Документооборот, что это?

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

  1. Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.
  2. Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.
  3. Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Виды и применение электронных документов

Рассмотрим самые распространённые документы в практике документооборота компаний и индивидуальных предпринимателей.

Договоры, контракты, соглашения

Часть 2 статьи 434 ГК РФ разрешает заключение письменных договоров путём обмена электронными документами, в том числе с использованием сторонами сделки электронной почты. Обязательное требование — возможность достоверно установить, что документ, например экземпляр договора, исходит от стороны сделки.

Выполнить условие легко: договоритесь с контрагентом о заключении договора таким способом, составьте и подпишите договор с использованием электронной подписи. Аналогичным способом можно обмениваться протоколами разногласий и дополнительными соглашениями, вносить изменения в договоры и направлять претензии.

Первичные учётные документы

Требования к ним изложены в статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (редакция от 28.11.2018) «О бухгалтерском учёте». Специальные требования к счетам-фактурам — в статье 169 НК РФ.

Первичные документы могут быть бумажными или электронными, электронный первичный документ обязательно должен быть подписан электронной подписью. Но если законом или договором предусмотрено представление первичного документа в бумажном виде, он должен быть представлен именно на бумаге. Если бумажного документа нет, придётся его создать — распечатать соответствующий электронный документ. Это условие пока препятствует полному переходу на электронный документооборот: многие компании вынуждены дублировать документы полностью либо частично. Для обмена электронными счетами-фактурами и УПД, например, необходимо, обращаться к услугам оператора электронного документооборота. Также вести документооборот через оператора ЭДО целесообразно при больших объёмах документооборота — налаженная система сбережёт ваше время.

Выполнение всех требований к первичным учётным документам — это фактически выполнение требований ФНС. Упрощает задачу применение обязательных или рекомендованных налоговым органом форматов — формализованных электронных документов. Обязательные форматы утверждены для счёта-фактуры и универсального передаточного документа, в том числе корректировочных (Приказы ФНС № ММВ-7-15/155@, № ММВ-7-15/155@ и № ММВ-7-15/189@). Рекомендованные форматы есть для акта приёмки работ и документа о передаче товаров (Приказы ФНС № ММВ-7-10/552@ и № ММВ-7-10/551@) — можно применять их или разработать свой формат.

Отчётность

Всю налоговую и бухгалтерскую отчётность можно представлять в электронной форме. Обязательное условие для сдачи электронной отчетности — подписание документов усиленной квалифицированной электронной подписью. Передавать отчётность в электронном виде можно через оператора ЭДО или через официальный сайт ФНС.

Документы для подачи в суд

Любые процессуальные документы можно подавать в суд в электронном виде, в том числе в форме электронного документа. Для электронной подачи документов в арбитражные суды используется сервис «Мой арбитр», в суды общей юрисдикции — личный кабинет пользователя в разделе «Подача процессуальных документов в электронном виде» официального сайта суда на портале ГАС «Правосудие». Электронный образ документа можно заверить простой электронной подписью, электронный документ подписывается только усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обращения в государственные органы

Большинство ведомств уже поддерживают онлайн-обмен документами и обращениями через сайты и личные кабинеты пользователей. Чтобы обратиться в государственный орган через интернет или направить электронный документ, зайдите на официальный сайт нужного ведомства, найдите раздел для обращений или направления отчётности в электронном виде и воспользуйтесь указанной информацией.

Юридическая значимость электронной переписки

Несколько иначе, чем электронные документы, подписанные ЭП надлежащего вида, выглядит обмен письмами или сообщениями посредством электронной почты, мессенджеров или СМС-сообщений. В этих случаях, как правило, не используется привычная электронная подпись. Что тогда служит средством идентификации — интересный вопрос, прежде всего, с позиции судебной практики.

Электронную переписку, где не используется усиленная электронная подпись, можно приравнять к обороту документов с применением простой электронной подписи. В данном случае это не противоречит правилам и нормам. Но необходимость идентификации отправителя и получателя в случае спора обязательно возникнет.

В процессе идентификации отправителей и получателей писем и сообщений, возможно, потребуется определить:

  • кто составил документ;
  • кто, в какое время и откуда его направил;
  • кто, в какое время и где получил;
  • применялся ли полученный документ, какой юридический характер и значимые последствия он имел.

Дать ответы на эти вопросы и подтвердить их доказательствами бывает непросто.

Если адреса электронной почты указаны в договоре с контрагентом и при этом чётко определён порядок обмена документами, проблем обычно не возникает. Идентифицировать СМС-отправления можно посредством сотового оператора. Сообщения в чатах и мессенджерах — через техподдержку соответствующей платформы. Но проблемы могут возникнуть, если придется оспаривать факт личного отправления. Ведь не исключено, что доступ к логину, паролю, устройству и сим-карте может получить третье лицо.

В 2016 году арбитражный суд Санкт-Петербурга и Ленинградской области рассматривал дело №А56-95953/2015, где фигурировали СМС-уведомления. Истец судился со Сбербанком относительно несанкционированного вывода со счёта истца денежных средств на сумму более 6 миллионов рублей. Для операций использовались платёжные поручения, подготовленные в информационной системе банка и подписанные сгенерированными одноразовыми кодами (паролями), которые направлялись на телефон истца и при вводе в подтверждение операции означали подписание документа простой ЭП. Суд отказал в удовлетворении исковых требований, сославшись на то, что истец, хотя, возможно, и не был причастен к операциям, не обеспечил недоступность средств идентификации.

Изложенная позиция суда наглядно показывает, что фактически к электронной переписке, где используются средства идентификации, отличные от электронной подписи, применяются аналогичные с ЭП требования. Получение и ввод кода из СМС для подтверждения действий — аналог использования простой электронной подписи.

Подведём итог

Любые документы можно передавать в электронном виде, к тому же практически все они в таком виде создаются изначально, но важно соблюдать требования. Главное в передаче документов в электронном виде или электронных документов — проверить, выполнены ли технические требования и требования к виду электронной подписи. Не стоит забывать также о правильности формы и содержания документа.

Второй момент — целесообразность перехода на ЭДО, станет ли документооборот проще, быстрее, надёжнее и экономичнее. Ради передачи нескольких документов в год нет смысла тратиться на организацию электронного документооборота. Но если объём документооборота большой, расходы на печать и доставку бумажных документов превышают потенциальные затраты на электронный документооборот, выгоднее . Использование системы электронного документооборота поможет существенно сэкономить и упростить работу.

Организация делопроизводства

Если говорить об организации делопроизводства как о последовательности действий, которые должны быть выполнены в организации, то первый шаг – это создание отдельного подразделения (назовем его отделом делопроизводства) или, при небольшом объеме документооборота, назначение работника, в обязанности которого будет входить организация работы с документами. В небольшой организации это может быть секретарь руководителя, на которого кроме функций информационного, документационного и организационно-технического обслуживания руководителя возложены функции организации работы с документами.

Создание специализированного делопроизводственного подразделения – отдела делопроизводства – сопровождается рядом последовательных действий.

■ Шаг 1: разработка и утверждение положения об отделе делопроизводства и должностных инструкций работников отдела. Положение об отделе делопроизводства определяет статус этого подразделения (его правовое положение), задачи, функции, права, ответственность, а также характер взаимоотношений с другими подразделениями.Должностные инструкции устанавливают распределение всего объема работы, выполняемого подразделением, между работниками с учетом их квалификации, технологии выполнения делопроизводственных работ и их объема.

■ Шаг 2: назначение работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации. Обязательным условием успешной работы с документами является назначение работников, в обязанности которых входит ведение делопроизводства в структурных подразделениях. Не каждое структурное подразделение организации может претендовать на то, чтобы иметь работника, который будет заниматься только ведением делопроизводства (секретаря или делопроизводителя). Если численность подразделения небольшая, объем документов также невелик, ведение делопроизводства структурного подразделения может быть поручено одному из работников подразделения, как правило, занимающему самую младшую должность специалиста, который будет выполнять обязанности по ведению делопроизводства наряду с выполнением обязанностей по своей должности. Назначение работников, отвечающих за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, осуществляется приказом руководителя организации.

■ Шаг 3: разработка и утверждение инструкции по документационному обеспечению (делопроизводству) организации (далее – Инструкция по ДОУ). Инструкция по ДОУ является основным нормативным документом, регламентирующим порядок и технологию работы с документами с момента их создания или поступления в организацию и до отправки корреспондентам или передачи на хранение. В Инструкции по ДОУ должны быть определены процессы и процедуры обработки документов на всех этапах их жизненного цикла. Инструкция является нормативным документом организации, утверждается руководителем организации и является обязательной для всех работников.

В настоящее время единственным методическим документом, определяющим порядок разработки Инструкции по ДОУ, являются Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76). Методические рекомендации предназначены для федеральных органов исполнительной власти, тем не менее, этот документ могут использовать иные органы власти, государственные и негосударственные организации, но с соответствующей корректировкой.

Несмотря на наличие Методических рекомендаций, разработчику инструкции необходимо проделать большую предварительную работу для выбора конкретной конфигурации системы делопроизводства, отражающей особенности работы с документами именно в данной организации.

Разработка Инструкции по ДОУ – это задача отдела делопроизводства (сотрудника, отвечающего за работу с документами). Цель разработки Инструкции по ДОУ – установить технологию работы с документами в организации. Содержание инструкции можно представить в виде следующих основных разделов:

● Правила документирования управленческой деятельности организации (составление и оформление основных комплексов управленческих документов, включая требования к бланкам, составу реквизитов и их оформлению);

● Правила организации документооборота организации (движение документов в процессе их создания и исполнения, получение и отправка документов, включая регистрацию документов, контроль исполнения документов, ведение справочной работы по документам);

● Правила организации хранения документов (систематизация исполненных документов в соответствии с номенклатурой дел, формирование дел, хранение дел, передача документов на архивное хранение, уничтожение документов с истекшими сроками хранения).

При разработке Инструкции по ДОУ необходимо основываться на положениях законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих документационное обеспечение и архивное дело, на положениях учредительных документов организации, в частности устава или положения (именно в этих документах определяется компетенция руководства, закрепляется право руководителя издавать определенные документы), выявить и проанализировать комплекс нормативных правовых актов, распорядительных документов, посвященных различным вопросам управленческой деятельности и организации работы с документами (например, приказ организации о распределении обязанностей между руководством или о делегировании права подписи, приказ о порядке учета, хранения и уничтожения бланков, печатей и штампов организации и др.). Выявление данного комплекса документов необходимо не только для анализа тех норм и правил в работе с документами, которые уже установлены в организации, но и для того, чтобы после утверждения инструкции (а часть положений из этих документов может войти в Инструкцию по ДОУ) можно было издать приказ о признании каких-то из этих документов утратившими силу.

■ Шаг 4: разработка номенклатуры дел, служащей основой систематизации документов в дела, формирования дел и ведения информационно-поисковой работы по документам. Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел необходима для качественного формирования документального фонда организации. Документальный фонд организации составляют документы, образовавшиеся в ее деятельности, как созданные в организации, так и поступившие из других организаций. Номенклатура дел позволяет формировать документы в дела таким образом, чтобы в дальнейшем можно было осуществлять эффективный поиск документов, если возникает потребность в их использовании. Кроме того, номенклатура дел выполняет еще одну важнейшую функцию – устанавливает сроки хранения документов.

В разработке номенклатуры дел кроме отдела делопроизводства принимают участие все структурные подразделения организации. Точнее сказать, сначала структурные подразделения организации разрабатывают номенклатуры дел подразделений, затем отдел делопроизводства формирует так называемую сводную номенклатуру дел, т.е. номенклатуру дел организации. Номенклатуру дел лучше вводить в действие с 1 января наступившего года, поскольку делопроизводство в организациях ведется по годам.

Номенклатура дел является основой для систематизации документов и организации их последующего хранения до передачи в архив организации или уничтожения по истечении установленных сроков хранения.

Часть 1. (ниже)

Общая нормативно-правовая база электронного документооборота

Понятие электронного документа и электронного документооборота

Часть 2. (последует далее)

Нормативное регулирование применения электронного документа и электронной подписи

Законодательные акты РФ, затрагивающие вопросы электронного документооборота

Нормативно-методические документы, регулирующие современную организацию электронного документооборота

Международные стандарты в области электронного документооборота

Заключение

Общая нормативно-правовая база электронного документооборота

Общероссийская нормативно-правовая база в области регулирования электронного документооборота, архивного дела включает в себя следующие документы:

● Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). В этом документе собраны основные принципы и нормы, определяющие общие требования к документационному обеспечению управления и обеспечения работы с документами в организациях.

● Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Данный закон регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов.

● Федеральный закон «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» от 02.05.2006 г. № 59-ФЗ. Настоящим Федеральным законом устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан государственными органами, органами местного самоуправления и должностными лицами, в том числе обработка подобных обращений в электронном виде.

● Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 №149-ФЗ . Дает понятие электронного документа и смежных с ним областей.

● Федеральный закон «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ. Данный закон регулирует возникающие в связи с предоставлением государственных и муниципальных услуг соответственно федеральными органами исполнительной власти, органами государственных внебюджетных фондов, исполнительными органами государственной власти субъектов Российской Федерации, а также местными администрациями и иными органами местного самоуправления, осуществляющими исполнительно-распорядительные полномочия.

● Федеральный закон «Об электронной подписи» (от 06.04.2011 г. №63-ФЗ). Закон прописывает правила применения электронной подписи.

Понятие электронного документа и электронного документооборота

С юридической стороны понятие электронного документооборота отлично от понятия электронного обмена данными. В основе первого слова — легитимность, т.е. процессуальная допустимость и доказательственная сила электронных документов. Вот почему вместе с модернизацией информационных технологий огромное значение в процессе организации инфраструктуры электронного документооборота имеет нормативная база, целью которой является придание документам, создаваемым и передаваемым в электронным виде, юридической силы.

Главной функцией документа в традиционном его понимании является подтверждение определенной информации. В процессе создания и использования документа имеют место два аспекта:

1. некоторая информация;

2. сам документ как материальный субъект, который можно передать, либо представить. Наличие данной материальной сущности документа помогает подтвердить достоверность информации, имеющейся в документе. Может быть, для подтверждения достоверности нужно провести определенную последовательность действий — экспертизу подлинности информации, изложенной в документе.

Информацию, имеющуюся в документе, таким же образом можно поделить на два аспекта. Первый – само содержание, второй – дополнительная информация, дающая возможность определить его оригинальность, например реквизиты исходящего документа, такие как номер, печати и подписи.

Стоит уточнить, что при наличии электронного документа оригинал имеется в ограниченном количестве экземпляров. Например, существует правило, что договор должен храниться в трех экземплярах, имеющих равную силу. Любой дополнительный документ будет являться копией, что возможно доказать путем организации экспертизы.

В определенных случаях имеет значение наличие непосредственно оригинала документа. Например, покупка акции, выпущенной в бумажном виде, совсем не равнозначна покупке копии ее сертификата, даже заверенной нотариусом.

В свете всего вышесказанного, можно сделать вывод, что документ выполняет следующие функции:

● фиксирование определенной информации;

● лица, подписавшего документ;

● определение условий создания документа;

● доказательство в судебном разбирательстве;

● функция уникальности оригинала.

С позиции традиционного документооборота эксперты выделяют два главные функции документа: информационную и доказательственную (т. е. возможность его использования в качестве допустимого доказательства). Основной причиной, вследствие которой непосредственно бумажные документы выполняют эти функции, является то, что именно бумага в течение не одного столетия существовала как наиболее применяемый материальный носитель информации. В последнее время положение кардинально изменилась, объемы информации, передаваемой в электронном виде, беспрестанно растут. Как уже было отмечено выше, системы электронного документооборота развиваются и распространяются все быстрее и быстрее. В связи с этим большое значение имеет определение правового статуса электронного документа.

Документ — письменный акт, составленный по установленной форме, определенными и компетентными организациями или учреждениями, а также должностными лицами или гражданами для информирования о событиях или подтверждения фактов, имеющих юридическую значимость, или для подтверждения прав и обязанностей.

Юристы постоянно имеют дело с понятием «документ» во всех отраслях права и областях правоотношений. За свою историю развития, человечество прошло путь от изготовления письменных бумажных документов, созданных вручную и физического оборота документов до автоматизированного с элементами их электронного создания и обмена. Все чаще информация визуально воспринимается непосредственно с использованием специальных технических и программных средств, вследствие чего право не может не вмешиваться в регулирование процесса использования данных технологий.

Требования к документам, являющиеся следствием данного определения, эксперты делят на три группы.

● Первая отображает информационную функцию: документом может быть представлена не всякие сведения, содержащаяся на бумажном носителе, а лишь информация определенного характера.

● Вторая группа — это, по сути, требования, которые обеспечивают доказательственную функцию документа (реквизитами могут быть печать или подписи уполномоченного лица, персональные данные о сотруднике, создавшем документ, а также определенные правила оформления бумажного носителя, в том числе, лист с защитными знаками и т.д.).

● Третья группа (наличие обязательной компетентности источника, где был создан документ) в определенном роде объединяет первые две, придает юридическую силу документу. Документ, созданный органом, не имеющим на это компетенцию, либо подписанный анонимом, либо неуполномоченным на данное действие лицом, не может быть подтверждением содержащихся в нем фактов, удостоверять события или подтверждать права и обязанности.

Для данных, записанных в электронном виде, просто обеспечить выполнение требование первой и третьей групп. Некоторые из условий, предъявляемых к формам документа (в том числе, соблюдение необходимой последовательности содержания) также должны быть исполнены. Другие, не менее важные, требования второй группы (такие как наличие личной подписи уполномоченного лица, печати предприятия, определенный вид бумаги) абсолютно недопустимы для электронных документов из-за уникальной природы электронных носителей информации.

Непосредственно физические требования к электронным документам длительный период были предметом осуждения оппозиции безбумажных систем документооборота. В том числе, одним из аргументов указывалось следующий факт: что изложено на бумаге, тяжело исправить, либо уничтожить и оно будет неизменным; информация же на электронных носителях легко могут быть удалены, они не вечны. Однако, во-первых, долговечность бумажных документов в существенной степени зависит от качества бумаги и для их долговременной сохранности нужно применить определенные меры. А, во-вторых, новейшие электронные носители могут хранить данные достаточно долго и при применении определенных мер безопасности (например, регулярное копирование информации) их сохранность ничуть не ниже, чем у бумажных. Тем более, что когда дело касается деловой информации, как правило, определены конкретные сроки хранения информации данного вида, которые исчисляются годами или десятилетиями, а в течение столь длительных сроков можно обеспечить сохранность носителей на магнитной основе, не говоря уже о других носителях.

Еще одним аргументом, который можно привести в защиту бумажного документа, является то, что он материален (т. е. кто угодно может подтвердить наличие документа), любой грамотный человек может прочитать информацию, изложенную в документе. То, что документ в электронном виде нельзя воспринять человеческими органами чувств, само собой не является нерешаемой задачей. Фактически можно представить, что создана система электронного документооборота, где один человек заносит в документ апельсин, а другой принимает на своем рабочем месте или при распечатке банан. Однако такая задача решается достаточно просто, если предположить, что определена конкретная процедура создания по электронной версии бумажной копии документа, которая утверждена участниками или нормативным актом уполномоченного на это органа.

И, наверное, самый весомый аргумент. В бумажную версию документа практически невозможно внести поправки, в его электронную же версию можно легко добавить изменения, и впоследствии достаточно тяжело будет доказать факт их внесения. Несомненно, можно сказать, что подделка бумажных документов имеет не менее долгую историю, чем история самой письменности, но это не решает проблемы проверки оригинальности электронных документов.

Решить должным образом данную проблему получилось лишь в конце 1970-х годов, когда американские ученые У. Диффи и М. Э. Хеллмэн предложили применять электронную подпись для подтверждения истинности электронных документов.

С учетом вышеизложенного электронный документ можно обозначить как набор данных, записанных в виде, приемлемом для чтения на компьютере, для которых возможно выполнение следующего требования: имеет место признанная участниками электронного документооборота или утвержденная уполномоченным органом процедура, которая позволяет единым образом преобразовать эту информацию в документ традиционной формы. Юридическая значимость этой процедуры должна быть документально подтверждена участниками электронного документооборота при помощи бумажного документа, или данная процедура должна быть разрешена уполномоченным органом государственной власти.

Необходимость наличия бумажного документа или нормативного акта уполномоченного органа для признания юридической значимости процедуры преобразования информации можно определить тем, что в другом случае возможен замкнутый круг, где проблемы признания или непризнания юридической значимости электронного документа разрешаются при наличии другого электронного документа, силу которого таким же образом можно опровергнуть.

Изучение разнообразных определений понятия «документ» помогает комплексно исследовать признаки документа и определить их назначение в содержании выделенной информации и ее юридической силы (в правовом смысле расценивается как элемент материального права), и как доказательства (элемент процессуального права). Целевое предназначение содержания понятия, а также специфика документа определяет вид документа и форму его организации, которая воспринимается людьми и формируется в ходе подготовки и фиксирования документируемой информации. Форма организации информации определяет и вид, в котором информация представляется.

Основной функциональной характеристикой документа служит его способность хранить и передавать информацию в пространстве и времени о событиях, фактах, правах и обязательствах субъектов.

Одной из основополагающих характеристик документа является его эргономическая характеристика — форма представления документа, а также его внутренняя структура, которая позволяет понимать включать и применять документ в деловой, управленческой или иной социально значимой среде.

Отдельно в литературе исследуется проблема техногенных документов, которые человек не может воспринимать непосредственно своими органами чувств и для изучения их применяет инструментальные или технические приспособления. Здесь необходимо использовать стандарты на формы и форматы представления документов в целом и техногенных документов в частности, которые включают в себя эргономические особенности. В данной связи нельзя не подчеркнуть деятельность Госстандарта в части разработки требований к оформлению документов, а также их реквизитов совместно с деятельностью Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела (ВНИДАД).

В общей практике традиционного документирования и применения «бумажных» документов материальный носитель является неотъемлемой частью документа, который органично объединяет содержание информации и реквизиты ее оформления в целостный материальный объект. Данный материальный объект является той основой дальнейшей последовательности создания и движения информации во времени и пространстве, которая обеспечивает необходимую степень ее надежности, сохранности и защищенности.

Категория «документ», как правовой объект, сочетает в себе два аспекта:

● во-первых, документ является продуктом сложного процесса документирования информации и дальнейшего ее движения;

● во-вторых, результатом нормативно-правовых требований соблюдения письменной формы и правил ведения юридических процедур его оформления, движения и применения (порядок его подписи и внесение в него иных идентификационных реквизитов, передача, предъявление и прием документов, проверка их подлинности и достоверности, учет документов и многое другое).

Юридические процедуры оформления документа тесно переплетены с процессом проведения определенных юридико-технических действий, которые составляют базу юридической техники. Однако, несмотря на усилия, которые предпринимаются для их изучения, проблемы юридической техники до сих пор не полностью исследованы в правовой науке и представлены нормативно. Это касается не только нормативных, но и индивидуальных актов, а также и других документов. Процедуры юридической техники, в частности регламентирование технико-юридических процедур особенно значимы при разрешении вопросов информатизации и правового регулирования электронного оборота и применения электронных документов.

В процессе создания, движения и оборота электронного документа содержательная часть документа изменяется, кодируется и фиксируется в аналоговой или цифровой форме. При этом контакт людей с материальным носителем документа и записью документированной информации абсолютно меняется. Исчезает целенаправленная деятельность человека, связанная с материальной формой отображения и представления электронного документа. Даже личная подпись заменяется ее электронно-цифровыми аналогами. Разные методы хранения и передачи документов (передача материальных носителей или их нематериальная перемещение по каналам связи), а также различные средства прочтения (разного рода инструментально-технические средства, интерактивные доски и т.д.) делают возможным наличие угрозы их защищенности хранения.

Для ликвидации угроз нужно юридически и технически выработать и определить ряд действий, которые будут отвечать следующим требованиям:

● определение простой и интуитивно понятной для простых пользователей формы представления электронных документов, которые позволяют применять его как объект оборота и права;

● обеспечение неизменности и постоянства этой простой формы электронных документов на всех этапах его жизненного цикла;

● идентификацию источника создания и подтверждение факта получения электронного документа;

● обеспечение приемлемой идентификации электронных документов;

● подлинность текста документа и однозначность его понимания (интерпретации), защиту форм представления и отображения электронного документа на различных технических средствах чтения документов в процессе его передачи, размножения, приема или передачи.

Можно выделить следующие характерные черты юридического документа. Во-первых, юридический документ — это одна из разновидностей понятия «документ». Поэтому, его нужно изучать как единство формы и содержания, как конкретную информацию, записанную на физическом носителе. Во-вторых, юридический документ — это документ, участвующий в правовом регулировании. Данный признак является основным. В-третьих, юридический документ — это документ, создаваемый субъектами правовых отношений. Он является внешней формой отображения юридической практики и возникает в процессе работы с ним конкретного субъекта. В-четвертых, к форме и содержанию всех юридических документов предъявляются определенные требования. Качество юридического документа во многом зависит от правильности выполнения этих требований. Наконец, в-пятых, юридический документ — всегда документ, который имеет конкретное юридическое значение. Значение — это роль предмета, явления, его значимость для общественной деятельности. Юридический документ имеет важное значение в правовых отношениях, т.к. благодаря ему происходит их упорядочение.

Учитывая определенные характеристики и признаки, присущие юридическому документу, можно сделать вывод что юридический документ — это имеющий значение для юридической практики документ, вовлеченный в правовое регулирование посредством практической деятельности участников правовых отношений, к составлению и содержанию которого предъявляется ряд требований.

Документооборот представляет собой процесс движения первичных документов в бухгалтерском учете организации, включающий их составление или получение от дру­гих организаций, принятие к учету, систематизацию и передачу в архив.

В общем случае документооборот включает в себя следующие этапы:

— составление первичных учетных документов по совершенным хозяйственным операциям;

— перенос сведений из первичных учетных документов в учетные регистры;

— систематизацию переносимых сведений путем отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учета;

— составление бухгалтерской отчетности организации по окончании отчетного перио­да на основании данных учетных регистров;

— составление инвентаризационных описей, ведомостей, актов;

— обработку и систематизацию всех документов для последующейЪдачи в архив.

Перечень первичных учетных документов, сроки составления, представления и обра­ботки первичных учетных документов, сроки систематизации и регистрации учетных дан­ных, а также сроки прохождения других стадий учетного процесса устанавливаются графиком документооборота.

График документооборота разрабатывается главным бухгалтером. На главного бухгал­тера и сотрудников бухгалтерии возлагается также и контроль за выполнением графика документооборота. График документооборота утверждается руководителем организации в виде приложения к приказу об учетной политике организации.

Правильно составленный график документооборота создает условия:

— для улучшения качества всей учетной работы в организации; ,

— для рационального распределения должностных обязанностей между работниками;

-для усиления контрольных функций бухгалтерии;

-для своевременного составления бухгалтерской отчетности и др.

График документооборота может быть составлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых работниками или подразделе­ниями-исполнителями, с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Примерный график документооборота должен содержать следующий перечень работ:

— порядок создания документов (устанавливаются ответственные за выписку, оформление и исполнение тех или иных документов, сроки их исполнения и количест­во экземпляров);

— порядок проверки документов (устанавливаются ответственные за представление документов к проверке, порядок и срок их представления, а также ответственные за про­верку представленных документов);

— порядок обработки документов (устанавливаются исполнители и сроки исполнения);

— порядок передачи документов в архив (устанавливаются исполнители и сроки пере­дачи документов в архив).

Первичные учетные документы, учетные регистры, бухгалтерские балансы и отчеты подлежат обязательной передаче в архив.

В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгал­терского учета и, бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соот­ветствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет. Рабочий план счетов бухгалтерского учета и другие документы учетной политики должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использо­вались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

До передачи в архив указанные документы должны храниться в бухгалтерии в специ­альных помещениях или закрывающихся шкафах. Бланки строгой отчетности должны храниться в сейфах или металлических шкафах, обеспечивающих их сохранность.

Ответственность за организацию хранения учетных документов, регистров бухгалтер­ского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации. При этом обя­занностью руководителя организации является определение порядка хранения докумен­тов и назначение ответственных работников. Главный бухгалтер несет ответственность за сохранность первичных учетных документов, учетных регистров, бухгалтерских ба­лансов и отчетов, оформление и передачу их в архив.

Обработанные первичные учетные документы, относящиеся к определенному учетному регистру, должны комплектоваться в хронологическом порядке, подшиваться в папки (де­ла) и сопровождаться справкой для архива. Кассовые ордера, авансовые отчеты и выписки из банка с относящимися к ним документами должны быть подобраны в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные рапорты и т.п.) могут храниться непереплетенными, но должны быть подшиты в папки во избежание их уте­ри или злоупотреблений.

На папках (делах) должны быть указаны наименование организации, период, за который

скомплектованы документы (год, квартал, месяц), номера документов (с № по №______________

включительно), общее количество листов в деле, срок хранения дела и другие справочные сведения.

Обработка документов, подлежащих сдаче в архив, производится ежегодно.

Сроки хранения бухгалтерских документов определяются организацией с учетом требований действующего законодательства.

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» организации обязаны обеспечивать сохранность архивных до­кументов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, ус­тановленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ, а также перечнями документов, подлежащих сдаче в архив.

В соответствии с этим законом перечни типовых архивных документов с указанием сро­ков их хранения утверждаются специально уполномоченным Правительством РФ феде­ральным органом исполнительной власти.

На момент издания пособия состав бухгалтерских документов и конкретные сроки их хранения были установлены Перечнем типовых управленческих документов, обра­зующихся в деятельности организаций, утвержденным Федеральной архивной службой России 06.10.2000 (без номера). С 1 сентября 2004 г. этот орган называется Федераль­ным архивным агентством (сокращенно — Росархив).

Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного доку­мента при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение докумен­тов. Извлечение из указанного Перечня применительно к срокам хранения бухгалтерских документов (в том числе первичных учетных документов) приведено в конце гл. 19.

В общем случае первичные бухгалтерские документы хранятся на месте в организа­ции не менее 5 лет. По истечении указанного срока эти документы могут быть уничтоже­ны с разрешения уполномоченного архивного органа.

Уничтожение документов оформляется актом, утверждаемым руководителем органи­зации. Уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится только по­сле упорядочения и представления в архивный орган описей на документы долговре­менного срока хранения по личному составу.

Архивные органы проверяют правильность отбора документов на постоянное хранение и при необходимости имеют право потребовать включения в опись постоянного хранения документов, отобранных к уничтожению или на временное хранение.

Описи на документы постоянного хранения составляются в четырех экземплярах и направляются на утверждение соответствующего архивного органа. Три экземпляра утвержденной описи возвращаются в организацию, а первый экземпляр передается в архив в качестве контрольного документа, по которому будет производиться прием до­кументов на хранение. Описи документов по личному составу (документы по учету кадров) длительного срока хранения согласовываются с соответствующим архивным органом и утверждаются руководителем организации.

К документам по личному составу относятся:

— приказы о приеме, перемещении и увольнении работников организации (формы № Т-1, № Т-1 а, № Т-5, № Т-5а, № Т-8, № Т-8а);

— личные карточки на уволенных работников (форма № Т-2);

— лицевые счета на всех работников, включая совместителей и лиц, работающих по договору подряда.(формы № Т-54 и № Т-54а).

Перечисленные формы относятся к унифицированным формам первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Указанные документы являются единствен­ным основанием для восстановления трудового стажа и начисления пенсий гражда­нам и поэтому имеют срок хранения 75 лет.

В случае прекращения деятельности организации документы по личному составу под­лежат обязательной сдаче в государственный архив.

Введение

В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением. Общепринятой аббревиатурой является СЭД, хотя наравне с ней также используются САД (система автоматизации делопроизводства), СЭДО (система электронного документооборота) и САДО (система автоматизации документооборота).

Система электронного документооборота (СЭД) — организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации.

Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и ОРД (организационно-распорядительными документами), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами.

Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. В 2009 году, по данным IDC, на фоне практически 50-процентного сокращения объемов общего рынка программного обеспечения в России, данный сегмент показал высокую устойчивость. Его спад по данным за 2009 год составил не более 20—25%. В численном выражении объем рынка СЭД на сегодня, по данным CNews Analytics, составляет около 220—250 млн. долл.

Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота.

Основные понятия и принципы

Документооборот — движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления; комплекс работ с документами: приём, регистрация, рассылка, контроль исполнения, формирование дел, хранение и повторное использование документации, справочная работа.

Электронный документооборот (ЭДО) — единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Машиночитаемый документ — документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нём информации, записанный на магнитных, оптических и других носителях информации.

Электронный документ (ЭД) — документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Электронная подпись (ЭП) — аналог собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов.

Основные принципы электронного документооборота:

· Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ.

· Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

· Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

· Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

· Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

· Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

История развития систем электронного документооборота

Системы электронного документооборота, появившись относительно недавно, в настоящее время прочно заняли свое место в информационной структуре предприятия. Первоначально в их задачу входила исключительно простая автоматизация документооборота, то есть помощь делопроизводителям, но ни в коей мере не замена документных потоков, циркулирующих на предприятии.

Многое изменилось тогда, когда производители СЭД начали не просто копировать процессы предприятий, обеспечивающие движение бумажных документов, но учитывать задачи, стоящие как перед этими процессами в частности, так и перед всей документооборотом в целом.

Понимание того, что документооборот предприятия предназначен для поддержки его системы управления, пришло в СЭД далеко не сразу. Более того, многие современные федеральные и муниципальные органы власти и по настоящий момент используют простейшие СЭД, в задачи которых входит лишь дублирование бумажного документооборота, но не замена его и не оптимизация и поддержка структуры управления.

Разделяя хронологически этапы эволюции систем электронного документооборота, следует выделить первый из них, начавшийся в 80-х годах XX века и продолжавшийся фактически до его конца. Этот период характерен разрозненностью решений, которая появилась вследствие того, что предприятия, руководство которых уже понимало необходимость автоматизации документооборота, еще не имели унифицированного инструментария, необходимого для решения задач такого рода.

Рассмотрим причины, которые первоначально привели к необходимости автоматизировать документопотоки. В последней четверти двадцатого века объемы управленческой документации предприятий еще не достигли критических показателей, однако имеющаяся территориальная разрозненность структурных подразделений приводила к тому, что процедуры согласования руководителями различных уровней могли проходить неделями и в отдельных случаях даже месяцами. Введение на таких предприятиях служб кольцевой почты позволяло оптимизировать только механизмы последовательного согласования, веерное же, или как его называют сейчас, параллельное согласование, требовало очень больших временных затрат, вследствие чего его использование сводилось к минимуму и применялось, по возможности, исключительно пределах одного здания.

Когда же во многих крупных промышленных предприятиях и органах власти объемы документооборота стали подходить к критическим значениям, стало понятно, что процессы документооборота требуется подвергнуть кардинальному реинжинирингу, то есть перестройке, в результате которой при сохранении общих требований к результатам процессов сами процессы должны были быть оптимизированы и, как следствие, их прохождение должно было занимать значительно меньше времени.

Таким образом, первые СЭД были полностью индивидуализированы, разрабатывались непосредственно на предприятиях, для которых создавались силами внутренних ресурсов. Очевидные достоинства такого подхода (четкое соответствие построенной СЭД фактическим регламентированным процессам документооборота, общая интегрированность в информационную инфраструктуру организации) были с лихвой компенсированы одним принципиальным недостатком: такая система, разработанная в самой организации, обычно была немасштабируемой, а изменить структуру автоматизируемых процессов было практически невозможно, что приводило к невозможности развития такой системы. А поскольку полученная таким образом СЭД была неразрывно связана с моделью управления организацией, то наступал момент, когда развитие компании полностью останавливалось вследствие того, что используемая система электронного документооборота сама тормозила то, что должна была совершенствовать: эффективность принятой в организации системы управления начинала быстро падать и компания была вынуждена прикладывать усилия для того, чтобы создать адекватную СЭД, которая бы смогла поддержать управление и сделать развитие компании более эффективным.

Решение этих задач приняли на себя одновременно несколько компаний, созданных в середине 90-х годов: они начали создавать универсальные СЭД, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения СЭД стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение — подгонка процессов под нужды конкретного заказчика. Такой подход позволил снизить стоимость конечных решений, а будучи одновременно значительно более функциональным, обеспечивал возможности организационного и функционального масштабирования системы.

С конца XX-го века подход к автоматизации документооборота начал изменяться качественно: в Россию пришли новые подходы к управлению, позволившие повысить его эффективность уже методологически. Именно так к нам пришло понятие менеджмента качества, а вместе с ним — процессный подход к управлению. Информационные системы практически сразу отреагировали на эти веяния, как результат в них пришло понятие WorkFlow — потоков работ, представлявших из себя единичные экземпляры деловых документоориентированных процессов. Современные СЭД откликнулись на их появление реализацией процессно-ориентированных движков (WorkFlow-engines), которые стали одновременно новым методологическим шагом, позволяющим современным СЭД еще быстрее и эффективнее адаптироваться под нужды быстрорастущих компаний. Приход на российский рынок западных разработчиков (IBM Lotus, Documentum), производивших платформы для этих систем, ввел понятие ECM — enterprise content management (управления информацией предприятия). Методически СЭД, относящиеся к категории ECM, отличались от остальных тем, что в них появилось четкое разделение: сам документ, его информационная составляющая (контент). ECM-система работала с контентом документов посредством его метаданных — выделенной информации, имеющей определенную важность для организации. Так, для исходящего письма метаданными могли являться адресат, дата подписания и должностное подписывающее лицо, регистрационный номер и сведения об отправлении и доставке.

Использование workflow позволило уже самим специалистам компаний, эксплуатирующих системы электронного документооборота, обеспечить непрерывное изменение автоматизируемого процесса в целях его максимального соответствия процессам предприятия. Безусловно, это был огромный скачок вперед.

Изменилась и архитектура решений: если первоначально СЭД представляла собой пример двузвенной архитектуры (СУБД — приложение), то к 2005-му году требование трехзвенной архитектуры СУБД — сервер приложений — интерфейс пользователя стало фактическим стандартом отрасли, а организации, проводящие тендеры на поставку СЭД, стали указывать именно такое требование к системной архитектуре как предпочтительное либо обязательное.

Благодатная экономическая ситуация этого времени способствовала бурному росту предприятий всех отраслей, одновременно создавая благоприятные условия для вывода на рынок новых продуктовых решений СЭД. В это время окончательно сформировался круг производителей СЭД, работающих на российском рынке и рынках ближайшего зарубежья.

Современная функциональность СЭД

Корпоративные информационные системы и системы электронного документооборота в частности представляют собой решения, преимущественно предназначенные для управления информационными ресурсами средних и крупных предприятий. Основными причинами такого расслоения является, прежде всего достаточно высокая цена «входного билета” на этот рынок. Приобретение полноценной, качественной и безопасной системы управления базами данных (СУБД), обеспечение ее современными средствами криптографической защиты информации, а также необходимость привлечения к проектам внедрения высококвалифицированного персонала аналитиков, консультантов и внедренцев привели к тому, что компания, пришедшая к необходимости получения такого мощного средства управления корпоративным контентом, как СЭД, была вынуждена единовременно понести достаточно большие финансовые затраты, которых не могли себе позволить индивидуальные предприниматели и малые предприятия. Таким образом, СЭД становились инструментами совершенствования управления именно в крупных компаниях, а обеспечить максимальную отдачу от внедрения могли территориально-распределенные коммерческие структуры холдингового типа.

Развитие функциональности СЭД привело к тому, что все больше документоориентированных процедур управления было автоматизировано и все больше областей повседневной деятельности компаний были покрыты их функционалом.

К настоящему времени фактическим стандартом современных СЭД являются следующие области деятельности:

· общее делопроизводство — обработка входящей корреспонденции и обращений граждан, подготовка исходящих писем и документов, внутренняя и организационно-распорядительная документация, контроль исполнения поручений;

· кадровое делопроизводство — жестко регламентированная область частного документооборота, позволяющая осуществлять поддержку процедур приема на работу и увольнения работников, направления работников в командировку, предоставления планового отпуска и иных видов отпусков. Такие системы обеспечивают ведение всех утвержденных форм кадрового делопроизводства: приказ о приёме работника на работу (ф. Т-1), приказ о расторжении трудового договора (ф. Т-8, Т-8а), приказ о переводе работника на другую работу (ф. Т-5), личная карточка работника (ф. Т-2, Т-2ГС, Т-2МС), штатное расписание (ф. Т-3), график отпусков (ф. Т-7);

· архивное делопроизводство — область частного делопроизводства, завершающая жизненный цикл документов организации и поддерживающая следующие процедуры: формирование описей по утвержденным формам, передача дел на архивное хранение, экспертиза ценности документов и дел в целом, уничтожение документов и дел, более не представляющих ценности для организации, ее сотрудников, государства и общества, сдача отдельных дел на хранение в структуры федерального архивного агентства (Росархива);

· коллегиальная работа — позволяет автоматизировать документное обеспечение деятельности коллегиальных органов управления — совещаний, заседаний, советов директоров, собраний акционеров. Также позволяет осуществлять подготовку, согласование и утверждение повесток дня (плановой документации) и протоколов (результирующей документации);

· управление взаимоотношениями с клиентами — функционал CRM (cunsumer relationship management) сейчас в той или иной степени реализован во всех СЭД, исключая самые старые, у пользователям которых, впрочем, такой функционал не особо востребован.

Характеристика российского рынка СЭД

Российский рынок систем электронного документооборота в денежном выражении в настоящее время оценивается экспертами в 170 млн. долларов и отличается высокими темпами роста — от 25 до 40 процентов в год, по различным оценкам. Это делает его очень привлекательным, в том числе для мощных зарубежных компаний, поэтому положение в отрасли легко может измениться. Конечно, с одной стороны на ненасыщенном рынке все поставщики, проявив достаточную активность, в принципе имеют большие возможности для развития. Но, с другой стороны, сейчас уже можно говорить, что пул основных игроков практически сформировался.

Зарубежные и российские разработчики до настоящего времени делили рынок в денежном выражении примерно поровну, однако по количеству внедрений соотношение явно не в пользу иностранных разработок. Ввиду высокой стоимости лицензии зарубежных программ, а также недешевой и трудоемкой адаптации под требования российских стандартов они используются, в основном, в крупных компаниях и госучреждениях, для которых вопрос цены стоял не столь остро. Предприятия СМБ больше склонны применять отечественные разработки из-за их гибкости и дешевизны, и ситуация тут вряд ли изменится. Однако и крупные компании все чаще обращаются к российским СЭД. Чем дальше, тем большую часть рынка, вероятно, будут завоевывать отечественные системы: с каждым годом они становятся все функциональнее, существенно менее затратны во внедрении и, что очень важно, разрабатываются специально под российские реалии.

На долю зарубежных разработчиков платформ и решений приходится более 50% рынка СЭД. Большую долю рынка СЭД (около трети) занимают решения на базе платформы Documentum. Принявшим участие в исследовании компаниям, разрабатывающим свои системы на базе платформы IBM Lotus Domino / Notes («БОСС-Референт», НТЦ ИРМ, «Интерпроком Лан», «Компания «ИнтерТраст»», ComputerAge), принадлежит 12–15% рынка. Среди российских компаний значимое положение на рынке занимают: ЭОС, «Ланит», Directum и Cognitive Technologies. На долю системы, разработанной каждой из указанных компаний, приходится более 5% рынка СЭД. Довольно сильные позиции имеют также компании Upscale Soft, Docsvision и Naumen. В СЭД не учитываются другие решения, созданные на базе платформ IBM, используемые для разработки ECM-решений (Lotus Notes, Content Manager и др.), а также решения на платформах для разработки ECM-приложений компаний Microsoft и Oracle и решения российских разработчиков, не принявших участие в исследовании CNA. Указанный сегмент российского рынка СЭД оценивается экспертами в $45-55 млн. Тем не менее, учитывая, что платформы IBM, используемые для создания систем электронного документооборота, широко представлены в России, то доля решений на базе технологий IBM может оказаться значительно выше суммарной доли опрошенных CNA компаний, в том числе за счет собственных разработок. В целом можно выделить три основных направления роста рынка, за который могут побороться новые и уже действующие игроки. Во-первых, можно ожидать увеличения спроса со стороны государственных учреждений после разработки соответствующей нормативно-правовой базы. Так как госсектор является определяющим потребителем СЭД в России, на долю которого приходится порядка 40% рынка, то многое зависит от того, какой путь изберет государство при создании развитой межведомственной структуры обмена информацией. Во-вторых, крупные коммерческие структуры, уже достаточно давно активно использующие СЭД, но лишь в некоторых подразделениях, стремятся объединить распределенные филиалы в единое информационное пространство и распространить успешную практику на предприятие в целом. И, в-третьих, средний и малый бизнес в последние два-три года внедряет все больше систем повышения эффективности организации рабочего процесса и уже осознал, какие преимущества это дает.

Объем рынка систем электронного документооборота (СЭД) в России в 2008 г. составил, по предварительным оценкам CNews Analytics, около $210 млн. Крупнейшим заказчиком СЭД в России остается госсектор, и надежды на дальнейший рост также связывают с инициативами государства. Надежды на дальнейшее развитие связываются по-прежнему с госсектором, банками, телекомом и нефтегазом, изначально «поднявшим» этот рынок в России. При оценке объема рынка СЭД в России экспертами CNews Analytics, а также респондентами – компаниями-разработчиками и интеграторами – учитывается стоимость составляющих системы, услуги по консалтингу, внедрению и обновлению системы, а также обучение и техподдержка. Если по данным опроса 2007 г. доля услуг по внедрению была примерно равна стоимости системы (около 36%), то в 2008 г. респонденты указали, что доля внедрения немного увеличилась – 40% против 35% (стоимость системы). Отчасти такое изменение было связано с бурным ростом отечественного сектора ИТ-услуг в целом, на фоне которого заметно и быстро увеличивалась стоимость работ консультантов. С началом кризисных изменений в стране заказчики оживленно предвкушали, что цены на эти услуги в скором времени упадут. Однако по факту резкого удешевления профессиональных ИТ-сервисов до сих пор не произошло, при том, что этот рынок первым попадает в зону риска.

Рис. 1. Структура затрат на внедрение СЭД.

Обзор современных систем электронного документооборота

Рассмотрим восемь наиболее распространенных в России СЭД: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Проминфосистемы), PayDox (Paybot), 1С:Документооборот (1С), Босс-референт (БОСС — Референт, ГК АйТи), ДЕЛО (ЭОС), ЕВФРАТ (Cognitive Technologies). Представленный взгляд на СЭД — попытка оценить возможности и готовность программных продуктов решать актуальные задачи организации электронного документооборота на предприятии.

Критерии, выделенные в обзоре, помогут проанализировать возможности рассматриваемых решений с точки зрения технической реализации тех или иных задач СЭД. Все возможности разбиты на семь областей автоматизации:

• делопроизводство;

• общий документооборот;

• управление договорной деятельностью;

• электронный архив;

• работа с обращениями граждан;

• управление проектами;

• работа с документацией СМК.

В таблице 1 приводится ряд очевидных критериев, присущих всем рассматриваемым системам (и всем системам класса СЭД, в принципе), и критерии, которые позволяют отличать решения друг от друга. В целом, функциональные возможности систем совпадают, и лишь подробная детализация некоторых принципиальных задач документооборота и особенности их реализации позволяют сделать сравнение различных решений. Стоит отметить, что по всем приведенным в обзоре системам имеется достаточно большая практика внедрений. Эти системы используются сотнями организаций для автоматизации документооборота. Кроме указанных решений, на рынке присутствует еще более 50 программных продуктов, не получивших большого распространения.

Если проанализировать новые версии систем, занимающих лидирующие позиции на рынке, то стоит отметить, что последние три года их развитие был направлено в основном на совершенствование сервисных возможностей, так как базовые возможности в той или иной форме уже были реализованы ранее. Если говорить о новых технических возможностях, то можно отметить потенциал развития СЭД в сторону управления различного вида контентом (мультимедиа), использование технологий автопроцессинга и разбора содержания документа. Но пока подобная функциональность для СЭД не является обязательной, и самое главное — спрос на нее в России до конца не сформировался.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *