Информирование сотрудников

Любая компания ищет инструменты повышения производительности труда. Практика показывает, что если дать сотрудникам возможность влияния на деятельность компании и предоставить прозрачную информацию по стратегической политике, то в ответ можно получить интересные инновационные решения. Поэтому один из самых действенных инструментов мотивации — это грамотное информирование, которое снижает уровень неопределённости и позволяет принимать взвешенные решения. Задача руководства — максимально четко выстроить каналы коммуникаций (как вертикальные, так и горизонтальные).

Доступ к документальной внутрифирменной информации и система корпоративных коммуникаций

В компаниях с небольшим штатом, как правило, информационным обеспечением занимается непосредственно руководство, делегируя распределительную функцию секретарю. Однако при высокой интенсивности документопотока и большой численности персонала такая система приведет к недостаточному контролю движения документов, невозможности одновременного доступа к ним разным специалистам, отсутствию общего формата хранения и единого координатора информации. Это приводит к низкой ответственности работника за конечный результат (потерю, непонимание или искажение нужной информации). 📌 Реклама

Движение информации «сверху вниз» от руководителя подчиненным может носить как директивный характер, так и сообщать обеспечивающие функционал сведения. При этом больше половины распоряжений исходит в устной форме без регистрации и документирования, а указания не имеют официального статуса, что приводит к более длительной обработке информации.

Отсутствие системы информационного сопровождения негативно проявляется во всех аспектах деятельности компании. К примеру, увеличению расходов. Компания проводит рекрутинг специалистов с помощью кадровых агентств без информации по внутренним источникам о вакансии, без открытия внутреннего конкурса и не учитывая квалификацию и опыт действующих работников на других «малодефицитных» позициях.

Для обеспечения управления в рамках административных служб создаются секретариаты, отделы управления делами, вводятся должности специалистов по работе с документами.

2019-05-01 | Author Flaaim

Информирование работников об условиях труда в которых они трудятся это обязанность работодателя и одна из частей системы управления охраной труда в организации.

Понимание работниками условий труда в которых им приходиться работать важно прежде всего потому, что уменьшает вероятность несчастного случая на производстве, а также увеличивает ответственность работника за свои действия.

Ниже я приведу 6 основных способов информирования работников об условиях труда

Включение соответствующих положений в трудовой договор работника

Обратите внимание, что это обязательное требование законодательства. Перед заключением договора работник должен ознакомиться с условиями труда в которых ему предстоит работать.

Ознакомление работников с результатами спецоценки условий труда на его рабочем месте

Еще один способ информирования работников об условиях труда, тоже обязательное требование. После проведения специальной оценки условий труда на рабочих местах, необходимо ознакомить работников с ее результатами в течении 30 дней, со дня утверждения отчета СОУТ.

Проведение совещаний, круглых столов, семинаров и т.д

Один из самых эффективных способов донести до работников информацию об условии их труда – это проведение совещания или семинара. На нем можно задать все необходимые вопросы и получить ответы. Вообще коммуникация с работниками очень важна.

Размещение информации в сети интернет

Условия труда, в которых трудятся работники размещаются в сети интернет, например на официальном сайте компании. В таком случае каждый человек, который планирует поступить к вам на работу, может посмотреть условия труда.

Размещения соответствующей информации в общедоступных местах

Под данным пунктом подразумевается размещение информации об условиях труда на информационных досках и плакатах на видном месте.

6 При проведении вводного инструктажа

Самый оптимальный способ ознакомления работников с условиями труда. Достаточно включить в программу вводного инструктажа по охране труда, соответствующий пункт.

Как видите есть много разных способов информирования работников об условиях труда. Какой использовать выбирать вам. Однако учтите, что первые два пункта обязательные.

В помощь специалистам по охране труда, я создал Youtube канал на котором собирают различные проишествия и несчастные случаи на производстве для профилактики травматизма. Заходите и подписывайтесь на мой канал!

«А я не знал…» – одна из самых распространенных отговорок сотрудников. Как доводить важную информацию максимально быстро и эффективно, чтобы никто в коллективе не остался в неведении, порталу HR-tv.ru рассказала Екатерина Горяная, руководитель группы консультантов международного кадрового xолдинга.

В современном мире без информации не обойтись, важно не просто ею обладать, а грамотно управлять. В профессиональной деятельности, особенно на позициях, предполагающих в подчинении группы или отдельных сотрудников, требуется своевременно, лаконично и в соответствие с приоритетами передавать и распространять информацию.

Вопрос эффективности не перестает быть актуальным, и улучшение процесса передачи или информирования сотрудников является одним из самых главных для многих компаний.

Читайте также: I am HR, baby, или Как выстраивать коммуникации

Как построить продуктивную систему коммуникации с сотрудниками? Чтобы, в частности, быть уверенными – все, кого это касается, вовремя и в полном объеме знакомятся с новостями и нужными им данными. Однозначного ответа нет, и не может быть, так как речь идет о людях.

В рамках компаний существуют формальные инструменты передачи и оповещения. Самый распространенный из них – корпоративная почта. Прежде чем воспользоваться данным инструментом, важно понимать – какова цель сообщения, на какую аудиторию или группу рассчитана информация, что именно необходимо сообщить, форма оптимальной обратной связи (если это необходимо).

Первый вид сообщений – информирующее письмо. Как правило, это новости о проекте, компании, изменениях корпоративных правил, сведения об отрасли и т.п. Такого рода письма не требуют от получателей ответа. Здесь есть свои правила: Очень важно соблюсти все формальности, принятые в компании – кто является прямым получателем письма, кого необходимо поставить в копию, выдержать корпоративный письменный стиль. Вербальная коммуникация очень отличается от письменного выражения – у всех разное восприятие, и даже одни и те же слова, сказанные устно и написанные в письме, могут привести к разному пониманию и трактовке.

Справедлива фраза о том, что труднее управлять теми людьми, которые не подчиняются напрямую. К письменному обращению это также относится. Если письмо направлено подчиненным, то оно может быть написано более директивно. Текст сообщения для всех сотрудников компании, коллег или топ-менеджеров необходимо сформулировать более отстраненно и формально, используя более деловые выражения и в корпоративном формате. В моей практике было немало случаев, когда из-за неверной трактовки или резкого формата письма возникали конфликты внутри компаний.

Если текст сообщения предполагает какую-то реакцию или действие (выполнить задание т.п.), то структура письма должна быть выстроена таким образом, чтобы были четко понятны сроки и характер ответа. Целесообразно закончить, попросив подтверждение о получении сообщения. Преимущества этого метода коммуникации – большой охват аудитории. Недостаток – не все получатели (по разным причинам – сбой в доставке почты, невнимательность, спам-фильтры и т.п.) могут ознакомиться с информацией. С сотрудником, от которого нет ответной реакции, необходимо переговорить – по телефону или, если вопрос важный, при личной встрече. Сложнее добиться обратной связи от тех, кто не находится в прямом подчинении. Здесь важно также обозначить срок для ответа, а в копию письма поставить руководителя – это привлечет внимание непосредственного получателя. Если реакции от работника не последует – информация может быть передана его начальнику, и характер взаимодействия изменится.

Второй инструмент – встречи, собрания. Здесь также все зависит от целевой аудитории, формата встречи и важности информации. Предварительно, как правило, назначается (по согласованию со всеми участниками) дата, время, обозначается тема данной встречи. Безусловно, положительным моментом является то, что в данном формате можно быть уверенным, что информация будет донесена до сотрудников, а также наличие визуального контакта. Недостатком данного метода можно назвать не всегда высокую вероятность усвоения информации и частичная потеря сути на следующий день после собрания. Чтобы этого избежать, как правило, руководителю или ответственному сотруднику необходимо сформулировать meeting minutes – краткое резюме, что обсуждалось на переговорах, о чем договорились, и направить всем участникам.

Третий способ коммуникации сотрудников – это публикация информации в социальных сетях в корпоративных группах, на интранет-сайте или размещение на специальном стенде в офисе. Сюда же можно включить и корпоративные рассылки. Преимущество метода – возможность охватить большое количество сотрудников и не ограниченный объем информации. Недостаток очевиден – далеко не все читают внимательно общие рассылки и заходят на сайт компании.

Если же говорить об обратной связи и её значимости, то многое зависит от специфики информации, целевой аудитории, сроков и цели, с которой данная информация доносится до сотрудников. Проще говоря, обратная связь не всегда является обязательной и, тем более, нормой. В случае необходимости ответа от работников в подчинении хорошо работает коммуникация в электронной почте и личные встречи. Размещение в социальных сетях и на портале будет менее эффективно.

Читайте также: Культура обратной связи: из HR-бантика в мощный инструмент

В заключении хотелось бы сказать, что грамотное управление и выстраивание коммуникации среди отделов, основанное не на директивном или авторитарном стиле управления, даст больше возможностей для взаимодействия и полезный эффект, чем в случае отсутствия подобной системы. Информация тесно связана с людьми и их восприятием, и одно и то же сообщение разные люди могут трактовать по-разному. Поэтому важно не только ЧТО именно говорить, писать, передавать, а важнее всего КАК именно это делать. В любом случае, «сарафанное радио» никто не отменял, поэтому каждая коммуникация и каждое действие должны иметь конкретную цель и звучать в позитивном ключе.

Таким образом, секрет эффективного взаимодействия с сотрудниками через передачу информации звучит так: четко осознавать – что хотим сказать, как хотим сказать, зачем (цель) и какой ожидаем результат от данного взаимодействия. Ориентируясь на ключевые точки, передача информации будет более эффективной и обратная связь, если она необходима, будет более точной и конструктивной.

При использовании материала гиперссылка на соответствующую страницу портала HR-tv.ru обязательна

Добавлено 08 июня 2017

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *