Документы для заключения договора

Для чего нужна проверка контрагента и как ее провести

В России превалирует свобода в выборе делового партнера (ст. 421 Гражданского кодекса РФ), однако надо учитывать, что непроявление должной осмотрительности при этом может повлечь следующие неблагоприятные последствия:

  • нарушение или неисполнение договорных обязательств со стороны контрагента;
  • невозможность реального возмещения убытков;
  • повышение риска проведения выездной проверки;
  • получение необоснованной налоговой выгоды с вытекающими последствиями в виде привлечения к ответственности, предусмотренной ст. 122 Налогового кодекса РФ, и доначисления суммы налога (см. в качестве примера постановление АС ЗСО от 03.06.2016 по делу № А75-5310/2015).

Одним из способов проверки контрагента на благонадежность является истребование у него определенных документов.

Какие нужны документы, можно установить на основании писем Федеральной налоговой службы (от 30.11.2012 № ЕД-4-3/20268@, от 23.01.2013 № АС-4-2/710@, от 24.06.2016 № ЕД-19-15/104, от 23.03.2017 № ЕД-5-9/547@), судебной практики и обычаев делового оборота. Представляются они в виде надлежащим образом заверенных копий. Далее рассмотрим такие списки документов подробнее, в зависимости от статуса контрагента.

Договор с ИП: какие документы нужны, требовать ли копию паспорта при заключении договора

Рекомендуемый перечень документов для заключения договора с индивидуальным предпринимателем (далее — ИП):

  • свидетельство о постановке на учет в налоговом органе на территории РФ;
  • свидетельство о госрегистрации в качестве ИП;
  • выписка из ЕГРИП;
  • паспорт (рекомендуется запросить у контрагента копию документа и подлинный — для сравнения с копией);
  • документ, подтверждающий законность нахождения по юридическому и фактическому адресам;
  • документ, подтверждающий полномочия представителя ИП на право заключения договора.

Кроме того необходимо иметь документы в соответствии с письмом ФНС, о котором мы рассказали применительно к выбору контрагента – юрлица. Подробнее с правилами выбора контрагент можно ознакомиться в нашей статье Критерии и обоснование выбора контрагента.

***

Дабы минимизировать экономические, правовые и иные риски, которые могут возникнуть из-за сотрудничества с неблагоприятным контрагентом, следует проверить его перед оформлением сделки. Сделать это можно, предъявив к нему требование о представлении определенного перечня документов для заключения договора: информацию о государственной регистрации, местонахождении, полномочиях руководителя, лицензии (если сделка подразумевает ее наличие), бухгалтерскую отчетность и иные документы, которые могут подтвердить реальность исполнения сделки.

Какие доказательства оказания услуги помогут получить оплату

Компания оказала услуги согласно договоренностям, но заказчик отказывается платить и утверждает, что она обязательства не выполнила. Чтобы подтвердить оказание услуг, понадобятся акты, иные доказательства и материальный результат услуг.

Иногда заказчик услуг отказывается платить за исполнение по договору. В этой ситуации компании-исполнителю понадобятся доказательства оказания услуги (ст. 65 АПК РФ). Помогут документы, которые заказчик и исполнитель оформляли в процессе сделки. При этом к подтверждениям факта оказания услуг закон не предъявляет особых требований. Стороны по своему усмотрению могут выбрать форму документов (п. 4 ст. 421 ГК РФ).

Ситуация, когда исполнителю требуется подтверждение оказания услуги, не совпадает с ситуацией, когда нужно доказать фактические отношения между сторонами. В первом случае заказчик отрицает только оказание услуги, во втором – сам факт сделки. Рассмотрим подробнее, какие доказательства помогут, если заказчик отрицает исполнение.

Как взыскать с заказчика долг по договору, узнайте в рекомендации экспертов Системы Юрист.

Акт является доказательством оказания услуги

Когда компания-исполнитель предоставляет услуги заказчику, обычно стороны подписывают соответствующий акт. Если заказчик откажется платить, данный документ поможет доказать факт исполнения.

В подтверждение исполнения в акте перечисляют, об оказании каких именно услуг идет речь и в каком объеме. Если информация будет неполной, суд может не признать документ доказательством. Также необходимо отразить:

  1. Название акта.
  2. Дату составления. Акт следут подписать в срок, который указали в договоре. Если специального срока нет, акт подписывают в течение семи дней с даты, когда компания-исполнитель потребовала завизировать документ (ст. 314 ГК РФ).
  3. Ссылку на договор, по которому оказывали услуги, и реквизиты этого договора – наименование, номер, дату заключения.
  4. Реквизиты заказчика и исполнителя. Здесь пишут полные названия компаний, указывают организационно-правовую форму, ОГРН, ИНН, адрес места нахождения.
  5. ФИО и должности тех, кто подписывает акт, а также документы, которые подтверждают полномочия этих представителей.
  6. Подписи представителей заказчика и исполнителя.

Одна из частых проблем практики – подпись неуполномоченного лица делает доказательство оказания услуги ненадлежащим

Когда акт подписывает представитель заказчика, нужно проверить его полномочия. Если акт подпишет неуполномоченное лицо, компания-исполнитель не сможет опираться на этот документ как на подтверждение оказания услуги. Правом подписать акт об услуге обладает:

  • представитель, у которого есть соответствующая доверенность (п. 4 ст. 185.1 ГК РФ);
  • представитель, полномочия которого следуют из обстановки (абз. 2 п. 1 ст. 182 ГК РФ);
  • орган управления юридического лица, который вправе действовать без доверенности.

При наличии достоверного акта исполнитель сможет подтвердить исполнение и потребовать оплаты (ст.ст. 720, 783 ГК РФ).

Если заказчик отказался ставить подпись, а исполнитель по договору не вправе составлять акт в одностороннем порядке, суд не примет документ как доказательство оказания услуги. Исполнителю понадобятся дополнительные доказательства.

Как доказать оказание услуги с помощью других документов

Если у компании-исполнителя нет актов, помогут другие документы. Например, суды принимали как подтверждение оказания услуг:

  • путевые листы,
  • акты освидетельствования,
  • накладные,
  • журналы учета,
  • переписку сторон по электронной почте,
  • акты сверки расчетов и т. п.

Однако нужно иметь в виду, какая практика существует в отношении того или иного доказательства оказания услуг. Например, в отношении счета-фактуры. Есть две позиции:

  • счет-фактуру в данном случае нельзя принять как надлежащее доказательство (ФАС Западно-Сибирского округа от 5 марта 2010 г. по делу № А75-9644/2009);
  • услугу подтвердить можно (ФАС Волго-Вятского округа от 4 марта 2011 г. по делу № А43-9748/2010).

Перед тем как предлагать суду тот или иной документ, нужно ознакомиться с практикой. Но независимо от того, что это за документ, в нем должна быть ссылка на основной договор и конкретика по услуге.

Услугу подтверждает материальный результат

Оказание некоторых видов услуг имеет материальное выражение. Если у компании-исполнителя есть такой итог, это является доказательством оказания услуги. Нужно подтвердить, что результат есть и что он возник вследствие действий компании-исполнителя. В данном случае суды опираются на п. 1. ст. 711 ГК РФ.

Например, подтвердить исполнение можно с помощью:

  • аудиторского заключения;
  • отчета независимого оценщика;
  • документов, которые созданы при оказании юридических услуг (например, жалоб, претензий, исков и т. п.);
  • плана развития бизнеса, если услугу оказывало консалтинговое агентство, и т. п.

Помимо документов, которые возникли в ходе исполнения обязательств, можно использовать фотоотчеты.

Например, исполнитель оказал услуги наружной рекламы, но сами объекты уже демонтировали. Исполнитель представил суду фотоотчет, это стало доказательством оказания услуги (постановление ФАС Северо-Западного округа от 18 мая 2011 г. по делу № А56-35281/2010).

Профессиональная справочная система для юристов, в которой вы найдете ответ на любой, даже самый сложный вопрос.
Попробуйте бесплатный доступ на 3 дня >>

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *