Документооборот в организации

Если перед вами стоит задача организовать ведение делопроизводства с нуля, то эта статья как раз для вас. Она пригодится и в том случае, если ваша организация действует уже какое-то время, но вы стали задаваться вопросом, насколько правильно и рационально построена работа с документами. Мы предлагаем вашему вниманию примерное пошаговое руководство по созданию оптимальной системы делопроизводства в отдельно взятой организации, изложенное в доступной форме, чтобы наладить работу смог даже человек, не имеющий специального образования.

НАЧИНАЕМ РАЗБИРАТЬСЯ

Основными этапами создания делопроизводства с нуля являются:

  • организация документооборота (оптимального движения готовых документов внутри организации);
  • создание документов (документирование деятельности);
  • обеспечение хранения документов и их использования.

Как правило, в составлении и оформлении документов участвуют многие сотрудники организации. Организация документооборота относится всецело к зоне ответственности службы делопроизводства, причем она может иметь различные названия в зависимости от возложенных функций, размера организации и субъективных предпочтений руководства – общий отдел, канцелярия, управление делами и др., в маленькой фирме чаще всего выполнение всей работы делегируется секретарю.

Прежде всего требуется определиться в отношении единых правил работы с документами. Лучше всего закрепить их в инструкции по делопроизводству. Необходимо учитывать, что в современном делопроизводстве очень многое определяет непосредственно сама организация, поскольку часто нормативные акты приводят лишь рекомендации.

Для выполнения намеченного службе делопроизводства потребуется разработать два основных документа:

  • инструкцию по делопроизводству, которая закрепляет принятые внутри организации правила работы с документами на всех этапах работы с ними;
  • номенклатуру дел, которая представляет собой систему группировки документов в дела, а также используется для учета документов временных сроков хранения, их отбора к передаче в архив или на уничтожение.

Если организация только начинает свою деятельность (т. е. определенные правила еще не сложились) или разработка инструкции по делопроизводству на данном этапе кажется неподъемным занятием, то временно можно ограничиться положениями (регламентами и т. п.) по отдельным направлениям, утверждаемыми приказами руководителя.

Наш совет. Начинать любую работу следует с изучения необходимого минимума нормативно-методических документов. В делопроизводстве такими документами являются:

  • ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;
  • Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 № 76 (далее – Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти).

Второй документ предназначен для применения прежде всего в федеральных органах исполнительной власти. Вместе с тем службы делопроизводства организаций любых форм собственности и направлений деятельности могут использовать его как нормативную основу, поскольку на сегодняшний день альтернатив этому документу не существует. Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти охватывают все этапы работы с документами с учетом всех действующих на сегодняшний день нормативов по делопроизводству и архивному делу, в них приведены образцы отдельных документов. Вы можете адаптировать интересующий вас раздел в соответствии с конкретными требованиями и условиями вашей деятельности и включить его в инструкцию по делопроизводству своей организации.

Далее мы рассмотрим основные этапы организации работы с документами. На основании приведенных ниже рекомендаций вы сможете создать оптимальную систему делопроизводства в своей организации или в случае необходимости внести коррективы в уже действующую.

Получение документов, первичная обработка, предварительное рассмотрение

Как правило, все перечисленные ниже работы выполняются службой делопроизводства.

Документы могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Прежде всего проверяют, по адресу ли доставлена почта. После вскрытия конверта необходимо убедиться в наличии полного пакета документов – всех страниц письма и приложений при их наличии. Ошибочно доставленные письма возвращают на почту или пересылают по указанному на них адресу. Конверт с пометкой «Лично» передают адресату, не вскрывая.

Если имеется значительное повреждение упаковки или выявлено отсутствие важных документов, то составляют акт в произвольной форме (один экземпляр направляют отправителю, другой прикладывают к полученным документам). Кроме того, можно проставить на документе отметку о получении без приложений, а затем дополнительно запросить недостающие документы у отправителя.

Конверты обычно не сохраняют из-за отсутствия практической надобности и значительного увеличения объема формируемых дел. Однако есть исключения. Конверт хранят в следующих случаях:

  • адрес указан только на конверте, в документе он отсутствует или не читается;
  • в полученном документе не проставлена дата или она имеет значительное расхождение с датой получения письма;
  • дата на конверте позволяет доказать время получения документов (это актуально для судебных документов и некоторых других).

В зависимости от установленного распределения обязанностей в организации все поступившие документы направляют:

  • руководителю;
  • его заместителям;
  • сразу непосредственно в подразделения.

При этом руководствуются принципом: руководству необходимо доставлять важные документы и избавить его от потока второстепенных, имеющих оперативное значение. Какие документы являются важными – решают в каждом случае индивидуально, опираясь на мнение руководства.

Регистрация входящих документов

Регистрации подлежат входящие документы, которые требуют исполнения или которые предстоит использовать в справочных целях. Это означает, что следует регистрировать абсолютно все поступившие документы за исключением внесенных в особый список. Такой список готовят, проведя анализ обычно поступающей почты. Его включают в инструкцию по делопроизводству или утверждают приказом руководителя как самостоятельный документ.

Примерный перечень нерегистрируемых документов:

  • печатные издания (журналы, газеты, брошюры);
  • копии информационных документов и рекламные материалы;
  • поздравления;
  • приглашения;
  • прейскуранты.

Для создания оптимальной системы регистрации поступивших документов в организации предлагаем учитывать следующие сложившиеся правила:

  • Регистрировать входящие документы следует в день их поступления (полученные во внерабочее время – на следующий день), для чего необходимо проставить отметку на первом листе в правом нижнем углу и занести краткие сведения о документе в принятую в организации форму регистрации (образец такой формы приведен в Примере 1).
  • Отметка должна содержать порядковый номер и дату. Кроме того, очень часто она включает название организации. Отметку можно делать ручкой, но гораздо удобнее наносить ее с помощью штампа. Можно заказать штамп с возможностью проставления даты, что значительно сэкономит время при большом объеме документооборота.

ЗАО «Засада»

Вх. № 0421

  • Каждому документу следует присваивать уникальный номер путем добавления принятого в организации префикса для каждой группы документов (например, к входящему номеру писем из филиалов дописывают «-ф» и т. д.).
  • Входящие документы следует централизованно регистрировать в службе делопроизводства. При большом объеме документооборота допускается децентрализованный способ при условии обеспечения поступления документов (возможно, какой-то отдельной категории) напрямую в соответствующее подразделение.
  • Необходимо соблюдать принцип однократности регистрации. Например, для оперативности письмо было направлено факсом, а затем пришел оригинал письма или одно и то же письмо было передано из одного подразделения в другое. В этих и иных случаях на документе от одного и того же корреспондента с одинаковым исходящим номером и датой должен быть один и тот же входящий номер вашей организации.
  • Регистрировать необходимо все поступившие документы вне зависимости от способа их получения (по электронной почте, по обычной почте и т. д.). Иногда исполнители получают документы напрямую. Постарайтесь убедить их в необходимости передавать в этом случае документы в службу делопроизводства на регистрацию.

Сама организация также предусматривает, какие категории документов будут регистрироваться отдельными массивами (потоками). В каждом выделенном массиве начинают присваивать номера в валовом порядке начиная с № 1 с 1 января каждого года.

При разделении документов (всех, а не только поступивших) на различные потоки обычно исходят из следующих соображений:

  • в отдельные группы регистрации попадают исходящие, входящие и внутренние документы;
  • обычно отдельные виды документов при регистрации не смешивают – так, отдельно регистрируют деловые письма, приказы (при этом по личному составу всегда отдельно от приказов по основной деятельности), акты, протоколы, договоры, служебные записки и др.;
  • регистрация проводится в одном месте;
  • допускается отдельные большие группы разбивать еще на несколько групп – например, можно выделить из деловой переписки в отдельный поток регистрации входящие письма из филиалов или по каким-то определенным вопросам, типичным для деятельности вашей организации.

■ Регистрационные формы входящих документов. Документы допускается регистрировать в журнале или на карточках (на бумажных носителях или в электронном виде). Какие именно формы следует использовать – не регламентирует ни один нормативный правовой акт, значит, каждая организация самостоятельно определяет наиболее подходящую ей форму.

Изначально для регистрации документов использовался обычный бумажный журнал. Затем было предложено регистрировать документы на бумажных регистрационных карточках и на их основе создавать картотеку по различным категориям (не только по порядку номеров и виду документов – дополнительно один и тот же документ можно систематизировать в зависимости от исполнителя, автора, содержания документа и др.).

Сейчас нельзя рекомендовать ни один из этих способов из-за неэффективной справочной работы. Например, не представляется возможным оперативно узнать, кому отдан документ на исполнение или поступал ли вообще определенный документ в организацию.

Наиболее современный подход – регистрация документов в системе электронного документооборота (СЭД). Для этого в СЭД создается регистрационная карточка (РК) документа, в готовой форме необходимо только заполнить нужные поля. Внешний вид этой карточки может быть различным в зависимости от применяемой СЭД и предъявляемых организацией требований к ее форме.

Если в организации не внедрена СЭД, то используйте электронный журнал регистрации входящих документов. Простейший вариант – использовать для этих целей обычный файл Word или Excel. Для каждого отдельного регистрируемого массива документов нужно создать отдельный файл.

Если в организации ведется электронная регистрация, то можно быстро получать информацию об интересующем документе (группе документов) по заданному параметру (например, номеру, автору, содержанию и т. д.).

К сведению. Распечатывать журнал необходимо, только если требуется получить подпись исполнителя для доказательства направления ему на исполнение конкретного документа. В общем же случае электронный журнал не распечатывается и объективно не существует никакой иной необходимости его дублирования на бумаге.

ПРИМЕР 1

Примерная форма журнала регистрации входящих документов

Номер

Дата

От кого получен (корреспондент)

Исходящий номер

Исходящая дата

Роспись в получении

ООО «Клин»

О заключении договора

Часто в журнал регистрации входящих документов добавляют графы о количестве листов документа и приложения, а также о содержании поручения с указанием срока исполнения.

Рассмотрение входящих документов руководством и передача их на исполнение

Зарегистрированные документы в этот же день передают на рассмотрение руководителю, его заместителям либо сразу непосредственно в структурные подразделения (в зависимости от распределения обязанностей и сложившихся внутренних традиций). В задачу руководства входит оперативно рассмотреть переданные документы. Итогом рассмотрения становится вынесение резолюции (на самом документе, бумажной или электронной регистрационной карточке), из которой должно быть понятно, кто исполнитель, каковы поручения и срок исполнения, например:

Богданчикову М.Б.

Для подготовки ответа. Ознакомить работников отдела. Срок – до 16.05.2012.

Никифоров

Для типовых документов, не требующих дополнительных поручений, обычно ограничиваются указанием фамилии исполнителя:

Богданчикову М.Б.

Никифоров

После возврата документов в службу делопроизводства их необходимо в тот же день передать исполнителю. При наличии нескольких исполнителей подлинник всегда передается тому, кто назван в резолюции первым. Чтобы не возникало вопросов, когда документ поступил на исполнение и был ли он вообще передан определенному исполнителю, документы передают под роспись в журнале регистрации входящих документов.

Контроль исполнения и ведение справочной работы

В случае организации делопроизводства с нуля контроль исполнения, конечно, не является первоочередной задачей. Однако в целях качественного и своевременного исполнения документов такой контроль в той или иной форме должен проводиться в любой организации. Различают два направления контрольной деятельности:

  • контроль за исполнением документов по существу поставленных вопросов;
  • контроль за сроками исполнения документов.

Обычно за своевременное и в полном объеме исполнение поручений отвечают начальники структурных подразделений. Задача службы делопроизводства – контролировать сроки исполнения. В зависимости от имеющихся технических возможностей и объема документооборота следует определить, какие категории документов будут ставиться на контроль – все или ограниченное число (например, из вышестоящей организации, от наиболее важных контрагентов и т. д.).

Если в организации делопроизводство ведется с применением СЭД, то этот вид деятельности автоматизирован и есть возможность контролировать, на какой стадии исполнения и у кого конкретно находится любой прошедший регистрацию документ. Если регистрация ведется в журналах на бумажных носителях, то для постановки документов на контроль потребуется заводить на них дополнительную карточку (понятно, что в этом случае работа будет трудоемкой и контролироваться будет ограниченное количество документов). В случае электронной регистрации (но без применения СЭД) возможности будут находиться где-то посередине.

Итак, задача делопроизводственной службы – ставить на контроль документы, напоминать исполнителям о приближающемся сроке исполнения, вести анализ результатов исполнения документов и информировать руководство о результатах. В зависимости от практической надобности определите, с какой периодичностью будет составляться справка для руководства о просроченных или исполненных с опозданием документах (эту информацию можно также готовить в виде докладной записки).

Создание документов

Ответственность за составление и оформление исходящих (отправляемых) документов возлагается на сотрудников, подготовивших данные документы. Функции делопроизводственной службы в отношении создания документов следующие:

  • разработка образцов бланков (письма, приказа, распоряжения, акта, протокола и др.) и утверждение их в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • определение порядка подготовки и оформления документов и утверждение его в составе инструкции по делопроизводству или отдельно приказом;
  • оказание методической помощи сотрудникам организации и обучение их правильному оформлению документов.

Нормативные акты по делопроизводству не регламентируют внешнее оформление документов, поэтому допускается проявить некоторую инициативу и установить правила, наиболее подходящие вашей организации. Тем не менее в этом вопросе стоит ориентироваться на рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003 и Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Оформленные документы в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации передаются на регистрацию. Специалист службы делопроизводства не несет ответственности за содержание документа и проверяет только правильность оформления. При этом следует проверить:

  • наличие необходимых виз согласования;
  • подпись документа лицом, имеющим на это право согласно принятому в организации распределению обязанностей;
  • использование бланка организации установленной формы, реквизиты документа;
  • наличие индекса в соответствии с номенклатурой дел;
  • правильность адресования документа и наличие всех необходимых приложений.

Регистрация исходящих документов и их отправка

Подписанные руководителем документы регистрирует служба делопроизводства, в небольших фирмах – секретарь. Исключение обычно делают для приказов по личному составу, бухгалтерских документов, договоров и некоторых других, которые регистрируют в подразделениях по месту их создания. Внутренние документы, подписанные начальниками отделов, обычно регистрируют децентрализовано в этих подразделениях.

Важно соблюдать следующие требования:

  • документ регистрируется только того, как он был подписан имеющим на это право лицом – существует вероятность внесения изменений в документ, кроме того, его вообще могут не подписать, тогда в журнале будут значиться документы, которые юридически не существуют, или будут пропуски номеров, или нарушится хронология регистрации,
  • однократность регистрации каждого документа в день утверждения или подписания документа – если регистрация производится в службе делопроизводства, то в подразделениях может быть только учет.

Документы необходимо регистрировать отдельными массивами, начиная новый отсчет порядка номеров с начала каждого года для каждой группы. Наиболее распространенный пример разделения:

  • исходящие деловые письма (при большом документообороте допускается из единого массива дополнительно выделить отдельные группы регистрации, например переписку с подведомственными организациями, документы, выделенные по территориальному признаку, и т. д.);
  • приказы по основной деятельности;
  • распоряжения по основной деятельности;
  • приказы по личному составу (обычно в зависимости от сроков хранения их дополнительно делят – о приеме, переводе, увольнении (срок хранения – 75 лет), об очередных отпусках (срок хранения – 5 лет) и т. д.);
  • докладные и служебные записки (внутреннюю переписку не допускается регистрировать совместно с внешними деловыми письмами);
  • иные группы – отдельно по видам в зависимости от образующихся в организации документов (например, ведется отдельная регистрация протоколов, актов, договоров и т. д.).

На бланке письма, приказа или любом другом документе регистрационный номер и дата проставляются в месте расположения данных реквизитов.

Следующий порядковый номер присваивают в пределах каждого выделенного массива, который очень удобно дополнять индексом по номенклатуре дел (например, 09-24/968, где 09 – принятый в организации номер подразделения, 24 – номер дела по номенклатуре подразделения, 968 – следующий присваиваемый свободный номер). Допускается дополнять порядковые номера буквенными обозначениями по исполнителю (например, 09-24/968АЛ, где АЛ – исполнитель Алла Лихова), корреспонденту или применять другие классификаторы, удобные организации.

Установленной формы журнала регистрации исходящих документов не существует (Пример 2). Его допускается заполнять на бумажных носителях, но мы советуем согласно современным веяниям вести его в электронном виде (хотя бы в Word или Excel). Этим вы обеспечите себе удобный и быстрый поиск, экономию времени на регистрацию.

Распечатывать файл с заполненной формой журнала вовсе не обязательно. Исключение целесообразно сделать для обеспечения сохранности журналов регистрации документов с длительными сроками хранения, например приказов по основной деятельности (срок хранения – постоянно), приказов по личному составу (срок хранения – 75 лет).

ПРИМЕР 2

Примерная форма журнала регистрации исходящих документов

Номер

Дата

Кому направлен (адресат)

Исполнитель

Куда помещен документ

(№ дела)

Отметка об
исполнении

Арбитражный суд

О направлении ходатайства

Ковалева А.И.

Отправлено почтой

Если в организации используется СЭД, то, разумеется, регистрация проходит в электронном виде с применением СЭД.

Подготовка номенклатуры дел

Когда работа над документом завершена (т. е. на письмо-запрос дан ответ, сведения в соответствии с информационным письмом используются в работе, согласно письму-просьбе выполнены все необходимые действия и т. п.), требуется исполненные документы поместить в подходящее дело по номенклатуре дел.

Номенклатура дел (Пример 3) представляет собой перечень заголовков дел с указанием сроков хранения, составленный по установленной форме. Ее ведение является обязательным, т. к. она позволяет систематизировать и упорядочить документы в текущем делопроизводстве для обеспечения их оперативного поиска и использования. Также ее можно использовать для учета документов временных сроков хранения, отбора их к передаче в архив или на уничтожение.

ПРИМЕР 3

Образец номенклатуры дел

Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ

общество «Блиц» Генеральный директор

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

24.12.2011 № 1

Москва

На 2012 год

Индекс дела

Заголовок дела (тома, частей)

Количество дел (томов, частей)

Срок хранения дела (тома, части) и номера статей по перечню*

Примечание

02. Отдел кадров

Штатные расписания и изменения к ним. Копии

3 года

Ст. 71 б

Подлинники в деле 01-02

Приказы генерального директора по основной деятельности. Копии

До минования надобности

Ст. 19 а

Подлинники в деле 01-04

Приказы генерального директора по личному составу (о приеме, перемещении, увольнении и др.)

75 лет ЭПК

Ст. 19 б

Приказы генерального директора о предоставлении ежегодных оплачиваемых отпусков

5 лет

Ст. 19 б

03. Бухгалтерия

Годовой бухгалтерский отчет (баланс)

Постоянно

Ст. 351 б

Квартальные бухгалтерские отчеты (балансы)

5 лет

Ст. 351 в

При отсутствии годовых – постоянно

Договоры о материальной ответственности

5 лет

Ст. 457

После увольнения материально ответственного лица

Начальник общего отдела Турчинская К.Е. Турчинская

Ответственный за архив

Боровичка А.О. Боровичка

СОГЛАСОВАНО

Протокол ЭК

от 22.12.2011 № 3

* Какой именно перечень – обычно оговаривают во введении.

После завершения делопроизводственного года необходимо заполнить графу 3 с проставлением количества заведенных дел напротив каждого заголовка и обобщить данные сведения в итоговой записи к номенклатуре дел.

Самое сложное при составлении номенклатуры дел – сформулировать заголовки дел (они должны отражать всю документируемую деятельность с включением в нее всех подразделений организации) и правильно определить сроки хранения дел на основании действующих нормативных документов. На сегодняшний день действуют два типовых перечня, регламентирующих сроки хранения документов:

  • Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558;
  • Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182.

Дополнительно можно использовать ведомственные перечни (если они составлены для вашей сферы деятельности).

Сводная номенклатура дел организации на предстоящий год разрабатывается в IV квартале каждого года. Утверждение номенклатуры включает следующие основные этапы:

  • подписание руководителем службы делопроизводства;
  • визирование ответственным за архив организации;
  • согласование с экспертной комиссией организации с составлением протокола заседания экспертной комиссии;
  • рассмотрение экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения – не реже 1 раза в 5 лет (данный этап можно пропустить, если организация не передает документы на государственное хранение, т. е. не является источником комплектования государственного архива);
  • утверждение руководителем организации (приказом или с помощью грифа утверждения на самом документе).

Конечно, для составления номенклатуры дел требуется владеть определенными знаниями и навыками. При ее составлении необходимо приложить максимум усилий, поскольку правильно составленная номенклатура дел способствует эффективному ведению делопроизводства.

Формирование документов в дела

Документы по рассмотрению одного вопроса помещаются вместе (формируют пакет документов) в последовательности:

  • входящий документ;
  • приложение к нему (если имеется);
  • документ во исполнение входящего;
  • приложение к нему (если имеется);
  • другие документы, имеющие отношение к указанному вопросу.

Чаще всего их располагают в деле в хронологической последовательности (начиная с самой ранней даты в каждом пакете документов). Например, запрос и ответ о строительстве моста помещаются рядом, затем следующий пакет документов − о строительстве торгового центра и т. д. По правилам делопроизводства нельзя завести дело с заголовком «Исходящие» и другое самостоятельное дело с заголовком «Входящие» (а это довольно часто встречающаяся ошибка при формировании дел).

Другое существенное требование – нельзя помещать в одно дело документы различных сроков хранения, т. е. документы постоянного (или долговременного) хранения не располагают вместе с документами временного срока хранения (до 10 лет). Например, приказы по личному составу о приеме, перемещении, увольнении и др. (срок хранения – 75 лет) формируют отдельно от приказов по предоставлению очередных отпусков (5 лет).

К приказам по основной деятельности, утвердившим какие-либо приложения, инструкции и др. всегда должны прилагаться утвержденные документы (например, к приказу об утверждении положения о службе делопроизводства должно прилагаться названное положение, к приказу об утверждении инструкции по делопроизводству − соответствующая инструкция.

Хранение и уничтожение документов

Первоначально все документы находятся на оперативном хранении в структурных подразделениях организации. Через 2–3 года после завершения делопроизводственного года документы постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения (в т. ч. по личному составу) передаются по описям в архив организации. Документы временных сроков хранения (до 10 лет) обычно в архив не поступают. После истечения сроков их хранения и потери практического значения они подлежат уничтожению с составлением акта установленной формы.

Если вы применили на практике приведенные в статье рекомендации, то можете с уверенностью сказать, что в вашей организации система делопроизводства функционирует. Однако с течением времени происходят изменения, поэтому для поддержания на эффективном уровне организации работы с документами вам предстоит постоянно вносить в нее коррективы.

Работа с деловой документацией занимает значительную часть служебного времени любого руководителя. Язык деловых документов — это, как правило, набор штампов, стандартов, позволяющий унифицировать делопроизводство. (Секреты умелого руководителя/Сост. И.В. Липсиц М., 1991. С. 162—171).

Обычно выделяют следующие способы унификации служебных документов:

* трафарет;

* анкета;

* текст-аналог (или типовой образец).

Трафарет— текст с пробелами, предназначенны­ми для переменной информации. Примеры трафарет­ных текстов — бланки справок, командировочных удостоверений и др. Опыт свидетельствует, что при­менение трафаретных бланков сокращает время, зат­рачиваемое на составление документов, примерно в девять раз.

СПРАВКА — это док-т содержащий описание и подтверждение фактов и событий. Справки чаще всего составляются о подтверждении работы или оплаты труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера з/п (статья 40 ТКРФ).

Справки подготавливаются на бланке формата А5 имеющем адресные данные предприятия и трафаретный текст. Справки начинаются с указания в именительном падеже Ф.И.О. (полностью) лица о котором даются сведения, его должности, з/п. В правом верхнем углу указывается место предоставления справки (например: шк. №49; ТЭУ №3). На справке должна обязательно стоять дата подписания. Если ведётся учёт выдачи справок по журналу, ставят порядковый номер справки рядом с датой. Справки составляются в 1 экз. Одним из вариантов справки явл-ся справка по запросу руководства содержащая информацию по производственной тематике, такие справки могут быть внутренними и внешними. Справки для руководства не выходящие за пределы предприятия составляет и подписывает составитель (составитель). Внешние справки по запросу внешних организаций подписываются руководителем предприятия. Такая справка должна иметь заголовок к тексту, дату и период времени к сведениям относящимся к справке. Если справка даётся по нескольким вопросам, то её текст делят на разделы. Они должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Справки, имеющие цифровые показатели могут быть оформлены в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в 2-х экз.:

1. адресату

2. подшивается в дело

При наличии в справке сведений финансового хар-ра, она подписывается руководителем, гл. бухгалтером и заверяется печатью. Во всех внешних справках печать обязательна.

Анкета— это текст, в котором постоянная инфор­мация дана в виде перечня вопросов, предусматри­вающих строго определенный набор ответов. В виде анкет составляются личные листки по учету кадров, сводки, различные заказы, отчеты и др.

Текст-аналог— это тексты примерно идентичного содержания и языкового оформления. Примерами та­ких текстов могут являться характеристики, приказы, заявления, сопроводительные письма, докладные и объяснительные записки, договора. Отечественный и зарубежный опыт показывает, что в большинстве случаев может быть типизирована почти половина всех документов, составляемых в организациях. Так, применение типовых образцов сокращает время на составление писем в 3,5 раза.

ДокладнАЯ запискА — это документ, адресованный руководителю или вышестоящему учреждению и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшим место явлении или факте, о выполненной работе, а так же содержащей выводы и предложение составителя.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — это док-т, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчёта, проекта) или объясняющая причины какого-либо события, факта, поступка.

Объяснительная записка делится на 2-е группы:

1 гр. – это док-ты, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Оформляются на общем бланке учреждений.

2 гр. – это записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведений работников.

ДОГОВОР – это юр. документ устанавливающий права, обязанности договаривающихся сторон и ответственность за их выполнение. Договора могут быть заключены между организациями или организацией и гражданином или гражданами между собой. Д. считается заключённым, если между сторонами достигнуты соглашения по всем пунктам.

Деловая переписка.

Деловое письмо — это сообщение, содержащее специальную информацию относительно деловых интересов сторон. При оформлении деловых писем желательно придерживаться следующих правил:

1. Письмо должно быть написано на языке той страны, куда оно направляется, или на английском языке. Во избежание ошибок и неточностей может быть приложен русский вариант письма;

2. Каждая страница, кроме первой, нумеруется арабскими цифрами;

3. Деловое письмо должно иметь безупречный внешний вид. Все виды официальной и деловой корреспонденции печатаются на компьютере, на бумаге высшего качества, машинной резки. При печатании текста не допускаются исправления, сам текст должен красиво располагаться по всему листу, ширина левого края не менее 2 см. Конверты для писем должны быть соответствующего размера и качества.

Письмо складывается текстом внутрь. Наиболее важные деловые письма желательно не сгибать, а посылать в больших плотных конвертах. Менее официальные можно складывать;

4. На срочный запрос необходимо дать ответ до истечения 3 дней. На письмо – до 10 дней. Если запрос требует подробного рассмотрения, то в течение 3 дней следует сообщить, что письмо принято к сведению, и дать окончательный ответ в течение 30 дней. Отсутствие ответа в срок, рассматривается как отрицательный ответ и может привести к разрыву отношений.

Текст делового письма состоит их следующих частей: адрес; вступительное обращение;

основной текст; предложение, содержащее элементы вежливости; подпись, дата. После подписи

иногда включается постскриптум (P. S.). Дата должна включать день, месяц, год и место написания письма. Эти данные никогда не следует писать в сокращенном виде.

Обращение: Г-н, Г-жа, Г-да. Имя Фамилия, титул или звание. «Дорогой + имя» или «Уважаемый + фамилия» Нужно помнить, что первое предложение письма имеет важное значение, т. к. задает тон для остального текста. Итак, следуйте первому правилу деловой корреспонденции – первое же предложение начните с благодарности. «Спасибо за ваше внимание…», «Для меня было большим удовольствием встретиться с Вами» и т. д. Это не только задаст вашему письму благожелательный и любезный тон, но и создает впечатление, что вы ставите на первое место своего читателя. Избегайте использовать вначале письма местоимение «я», т. к. иначе возникает впечатление, что вы ставите себя на первое место.

Обязательно следует указать, ждете ли Вы ответа и поблагодарить за внимание. Доброжелательный тон должен пронизывать весь текст письма. Если в письме содержится негативная информация, она должна располагаться в середине письма.

Комплимент – это выражение вежливости, которым заканчивается любое письмо (например, «Искренне Ваш», «С глубоким уважением», «С уважением» и т. д.).

Если все попытки узнать имя человека, с которым вы будете вести переписку, зайдут в тупик, можно использовать такой прием обращения: «Специалисту в области…».

От чьего лица составляется служебный документ? В тех случаях, когда автором письма является лицо юридическое (организация, учреждение, предприя­тие и др.),письмо пишется от третьего лица: дирек­ция ходатайствует; совет директоров принял реше­ние… Форма изложения от третьего лица стала международной после второй мировой войны. Исключением, вплоть до недавнего времени, являлись США, где официальные письма компаний составляются, как правило, от первого лица.

От первого лица излагаются приказы, заявления, служебные письма, докладные и объяснительные за­писки. Форма изложения от первого лица вприказе служит отражением принципа единоначалия. Распо­рядительная часть приказа начинается со слова «при­казываю», после чего формулируются предписывае­мые действия, всегда выражаемые неопределенной формой глагола: «Во исполнение решения совета ди­ректоров от 7 августа 2006 приказываю:

* ввести в действие…* обязать…* утвердить график…

* контроль за исполнением приказа возложить на…». Письма, выражающие просьбы, требования или претензии, начинаются со слов «прошу» или «просим», если документ подписан двумя или несколькими лицами. Сопроводительные письма начинаются с глагола в первом лице единственного или множественного числа: «Сообщаю Вам, что»; «Напоминаем, что» и др.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например, приказ издается; контроль— возлагается или осуществляется; должностные оклады— устанавливаются; порицание— выносится и др.

Невозможно предусмотреть все правила и нормы, которые полностью гарантировали бы составителя служебного документа от возможных ошибок как всодержании, так и в техническом оформлении доку­мента. Тем не менее их можно свести к минимуму, если:

* руководствоваться стандартами делопроизвод­ства, нормами служебной переписки, различными справочниками и пособиями по служебной коррес­понденции;

* писать просто и понятно, избегая наукообразия и канцеляризмов;

* соблюдать и в письменной речи административ­ный этикет.

Виды деловых писем

1. Особенности делового письма-просьбы — краткость и точность. Пояснения даются сжато. Нужно подчеркнуть свою личную заинтересованность и заранее выразить благодарность.

2. Письмо-извещение посылается с целью доставить определенные сообщения либо из вежливости.

3. Когда не удалось достичь согласия по какому-либо вопросу в ходе переговоров либо телефонной беседы, а получить желанный результат необходимо, направляется письмо-напоминание. Оно содержит тактичное сообщение, напоминающее о необходимости выполнить взятые на себя обязательства. И только в крайнем случае можно намекнуть на последствия невыполнения обязательств.

4. Письмо-подтверждение посылается как гарантия данных ранее обещаний. Оно поддерживает предложение получателя письма, иногда служит подтверждением получения ценностей, каких-либо документов и др.

5. В качестве официального предупреждения выступает письмо-претензия, которое содержит следующие данные:

— основания, по которым предъявляются претензии;

— сами претензии;

— требования стороны, предъявляющей претензии (возмещение убытков).

6. Письмо-отказ служит ответом на претензию со стороны партнера. Помогает сохранить деловые отношения. Структура письма предусматривает следующие элементы:

— в начале письма перечисляется то, с чем вы согласны по претензии партнера;

— затем излагаются причины отказа;

— в конце выражается готовность дальнейшего сотрудничества.

7. Выразить свои извинения по какому-либо поводу можно в письме-извинении. В нем излагаются причины, по которым сорвалось важное свидание, деловой обед, посещение торжественного мероприятия. Сначала надо побеседовать по телефону, а затем направить письмо-извинение.

8. Гарантийное письмо служит подтверждением выполнения какого-либо обязательства (оплаты товара, услуги и др.). Конкретно указывается вид произведенной операции. Концовка письма содержит слова «оплату гарантируем» и номер расчетного счета. Обязательно ставятся две подписи: руководителя и главного бухгалтера.

9. Циркулярными называются письма одного и того же содержания, которые рассылаются по нескольким адресам (например, в филиалы). Головная организация направляет такие письма с целью доведения информации до получателей. Обращения в циркулярных письмах — стандартные, изменяться может только основной текст. Чтобы ускорить процесс получения писем, нужно обратиться к услугам международной курьерской почты.

1.Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом.

Расписание сроков составления, представления и обра­ботки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техничес­кими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по составлению соответ­ствующих документов.

По каждому документу в графике указывают.

• исполнителя (составителя);

• адресат (службу, куда поступает документ);

• сроки представления и обработки.

Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др. Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всеми работниками бухгалтерии.

2. Сырье и материалы поступают на предприятие от
поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материаль­ные ценности за наличные, в результате списания при­шедших в негодность основных средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высы­лает покупателю расчетные и другие сопроводительные . документы.

. платежное требование-поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законода­тельством);

. товарно-транспортные накладные; квитанции с железнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению

3. В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих до­говорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частич­ном акцепте (согласие на оплату).

Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов.

В нем указывают: регистрационный номер, дату запи­си, наименование поставщика, дату и номер транспортно­го документа, номер, дату и сумму счета, род груза, но­мер и дату приходного ордера или акта о приемке, запро­са о розыске груза.

В примечаниях делают отметку об оплате счета или от­казе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабже­ния передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций- экспедитору для получения и доставки ма­териалов.


Экспедитор принимает на станции прибывшие мате­риалы по количеству мест и массе.

В случае обнаружения недостачи мест или массы, по­вреждения тары, порчи материалов составляют коммер­ческий акт, который служит основанием для предъявле­ния претензий к транспортной организации или поставщикам.

Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получе­нию.

Принятые грузы экспедитор доставляет на склад пред­приятия и сдает заведующему складом, который проверя­ет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют одно­строчными или многострочными приходными ордерами.

Практическая работа № 4.

Тема: Характеристика основных видов тары.

Цель: Изучить классификацию основных видов тары.

Пособия для работы: прилагаются.

Порядок выполнения:

1.Изучите классификацию основных видов тары.

2.После изучения представьте классификацию основных видов тары в виде таблицы.

№ п/п Наименование тары Назначение Материал изготовления Степень жесткости Кратность использования Конструкция
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Фляга Деревянная бочка Дощатый ящик Тканевый мешок Картонная коробка Стеклянная банка Полиэтиленовый пакет

Вопросы для закрепления:

  1. Дайте определение понятию «тара».
  2. Перечислите основные признаки классификации тары.

Приложение к практической работе № 4.

Классификация тары.

Практическая работа № 5.

Тема: Составление схемы взаимосвязи производственных цехов и помещений.

Цель: Изучить цеховую и бесцеховую структуры производства, классификацию цехов, их


взаимосвязь с основными и вспомогательными производственными помещениями.

Пособия для работы:

Порядок выполнения:

1. Изучите цеховую и бесцеховую структуры производства, классификацию цехов.

2. Изучите основные требования к производственным помещениям (раздача, моечная, хлеборезка и др.)

3. После изучения составьте схему (графически) взаимосвязи любого цеха (по выбору) с производственными помещениями (пользуясь приведенной ниже информацией).

Горячий цех должен иметь удобную связь с заготовочными цехами, со складскими помещениями, удобную взаимосвязь с холодным цехом, раздаточной, торговым залом, моечной.

Холодный цех — светлое помещение, имеющее окна на север или северо-запад, цех должен иметь удобную связь с горячим цехом, раздачей, моечной.

И т.д.

Вопросы для закрепления:

1. Дайте определение понятию «цех».

2. Для каких п.о.п. характерна бесцеховая структура производства?

Практическая работа № 6.

Тема: Составление плана-меню на бланке унифицированной формы № ОП-2.

Цель: Изучить элементы оперативного планирования работы производства п.о.п., их особенности.

Пособия для работы: прилагаются.

Порядок выполнения:

1.Изучите этапы оперативного планирования работы производства.

2. После изучения составьте план-меню на бланке унифицированной формы № ОП-2.

Вопросы для закрепления:

  1. Какие этапы включает в себя оперативное планирование работы производства?
  2. На основе какого документа производится расчет количества сырья?

Приложение к практической работе № 6

Оперативное планирование работы производства включает следующие элементы:

• составление планового меню на неделю, декаду (циклич­ное меню), на основе которого разрабатывается план-меню,
отражающий дневную производственную программу предпри­ятия; утверждение меню;

• расчет потребности в продуктах для приготовления блюд,
предусмотренных планом-меню, и составление требования на сырье;

• оформление требования-накладной на отпуск продуктов из кладовой на производство и получение сырья;

• распределение сырья между цехами и определение зада­ний поварам в соответствии с планом-меню.

Первым этапом оперативного планирования является со­ставление планового меню. Плановое меню позволяет обеспе­чить разнообразие предлагаемых потребителям блюд по дням недели, четкую организацию снабжения предприятия сырьем и полуфабрикатами, рациональную организацию производ­ственных процессов в цехах. Плановое меню отражает наиме­нование и количество блюд, подлежащих выпуску (табл. 1).

Вторым и основным этапом оперативного планирования является составление плана-меню заведующим производством накануне планируемого дня (не позднее 15 ч) и утверждение его директором предприятия. В нем приводятся наименования, номера рецептур и количество блюд с указанием сроков приго­товления их отдельными партиями с учетом потребительского спроса.

План-меню, как и плановое меню, является основанием для расчета потребности в сырье и составлении заведующим производством требования в кладовую на отпуск сырья, необходимо­го для изготовления блюд на предстоящий день.

Расчет количества сырья производится на основе Сборника рецептур блюд и кулинарных изделий для предприятий обще­ственного питания.

При составлении планового меню и плана-меню учитывают примерный ассортимент блюд, напитков и кулинарных изде­лий, характерных для данного предприятия общественного питания, потребительский спрос, наличие сырья на складе, численный и профессиональный состав производственных ра­ботников, уровень механизации труда.

Примерный ассортимент выпускаемой и реализуемой про­дукции для столовых приведен в табл. 2.

Блюда и закуски, включаемые в меню, должны быть разно­образными как по видам сырья, так и по способам тепловой об­работки (вареные, припущенные, жареные, тушеные, запечен­ные). Кроме того, при составлении меню, как отмечалось, учи­тываются квалификационный состав работников, мощность производства и оснащенность его торгово-технологическим оборудованием, а также трудоемкость блюд, затраты времени на приготовление единицы продукции.

Утверждая план-меню, директор и заведующий производ­ством несут ответственность за то, чтобы включаемые в меню блюда были в продаже в течение всего рабочего дня предпри­ятия.

На предприятиях общественного питания со свободным вы­бором блюд оперативное планирование начинается с составле­ния плана-меню на один день в соответствии с товарооборотом.

Исходными данными для определения количества блюд являются число потребителей и коэффициент потребления блюд. Число потребителей может быть определено на основе графика загрузки торгового зала или оборачиваемости мест в течение дня на предприятиях общественного питания различного типа (приложение 2).

Общее количество блюд, планируемых к выпуску, опреде­ляется по формуле:

п = N хт,

где п — количество блюд, реализуемых задень;

N — число потребителей, обслуживаемых данным предпри­ятием за день;

т — коэффициент потребления блюд (сумма коэффициен­тов потребления холодных блюд, супов, вторых горя­чих блюд, сладких блюд и горячих напитков).

Значения общего коэффициента потребления и отдельных групп блюд (холодные, первые, вторые и сладкие) для различ­ных типов предприятий общественного питания приведены в приложении 3.

Коэффициенты потребления блюд не учитывают горячие и холодные напитки; хлебобулочные и кондитерские изделия собственного производства и покупные; фрукты; винно-водоч­ные изделия. Эти виды продукции рассчитывают по нормам потребления на одного человека (приложение 4).

Количество отдельных видов блюд каждой группы, напит­ков и мучных кондитерских изделий устанавливается в пла­не-меню на основе накопленного опыта работы предприятия с учетом характера потребительского спроса.

В конце рабочего дня каждая бригада отчитывается перед заведующим производством за проделанную работу. В отчет входят расчеты расхода продуктов на изготовление блюд. За­ведующий производством составляет общий отчет о работе про­изводства.

Приложение к практической работе №6

Меню

Унифицированная форма N ОП-2 Утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132 +——————+ | Код | +——————+ Форма по ОКУД | 0330502 | +——————+____________________________________________ по ОКПО | | организация +——————+ | |____________________________________________________ +——————+структурное подразделение Вид деятельности по ОКДП | | +——————+ Вид операции | | +——————+ Утверждаю Руководитель +———+————+ ____________________ |Номер |Дата | должность |документа|составления| _______ ___________________ +———+————+ подпись расшифровка подписи План-меню | | | +———+————+ » » ___________________ г на » » _________________ г +——+—————————————-+——+———+——-+|Номер | Блюдо и гарнир |Коли-|Цена про-|Сумма, ||по по-+———-+—+————+————|чест-|дажи, |руб.коп||рядку |наименова-|код|номер блюда|выход одного|во |руб.коп | || |ние и| |по сборнику|блюда, г | | | || |краткая | |рецептур, по| | | | || |характе- | |ТТК, СТП | | | | || |ристика | | | | | | |+——+———-+—+————+————+——+———+——-+| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |+——+———-+—+————+————+——+———+——-++——+———-+—+————+————+——+———+——-++——+———-+—+————+————+——+———+——-++——+———-+—+————+————+——+———+——-+| | | | и т.д. | | | | || | | | | | | | |+——+———-+—+————+————+——+———+——-+ Итого | | +——-+ Заведующий производством _______________ ________________________________ подпись расшифровка подписи

Практическая работа № 7.

Тема: Составление схем организации технологических процессов в заготовочных, доготовочных и специализированных цехах предприятия.

Цель: Изучить назначение, размещение, оснащение, взаимосвязь, режим работы и ассортимент выпускаемой продукции цехов.

Пособия для работы:

1. Учебник, автор Усов В.В. » Организация производства и обслуживания на п.о.п. » стр. 36-52.

Порядок выполнения:

1. Изучите назначение, размещение, оснащение, взаимосвязь, режим работы и ассортимент выпускаемой продукции цехов.

2. После изучения составьте схему организации технологического процесса любого цеха (по выбору), пользуясь приведенным ниже примером.

Вопросы для закрепления:

  1. Какими технологическими линиями оборудован мясной цех?
  2. На какие отделения подразделяется горячий цех?

Практическая работа № 8.

Тема: Решение задач по организации работы производственных цехов в п.о.п. различных типов и классов.

Цель: Развивать умение решать производственные задачи.

Пособия для работы: прилагаются.

Задачи:

1.Рассчитать выход мяса по категориям: говяжьей полутуши, массой 240 кг, если известно, что количество костей при разделке туш 1-ой категории составляет 26,4%, а 2-й категории- 29,5% .

2.На п.о.п. 4 сентября поступил картофель в количестве 350 кг. Рассчитайте количество отходов в кг , пользуясь приведенной ниже таблицей.

3.Сколько порций получится из форели при приготовлении филе с кожей, если известно, что масса рыбы- 3кг, масса порции- 120г, отходы составляют 20%?

Практическая работа № 9.

Тема: Работа с материалами по изучению и анализу квалификационных требований к основным категориям обслуживающего и производственного персонала.

Цель: Изучить квалификационные требования к основным категориям персонала.

Пособия для работы:

  1. ОСТ-28-1-95 «Общественное питание. Требования к производственному персоналу».
  2. ГОСТ Р 50935-96 «Общественное питание Требования к обслуживающему персоналу».
  3. Учебник, автор Кучер Л.С. «Организация обслуживания на п.о.п.» стр. 523-533.
  4. Приложение к практической работе.

Порядок выполнения:

1.Изучите и проанализировать квалификационные требования к основным категориям обслуживающего и производственного персонала.

2.После изучения заполните таблицу по следующей форме.

Основные категории персонала Разряд Характеристика работ Необходимые знания

Вопросы для закрепления:

  1. Перечислить профессии, относящиеся к обслуживающему персоналу.
  2. Какими морально-нравственными качествами должен обладать менеджер торгового зала?

Приложение к практической работе №9

Тарифно-квалификационные характеристики

Повар

4-й разряд

Характеристика работ. Приготовление блюд и кулинарных изделий, требующих кулинарной обработки средней сложности: различных салатов из свежих, варенных и припущенных овощей, с мясом, рыбой; винегретов; рыбы под маринадом; студня; сельди натуральной и с гарниром. Варка бульонов, супов. Приготовление вторых блюд и овощей, рыбы и морепродуктов, мяса и мясных продуктов, сельскохозяйственных птицы и кролика в вареном, тушеном, жареном, запеченном виде; соусов, различных видов пассировок: горячих и холодных напитков: сладких блюд, мучных изделий: вареников, пельменей; расстегаев, кулебяк, пирожков, лапши домашней, ватрушек и др.

Должен знать: рецептуры, технологию приготовления блюд и кулинарных изделий, требующихкулинарной обработки средней сложности; требования к их качеству, срокам, условиям хранения и раздаче; кулинарное назначение рыбы. морепродуктов,мяса, мясопродуктов, сельскохозяйственной птицы и кролика, признаки и органолептические методы определенияих доброкачественности: влияние кислот, солей и жесткости воды на продолжительность тепловой обработки продуктов; устройство и правила эксплуатации технологического оборудования.

Тарифно-квалификационные характеристики

Повар

3-й разряд

Характеристика работ. Приготовление блюд и кулинарных изделий, требующих простой кулинарнойобработки. Варка картофеля и других овощей, каш, бобовых, макаронных изделий, яиц.Жарка картофеля, овощей,изделий из котлетной массы (овощной, рыбной, мясной), блинов, оладий, блинчиков. Запекание овощных и крупяных изделий. Процеживание, протирание, замешивание, измельчение, формовка, фарширование, начинка изделий. Приготовление бутербродов, блюд из полуфабрикатов. консервов и концентратов. Порционирование (комплектация). раздача блюд массового спроса.

Должен знать: рецептуры, технологию приготовления, требования к качеству,
правила раздачи (комплектаций), сроки и условия хранения блюд; виды свойства и
кулинарное назначение картофеля, овощей, грибов, круп, макаронных и бобовых изделии,
творога, яиц, полуфабрикатов из котлетной массы, теста, консервов, концентратов и
других продуктов; признаки и органолептические методы определения их
доброкачественности; правила, приемы и последовательность выполнения операций по их
подготовке к тепловой обработке; назначение, правила использования технологического
оборудования. производственного инвентаря, инструмента, весоизмерительных приборов,
посуды .: правила ухода за ними.

Практическая работа №10.

Тема: Составление графиков выхода на работу различных категорий персонала предприятий (по заданию преподавателя).

Цель: Изучить нормы труда, рабочее время и время отдыха персонала.

Пособия для работы:

1.КЗОТ РФ.

2.Учебник «Охрана труда» стр.8-11.

3.Учебник, автор Кучер Л.С. «Организация обслуживания на п.о.п.» стр. 533-540.

Порядок выполнения:

  1. Изучите нормы труда, рабочее время и время отдыха персонала.
  2. После изучения составьте график выхода на работу обслуживающего или производственного персонала п.о.п., пользуясь условными знаками для обозначения рабочих и выходных дней.

Движение документов в бухгалтерском учете

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Определение 1

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие. Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008. Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия. Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами. Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Определение 2

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения в каждом отделе.

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе «Создание документа” находятся следующие колонки:

  1. Количество единиц представленных документов.

  2. Человек, который ответственен за выписку документа.

  3. Отвечающий за оформление документа.

  4. Отвечающие за исполнение документа.

  5. Сроки исполнения документа.

В отделе «Проверка документа”:

  1. Человек, отвечающий за проверку.

  2. Сотрудник, предоставляющий на проверку.

  3. Порядок представления.

  4. Сроки представления документа.

В отделе «Обработка документа”:

  1. Кто выполняет обработку документа.

  2. Срок выполнения.

В отделе «Передача в архив”:

  1. Кем выполняется.

  2. Срок выполнения.

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

  1. Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.

  2. Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.

  3. Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.

  4. Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.

  5. Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).

  6. Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения, накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Слишком сложно? Не парься, мы поможем разобраться и подарим скидку 10% на любую работу Опиши задание

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи). В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию. Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия. В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

  1. Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

  2. Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

  3. Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

  4. Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

  5. График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия. Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Вывод

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Всё ещё сложно? Наши эксперты помогут разобраться

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *