Для передачи электронных документов между государствами используется

В соответствии со статьей 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.».

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N3 1, ст. 3233), в следующей редакции:

«2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.».

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства Российской Федерации

В. Путин

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. Основные понятия

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

«документирование» — фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

«делопроизводство» — деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

«документ» — официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

«документооборот» — движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

«реквизит документа» — обязательный элемент оформления документа;

«подлинник документа» — первый или единственный экземпляр документа;

«копия документа» — документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

«регистрация документа» — присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

«номенклатура дел» — систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

«дело» — совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

«служба делопроизводства» — структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм — левое, 10 мм — правое, 20 мм — верхнее и 20 мм — нижнее.

8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

м) текст документа;

н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

с) виза;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых — в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

20. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу дело производства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформ ления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения.

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Приложение

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

8. Входящий номер документа

9. Ссылка на исходящий номер и дату документа

10. Наименование текста

11. Индекс дела

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

Российский университет кооперации

Кафедра информационных технологий

Дисциплина: Информационные системы и технологии

Вопрос номер 1.

Укажите четыре основные группы технических средств, используемых в АИС торговых предприятий

1. Обработки и хранения информации

2. Передачи данных

3. Записи программ на компакт-диски

4. Сбора, регистрации данных

5. Выдачи информации

6. Сканирования рисунков, графиков

Вопрос номер 2.

Укажите шесть наиболее значимых требований к техническим средствам АИС предприятий

1. Надежность, аппаратная и программная совместимость

2. Соответствие стандартам безопасности

3. Минимум расходов на приобретение и эксплуатацию

4. Минимум площади для установки

5. Обеспечение высокого уровня автоматизации решения зад

6. Обеспечение обработки информации в установленные сроки

7. Возможность использования в вычислительных сетях

Вопрос номер 3.

Укажите пять факторов, наиболее значимых при выборе средств сбора, передачи, обработки и выдачи информации для АИС предприятия

1. Большое разнообразие форм первичных документов

2. Объем обрабатываемой информации

3. Удаленность источников от потребителей информации

4. Состав требуемых системных и прикладных программ

5. Степень унификации документов

6. Состав автоматизируемых задач, сроки решения

7. Количество одновременно решаемых задач

Вопрос номер 4.

Сервер ЛВС — мощный, надежный компьютер, предназначенный для обработки запросов от сетевых рабочих станций, предоставляющий им доступ к общим ресурсам.

Укажите функции сервера ЛВС.

1. «Отвечает» за коммуникационные связи сетевых рабочих

станций (пользовательских компьютеров)

2. Организует доступ к общим сетевым ресурсам (дисковом

пространству, принтеру, модему)

3. Выполняет прикладные программы, которые запускают

пользователи со своих рабочих станций («клиент-сервер”)

4. Обеспечивает одновременную совместную работу

пользователей сети

5. Считывает данные с пластиковых карточек

Вопрос номер 5.

Установите соответствие

Автоматизируемые работы

Многовариантные расчеты и печать планов — 3

Ввод в компьютер данных с платежных поручений — 1

Проведение оперативной инвентаризации товаров — 2

Оперативное получение биржевой информации — 4

Технические средства, системы

1. Сканер + ПК

2. Ручной терминал сбора данных + ПК

3. ПК + принтер

4. ПК + модем + глобальная сеть

Вопрос номер 6.

Установите соответствие

Устройства

Коммутатор (switch) — 1

Модем — 2

Факс-модем — 4

Маршрутизатор (router) — 3

Назначение

1. Обеспечение прямого соединения двух любых компьютеров в локальной вычислительной сети

2. Передача данных между удаленными ПК по телефонным и другим линиям связи

3. Выбор пути и передача данных, обеспечение связи между сетями, использующими различные топологии и протоколы

4. Передача данных и копий документов между удаленными ПК по телефонным и другим линиям связи

Вопрос номер 7.

Расположите последовательно системы (устройства), обеспечивающие покупку товаров в виртуальном Интернет-магазине, начиная с ПК пользователя

1. ПК пользователя — 1

2. Городская линия телефонной связи — 3

3. ЭВМ виртуального Интернет-магазина — 6

4. ЭВМ провайдера Интернета — 4

5. Модем — 2

6. Сеть передачи данных — 5

Вопрос номер 8.

К средствам передачи данных относятся

1. Маршрутизаторы

2. Мосты, шлюзы

3. Модемы, факс-модемы

4. Считыватели платежных карточек

5. Стримеры

6. Концентраторы

7. Коммутаторы

Вопрос номер 9.

Сканер и программа распознавания форм (текста) обеспечивает автоматизированный ввод в ЭВМ данных с первичных документов, к которым относятся

(укажите три документа)

1. Товарная накладная

2. Платежное поручение

3. Налоговая декларация

4. Акт о приёмке товаров

5. Счет на оплату товаров

6. Страховая анкета

Вопрос номер 10.

Терминалы биометрического контроля доступа (устройства идентификации личности по «отпечаткам» пальцев) применяются для идентификации

1. Владельцев пластиковых карточек

2. Пользователей программ и баз данных

3. Клиентов банков

4. Штриховых кодов

5. Персонала организаций, предприятий

Вопрос номер 11.

Укажите верные утверждения

1. ЛВС обеспечивает обмен данными между ПК на относительно небольшом расстоянии (сотни метров)

2. Создание ЛВС необходимо, когда для решения задач фирм требуется регулярный и быстрый обмен данными между ПК

3. Объединение автономных ПК предприятия в сеть позволяет

4. В ЛВС мощный компьютер выделяется для выполнения функций сервера, на него устанавливается сетевая ОС

5. ЛВС обеспечивает обмен данными между ПК на относительно большом расстоянии (десятки километров)

Вопрос номер 12.

Установите соответствие

Автоматизируемые работы

Ввод в компьютер текста, рисунков — 2

Учет продажи товаров в магазинах — 1

Печать товарных документов — 3

Приобретение товаров в Интернет-магазинах — 4

Технические средства, системы

1. POS-терминал со считывателем штрих-кодов + ЛВС

2. Сканер + ПК

3. ПК + принтер

4. ПК + модем + глобальная сеть

Вопрос номер 13.

К прикладным программам общего назначения, применяемым в АИС предприятий, относятся

1. Текстовые и табличные процессоры

2. Программы архивирования данных

3. Антивирусные программы

4. Системы управления базами данных (СУБД)

5. Справочные правовые системы

6. Программы распознавания символов (текста)

7. Программы для автоматизации делопроизводства и документооборота

Вопрос номер 14.

Укажите пять наиболее значимых факторов, влияющих на выбор программного комплекса для АИС предприятия

1. Требуемый объём свободного пространства на ЖМД для установки

2. Используемая операционная система, СУБД (платформа)

3. Соответствие функциональных возможностей требованиям предприятия

4. Местонахождение разработчика

5. Стоимость одного рабочего места

6. Сроки внедрения, сложность освоения и эксплуатации

7. Результаты внедрения на аналогичных предприятиях

Вопрос номер 15.

Торговое предприятие имеет автономно работающие ПК.

Для создания ЛВС топологии «звезда» надо дополнительно приобрести (укажите 5 компонентов)

1. Сервер

2. Источник бесперебойного питания

3. Звуковые платы по числу ПК

4. Сетевые платы по числу ПК

5. Планшетный сканер

6. Концентратор (коммутатор), кабель

7. Сетевую ОС

Вопрос номер 16.

Укажите верные утверждения о провайдерах Интернета

1. Ведущие провайдеры имеют собственные каналы связи, в т.ч. высокоскоростные волоконно-оптические

2. Региональные узлы сетей «Релком»,»Демос» выполняют только техническую поддержку абонентов, в т.ч. установку модема

3. Обеспечивают прием, передачу, хранение электронной почты, доступ к российским и зарубежным WWW-серверам

4. Производят отправку факсов, телексов, телетайпных сообщений при отсутствии у абонента необходимой техник

5. Создают для абонентов WWW-серверы, предоставляют дисковое пространство для Web-страниц

6. Предоставляют доступ к многочисленным телеконференциям

Вопрос номер 17.

Укажите верные утверждения

1. Для мобильного доступа в Интернет используются беспроводные (радио) технологии, в т.ч. с помощью сотового телефона

2. Выделенная (некоммутируемая) линия — линия телефонной или другой связи, к которой постоянно подключены оконечные устройства обработки (передачи) данных

3. Выделенная линия обеспечивает постоянное подключение Интернет, нужна при большом объеме приёма/передачи данных

4. Высокую скорость передачи данных, графики, видео, звук обеспечивают волоконно-оптические линии связи и функционирующие на их основе сети телекоммуникаций

5. Скорость и качество передачи данных по выделенным и коммутируемым линиям связи примерно одинаковы

Вопрос номер 18.

Аппаратный комплекс ЛВС для автоматизации учета товаров наличных и безналичных расчетов в магазине включает

1. Сервер, источник бесперебойного питания, коммутатор

2. Принтер для печати штрих-кодов и этикеток

3. Листопротяжные сканеры

4. Сетевые рабочие станции (ПК) для специалистов

5. Модем

6. Считыватели платежных (пластиковых) карточек

7. Контрольно-кассовые машины со сканерами штрих-кодов

Вопрос номер 19.

Укажите верные утверждения по архитектуре (технологии обработки данных в сети) «клиент-сервер»

1. Компьютер, управляющий ресурсами, называют сервером, а компьютер, желающий ими воспользоваться — клиентом

2. Базы данных и прикладные программы хранятся на сервере

3. Прикладные программы выполняются сервером приложений

4. Между клиентом и сервером обмен идёт в основном кодам клавиш, событиями «мыши», фрагментами изображения

5. Минимизируется загрузка сети

6. Прикладные программы выполняются клиентом (ПК пользователя — рабочей станцией ЛВС)

Вопрос номер 20.

Установите соответствие

Термины

Сервер баз данных — 3

Коммуникационный сервер — 2

Файловый сервер (файл-сервер) — 4

Сервер приложений — 1

Определения

1. компьютер, используемый для выполнения прикладных программ (решения задач) пользователей сети

2. компьютер, предоставляющий рабочим станциям сети доступ к модему, факс-модему, Интернет

3. компьютер, выполняющий функции хранения, обработки и управления файлами баз данных

4. компьютер, хранящий данные пользователей сети и обеспечивающий доступ пользователей к этим данным

Вопрос номер 21.

Установите соответствие

Понятия локальной вычислительной сети

Топология сети — 2

Топология «шина» — 1

Топология «звезда» — 4

Метод доступа — 3

Определения

1. все компьютеры сети подключены к одному общему кабелю

2. способ (логическая схема) соединения компьютеров в сети

3. набор правил, определяющий использование канала передачи

данных, соединяющего компьютеры в сети

4. каждый компьютер сети подсоединен своим кабелем к

концентратору (коммутатору)

Вопрос номер 22.

Укажите четыре основные компоненты ЛВС

1. Сетевые рабочие станции (ПК с сетевыми платами)

2. Плоттеры

3. Кабели (передающие среды)

4. Коммуникационное оборудование

5. Серверы

6. Струйные принтеры

Вопрос номер 23.

В локальной сети с выделенным сервером, работающей под управлением сетевой ОС (укажите верные утверждения)

1. Возможно совместное использование одной копии программы, хранимой на сервере

2. Совместно используемые файлы хранятся на сервере, что облегчает их сопровождение, обеспечение целостности

3. Возможна совместная (групповая) работа сотрудников на своих ПК, при подготовке одного документа (отчета и др.)

4. Необходимо иметь принтеры для каждой рабочей станции

5. Один модем может использоваться для приема/передачи данных с каждой рабочей станции

6. На высокоскоростном сетевом принтере могут выводиться на печать данные со всех или части рабочих станций

Вопрос номер 24.

Установите соответствие

Понятия

Открытая система -3

Глобальная сеть — 1

Корпоративная сеть — 2

Определения

1. компьютерная сеть, предоставляющая абонентам страны, многих стран коммуникационные, информационные услуги

2. компьютерная сеть, объединяющая локальные сети подразделений крупного предприятия, в т.ч., в других городах

3. информационная система, удовлетворяющая требованиям

ряда стандартов (ISO и др.), взаимодействующая путем обмена информацией с другими системами

Вопрос номер 25.

Объединение компьютеров в сеть обеспечивает совместное использование (разделение) ее ресурсов — аппаратных, программных, информационных. В ЛВС обеспечивается …

1. Хранение на ЖМД сервера общих данных (файлов) и работ с ними многих пользователей

2. Одновременная работа многих пользователей с установленными на сервере правовыми и другими справочными системами

3. Уменьшение в 2-3 раза времени на ввод данных по сравнению с использованием автономных компьютеров

4. Совместное использование сетевого принтера многими сетевыми рабочими станциями

5. Обмен данными между всеми компьютерами сети, возможность доступа с каждого компьютера в сеть Интернет

Вопрос номер 26.

Установите соответствие

Программы

Оборот+ — 2

Гарант — 3

Form Reader — 1

БООС-Кадровик — 4

Назначение

1. Распознавание данных платежных поручений и других

платежных документов

2. Оперативный и складской учет закупок, продажи и запас

товаров

3. Справочная правовая система

4. Расчет заработной платы и учет кадров

Вопрос номер 27.

Установите соответствие

Классы программ

Персональные СУБД — 4

Промышленные (профессиональные) СУБД — 5

Программные комплексы для АИС средних предприятий — 2

Корпоративные информационные системы — 3

Системы автоматизации документооборота — 1

Программы (системы)

1. БООС-Референт, Дело, Евфрат

2. 1С:Предприятие 7.7/8.0, БЭСТ-4/5, Инфин-управление

3. R/3, BAAN, Axapta, Navision, Галактика, Эталон, Комп

4. FoxPro, MS Access, Clipper

5. Oracle, DB2, Informix, Sybase, MS SQL Server

Вопрос номер 28.

Установите соответствие

Адрес в сети Интернет

http://www.rbc.ru – 3 2 1 4

Расшифровка элементов адреса (справа налево)

1. Краткое наименование организации (фирмы)

2. Информационная гипертекстовая система

3. Протокол передачи гипертекста

4. Имя домена верхнего уровня

Вопрос номер 29.

Установите соответствие

Термины

Экстрасеть — 2

Электронная коммерция — 3

Интрасеть — 1

Определения

1. Внутрикорпоративный Интернет для передачи и обработки информации на базе существующей ЛВС, использующий протоколы TCP/IP, Web-сервер и браузеры на ПК пользователей

2. Внутри- и межкорпоративный Интернет с возможностью доступа покупателей (контрагентов) к информационной базе предприятия, например для заказа товаров

3. Деловые операции, выполняемые электронными средствами использованием сети Интернет, включая оформление закупку товаров и их оплату

Вопрос номер 30.

Укажите верные утверждения

1. Поисковые серверы Rambler, Yandex позволяют найти в Интернете нужную информацию, в т.ч. по ключевым словам

2. Поисковые серверы могут переводить запрос и результат поиска в Интернете с русского на английский и наоборот

3. Proxy-сервер хранит ответы (Web-страницы) на запросы пользователей и при аналогичных запросах выдает копии ответов

4. Спам — непрошенные рекламные сообщения в электронной почте, «сетевой мусор»

5. Контент — программа, устанавливаемая на ПК пользователей обеспечивающая поиск данных в Интернете в фоновом режиме

6. Баннер — часть Web-страницы, содержащая рекламу-ссылку на Web-сервер рекламодателя

Электронный документооборот: от дискеты до цивилизованного взаимодействия

Обмен электронными документами между организациями — это один из современных способов взаимодействия контрагентов, бизнес-партнеров и иных заинтересованных лиц. Времена бумажных технологий постепенно уходят. На смену им уже пришли новые, законодательно закрепленные и технически подкрепленные технологии.

Первыми на электронный документооборот перешли не отдельные компании или ИП. Система электронного документооборота в ее современном виде затронула большинство бизнесменов десяток лет назад, когда налоговые органы и внебюджетные фонды стали вдруг требовать от налогоплательщиков и страхователей представлять не бумажную отчетность, а ее электронные образы.

С тех пор мы стали постигать все премудрости работы с электронными документами. Постепенно знакомились со спецпрограммами, позволявшими формировать электронные отчеты. Многократно посещали инспекции с одним электронным отчетом из-за невозможности самостоятельно выявить ошибки на стадии его подготовки (контроль происходил только непосредственно в программе контролирующего органа).

Но этот процесс еще нельзя было назвать полноценным документооборотом. Мы только готовили отчеты в электронном виде и на дискетах приносили контролерам. Происходило одностороннее взаимодействие. Сейчас этот процесс значительно прогрессировал и система документооборота заработала практически в полную силу.

Преимуществами электронного документооборота компании стали пользоваться не только при взаимодействии с контролирующими органами, но и внутри бизнес-сообщества между собой.

Далее подробнее поговорим о технологии обмена документами в электронном виде между организациями.

Что такое электронный обмен документами между предприятиями

Что такое электронный документооборот между предприятиями на современном этапе?

Это система работы с документами, когда их оригиналы формируются сразу в электронном виде в режиме безбумажной технологии. И обмен документами происходит тоже электронно.

Такая система эффективна и жизнеспособна только в том случае, если обе стороны электронного документооборота согласовали свои действия и технически готовы обмениваться электронными документами.

О переходе на электронные трудовые книжки читайте в этой публикации.

Важный элемент любого электронного документооборота — электронный документ. Чтобы придать созданному в электронной форме документу юридически значимую силу обеим сторонам электронного документооборота необходимо обеспечить ему 3 важных свойства. Электронный документ должен:

  • Обладать обязательными реквизитами.
  • Соответствовать утвержденному формату.
  • Удостоверяться подписью ответственного лица.

Если вы и ваш контрагент организовали на своих предприятиях формирование электронных документов по установленным форматам, необходимо технически обеспечить ваше с ним электронное взаимодействие. Как это сделать?

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами

Чтобы 2 отдельно взятые системы взаимно и эффективно обменивались документами, нужно прописать все нюансы документооборота в специальном регламенте.

В первую очередь необходимо разобраться, какие электронные документы должны быть подписаны простой электронной подписью, а какие — усиленной. Законодательно допускаемые виды электронных подписей указаны на рисунке.

В электронном документообороте с контрагентами могут участвовать документы разной степени значимости и конфиденциальности. Например, наиболее жесткие требования предъявляются к электронным счетам-фактурам: их нужно подписывать исключительно УКЭП и отправлять через оператора ЭДО (приказ Минфина России от 10.11.2015 № 174н). А для внутренних документов компании применение УКЭП не является обязательным. Поэтому компания сама решает, какой подписью будет подписан тот или иной внутренний документ.

В регламенте об электронном документообороте необходимо закрепить порядок подписания электронных документов и очертить круг ответственных лиц, которые вправе их подписывать.

После решения всех регламентных вопросов с контрагентами необходимо выбрать оператора ЭДО, через которого вы будете обмениваться электронными документами, и заключить с ним договор. Кроме того, потребуется решить и иные задачи:

  • Организовать электронный архив полученных и отправленных электронных документов.
  • Внести дополнения в учетную политику в части перехода на электронный документооборот.
  • Обеспечить ответственных лиц электронными подписями.
  • Решить иные организационные и технические вопросы, необходимые для эффективной работы системы.

Обмен документами в виде скан-образов: как и когда это возможно

Электронный обмен между контрагентами документами в виде их скан-образов практикуется в компаниях давно — со времен появления разнообразных почтовых интернет-сервисов. Для этого не нужно каких-то специальных программ или подключения к операторам ЭДО. Однако простота использования такого способа обмена документами имеет ряд существенных недостатков:

  • Невозможность обеспечения гарантированной безопасности информации.
  • Значительные затраты времени и трудовых ресурсов на перевод бумажного документа в электронный скан-образ.
  • Необходимость в последующей распечатке документа.
  • Невозможность быстрого обмена согласованными документами.
  • Иные недостатки (отсутствие возможности отследить документ, задержки согласования по иерархии в компании и т. д.).

Это приводит к сужению сферы применения подобного способа обмена документами в электронном виде между организациями. Обмен скан-образами используется в основном для тех видов документов, которые не являются для компании юридически значимыми. И высылаются они электронно контрагенту только для ускорения взаимодействия (исполнения условий договоров или решения текущих хозяйственных задач). При этом параллельно бумажный оригинал отправляется по почте или курьерской службой.

Правомерно ли принять к учету в целях исчисления налога на прибыль электронные скан-копии документов, подписанные ЭЦП, если электронный документооборот сторонами не применяется? Ответ на этот вопрос вы найдете в КонсультантПлюс. Получите бесплатный пробный доступ к системе и переходите к разъяснениям эксперта.

Когда нужно заявление о подключении к электронному документообороту

Иногда в целях внешнего взаимодействия с заинтересованными лицами компании требуется оформить по специальной форме заявление о подключении к электронному документообороту и ряд других документов. Большинство компаний сталкиваются с необходимостью оформления такого заявления при сдаче электронной отчетности в ПФР.

В этом случае участниками электронного документооборота будут не партнеры по бизнесу, а компания и внебюджетный фонд. Заявление нельзя написать в произвольной форме — его готовый шаблон можно найти на сайте ПФР. Оно должно содержать следующие данные:

  • Реквизиты компании, которая вступает в электронное взаимодействие с фондом.
  • Сведения об операторе связи и используемом средстве криптозащиты информации.

Образец заполнения заявления:

Но одного заявления для электронного взаимодействия с фондом недостаточно. Необходимо также:

  1. До оформления заявления выбрать аккредитованный удостоверяющий центр, обеспечивающий технические нюансы подключения документооборота по ТКС с последующим заключением с ним договора (соглашения) на оказание услуг по передаче электронных документов.
  2. После подачи заявления и проверки его специалистами фонда заключить с ПРФ соглашение о подключении к электронному документообороту. Бланк его можно скачать на сайте фонда.

Электронный информационный обмен компаний с ПФР позволяет без посещения фонда представлять сведения персонифицированного учета, своевременно выявлять и исправлять ошибки в отчетности, решать ряд других задач.

Письмо о переходе на электронный документооборот

Компания сама определяет, как перейти на электронный документооборот с контрагентами. Но в любом случае это переговорный процесс. Предложение о переходе на электронный документооборот может решаться в устной форме, в виде письменного приглашения одного из бизнес-партнеров или путем подписания специального соглашения.

Чтобы письменно предложить контрагенту наладить электронный документооборот, можно направить в его адрес письмо. Рассылка таких писем помогает компании с объемным документооборотом пригласить к электронному взаимодействию новых и действующих партнеров.

В тексте письма в лаконичной форме нужно проинформировать контрагента:

  • О законодательно закрепленной возможности электронного документооборота.
  • Его преимуществах.
  • Формах документов, которыми планируется обмениваться в электронной форме.
  • Действиях, необходимых для перехода на эту систему.

Образец письма о переходе на электронный документооборот (выдержка) представлен ниже.

Можно, не меняя текста письма и подставляя только реквизиты контрагентов, быстро проинформировать их о вашем желании организовать взаимный электронный обмен документами.

Соглашение об обмене электронными документами между юридическими лицами

Нюансы безбумажного взаимодействия контрагенты могут прописать в отдельном соглашении об электронном документообороте. Как его составить?

Законодательством не установлены специальные требования к форме и содержанию соглашения об электронном документообороте между юридическими лицами. Поэтому его состав и содержание определяются его участниками. При этом необходимо соблюдать общие для такого рода документов стилистику и структуру (обязательно описать предмет соглашения, срок действия, реквизиты сторон и иные вопросы).

На рисунке ниже представлены основные (возможные) разделы такого соглашения.

Готовая форма соглашения об электронном документообороте уже составлена экспертами КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе, скачайте бланк, внесите свои реквизиты и соглашение готово.

С особенностями составления соглашений вас познакомят материалы:

  • «Форма соглашения о неустойке — образец»;
  • «Образец дополнительного соглашения к договору поставки».

Итоги

Электронный документооборот между организациями — это эффективный инструмент взаимодействия партнеров, современный способ обмена информацией и документами. Он позволяет обмениваться необходимыми электронными документами без их распечатки на бумаге и значительно сокращает время на их обработку, контроль и доставку контрагенту.

Чтобы наладить электронное взаимодействие, необходимо согласовать его нюансы. Это можно сделать в устной форме, отправить письмо и (или) подписать отдельное соглашение. Понадобится также решить ряд сопутствующих вопросов (прописать порядок электронного документообмена, установить ответственных лиц, снабдить их электронной подписью и т. д.).

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *