Как проверяет служба безопасности

Что проверяют?

Самые популярные способы проверки — сбор сведений с последнего места работы и проверка наличия судимости. Каждый второй работодатель отмечает, что проверяет аккаунты в социальных сетях, 46% сверяют подлинность документов и 44% изучают финансовое положение компаний. Детектор лжи используют только 6% компаний.

Для компаний с численностью более 500 человек чаще других характерны такие этапы, как проверка судимости кандидата (89%), подлинности его документов (68%) и проверка финансового положения (71%). Они чуть чаще других используют полиграф — в 11% случаев.

Малый бизнес гораздо реже проводит тщательную проверку финансового положения и судимости родственников. Но зато внимательно относится к аккаунтам в соцсетях и сведения с последнего места работы.

По мнению самих соискателей, у них реже стали проверять тестовое задание: 38% в прошлом году против 26% — в текущем.

Только 10% кандидатов отмечают, что им отказывали в трудоустройстве хотя бы один раз за последние несколько лет после проверки службой безопасности. Но в основном не более одного раза.

Опрос работодателей провела Служба исследований HeadHunter в период с 20 по 28 марта 2018 года среди 233 представителей компаний, а опрос соискателей — с 12 по 19 марта 2018 года среди 10 737 пользователей сайта.

Rate this post

В настоящее время частым явлением стала ситуация, когда претендента на вакантную должность перед заключением трудового договора проверяет служба безопасности.
Что проверяет при приеме на работу этот отдел? Это зависит от внутренней корпоративной политики предприятия.

Какие сведения проверяет служба безопасности при трудоустройстве

Характер сведений, которые собирают о человеке, зависит от того, насколько глубоко компания проверяет своего будущего сотрудника, и на какую должность он устраивается.

Проверка сведений о судимости, об административных нарушениях

Проверку о наличии судимости и других правонарушениях можно провести двумя способами:

  1. Послать запрос в правоохранительные органы самостоятельно.
  2. Затребовать справку об отсутствии судимости с работника. Тем более что в ряде случаев, такая справка обязательна, например, когда подбирается человек для работы в детских учреждениях.

Если отсутствие судимости не предусмотрено законодательством, то оказать по этой причине в трудоустройстве будет противозаконным.

Проверка трудовой истории

Проверка трудовой истории является наиболее распространенной процедурой. Работодатель может самостоятельно позвонить бывшему работодателю либо запросить у работника письменную характеристику с предыдущих мест работы.

Статья 88 ТК РФ запрещает передавать личные сведения без согласия человека, которому они принадлежат.

Поэтому бывший работодатель не имеет права давать сведения об уволенном сотруднике без его согласия.

Выходом в этой ситуация является предоставление работником характеристики от бывшего работодателя.

Но в силу многих причин данная характеристика может быть искажена. Поэтому наиболее часто используется метод, когда представитель службы безопасности звонит непосредственному руководителю или в отдел кадров. И может получить устную характеристику на работника.

Например, может выясниться, что увольнение по соглашению сторон на самом деле означает, что сотрудника хотели уволить по отрицательным мотивам, но в силу его просьбы или прошлых заслуг формулировку в трудовой книжке изменили.

Сбор и проверка информации о частной жизни, членах семьи

Гражданин при приеме на работу может отказаться предоставлять сведения личного характера и будет прав. Исключение составляют случаи, когда речь идет о трудоустройстве на государственную службу. В этом случае предоставление информации обо всех членах семьи является обязательным условием.

Кроме того, некоторые данные о составе семьи можно почерпнуть из официальных документов: паспорта, свидетельства о рождении детей и т. д.

Обычно работодатели стремятся узнать о наличии детей и насколько часто будущий работник берет больничный по уходу за ними. Но отказ в приеме на работу по такой причине будет неправомерным.

Проверка службой безопасности на полиграфе

В настоящее время проверка на полиграфе (детекторе лжи) в обязательном порядке проводится для кандидатов на работу в МВД, силовые структуры и в случае, когда должностные обязанности предусматривают владение государственной тайной.

На сегодняшний день ФЗ № 478780-5 «О применении полиграфа» так и остается проектом, так что законность требования обязательного прохождения полиграфа весьма сомнительна.

А кандидаты, которые устраиваются в организации, не относящиеся к вышеуказанным, могут оказаться от прохождения данной проверки.

Для работодателя важно, чтобы будущий специалист был ответственным и компетентным, а для работника проверка — возможность проявить себя с наилучшей стороны, а также признак того, что организация ответственно подходит к выбору работников и заинтересована в долгосрочном сотрудничестве.

Проверка кандидата службой безопасности при трудоустройстве


Уполномоченные службы занимаются проверкой кандидатов при приеме на работу с целью предотвращения морального либо имущественного урона организации. Контроль осуществляется и в отношении вновь поступающих, и касаемо действий сотрудников внутри организации. Преступные действия легче предупредить, чем заниматься ликвидацией последствий, и по этой причине службы контроля задействуют, чтобы проверить сотрудников при приеме на работу.

Вам может быть интересно: Как успешно пройти тест при приеме на работу?

Перед началом трудовых отношений осуществляется проверка подлинности паспорта, диплома и анализ достоверности заявленных данных. Кроме предоставленной соискателем информации, собираются другие данные о качествах вновь поступающего, чтобы минимизировать риски причинения ущерба. Обычно проверяется:

  1. Наличие судимости и правонарушений административного характера. Например, большое количество штрафов за нарушение правил вождения – веская причина не брать на позицию водителя такого соискателя.
  2. Сведения о прошлых местах трудовой деятельности и мнение прошлых работодателей.
  3. Наличие заболеваний и зависимости от алкоголя или наркотиков.
  4. Кредитная история. Просроченные кредиты характеризуют соискателя как ненадежного человека.
  5. Информация о семье.

ВАЖНО! Отказ в приеме на работу с судимостью допустим в том случае, если официально имеется запрет на работу с судимостью на данной должности. Во всех остальных случаях погашенная судимость не является причиной для отказа.

Для проведения проверки служба безопасности использует открытые источники, но в основном сотрудники этого подразделения имеют контакты в соответствующих ведомствах и получают сведения о будущих сотрудниках из собственных источников. Сведения из аккаунтов соцсетей рассматриваются как инструмент составления психологического портрета работника и оценки качеств кандидата.

Проверка длится в зависимости от цели и уровня вакансии. При наличии сомнений кандидатов на должности топ-менеджеров могут проверять несколько месяцев. Результаты подаются в виде рапорта, на основании которого принимается решение о трудоустройстве.

Что проверяет служба безопасности

Основательная проверка при приеме на работу занимает достаточно много времени, это сложный и затратный процесс, который целесообразно проводить только в отношении кандидатов, претендующих на должности, связанные с риском коррупции, утечкой информации и материальной ответственностью. Все большую популярность приобретает тестирование на полиграфе. Но чаще всего организации обращаются во внешние компании, которые занимаются сбором информации такого характера. Служба безопасности при проведении контролирующих действий обычно ставит цель собрать такие факты:

  1. Перечень организаций, где соискатель был учредителем, главным бухгалтером или руководителем. Запрашивается организационно-финансовое состояние тех компаний с целью выявления рисков промышленного шпионажа.
  2. Наличие судимости у кандидата или его причастности к преступным формированиям.
  3. Трудовая деятельность в конкурирующих организациях.

Если планируемая работа не относится к коммерческой тайне, то ограничиваются звонком предыдущему работодателю и беседой с сотрудниками службы безопасности.

По каким причинам можно не пройти проверку

Основной целью службы безопасности компании является выявить «чистоту» соискателя перед законом: не находится ли он в информационных базах силовых ведомств, есть ли связи с криминалом, невыполненные кредитные обязательства, привлекался ли к уголовной или административной ответственности. При трудоустройстве на некоторые должности выявляют, не состоит ли соискатель на учете в психиатрическом или наркологическом лечебном учреждении.

Рекомендуем к прочтению: Прохождение медкомиссии при трудоустройстве

Граждан призывного возраста проверяют на факт уклонения от воинской службы.

Иногда сотрудники службы безопасности интересуются данными близких родственников, сферой увлечений соискателя, наличием дурных привычек, склонности к азартным играм, кредитной историей, информацией из разговоров по мобильной связи.

Может быть отказано в приеме на работу и по следующим причинам:

  • есть несоответствия между сведениями в трудовой книжке и информацией в резюме;
  • негативная оценка руководства и коллег с предыдущего места работы;
  • соискатель неадекватно оценивает свои профессиональные навыки;
  • выявлен обман при собеседование.

Чтобы избежать дополнительных вопросов со стороны службы безопасности, лучше всего максимально правдиво изложить о себе всю информацию при собеседовании.

Для чего нужен кадровый аудит?

Сразу скажем, что кадровый аудит — мероприятие необязательное и проводится не так уж часто. Однако полагаем, что такую процедуру надо провести для:

— подготовки к инспекционной проверке соблюдения требований трудового, архивного, пенсионного, миграционного законодательства и др.;

— оценки рисков, связанных с конкретной ситуацией (риски, которые могут возникнуть при проведении проверки контролирующими органами, при рассмотрении трудового спора в суде, при профсоюзном контроле и др.);

— повышения профессионализма специалистов кадровой службы (обучение на допущенных нарушениях);

— оценки профессионализма сотрудников подразделения по работе с персоналом;

— разработки плана мероприятий по исправлению допущенных нарушений;

— оптимизации работы кадровой службы (минимизация затрат, построение системы привлечения к ответственности, поощрений и т. д.).

Кроме этого, аудит поможет оценить и проанализировать состояние кадровых документов при передаче документов при реорганизации, смене руководства (в том числе руководства кадровой службы), увольнении (приеме) сотрудников отдела персонала (кадров).

Своими силами или привлечь стороннюю компанию?

Повторим, что можно провести кадровый аудит собственными силами, а можно воспользоваться услугами сторонних компаний, благо таковых достаточное количество и выбрать есть из чего. При этом кадровый аудит — дело очень ответственное, ведь он непосредственно связан с конфиденциальными документами компании.

Если планируется выбрать внешнего аудитора, важно, чтобы услугу оказывали квалифицированные специалисты, работающие в данной области не первый год. Поинтересуйтесь, как часто аудиторская компания оказывает услуги по проверке кадрового делопроизводства, есть ли среди клиентов организации, схожие с вашей по роду деятельности. Помните, что услуги солидной консалтинговой фирмы, предлагающей аудит кадровой документации и имеющей в штате профессионалов, не могут стоить дешево.

Успех проведения кадрового аудита специалистами сторонней организации зависит и от того, как компания подготовлена к взаимодействию с аудиторами. Поэтому чаще всего перед началом аудита создается рабочая группа, состоящая из представителей компании, приглашенной для проведения аудита, и представителей компании-заказчика. Состав и количество приглашенных аудиторов во многом определяются сроками и объемом предстоящих работ, но однозначно требуется участие юристов и специалистов в области документационного обеспечения.

Если желания привлекать сторонних специалистов нет, да и финансирование этого не заложено, возможно проведение кадрового аудита своими силами. Однако, поставив соответствующую задачу перед работниками кадровой службы учреждения, следует помнить, что они не всегда готовы дать объективную оценку сложившейся ситуации, так как фактически будут проверять свою работу. Более того, штатные сотрудники могут «закрыть глаза» на некоторые ошибки, так как именно им придется их исправлять.

Полагаем, что если все-таки выбор будет сделан в пользу внутреннего аудита, лучше всего создать небольшое структурное подразделение для этого или комиссию, в которой обязательно должен быть специалист, разбирающийся в трудовом законодательстве и кадровом делопроизводстве, но не зависящий от тех лиц, чью работу он будет проверять, например, юрист.

Нормативная база для проверки кадровой документации

Для начала назовем основные нормативные акты, которыми необходимо руководствоваться при проверке кадровой документации. Основными из них являются:

— Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 «О трудовых книжках» (вместе с Правилами ведения и хранения трудовых книжек);

— Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек» (далее — Инструкция по заполнению трудовых книжек);

— Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление N 1);

— Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения»;

— Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных»;

— ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;

— Трудовой кодекс.

Кроме этого, существует достаточное количество ведомственных нормативных актов, которыми регламентированы делопроизводство, порядок ведения личных дел или урегулированы иные аспекты трудовых отношений. Эти акты также необходимо изучить и применять при инспектировании кадровой документации.

Что проверяем?

Мы не будем рассматривать, как проводит аудит консалтинговая организация на основании гражданско-правового договора, а остановимся на внутреннем аудите. Порядок его проведения зависит от целей. Можно проверить все сферы ведения и оформления кадровых документов, а можно лишь один участок, например, трудовые договоры. В любом случае первым шагом к началу аудита будет издание приказа о проведении проверки, которым назначается проверяющий или создается комиссия по проведению аудита. В приказе же можно определить тему проверки.

Приведем примерный образец приказа.

Муниципальное бюджетное образовательное учреждение

«Средняя общеобразовательная школа N 72»

16 мая 2012 года г. Нижний Новгород

Приказ N 42

о проведении кадрового аудита

Для улучшения работы отдела кадров и минимизации рисков, связанных с неправильным ведением кадровой документации,

Приказываю:

1. Провести внутренний кадровый аудит по теме «Оформление приема на работу и предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков» с 28 мая по 5 июня 2012 года.

2. Назначить председателем комиссии по проведению аудита заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

3. Включить в состав комиссии:

— заместителя директора по административно-хозяйственной работе Золотову О. Л.;

— учителя русского языка и литературы Парамонову В. С.;

— юрисконсульта Лопухова И. Р.

4. Представить отчет о проведенной проверке до 08.06.2012.

5. Контроль исполнения настоящего приказа возложить на заместителя директора по учебно-воспитательной работе Волкову А. Г.

Директор Комова /Л. В. Комова/

С приказом ознакомлены:

Волкова А. Г. 16.05.2012, Волкова

Золотова О. Л. 16.05.2012, Золотова

Парамонова В. С. 16.05.2012, Парамонова

Лопухов И. Р. 16.05.2012, Лопухов

Если тема проверки определена, то руководителю отдела кадров остается лишь подготовить необходимые документы. Если же аудит проводится при смене руководства службы персонала или при передаче дел от одного специалиста другому, необходимо определить перечень документов, подлежащих инспектированию.

Помните, что есть перечень обязательных документов, которые должны быть в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы и формы собственности. К таким документам относятся:

1. Штатное расписание. Скажем сразу, что о данном документе в Трудовом кодексе есть лишь упоминание, но указания на обязательность его составления нет. Постановлением N 1 унифицирована форма этого документа — Т-3. Отметим, что контролирующие органы, будь то государственная инспекция труда, прокуратура или налоговики, практически всегда его запрашивают: из расписания ясны структура учреждения, фонд оплаты труда, надбавки и доплаты работникам.

2. График отпусков. Обязательность данного документа не ставится под сомнение, так как в ст. 123 ТК РФ прямо говорится, что ежегодные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не менее чем за две недели до наступления нового года. Форма графика Т-7 также унифицирована Постановлением N 1.

3. Личные карточки — формы Т-2 и Т-2ГС (МС). Их обязательно ведут на каждого работника, так как с каждой вносимой в трудовую книжку записью работодатель обязан ознакомить работника под роспись в его личной карточке — в ней в силу п. 23 Правил ведения и хранения трудовых книжек повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

4. Личные дела. Обязанность по их ведению установлена для отдельных категорий работников, к которым относятся государственные гражданские служащие, муниципальные служащие, сотрудники таможенных органов и пр.

Порядок ведения личных дел государственных гражданских служащих установлен Указом Президента РФ от 30.05.2005 N 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела». Для государственных служащих субъекта РФ порядок ведения личного дела устанавливается нормативными актами этого субъекта. Например, для служащих г. Москвы он определен Указом мэра г. Москвы от 15.06.2011 N 44-УМ, а для государственных служащих г. Санкт-Петербурга — Постановлением Правительства г. Санкт-Петербурга от 30.06.2008 N 773.

5. Табель учета рабочего времени (формы Т-12, Т-13) также должен быть в каждом учреждении, поскольку ст. 91 ТК РФ обязывает работодателя вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником.

Обратите внимание! Раньше органы государственной власти, управления государственных внебюджетных фондов, управления территориальных государственных внебюджетных фондов, местного самоуправления, бюджетные учреждения, органы, осуществляющие кассовое обслуживание исполнения бюджетов бюджетной системы России, для учета рабочего времени пользовались табелем по форме 0504421, утвержденной Приказом Минфина РФ от 30.12.2008 N 148н. Однако ввиду того, что он утратил силу с 01.01.2011 (Приказ Минфина РФ от 01.12.2010 N 157н), применяется форма из Приказа Минфина РФ от 15.12.2010 N 173н — 0301008, а это точная копия формы Т-13.

6. Трудовые книжки установленного образца являются основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника. Вести их обязан каждый работодатель (за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ).

В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе. Сведения о взысканиях в книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

Обратите внимание! Проверьте, назначено ли лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, все ли они зарегистрированы в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Кроме этого, просмотрите записи в трудовых книжках — они должны быть сделаны на основании приказов.

7. Трудовые договоры или служебные контракты. Трудовой договор — соглашение между работодателем и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу по обусловленной трудовой функции, обеспечить условия труда, своевременно и в полном размере выплачивать зарплату, а работник обязуется лично выполнять определенную этим соглашением трудовую функцию, соблюдать правила внутреннего трудового распорядка, действующие у данного работодателя.

8. Приказы по личному составу:

— о приеме на работу (формы Т-1, Т-1а);

— о переводе на другую работу (формы Т-5, Т-5а);

— о предоставлении отпуска (формы Т-6, Т-6а);

— о направлении в командировку (формы Т-9, Т-9а);

— о поощрении (формы Т-11, Т-11а);

— о прекращении (расторжении) трудового договора (формы Т-8, Т-8а).

Данные унифицированные формы должны применять все организации, осуществляющие деятельность на территории РФ, независимо от формы собственности (п. 2 Постановления N 1).

Проверяя данные приказы, необходимо убедиться в наличии документов — оснований для их издания. Довольно часто они отсутствуют — ссылка в приказе на соглашение, заявление или иной документ есть, а самого его нет. Это нарушение.

9. Приказы по основной деятельности. Необходимо проверить наличие в них подписей руководителя, виз согласования. Напомним, что такие приказы должны храниться отдельно от приказов по личному составу.

Отметим, что надо не просто проверить наличие данных документов, но и обратить внимание на то, как они составлены. Например, в силу требований ст. 67 ТК РФ трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах, каждый из которых подписывается сторонами. Один экземпляр передается работнику, другой хранится у работодателя. Получение экземпляра трудового договора работником должно подтверждаться его подписью на экземпляре, хранящемся у работодателя. Статьей 57 ТК РФ определены условия, которые должны быть включены в текст трудового договора.

А вот со служебным контрактом все обстоит иначе. Помимо того, что федеральным законом определено его содержание, Указом Президента РФ от 16.02.2005 N 159 утверждена примерная форма контракта о прохождении государственной гражданской службы и замещении должности государственной гражданской службы. Поэтому проверьте, чтобы контракты соответствовали требованиям законодательства не только по содержанию, но и по форме. А в части содержания отметим, что, например, важнейшим объектом проверки приказов об увольнении будет указание в них причины и основания увольнения. На основании ст. 84.1 ТК РФ они должны быть указаны в точном соответствии с формулировками ТК РФ или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи. Проверяя содержание трудовых договоров, заострите внимание на наличии условий, которые в силу ст. 57 ТК РФ обязательны для включения в их текст.

Локальные нормативные акты, книги, журналы учета

Начнем с того, что на основании ст. 8 ТК РФ работодатели, за исключением работодателей — физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями. Положения таких актов не должны ухудшать положение работника по сравнению с тем, что установлено трудовым законодательством.

Следующие документы также необходимо проверить.

1. Правила внутреннего трудового распорядка. Согласно ст. 189 ТК РФ этот документ регламентирует порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемые к работникам меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы регулирования трудовых отношений у данного работодателя.

2. Инструкции по охране труда. Они обычно состоят из требований охраны труда перед началом работы, во время нее и по окончании, а также содержат порядок действия в аварийных ситуациях. Разрабатываются эти инструкции исходя из должности работника, его профессии или вида выполняемой им работы, на основе межотраслевой или отраслевой типовой инструкции по охране труда, межотраслевых или отраслевых правил по охране труда, требований безопасности, изложенных в эксплуатационной и ремонтной документации организаций — изготовителей оборудования, технологической документации организации, с учетом конкретных условий производства на основе Методических рекомендаций.

3. Положение о хранении и защите персональных данных работников (или иной документ, устанавливающий порядок их хранения и использования). Составление данного локального акта обязательно в силу требований ст. 87 ТК РФ.

4. Положение об оплате труда или иной локальный нормативный акт, регламентирующий систему оплаты труда в учреждении и премирования сотрудников. Это положение обязательно в силу ст. 135 ТК РФ — системы оплаты труда, включая размеры тарифных ставок, окладов (должностных окладов), доплат и надбавок компенсационного характера, в том числе за работу в условиях, отклоняющихся от нормальных, системы доплат и надбавок стимулирующего характера и системы премирования, устанавливаются коллективными договорами, соглашениями, локальными нормативными актами в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.

Помимо названных существуют и другие необходимые документы — обязательные для некоторых организаций в силу специфики их деятельности, например, график сменности, перечень должностей с ненормированным рабочим днем, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, положение о коммерческой или иной охраняемой законом тайне.

Если в учреждении разработаны иные локальные нормативные акты, регламентирующие какую-то область трудовых отношений, рекомендуем проверить их на предмет наличия условий, ухудшающих положение работника по сравнению с установленным трудовым законодательством, и юридической силы (учтено ли в необходимых случаях мнение представительного органа работников, утвержден ли документ руководителем учреждения, ознакомлены ли с актом работники и пр.). Это могут быть:

— коллективный договор;

— договор о коллективной материальной ответственности;

— положение об адаптации работников;

— положение о порядке прохождения испытательного срока;

— положение о проведении аттестации работников.

Рекомендуем особо внимательно отнестись к проверке должностных инструкций. С одной стороны, они не являются обязательными, с другой — на основании ст. 57 ТК РФ обязательным условием трудового договора является трудовая функция, а она прописывается либо в трудовом договоре, либо, чтобы его не загружать, в должностной инструкции. Поэтому иногда инструкция просто необходима.

Перейдем к журналам, среди которых, как и среди локальных нормативных актов, есть обязательные для ведения.

Наименование журнала Нормативный акт
Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним Пункты 40, 41 Правил ведения и хранения трудовых книжек, форма установлена приложением 3 к Инструкции по заполнению трудовых книжек
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее Те же
Журнал учета проверок Статья 16 Федерального закона от 26.12.2008 N 294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Форма журнала утверждена Приказом Минэкономразвития РФ от 30.04.2009 N 141

Кроме названных обязательных журналов в учреждении могут вестись иные журналы для систематизации информации по кадровому учету, такие как:

— журналы учета трудовых договоров, приказов по личному составу, личных дел, листов нетрудоспособности;

— журнал ознакомления с локальными нормативными актами;

— журнал выдачи командировочных удостоверений, справок.

Проверяя журналы и книги учета, обратите внимание на их оформление. Все листы журналов должны быть пронумерованы, сами журналы прошнурованы, скреплены сургучной печатью или опломбированы и заверены руководителем организации. Никаких исправлений в журналах регистрации не допускается. Также необходимо удостовериться, что в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним заполнены все графы, в ней нет исправлений, данная книга прошнурована и опечатана.

Примечание. Анализ системы регистрации и систематизации документов очень важен, поскольку даёт информацию о том, как в учреждении организована система хранения документов.

Аудит программного обеспечения

В настоящее время большинство учреждений ведет кадровую документацию с помощью специализированных программных продуктов, а это значит, что проверять придется и их.

Инспектируя, обязательно проверьте, обеспечивает ли программа возможность ведения кадровой документации в соответствии с требованиями действующего законодательства (возможно, что разработчики программного продукта «потеряли» отдельные необходимые реквизиты), все ли унифицированные формы содержатся в программе, насколько часто она обновляется, все ли формы документов актуальны.

Следующий немаловажный аспект, который нужно проверить, — порядок доступа к программному обеспечению и (или) создаваемой кадровой документации. При этом необходимо выяснить, кто из сотрудников компании связан с обработкой данных о персонале, и удостовериться в том, что система исключает возможность доступа к электронным формам документов тех сотрудников, в чьи служебные обязанности не входит работа с такими данными.

Аудит программного обеспечения работы кадрового подразделения позволит определить возможные каналы несанкционированного доступа или утраты кадровой информации, а также оценить целесообразность использования конкретного программного продукта.

Итак, в ходе аудита кадровой документации проверяются наличие обязательных документов, правильность оформления, а также соответствие содержания документов требованиям законодательства.

Сам процесс проведения проверки лучше документировать, чтобы потом при составлении итогового отчета не забыть что-нибудь важное.

Итоги аудита документов кадровой службы

Последним этапом проверки документов станет составление отчета, в котором будет описано текущее состояние дел, указаны проблемные зоны и возможные риски. Также обычно в отчете дают рекомендации по устранению выявленных нарушений трудового законодательства и недочетов, а также сообщают о возможном наказании, если нарушения не будут устранены (см. на стр. 45).

В случае аудита кадровой документации при смене руководства кадровой службы или специалиста по кадровому делопроизводству к заключению дополнительно нужно составить акт приема-передачи дел, приложением к которому будет перечень трудовых книжек (с указанием Ф. И.О. владельца, серии и номера трудовой книжки и вкладышей (при их наличии)).

В заключение отметим, что при периодическом проведении аудита кадровой документации у работодателя есть возможность избежать санкций со стороны контролирующих органов — штрафов, приостановления деятельности организации, уголовной ответственности. Кроме того, если аудит проводится собственными силами, у кадровых работников появляется возможность повысить свой профессиональный уровень, обнаружив и исправив собственные ошибки.

И помните, правильное ведение кадровой документации — залог успешного разрешения конфликтов с работниками и контролирующими органами.

Выявленные нарушения Нарушенный нормативный акт Возможное наказание Рекомендации по исправлению
1. Штатное расписание и документы по оплате труда
Установлена вилка окладов в штатном расписании Статьи 3, 20, 22, 132 ТК РФ. Нарушен принцип одинаковой оплаты за равный труд Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) Разработать дифференцированную систему оплаты труда, например, ввести доплату работникам, имеющим дополнительные качества
2. Трудовые книжки
В раздел «Сведения о поощрении» внесена запись о приеме на работу Пункт 3.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) Оформить вкладыш в трудовую книжку и перенести в него ошибочно внесенные в раздел «Сведения о поощрении» записи
3. Приказы об увольнении работника
В основании расторжения не указывается часть статьи Трудового кодекса Формы Т-8, Т-8а, ст. 84.1 ТК РФ Административный штраф от 1 000 до 50 000 руб. либо административное приостановление деятельности организации на срок до 90 суток (ст. 5.27 КоАП РФ) Указывать в дальнейшем
4. Журналы регистрации и учета кадровых документов
Нет журнала учета мероприятий по контролю Статья 16 Федерального закона N 294-ФЗ Оформить
5. Иные нарушения
Не проводится проверка на наличие дисквалификации при приеме работников на руководящие должности Статья 32.11 КоАП РФ Административный штраф до 100 000 руб. (ст. 14.23 КоАП РФ) Перед заключением трудового договора с работниками, претендующими на руководящую должность, направлять запрос о возможной дисквалификации физического лица в ФНС, ведущую реестр дисквалифицированных лиц

13 признаков того, что вы провалили собеседование

Иногда в ходе собеседования уже становится понятно, что кандидат не подходит на должность, но сказать ему об этом прямо не поворачивается язык. Вместо того, чтобы выбросить резюме в корзину и резко свернуть собеседование — всё-таки человек потратил время на эту встречу — вежливые рекрутеры меняют ход и настроение беседы, используя особые фразы или жесты. Вот несколько маркеров, по которым можно прочитать мысли собеседника по поводу вашей судьбы в этой компании.

  • Рекрутер ускоряет ход собеседования, под любым предлогом пытаясь его завершить (срочный вызов к руководству, надо срочно позвонить и т. д.). Время интервью сокращается с запланированных 30–45 минут до 10–15.
  • Собеседование принимает формальный характер, без рассказов о структуре отдела, о компании, потенциальных руководителях, ближайших задачах.
  • Небольшое количество стандартных вопросов в стандартной последовательности. Вас не спрашивают про нюансы прежней работы, про другие сферы жизни, семью, хобби.
  • Собеседование приобретает формат «вопрос-ответ», без «продажи» вакансии. Вам не расхваливают компанию, в которой вы не будете работать.
  • Обхождение «острых», неоднозначных вопросов, обсуждение которых может вызвать спор.

Полина Трифонова эксперт, Правовой Сервис 48prav.ru

Такое собеседование похоже на «короткую милую болтовню» с дежурными вопросами и такими же дежурными ответами. Скорее дань уважения тому, что кандидат потратил свое время и приехал на встречу.

  • Вам не предлагают тестового задания.
  • Вам неожиданно озвучивают такие требования к квалификации, которые вы не можете подтвердить.

Татьяна Лаврентьева HR-директор ООО «ПРО-ВИЖЕН КОММУНИКЕЙШНЗ»

Мы всегда стараемся открыто в вежливой форме сообщить кандидату о том, что по ряду профессиональных качеств он не соответствует вакансии, на которую претендует. Иногда мы даже даем советы: над чем поработать, на какие направления в отрасли и на какие вакансии обратить внимание. Но порой отказать человеку прямо действительно невозможно, и тогда есть несколько способов «намекнуть» об этом. Проницательный человек поймет, что его просят не рассчитывать на вакансию и продолжать поиск.

Наконец, можно прибегнуть к технике наводящих вопросов, которые наглядно покажут кандидату, в чем именно он некомпетентен. Зачастую соискатель довольно быстро понимает, что не справится с обязанностями, и сам готов отказаться от места.

  • Рекрутер больше не задает уточняющие вопросы по опыту и по мотивации, а до этого в первой части интервью подобных вопросов было достаточно и он живо интересовался всем, что вы говорили.
  • Рекрутер не спрашивает вас, состоите ли вы в конкурсе на вакансии в других компаниях, сделал ли вам кто-либо предложения по работе и когда вам нужно принять решение, то есть не интересуется вашим текущим статусом в поиске работы.

Светлана Катаева управляющий партнер кадровой компании AVRIO Group Consulting

Как правило, кандидаты решают, «провалили» они собеседование или нет, не по поведению и словам рекрутеров, а по своим личным ощущениям, которые, конечно, субъективны. Профессиональные рекрутеры никогда не покажут на интервью кандидату, что оно полностью «завалено». Ведь оценка кандидата идет после интервью, в сравнении с другими претендентами на эту должность.

Хотелось бы привести пример, когда кандидаты не понимают, что завалили интервью, а рекрутер этого не показывает. Одна кандидатка проходила интервью финальное интервью с руководителем на позицию его личного помощника. До этого она успешно прошла интервью с рекрутером, и формально по опыту вполне подходила на эту вакансию.

В заключительной части интервью руководитель предложил кандидатке задать 2 самых важных, на ее взгляд, вопроса. Первый вопрос: через какое время можно ожидать повышения по зарплате, второй: как долго нужно будет работать личным помощником. Руководитель улыбнулся, вежливо ответил на оба вопроса и сказал эту замечательную фразу «Мы с вами свяжемся в случае положительного решения», но, как вы понимаете, интервью было провалено.

  • Рекрутер явно теряет интерес — перекладывает бумаги, просто смотрит по сторонам или на часы.
  • Рекрутер часто прерывает собеседование, активно отвечая на звонки или смс.

Ольга Никитина начальник отдела по подбору персонала компании «Биплан» Я стараюсь не доносить собеседнику отрицательную информацию напрямую. Бывали случаи, когда мы возвращались к «сомнительному» кандидату спустя некоторое время. В основном, из-за того, что все остальные оказывались немного хуже. Одна из деталей, на которую вам стоит обратить внимание, если вы проходите у нас собеседование: чай или кофе. Минут через 15 после начала собеседования, я прошу секретаря принести мне один из напитков. Когда мне комфортно и разговор проходит интересно, я выбираю чай. Но если мне по-настоящему скучно и необходимо взбодриться, то я выбираю кофе.

  • Рекрутер слишком часто смотрит в резюме, как будто видит его впервые. Хороший рекрутер подготовится к интервью и изучит все ваши документы заранее.
  • Время следующего контакта не уточняется.

Алла Мартынова эксперт Русской Школы Управления

Стоит выделить три ситуации, в зависимости от того, с кем происходит собеседование. Это может быть представитель кадрового агентства, внутренний рекрутер компании или непосредственный руководитель.

Специалист кадрового агентства может оценивать кандидата не только на обозначенную вакансию, а «на перспективу» — ведь если кандидат приглашен, то его резюме и опыт в целом интересны, поэтому имеет смысл получить о кандидате полное представление и включить его в кадровую базу. Здесь отказ может быть озвучен прямо на собеседовании, и в этом ничего нет плохого, наоборот, человеку, который находится в процессе поиска работы, ценно время, и возможность получить определенный ответ быстро — это большой плюс.

Внутренний рекрутер компании оценивает кандидата для конкретной позиции, при этом часто в голове «прокручивает» сравнение с уже существующими кандидатами, и если вы это сравнение проигрываете, он может принять решение практически сразу в процессе собеседования.

Похожая ситуация и при собеседовании с непосредственным руководителем, хотя в данном случае, как ни странно, у кандидата, который не совсем подходит, шансов на положительный ответ может быть больше — руководитель, проводя собеседование, основывается не на формальных характеристиках, а на общем впечатлении и не стремится принимать решение сразу, а хочет «посмотреть всех», прислушаться к своему внутреннему голосу и всё тщательно взвесить. А на это нужно время.

В любом случае, отказы на собеседовании (особенно, если они обоснованы) — это возможность скорректировать свое поведение, ожидания по позиции и вознаграждению и определиться с действительно подходящей вакансией.

Кодовые фразы, которые точно сигнализируют о провале

  • Мы рассматриваем еще несколько резюме, и решение, вероятно, будет принято нескоро.
  • Мне кажется, у нас вам будет неинтересно, это для вас будет шаг назад.
  • Сейчас поиск по данной вакансии приостановлен, потому что есть кандидат-финалист.
  • К сожалению, эта позиция стала неактуальной, но мы будем иметь вас в виду, как только снова возникнет необходимость в таком специалисте.
  • Нужно посоветоваться с коллегами. (Безусловно, некоторые позиции предполагают коллегиальное решение. Но если вашу кандидатуру собираются отстаивать, то эти слова вы никогда не услышите.)
  • Фразы с «если». «Если директор заинтересуется вашей кандидатурой, то я вас приглашу», «Если к моменту следующего этапа вы будете еще свободны…». «Если» значит сомнение.
  • Согласование финального кандидата занимает достаточно длительное время.
  • Мы хотим найти кандидата с самым богатым опытом в этой сфере.

Галина Евтягина директор по персоналу консультационной компании «КРАМ»

Бывает, что с кандидатом за время собеседования устанавливаются достаточно доверительные отношения, и тогда возникает желание дать что-то взамен за его бесполезно потраченное время. Тогда можно провести краткий аудит его резюме и сопоставить текст с целями кандидата — ведь почему-то мы его пригласили на основании резюме, а он нам все-таки не подошел… Кандидаты бывают за это благодарны, это хоть и небольшая, но помощь в поиске нужной работы.

LiveInternetLiveInternet

Цитата сообщения Александр_Лобков как отвечать на психологические тесты?

Часто для прикола или в целях самопознания мы отвечаем на психологические тесты… иногда — мы просто вынуждены на них отвечать при приеме на работу… так почему же не разобраться с тайнами психологического тестирования?

Психологический тест № 0 Необъективность ответа (считаю это тест вообще самым важным)
Если Вы не умеете правильно отвечать на подобные вопросы — Ваше психологическое тестирование будет вообще бессмысленно:
У Вас бывает плохое настроение?
Вы бываете порой неправы?
Иногда Вы ошибаетесь?
Бывает ли что Вы обижаете своих близких?
Бывает ли что Вы не можете сосредоточиться?
Иногда Вы не все успеваете сделать?
Бывают ли у Вас неудачные дни?
==============
Если на подобные вопросы Вы больше 1-2 раз отвечаете нет? Значит у Вас есть склонность говорить о себе не правду — а это значит, что Вы можете вообще не пройти собеседование у психолога при приеме на работу… значит Вы не объективны к себе… это значит что на психологические тесты Вам отвечать вообще бессмысленно! Вы слишком часто врете и результаты Ваших тестов будут часто необъективны.

Психологический тест № 1. Ваши любимые цвета — тест Люшера
Вам нужно расположить карточки разных цветов в порядке, начиная от самого приятного до самого неприятного. Что это значит? Данный тест направлен на определение эмоционального состояния. Каждая карточка символизирует потребности человека:
красный цвет — потребность в действии
желтый — потребность в устремлении к цели, надежда
зеленый — потребность самоутверждаться;
синий — потребность в привязанности, постоянству;
фиолетовый — уход от реальности;
коричневый — потребность в защите;
черный — депрессия.
Расположение карточек значит следующее: первые две — стремления человека, 3 и 4 — истинное положение дел, 5 и 6 — равнодушное отношение, 7 и 8 — антипатия, подавление.
Ключ к тесту: в первой четверке обязательно должны быть красный, желтый, синий, зеленый — в каком именно порядке, не так существенно. Расположение карточек в порядке близком к исходному рисует портрет целеустремленного, деятельного человека

Психологический тест № 2. Урок рисования
Вам предлагают нарисовать дом, дерево, человека. Что это значит? Считается, что так человек может продемонстрировать свое самовосприятие в мире. В данном психологическом тесте значение имеет каждая деталь: расположение рисунка на листе (расположенный по центру, пропорциональный рисунок говорит об уверенности в себе), единая композиция из всех объектов свидетельствует о целостности личности, какой вид объекта будет отображен.
Важно также и что нарисуют первым: дом — потребность в безопасности, человека — зацикленность на себе, дерево — потребность в жизненной энергии. К тому же, дерево — метафора стремлений (дуб — уверенность в себе, ива — наоборот — неуверенность); человек — метафора восприятия себя другими людьми; дом — метафора восприятия себя самим человеком (замок — самолюбование, покосившаяся хижина — низкая самооценка, недовольство собой).
Ключ: ваш рисунок должен быть реалистичен и пропорционален. Чтобы продемонстрировать свою коммуникабельность и готовность работать в коллективе, не забудьте о таких деталях: дорога к крыльцу (контактность), корни у дерева (связь с коллективом), окна и двери (доброжелательность и открытость), солнце (жизнерадостность), плодовое дерево (практичность), домашнее животное (забота).

Психологический тест № 3. Рассказ
Вам показывают картинки с изображением людей в различных жизненных ситуациях и просят их прокомментировать: что происходит; о чем думает человек; почему он так поступает?
Что это значит? Исходя из толкования картинок, можно определить ведущие жизненные сценарии человека, иными словами — «у кого что болит — тот о том и говорит». Считается, что человек проектирует ситуации на картинках на свою жизнь и выдает свои страхи, желания, взгляд на мир. Так, например, если на картинке изображен плачущий или смеющийся человек, то ожидается, что, комментируя ее, вы расскажете о своих мотивах радости или грусти.
Ключ: необходимо контролировать свои ответы и истолковывать картинки в максимально позитивном ключе.

Психологический тест № 4. Клякса — тест Роршаха
Вам показывают картинки с изображением бесформенной кляксы (как правило, симметричной) и просят рассказать, что вы видите. Что это значит? Этот психологический тест чем-то похож на предыдущий, он так же выявляет ваше истинное отношение к миру. Позитивное трактование картинок (например — общение людей) говорит о вас как о деятельном, общительном, позитивном человеке, негативное (в кляксе вы разглядели монстра, опасное животное) говорит о том, что у вас много необоснованных страхов или же глубокий стресс.
Ключ: если картинка у вас ассоциируется с чем-то явно негативным, прокомментируйте ее в нейтральном ключе. Например, не говорите: «Вижу людей, которые ссорятся», а скажите: «Люди эмоционально общаются».

Психологический тест № 5. IQ тест
Вам предлагают за определенный промежуток времени (от 30 мин) ответить на несколько вопросов (от 40 до 200) разной направленности — от математических задачек до логических головоломок. Что это значит? Данные психологические тесты предназначены для определения так называемого Коэффициента Интеллекта. Хоть их действенность все чаще вызывает сомнения (если у человека низкие показатели — это не обязательно значит, что он тупой, возможно, у него нестандартное мышление или он просто банально невнимателен), тесты уже много лет сохраняют и увеличивают свою популярность. Наиболее распространены IQ тесты Айзенка.
Ключ: будьте максимально внимательны, очень много вопросов с подвохом. Если время истекает, а вопросов еще много — не оставляйте их без решения, проставьте ответы наугад, что-то наверняка угадаете.
================
Если Вы проходите тесты при приеме на работу — будьте спокойны во время собеседования… но не будьте пофигистом — Ваша мотивация должна присутствовать но она не должна зашкаливать….
Самое главное! Вообще не зацикливайтесь на тестах.
Чем Вы нестандартнее, чем Вы мыслите оригинальнее, тем меньше тесты о Вас говорят правду.
Учителя в средней школе считали физика Эйнштейна и изобретателя Эдисона умственно ограниченными…
Кто теперь помнит этих учителей… и кто в итоге оказался прав?

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *