.2004

Форма 441 с.2 Педагогическое училище

Табель- ный но- мер	Фамилия, имя, от- чество	Кредит (отнесено на счет депонентов)			Дебет — выплачено				Дебет — выплачено
		месяц	платеж- ная ве- домость	сумма	расход- ный кас- совый ордер	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
269	Семенова Валентина Павловна	Март	17	1900
	Оборот за месяц			1900
	Остаток на 01.04.2004			1900

В настоящей книге всего пронумеровано страниц (листов) _____________ Главный бухгалтер Ветрова Н.П. ——— ——————— (подпись) (Расшифровка подписи)
«01» января 2004 года
Книга аналитического учета депонированной заработной платы и стипендий
/———-\ | Коды | |———-| Форма 441 по ОКУД | 0504441 | |———-| за _____________________ 2004 г. Дата | 2004 | |———-| Централизованная бухгалтерия при Департаменте по ОКПО | | ———————— | | образования | | —————————————————- |———-| Единица измерения: руб. по ОКЕИ | 383 | |———-| Дата открытия |01.01.2004| |———-| Дата закрытия | | \———-/ Субсчет 177 «Расчеты с депонентами» Депонированная стипендия
Педагогическое училище Форма 441 с. 2

Табель- ный но- мер	Фамилия, имя, от- чество	Кредит (отнесено на счет депонентов)			Дебет — выплачено				Дебет — выплачено
		месяц	платеж- ная ве- домость	сумма	расход- ный кас- совый ордер	январь	февраль	март	апрель	май	июнь	июль	август	сентябрь	октябрь	ноябрь	декабрь
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12	13	14	15	16	17	18
10	Власова Елена Дми- триевна	Март	5	150
18	Райкина Татьяна Сергеевна	Март	5	150	21				150
	Оборот за месяц			300
	Остаток на 01.04.2004			300
	Оборот за месяц								150
	Остаток на 01.05.2004			150

В настоящей книге всего пронумеровано страниц (листов) _____________ Главный бухгалтер Ветрова Н.П. ——— ——————— (подпись) (Расшифровка подписи)

В централизованных бухгалтериях, бухгалтериях учреждений отчет кассира ежедневно (по мере совершения кассовых операций) вносится в накопительную ведомость по кассовым операциям ф. 381 (мемориальный ордер 1) (0504513), а депонированные суммы рекомендуется записывать в этот же мемориальный ордер в раздел «Вторые записи» (с. 2 формы). Однако в Инструкции суммы депонированной заработной платы и суммы депонированных стипендий указаны в мемориальном ордере 5 «Свод расчетных ведомостей по заработной плате и стипендиям» ф. 405 (0504405).

По нашему мнению, отражение указанной операции наиболее целесообразно в мемориальном ордере 1, но право решения этого вопроса остается за главным бухгалтером централизованной бухгалтерии или учреждения.

Корреспонденция счетов по расчетам с депонентами

N
п/п