Документооборот в 1С

«1С: Документооборот 8» – это не только автоматизация работы с документами и ведение делопроизводства. Помимо избавления от бумажных аналогов (о том, как «1С: Документооборот 8» поможет избавиться от бумажной волокиты, читайте в этой статье), программа предоставляет широкие возможности для совместной работы и коммуникации сотрудников, управления проектами, контроля задач и исполнительской дисциплины. Это особенно актуально сейчас, в условиях удаленной работы компаний.

Автоматизация документооборота позволит создать эффективную среду управления и взаимодействия сотрудников. Об этих возможностях программы мы и расскажем в нашей статье.

Вы узнаете:

  • «1C: Документооборот 8»: что это такое?
  • Какие задачи решает автоматизация документооборота?
  • Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?
  • Преимущества СЭД «1С: Документооборот 8»
  • Возможности программы «1С: Документооборот 8»:
    • управление проектами в 1С: Документообороте 8
    • совместная работа сотрудников в 1С Документообороте 8
    • контроль задач в 1С : Документообороте 8
    • учет рабочего времени в 1С Документообороте
    • управление правами доступа
    • поиск документов и штрихкодирование
    • учет входящей и исходящей корреспонденции
    • электронная подпись
    • договорные документы
    • встроенная почта
    • мобильное приложение
  • Версии программы «1С: Документооборот 8»
  • Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

Содержание

«1C:Документооборот 8»: что это такое?

«1С: Документооборот 8» — это современная ECM-система (англ. Enterprise Content Management – управление корпоративным контентом). В одной программе собраны широкие возможности для управления документами, деловыми процессами и взаимодействием сотрудников.

Цель внедрения системы электронного документооборота (СЭД) в компании – это не только сокращение бумажной волокиты и автоматизация делопроизводства, но также создание эффективной и контролируемой среды управления, коммуникации и взаимодействия сотрудников.

«1С» делопроизводство с программой «1C: Документооборот 8» (рис.1) будет отвечать всем требованиям законодательства. «1С» СЭД поможет организовать документооборот вашей компании по актуальным нормам и стандартам, с учетом проверенных методик и практик работы с документами в российских организациях.

Рис.1 Коробочное решение «1C:Документооборот 8»

Какие задачи решает автоматизация документооборота?

Автоматизация документооборота с программой «1С: Документооборот 8» позволит решить ряд задач в работе компании:

  • систематизировать поток деловой документации;
  • обеспечить централизованное и безопасное хранение документов;
  • сократить или полностью отказаться от бумажных носителей;
  • автоматизировать рутинные операции при работе с документами;
  • существенно ускорить процесс согласования договоров;
  • ускорить время принятия управленческих решений;
  • организовать качественную работу сотрудников с документами;
  • снизить риски потери или порчи важных деловых бумаг;
  • создать единую базу документов с быстрым поиском;
  • контролировать исполнение задач и качество исполнительской дисциплины;
  • обеспечить коллективную работу пользователей с документами с возможностью согласования, утверждения и исполнения;
  • вести учет и контроль рабочего времени сотрудников и многое другое.

Что даст автоматизация документооборота с программой «1С»?

Потребность во внедрении «1С» СЭД в компании может быть обусловлена разным причинами. Например, многим нашим клиентам в первую очередь требуется сократить сроки согласования документов. Другим важно избавиться от громоздких архивов и папок, сэкономить место в офисе. Или же во внедрении «1С» СЭД компании ставят целью построение прозрачной и контролируемой схемы коллективной работы с документами.

Как показывает практика, автоматизация документооборота помогает сэкономить больше половины времени сотрудников при работе с документами. Сроки согласования договоров в «1С» ускоряются в среднем в 2-3 раза. Существенно снижается количество невыполненных в срок задач. На поиск документов тратятся не часы, а секунды, и в целом повышается эффективность управленческой деятельности.

Выделим пять ключевых преимуществ, которые ваш бизнес получит после внедрения программы «1С: Документооборот 8»:

  1. Экономия. Статистика говорит о сокращении расходов на бумагу, канцтовары, печать и услуги доставки в среднем в 10 раз, и это без учета экономии на архивном хранении.
  2. Порядок в делах. «1С: Документооборот 8» прокладывает четкие, понятные маршруты, по которым движется поток деловых документов в компании. «1С» делопроизводство будет иметь централизованную, контролируемую и прозрачную структуру. Программа определяет стандарты и формы при создании документа, позволяет ввести правила обработки входящей документации и многое другое.
  3. Скорость обработки. Управление документооборотом «1С» позволит сократить время на поиск нужной информации, а также на коллективную работу с документами и согласование договоров. Любая документация при внедрении «1С» СЭД создается и обрабатывается в разы быстрее. Электронные документы легко получить, подписать и отправить в два клика напрямую из программы.
  4. Безопасное хранение. С «1С» 8 документооборот больше не нужно переживать, что важный документ потеряется или будет испорчен. Ваши файлы будут надежно храниться в электронном формате. Программа поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты информации. Вы также всегда можете гибко настроить права доступа, чтобы защитить важные корпоративные данные от посторонних лиц.
  5. Повышение качества работы. «1С:Документооборот 8» автоматизирует большую часть рутинных операций при ведении делопроизводства. Ваши сотрудники смогут тратить освободившееся время для решения более важных задач и повысить продуктивность работы.

Преимущества СЭД «1С:Документооборот»

  • Современная платформа «1С» 8, сертифицированная по требованиям и стандартам законодательства РФ. Программа учитывает последние нормы законодательства к оформлению документов. Платформа регулярно обновляется: все шаблоны, формы и правила всегда будут в актуальном состоянии.
  • Интеграция с другими продуктами «1С». «1С:Документооборот 8» легко интегрируется с другими системами на платформе «1С:Предприятие». Это позволит создать единое информационное пространство, исключить необходимость двойного ввода данных и повысить тем самым скорость работы.
  • Возможность работы в удаленном режиме. Вы сможете оперативно перевести сотрудников на дистанционный режим работы и эффективно управлять делами с «1С:Документооборот 8». Все текущие задачи в одной программе: переписывайтесь с коллегами и клиентами, согласовывайте документы, ведите учет работы и контролируйте выполнение задач.
  • Индивидуальные настройки без привлечения специалистов ИТ. Для каждого пользователя в программе можно настроить индивидуальный рабочий стол с помощью встроенных виджетов. Например, актуальные задачи, события календаря, задачи отдела для руководителей и др.
  • Быстрый старт. Интерфейс программы довольно прост в освоении. «1С:Документооборот 8» поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, также вам будет обеспечен доступ к справочному порталу 1С:ИТС. В случае возникновения сложностей вы всегда можете обратиться к специалистам технической поддержки пользователей.
  • Налаженная система внедрения и сопровождения продукта благодаря широкой партнерской сети франчайзи «1С». Стоимость и условия продажи программы «1С:Документооборот» открыты и прозрачны. Вы можете выбрать квалифицированного партнера благодаря системе рейтингов и сертификации фирмы «1С».

В «1С-Архитекторе бизнеса» уже не первый год работает специализированное направление по автоматизации документооборота. У нас есть статус «Центр компетенции «1С» по документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

Возможности программы «1С:Документооборот 8»

В первую очередь мы расскажем функциях программы, которые помогут организовать эффективное взаимодействие сотрудников: управление проектами, совместная работа, контроль задач и учет рабочего времени. Эти функции полезны как для коммуникации сотрудников в офисе, так в условиях удаленной работы.

Управление проектами

Инструментарий программы «1С:Документооборот» содержит всю информацию о проектах: документы, участники, план, сроки и др. (рис. 2).

Рис.2 Ведение проекта в «1С» 8 документооборот

Все ключевые функции для управления проектами и контроля в одной программе: планирование, формирование участников проекта (рис.3), составление плана проекта в формате списка задач и диаграммы Ганта, переписка по проекту, контроль выполнения задач, управление проектом с помощью контрольных точек, учет и отчетность.

Рис.3. Формирование рабочей группы проекта в «1С» 8 документооборот

Вы сможете отслеживать переписку по проекту и контролировать исполнение проектных задач. Система формирует аналитику о ходе выполнения проектов и позволяет создавать отчеты.

Совместная работа сотрудников

«1С» СЭД документооборот автоматически проверит загруженность участников по их личным календарям и подберет время проведения мероприятия. Используйте встроенный чат в разделе «Обсуждения» (рис.4) для быстрого решения задач.

Рис.4 Раздел обсуждения в программе «1С:Документооборот»

Удаленные совещания можно проводить в программе с помощью функционала видеозвонков (рис.5).

Рис.5. Видеозвонки в «1С:Документооборот 8»

Вы также можете создать голосование на форуме и подсчитать итоги голосования. Доступно создание групповых чатов по сотрудникам, отделам, проектам и т.д.

Контроль задач

Важной функцией как в условиях офиса, так и при удаленной работе является контроль задач. В системе «1С:Документооборот 8» фиксируются все задания и документы, поступающие сотруднику в обработку (рис.6). Для каждого документа устанавливается срок подготовки или согласования.

Рис.6 Контроль задач в «1С» 8 документооборот

В любой момент руководитель может увидеть, кто постоянно задерживает задачи, кто выполняет больше всего заданий в отделе (рис.7)

Рис.7. Задачи отдела в программе «1С:Документооборот»

Программа накапливает данные для подготовки аналитических отчетов (рис.8). С помощью отчетности руководитель может оценить эффективность сотрудников по разным показателям: соблюдение сроков, успешность исполнения, количество переносов сроков и пр.

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

Рис.8. Отчет об исполнительской дисциплине в «1С» СЭД

В «1С:Документооборот 8» сотрудники фиксируют данные о проделанной за день работе. Эти данные привязываются к задачам, процессам или проектам. По итогам руководитель сможет вести учет рабочего времени и оценивать продуктивность коллектива.

  • Личные календари. Это персональный инструмент планирования (рис.9). Записи можно внести вручную или создать из писем, задач, документов, мероприятий.
    Рис.9. Окно «Мой календарь» в программе «1С:Документооборот»
  • Календари других пользователей. В зависимости от прав доступа вам будет доступно различное содержимое в календарях ваших коллег.
  • Учет отсутствий сотрудников. В «1С:Документооборот 8» есть функционал учета отсутствий сотрудников на рабочем месте (рис.10). Отметить отсутствие можно как за себя, так и за коллегу. При этом вы можете указать время и причину пропуска, список замещающих лиц и иные примечания.
    Рис.10. Учет отсутствий в программе «1С:Документооборот»
  • Ежедневные отчеты. По завершении рабочего дня пользователи могут заполнить простой отчет с указанием: количества рабочих часов, проекта в работе, типа и длительности задач и т.д. (рис. 11)
    Рис.11. Отчеты подчиненных в «1С» СЭД

Помимо перечисленных функций по организации взаимодействия сотрудников, контроля и управления, «1С:Документооборот 8» предоставляет множество дополнительных инструментов для удобной, быстрой и безопасной работы. Кратко опишем наиболее, на наш взгляд, полезные из них.

Управление правами доступа

В «1С:Документооборот 8» для каждого документа автоматически формируется карточка, в которой можно настроить уровень доступа для отдельных сотрудников или подразделений. При необходимости можно открыть карточку и узнать всю информацию о последнем редактировании, настроить доступ, поставить цифровую подпись.

Поиск документов и штрихкодирование

В системе реализовано хранение большого числа файлов. Их легко найти в базе за несколько секунд (в отличие от бумажных аналогов, которые порой приходится часами искать в архиве). Это существенно сэкономит время сотрудников. Для удобства пользователей поиск возможен следующими способами: по реквизитам, в списках (с помощью быстрых отборов), полнотекстовый поиск, по штрихкодам.

Учет входящей и исходящей корреспонденции

В системе есть возможность вести учет всех входящих документов от организаций и физических лиц. Входящие документы можно группировать в списки, например, по отправителям или видам. В результате найти документ, оправить его по почте, направить на исполнение или распечатать — дело одной минуты.

Электронная подпись

Защита переписки и корпоративных данных – это важный фактор при ведении делопроизводства. Эту задачу в программе решает электронная цифровая подпись (ЭЦП) — надежный аналог печати и личной подписи. Ее выдает сертифицированный удостоверяющий центр. По закону документы с ЭЦП имеют такую же юридическую силу, как и бумажные аналоги. С ней безопасно заключать контракты, обмениваться документами с клиентами, партнерами, ведомствами, контрагентами (рис.12).

Рис.12. Электронная цифровая подпись в программе «1С:Документооборот»

Договорные документы

В «1С:Документооборот 8» для работы с договорами все уже предусмотрено: от подготовки и согласования, до контроля возврата, исполнения и расторжения. В программе будут описаны все этапы работы с договорами, эти данные в любой момент можно найти. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа.

Встроенная почта

С помощью «1С» СЭД документооборот вы сможете работать с электронной почтой напрямую из программы, не потребуется переключаться в другие системы. При желании вы можете подключить несколько постовых ящиков. Из почты удобно ставить задачи и поручения, прикрепить файлы, отправлять документы (рис. 13).

Рис.13. Почтовый клиент в «1С» СЭД

Мобильное приложение

Бесплатный мобильный клиент для «1С:Документооборот 8» позволит удаленно работать над задачами и всегда быть на связи с бизнесом, где бы вы не находились. В любой момент можно проверить почту, отправить письмо, согласовать документы, поставить задачи, посмотреть календарь и многое другое. Функционал практически ничем не отличается от полной версии. Сервис работает автономно и не требует постоянного подключения к сети (рис.14).

Рис.14. Мобильный клиент «1С:Документооборот 8»

Версии программы «1С:Документооборот»

«1С:Документооборот 8» выпускается в следующих версиях:

  • «1С:Документооборот КОРП» – оптимальна для предприятий со сложной структурой и документооборотом. Идеально подойдет для средних и крупных компаний, а также холдингов.
  • «1С:Документооборот ПРОФ» – подойдет для малого и среднего бизнеса, организациям с несложным документооборотом.
  • » 1С:Документооборот для государственных учреждений» рекомендуется использовать в бюджетных учреждениях и органах государственного управления со сложным документооборотом.
  • «1С:Document Management». Версия «1С:Документооборот КОРП» с двуязычным интерфейсом: английским и русским. Подойдет для российских компаний, которые имеют филиалы в других странах. Также этот продукт подойдет, если в компании есть иностранные сотрудники.

На данный момент у версий КОРП и ДГУ практически одинаковый набор возможностей.

Отличие версии «1С:Документооборот 8» ПРОФ от КОРП

Версия «1С:Документооборот ПРОФ» не поддерживает:

  • Учет данных в разрезе проекта
  • Многосторонние договора
  • Множественные состояния документов
  • Штрихкодирование документов и файлов
  • Потоковое сканирование с автоматическим распознаванием штрихкодов
  • Автоматическое заполнение файлов по шаблонам
  • Печать регистрационного штампа
  • Учет этапа обработки документов
  • Принятие задач к исполнению
  • Настройка и использование условий маршрутизации
  • Периодические бизнес-процессы
  • Учет и использование графиков работы
  • Иерархия и остановка бизнес-процессов
  • Веб-сервисы для работы с файлами «1С:Документооборот 8» из других приложений
  • Категоризация данных
  • Расширенный поиск документов и файлов по реквизитам

Если вы планируете внедрение системы электронного документооборота в своей компании и вам требуется консультация специалиста, обратитесь к нам любым удобным для вас способом. «1С-Архитектор бизнеса» специализируется на построении СЭД, начиная с типовых задач, где требуется только внедрение и настройка «1С:Документооборота», до сложных и масштабных проектов.

Подведем итоги

«1С:Документооборот 8» – это не только создание, отправка и получение документов. Внедрение «1С» СЭД позволит создать полностью контролируемое пространство для взаимодействия внутри коллектива и работать продуктивно как удаленно, так и в офисе.

У нашей компании есть статус «Центр компетенции по «1С:Документообороту», который подтверждает большой опыт внедрения программы и квалифицированное сопровождение пользователей. Если вам требуется консультация, вы всегда можете обратиться к нам.

1С: Документооборот — программный продукт компании «1С», который предназначен для автоматизации процессов документооборота в организациях любой сферы деятельности. Это эффективный инструмент построения и наладки электронного документооборота, позволяющий не только автоматизировать, но и упростить многие процессы. Внедрение продукта не потребует больших временных или денежных затрат со стороны руководства, но при этом в обязательном порядке даст возможность более интенсивно развиваться на рынке.

В бизнесе автоматизация процессов работы с документами имеет различные масштабы и цели. Например, внедрение такой автоматизированной концепции в крупной корпорации, которая решила перейти на электронные документы, предполагает реализацию масштабного проекта, который невозможно сравнить с внедрением аналогичного функционала в небольшой фирме.

Возможности программы 1С: Документооборот

Конфигурация 1С: Документооборот — полезный продукт, который позволяет не только вести учет, контролировать и корректировать бизнес-процессы, но также координировать и организовывать деятельность персонала. Продуманный до мелочей функционал и используемые методики обеспечивают полный цикл переработки документации.

  • Централизованное и безопасное хранение внутренних деловых отчетов.
  • Регистрация входящей и исходящей документации.
  • Создание и обработка организационных, информационных, распорядительных и иных актов (в т. ч. договоров, служебных записок и прочих).
  • Получение доступа к бумагам в соответствии с правами каждого конкретного участника.
  • Налаживание взаимодействия специалистов, проверка выполнения и проработки протоколов.
  • Настройка маршрутизации актов, контролирование и анализ их реализации.
  • Контроль трудового времени работников.
  • Автоматическая загрузка оригиналов с электронной почты или со сканера.

Доступные версии программы 1С: Документооборот

Разработчик предлагает 4 варианта ПО для налаживания автоматизации:

  • Для госучреждений (муниципальных предприятий). Программное обеспечение, которое подходит для государственных инстанций со сложной структурой и большими объемами ежедневной отчетности.
  • КОРП. Речь идет о фирмах, организациях, структурах, которые имеют систему разнообразного и развитого документооборота.
  • ПРОФ. Лучшее решение для организаций с простой структурой и бизнес процессами средней сложности.
  • Document Management. Программное обеспечение с двуязычным оформлением — английской и русской версией интерфейса. Чаще всего внедряется на отечественных фирмах, которые имеют зарубежные представительства, филиалы, большая часть персонала которых — иностранцы. За основу взята КОРП редакция.

1С: Документооборот — универсальная разработка, подходящая для любой отрасли, независимо от штатного количества работников, вида деятельности, организационной формы, которая оперативно и без проблем адаптируется под специфику любого бизнеса.

Основной функционал программы 1С: Документооборот:

Корреспонденция (входящая и исходящая)

Обработка входящих и исходящих документов, отслеживание истории переписки и ответов на входящую корреспонденцию. Для этих целей реализованы типовые наборы процессов.

Внутренняя документация

Речь идет про приказы, служебные записки, проектную документацию и любые другие внутренние документы основными читателями которой являются сами работники. Хранение файлов внутреннего назначение ведется в специальных журналах. Для пользователей доступен просмотр всех внутренних документов (которые разрешены им правами), отображаемых в виде сплошного списка.

Поиск необходимой информации

Программа хранит информацию в больших объемах, поэтому те, кто использует ПО, могут находить интересующие данные по разным критериям:

  • по реквизитам;
  • по спискам;
  • с помощью полнотекстового поиска;
  • по штрих-кодам.

В системе используется специальное штрихкодирование. На каждый файл наносится индивидуальный штрих-код. Штрихкодирование в разы упрощает процесс поиска информации: достаточно отсканировать штрих-код, чтобы на экране монитора открылась необходимая карточка.

Электронные подписи

Можно использовать электронную подпись (ЭЦП) для визирования, наложения резолюций, согласования, утверждения и других целей.

Процессы для работы с договорами

Позволяют проводить и фиксировать процедуру согласования договора, контролировать суммы контрактов, вести записи прихода сопроводительной отчетности, отслеживать жизненный цикл, а также факт поступления оригиналов и копий договоров с подписями и печатями.

Обработка файлов

Ежедневно пользователи создают и редактируют различные файлы. В 1С:Документооборот предусмотрена привязка их к отдельным карточкам, возможность управления их жизненным циклом, автоматическое заполнение файлов данными из электронного документа, версионирование.

Другое название — «бизнес-почта». Имеет такое же назначение, что и большинство почтовых сервисов. Важное отличие — встроенная в конфигурацию почта дополнена новыми функциями (насчитывается более 40). Последние существенно упрощают процесс переписки и выполнения заданий, связанных с входящей и исходящей корреспонденцией.

Бизнес-процессы и поручения

Бизнес-процесс — важная часть, на которой базируется построение эффективной работы отдельных специалистов и компании в целом. Отслеживание бизнес-процессов позволяет определять точность осуществления поручений и операций с целью повышения качества работы организации в целом.

По умолчанию бизнес-процессы делятся на шесть основных видов:

  • Рассмотрение — Этап, во время которого руководитель определяет задания и исполнителей путем проставления резолюций.
  • Исполнение — Предполагает передачу визированного руководителем или службой акта исполнителям, согласно списку, а также контролирующей службе для обеспечения своевременного исполнения поставленных приказов.
  • Согласование — Бизнес-процесс, во время которого определенные респонденты дорабатывают карточку и вносят в нее дополнения (изменения), после чего она передается инициатору с целью последующей обработки и определения дальнейших действий.
  • Утверждение/Подписание — Процесс, во время которого файл возвращается автору с целью доработки или ознакомления с резолюцией.
  • Регистрация — Предполагает участие секретаря, который проставляет регистрационный номер, печать и выполняет отправку корреспонденту.
  • Ознакомление — Предполагает информирование экспертов, которые внесены в список, с текстовым содержимым.

Это основные процессы, которые могут быть доработаны и усложнены. В соответствии с особенностями и спецификой каждого учреждения могут быть составлены более сложные маршруты перемещения удостоверений с переходами из одного подразделения в другое.

Отдельный блок, позволяющий разбить разные виды обязанностей по отдельным проектам. Еще одна задача, с которой помогает справиться данный параметр — проверка осуществления проектов (начиная с разработки и ведения плана, заканчивая его реализацией).

Трудовое время

Достаточно простой функциональный блок, с помощью которого ведется отслеживание выполненных в течение дня приказов, а также решенных вопросов, на которые было потрачено время. Любые данные блока вносятся с конкретной привязкой к отчетам. Позволяет оценить, насколько эффективно расходуется время, предоставляемое персоналу.

Учет отсутствующих работников

Очень полезная функция, которая позволяет фиксировать факт отсутствия сотрудника на месте и находить варианты замены ответственных лиц среди персонала, которые могут выполнить поставленные задачи на соответствующих этапах реализации проекта вместо отсутствующего работника.

Контроль исполненияя

Встроенный механизм контроля воспроизведения поставленных задач, который предполагает:

  • контроль сроков выполнения проектов;
  • расчет рабочего времени по видам должностей;
  • проведение анализа затрат рабочего времени служб, подразделений и отдельных лиц.

Мероприятия

Функция, позволяющая вести учет запланированных на предприятии встреч — совещаний, заседаний, собраний, а также фиксировать результаты и принятые на таких мероприятиях решения.

Бронирование помещений для проведения мероприятий – это функциональный блок, с помощью которого проводится определение и фиксация помещения, где будет проведено мероприятие. Благодаря доступу к данной информации, каждый участник мероприятия может оперативно находить помещения на плане.

Программный форум

Используется для решения рабочих вопросов во время формального или неформального общения на форуме. Общение наиболее эффективно на этапе консультирования новых сотрудников опытными специалистами.

Функция, которая определяет и разграничивает права доступа отдельных пользователей к базе.

В наше время, каждый бизнес должен тестировать, внедрять и запускать как можно больше инновационных решений для упрощения и автоматизации деловых течений. Простой интерфейс и удобный функционал 1С: Документооборот обеспечивает быстрое освоение софта пользователями и сотрудниками торговых предприятий, сферы оказания услуг, промышленных производств и бюджетных структур. Использование такой платформы откроет новый виток развития компании и упростит дальнейшее ее существование на рынке.

Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?

  • Управление
  • Работа с договорами и сопроводительными документами
  • Управление процессами
  • Проектная работа
  • Встроенный почтовый клиент
  • Совместная работа
  • Контроль рабочего времени
  • Преимущества 1С:Документооборот

    Как выполняется автоматизация электронного документооборота?

    1С Документооборот упрощает и оптимизирует работу с документами на предприятии. Программа организует их удобное хранение и быстрый поиск, позволяет сократить затраты времени на составление документации, а заодно повысить ее качество. Это решение можно использовать для автоматизации любых бизнес-процессов, связанных с оформлением, согласованием и даже исполнением документов.

    Система 1С Документооборот может применяться любыми организациями: коммерческими или государственными, небольшими или крупными, с простой или сложной организационной структурой. Программа гибко настраивается, адаптируется под работу конкретной фирмы, может использоваться при работе в любых отраслях, а также при использовании компанией внутренних методологий, правил, практик ведения документооборота.

    Что даст автоматизация документооборота с программой 1С?

    Для чего нужен 1С:Документооборот? Есть пять ключевых преимуществ, которые бизнес получает после внедрения этого программного продукта.

    1. Порядок. Система электронного документооборота позволяет работать с документацией упорядоченно: определяя стандарты и формы для создания документов, четкие правила обработки корреспонденции, исполнения связанных с документацией задач. Хранение корпоративного контента организуется с применением настраиваемой системы директорий. Ее структура может быть произвольной: с разделением по группам задач, филиалам, отделам, типам бизнес-процессов и т.п. Простая, но эффективная система поиска поможет быстро отфильтровать документы, найти нужные файлы. Документация больше не будет теряться.

    2. Оптимизация. Сотрудники отдельных служб в крупных организациях могут тратить больше 50% рабочего времени только на формирование документации, ее обработку, поиск, внесение данных. Автоматизация документооборота помогает освободить это время, чтобы использовать его для более важных задач. Оптимизируя работу с документами, можно заодно избавиться от раздутого штата или нерационального использования рабочего времени.

    3. Скорость обработки. Входящие документы, заявки, заказы, обращения от клиентов или контрагентов, внутренние приказы или инструкции — любая документация при использовании СЭД обрабатывается намного быстрее. Это помогает улучшить работу даже тех служб, которые не связаны непосредственно с ведением документооборота: склада, производства, логистики и т.п.

    4. Безопасность. Программа 1С Документооборот обеспечивает надежное хранение данных. Возможно использование дополнительных средств защиты, чтобы исключить доступ посторонних к документации. Продукт поддерживает использование электронных цифровых подписей для защиты документов.

    5. Больше возможностей. Ведение электронного документооборота помогает упростить работу с контрагентами, клиентами, взаимодействие с контролирующими службами, государственными учреждениями. Обмен документами в электронном виде является быстрым, безопасным и максимально эффективным.

    Внедрение документооборота 1С может проводиться вместе с автоматизацией других процессов: программа легко интегрируется с другими решениями 1С и с внешними информационными системами. Она может использоваться при создании единой информационной среды, общей системы для управления предприятием.

    Какие задачи решает автоматизация документооборота?

    Документооборот в 1С — это программа, в составе которой поставляется несколько функциональных блоков для выполнения отдельных задач по работе с документацией. Разработчик выделяет девять основных групп инструментов для автоматизации документооборота.

    Управление

    Это — основная подсистема с базовым функционалом:

    • организация учета исходящих и входящих документов, корреспонденции, внутренних документов и приказов в 1С Документооборот;

    • использование электронных подписей при регистрации, заверении документов;

    • формирование организационно-распорядительной документации;

    • контроль исполнения документов. Последовательное изменение статусов при согласовании, утверждении, рассмотрении, регистрации, исполнении. Для каждого статуса есть несколько состояний;

    • сканирование, штрихкодирование для внесения документов в программу, организации их учета, хранения;

    • формирование архивов, поиск;

    • контроль. Настраивается отдельно по задачам, связанным с документами (рассмотрение в определенный срок, исполнение и контроль исполнительской дисциплины, подписание контрагентом и т.п.).

    Работа с договорами и сопроводительными документами

    Программа помогает максимально автоматизировать такую работу на всех этапах, от подготовки и согласования договоров до передачи их экземпляров, контроля их возврата, срока действия, исполнения, расторжения. Сохраняются все версии и изменения для каждого документа. В составе подсистемы — расширенный набор инструментов для работы с договорами:

    • проектные задачи: формирование их списка, планирование сроков исполнения, формирование рабочих календарей, аналитики по результатам исполнения;

    • Использование шаблонов. Договорная документация формируется по готовым шаблонам с автоматическим заполнением реквизитов. Для каждого документа создается собственная карточка, в которой указаны все сведения о нем. В карточке отражаются все существующие связи, включая переписку, запущенные процессы, черновики и согласованные версии, вспомогательную информацию;

    • Согласование. Может быть последовательным, параллельным, смешанным, выполняемым по определенным условиям;

    • формирование многосторонних договоров (с участием трех и более сторон), с указанием корреспондентов, возможностью внесения данных о них в шаблон;

    • инструменты автоматического продления или изменения срока действия документа с уведомлением ответственных за него сотрудников;

    • формирование аналитики и отчетности для оценки эффективности работы персонала, составления списков контрагентов, с которыми нужно продлевать договора, для оценки сезонности и других факторов.

    Управление процессами

    При обработке документации возможен автоматический запуск связанных бизнес-процессов. Он является настраиваемым и позволяет собирать отдельные процессы в цепочки, выстраивать их иерархию, задавать последовательность работ, контролировать их исполнение и сроки.

    В программе предусмотрено девять стандартных процессов, запускаемых при работе с документацией (рассмотрение, утверждение, исполнение, ознакомление и т.п.). Отдельно в связи с документом можно создавать или запускать дополнительные задачи или процессы, которые отражаются в его карточке. Это могут быть мероприятия в 1С Документооборот, проектные задачи, кадровые процессы и т.п. Они являются контролируемыми, с возможностью назначения ответственного сотрудника, проведения мониторинга, формирования аналитики.

    Проектная работа

    В числе базовых функций 1С:Документооборот — ведение проектов и сопровождение такой деятельности. Программа позволяет оптимизировать и выполнить автоматизацию для следующих процессов:

    • Сбор данных по проекту. Предполагает формирование группы объектов (писем, процессов, файлов и пр.), относящихся к конкретному проекту (отражаются в его карточке). При работе с проектными задачами может быстро получить доступ ко всей информации по нему;

    • Планирование задач. Они объединяются в настраиваемую иерархию. Возможно составление календарного плана, установка ограничений, сроков, выполнение других настроек;

    • Исполнение. Проектные задачи отправляются на выполнение по заранее составленному календарю с помощью отдельного процесса, с указанием исполнителей и заданных сроков;

    • Контроль и анализ. Программа позволяет автоматически контролировать сроки завершения отдельных задач или проектов, выполнять учет времени, анализ трудозатрат. Для графического отражения данных может использоваться диаграмма Ганта.

    Встроенный почтовый клиент

    Позволяет работать с входящей и исходящей корреспонденцией в интерфейсе программы, автоматически прикреплять переписку к карточкам проектов, задач или документов, использовать электронную почту для постановки задач. Почта обрабатывается автоматически по заранее настроенным правилам (настройки можно изменять вручную). Все письма сохраняются в истории переписки, причем программа может формировать несколько таких историй (с привязкой к конкретному пользователю, документу или процессу). Система поиска писем улучшена, работает быстро и эффективно. Дополнительно реализована функция контроля отправки корреспонденции по настраиваемым правилам (ограничение числа получателей, предупреждения при пересылке данных внешним корреспондентам и т.п.).

    Совместная работа

    Совместная работа в 1С:Документооборот организована с помощью сразу нескольких инструментов. Основной — это возможность групповой обработки документов (внесения изменений, согласования, утверждения). Дополнительно доступны следующие функции:

    • подготовка мероприятий с организацией совместной работы над связанной с ними документацией;

    • бронирование помещений (используется справочник помещений, этажей, территорий, позволяет организовывать совещания, планерки, другие встречи);

    • форум — используется для коллективного обсуждения задач, процессов, документов. Возможно выделение разных уровней прав доступа для разных категорий сотрудников.

    Контроль рабочего времени

    1С:Документооборот имеет расширенный набор инструментов для такого контроля. Программа позволяет учитывать временные затраты по разным проектам (попроектно, позадачно, по видам работ, отдельным процессам), анализировать расход рабочего времени сотрудниками, планировать и оптимизировать нагрузку на персонал, вести встроенный календарь. В этой подсистеме используется несколько основных инструментов:

    • Календарь. Используется в качестве персонального инструмента планирования с возможностью переноса данных из проектов при формировании графика работ или ручного заполнения. У руководителей, делегатов, отдельных категорий пользователей могут быть расширенные права доступа с возможностью просмотра или редактирования календарей других сотрудников;

    • Отсутствие на рабочем месте. Программа позволяет регистрировать его для каждого сотрудника с указанием времени, причины отсутствия, замещающих сотрудников, внесением примечаний. При отсутствии сотрудника возможен автоматический запуск шаблонных процессов (отправка уведомлений коллегам, переадресация входящих писем и пр.);

    • Отчетность. Возможно формирование ежедневных отчетов сотрудниками, составление сводной отчетной документации с выборкой данных по задачам, проектам и т.п.;

    • Учет и анализ трудозатрат. Выполняется автоматически для отдельных проектов или задач, их групп. Анализ данных может выполняться по видам работ, проектам, для оценки эффективности отдельных сотрудников или рабочих групп.

    Преимущества 1С:Документооборот

    Программа поможет автоматизировать документооборот, организовать его ведение по актуальным нормам и стандартам, с учетом сложившихся практик, внутренних правил и методологий, используемых в компании. У этого продукта есть несколько важных преимуществ.

    Функциональность. Все нужные функции — в одной программе с удобным интерфейсом. Даже базовая конфигурация 1С:Документооборот поставляется с полным набором инструментов для автоматизации. Используемый в 1С Документооборот конфигуратор позволяет гибко настраивать отдельные функции, адаптируя их под требования предприятия. Программа имеет отличные характеристики, является производительной, стабильной, надежной.

    Соответствие стандартам. Программа учитывает актуальные нормы и требования законодательства к оформлению документов. Она регулярно обновляется: шаблоны, формы, правила заполнения документации и формирования отчетов всегда являются актуальными.

    Безопасность. Программа обеспечивает надежное хранение информации, позволяет распределять права доступа к ней, исключать несанкционированный доступ. Продукт может использоваться вместе с ЭЦП для дополнительной защиты документации.

    Простая интеграция. 1С:Документооборот может использоваться вместе с внешними информационными системами и программами. Решение легко интегрируется с другими продуктами на базе 1С:Предприятие и может использоваться при комплексной, системной автоматизации на предприятии.

    Удобная работа. Интерфейс программы является простым, им легко пользоваться. Продукт поставляется с комплектом справочной документации, подробными описаниями функций, дополнительно предусмотрена поддержка пользователей. Для работы можно использовать мобильное приложение (является бесплатным).

    Гибкая автоматизация. Программа выпускается в четырех конфигурациях (ПРОФ, КОРП, для государственных учреждений и редакция с двуязычным интерфейсом Document Management). При автоматизации возможно использование только части подсистем. Программа гибко настраивается, может использоваться вместе со специализированными или отраслевыми решениями. Для автоматизации сложных, нестандартных бизнес-процессов возможно внесение изменений в основную конфигурацию.

    Как выполняется автоматизация электронного документооборота?

    Чтобы организовать ведение документооборота в 1С, выполняется внедрение программы. Для этого проводится анализ существующих практик и методик работы с документацией, связанных с нею бизнес-процессов. После разработки проекта автоматизации выполняется поставка программы, ее установка, настройка, отладка. При использовании программы обязательно выполняется сопровождение, предоставляется техническая и консультационная поддержка, регулярно проводятся обновления.

    Компания BizCase выполняет внедрение программы 1С:Документооборот и других продуктов 1С в Москве. У нас стоимость системы электронного документооборота с выполнением внедрения минимальна. Мы обеспечиваем высокую эффективность автоматизации, имеет практический опыт таких внедрений, компания является официальным партнером 1С.

    1С:Документооборот. Антикризисный комплект для удаленной работы за 10 000 р.

    Антикризисный комплект – набор сервисов для организации удаленной работы на 180 дней. Включает:

    • программу «1С:Документооборот КОРП» со встроенными функциями, которые нужны для удаленной работы сотрудников.
    • сервер 1С:Предприятия (x86-64);
    • 1С:Сервер взаимодействия;
    • клиентскую лицензию на 100 подключений.

    Понятия «Делопроизводство» и «Документооборот»

    Ведение учета внутри компании непременно связано с обработкой множества бумажных документов. Оформление всех документов проводится через программу 1С:Документооборот которая автоматизирует и упрощает процесс создания и обращения всех бумаг. Этот процесс в программе называется делопроизводством.

    Эти бумаги и файлы не остаются на месте – они непременно передаются в другие отделы, поставщикам, клиентам и другим партнерам, создаются специальные копии. Эти процессы называются документооборотом – обменом важными бумагами между сотрудниками компании и их правильное оформление для отправки партнерам.

    Есть несколько весомых преимуществ такого документооборота. История взаимодействий и оформления заявок от одного отдела к другому хранится в системе и позволяют проверить всю работу сотрудников. К тому же, количество распечатанных бумаг, которые приходится хранить в офисе, заметно сокращается. Документооборот компании в программе 1С – это наиболее точный способ ведения внутреннего учета.

    Типы документов в 1С Документооборот

    Для правильного ведения учета операций, проходящих внутри организации, необходимо ввести определенную группировку. Все документы имеют свое направление – возможно, это внутренняя записка или счет на оплату, который пришел от поставщика. Документация разделяется на три потока, чтобы работа с ними велась отдельно и не пересекалась:

    1. Входящие
    2. Исходящие
    3. Внутренние

    Перед тем как информация, полученная в документации от партнера, перейдет к другому партнеру (станет исходящим документом), она должна быть обработана. Доступ к документу ограничивается администратором, и каждый работник будет менять статус оформления документа в программе. По мере изменения статуса он будет переходить из отдела в отдел, а затем на его основе оформится исходящий документ.

    Входящие документы

    Входящими являются те документы, которые поступают в компанию извне.

    Есть несколько источников:

    • Почта;
    • Электронная почта;
    • Курьер;
    • Передача представителем другой компании.

    Каждый из таких документов регистрируется и проходит три стадии обработки:

    • Первичная регистрация (записывается основная информация, которая поможет распознать бумагу);
    • Рассмотрение (выполняется одним из сотрудников компании);
    • Исполнение (этой стадии может не быть).

    В 1С можно записывать документацию, которая поступает от физических или юридических лиц. Под входящими документами может пониматься счет на оплату, претензия и т.п. На каждое входящее обращение следует давать ответ, но перед этим придется поменять несколько статусов по каждому запросу.

    Во-первых, при попадании к одному из сотрудников организации документация будет зарегистрирована. Она получит статус запроса. В ходе рассмотрения следует поставить статус «В обработке», и, после того, как решение будет принято, обработка подходит к стадии «Исполнение», а статус меняется на «Ответ на запрос».

    Исходящие документы

    Под исходящим документом понимается бумага, которая оформляется внутри организации для отправки партнерам или же надзорным органам. Так, например, при помощи 1С удобно формируются отчеты для налоговой инспекции. Легко здесь создать документы для создания заказа поставщику и отправления чека своим клиентам.

    Исходящая документация может стать ответом на входящий запрос или же быть создана сама по себе. Она создается в несколько этапов:

    1. Создание текста, указание типа документа (запрос, требование, претензия, жалоба).
    2. Согласование текста и корректировка. Лица, принимающие решение, должны ознакомиться с получившимися формулировками и внести свои исправления, если необходимо.
    3. Утверждение текста. Когда все лица, принимающие решение, согласятся с принятыми корректировками, можно переходить к следующему шагу.
    4. Регистрация в системе. Документу присваивается номер, заполняются основные поля, отражающие суть и цель отправки исходящей документации.

    В системе 1С фиксируется только последняя стадия создания – регистрация. Идентификационный номер должен присваиваться ответственным работником (чаще секретарем) после того, как текст пройдет согласование, корректировки и утверждение ответственными лицами. До этого документация существует традиционно только на бумаге.

    Если исходящий документ является ответом на входящий запрос, такие документы связываются в системе. До того, как будет принято решение, входящий запрос будет «ждать» в статусе «В обработке», а когда исходящий документ будет сформирован, этой переписке будет установлен статус «Отправлен ответ».

    Внутренние документы

    Любое движение денежных средств и материалов должно регистрироваться документально. Если операции не записывать или же не зарегистрировать всего одну операцию, можно сбиться в счете – «пропадут» деньги или материалы. Наиболее надежным способом учета является использование компьютерной программы, в том числе 1С.

    Внутренняя документация может являться частью обработки входящих или исходящих запросов. В процессе принятия решения необходимо фиксировать отпуск товара или разрешение на оплату по счету, потому что все эти действия являются частью обработки запросов. К внутренней документации относятся служебные записки, приказы и другие важные бумаги.

    Виды документа

    Вид – это параметр, который влияет на:

    • Плановый период обработки документации;
    • Необходимые действия при обработке и перечень лиц, принимающих решение;
    • Способ присвоения регистрационного номера.

    Для каждого потока исходящей документации существуют отдельные виды. Так, например, для внутреннего потока в 1С созданы следующие позиции:

    • Бухгалтерский отчет;
    • Трудовой договор;
    • Приказ по кадрам;
    • Информационно-справочный документ;
    • Регламент;
    • Приказ по основной деятельности;
    • Служебная записка.

    В зависимости от потребностей и специфики работы организации можно создавать дополнительные виды документов с нужными полями. Стандартные шаблоны не всегда подходят, и поэтому в новых шаблонах можно изменить практически все параметры, чтобы сразу же можно было распечатать или отправить готовый документ, оформленный по стандартам компании.

    Правила присвоения регномера

    Регистрационный номер является главным реквизитом документа и является уникальным. Поиск отдельно взятой бумаги можно выполнить по номеру, поскольку идентичных сочетаний цифр не будет. Программа 1С ввела гибкую систему создания идентификационного номера. В него включаются и стандартные данных, и дополнительные.

    В число стандартных данных, которые включаются в регистрационный номер, входит дата, вид, наименование корреспондента и подразделение, которое работает над документацией. Каждому виду и направлению присваивается свой номер. Его можно всячески видоизменять, чтобы по набору цифр было понятно, исходящий это запрос или входящий, а также какой отдел занимается его обработкой.

    Каждый рабочий год регистрационные номера обновляются и начинаются с цифры 1. Также возможно присвоение совместного номера, когда в составлении документации участвовало несколько организаций. В этом случае под номером в базе данных ставится заметка о номере в базе данных другой компании. Короткие комбинации можно записывать в одну строку через дробь.

    Учетно-регистрационная карточка

    Для каждого документа независимо от его типа создается учетно-регистрационная карточка. Она напоминает функцию «Предпросмотр» в графических редакторах – здесь можно увидеть заполненный данными шаблон. Но это не все функции карточки – в ней есть несколько вкладок:

    • Обзор (тот самый «предпросмотр);
    • Реквизиты (регистрационный номер и прочие важные данные);
    • Резолюции;
    • Связи (все участники – лица, принимающие решение);
    • ЭП;
    • Переадресации;
    • Категория;
    • Рабочая группа.

    Таким образом, используя карточку, можно просмотреть историю создания и редактирования документации. Записываются все действия сотрудников – в случае возникновения вопросов можно узнать, к кому обратиться за разъяснениями. Простота и чистота такого способа учета позволяет быстро устранять ошибки.

    Устройство 1С таково, что даже параметры в учетно-регистрационной карточке можно менять: поскольку специфика деятельности организаций может существенно отличаться, им необходимо настроить программу под себя. Без такого функционала 1С не стала бы таким полезным инструментом ведения учета для многих организаций.

    Использование дополнительных параметров

    Несмотря на то, что в оформлении и обработке документации присутствует определенная рутина, каждому документу требуется дополнительная настройка. Прежде всего, для него вводится расширенный список параметров, относящихся к каждому документу. Как пример, такими реквизитами могут быть:

    • Дата перевода (денежных средств);
    • Новая должность;
    • Цель выдачи;
    • Размер заработной платы;
    • Длительность;
    • Сотрудник (или «Ответственый»);
    • Дата начала (и дата окончания);
    • Цель командировки;
    • Список сотрудников;
    • Срок;
    • Статья бюджета.

    Все эти параметры создаются для того, чтобы в несколько кликов заполнять документы, в которых будут отражаться действия сотрудников, движения денежных средств и материалов. Так записывается информация об отпуске и даже ведется отчетность о командировках – вводятся даты и список всех трат, которые компенсируют сотруднику.

    Платформа 1С:Предприятие упрощает делопроизводство и делооборот внутри компании, поскольку делает эти процессы полуавтоматическими. Отдельные шаблоны уже включаются в программу, а сохранение истории взаимодействия сотрудников и обработки документации является базовой функцией программного обеспечения.

    Остались вопросы? Закажите бесплатную консультацию наших специалистов!

    Add a Comment

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *