Как подтвердить представительские расходы?

Конкретный перечень расходов на официальный прием или на буфетное обслуживание нигде не регламентирован. Отличаются эти затраты только спецификой формы, в которой происходило ваше общение с контрагентами.
К примеру, официальный прием обычно подразумевает торжественное мероприятие за накрытым столом: гости усаживаются в ресторане или ином зале. Там сервируется завтрак, обед или ужин, во время которых обсуждаются деловые вопросы. Следовательно, ваши расходы – это оплата счета в ресторане либо закупка продуктов и напитков (включая алкогольные (Письмо Минфина от 25.03.2010 N 03-03-06/1/176)) в офис или в другой снятый зал, если вы организуете такой прием своими силами.
Если участники встречаются в кабинете или конференц-зале, но при этом имеют возможность до, во время перерывов или после окончания переговоров подойти к стойкам с напитками и легкими закусками, то в таком случае говорят о буфетном обслуживании. Возможно, что напитки и закуски гостям будут предлагать официанты. Здесь вашими расходами будут оплата услуг компании, которая организовала сервировку закусок и обслуживание гостей, либо опять-таки траты на покупки еды и питья, если вы все организовали самостоятельно.
Стремиться дифференцировать одно от другого не нужно, с точки зрения налогового учета и то, и другое – представительские расходы (п.2 ст. 264 НК РФ). Главное, чтобы встреча не была расценена проверяющими как развлечение и отдых, ведь такие расходы при налогообложении прибыли не учитываются. Поэтому важно подтвердить ее официальный характер документами, в том числе составить отчет о представительских расходах, в котором будет отражена цель представительского мероприятия, а также результаты его проведения (Письмо Минфина России от 22.03.2010 N 03-03-06/4/26).
Помимо продуктов и напитков, могут быть учтены расходы на приобретение одноразовой посуды (Письмо УФНС России по г. Москве от 06.10.2006 N 20-12/89121.2), бумажных салфеток, скатертей и т.п. Расходы на аренду специального зала или теплохода иногда вызывают протест у налоговых органов, но суды обычно встают на сторону организаций, если доказан представительский характер мероприятия и расходы экономически обоснованы (Постановления ФАС МО от 03.09.2013 N А40-22927/12-107-106, от 29.12.2010 N КА-А40/14430-10).

Тема буфета или шведского стола не является чем‐то новым для мирового гостиничного бизнеса, но и на сегодняшний день профессионально практикуется лишь в 25-30% средств размещения. Поэтому мы думаем, что будет полезно освежить информацию на страницах нашего издания.

Мы предлагаем нашим читателям материал для слушателей одного из тренингов, который проводился Немецко-украинским центром гостеприимства в рамках улучшения качества подготовки отелей и ресторанов принимающих городов к Евро-2012. К материалам тренинга, представленным господином Паулем Канваром, мы добавили ряд комментариев от экспертов редакции журнала «Гостиничный и ресторанный бизнес». При этом в авторском тексте вместо привычного словосочетания «шведский стол» мы будем употреблять именно термин «буфет», который широко применяется в европейской кулинарной практике.

Понятие «БУФЕТ»

Буфет — это особый способ подачи блюд. Вместо стандартного набора блюд (закуски, салатов, главного блюда, десерта), которые сервируются на столе для гостя, в буфетном обслуживании эти блюда предлагаются одновременно на отдельных столах или специальных буфетных стойках. Таким образом, гость получает возможность для самообслуживания согласно своим предпочтениям.

Различают холодный буфет и теплый буфет: холодный буфет предусматривает подачу сыра, колбас, рыбы, салатов, выпечки, масла, небольшие блюда и различных десертов; теплый буфет — кроме всех вышеперечисленных блюд подаются супы, различные мясные и рыбные блюда, а также ряд гарниров.

В современном ресторанном бизнесе буфетное обслуживание стало особенно популярно в США в 70‐х годах прошлого столетия, когда началось развитие сетей буфетов‐ресторанов, где за фиксированную плату клиент получал возможность есть до полного насыщения. А если говорить об истории, то буфет со стойками как решение в обслуживании изобрели в 17веке, а в конце 18 — начале 19 столетия во Франции Наполеон ввел моду на быстрое употребление пищи стоя («еда, что берется руками») в верхушках общества.

Буфеты становятся все более популярными у потребителей и выступают важным инструментом маркетинга для многих гастрономических предприятий. Главной особенностью с точки зрения экономики ресторана является именно то, что при таком обслуживании клиенту предлагается определенный набор блюд по паушальной (общей) цене.

Виды БУФЕТОВ

Существует достаточно широкий спектр буфетного обслуживания: постоянные стационарные буфеты, которые функционируют в течение всего периода обслуживания с постоянным ассортиментом. Выделяют также тематические буфеты, предлагающие блюда отдельного вида — при этом выбор блюд может быть весьма ограниченным. Существуют также, так называемые, «летающие» буфеты, где готовые блюда разносят на подносах официанты и каждый клиент может взять именно то блюдо, которое ему по вкусу. Такой вид буфетов подходит для мероприятий, проходящих на ограниченных площадях или при организации импровизированных мероприятий.

Ресторатор должен понимать, какой тип буфета лучше подходит для отдельной целевой аудитории — постоянного стационарного буфета, буфета тематического праздничного, буфета для завтраков, ланчей или ужинов, фуршета, специализированного буфета при проведении рекламных мероприятий и распродаж или «летающего буфета».

Разумеется, в зависимости от вида буфет подготовительные мероприятия по устройству буфета различаются очень серьезно, требуют разного количества официантов и различающегося по характеру меню.

Экономика буфета, особенности обслуживания гостей. Устройство буфета как маркетингового инструмента имеет важное экономическое значение для гастрономического производства. Буфеты становятся все более популярными у потребителя, а меню — все более и более конкурентным на рынке.

Буфет требует значительно меньше затрат на обслуживание, чем при традиционной подаче блюд, поскольку гости обслуживаются в основном самостоятельно. Персонал должен только добавлять на стойке те блюда, которые пользуются большей популярностью, при необходимости подавать напитки и убирать посуду — это классический подход, например при завтраке, обеде, ужине в гостиничном ресторане. Ход работы буфета абсолютно понятен, расходная часть имеет четкий и конкретный характер.

Каждый гость надеется на присутствие профессионального и компетентного персонала, который сделает приятнее его пребывание в ресторане и гарантирует нормальный уровень обслуживания. Разумеется, существуют различные типы гостей: одни стремятся питаться вкусно и экономно, другие — привыкли только к самому лучшему и мало обращают внимание на цену. Последние обычно заказывают на завтрак фреши и специально сваренный для них кофе, стимулируют официантов чаевыми.

Гости ожидают обслуживания от компетентного персонала, который всегда сможет помочь сориентироваться в меню буфета и с учетом особых требований отдельных посетителей к питанию, дать разъяснения по поводу ингредиентов блюда. Понятно, что толковый совет может дать гостю только тот сотрудник, который хорошо знаком со всеми предложениями буфета. Поэтому обслуживание гостей квалифицированным и обученным персоналом является предпосылкой успешной работы заведения.

Наряду с предложениями в буфете за паушальную цену (для одного гостя), необходимо обеспечить также возможность дополнительного выбора блюд, чтобы гости без ограничений могли есть и пить то, что они любят и столько, сколько они сами хотят. При этом, разумеется, качественный сервис напитков выступает одним из важных экономических факторов.

Экономические требования учреждения в рамках отношение цена — сервис должны быть подстроены под ожидания и желания гостей. За ту цену, которую платит гость, он должен получить набор соответствующих его ожиданиям услуг, которые побуждают его вернуться в заведение снова. Довольный гость — это один из самых важных маркетинговых инструментов, он не только чаще посещает заведение, но и рекомендует его другим людям. Отсюда — больше посетителей, больше работы, больше прибыли.

Повторимся, что существует очень много концепций и вариантов устройства буфетов. Это может быть формат, где разливают шампанское со снеками или без; буфет, где подают канапе, которые потребляются руками; «стоячие» буфеты, где подаются небольшие бутерброды, холодные иили горячие блюда; буфеты с обычным порядком блюд (закуска, главное блюдо, десерт); буфеты с напитками или без них (только эспрессо кофе); бары с местами для сидения или без них.

Необходимо четко понимать потребности клиента и организовывать предложение в соответствии с бюджетом средств и времени, выбирая и комбинируя соответствующие возможности для достижения максимального эффекта.

Праздничные буфеты проводятся в основном с организацией мест для сидения гостей. Речь идет о корпоративных мероприятиях (празднования юбилеев компании, празднование рождественских праздников) и семейных торжествах (день рождения, свадьба).

При устройстве стационарных праздничных буфетов важно сохранять соответствующую дистанцию между столами, чтобы гости не чувствовали ограниченности в пространстве и дискомфорта.

Буфет на завтрак

Буфетное обслуживание на завтрак является наиболее распространенным в гостиничной индустрии. Выбор меню зависит от класса отеля и может ограничиваться иногда лишь чаем, кофе, несколькими видами хлопьев, хлеба, сыра, масла, джемов.

Но в гостиницах класса 4-5 звезд, понятие о нормальном буфете означает предложение горячих блюд, омлетов с беконом, колбасок, бульонов и т. д., широкий выбор фруктов. Вполне естественным может быть и предложение шампанского на завтрак, особенно в выходные.

Все сотрудники должны четко понимать свои задачи и выполнять их на должном уровне. Чистота, подготовка столов, правильное размещение, понятное распределение обязанностей, рациональное устройство буфета, приготовление кофе являются важными предпосылками успешной работы буфета и удовлетворения требований клиентов. При этом вся смена и в кухне, и в зале равным образом отвечает за надлежащее обслуживание.

Абсолютно все — от директора до официанта должны понимать важность завтрака. В менталитете многих иностранных гостей завтрак играет важную роль и именно от него зависит, как сложится день. Завтрак является важной составляющей общего имиджа отеля, не меньшим, чем интерьер холла.

Заключительное положение

Сегодня буфеты являются очень распространенными и модными форматами организации питания. Правильно разработанная концепция буфета, учитывающая его целевое назначение и целевые группы посетителей, делает его важным инструментом маркетинга, который сможет принести большие прибыли.

Вариативность предложений является неограниченной, поэтому, в зависимости от повода, трендов, сезона, возможно разработать соответствующую концепцию его проведения.

Расходы по обслуживанию буфета ниже, поскольку гость обслуживает себя самостоятельно. Главными задачами гастрономического предприятия являются чистота, правильное формирование меню, разумная расстановка раздаточных столов, размещение и пополнение запаса блюд для буфета, сервировка напитков и уборка.

Посетители буфета должны иметь возможность выбрать блюда и напитки, которые им нравятся, при необходимости взять дополнительную порцию и принять пищу в спокойствии и комфорте. Быстрый сервис при заказе напитков повышает уровень комфорта гостей, а также увеличивает оборот заведения.

Дополнительная информация

Термин «шведский стол» прижился только в русском и украинском языках. В Европе и США, где родились эти демократичные форматы питания, а также в Азии, где они не только успешно прижились, но и получили новый толчок к развитию, этот вид обслуживания изначально называется buffet («буфет»).

В самой же Швеции такой формат подачи блюд называют smorgasbord, то есть «бутербродный стол». Бутербродный в том смысле, что посетитель может самостоятельно сформировать «меню» своего бутерброда из набора разных продуктов, которые (что очень важно) не портятся и не теряют вкусовых качеств в течение долгого времени.

Другая особенность формирования такого стиля подачи блюд связана с менталитетом жителей Скандинавии — разумным самоограничением, основанным на определенных пуританских подходах протестантской веры и честностью в отношении общества даже в отсутствие контроля. Читаем у Александра Куприна путевые заметки о Финляндии в начале XX века: «Длинный стол был уставлен горячими кушаньями и холодными закусками. Все это было необычайно чисто, аппетитно и нарядно. Тут была свежая лососина, жареная форель, холодный ростбиф, какая-то дичь, маленькие, очень вкусные биточки и тому подобное. Каждый подходил, выбирал, что ему нравилось, закусывал, сколько ему хотелось, затем подходил к буфету и по собственной доброй воле платил за ужин ровно одну марку тридцать семь копеек. Никакого надзора, никакого недоверия. Наши русские сердца, так глубоко привыкшие к паспорту, участку, принудительному попечению старшего дворника, ко всеобщему мошенничеству и подозрительности, были совершенно подавлены этой широкой взаимной верой».

Формат буфета, кстати, был очень распространен на железной дороге и начал приживаться даже и в России — он часто предлагался заведениями на вокзалах, поскольку в ограниченное время остановки поезда было довольно сложно индивидуально обслужить большое количество клиентов — оказалось, что экономически значительно выгоднее взять с них сразу фиксированную плату за возможность брать со стойки все что угодно, и сколько угодно, разумеется, в рамках предложенного меню.

Говоря об истории развития буфета или шведского стола, наверное, стоит выделить два момента. Первый — это, собственно, особенность подачи и потребления блюд, которая практиковалась уже достаточно давно в богатых домах. Второй — это экономический подход к организации питания, когда за определенную сумму можно есть до отвала. Это определило и его популярность, скажем так, в массовом сегменте потребления. Например, за три копейки клиенту предлагалось неограниченное количество капусты с клюквой.

«Гостиничный и ресторанный бизнес»

Черевадская О. Е., директор по аудиту ЗАО «Финасовый Контроль и Аудит»

Опубликовано в журнале «Российский налоговый курьер», 2010 г., № 1-2.

Организация вправе учесть в налоговой базе по налогу на прибыль любые экономически оправданные расходы, если они произведены с целью получения дохода и подтверждены соответствующими документами. Разберемся, какие документы организации следует получить от контрагентов, а какие оформить самостоятельно, чтобы подтвердить расходы на представительские цели1.

О составе и об особенностях налогового учета представительских расходов читайте на с. 34 этого номера. — Примеч. ред.

В соответствии с пунктом 1 статьи 252 НК РФ в расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль, включаются лишь обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. Применительно к представительским расходам это означает, что при расчете налога на прибыль можно учесть затраты только на те представительские мероприятия, проведение которых направлено на получение дохода. Кроме того, сами расходы должны быть подтверждены документально.

1Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме (п. 1 ст. 252 НК РФ)

Перечень необходимых документов

В Налоговом кодексе не оговорен конкретный перечень документов, подтверждающих представительские расходы. Примерный перечень таких документов приведен в письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807. Назовем их:

  • приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на представительские цели;
  • смета представительских расходов;
  • первичные документы, подтверждающие приобретение и стоимость товаров (услуг сторонних организаций или переводчиков), использованных для представительских мероприятий (договоры, счета, накладные, акты сдачи-приемки выполненных работ, счета-фактуры, наряд-заказы, чеки ККТ, товарные чеки, другие платежные документы);
  • отчет о фактических расходах по проведенным представительским мероприятиям.

Если расчеты за товары (услуги), приобретенные для проведения представительского мероприятия, осуществлялись через подотчетных лиц, то должны быть оформлены авансовые отчеты с приложением к ним подтверждающих документов

Целесообразно также иметь следующие документы (они помогут подтвердить официальный статус приема):

  • программу (план) представительских мероприятий с указанием целей, места и сроков их проведения;
  • утвержденный список официальных лиц, участвующих в мероприятиях, как со стороны принимающей организации, так и со стороны приглашенных партнеров (список может быть включен в приказ о проведении представительского мероприятия или в программу этого мероприятия);
  • отчет (акт) по результатам проведенных представительских мероприятий, утвержденный руководителем организации (с указанием сумм расходов, фактически произведенных на представительские цели).

Оформление подтверждающих документов

Собственно представительские расходы (на проведение официального обеда, транспортное и буфетное обслуживание, оплату услуг переводчиков и др.) подтверждаются первичными документами, составленными по унифицированным формам. При отсутствии таких форм документы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете»:

Первичные документы, подтверждающие представительские расходы, должны быть оформлены в соответствии с законодательством РФ (п. 1 ст. 252 НК РФ)

  • наименование и дату составления документа;
  • наименование организации, от имени которой составлен документ;
  • содержание хозяйственной операции и ее измерители в натуральном и денежном выражении;
  • наименование должностей и личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления.

Большинство из документов, рекомендованных Минфином России2 для подтверждения представительских расходов (приказ о проведении представительских мероприятий, смета расходов, отчет о фактически осуществленных расходах и др.), не имеют унифицированных форм. Поэтому остановимся подробнее на особенностях составления таких документов. Помимо включения в данные документы всех необходимых реквизитов, организации также следует обратить внимание на используемые в них формулировки.

2Речь о письме Минфина России от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807.

Так, в преамбуле приказа о проведении официального приема представителей другой организации обычно указывают, что прием проводится «в целях установления или поддержания взаимовыгодного сотрудничества», «в целях увеличения объема продаж» либо «в целях расширения рынков сбыта». Главное, чтобы формулировка в приказе свидетельствовала, с одной стороны, об официальности мероприятия, а с другой — о его экономической обоснованности. Примерный образец такого приказа приведен на рис. 1 (с. 43).

Определенные затруднения могут возникнуть, если переговоры проводятся в том городе, куда работник направлен в служебную командировку. Ведь нередко организации командируют сотрудников для поиска клиентов в том или ином регионе и заключения с ними договоров. В подобной ситуации руководитель организации вряд ли сможет издать соответствующий приказ о проведении деловой встречи, поскольку заранее не известны ни участники переговоров, ни место и дата их проведения. Документами, подтверждающими необходимость проведения представительского мероприятия, будут являться приказ (распоряжение) о направлении работника (работников) в командировку3 и служебное задание на командировку3. В них следует указать, что целью служебной командировки сотрудника являются поиск новых клиентов, проведение с ними переговоров о возможном сотрудничестве и заключение договоров.

3Формы указанных документов утверждены постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

По возвращении из командировки работник в трехдневный срок обязан составить письменный отчет о выполненной в командировке работе 4, согласовать его со своим непосредственным руководителем и затем представить на утверждение руководителю организации (другому уполномоченному на то лицу). Основание — пункт 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

4Отчет о выполненной в командировке работе составляется по форме № Т-10а, утвержденной постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В приказе об осуществлении расходов на представительские цели, как правило, назначается работник, ответственный за проведение представительского мероприятия. Обычно этому же сотруднику поручается разработка программы мероприятия (образец — рис. 2 на с. 44) и составление сметы расходов (образец — рис. 3 на с. 45).

В деловой практике принято заранее сообщать участникам о намеченной программе (плане) официального мероприятия. Данная информация поможет им лучше спланировать собственное время, а также продемонстрирует уважение к партнерам.

Рисунок 1. Образец приказа о проведении официального приема представителей другой организации

Общество с ограниченной ответственностью «Формат»

20 ноября 2009 года г. Москва

Приказ № 42

о проведении официального приема

представителей ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск)

В целях поддержания взаимовыгодного сотрудничества и ознакомления представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»,

Приказываю:

1. Провести официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» в период с 1 по 4 декабря 2009 года.

2. Начальнику отдела по связям с партнерами Оленеву Я.В. в срок до 24 ноября 2009 года пригласить представителей ЗАО «Каркас» на переговоры и согласовать с ними даты визита и список приезжающих.

3. Коммерческому директору Колпаковой И.М. в срок до 26 ноября 2009 года подготовить и представить на утверждение программу пребывания представителей ЗАО «Каркас» в г. Москве и смету представительских расходов.

4. Оленеву Я.В. в срок до 27 ноября 2009 года направить представителям ЗАО «Каркас» программу пребывания.

5. Утвердить список работников ООО «Формат» для участия в переговорах в следующем составе:

— Марсов А.П., генеральный директор;

— Колпакова И.М., коммерческий директор;

— Литовченко С.А., старший менеджер по сбыту;

— Сатиков И.О., начальник отдела контроля качества.

6. Колпаковой И.М. в срок до 7 декабря 2009 года представить отчет о проведенном мероприятии с приложением подтверждающих документов.

7. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Марсов А.П. Марсов

С настоящим приказом ознакомлен:

Рисунок 2. Образец утвержденной программы официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Программа официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Целями официального приема являются ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат», демонстрация этих станков и в случае заинтересованности партнеров — проведение переговоров по условиям поставки указанной продукции и заключение соответствующего договора.

Наименование мероприятия

Время

2 декабря 2009 года

Встреча в аэропорту «Домодедово»

Прибытие в офис ООО «Формат».

Кофе, чай (буфетное обслуживание)

10-00 — 10-30

Презентация — информирование о новой модификации станков, производимых ООО «Формат», представление технических характеристик, описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями

10-30 — 12-00

Кофе-пауза (буфетное обслуживание)

12-00 — 12-30

Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений

12-30 — 14-00

Отъезд в гостиницу «Ленинградская», размещение прибывших в гостинице

14-00 — 15-00

Официальный обед в ресторане гостиницы «Ленинградская»

15-00 — 17-00

Посещение спектакля в театре «Современник» (только для гостей)

Начало спектакля в 19-00

3 декабря 2009 года

Переговоры о возможности приобретения ЗАО «Каркас» станков новой модификации, обсуждение условий поставки

10-00 — 11-30

Кофе-пауза (буфетное обслуживание)

11-30 — 12-00

Продолжение переговоров

12-00 — 14-00

Обед

14-00 — 15-00

При необходимости — завершение переговоров и подписание договора (протокола о намерениях или другого документа)

15-00 — 17-00

Отъезд гостей в аэропорт «Домодедово»

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

Смета представительских расходов составляется на каждое мероприятие в отдельности. В ней отражаются перечень запланированных расходов и предельные суммы, выделяемые на эти цели. Если компания часто проводит официальные приемы представителей других организаций, ей целесообразно разработать дополнительный документ — положение о представительских расходах. Такой документ удобен тем, что в нем можно прописать не только порядок проведения представительских мероприятий, но и установить перечень расходов на представительские цели, а также утвердить предельные суммы по каждой статье расходов,

Рисунок 3. Образец сметы расходов на официальный прием

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

25 ноября 2009 года

Смета расходов

на проведение официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

Наименование расхода

Предельная сумма расхода (включая НДС), руб.

Транспортное обслуживание — встреча прибывших в аэропорту «Домодедово» и доставка их в офис ООО «Формат» и проводы из офиса в аэропорт «Домодедово»

Буфетное обслуживание во время переговоров

Официальный обед

12 000

Сувениры (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей с символикой ООО «Формат»)

Билеты на спектакль в театре «Современник» (только для гостей)

Итого максимальная сумма расходов

25 000 (Двадцать пять тысяч)

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

например, на месяц, квартал или календарный год. Кроме того, в данном положении указываются лица, ответственные за организацию и проведение представительских мероприятий и за составление отчетных документов. Здесь же можно установить сроки представления отчетов о состоявшихся мероприятиях (например, три рабочих дня по окончании мероприятия), перечень необходимых подтверждающих документов, а также порядок рассмотрения и утверждения отчетов. Фрагмент положения о представительских расходах приведен на рис. 4 (с. 46).

В отчете о проведенных представительских мероприятиях необходимо отразить цели представительских мероприятий, место их проведения, список участников (как от принимающей организации, так и со стороны приглашенных). Отчет должен давать представление о тематике вопросов, поднимавшихся на переговорах, и о достигнутых результатах (например, обсуждение условий и подписание договора или пролонгация контракта, срок действия которого заканчивался). Очевидно, что признать расходы на представительское мероприятие можно лишь в том случае, если вопросы, обсуждавшиеся в ходе его проведения, связаны с деятельностью принимающей стороны, направленной на получение дохода.

Помимо этого, в отчете следует указать итоговую сумму расходов, осуществленных в связи с данным представительским мероприятием, а при необходимости — иные существенные сведения. Примерный образец отчета о представительском мероприятии приведен на рис. 5 (с. 47).

Организация вправе оформить отдельный отчет (акт) о фактических расходах на представительское мероприятие (при значительном количестве информации).

Если необходимые первичные документы, подтверждающие расходы на представительские цели, оформлены ненадлежащим образом, не соответствуют друг другу или вообще отсутствуют, указанные расходы не могут быть учтены в целях налогообложения.

Нормирование представительских расходов при расчете налога на прибыль

В целях налогообложения прибыли представительские расходы признаются лишь в пределах, не превышающих 4% от суммы расходов организации на оплату

Рисунок 4. Фрагмент положения о представительских расходах на 2009 год

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

26 декабря 2008 года

Нормативы представительских расходов на 2009 год

Наименование расхода

Предельная сумма расхода (включая НДС)

Подтверждающие документы

Расходы на транспортное обслуживание

800 руб. на человека

Договоры, заявки (заказы), счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ

Расходы на аренду помещения для проведения представительского мероприятия

2500 руб. в день

Договоры, счета, акты приема-передачи имущества в аренду, счета-фактуры.

В случае проведения переговоров командированным работником в гостинице — бланки строгой отчетности или чеки ККТ

Расходы на буфетное обслуживание во время переговоров (в том числе на приобретение минеральной и питьевой воды, чая, кофе, соков, сахара, сливок, меда, джемов, печенья, пирожных, конфет и других кондитерских изделий, хлеба, галет, сыров, масла сливочного, икры, мясной и рыбной гастрономии, зелени, овощей, фруктов, одноразовой посуды и др.)

250 руб. на человека в день*

Договоры, счета, накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки

Расходы на официальный прием (деловой завтрак, обед, ужин или иное аналогичное мероприятие), включая спиртные напитки**

1500 руб. на человека*

Договоры, наряд-заказы, счета-заказы, счета ресторанов (кафе или других заведений общественного питания), накладные, акты, счета-фактуры, чеки ККТ, товарные чеки

Сувенирная продукция с символикой ООО «Формат» (ручки, блокноты, календари, ежедневники, брелоки для ключей)

150 руб. на человека

Накладная на выдачу сувенирной продукции со склада, акт на списание

Расходы на услуги переводчиков, не состоящих в штате ООО «Формат» (при приеме иностранных делегаций)

3000 руб. в день

Договоры, счета, акты оказанных услуг, счета-фактуры, чеки ККТ

Расходы на организацию досуга

1300 руб. на человека*

Билеты на концерты, в театры, музеи, кинотеатры, договор с туристическим агентством на экскурсионное обслуживание, путевка, бланки строгой отчетности (чеки ККТ)

* Предельная сумма указанных расходов рассчитана на одного участника мероприятия, включая представителей принимающей стороны, переводчиков и сопровождающих лиц.

** Количество участников, представляющих ООО «Формат» на официальном приеме (деловом завтраке, обеде, ужине или ином аналогичном мероприятии), не должно превышать количества участников с приглашенной стороны.

Составил

Главный бухгалтер

Матросова

А.В. Матросова

Рисунок 5. Образец отчета о проведении официального приема

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Формат»

Марсов (А.П. Марсов)

7 декабря 2009 года

Отчет

о проведении официального приема представителей

ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск) 2—3 декабря 2009 года

В соответствии с приказом генерального директора от 20.11.2009 № 42 в период с 2 по 3 декабря 2009 года проведен официальный прием и переговоры с представителями ЗАО «Каркас» (г. Новосибирск), являющегося постоянным заказчиком компании.

Место проведения переговоров — помещение ООО «Формат» и ресторан гостиницы «Ленинградская» (г. Москва).

Цели официального приема:

— ознакомление представителей ЗАО «Каркас» с новой модификацией станков, производимых ООО «Формат»;

— демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик, описание преимуществ новой модификации;

— проведение переговоров по условиям поставки станков (любой модификации) и при необходимости заключение соответствующего договора.

Участники:

Согласно утвержденной программе в рамках официального приема проведены следующие мероприятия:

— 2 декабря 2009 года — презентация станков новой модификации, производимых ООО «Формат», описание преимуществ по сравнению с предыдущими моделями. Демонстрация станков новой и предыдущей модификаций, сравнение их технических характеристик. Осмотр производственных линий и складских помещений. Ответы на вопросы партнеров;

— 3 декабря 2009 года — переговоры о приобретении ЗАО «Каркас» трех станков новой модификации. Обсуждение сроков изготовления и отправки станков в адрес ЗАО «Каркас», стоимости станков, порядка оплаты и доставки заказчику, условий гарантийного обслуживания. Подписание договора на поставку трех станков новой модификации.

В рамках досуговых мероприятий 2 декабря 2009 года для партнеров организовано посещение спектакля в театре «Современник».

Результаты официального приема:

1. Представителями ЗАО «Каркас» проявлена заинтересованность в приобретении станков новой модификации.

2. Подписан договор на поставку трех станков новой модификации.

3. После испытания станков новой модификации в работе и получения положительного заключения от технических специалистов ЗАО «Каркас» партнеры готовы частично обновить свое производственное оборудование и приобрести еще не менее 20 станков новой модификации.

4. Установлены партнерские отношения между представителями ЗАО «Каркас» и ООО «Формат».

Общая сумма расходов на проведение официального приема составила 19 518 (Девятнадцать тысяч пятьсот восемнадцать) руб., включая НДС, в том числе:

— расходы на транспортное обслуживание — 2950 руб.;

— расходы на буфетное обслуживание во время переговоров — 2200 руб.;

— оплата официального обеда в ресторане (на восемь персон) — 8968 руб.;

— приобретение четырех билетов на спектакль в театре «Современник» (только для гостей) — 4800 руб.

— стоимость сувенирной продукции, врученной партнерам, — 600 руб.

Коммерческий директор Колпакова И.М. Колпакова

труда за данный отчетный (налоговый) период. Основание — абзац 3 пункта 2 статьи 264 НК РФ. Причем для расчета предельной суммы, включаемой в расходы, учитываются не только начисления по тарифным ставкам, должностным окладам,

Рисунок 6. Образец расчета норматива и суммы представительских расходов, учитываемой в целях налогообложения прибыли

ООО «Орион»

Расчет норматива и суммы представительских расходов,

учитываемой при расчете налога на прибыль за 2009 год

Отчетный (налоговый) период

Общая сумма расходов на оплату труда, руб.

Норматив представительскихрасходов (предельная сумма, включаемая в расходы), руб. (гр. 2 х 4%)

Фактическая сумма представительскихрасходов (нарастающим итогом с начала года), руб.

Включено в прочие расходы, руб.

I квартал 2009 года

910 000

36 400

Полугодие 2009 года

1 720 000

68 800

130 000

68 800

9 месяцев 2009 года

2 610 000

104 400

130 000

104 400

2009 год

3 440 000

137 600

130 000

130 000

Составил

Старший бухгалтер по затратам

Костикова

О.Н. Костикова

Проверил

Главный бухгалтер

Малахов

С.К. Малахов

сдельным расценкам, но также и надбавки к ним, премии, отпускные и другие начисления стимулирующего или компенсирующего характера, стоимость коммунальных услуг, питания и продуктов, жилья, форменной одежды и обмундирования, бесплатно предоставляемых работникам в соответствии с действующим законодательством РФ. Иными словами, в расчет норматива для отражения представительских расходов берутся все виды выплат в пользу работников, предусмотренные в статье 255 НК РФ.

Предельный размер представительских расходов, которые могут быть учтены в целях налогообложения прибыли, определяется нарастающим итогом с начала года до окончания соответствующего отчетного периода (п. 3 ст. 318 НК РФ). То есть он рассчитывается на конец I квартала, полугодия и девяти месяцев календарного года. Окончательная сумма, включаемая в расходы, определяется по завершении календарного года — на 31 декабря.

Если в отношении отдельных видов расходов в главе 25 НК РФ предусмотрены ограничения по размеру признаваемых расходов, то база для расчета предельной суммы таких расходов определяется нарастающим итогом с начала налогового периода (п. 3 ст. 318 НК РФ)

Получается, что представительские расходы, осуществленные в I квартале и не признанные в данном периоде из-за превышения суммы норматива, могут быть полностью или частично включены в расходы по итогам полугодия, девяти месяцев или календарного года. При этом высока вероятность того, что к концу налогового периода (года) указанные расходы можно будет учесть в целях налогообложения в полном размере. Какие еще документы необходимо составить, чтобы отразить представительские расходы в налоговом учете?

Прежде всего отметим, что представлять уточненные декларации по налогу на прибыль за предыдущие периоды текущего года не нужно. Ведь налог исчисляется нарастающим итогом с начала года (п. 7 ст. 274 НК РФ).

Единственный документ, который следует дополнительно оформить, — это расчет предельной величины признаваемых представительских расходов. Такой расчет составляется по окончании каждого отчетного периода (I квартала, полугодия и девяти месяцев), в котором производились представительские расходы.

Итоговая сумма расходов, признаваемых за год, определяется в аналогичном расчете, составляемом по окончании календарного года. Образец расчета за год приведен на рис. 6 (с. 48).

Обратите внимание: сумма представительских расходов, не учтенных в одном календарном году (из-за превышения суммы норматива), на следующий год не переносится.

Пример

В апреле 2009 года ООО «Орион» принимало делегацию иностранных деловых партнеров. Общая сумма осуществленных представительских расходов равна 130 000 руб. (без учета НДС). Других представительских расходов у организации в 2009 году не было. Расходы компании на оплату труда составили:

  • за полугодие 2009 года — 1 720 000 руб.;
  • за девять месяцев — 2 610 000 руб.;
  • за 2009 год — 3 440 000 руб.

Предельная величина представительских расходов, которую ООО «Орион» вправе было учесть по окончании полугодия, — 68 800 руб. (1 720 000 руб. × 4%). Эту сумму организация включила в прочие расходы, уменьшающие налогооблагаемую прибыль за полугодие 2009 года (рис. 6 на с. 48).

Норматив признаваемых представительских расходов за девять месяцев 2009 года составил 104 400 руб. (2 610 000 руб. × 4%). Значит, при расчете налога на прибыль за этот период организация дополнительно учла в расходах 35 600 руб. (104 400 руб. — 68 800 руб.).

По итогам 2009 года предельная величина представительских расходов составила 137 600 руб. (3 440 000 руб. × 4%). Поскольку фактические расходы не превысили указанной суммы, организация вправе признать в целях налогообложения всю сумму представительских расходов. В декабре 2009 года она дополнительно включила в прочие расходы оставшуюся сумму — 25 600 руб. (130 000 руб. — 68 800 руб. — 35 600 руб.)

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *