Хранение документов с электронной подписью

Где хранится ЭЦП

Место хранения электронного ключа должно быть защищено от чужого доступа. ЭЦП состоит из двух частей. Открытая форма состоит из кода, доступного широкому кругу лиц. Закрытая форма зашифрована и скрыта в базе данных регистрации. В законодательстве не прописано четко, где хранится ЭЦП после получения подписантом. Указано правило неразглашения информации и форма назначения ответственных лиц.
Рекомендуемая форма сбережения данных — на жестком диске ПК. К серверу с подобной информацией должен быть ограничен доступ. Установлены внешние и внутренние системы защиты.

Недостатки хранения на ПК:

ЭЦП устанавливается на все компьютеры, с которых пользователь будет отсылать документацию. Если владелец забудет закрыть паролем ПК после пользования, ключи легко списываются

Экспорт/импорт закрытого ключа при физическом переезде на другое место требует прав доступа и квалификации.

Рекомендованное хранение ключей ЭЦП — специализированные хранилища Rutoken и e-Token. Они представляют собой USB-брелоки и смарт-карты. Доступ к этим хранилищам осуществляется только по ПИН-коду. Они удобны для переноса, просты в обращении. Все операции производятся непосредственно в хранилище. Ключ не попадает во внешние базы.

Достоинствами этого метода хранения являются:

защита от чужого
проникновения

доступ к любому устройству
для работы без сертификата

автоматизация процесса входа
по СЭД и системе компьютера

Единственным неудобством можно считать дополнительные расходы на содержание хранилищ. Но при значительном увеличении безопасности это малая доля дискомфорта.

Требования к ответственности со стороны пользователя

Законом не указано, как хранить ЭЦП. Однако четко прописаны требования к ответственности со стороны владельца. В законе «Об электронной цифровой подписи» указаны четкие требования.
Требования законодательной базы предписывают:

  1. Стороны электронного взаимодействия сохраняют конфиденциальность ЭЦП, обязуются защищать от использования без согласия владельца.
  2. Владельцы уведомляют центр сертификации ключа о нарушении конфиденциальности ЭЦП, утрате или получении информации третьими лицами.
  3. Запрещается использовать скомпрометированный ключ.
  4. Применять методы проверки и соответствия электронного ключа.

Федеральный источник предписывает правила хранения ЭЦП с доступом к проверке. Программное обеспечение должно быть прописано и давать ключи доступа центру сертификации ключа. Выдавший ключ орган имеет право проверить место хранения с последующей инспекцией корректности внесения его в документы.
Также дается доступ к электронной документации. Сроки хранения цифровых носителей подписи определяются номенклатурой дел и содержанием документа.
Описываются четкие правила хранения ЭЦП в организации. Со стороны владельца подписи должна быть обеспечена защита данных. Если ключ не находится в хранилище, он должен быть установлен на каждый используемый ПК. Оговаривается круг лиц, имеющих доступ к документации и документообороту.
Предполагается, что ответственность за использование ЭЦП в организациях принимают руководящие должности и главный бухгалтер. Эти лица назначаются специальным протоколом.
Информация о них вносится в архив центра контроля и выдачи ключей. Метод, как хранить электронную подпись в рамках одного предприятия, оставляется на выбор владельца.

Ответственность и передача прав пользования

Хранение ЭЦП в организации требует назначения лиц, наделенных правом использования электронной цифровой подписи. Законодательством указан порядок хранения ЭЦП в организации.
Приказ о назначении ответственного за ЭЦП включает информацию ФИО сотрудников. Указываются полномочия и выполняемые функции. Прописывается регламент пользования электронной подписью.
Внутренним документом назначается ответственный за ЭЦП приказ подписывается вместе с соглашением о неразглашении информации. Назначенному лицу или лицам вычитывают инструктаж по пользованию ЭЦП. Им рассказывается порядок хранения ЭЦП и защиты доступа данных от третьих лиц. Объясняются правила внесения ключа в документ.

От пользователя требуется:

сохранение тайны информации
и конфиденциальность
процесса обмена информацией

хранение закрытых ключей от
чужих лиц

соблюдение пунктов правил
эксплуатации АРМ системы
документооборота

В документе не указывается, где хранится электронная подпись. Эту информацию сообщают в устном порядке во время инструктажа.
За использование ЭЦП ответственность несет не только назначенное лицо, но и организация. Если при передаче прав на применение подписи нарушается порядок информирования и введения в должность, меры применяются к обеим сторонам. Контроль над исполнением положений приказа остается за руководителем (владельцем) подписи.

Чужая ЭЦП: законодательная ответственность

В законодательстве РФ определена статья 22, в которой описана ответственность за использование чужой ЭЦП. Не имеющие официального разрешения лица с доступом к чужому электронному ключу попадают под уголовную, административную и гражданско-правовую ответственность, оговоренную соответствующими кодексами.
В случае обнаружения нарушений уличенные лица несут уголовную ответственность электронная подпись считается скомпрометированной. Организация или руководство должны донести до всех заинтересованных лиц эту информацию. Если действия личности причинили материальные убытки, ей вменяется возместить ущерб. Принимающая электронный ключ по договору личность несет полную ответственность за его хранение.
Если вам необходима консультация о приобретении и выборе ЭЦП – обратитесь к нашим специалистам!

Как известно, если у стороннего лица есть доступ к закрытому ключу вашей электронной подписи, последний может от вашего имени устанавливать ее, что по возможным последствиям аналогично подделке подписи на бумажном документе. Поэтому необходимо обеспечить высокий уровень защиты закрытого ключа, что наилучшим образом реализовано в специализированных хранилищах. К слову, электронная подпись это не сохраненная в виде файла картинка с вашими закорючками, а строка бит, полученная в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа, позволяющая идентифицировать владельца и установить отсутствие искажения информации в электронном документе. У электронной подписи имеется и открытый ключ – код, который доступен всем, с помощью него можно определить, кто и когда подписал электронный документ.

Сейчас наиболее распространенный вариант хранения закрытого ключа – на жестком диске компьютера. Но у него существует ряд недостатков, в том числе:

● Ключ необходимо устанавливать на все компьютеры, на которых работает пользователь. А это, во-первых, неудобно, во-вторых, потенциально небезопасно. Почему? Получив доступ к системе (например, пользователь забыл заблокировать систему пред уходом), можно беспрепятственно подписывать документы или скопировать ключ, используя средства экспорта.

● Для экспорта/импорта закрытого ключа, например, если возникнет необходимость переехать с одного рабочего места на другое, необходима определенная квалификация и права доступа. Как вариант, можно оформить заявку администраторам, но это потеря времени и не всегда удобно.

Теперь вернемся к специализированным хранилищам. На текущий момент в некоторых системах электронного документооборота реализована возможность использования хранилищ, например e-Token и Rutoken. Что же такое e-Token или Rutoken (часто называют просто «токен»)? Это защищенное хранилище ключей в виде USB-брелоков и смарткарт, доступ к которому осуществляется только по пинкоду. При вводе неверного пинкода более трех раз хранилище блокируется, предотвращая попытки доступа к ключу путем подбора значения пинкода. Все операции с ключом производятся в памяти хранилища, т.е. ключ никогда его не покидает. Таким образом, исключается перехват ключа из оперативной памяти.

Помимо указанных выше преимуществ при использовании защищенных хранилищ можно выделить следующие:

● гарантируется сохранность ключа, в том числе при потере носителя на время, необходимое для отзыва сертификата (ведь о потере ЭЦП необходимо срочно сообщать в удостоверяющий центр, как сообщается в банк при потере банковской карты);

● нет необходимости устанавливать сертификат закрытого ключа на каждый компьютер, с которого работает пользователь;

● «токен» можно одновременно использовать для авторизации при входе в операционную систему компьютера и в СЭД. То есть он становится персональным средством аутентификации.

Если СЭД имеет интеграционные решения со специализированными хранилищами для закрытых ключей, то все преимущества проявляются и при работе с системой.

Рассмотрим вариант, когда пользователь хранит ключ в специализированном хранилище, при этом активно работает с ноутбука. Тогда, даже при утере мобильного рабочего места (при условии сохранения «токена»), можно не беспокоиться о том, что кто-то получит доступ к СЭД с ноутбука или сможет скопировать закрытый ключ и подписать электронные документы от имени этого пользователя.

Использование специализированных хранилищ предполагает дополнительные расходы, но при этом значительно увеличивается уровень обеспечения безопасности вашего ключа и системы в целом. Поэтому специалисты рекомендуют использовать подобные устройства в работе, но выбор, конечно, всегда остается за вами.

Подготовлено на основе материала Хранение закрытого ключа электронной подписи.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *