Этикет деловой переписки

В этой статье представлены примеры фраз делового письма для его быстрого составления. Или деловой словарик с полезными фразами поможет вам освоить навыки составления письма.

Общая особенность языка деловых писем — это соблюдение не только этики общения. Но и употребление в письме клишированных слов и оборотов. Каждый вид деловых писем идентичен по способу составления текста и содержит стандартные речевые обороты.
В зависимости от того, какой вид письма необходимо написать используются однотипные повторяющиеся слова и фразы. Чтобы написать письмо надо всего лишь знать часто используемые слова и обороты, подходящие для конкретной цели письма. Например, в письме просьбе часто используются слова «просим», «прошу Вас сообщить». Если это сопроводительное письмо, то употребляются слова «направляем Вам пакет оригиналов счет-фактур», «прилагаем к письму опись имущества». Читайте также статьи Особенности языка деловых писем , а также вышла новая полезная статья ОСОБЕННОСТИ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА: ТОП 4 ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ УСЛОВИЯ, КАСАЮЩИЕСЯ ЯЗЫКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ПОЧЕМУ В ДЕЛОВЫХ ПИСЬМАХ ВАЖНО СОБЛЮДАТЬ ЯЗЫК ДЕЛОВОГО ПИСЬМА?
Вот примеры фраз делового письма, которые рекомендуется запомнить. Или деловой словарик, чтобы легче и быстрее составить деловое письмо:

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-ответах:

«В ответ на Ваше письмо сообщаем …», «Согласно Вашему запросу …», «Исходя из Вашего письма …», «В соответствии с постановлением …», «Благодарим Вас за предложение о …», «Благодарим Вас за многолетнее сотрудничество с нами. Вы были правы …», «Приносим извинения за временные неудобства. Мы не можем точно ответить, когда на сайте будет размещена Ваша информация …», «Приношу свои извинения, если наше обслуживание (наши услуги) не оправдало(-ли) Ваших ожиданий …», «Товар прибыл в хорошем состоянии …», «Приносим извинения за ….», «Позвольте нам извиниться за …», «Мы получили …», «Подтверждаем», «Основываясь на событиях, которые Вы описываете …», «Мы делаем всё возможное (всё, что в наших силах), чтобы убедиться, что данная проблема устранена»,
«По вопросу переноса экзаменов на другую дату, сообщаем, что Вы вправе решать этот вопрос по Вашему усмотрению.», «Настоящим сообщаем, что согласны принять Ваше предложение. Просим Вас отправить проект соглашения о сотрудничестве.» и т.д.

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-напоминаниях:

«Напоминаем Вам, что …», «… в соответствии с … Вы должны…», «… срок предоставления отчётности истекает…», «Ваш филиал до сих пор не представил …» «Настоящим напоминаем, что Вам необходимо оплатить счет».

Речевые конструкции, встречающиеся в письмах-подтверждениях:

Подтверждаем …, АО «Т» подтверждает …, «Настоящим подтверждаем получение денег в размере 12000 рублей …», Подтверждаем получение документов …, Принимаем Ваши условия по сотрудничеству …, Подтверждаем получение Вашего письма от …, АО «Банк С» подтверждает свой запрос о…, Сообщаем Вам о подтвержднии оплаты за услуги…, Претензий не имеем, Подтверждаем получение Вашего заказа, Настоящим сообщаем, что Ваш заказ принят, Подтверждаем оплату за товар и т.п.

Примеры фраз для писем поздравлений:

«ТОО «НГ» выражает Вам искреннее уважение и поздравляет Вас с…», «Искренне желаем Вам и всем сотрудникам Вашей компании благополучия и успехов во всех делах и начинаниях.», «Выражаем Вам глубочайшее уважение и поздравляем Вас с… «, «Сердечно поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом! Выражаем Вам искреннюю благодарность за плодотворную совместную работу и за приятное профессиональное общение.», «ТОО «НГ» искренне благодарит Вас за поздравление с Новым годом и Рождеством! Мы искренне признательны Вам за добрые слова и теплые пожелания. Мы также от всего сердца поздравляем Вас с Новым 2019-ым годом и Рождеством! Благодарим Вас за лояльность к нашей компании на протяжении многих лет…».

Примеры фраз для письма просьбы:

«Прошу Вас организовать срочную доставку товара…», «С учетом изложенного прошу Вас предоставить ответ…», » Прошу Вас предоставить мне …», «С учетом изложенного, а также принимая во внимание, что ТОО «Sin» отказывается от поставки товара, ИП Зей просит …», «На основании изложенного просим Вас разрешить въезд автомобилей…», «Я, Клесов Павел Николаевич, прошу Вас о следующем…», «По нашей устной договоренности прошу Вас произвести ремонт…», «Искренне просим Вас оказать нашему фонду посильную денежную помощь…», «В этой связи, просим Вас произвести 100% оплату поставленного по Договору товара…», «Просим Вас пересмотреть организацию школьного питания…», » В связи с неотложностью решения наших вопросов убедительно просим Вас …» «Просим Вас забронировать два теннисных стола …. Будем рады получить от Вас подтверждение о бронировании» и другие.

Примеры фраз для благодарственных писем:

«АО «М» выражает Вам уважение и сердечно благодарит Вас за …», «Выражаем Вам признательность и искреннюю благодарность …», «В связи с этим, наша компания обязана поблагодарить весь Ваш коллектив …», «АО «М» спешит поблагодарить Вас за поздравление с праздником …», «Выражаю Вам огромную благодарность за многолетний добросовестный труд …», «Выражаем признательность и благодарность АО «М» за качественную и своевременную поставку …» и другие.

Фразы, используемые в письмах приглашениях:

«ООО «Альфа» приглашает Вас принять участие в …», «Выражаем Вам искреннее уважение и приглашаем Вас …», «ООО «Альфа» искренне благодарит Вас за многолетнее сотрудничество с нашей компанией и приглашает Вас посетить выставку …», «Будем рады Вашему участию на конференции …», «Ждем Вас на выставке 25 декабря 2018 года в 12:00 по адресу …» и прочие слова и фразы.

Фразы, используемые в коммерческих предложениях:

«Представляем Вашему вниманию уникальное предложение …», «Предлагаем Вам уникальное предложение …», «Предлагаем Вам встретиться и обсудить условия договора …», «ТОО «Бизнес Этикет» предлагает Вам оказание услуг по обучению персонала Банка корпоративной этике …», «В случае возникновения вопросов Вы можете связаться с нами по телефону 7ХХХХХХХХХХХ0», и т.д.

Слова и фразы, часто используемые в гарантийных письмах:

«ТОО «С» гарантирует своевременную оплату по выставленному Вами счету …», «Настоящим гарантируем замену бракованного товара …», «Подтверждаем и гарантируем отгрузку продукции 12.12.2018 года ….» и т.д.»

Фразы, используемые в письмах уведомлениях:

«Настоящим письмом уведомляем Вас о …», «Информируем Вас о смене Генерального Директора ТОО «П» …», «АО «М» сообщает Вам об изменении юридического адреса …»,
«В связи с окончанием срока действия Договора сотрудничества информируем Вас о прекращении дальнейшего сотрудничества …», «Настоящим уведомляем Вас о …», «Настоящим письмом сообщаем Вам о смене юридического адреса …» и т.д.

Фразы, используемые в сопроводительных письмах:

Настоящим направляем Вам пакет документов …», «Прошу Вас рассмотреть мое резюме на вакансию бухгалтера …», «Ознакомившись с информацией на Вашем сайте, я узнал, что … В связи с этим предлагаю рассмотреть свою кандидатуру …», «Прилагаемое резюме даст представление о моем опыте …», «Буду рад получить от Вас приглашение на собеседование …», «Благодарю за внимание к моей кандидатуре и надеюсь на …».

Фразы, используемые в письмах заявлениях:

«В связи с появлением в средствах массовой информации сведений о якобы имеющих место…», «Учитывая характер сложившихся взаимоотношений между нашими организациями…», «Поскольку предпринятые ранее нашей компанией усилия не возымели должного действия…», «Исходя из долговременных интересов корпорации…», «Сознавая свою ответственность перед нашими деловыми партнерами…», «Руководствуясь высшими целями… …официально заявляю (заявляем) следующее…», «…считаем своим долгом открыто и недвусмысленно заявить…», «…уполномочен (уполномочены) заявить…», «…исходим из необходимости решительно заявить о… …намерении руководства…, …планах предприятия…, …стремлении нашей организации…, …желании дирекции учреждения…», «…это побуждает меня (нас) обратиться к широкой общественности со следующим заявлением…», «…имею (имеем) честь сделать следующее заявление…», «…относительно …», «…в связи с …», «…касающееся …», «…по поводу …», «…в этой ситуации нам не остается ничего иного, кроме как еще раз публично заявить о…», «…настоящее заявление отражает точку зрения всего коллектива предприятия…».

Представьте, что два человека подходят к незнакомцу, чтобы попросить воспользоваться телефоном: первый говорит «Простите, пожалуйста, мой телефон разрядился, не могли бы вы одолжить свой, это очень важный для меня звонок. Огромное спасибо!!”, а второй «Эй, ты, дай позвонить, это срочно!”. Кто из них, по-вашему, добьется результата?

Такая же ситуация складывается в деловой электронной переписке – вся беседа может сорваться из за несоблюдения правил этикета. Однако, эти правила иногда менее очевидны, чем в повседневной жизни.

Зачем соблюдать этикет?

Культурно составленное электронное письмо поможет вам:

Повысить количество ответов в холодной переписке

  • Договориться с собеседником

  • Представить себя как компетентного человека

Например, представьте, выпускник Венчурного Акселератора хочет представить свой проект инвесторам. Но он не знает, что отправлять одинаковое письмо сразу нескольким адресатам некультурно, поэтому добавляет в адресную строку сразу 10 получателей. Вроде это логично, ведь информация всем инвесторам нужна одинаковая, а работы меньше. Однако такое поведение считается некорректным и ответ, наверняка, не придет. С другой стороны, если бы он отправил индивидуальные письма каждому получателю, обратившись к каждому инвестору по имени и отчеству, его шансы на начало диалога возросли бы.

Что такое этикет в email переписке?

В деловой переписке этикет – это общепринятый набор правил, соблюдение которых считается нормой, их несоблюдение – неприлично.

Например, согласно правилам этикета, нельзя рассылать одинаковые письма-предложения сразу нескольким адресатам, добавляя их в адресную строку всех вместе. Это считается грубым нарушением этикета и говорит о неуважении к получателям.

«Быть вежливым и заботливым по отношению к другим — все равно, что инвестировать центы и получать доллары.” Томас Соуэлл, известный экономист

Кто придумал этикет?

В современном виде и значении слово было впервые употреблено при дворе короля Франции Людовика XIV — гостям были розданы карточки (этикетки) с изложением того, как они должны держаться в обществе..

Когда использовать правила этикета?

Бывает ли вежливость излишней? Нет! Проявляя вежливость в самом начале общения с потенциальными клиентами и партнерами, вы сможете выстроить с ними хорошие и долгосрочные отношения..

Где использовать формальные правила этикета?

Правила, о которых мы сегодня поговорим, уместны в любой деловой переписке, неважно, знакомы вы с человеком или нет.

Как соблюсти правила этикета в email переписке?

1. Вступление

Знакомство с вашим письмом начинается с темы, поэтому важно придумать короткую, но четкую и емкую тему письма.

Такие темы как «Привет” или «Знакомство” ничего не говорят получателю о назначении вашего имейла. Используйте такие темы как «Запрос о поставке велосипедов”, «Партнерство с магазином велосипедов” и не оставляйте тему пустой.

Кроме того, еще до открытия письма, получатель увидит с какой почты оно пришло. Рабочие почты, привязанные к домену вашего сайта вызывают доверие, в то время как письма даже с хорошо составленной темой, пришедшие с почты superlolman123@mail.ru могут полететь прямиком в корзину.

Когда собеседник откроет письмо, первое, что он увидит – это приветствие. Если вы переписываетесь с незнакомым человеком, избегайте неформального тона. Обращайтесь к собеседнику на «вы” и приветствуйте его тактично. Например, напишите «Здравствуйте” или «Добрый день.” Избегайте фамильярности и не пишите «Привет!” или «Здорово!”.

В продолжение темы приветствия, хорошим тоном считается адресовать письма лично собеседнику. Иными словами, вместо того чтобы написать «Здравствуйте”, постарайтесь узнать кому вы пишете письмо и обратитесь к человеку по имени или даже по имени отчеству.

2. Тело письма

В деловой переписке желательно не шутить и не писать письма с юморком. Такое фривольное общение воспринимается каждым человеком по- разному, и вы можете непреднамеренно оскорбить собеседника. Более того, в некоторых культурах то, что кажется смешным нам, может считаться оскорблением у других.

В теле письма старайтесь писать максимально четко, коротко и ясно.

Основная мысль должна находится в начале, а менее важные детали ближе к концу письма. Адаптируйте ваши послания так, чтобы их было легко прочитать на телефоне. Как правило, это означает, что письмо должно быть не длиннее 3-х абзацев. Хорошим тоном считается экономить время собеседника, поэтому старайтесь сообщить о чем-то в «двух словах”. Старайтесь разбивать текст на короткие абзацы из одного-двух предложений, а не писать целое полотно. Деловое письмо – это не книга, вместо длинных описаний используйте короткие тезисы.

Закончив написание письма, не забудьте проверить грамматику и орфографию. Не отправляйте письма с грубыми ошибками — это характеризует вас, как личность. Большая часть почтовых клиентов уже включает сервисы проверки орфографии, поэтому обязательно потратьте лишних 5 минут, чтобы ими воспользоваться.

Если ответ на ваше письмо не требуется, постарайтесь закончить разговор, чтобы собеседнику не пришлось отвечать вам. Например, в конце напишите «Благодарю, до встречи завтра в 14 : 00” или «Спасибо, мы подумаем над вашим предложением и свяжемся с вами как только придем к решению”. По правилам этикета отвечать на такие письма не обязательно, что позволяет избежать бесконечно тянущейся цепочки ненужных имейлов.

В заключение, в конце письма, обязательно оставить подпись, которая должна включать в себя ваше имя и должность в компании, контакты — телефон, адрес электронной почты, ссылки на социальные сети и веб сайт вашей компании. Подпись можно оформить графически, либо сделать текстовой. Это может показаться мелочью, но хорошо составленная подпись играет роль в создании первоначального доверия и помогает представить вас, как серьезного человека.

3. Ответы

Прежде всего, обязательно отвечайте на все письма, кроме спама. Оставлять имейлы без ответа некультурно.

Отвечать моментально считается необязательным в бизнес переписке, в конце концов, электронная почта – это не мессенджер. Тем не менее, задерживать ответ дольше чем на 24 часа некомильфо.

Отвечая на письма, всегда используйте функцию «ответить”, чтобы сохранить историю переписки и помочь собеседнику напомнить, о чем шел разговор.

Используйте функции ответить всем с осторожностью. Иногда ответ должен быть адресован лишь части получателей, участвующих в переписке. В таком случае, лучше использовать функцию «ответить” и добавить нужных получателей руками, вместо того, чтобы засорять почтовые ящики коллег ненужной информацией.

Если важно, чтобы получатель прочитал письмо, не указывайте его в копии, а добавляйте его электронную почту в основную строку адресатов. Если получателей письма несколько и вы ждете определенного ответа или действий от конкретного человека, об этом нужно прямо указать в теле письма. Например «Андрей, пожалуйста, ознакомьтесь с вложением и дайте мне знать, что вы думаете!”

4. Вложения

Ну и наконец, если вы прикрепляете к письму файл, хорошим тоном считается продублировать его, вставить файл в тело письма. Таким образом, получателю не нужно будет скачивать непонятное вложение, которое теоретически может содержать в себе вирус.

Сколько стоит вежливость?

Написание вежливого и корректного письма ничего не стоит, хоть и занимает больше времени. Особенно в начале, чтобы написать письмо, соблюдающее правила этикета, вам понадобится от 10 минут до получаса, однако, потраченное время однозначно стоит того!

Мы рекомендуем продолжить изучение делового этикета и прочитать книги «Новые правила деловой переписки” Максима Ильяхова и «Правила делового общения» Нины Зверевой.

Слайд 1

Речевой этикет в устной и письменной формах. 1

Слайд 2

Хорошие манеры – один из важнейших показателей воспитанного, культурного человека. Знание и соблюдение норм этикета позволяет уверенно и свободно чувствовать себя в любом обществе. Этикет (франц. etiquette ) – свод правил поведения, обхождения, принятых в определенных социальных кругах (при дворах монархов, в дипломатических кругах, в деловом общении и т.п .). 2

Слайд 3

3 Речевой этикет – это система правил речевого поведения, нормы использования средств языка в определённых условиях. Каждый народ создал свою систему правил речевого поведения. В российском обществе особую ценность представляют такие качества: тактичность , предупредительность , терпимость , доброжелательность , выдержанность . 3

Слайд 4

4 Формулы речевого этикета характерны и литературному, и разговорному, и достаточно сниженному (жаргонному) стилю. Выбор той или иной формулы речевого этикета зависит, главным образом, от ситуации общения. Действительно , разговор и манера общения могут значительно изменяться в зависимости от: личности собеседников, места общения, темы беседы, времени, мотива и целей. 4

Слайд 5

К формулам речевого этикета относятся: слова вежливости (извините, спасибо, пожалуйста ) , приветствия и прощания (здравствуйте, приветствую вас, до свидания) , обращения (ты, вы, дамы и господа) . С запада пришли к нам приветствия: добрый вечер, добрый день, доброе утро, а из европейских языков — прощания: всего хорошего, всего доброго. 5

Слайд 6

К сфере речевого этикета относятся способы выражения радости, сочувствия, горя, вины, принятые в данной культуре. Так , например, в некоторых странах считается неприличным жаловаться на трудности и проблемы, а в других недопустимо рассказывать о своих достижениях и успехах . Круг тем для бесед различен в разных культурах. 6

Слайд 7

7 Речевой этикет зависит от участников беседы. Личность собеседников в первую очередь влияет на форму обращения: ты или вы . Форма ты указывает на неформальный характер общения , Вы – на уважение и большую формальность в разговоре . Культурные и этические табу существуют в любом обществе. Пренебрежение этическими речевыми запретами является не только грубым нарушением этикета, но и нарушением закона. 7

Слайд 8

В повседневной жизни мы постоянно общаемся с людьми. Любой процесс общения складывается из определённых этапов: начало разговора (приветствие / знакомство); основная часть, беседа; заключительная часть разговора . 8

Слайд 9

Этикет предлагает несколько возможных формул: Разрешите с вами познакомиться. Давайте познакомимся. Я хотел бы с вами познакомиться. Будем знакомы. При обращении в учреждение по телефону или лично возникает необходимость представиться: Позвольте (разрешите) представиться. Моя фамилия Иванов. Меня зовут Иван Иванович . 9

Слайд 10

Официальные и неофициальные встречи знакомых и незнакомых людей начинаются с приветствия. Официальные формулы приветствия: Здравствуйте! Добрый день! Неофициальные формулы приветствия: Привет! Здравствуй! Начальным формулам общения противостоят формулы, используемые в конце общения , они выражают пожелание: Всего доброго (хорошего)! До завтра. До вечера. До свидания. 10

Слайд 11

В ходе общения при наличии повода люди делают приглашения и высказывают поздравления. Приглашение: Позвольте (разрешите) пригласить вас … Приходите на праздник (юбилей, встречу). Будем рады видеть вас. Поздравление: Разрешите поздравить вас с … Примите мои искренние (сердечные, горячие) поздравления … Горячо поздравляю … 11

Слайд 12

Выражение просьбы должно быть вежливым, деликатным, но без излишнего заискивания: Сделайте одолжение … Если вам не трудно (если вас это не затруднит) … Будьте любезны … Не могу ли попросить вас … Очень вас прошу … Советы и предложения не стоит высказывать в категоричной форме: Разрешите порекомендовать вам … Позвольте обратить ваше внимание на … Я бы предложил вам … 12

Слайд 13

Этикет тесно связан с этикой. Этика предписывает правила нравственного поведения (включая общение. Соблюдение требований этикета при нарушении этических норм является лицемерием и обманом окружающих . С другой стороны, вполне этичное поведение, не сопровождающееся соблюдением норм этикета, неизбежно произведет неприятное впечатление и вызовет у людей сомнения в нравственных качествах личности. В устном общении необходимо соблюдать ряд этических и этикетных норм, тесно связанных друг с другом. 13

Слайд 14

Слайд 15

Спасибо за внимание! Презентацию подготовила: Татьяна Херсонская 5 А. 15

Успех в бизнесе зависит не только от общения при личном контакте, но и от умения грамотно составить сообщение партнеру. Этикет делового письма призван наладить взаимоотношения с потенциальными инвесторами. Правильно оформленное послание продемонстрирует серьезность ваших намерений и деловые навыки. Тем, кто хочет произвести хорошее впечатление, следует всегда неукоснительно соблюдать речевой этикет делового письма.

Общие правила этикета делового письма

Если вы планируете отправить сообщение на бумаге, следите за тем, чтобы она была абсолютно чистой. Желательно писать послание на фирменных бланках с логотипом компании, которую вы представляете. Вне зависимости от того, бумажный либо электронный формат вы используете, необходимо запомнить следующие общие правила этикета делового письма:

  • начинайте послание с приветствия. Если вы обращаетесь к конкретному человеку, используйте его данные;
  • представьте свою фирму и вкратце опишите цели, которые преследует ваше сообщение;
  • если на вашу почту пришло электронное письмо, деловой этикет предписывает поставить в известность отправителя о том, что оно дошло;
  • отвечайте на все полученные послания как можно быстрее, особенно, если тема срочная;
  • каждое письмо должно заканчиваться небольшим блоком, в котором представлена контактная информация организации (указывается телефон, факс, адрес электронной почты);
  • этикет делового письма предписывает также поблагодарить получателя сообщения на внимание, которое он уделил его прочтению;
  • вне зависимости от того, кто получает послание и с какой целью отправляется деловое письмо, требования этикета предписывают соблюдать вежливость, грамотность и использовать официальный стиль переписки (кроме тех ситуаций, когда собеседники хорошо знакомы и перешли на более неформальное общение).

Речевой этикет делового письма

Несмотря на схожесть принципов ведения обычного делового разговора и официальной переписки, этикет делового письма имеет свою специфику. В первую очередь, должен отсутствовать личный фактор. Сохранение нейтралитета позволит вам и вашему собеседнику не отвлекаться на лишние разговоры. Это сэкономит время, которое является важным ресурсом для представителей бизнеса.

Нельзя резко прерывать переписку. Если вы получили деловое письмо, деловой этикет предписывает ответить на него. Это особенно важно в тех случаях, когда отправитель послания задает какой-либо вопрос или хочет получить уточняющую информацию. Оставить сообщение без ответа – значит поставить крест на возможном партнерстве.

Важно также не отступать от темы переписки. Если она преследует цель продать товар, описывайте только его преимущества и выгоду от работы с компанией, которую вы представляете. Не нужно лирических отступлений, шуток и прочего. Направляйте партнеру только те сведения, которые могут принести ему практическую пользу.

Особое внимание уделяйте грамотности. Этикет делового письма не прощает грамматических, орфографических, пунктуационных ошибок. Ваш собеседник вряд ли захочет наладить контакт с компанией, которую представляет безграмотный человек. Если вы не уверены в своих навыках, перепроверьте послание при помощи специальных сервисов или попросите более грамотного коллегу подстраховать вас.

Структура делового письма

Все официальные сообщения должны иметь одинаковую структуру. Правила этикета делового письма описывают следующие пункты, которые должны быть представлены в послании:

  • «шапка» — это оформление листа согласно корпоративному стилю. Может включать название компании, эмблему и проч.;
  • приветствие не обязательно должно содержать классические формы («здравствуйте», «добрый день»). Если вы обращаетесь к конкретному сотруднику, используйте общепринятое «уважаемый/ая», после которого идет имя и отчество получателя письма;
  • основная часть содержит главную тему переписки. Здесь можно раскрыть цели сообщения, предоставить информацию о компании. Однако не следует составлять большое послание на несколько листов. Его вряд ли кто-то дочитает до конца. Будьте лаконичны и последовательны;
  • прощание, так же, как и приветствие, отличается от принятых форм обычного речевого этикета. Не нужно писать «до свидания» собеседнику. Можно использовать общепринятые фразы, вроде «будем благодарны за ответ», «с уважением» и прочие;
  • оставьте личные контактные данные и подпись, а также не забудьте указать ссылку на адрес вашей компании и контакты отдела, который занимается конкретными темами.

Общая структура делового письма может меняться в зависимости от ситуации. Однако в большинстве случаев следует применять все пункты рассмотренной схемы.

Главное правило деловой переписки – грамотность сообщений. Не менее важно соблюдать установленный деловой стиль общения и вовремя отвечать на запросы собеседника. Согласно нормам этикета, ответ на полученное письмо должен быть отправлен не позднее, чем через два дня. Нельзя игнорировать отправителя, иначе можно испортить собственную репутацию. Также не следует выходить за пределы правил, которые устанавливает этикет делового письма, иначе собеседник может решить, что вы проявляете неуважение.

Деловая переписка – неотъемлемая часть образа компании и делового человека. Установление контакта, поддержание связей, обсуждение деловых вопросов в письменной форме иногда предпочтительно, а часто и просто необходимо, поэтому образ, создаваемый в деловой переписке, должен полностью соответствовать тому внешнему имиджу, который формируется живым общением. При этом в деловой переписке соблюдение правил и требований обязательно не только в общих принципах, но и в мелочах и деталях.

Принципы и этикет деловой переписки

Этикет деловой переписки в целом не отличается от общих требований делового общения. Вот его основные принципы:

  • вежливость, уважительность,
  • ясность целеполагания,
  • ориентация на результат и контактность,
  • ответственное отношение к чужому времени и обязательствам,
  • логическая последовательность и точность,
  • фактологическая конкретность,
  • грамотность,
  • нейтральность тона, строгость и официальность речи,
  • соблюдение субординации и традиций.

Данные требования не отличаются оригинальностью, однако их исполнение гарантирует конструктивность взаимодействия с партнерами и клиентами.

Бланк письма и языковые формулы

Фирменный бланк письма – лицо компании, поэтому его обязательные атрибуты – грамотность, точность реквизитов, внешняя аккуратность и скромная оригинальность оформления.

Будь то угловой или продольный вариант бланка, обязательно должны легко читаться полное название организации, почтовый, фактический и официальный адрес, телефон, факс, электронные адреса и адрес официальный электронной страницы. Перечень реквизитов строго не регламентируется, однако полнота данных всегда выглядит более выигрышно.

Для справки: Желательны и сведения о регистрации корреспонденции – о дате, номере в перечне, о конкретном исполнителе, подготовившем к отправке документ. Если это письмо-ответ, то необходима отсылка к письму-запросу.

В деловом письме возможно и указание на жанр, что упрощает оформление корреспонденции: информационное письмо, предложение, запрос, ходатайство, извинение, соболезнование, благодарность.

Письмо на официальном бланке организации

Первая часть письма – обращение, формула которого содержит имя и отчество адресата или более официальный вариант – слово «господин»:

  • Уважаемый Фёдор Фёдорович!
  • Уважаемый господин Смирнов!
  • Уважаемый господин директор!

Основная часть письма – информативная – содержит краткое, понятное и ёмкое сообщение и чёткие задачи: сообщить сведения, уточнить информацию, решить вопрос с поставками и другое. Если в письме содержится отказ, то первую половину корректно начать с понятного и доказательного обоснования. Языковые формулы могут быть различны, в зависимости от выбранного тона:

  • Компания просит рассмотреть вопрос…
  • Президент и совет директоров просят проинформировать о …
  • Прошу рассмотреть возможность…
  • Просим ответить как можно скорее…

Заключительная часть письма – благодарность, извинения, уверения в скорейшем решении вопроса, надежда на дальнейшее сотрудничество.

Деловые письма требуют соблюдения должностного порядка: если в письме необходима подпись руководителя, то оно должно быть подписано именно руководителем (в крайнем случае, его заместителем).

Сетевой деловой этикет и деловые электронные письма

Электронные письма, как и бумажные, состоят из нескольких важных элементов, требующих грамотного заполнения совсем не из-за умозрительных правил, а именно потому, что эти элементы могут быть информативны и очень удобны с утилитарной и практичной точек зрения. Корректное письмо гарантирует корректный и оперативный ответ, а также конструктивное решение вопроса.

Для справки: Компании нередко имеют собственные почтовые серверы и программы, а также вырабатывают корпоративный стиль оформления электронного письма и внутренние правила переписки, которые обычно не противоречат стандартным, а дополняют их.

  1. Адресат: в строке адресата принято указывать один адрес.

Это указывает не просто на уважительное отношение к собеседнику, но и убережет его e—mail от спама, ненужных рассылок и чужих глаз.

  1. Копия письма адресата заполняется с определенной целью.

Отправив письмо основному адресату и указав другого в разделе «копия», адресант информирует второго собеседника о происходящем, но не требует от него ответа и непосредственного участия в переписке.

  1. Тема письма: конкретность и уникальность.

Предельная конкретность темы должна помогать и адресанту и адресату ориентироваться в теме дискуссии и отличать множество проблем и задач: не просто «Отчёт от Кати», а «Отчёт за май 2015. Черновой вариант». Обратите внимание: имя в данном случае бесполезно, так как адресат и так ясен адресанту из названия электронного ящика.

Электронные письма одинаково легко читаются и на стационарном мониторе, и на планшете

  1. Тело письма должно содержать 3 ключевых элемента.

Во-первых, приветствие (если это первое письмо в этот день, например) и обращение (в каждом письме). Во-вторых, изложение вопроса: презентация себя (если письмо первое), напоминание о решаемых задачах, описание проблемы или ее решения. В-третьих, просьба или побуждение к действию.

  1. Функция оповещения о прочтении письма требует деликатности.

Её стоит использовать в том случае, если письмо действительно важно, но нет возможности спросить о его получении по телефону, например. На адресата эта функция обычно накладывает неясные, смутно формулируемые психологические обязательства, поэтому злоупотреблять ей не стоит. Корректный и не столь категоричный вариант – вежливая просьба в конце письма сообщить о прочтении.

  1. Подпись требует лаконичности и в то же время ёмкости.

Формулировка может содержать стандартную формулу «С уважением» или ограничиваться фамилией и именем. Подпись, включающая имя, должность, название организации и контактные данные, не должна превышать 7 строчек. Желательно указывать и альтернативные контактные данные, кроме почтового ящика: телефон, Skype, ICQ, иные популярные мессенджеры.

  1. Вложения: главное – предупредить и корректно именовать файлы.

Сетевой этикет требует сообщить о документе в прикреплённом к письме файлу: о формате, его объёме и содержании. Вложение не должно быть больше, чем 3-5 Mb. Его название, как и тема письма, должно быть предельно кратким, конкретным и уникальным.

Обычный вид электронного письма

Время реакции письма в сетевом этикете отличается от времени в off—line. Два-три часа – это комфортное время ожидания реакции на срочное письмо. В ответ на срочные или помеченные важными письма иногда достаточно предупредить, что e—mail получен и информация принята к сведению. Если проблема требует длительного рассмотрения, то адресанту необходимо сообщить своему собеседнику о времени, которое потребуется для ответа на вопрос.

Для справки: Один день – комфортное время для ответа на электронные письма. Если ответа нет в течение 3 дней, правила этикета позволяют отправить повторное письмо или связаться с адресатом с помощью альтернативного источника связи – телефон, Skype, ICQ. Молчание в течение 5-7 дней или в ответ на повторный запрос можно расценивать как нежелание продолжать деловую переписку.

Репутация делового человека и компании складывается не только из работоспособности и результативности бизнеса, но и из мелочей и нюансов любого этапа ведения деловых переговоров. Соблюдение принципов деловой переписки требуется от каждого представителя компании: начиная от незначительного клерка, заканчивая специалистом по связям с общественностью и руководителем компании.

Видео: Как писать деловые письма чётко, ясно и понятно

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *