Электронные письма

Электронная почта является одним из самых популярных средств делового общения.
Все люди, кто владеет интернетом, использует электронную почту.

Прежде чем создать электронную почту, подумайте, с кем вы будете вести переписку.

Для общения с друзьями можно придумать любое имя, например, «аленький цветочек».

Но для деловой переписки надо обязательно указать свои данные — фамилию, имя и может даже отчество.

Чтобы человек, получив от вас письмо, сразу знал, что это письмо от вас.

Бегло сканируя взглядом адреса и темы пришедших сообщений, решаем, какие письма прочитать, а какие удалить не раскрывая.

В зависимости от отношений между корреспондентами переписка может быть деловой или частной.

Если письмо частное, между хорошо знакомыми, близкими родственниками или друзьями, то к нему не предъявляется жестких требований с точки зрения этики — стиль письма и манера изложения зависят главным образом от степени знакомства с адресатом.

Если же идет деловая переписка с официальными лицами, например, руководством учебного учреждения или преподавателями, то существуют правила оформления электронного письма.

В деловой переписке посредством e-mail существуют общепринятые правила, которые необходимо знать и которыми следует руководствоваться. Остановимся подробно на наиболее значимых.

Правило 1. При оформлении электронного письма в обязательном порядке заполняйте все поля.
В общем виде структуру делового электронного письма можно представить в следующем виде:

1. Адрес и имя отправителя.

2. Адрес получателя (или адреса получателей, когда существует необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям).

3. Важность письма (это при необходимости).

4. Тема письма.

5. Приложение.

6. И само письмо, состоящее из приветствия; основного текста письма; заключения; и подписи.

Это необходимо соблюдать обязательно.

Правило 2. Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Поэтому когда заводите почтовый ящик, в графе имя отправителя всегда вписывайте свои имя и фамилию. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий Ваше настоящее имя, а также имя Вашей организации в названии домена, например: [email protected].

Правило 3. Обязательно заполняйте графу «Тема письма». Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя Вам ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.

Правило 4. Используйте пиктограмму («Re:») только для ответа. Используя пиктограмму , размещенную в поле адреса письма, на которое отвечаете, открываем форму для составления ответа. Данная форма уже содержит адрес вашего собеседника, текст его письма и Тему. Пиктограмма (Re) является аббревиатурой английского слова «Reply:» или «Response:» и означает «Мой ответ на:». Поэтому если тема письма меняется, изменения темы необходимо вносить, используя стрелочку вниз, размещенную справа от пиктограммы Rе. В открывшемся ниспадающем списке выбираем команду «изменить тему».
Существуют еще некоторые правила, которые можно прочитать на следующей странице данного учебника.

Человека окружает общение, где бы он не находился. Речевой этикет — навык вежливого общения с собеседником. Грамотное обращение с этикетом поможет создать прочные доверительные отношения сред коллег, друзей, близких и даже в кругу незнакомых людей.

Формы и нормы этики могут по-разному выражаться в устной и письменной речи, однако правила этикета письменной речи базируются на общих принципах.

Правила этикета письменной речи

При обращении к собеседнику требуется определиться с формой общения. Если письмо адресуется другу, допускается подпись «Дорогой друг», «Милая Анна» (любое имя) и т.д. Если же сообщение предназначено начальнику, стоит подписать «Уважаемый Борис Алексеевич» (любое имя).

Важно: от того, как будет начато сообщение, зависит отношение собеседника. Обратившись к должностному лицу как «Дорогой (имя)», вы можете оскорбить и создать неприязнь со стороны адресата.

Культурная речь в письме станет залогом симпатии и достижением желаемого результата. Должны быть соблюдены все нормы, категорически запрещено употреблять слова — паразиты и непристойные выражения.

Помимо этого, речь должна подчиняться стандартам делового общения, необходимо употреблять формулы общения, клише предложения начинаются с новой строки.

Составляя письмо служебному лицу, коллеге, вышестоящему субъекту, важно сохранять уважительный и корректный тон. Не допускается употребление народных слов или жаргонов. Если же речь идет о друге, допускается привычная для вас форма общения.

Важно: к формулам общения относятся извинения, благодарности, согласия, приветствие, прощание. Формулы подбираются индивидуально в зависимости от возраста, пола, статуса и взаимоотношений с адресатом.

Этикет письменной речи в интернете

В современном обществе принято делиться новостями, знакомиться, устраиваться на работе через интернет. Определенных прописанных норм по разговору через электронную почту не существует, однако есть рекомендации, которых рекомендовано придерживаться:

• не затягивать с ответом — следует ответить сразу, как увидели сообщение;
• не стоит писать в свободное время адресата — предпочтительнее связаться в рабочее время или извиниться, если отложить вопрос невозможно;
• речь должна быть понятной — обязательно писать недвусмысленно, чтобы избежать недопонимания;
• грамотное содержание — текст должен быть без орфографических, грамматических и пунктуационных ошибок;
• нельзя требовать моментального ответа — стоит проявить уважение — собеседник может быть занят или думать над ответом на сообщение.

Культура письменной речи и административный речевой этикет

В административном речевом этикете не принято показывать собственный характер и настроение. Официально — деловое письмо должно быть составлено так, чтобы собеседник не смог сделать выводы о ваших взаимоотношениях, не был оскорблен, не хотел создать конфликт. В противном случае, можно прибегнуть к скандалу, который повлечет к разрыву сотрудничества.

Находясь на работе, клиенты не всегда обращаются вежливо. Посетители регулярно отражают свое настроение, срываясь на сотрудниках. Несмотря на это, персонал занимает служебное положение, следовательно должен сохранять нормы речевого этикета и отвечать доброжелательно.

Культуру письменной речи составляет деловой этикет. В первую очередь, составляя письмо, стоит опираться на официально — деловой стиль русского языка. Общение должно быть таким, чтобы при необходимости его возможно было отразить в документе.

Главное в процессе речевого общения — четкое, лаконичное, доступное и грамотное изложение. Перед отправлением документа стоит перечитать содержимое, чтобы избежать тавтологии и быть уверенным в сказанном. Стоит задуматься, какие слова могли бы быть восстановлены в документе, а какие нет — такой шаг поможет выработать привычку делового общения.

64% пользователей говорят, что именно тема влияет на то, откроют они письмо или нет. А значит, этому элементу нужно уделять особое внимание. В статье мы расскажем, как придумать удачную тему письма и какие существуют основные правила и подходы к её формированию.

Длина

На практике мы часто сталкиваемся с тем, что клиент просит тему подлиннее или удивляется предложенным коротким вариантам. Но следует помнить, что люди очень бегло сканируют свои почтовые ящики. Так что чем яснее и лаконичнее будет ваша тема, тем лучше. Также учитывайте, что порядка 34% писем открываются с мобильного, на относительно небольшом экране. А значит, чем короче тема, тем больше вероятность, что она полностью отобразится на экране смартфона.

Примеры тем, которые не отображаются полностью на мобильном

GetResponse, например, выяснили, что оптимальная длина для темы — до 90 символов. Они также связывают это с популярностью мобильных.

А согласно исследованиям Yesware, оптимальное количество слов в теме — до 5. При большем количестве Open Rate снижается. Yesware считают, что удачная тема письма должна быть лаконичной и ясной. При этом темы должны быть настолько короткими, чтобы их можно было прочитать на мобильных.

На собственном опыте мы тоже замечали, что короткие ёмкие темы получают более высокий Open Rate. Например, мы делали письмо с темой «Короче». По сравнению со средней открываемостью наших писем его Open Rate был выше на 6%.

Персонализация

Покажите пользователю, что вы знаете о нём немного больше, чем просто емейл-адрес. Используйте в качестве персонализации в теме, например, имя или местоположение. Но так как этот приём достаточно заезженный, не стоит его использовать в каждой теме. Иначе это может вызвать раздражение. Персонализируйте тему, только если это действительно личное письмо, например поздравление с днём рождения или письмо с какими-то личными данными.

Также учитывайте особенности вашей целевой аудитории. Если это преимущественно молодёжь, то обращение просто по имени будет скорее всего уместно. Но если же вашей ЦА «далеко за» — добавляйте к имени отчество.

Тот же GetResponse в своём последнем отчёте выяснил, что персонализированные сообщения открывают лучше, но всего на 0,5%. И хоть разница небольшая, она всё-таки есть, так что почему бы не использовать эту возможность для увеличения OR и не создать удачную тему письма? Просто помните, что персонализированная тема — это ещё не всё. В большей степени должно быть персонализировано само сообщение вашего письма — делайте его действительно интересным и актуальным для пользователя. О том, как этого достичь, можете прочитать в этой статье.

Как выглядит удачная тема письма

Позаботьтесь о том, чтобы тема письма была привлекательной. Это можно сделать следующими способами:

Используйте цифры. Они сделают тему чёткой и ясной, а также помогут сформировать у подписчика правильные ожидания. Вы можете говорить о сумме скидки, о цене или о выгоде, выраженной в цифрах, о длине видео, количестве страниц в методичке или советов, которые вы даёте в письме, — о чём угодно. Главное, чтобы цифра была привлекательной: скидка и выгода как можно больше, цена как можно ниже, видео — короче, а страниц в методичке и советов — столько, сколько действительно легко осилить за один присест. Скажем, 10 страниц и 5 советов, на наш взгляд, вполне достаточно.

Вызывайте любопытство. Не говорите напрямую, о чём вы расскажете в письме, а создайте интригу. Любопытство заставит подписчика открыть письмо, чтобы получить дополнительную информацию.

Интрига — отличный вариант удачной темы письма. Как доказательство, у нашего письма с темой «Осталось 2 месяца» Open Rate был на 8% выше среднего.

Пощекочите нервы. Можно пойти ещё дальше и даже немного припугнуть пользователя. Этот метод прекрасно применяют зарубежные политологи. Он показал отличные результаты в предвыборной кампании Барака Обамы — некоторые сообщения на первый взгляд заставляли усомниться, что это действительно настоящая рассылка, но в итоге статистика показала однозначный результат: такая техника работает.

Задайте вопрос в теме письма. Вопросы также могут вовлечь подписчика и увеличить ваш OR. Особенно если вы знаете, что этот вопрос действительно релевантный для ваших подписчиков и сможет их зацепить. Например, фраза «Вы придёте?» — удачная тема письма с анонсом вебинара или распродажи.

С помощью вопроса вы можете опять же просто вызвать любопытство:

Провоцируйте чувство срочности. Используйте темы, которые сообщают, что количество товара ограничено или что акция продлится совсем недолго. Покажите выгоду предложения и позаботьтесь, чтобы пользователь её не упустил.

В 2013 году Mylife проводили исследование и выяснили, что 56% интернет-пользователей испытывают синдром упущенной выгоды — боятся пропустить что-то важное для них. Это также говорит о том, что люди активно реагируют на темы, провоцирующие чувство срочности.

Но с такими темами нужно быть осторожным. Тенденция использовать слова вроде «сейчас», «быстро», «успей» сходит на нет. Чувствуется общая усталость пользователей от подобных формулировок. Возникает ощущение «желтизны», давления и требования немедленных действий. Инбокс перенасыщен этим. Уже необязательно быть как Шайа ЛаБаф и кричать «Do it!». Используйте более спокойные заголовки, но тем не менее стимулирующие к действию.

Помните, что важно знать меру и не врать. Если акция ограничена, значит, она действительно будет длиться 1–2 дня. Иначе пользователь поймёт, что такие предложения не являются чем-то особенным, и не поверит вам, прямо как в той истории про мальчика, постоянно кричавшего: «Волки, волки!»

Примеры тем, вызывающих чувство срочности

Расскажите, что внутри. Если у вас в письме спрятан неординарный полезный контент — инфографика, методичка, видео и т. д., — сообщите об этом в теме. Это обозначит ценность сообщения. Используйте для этого соответствующие маркеры формата.

Например, в октябре 2019 года мы рассылали письмо с инфографикой, в теме которого прямо обозначили формат контента:

По итогу OR этого письма был выше на 5% по сравнению с нашим средним показателем по рассылкам.

Get Response выяснили, что определённые слова также могут увеличить ваш Open Rate:

Помните, что с фразами «бесплатно», «даром» и т. д. нужно быть аккуратными, т. к. такие слова могут стать причиной проблем с доставляемостью. Если вы будете постоянно использовать их в своих темах, почтовые сервисы начнут помечать такие письма как спам и подпортят вашу репутацию.

Добавьте друга-авторитета. Мнения известных личностей и экспертов всегда в цене. Если вы, например, брали интервью у такого человека, сообщите об этом в теме письма. Можно даже вставлять цитаты.

Этот метод прекрасно работает в узкоспециализированных темах — веб-разработка, юриспруденция, наука и т. п. Если ваши пользователи заинтересованы в получении полезной и качественной информации, эксперты их привлекут.

Авторитетом также могут выступать и бренды. Если вы сотрудничаете с известными брендами, напишите об этом в теме письма.

А ещё есть звёзды эстрады и телевидения. Говорят, они тоже кому-то интересны — так пусть завлекают своим именем с первых строк.

Введите подписчика в круг избранных. Для электронной коммерции прекрасно работают «клубы», «уровни» и прочие «членства покупателей». Мы все обожаем причислять себя к специальным сообществам. Как только человек увидит, что он особенный, рука сама потянется посмотреть, насколько сильно его ценят и что же такое интересное предлагают, что же он заслужил на этот раз. Не зря же он так старался и не покупал вещи и продукты в соседнем ТЦ.

Признавайте ошибки. В жизни и работе бывает всякое, и от ошибок никто не застрахован. Поэтому, если неприятная ситуация всё же произошла, напишите об этом сразу в теме. Так вы убьёте двух зайцев. Во-первых, всем интересно почитать о чужих неудачах, так уж мы устроены. А во-вторых, это повышает доверие, т. к. наглядно демонстрирует, что где-то там сидят обычные люди, которые тоже могут ошибаться, которые не будут что-то скрывать и готовы искать пути решения досадных ситуаций.

Подробнее обо всех тонкостях создания писем с извинениями читайте в этой статье. В ней вы найдёте реальные примеры и узнаете, что из них можно почерпнуть.

Сделайте всю работу за подписчика. Удачная тема письма должна сообщать пользователю, что вы уже обо всём позаботились, всё придумали и организовали и чуть ли не есть за него будете. Конечно, не стоит писать, что «эти 3 шага изменят вашу жизнь…». Вы же не Тони Роббинс. И ваша ЦА, скорее всего, не с паблика «Типичный Миллиардер» — так что не будем вселять в людей излишнюю надежду.

Но обозначив сразу, что внутри письма пользователя ждёт информация, которая позволит сократить время, силы и средства, вы определённо вызовете интерес серьёзной публики.

Помогая таким образом своим подписчикам и оказывая невидимую заботу, вы повышаете их лояльность к вам — люди будут ждать новых советов в будущих рассылках, будут открывать и читать их.

Добавьте знакомые фразы, инфоповоды, юмор. В качестве разнообразия отлично работают известные каждому фразы из многих культурных сфер — песен, фильмов, книг и т. д. Их можно легко адаптировать под инфоповоды и под вашу деятельность. Они не будут раздражать, поскольку в большинстве своём ассоциируются с чем-то приятным.

А для более прогрессивных есть инфоповоды и мемы — вот уж где действительно можно проявить свой креатив и показать молодняку, кто тут шарит. С мемными фразочками любое событие становится интереснее, главное, следить за актуальностью, чтобы не произвести обратного эффекта.

Вспоминается, например, сет про котов и Наташу — которые то рубль роняли, то доставали хозяйку на самоизоляции, — а также всемирная борьба с нехваткой туалетной бумаги.

Пишите темы с юмором и самоиронией. Это всегда приветствуется и заставляет улыбнуться 🙂

Используйте эмодзи 🙂 и каомодзи ( ´(ｴ)ˋ ) в теме. Любой современный язык постоянно модернизируется. В 2015 году словом года стало эмодзи «😂». Если что-то популярно, то этим надо пользоваться.

Согласно исследованию GetResponse, эмодзи в теме письма используют лишь 4% компаний и в относительных показателях их OR на 3% выше:

В 2018 году мы вместе с «Четырьмя лапами» тоже тестировали использование эмодзи в темах емейлов. По итогу разница между OR писем с эмодзи и без них была слишком мала, чтобы говорить об их однозначной эффективности. А значит, на наш взгляд, эмодзи нужно использовать скорее для души, нежели для увеличения опен рейта.

Помните, что чрезмерное использование смайликов сделает письмо похожим на спам.

Несколько советов:

• Используйте эмодзи, которые подходят по смыслу к теме вашего емейла и к вашей деятельности.
• Если вы «серьёзная компания», которой «не до улыбочек», то для вас есть целый раздел эмодзи с офисными пиктограммами. Например, дополните тему письма с ежемесячной статистикой эмодзи в виде графика 📈, а тему предстоящего мероприятия пином 📌.
• Используйте эмодзи вместо слов, чтобы сделать тему более компактной. Интересный приём — составлять простые мини-истории. Кстати, в этом вам поможет Яндекс.Переводчик на эмодзи. Но не переборщите 😉

У эмодзи есть одна особенность: на разных почтовиках они могут отображаться по-разному. Избежать этого поможет альтернативный, более экзотический вариант, — каомодзи. Это японский эквивалент наших «двоеточий, тире и скобочек».

Мы не оставили такое явление в стороне и протестировали его в темах своих писем. Но наличие этих смайлов никак не повлияло на наш OR. Видимо, люди мало знакомы с этими символами, они непривычны и непонятны для них.

Давайте без этого…

Добавлю пару слов о том, что не работает в темах писем, не нравится почтовикам или просто «не принято в приличном обществе». Вы, конечно, можете рискнуть, но не советуем.

• Писать капслоком. Просто «Не кричи на меня!!!». И поаккуратнее с восклицательными знаками — на пользу они не пойдут. Перебор с эмоциональными знаками препинания всегда бросается в глаза и придаёт словам угрожающий оттенок.
• Использовать сетевые аббревиатуры и выражения вроде LOL, ASAP и прочих — оставьте это для общения на форумах и в личных сообщениях. Они специфичны и могут быть не всем понятны, ЕВПОЧЯ.
• Использовать цифры для сокращения и экономии места — хорошо! Использовать цифры без пояснений — плохо.
• Слово «бесплатно» не нравится спам-фильтрам, а слово «помогите» не нравится людям. Старайтесь не раздражать ни тех, ни других.

Оформление

Оформляйте ваши темы оригинально. Например, используйте нестандартный шрифт. В прошлом году мы тестировали, что лучше заходит нашим подписчикам: темы на английском, написанные оригинальным шрифтом, или обычные стандартные темы. Выяснилось, что первые дают OR на 9% выше.

Прехедер

Используйте прехедер в качестве дополнения к теме письма. Пользователи на 7% лучше открывают письма с темами, которые дополнены качественными прехедерами, чем те, у которых прехедер вообще не прописан и вместо него автоматически подтягивается любая информация из письма.

Подробнее о том, как следует прописывать прехедер и какие фичи для этого существуют, мы рассказывали в этой статье. В ней мы также говорили, что можно пойти другим путём и сделать так, чтобы прехедер был вообще пустым. Это позволит выделиться на фоне других писем в инбоксе. Летом 2019 года мы протестировали эту идею, и наши предположения подтвердились. OR наших писем с пустым прехедером выше на 2% по сравнению с письмами с обычными прехедерами. Поэтому теперь в своих письмах мы всегда делаем прехедеры пустыми.

После того как вы всё придумали, обсудили с коллегами и залили письмо в платформу, не забудьте отправить себе тест, чтобы не получалось таких неловких моментов:

Хотя, если такое вдруг произойдёт, скажите, что это постирония, в 2020 году за это пока не штрафуют 😉

Не полагайтесь на случай — обязательно тестируйте способы и подходы к формированию удачной темы письма. Так вы поймёте, какой подход будет уместен именно для вашей ЦА.

Вы пробовали найти в Интернете примеры подписи в электронных письмах? Они достаточно разнообразны, не так ли? Пользовались ли вы предложенными вариантами?

Сейчас электронная почта превратилась в одно из основных средств и делового, и неофициального общения. Поэтому вопрос, как правильно оформить подпись в имейл-письме, становится как никогда актуальным.

Кому нужен «автограф»?

Многие неискушенные пользователи почтовых сервисов, когда оканчивают сообщение, теряются: как именно подписаться и стоит ли это делать вообще. Ведь по адресу и так видно, от кого пришло сообщение. Быть может, достаточно набрать текст и отправить его, по английскому обычаю «не прощаясь»?

Однако не стоит торопиться. Ведь уже достаточно давно сложились общепринятые правила этикета в Сети. Чтобы дистанционное общение с адресатами электронных писем было продуктивным и проходило на позитивной волне, лучше их соблюдать.

Когда подпись в электронном письме отсутствует, оно выглядит неполным, неоконченным. Удаленный собеседник может обидеться, почувствовав, что вы проявили неуважение к его персоне. Даже просто написать свое имя в конце письма часто бывает недостаточно.

Зачем нужна подпись в деловом письме

Ежедневно миллионы личных и официальных сообщений рассылаются по адресам. Каждое имейл-письмо отправляется с конкретной целью: сообщить адресату важную информацию, договориться о телефонном звонке или встрече, продать товар, услугу, иногда просто познакомиться.

В зависимости от того, насколько четко оформлена подпись, она может помогать или мешать в достижении поставленной цели.

Маркетологам и специалистам по рекламе хорошо известно: то, что написано в конце текста, автоматически «цепляет», привлекает и удерживает внимание сильнее, чем содержание «середины» сообщения.

Недаром в крупных компаниях обычно разрабатывают единый регламент и пример подписи к электронному письму. Ведь дизайн такого «автографа» становится частью фирменного стиля компании и ее корпоративной культуры. Подпись в электронном письме создает компании позитивный имидж перед партнерами по бизнесу. Ее соответствие стандартам – показатель того, сколько внимания руководство предприятия уделяет важным деталям и тонкостям.

Если вы ищете примеры подписи в электронных письмах, то, скорее всего, не принадлежите к числу сотрудников крупных корпораций. Однако вам или вашему бизнесу также важно демонстрировать свои положительные качества: открытость, дружелюбие, надежность.

Структура деловой подписи

В официальном электронном письме «автограф», как правило, имеет такой вид:

«—- (формула вежливости),

ФИО автора письма,

Должность

Контактные сведения».

Как выглядит правильная подпись в электронном письме? Примеры представлены ниже.

1). С надеждой на будущее взаимовыгодное сотрудничество,

Сергеев Иван Иванович,

Начальник отдела продаж

ООО «Вендетта».

Тел. (847)789-89-89 доб. 78-78

2). В ожидании Вашего скорого визита,

Иванова Дарина,

Ведущий стилист салона Bellena.

Адрес: 400111, г. Кузнецовск, ул. Тулайкова, д. 4

Тел. 8-999-000-99-99

Skype: idarina.

Группа «ВКонтакте»: «Прически» (ссылка).

3). С наилучшими пожеланиями,

Ваш персональный бизнес-консультант

Андреева Людмила.

Приглашаю Вас на бесплатную видеоконференцию

«Управление личными и корпоративными финансами»

25 июля 2016 г. 15-00 (ссылка).

Мои электронные книги:

«Жизнь и кошелек» (ссылка)

«Дамы с приданым» (ссылка)

«Финансовый гений» (ссылка).

Приведем образец электронного письма с подписью:

«Владимир Иванович, добрый день.

Благодарю Вас за Ваше письмо от 20 июня 2016 г.

К сожалению, не имею возможности сегодня связаться с Вами по телефону, так как нахожусь в другом городе.

Будьте добры, сообщите, пожалуйста, будет ли Вам удобно встретиться со мной в офисе ООО «Компания Н» завтра в 11-00?

С надеждой на понимание,

Исаев Денис,

Старший менеджер

Отдела по работе с клиентами

АО «Электроника».

Тел. 8-900-000-00-00

E-mail:»

Рассмотрим отдельные элементы подписи в электронном письме.

Формула вежливости

В деловом письме вовсе не обязательно употреблять канцелярское «с уважением», которое уже набило оскомину. А если письмо не слишком приятного содержания, это может и вовсе вызывать раздражение. Намного мягче и искреннее смотрятся в электронных письмах такие завершающие фразы:

1. Добрые напутствия:

— «удачного дня»;

— «хорошего вечера»;

— «всего доброго»;

— «всего хорошего»;

— «крупных продаж и благодарных клиентов»;

— «успехов Вам».

2. Фразы «из учебников по английскому языку»:

— «искренне Ваш(а)»;

— «с наилучшими пожеланиями».

3. Ситуативные формулы вежливости, соответствующие теме и содержанию письма: «Заранее благодарю за содействие», «С надеждой на понимание», «В ожидании скорого ответа от Вас».

Фамилия, имя, …

Что касается ваших личных данных, важно определиться, стоит ли указывать отчество. Сотрудники крупных корпораций и государственных органов пишут свое ФИО полностью в обязательном порядке. В частном предпринимательстве и интернет-бизнесе авторы электронных сообщений чаще обращаются друг к другу просто по имени.

Партнеры по переписке будут называть вас именно так, как вы представитесь сами. Называя только имя, автор сообщения позволяет обращаться к себе без отчества.

Как правильно указать должность

В крупных корпорациях и государственных органах должности указываются в электронных письмах полностью. Из-за сложной структуры таких компаний «автографы» получаются очень длинными и «перегруженными».

Примеры подписи в электронных письмах правительственных органов, концернов, банков:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Заместитель старшего начальника

Сектора обслуживания розничных клиентов

Отдела продаж ключевых продуктов

Департамента тяжелого производства

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Заместитель начальника отдела выездных проверок

Межрайонной Федеральной налоговой службы № 189

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

Однако даже такие подписи можно сделать более компактными и менее «высокомерными», деликатно используя аббревиатуры:

1) Самойлов Виктор Георгиевич,

Зам. старшего начальника

Сектора ОРК ОПГП

Департамента ТП

Южного филиала АО «Северная компания».

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

2) Куркина Анна Васильевна,

Зам. начальника отдела выездных проверок

МРИ ФНС № 189

По Ивановскому району Ивановской области.

Тел. (8457)789-78-78. Доб. 12-00.

«Сокращенные» подписи не вызывают раздражения и смотрятся более «приветливо».

Должности сотрудников малых предприятий обычно указываются в сообщениях полностью.

Примеры подписи в электронных письмах частных компаний:

1) С уважением к Вам,

Васильев Сергей Иванович,

Генеральный директор ООО «Принтер».

Тел. 8-975-999-99-99.

2) Всегда Ваша,

Короткова Анна,

Ведущий косметолог салона «Диваж».

Тел. (874)78-78-78.

Какие контактные сведения приводить в подписи?

В корреспонденции крупных компаний указываются в обязательном порядке номер телефона и адрес электронной почты сотрудника. Реже указываются почтовый адрес компании, адрес сайта.

Подпись может выглядеть при этом так:

С наилучшими пожеланиями,

Колоброд Вадим Сергеевич,

Старший инженер

Сектора космического строительства

Департамента полетов

Секретного филиала

АО «Предприятие ИКС».

Тел. 999-00-456 (доб. 17-17), 999-00-457 (доб. 17-17).

Этих контактных сведений обычно бывает достаточно для того, чтобы получатель письма мог быстро связаться с его автором.

Подпись как инструмент маркетинга

Частному предпринимателю часто бывает жизненно необходимо указать в электронном сообщении как можно больше контактных сведений. Ведь от доступности автора письма часто зависит, сколько новых клиентов и заказов у него появится.

Всю необходимую контактную информацию включают, как правило, в подпись.

После имени и названия должности указывают: номер телефона, факса, адрес электронной почты, Skype. Некоторые предприниматели также сообщают, в каких службах моментальных сообщений (Viber, WhatsApp) они зарегистрированы.

Но в подпись можно включить не только способ связи с вами, но и активные ссылки, ведущие на:

1. Сайт компании.
2. Личный или корпоративный блог.
3. Электронные книги.
4. Видеоматериалы.
5. Профили и группы в социальных сетях.

Информацию о бонусах и акциях фирмы также можно включить в подпись в электронном письме. Примеры:

1) Иванцова Надежда,

Ваш личный бьюти-стилист.

Группа «ВКонтакте»: «Станем красивее»

2) Сергеева Ольга,

Веб-мастер.

Проекты, которыми горжусь:

Сайт заказчика1.рф.

Этот блог делала я.рф.

Мои книги:

«Элегантное самопродвижение»;

«Леди в Сети».

Приглашаю на бесплатный видеосеминар

«Классный сайт: какой он».

12 августа 2016 г. 22-00: ссылка.

Нужна ли подпись в личных посланиях

С развитием социальных сетей дружеские имейл-письма стали редкостью. И все же бывают ситуации, когда диалоги о личном ведутся по электронной почте. Кому-то удобнее таким образом общаться с родителями, живущими в другом городе, кому-то – с любимым человеком, «встреченным» на сайте знакомств.

Подпись в электронном письме личного характера на первый взгляд необязательна. Достаточно написать в конце текста свое имя.

И все-таки письмо, завершенное элегантным «автографом», становится более интересным и может сообщить много нового об авторе.

В подписи, как и в тексте сообщения, уместно сообщить о таких чувствах и мыслях, о которых трудно и непривычно говорить вслух. «Автограф» выражает настроение автора письма, его отношение к жизни, стиль общения. Недаром наши прадеды часто прибегали к эпистолярному жанру, чтобы признаваться в любви.

Какие подписи «приняты» в электронных сообщениях личного характера?

Подпись в личном электронном письме часто играет роль постскриптума. В ней можно признаться, что вы любите кофе и ненавидите зефир. Также, если вы часто переписываетесь с друзьями по E-mail, уместно будет включить в «автограф» важное напоминание.

Например:

— Продаю детскую коляску-трансформер всего за 3 тыс. руб.

или

— Собираю детские вещи б/у для передачи в Дом малютки.

Эффектно смотрится оригинальная подпись в электронном письме. Примеры:

— Всего доброго. Администрация.

— Целую. Пух.

— Обнимаю, целую. Выпиваю и закусываю.

Сделать личную подпись интереснее поможет также включенная в нее необычная фраза: личный девиз, любимая пословица или понравившийся статус для соцсетей. Примеры:

— «У нас в семье двое Саш. Поэтому зовите меня Александр Первый».

— «Мне не нужно пить 50 г для смелости. Наливайте сразу литр, и я пойду на подвиги».

— «В отношениях с любимым мужчинами для меня важно, чтобы было одинаковое отношение к религии. Они должны признавать, что я богиня…»

— «Хороша собой, стильная, решительная, образованная… Ладно, поговорим теперь о Вас».

На языке Шекспира

Если вы планируете обмениваться электронной корреспонденцией с иностранцами, обратите внимание: согласно правилам составления деловой корреспонденции на английском языке, все контакты для связи указываются в шапке письма. Подпись состоит из трех элементов: формула вежливости, фамилия и имя, должность.

Первый элемент, как правило, включает одно из следующих типовых выражений:

— Always — всегда, навеки, вечно;

— Best wishes – наилучшие пожелания;

— Your friend – ваш друг (товарищ);

— Much love (All my love) – с любовью;

— Yours always – вечно Ваш;

— Yours faithfully – искренне Ваш (если неизвестно имя получателя письма);

— Yours sincerely – искренне Ваш (если автор письма знаком лично с адресатом послания).

Как выглядит подпись в электронном письме? Примеры на английском представлены ниже.

1) Yours Sincerely,

Smith Marya,

Managing Director.

Much love,

2) Yours faithfully,