Как оформить путевой лист легкового автомобиля, образец

На самом деле человек получает удовольствие от очень простых вещей: от вкусной еды, от любви, от собственных успехов. Вот смотрите, самая дорогая ручка стоит 9 миллионов долларов, но неужели ребенку доставить намного большее удовольствие рисование ей, чем обычными фломастерами? Да нет!

Чтобы получать удовольствия, нам не нужны огромные деньги. Прогулка по вечернему пляжу, мурчание кота, интересная книга, чашка горячего кофе в дождливый день, понимаете?

Какие-то сверх дорогие вещи нужны лишь озабоченным людям с кучей комплексов, именно для них делаются все эти дорогие вещи, чтобы утолить их извращённые потребности. Нормальный человек получит практически то же удовольствие катаясь по морю на небольшом катере, а не на огромной яхте.

Понимаете, удовольствие очень легко масштабируется. Человеку не пившему день, стакан воды покажется вкуснейшей вещью, а стакан дорого лимонада не будет сильно лучше, а может даже и хуже.

Чем аскетичнее ваша жизнь, тем от более простых вещей мы получаем кайф. Но количество кайфа одинаково и для бедного и богатого. Богатому чтобы получить тот же кайф, что студент получает от бургера в маке, необходимо поехать в дорогой ресторан и заказать изысканное блюдо. Но шутка в том, что состав продуктов — может быть вообще одинаков!

Вы удивитесь, но удовольствие получаемое от покупки новых джинс или новой машины-будет не очень сильно отличаться. Человек создан получать удовольствие от простых вещей — нюхать сирень, лечь в свежую постель, предвкушать дальнюю поездку-все это не зависит от количества денег.

Сейчас, наши ценности, в обществе потребления сильно перекошены. Деньги нам кажутся очень важными. Но это не так, наши потребности важнее. И как показывает опыт — большинство удовольствий мира можно получить не обладая огромными деньгами. Дорогие — удовольствия это скорее отклонения от нормы, извращения.

Так что не переживайте, если у вас мало денег — ваша жизнь может быть такой же полноценной. Может, поэтому научитесь доставлять себе удовольствия. Вопрос лишь в контроле вашей жизни. Занимаетесь ли вы тем, что вам хочется?

Путевой лист — один из документов, на основании которых производится списание ГСМ. Оформление путевого листа в небольших организациях чаще производится вручную. При этом форма листа, порядок его заполнения и расчет ГСМ часто вызывает множество вопросов:

  • какую форму путевого листа применять;
  • как правильно заполнить путевой лист;
  • как списать ГСМ по путевым листам в 1С 8.3;
  • насколько автоматизирован в 1С учет ГСМ и путевых листов.

Ответы на эти вопросы вы найдете в данной статье.

Подробнее смотрите в онлайн-курсе: «Бухгалтерский и налоговый учет в 1С:Бухгалтерия 8 ред. 3 от А до Я»

Содержание

Назначение путевого листа

Понятие путевого листа дано в законе, регулирующем деятельность автотранспортных организаций, которые занимаются предоставлением услуг коммерческой перевозки грузов и людей — Федеральном законе от 08.11.2007 N 259-ФЗ (далее — Закон N 259-ФЗ).

В нем указано: «Путевой лист — документ, служащий для учета и контроля работы транспортного средства и водителя» (п. 14 ст. 2 Закона N 259-ФЗ). Проверить наличие и оформление путевых листов могут:

  • сама организация — с целю проверки работы водителя и вверенного ему транспорта, в том числе расходования ГСМ;
  • Ространснадзор РФ осуществляет контроль:
  • наличия и ведения путевых листов в соответствии со ст. 6 Закона N 259-ФЗ — для автомобильных организаций;
  • безопасности дорожного движения в соответствии с Федеральным законом от 10.12.1995 N 196-ФЗ, так как в путевых листах проставляются отметки о предрейсовых медицинских и технических осмотрах — для всех организаций с автотранспортом.

В целях бухгалтерского и налогового учета путевой лист может, но не обязан, использоваться в качестве первичного документа, подтверждающего расходы на оплату труда водителя и ГСМ.

Организация, занимающаяся перевозками для внутренних производственных целей, имеет право разработать свою форму для подтверждения расходов на ГСМ. Главное — наличие в нем обязательных реквизитов первичного документа (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ).

Форма путевого листа

Если организация решила в качестве первичного учетного документа использовать путевой лист, она может взять одну из форм, утвержденных Постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 N 78. Наиболее распространены среди неспециализированных организаций:

  • Бланк путевого листа для легкового транспорта; Excel
  • Бланк путевого листа для грузового транспорта.Excel

Но, даже если она изменит унифицированную форму, необходимо, чтобы бланк содержал все обязательные реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152 (далее — Приказ Минтранса РФ N 152):

  • наименование и номер путевого листа;
  • сведения о сроке действия путевого листа — до какого числа действует;
  • сведения о собственнике (владельце) транспортного средства (ТС):
    • организация — наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
    • ИП — фамилия, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, ОГРН.
  • сведения о ТС:
    • тип ТС — легковой, грузовой, автобус и т. п. (п. 3 ПТС);
    • модель ТС;
    • государственный регистрационный знак;
    • показания одометра (полные км пробега):
      • при выезде;
      • при заезде в гараж;
    • дату и время:
      • выезда;
      • заезда в гараж;
    • дату и время техосмотра при выезде;
  • сведения о водителе:
    • фамилия, имя, отчество водителя;
    • дату и время медосмотра:
      • перед сменой (при выезде);
      • после смены (при заезде).

Заполнение путевого листа

Правила заполнения путевого листа изложены в Приказе Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152. Разберем заполнение путевого листа на примере для легкового автомобиля.

Водитель легкового автомобиля Ford Mondeo, рег. знак o555pp 77 Кутузов Александр Павлович принес в бухгалтерию путевой лист за 07.02.2019.

В путевом листе указаны:

  • показания одометра (полные км пробега):
    • при выезде — 300 км;
    • при заезде в гараж — 600 км.

Маршрут: Москва, Краснодонская, 23 — п. Шаховская, Комсомольская, 1а — Москва, Краснодонская, 23.

  • Топливо — Бензин АИ-95:
    • при выезде — 60 л.

Расход бензина определяется по норме, установленной для данного автомобиля, — 9 л на 100 км.

При заполнении путевого листа следует учитывать (III Приказа Минтранса РФ N 152):

  • путевой лист заполняют на один день или срок не более месяца;
  • дату, время выезда и показания одометра заполняет специалист, уполномоченный приказом руководителя;
  • дату и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотров водителя проставляет проводивший их медицинский работник;
  • дату и время предрейсового технического контроля проставляет назначенный руководителем контролер;
  • все ответственные лица после отметок ставят свои фамилию, инициалы и подпись;
  • путевые листы следует регистрировать в журнале регистрации путевых листов;
  • оформленные путевые листы хранятся не менее 5 лет.

Расчет расхода ГСМ по путевым листам

Приказ Минтранса РФ N 152 не требует производить записи о движении топлива в путевом листе. Однако для списания в расходы в путевом листе фиксируют количество топлива:

  • перед выездом;
  • после заезда в гараж.

В путевом листе могут отражаться как фактический расход, так и расход по нормам, установленным для каждого автомобиля. Данные нормы можно утвердить:

  • на основе Распоряжения Минтранса РФ от 14.03.2008 N АМ-23-р;
  • по данным технического паспорта автомобиля;
  • опытным путем с помощью контрольного замера.

Метод определения расхода топлива и норм следует отразить в учетной политике организации.

В нашем примере расход топлива составит:

  • Расход топлива = (600 км — 300 км) х 9 л / 100 = 27 л

Образец заполнения путевого листа по примеру;

  • стр. 1; PDF
  • стр. 2. PDF

Как списать ГСМ в 1С 8.3 по путевым листам

Как осуществляется учет путевых листов и ГСМ в 1С 8.3?

В 1С Бухгалтерия 3.0 путевые листы оформляются при включенной функциональности Путевые листы в разделе Администрирование — Функциональность — вкладка Запасы.

Если функциональность не включена, в 1С можно провести только списание ГСМ. Мы берем уже рассчитанное количество израсходованного топлива и списываем со склада с наименованием конкретного автомобиля.

Списание производится документом Требование — накладная из раздела Производство — Выпуск продукции — Требования-накладные.

Подробнее Как списать топливо в 1С 8.3

Электронный документооборот

Проект Минтранса и Минкомсвязи:

  • электронные путевые листы – декабрь 2021;
  • единая система оформления путевых листов – июль 2022.

Дорожная карта Автонет, https://autonet-nti.ru (Распоряжение Правительства от 24.10.2019 N 2519-р).

Что и для кого автоматизировано в 1С

Что:

  • приобретение топлива по чекам и топливным картам в руб. (топливные талоны – не входят, «обычная» методика);
  • расчет и контроль остатков ГСМ в баке а/м;
  • оформление и печать путевого листа с учетом маршрута;
  • печать авансового отчета при приобретении ГСМ по чекам.

Для кого:

  • для нетранспортных предприятий, использующих собственные и арендованные легковые автомобили в служебных целях.

Что нового с релиза 3.0.74.51 – краткий обзор

  • Функциональность – Запасы – Путевые листы
  • Справочник Транспортные средства;
  • Документ Путевой лист (ПЛ) ;
  • Документ Поступление (акты, накладные) Вид операции Топливо ;
  • План счетов:
    • для счета 10.03 введены субсчета: 10.03.1 – Топливо на складе, 10.03.2 – Топливо в баках;
    • для счета 76 добавлен новый субсчет 76.15 – Приобретение по топливным картам.

Обычная методика учета ГСМ

Документооборот в 1С без Путевого листа:

  • Поступление (акт, накладная);
  • Авансовый отчет;
  • Перемещение товаров;
  • Требование-накладная;

Расходы на ГСМ – нормативная база

Расходы на приобретение топлива учитываются в БУ как:

  • МПЗ по фактической себестоимости (ПБУ 5/01 Учет материально-производственных запасов);
  • расходы по обычным видам деятельности при выполнении условий признания (п. 5, 16 ПБУ 10/99 Расходы организации).

Расходы на приобретение топлива учитываются:

Зачем нужен Путевой лист

Расходы на ГСМ в БУ и НУ – как:

  • проконтролировать?
  • подтвердить направленность на получение доходов?
  • экономически обосновать?
  • документально подтвердить?

Настройки, регистрация и заполнение Путевого листа

Настройки

Главное – Функциональность – Запасы – флаг Путевые листы

Зарплата и кадры – Физические лица – карточка сотрудника-водителя – ссылка Все документы – Создать – сведения о водительском удостоверении

Без этих данных ПЛ не проведется.

Регистрация и заполнение

Покупки – Путевые листы

Шапка документа

  • Транспортное средство – из справочника Транспортные средства (собственный а/м, арендованный а/м, личный а/м сотрудника);
  • Сотрудник – водитель;
  • Норма расхода – расход по нормативу л/100 км для расчета текущего расхода топлива. Если изменить в путевом листе, то данные можно сохранить для подстановки в следующий путевой лист;
  • Счет затрат – счет затрат из Учетной политики, статья предопределенная, подразделение, расходы НУ, УСН, ИП ОСНО.

Справочники – Транспортные средства

Карточка транспортного средства:

  • Топливо – рекомендованное для а/м (дизель, бензин, газ…);
  • Норма расхода – по документации или рекомендациям Минтранса.

Если транспортное средство приобретено и поставлено на учет в программе (карточка ОС – ссылка Поставить на учет), то в справочнике Транспортные средства новый элемент создается автоматически.

Все необходимые данные есть в регистре Регистрация транспортного средства, кроме расхода топлива:

  • дозаполнить – топливо и норму расхода.

Как заполнить справочник Транспортные средства для путевых листов:

  • собственный а/м – автоматически, если а/м учитывается как ОС, Принятие на учет;
  • арендованный а/м, личный а/м сотрудника – вручную внести данные в справочник Транспортные средства.

Статья затрат – предопределенная

Создание и заполнение в 1С

Вкладка Топливо

Вкладка Топливо

  • Документ – способ оплаты (Кассовый чек, Топливная карта);
  • Количество, л – объем приобретенного топлива;
  • Цена – цена топлива за л;
  • Сумма – кол-во х цена, сумма расходов (= расходы УСН).

Вкладка Маршрут

  • Показания одометра, км – данные при отправлении и прибытии;
  • Расстояние, км – авто расчет (можно корректировать вручную), показания одометра «прибытие – отправление»;
  • Расход, л – авто расчет расхода топлива в баке а/м (можно корректировать вручную, если факт расхода топлива по путевому листу отличается от нормы), «Расстояние х Норма расхода / 100».

Печатная форма

Бланк для печати:

Кнопка Печать

  • Путевой лист – упрощенная форма;
  • Путевой лист (N 3) – унифицированная форма;
  • Авансовый отчет (АО-1) – при покупке топлива по чеку (при покупке ГСМ по топливной карте АО не доступен).

Печатные формы

План счетов – добавление субсчетов 3-го порядка

Счета учета

  • 10.03 Топливо:
    • 10.03.1 Топливо на складе
    • 10.03.2 Топливо в баке
      • Путевой лист – количественный учет
      • ПТиУ (Топливо), Корректировка стоимости номенклатуры – суммовой учет
      • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

План счетов – счета учета топлива

Перенос остатков с 10.03.1 на 10.03.2

Операции – Операции, введенные вручную – Создать – Операция

План счетов

Счета учета

  • 76.15 Приобретение по топливным картам:
    • Путевой лист, ПТиУ (Топливо) – количественный учет по приобретениям в руб. (суммы НЕТ)
    • аналитика – наименование ГСМ, автомобиль

Способы оплаты ГСМ

Оплата:

  • наличные (чек);
  • топливная карта;
  • топливные талоны.

Документы

Специальные документы:

  • Путевой лист:
    • наличные (чек)
    • топливная карта
  • Поступление (акт, накладная) – Вид операции Топливо (по конкретному автомобилю):
    • топливная карта

Покупки – Поступление (акт, накладная ) – Топливо

См. также:

  • Путевых листов не всегда должно быть много
  • Внимание — на порядок заполнения путевых листов!
  • Списание ГСМ в 1С 8.3 — пошаговая инструкция
  • Списание материалов в 1С 8.3: пошаговая инструкция

Если Вы являетесь подписчиком системы БухЭксперт8, тогда читайте дополнительный материал по теме:

  • Поддерживающий семинар БП за сентябрь-ноябрь
  • Приобретение ГСМ подочетным лицом за наличный расчет
  • Приобретение ГСМ подотчетным лицом через корпоративную карту
  • Приобретение ГСМ по талонам: переход права собственности в момент заправки

Если Вы еще не подписаны:

Активировать демо-доступ бесплатно →

или

Оформить подписку на Рубрикатор →

После оформления подписки вам станут доступны все материалы по 1С:Бухгалтерия, записи поддерживающих эфиров и вы сможете задавать любые вопросы по 1С.

Помогла статья?

Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

Всем предприятиям, деятельность которых связана с оказанием логистических услуг, и имеющим на своем балансе транспортные средства, нужна ведомость учета горюче-смазочных материалов (ГСМ). В этом документе в полной мере отображается, когда, кому и в каком объеме было оплачено использование топлива или других горюче-смазочных материалов. Для бухгалтера логистической фирмы эта бумага – одна из наиболее часто заполняемых.

ФАЙЛЫ

Ведомость нужна только тогда, когда приобретение ресурсов осуществляется через подотчетное лицо.

Если компания выдает (приобретает) работникам топливные карты, то все расходы фиксируются на них и потом, в конце месяца, списываются. Но покупку этих карт также придется проводить и документально оформлять.

Законные основания

Форма существует с того момента, как Госкомнефтепродукт СССР 15 августа 1985 года (№06/21-8-446) ее утвердил. Несмотря на множество редакций, суть бумаги остается прежней, она показывает свою актуальность, переиздается и остается значимой для многих организаций.

На основании чего выдается топливо

Выдача ГСМ производится строго при наличии путевых листов у водителя. Никакие расписки, справки или заявления не могут быть основанием для формирования документа. Для того чтобы убедиться в факте предъявления, бухгалтер (или любое другое назначенное материально ответственное лицо за ГСМ) расписывается в путевом листе, а водитель – в ведомости.

Проверяющие органы обычно интересуются, обоснованы ли расходы налогоплательщика. Кроме того, нужно доказать, что расходование горюче-смазочных материалов прямо или косвенно связано с получением дохода конкретной организацией.

Согласно п. 1 ст. 264 НК РФ траты, связанные с приобретением бензина, газа и других видов ГСМ, вполне возможно учитывать как в бухучете, так и в налоговом учете.

Как выглядит и заполняется документ

В бумаге имеется три части:

  • Введение, верхняя часть. В ней указываются порядковый номер ведомости, название самой организации, марка, наименование выдаваемого нефтепродукта, дата, ФИО ответственного за совершение выдачи.
  • Средняя часть ведомости. Она представлена таблицей с графами для заполнения. В ней обязательно указывается: модель и номер авто, номера путевых листов, ФИО водителя, его табельный номер, сколько выдано ГСМ в литрах цифрами и прописью.

Важный момент! Подпись водителя должна стоять непосредственно в таблице, в последнем столбце, напротив номера каждого путевого листа (если их несколько).

Также в табличной части упомянуты талоны на получение. Если организация выдает бензин через транспортные карты, то наличие этого столбца необязательно.

  • Заключительная часть бумаги. Она находится на обороте и состоит из фразы «Всего по ведомости номер______выдано______». Также в конце расписывается тот, кто проводит выдачу, и тот, кто проверяет указанную в доверенности информацию. В самом конце ставится печать организации.

Аналоги путевого листа

Помимо путевых листов, подходящей основой для заполнения могут считаться:

  • для спецтехники – специализированные маршрутные листы;
  • для спецтехники – рапорты о работе;
  • документы системы контроля пробега и т.д.

Госкомстат России 28 ноября 1997 года принял постановление №78. В нем перечисляются все формы первичной учетной документации, которые могут требовать составления ведомости учета ГСМ. Если учреждение не является автотранспортным предприятием, то четко выполнять все требования унифицированных форм в этом отношении оно не обязано. Но при проверках контролирующими органами будет удобнее пользоваться именно этими формами.

Важно! Храниться эти бумаги должны не менее 5 лет. Если же работник выполнял свои обязанности во вредных, опасных или тяжелых условиях, то согласно Приказу Минкультуры №558 от 25 августа 2010 года путевые листы сохраняются 75 лет.

Электронный вид

Удобнее всего осуществлять оформление этого документа через программу 1С.

В ней существует специальный модуль учета ГСМ. Если в организации используется несколько видов ГСМ, то для каждой разновидности потребуется своя ведомость учета выдачи. Это правило действует как для электронных, так и для печатных документов.

Если ГСМ нужны для иных целей

Бывают ситуации, когда необходимы жидкости, позволяющие не только совершать поездки, но и осуществлять ремонт, ТО и пр. Для того чтобы в этом случае обойтись без путевых листов, пользуются накладными внутрихозяйственного назначения (подписанными МОЛ) либо лимитно-заборными картами (формы М-8 и М-10).

Если ведомость распечатывается, то у нее не бывает титульной части. У документа две стороны. На первой – название, на второй – подписи ответственных лиц и печать.

Когда допустима повторная заправка

Если водитель не предоставил отчет об использовании предыдущей «порции» ГСМ, то материально ответственное лицо не имеет права отпускать ему следующую.

Иногда для дополнительного контроля за расходованием топлива на крупных предприятиях вводят специальные талоны с печатью предприятия. Информация об их наличии и номера тоже могут быть занесены в общую бумагу. Неиспользованные талоны благополучно сдаются, на основании чего может быть составлена ведомость возврата талонов.

Налоговый учет

Если бензин, дизельное топливо или иной вид ГСМ используется транспортной организацией (ее основной вид деятельности связан с перевозкой грузов и людей), то расход идет в качестве материальных затрат. Если предприятие не логистическое по своей основной деятельности, то их нужно учитывать как прочие расходы.

Причем в налоговом учете можно принимать как фактически использованное, так и рассчитанное по формуле количество этого ресурса, в зависимости от удобства расчетов и фиксации.

Если у спецтехники или транспортного средства нет одометра, то составляют акт о списании ГСМ и на его основе производят дальнейший учет.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *