Документы для договора

ИНДИВИДУАЛЬНЫЕ ПРЕДПРИНИМАТЕЛИ

1. Копия свидетельства о государственной регистрации ИП (внесении в единый государственный реестр), заверенная печатью (если таковая имеется) и подписью ИП;
2. Копия свидетельства о постановке на учет ИП в налоговом органе, заверенная печатью (если таковая имеется) и подписью ИП;
3. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов ИП: почтового адреса, банковских реквизитов, контактных телефонов, Ф.И.О. лиц для контакта и др. необходимую информацию.
4. Если лицо, заключающее договор, действует на основании доверенности от имени ИП, то необходимо дополнительно к п. 1-3 предоставить:
• Копию нотариально удостоверенной доверенности, содержащую указания на полномочия конкретного лица на заключение соответствующей сделки; на получение оригиналов соответствующих документов от продавца (в том числе оригинала договора и др.), а также на совершение других необходимых действий, связанных с выполнением данного ИП поручения на заключение договора.
• Копия указанной нотариально удостоверенной доверенности должна быть заверена нотариально либо печатью и подписью ИП.
5. Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт.
6. Лицу, заключающему договор, с собой также необходимо иметь печать ИП (если таковая имеется).

ЮРИДИЧЕСКИЕ ЛИЦА

1. Копия свидетельства о внесении ЮЛ в единый государственный реестр, заверенная печатью организации и подписью руководителя (или иным лицом, уполномоченном заверять документы в организации);
2. Копия свидетельства о постановке ЮЛ на учет в налоговом органе, заверенная печатью организации и подписью руководителя;
3. Ксерокопия протокола (решения) учредителей о назначении руководителя ЮЛ, заверенная печатью организации и подписью руководителя;
4. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов ЮЛ: юридического (в т.ч. почтового) адреса, банковских реквизитов, контактных телефонов, Ф.И.О. лиц для контакта и др. необходимую информацию.
5. Если лицо, заключающее договор, действует на основании доверенности от имени ЮЛ, то необходимо дополнительно к п. 1-4 предоставить:
• Копию доверенности, содержащую указания на полномочия конкретного лица на заключение соответствующей сделки; на получение оригиналов соответствующих документов от продавца (в том числе оригинала договора и др.), а также на совершение других необходимых действий, связанных с выполнением данного ЮЛ поручения на заключение договора.
• Копия указанной доверенности должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя.
6. Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт.
7. Лицу, заключающему договор, с собой также необходимо иметь печать ЮЛ.

ФИЗИЧЕСКИЕ ЛИЦА

1. Копия свидетельства о государственной регистрации права собственности.
2. Копия паспорта (только значимые страницы)
3. Копия плана помещения
4. Карточка клиента с указанием всех необходимых реквизитов: адрес, контактных телефонов, Ф.И.О. лиц для контакта и др. необходимую информацию.
5. Если лицо, заключающее договор, действует на основании доверенности от имени ФЗ, то необходимо дополнительно к п. 1-4 предоставить:
• Копию доверенности, содержащую указания на полномочия конкретного лица на заключение соответствующей сделки; на получение оригиналов соответствующих документов от продавца (в том числе оригинала договора и др.), а также на совершение других необходимых действий, связанных с выполнением данного ФЗ поручения на заключение договора.
• Копия указанной доверенности должна быть заверена печатью организации и подписью руководителя.
6. Лицу, уполномоченному на заключение соответствующего договора, с собой необходимо иметь паспорт.

Особенности договор поставки

Договором поставки является определенное соглашение, заключаемое между сторонами, согласно которому одна сторона обязуется поставить, а другая принять определенный товар (ст. 506 ГК РФ).

Обратите внимание! Отличием данного вида договора от договора купли-продажи является то, что поставляемая продукция используется приобретающей ее стороной в предпринимательской деятельности. Иными словами, указанный товар нельзя использовать в личных, а также бытовых целях.

Помимо указанного, одной из сторон договора всегда является лицо, осуществляющее предпринимательскую деятельность.

Обязанность по передаче товара всегда возникает в обусловленный в соглашении срок.

Полезные рекомендации по заключению договора поставки вы найдете в путеводителе по договорной работе КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Для чего необходим пакет документов от поставщика/покупателя

При подписании договора поставки стороны, как правило, обмениваются определенным пакетом документов.

На законодательном уровне такая обязанность по представлению бумаг не установлена, для возникновения договорных правоотношений достаточно составления самого договора.

Однако представление бумаг и их дальнейшее изучение помогает сторонам:

  1. Проверить надлежащий порядок регистрации, а также изучить законность всех вносимых изменений в учредительные документы.
  2. Выяснить, не является ли фирма, с которой планируется заключение договора, однодневкой, иными словами, проверить благонадежность контрагента. О том, как это сделать, рассказывается в статье Как проверить благонадежность контрагента?.
  3. Убедиться в платежеспособности стороны.
  4. Выяснить наличие судебных разбирательств с участием контрагента.

Важно! По мнению контролирующих органов, указанные действия необходимо совершать каждому благоразумному участнику гражданского оборота, оценивая налоговые риски сделки (п. 12 Концепции системы планирования выездных налоговых проверок, утв. приказом ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@). Текст концепции вы найдете в КонсультантПлюс. Если у вас еще нет доступа к системе КонсультантПлюс, вы можете оформить его бесплатно на 2 дня.

Список необходимых для сделки документов

Обратите внимание! Поскольку запрос о представлении бумаг является правом, а не обязанностью, то и список может быть любым. Состав его определяется обычно в локальных актах организации.

Изучить информацию о контрагенте можно посредством запроса следующих документов:

  1. Учредительных, а именно:
    • устава предприятия со всеми зарегистрированными в нем изменениями;
    • договора об учреждении или учредительного договора;
    • протокола или решения о выборе (назначении) единоличного исполнительного органа, иными словами, руководителя предприятия.
  2. Свидетельства/выписки о госрегистрации фирмы.
  3. Свидетельства/выписки о постановке на налоговый учет.
  4. Недавно выданной выписки из ЕГРЮЛ.
  5. Документов (лицензий, сертификатов), дающих право на осуществление особых видов деятельности, продажу особых товаров.
  6. Бухгалтерского баланса за последний отчетный период.

Указанный перечень документов не является исчерпывающим, и стороной по договору могут быть запрошены иные бумаги.

Перечисленные документы должны быть представлены в виде заверенных надлежащим образом копий (печатью при ее наличии, а также подписью с расшифровкой лица, осуществляющего их заверение).

***

Документы для заключения договора — это определенный пакет, который стороны представляют друг другу перед подписанием сделки. Приведенный в статье перечень не является унифицированным, поскольку обязанность сторон по совершению указанных действий на законодательном уровне не установлена.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

1. ПРЕДМЕТ ДОГОВОРА

1.1.Заказчик поручает, а Исполнитель принимает на себя обязательство разработать документацию по титулу: ___________________________________________________.

Срок начала работ — в течение 10 (Десяти) календарных дней с даты получения аванса, в соответствии с п. 2.2 настоящего Договора и предоставления Заказчиком всех необходимых исходных данных в соответствии с п.3.2.1 настоящего Договора. Срок окончания работ (этапов работ) устанавливается Календарным планом (Приложение ) к настоящему Договору.

1.2. Научные, технические, экономические и другие требования к выполняемой работе должны соответствовать нормативным документам Российской Федерации, ведомственным документам субъектов Российской Федерации, а так же Заданию на разработку обоснования инвестиций (Приложение , к настоящему Договору).

1.3. В случае необходимости Исполнитель имеет право привлечь иные организации для выполнения субподрядных работ.

1.4. Заказчик обязуется оплатить Исполнителю затраты связанные с выполнением работы по настоящему Договору в соответствии с порядком, установленном в разделе 2 настоящего договора.

2. СТОИМОСТЬ РАБОТ И ПОРЯДОК РАСЧЕТОВ

2.1.Договором устанавливается открытая договорная цена на выполнение Работ по состоянию на ___________2008г., которая может увеличиваться в связи с увеличением объемов работ, изменением цен на материалы, оборудование, условия оплаты труда и других ценообразующих факторов. Изменение стоимости работ по договору в целом или отдельных его этапов оформляется дополнительным соглашением, подписываемым уполномоченными представителями сторон.

В том числе стоимость работ выполняемых в 2008 году составляет: _________________, кроме того НДС 18% -______________________, всего с НДС:_____________________.

Указанная цена определяется на основании Сметы на проектно-изыскательские работы (Приложение ).

2.2.Расходы Исполнителя связанные с сопровождением проекта в экспертных и утверждающих организациях не включены с цену договора установленную п. 2.1., и оплачиваются отдельно при представлении подлинных подтверждающих документов.

2.4. Погашение аванса производится при окончательном расчете за выполненную работу. В случае досрочного расторжения настоящего договора по инициативе Заказчика аванс погашается только в части выполненных Исполнителем работ на момент получения извещения от Заказчика о расторжении настоящего Договора. Непогашенная часть аванса подлежит возврату в течение 45 (сорока пяти) банковских дней с момента приемки выполненных работ.

2.5.Оплата за выполненную работу по настоящему Договору производится Заказчиком поэтапно, в течение 5 (пяти) банковских дней после подписания Сторонами акта сдачи-приемки выполненных работ (этапа работ).

3. ОБЯЗАННОСТИ, ПРАВА СТОРОН

3.1.Исполнитель обязан:

3.1.1.Своевременно и качественно выполнить принятые на себя обязательства в соответствии с условиями настоящего Договора.

3.1.2.Согласовывать с Заказчиком готовую документацию, а также выполнить все обязательные согласования, включенные в стоимость работ, принять участие в защите проекта в экспертных и утверждающих организациях.

3.1.3.Передать Заказчику результаты работы (готовую документацию) в сроки, предусмотренные настоящим Договором. Документация выдается Заказчику в печатном виде в 4 (четырех) экземплярах, а так же один экземпляр на электронных носителях. Дополнительные экземпляры передаются Заказчику по его просьбе за отдельную плату.

3.1.4. Выполнять указания Заказчика, представленные в письменном виде, в том числе о внесении изменений и дополнений в документацию, если они не противоречат условиям настоящего Договора, Заданию на проектирование (Приложение ) и действующему законодательству. В случае если указания Заказчика выходят за рамки объема работ по настоящему договору, Стороны подписывают дополнительное соглашение к настоящему договору, в котором определяется объем требуемых дополнительных работ, сроки выполнения и условия их оплаты.

3.1.5. Не вносить без предварительного согласования в письменной форме с Заказчиком изменения в документацию.

3.1.6.Информировать Заказчика по его конкретному запросу о состоянии дел по выполнению настоящего Договора.

3.1.7. В случае обнаружения недостатков в работе по вине Исполнителя устранить их за свой счет в согласованные с Заказчиком сроки.

3.1.8. Если в процессе разработки документации выяснится неизбежность получения отрицательного результата или нецелесообразность дальнейшего проведения работы, Исполнитель обязан приостановить ее, поставив об этом в известность Заказчика немедленно. Вопрос о целесообразности продолжения работы решается Сторонами в течение 10-ти рабочих дней с момента получения Заказчиком уведомления о приостановлении работ.

3.2. Заказчик обязан:

3.2.1. Своевременно представить Исполнителю исходно-разрешительную документацию в соответствии с Графиком представления исходно-разрешительной документации (Приложение ).

3.2.2. В случае несвоевременного представления исходно-разрешительной документации, срок выполнения работ по договору продлевается соразмерно сроку задержки предоставления такой документации.

3.2.3. Принять выполненную работу и оплатить Исполнителю установленную цену в порядке и на условиях, предусмотренных настоящим Договором.

3.2.4. В случае изменения полностью или частично исходных данных и/или Задания на проектирование, Заказчик обязан возместить Исполнителю стоимость выполненных работ на день уведомления Исполнителя о таком изменении, приемка и оплата выполненных Исполнителем работ производится в соответствии с порядком установленном гл. 2 и гл.4 настоящего договора.

3.3.Права Исполнителя:

3.3.1. Расторгнуть Договор в случае:

— не предоставления необходимой исходно-разрешительной документации в срок более 30 (тридцати) календарных дней в соответствии с Графиком представления исходно-разрешительной документации (Приложение ).

— установления, в порядке определенном законодательством Российской Федерации, финансовой несостоятельности Заказчика, или систематической (не менее двух раз подряд) задержки им расчётов за выполненные работы более чем на 20 календарных дней.

3.4. Права Заказчика:

3.4.1.Давать обязательные для Исполнителя указания (в письменном виде), в том числе о внесении изменений и дополнений в документацию, если они не противоречат условиям настоящего Договора и действующему законодательству, и соответствуют выданному Заданию (Приложение ).

3.4.2.Проверять ход и качество работы выполняемой Исполнителем по настоящему Договору.

4. СРОКИ, ПОРЯДОК СДАЧИ И ПРИЕМКИ РАБОТ

4.1.Сроки выполнения работ определяются Календарным планом работ (Приложение ). Срок окончания работ (этапа) действителен при условии подписания настоящего договора в течение 10 (десяти) дней. В случае несоблюдения пункта 2.3. настоящего Договора, Исполнитель имеет право перенести сроки окончания работ, о чем составляется дополнительное соглашение.

4.2. Сдача разработанной документации осуществляется, в соответствии со сроками, определенными Календарным планом работ (Приложение ).

4.3. Готовность документации подтверждается подписанием Заказчиком акта сдачи-приемки, который оформляется в следующем порядке:

4.3.1. В сроки, установленные Календарным планом работ (Приложение ), Исполнитель передает уполномоченному представителю Заказчика по накладной документацию, разработанную Исполнителем, и акт сдачи-приемки выполненных работ.

4.3.2. Приемка работы Заказчиком осуществляется в течение 15 (пятнадцати) календарных дней с момента получения документации. В указанный срок Заказчик обязан рассмотреть документацию и подписать акт сдачи-приемки выполненных работ или направить Исполнителю мотивированный отказ от приемки работ. Основаниями для отказа в приемке работ является некомплектность документации, несоответствие документации требованиям действующего законодательства, нормативным документам Российской Федерации, Заданию на проектирование (Приложение ), государственным и отраслевым стандартам.

5. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН

5.1.Стороны несут ответственность за неисполнение или ненадлежащие исполнение своих обязательств по настоящему Договору в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.

5.2. Исполнитель несет ответственность за ненадлежащее составление и разработку проектной документации, выполнение изыскательских работ.

5.3. При нарушении Исполнителем сроков сдачи работ, он уплачивает неустойку в размере 0,1 % от стоимости несданных работ за каждый день просрочки, но не более 10 % стоимость просроченной сдачей работ.

5.4. При нарушении Заказчиком сроков оплаты, он обязан уплатить Исполнителю неустойку в размере 0,1 % от невыплаченных сумм за каждый день просрочки, но не более 10 % от этой суммы.

5.5. Если Заказчиком вносятся изменения в исходные данные и/или Задание на проектирование, штрафные санкции к Исполнителю предусмотренные п. 5.4. не применяются.

5.6. Применение любой меры ответственности, предусмотренной Договором, равно как и действующим законодательством Российской Федерации, распространяющимся на отношения, регулируемые Договором, должно сопровождаться направлением претензии (уведомления) с указанием в ней характера нарушения и расчёта суммы ущерба (неустойки, иных санкций). Направление указанного уведомления является обязательным условием.

6. КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ

6.1. Стороны обязуются соблюдать конфиденциальность в отношении информации и документов, полученных ими друг от друга или ставших известными им в ходе выполнения работ по настоящему Договору, не открывать, не передавать и не разглашать в общем или в частности информацию и документы какой-либо третьей стороне без предварительного письменного согласия другой Стороны настоящего Договора.

6.2. Требования п. 6.1 настоящего Договора не распространяются на случаи раскрытия конфиденциальной информации, передачи документов по запросу уполномоченных органов случаях, предусмотренных законом, а так же на условия п. 1.3 настоящего Договора. При этом Стороны обязаны информировать друг друга об объеме и характере представленной информации и документов, а также Исполнитель обязан принять меры по обеспечению конфиденциальности передаваемых информации и документов.

6.3.Любой ущерб, причиненной Стороне несоблюдением требований раздела 6 настоящего Договора, подлежит полному возмещению виновной Стороной.

7. СРОК ДЕЙСТВИЯ ДОГОВОРА, ПОРЯДОК ИЗМЕНЕНИЯ И РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА

7.1. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания и действует до полного выполнения принятых Сторонами обязательств.

7.2. Действие настоящего Договора может быть прекращено досрочно, по взаимному соглашению Сторон, оформленному в письменной форме.

7.2.1.Сторона решившая расторгнуть настоящий Договор направляет письменное уведомление другой Стороне за 15 календарных дней до даты расторжения, указанной в уведомлении.

7.3. По инициативе Исполнителя Договор может быть расторгнут досрочно:

— в случае не предоставления необходимой исходно-разрешительной документации в срок более 30 (тридцати) календарных дней в соответствии с Графиком представления исходно-разрешительной документации (Приложение );

— установления в порядке, определенном законодательством Российской Федерации, финансовой несостоятельности Заказчика, или систематической (не менее двух раз подряд) задержки им расчётов за выполненные работы более чем на 20 календарных дней.

7.3.1. При досрочном прекращении работ по основаниям установленным п.7.3. настоящего Договора, Исполнителем составляется акт на прекращение работ с указанием выполненных объемов работ и их стоимости, который направляется в адрес Заказчика в срок установленный п.7.2.1. настоящего Договора.

7.4.В случае досрочного прекращения работ по Договору по инициативе Заказчика, Заказчик обязан принять от Исполнителя по акту разработанную им документацию по степени ее готовности на момент получения Исполнителем уведомления о прекращения работ и оплатить часть установленной настоящим договором цены пропорционально части выполненной работы.

8. ОБСТОЯТЕЛЬСТВА НЕПРЕОДОЛИМОЙ СИЛЫ (ФОРС-МАЖОР)

8.1.Стороны освобождаются от ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязательств, принятых на себя по настоящему договору, если надлежащее исполнение оказалось невозможным вследствие наступления обстоятельств непреодолимой силы.

8.2.Понятием обстоятельств непреодолимой силы охватываются внешние и чрезвычайные события, отсутствовавшие во время подписания настоящего договора и наступившие помимо воли и желания сторон, действия которых стороны не могли предотвратить мерами и средствами, которые оправданно и целесообразно ожидать от добросовестно действующей стороны. К подобным обстоятельствам сторон относят военные действия, эпидемии, пожары, природные катастрофы, акты и действия государственных органов, решения инвесторов о приостановке финансирования, делающими невозможными исполнение обязательств по настоящему договору в соответствии с законным порядком.

8.3. Сторона по настоящему договору, затронутая обстоятельствами непреодолимой силы, должна немедленно известить телеграммой или с помощью факсимильной связи другую сторону о наступлении, виде и возможной продолжительности действия обстоятельств непре­одолимой силы, препятствующих исполнению договорных обязательств. Если о вышеупо­мянутых событиях не будет своевременно сообщено, сторона, затронутая обстоятельством непреодолимой силы, не может на него ссылаться как на основание освобождения от ответ­ственности.

8.4. В период действия обстоятельств непреодолимой силы, которые освобождают стороны от ответственности, выполнение обязательств приостанавливается, и санкции за неисполнение договорных обязательств не применяются.

8.5. Наступление обстоятельств непреодолимой силы при условии, что приняты установленные меры по извещению об этом других сторон, продлевает срок выполнения договорных обязательств на период, по своей продолжительности соответствующий продолжительности обстоятельств и разумному сроку для устранения их последствий.

8.6. Если действие обстоятельств непреодолимой силы продолжается более 3 месяцев, стороны должны договориться о судьбе настоящего договора. Если соглашение сторонами не достигнуто, любая из сторон вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящий договор путем направления заказным письмом другой стороне соответствующего извещения.

9. ПРОЧИЕ УСЛОВИЯ

9.1. Исполнителю принадлежат исключительные права на результаты интеллектуальной деятельности (объекты интеллектуальной собственности) созданные им в ходе выполнения работ. Результаты работ (документация) используется Заказчиком исключительно для целей строительства по титулу: ______ и не может быть передана третьим лицам и использована для иных целей без ведома и согласия Исполнителя. Последующее использование результатов работ (не связанных с деятельностью Заказчика по указанному выше титулу) производится на возмездной основе.

9.2. Любая договорённость между Сторонами, изменения и дополнения, влекущие за собой новые обязательства, не предусмотренные настоящим Договором, оформляются Дополнительным соглашением.

9.3. Все споры и разногласия Сторон по настоящему Договору разрешаются путем переговоров. В случае если Стороны не придут к соглашению, споры подлежат рассмотрению в Арбитражном суде г. Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

9.4. Во всем остальном, что не предусмотрено настоящим Договором, стороны руководствуются действующим законодательством Российской Федерации.

9.5. Обо всех изменениях своего юридического и фактического адресов, номеров телефонов, факсов, платёжных реквизитов и т. п. Стороны обязаны извещать друг друга в письменной форме в трёхдневный срок. При отсутствии таких сообщений письменные уведомления и требования, направляемые Сторонами друг другу, отправляются по адресам, указанным в разделе 10 договора и считаются доставленными, даже если адресат по этому адресу более не находится.

9.6. Все приложения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью.

1. Задание на выполнение проектно-изыскательских работ — Приложение .

2. Сметы на проектно — изыскательские работы — Приложение .

3. Календарный план работ — Приложение .

4. График представления исходно-разрешительной документации — Приложение

10. ЮРИДИЧЕСКИЕ АДРЕСА И РЕКВИЗИТЫ СТОРОН

ЗАКАЗЧИК

ИСПОЛНИТЕЛЬ

Юридический адрес: Российская Федерация, 107078. «Ленгипротранспуть» — филиал

Фактический адрес: Россия, Санкт-Петербург, наб. р.Фонтанки, д. 117,

, ,

р/с в филиале

г. Санкт-Петербург,

к/с

,

,

ЗАКАЗЧИК

ИСПОЛНИТЕЛЬ

Электронный документооборот давно и прочно вошел в нашу жизнь. Все больше организаций использует в своей деятельности электронную цифровую подпись. Тем не менее, продолжает действовать закон «Об архивном деле в Российской Федерации» от 22.10.2004 N 125-ФЗ, который обязывает хранить внутренние документы организации.

Давайте разберемся, какие документы должны быть в ООО, и как долго их надо сохранять.

Регистрационные или корпоративные документы ООО

Основные документы ООО доказывают легальность создания, т.е. регистрации юридического лица. Этот перечень существенно больше, чем у ИП, и в него входят:

  1. Протокол общего собрания или решение единственного учредителя об учреждении общества. Это первый документ, в котором выражена воля учредителей на создание юридического лица.
  2. Устав ООО. Единственный учредительный документ нередко называют внутренней Конституцией, ведь он содержит правила взаимодействия участников между собой и с самим обществом. Если в устав вносились изменения, то хранить надо не только действующую редакцию, но и прежние варианты. При необходимости это поможет обосновать решения, если они принимались на основании ранее действовавших норм.
  3. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (выдавалось до 2017 года) или лист записи ЕГРЮЛ об учреждении ООО. Так называемую выписку или сведения ЕГРЮЛ хранить нет необходимости. Эти информация доступна на сайте ФНС и запрашивается при необходимости на актуальную дату, например, при заключении договора или открытии расчетного счета.
  4. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе по юридическому адресу. В свидетельстве организации присваивают важные идентификационные коды – ИНН, ОГРН, КПП.
  5. Список участников ООО с актуальными сведениями о каждом из них: паспортные данные физических лиц или регистрационные данные юридических лиц, а также размер и стоимость доли в уставном капитале. Обязанность вести и хранить список участников установлена статьей 31.1 закона «Об ООО».
  6. Договор об учреждении. Этот договор заключается при создании общества несколькими лицами, во многом его положения дублируются протоколом об учреждении и уставом. И хотя договор об учреждении не подают в ИФНС для регистрации ООО, обязанность его заключать установлена статьей 89 Гражданского кодекса РФ.
  7. Информационное письмо о присвоении кодов статистики.
  8. Извещения (уведомления) о регистрации общества в ПФР и ФСС.
  9. Положения об открытии филиалов и представительств организации.
  10. Протоколы общих собраний и решения единственных участников.
  11. Документы о реорганизации и ликвидации.

Бесплатная консультация по регистрации ООО

Подтверждение юридического адреса

ФНС строго следит за тем, чтобы организация действительно находилась по заявленному месту нахождения. В ходе недавней чистки ЕГРЮЛ около полумиллиона ООО получили метку о недостоверности сведений как раз из-за расхождения фактического и юридического адреса. Если общество не подтвердит реальность местонахождения, то его могут исключить из госреестра.

Подтверждение юридического адреса запрашивают также банки при открытии расчетного счета и контрагенты при заключении договоров. Вот какие документы о месте нахождения должны быть в организации:

  1. Свидетельство о праве собственности или выписка из ЕГРН, если помещение принадлежит самому ООО.
  2. Договор аренды, акт приема-передачи помещения, копия правоустанавливающего документа, заверенная арендодателем, если недвижимость арендована.
  3. Согласие собственника и копия правоустанавливающего документа, если ООО зарегистрировано на домашний адрес.

Подтверждение права на вид деятельности

В зависимости от сферы бизнеса в перечень обязательных документов организации могут быть включены:

  1. Лицензии на лицензируемый вид деятельности.
  2. Допуск СРО (саморегулируемой организации), например, для выполнения строительных или проектировочных работ.
  3. Заключения Роспотребнадзора и Роспожнадзора на соответствие помещения установленных требований, например, для объектов общепита.
  4. Подтверждение подачи уведомления о начале предпринимательской деятельности (второй экземпляр с отметкой или почтовая квитанция).
  5. Сертификаты на товары и услуги организации, если они входят в перечень обязательных для сертификации.

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

  1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
  2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
  3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
  4. Положение о защите персональных данных работников.
  5. Личные карточки работников по форме Т-2.
  6. Штатное расписание по форме Т-3.
  7. Графики отпусков по форме Т-7.
  8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
  9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
  10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
  11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
  12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
  13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
  14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

  1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
  2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
  3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
  4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
  5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Сроки хранения документов ООО

С 18 февраля 2020 года действует приказ Росархива (от 20.12.2019 N 236), который пришел на смену предыдущему документу – Приказу Минкульта РФ от 25 августа 2010 г. N 558. Новый приказ частично изменил сроки хранения документов организации, в том числе, коммерческой. Часть сроков приводим в таблице, но для полного изучения вопроса рекомендуем обращаться к первоисточнику.

Документы Срок хранения
Регистрационные документы, лицензии и сертификаты соответствия, бухгалтерская годовая отчетность, годовые расчетные ведомости в ФСС, инвентаризационные описи ликвидационных комиссий Постоянно
Трудовые договоры, личные дела и карточки работников, книги, журналы, карточки кадрового учета, 75 лет
Договоры ГПХ и акты о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, расчеты по страховым взносам, сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже работника 50 лет
Регистры бухгалтерского учета, главная книга, рабочий план счетов, учетная политика, аудиторские заключения по бухгалтерской отчетности, первичные документы, налоговые декларации, счета-фактуры, договоры, соглашения, контракты (за исключением некоторых) 5 лет
Книги покупок и продаж, таможенные декларации, БСО, документы об уплате акциза 4 года

Как обеспечить хранение документов

Как хранить документы в организации? В больших компаниях есть специальные архивные отделы и работники, которым поручен этот вопрос. Но в небольших ООО обязательные документы чаще всего хранятся в бухгалтерии или у юриста.

В зависимости от сроков востребованности внутренние документы организации разделяют на оперативный архив и архив длительного хранения. Бумаги подшивают в тома с описью, обычно в каждом томе не более 250 листов.

За нарушение условий и сроков хранения обязательных документов ООО могут оштрафовать на десятки тысяч рублей. Если они утеряны или утрачены, создается комиссия по расследованию причин. По возможности, документы надо восстановить.

Ликвидация ООО не отменяет обязанности сохранять внутренние документы организации, поэтому они передаются в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *