Какие справки?

Справка – это документ, доказывающий либо опровергающий какой-то факт.

У нее много разновидностей, в зависимости от цели, содержания и места предоставления.

Выдача справок – не право, а обязанность работодателя, который перед законом отвечает за достоверность представленной в ней информации.

Передача неверных сведений, не подкрепленных документами данных, может повлечь за собой административное наказание в виде штрафа.

Поэтому составление справки требует внимательности и соблюдения всех формальностей.

Содержание

Общие требования

Ст.62 Трудового кодекса дает право работникам получать сведения о своей деятельности, не давая объяснений о том, для каких целей потребовалась справка.

Работодатель обязан в трехдневный срок предоставить всю имеющуюся у него информацию.

Заявка от сотрудников оформляется в виде заявления, где указывается состав необходимых ему сведений.

Справка выдается лично в руки только самому заявителю. Давать сведения о трудовой деятельности чужого человека работодатель не имеет право в связи с законом о защите персональных данных (ФЗ-152).

Образец заявления на выдачу справки с места работы.

Вне зависимости от типа справки к его оформлению предъявляют ряд требований:

  1. Справка печатается на бланке учреждения.
  2. Адресат указывается в правом верхнем углу либо в конце текста.
  3. Сведения об учреждении, выдавшем справку должно быть максимально подробным. Указывается полное наименование организации с юридическим адресом. Не допускаются сокращения в написании структурного подразделения, где трудиться работник, его должности.
  4. Указывается контактный телефон специалиста, ответственного за составление документа, его Ф.И.О.
  5. Если справка содержит сведения о заработной плате сотрудника, указываются банковские реквизиты, ИНН, обязательно наличие подписи главного бухгалтера.
  6. Любые сведения в справке обязаны иметь документальное подтверждение. Например, период работы, переводы, отпуска пишут на основании приказов по личному составу.
  7. Плата за составление документа не взимается. Трудовой кодекс обязывает работодателя предоставлять справку безвозмездно.
  8. Документ заверяется печатью и подписью руководителя, если права подписи не делегировано другому должностному лицу.

Все справки имеют исходящий номер. Целесообразно для данного вида документа завести отдельный журнал регистрации. Но если в организации маленький объем документооборота, возможно регистрация справок в общем журнале исходящих документов.

Необходимо иметь в виду, что некоторые виды справок имеют установленную форму, которая едина для всех учреждений, не зависимо от их форм собственности. Например, справка о доходах – это 2 НДФЛ. Если она составлена неправильно или не на том бланке – считается недействительной.

Скачать бланк справки по форме 2 НДФЛ.

Какие виды существуют?

В делопроизводстве различают несколько видов справок:

  • служебные;
  • личные;
  • архивные.

Работникам выдаются личные справки, так как именно они содержат в себе сведения об их рабочей деятельности. Архивные справки могут понадобиться при выходе на пенсию со старых мест работы. Их затребывают пенсионный фонд, судебные органы.

Куда могут предоставляться?

В соцзащиту

Семьям, признанным малоимущими, государство выплачивает ежемесячное пособие. Они также имеют право на получение субсидий.

Для его назначения в соцзащиту приносят справку с работы о своих доходах за последние 3 месяца, в котором указывается следующая информация:

  • наименование организации, его реквизиты;
  • Ф.И.О. работника, должность и структурное подразделение;
  • с какого времени трудиться на предприятии;
  • помесячный доход.

При этом обязательно определяют вид дохода: заработная плата или пособие. Размер алиментов от общей суммы вычитывается (если работник их платит). Основанием для справки являются лицевые счета и расчетные ведомости.

В институт

Работнику-студенту справка может понадобиться в следующих случаях:

  • нет возможности прийти на экзамен в связи с командировкой или производственной необходимостью;
  • заочникам для подтверждения факта работы.

Составляется на обычном бланке для письма с указанием времени начала работы и должности. Вместо конкретного адресата пишется фраза «для предоставления по месту требования».

Пример оформления справки с места работы для ВУЗа.

Для центра занятости

Данный вид справки необходим бывшим работникам при постановке на учет в центр занятости для определения размера пособия. Указывается:

  • период работы в организации;
  • режим работы;
  • средний заработок за последние 3 месяца;
  • были ли неоплачиваемые периоды за 12 месяцев до увольнения (больничные, административные, время простоя, отпуск по уходу за ребенком до 3-х лет).

Скачать бесплатно шаблон справки для центра занятости.

Для УФМС

Миграционная служба просит предоставить иностранных граждан информацию об их финансовом состоянии.

Выдаваемая работодателем справка подтверждает фактическое место работы предъявителя, его должность, размер зарплаты.

Документ заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, ставится круглая печать.

Для банка

Перед принятием решения о предоставлении кредита банк проверяет своих потенциальных клиентов на кредитоспособность. Основной документ, отражающий финансовое состояние работника – это справка о доходах, предоставляемая с места работы.

В ней содержаться сведения о получаемом доходе и производимых удержаниях. Обязанность работодателя – четко, без завышения указать реальный размер получаемой зарплаты.

Для каких нужд?

Для чего нужна справка с места работы?

Для больничного

Для расчета больничных существует специальная справка, которую сотрудник приносит с предыдущего места работы. Форма для всех организаций единая, утвержденная Минсоцразвития РФ.

Содержит в себе сведения обо всех выплатах и вознаграждениях, в том числе заработной плате, на которые начислялись страховые взносы. Раньше справка выдалась лишь по требованию работника, но с 2011 года работодатель обязан предоставлять его каждому уволившемуся сотруднику вместе с остальными документами.

Бывший работник получает подобную справку на основании письменного заявления в течение трех рабочих дней. В справке содержаться следующие сведения:

  1. О сумме заработка за два предшествующих увольнению года и за текущий.
  2. Количество дней приходящихся на:
  • отпуск по беременности и родам;
  • отпуск по уходу за ребенком;
  • временную нетрудоспособность;
  • период освобождения с работы с сохранением зарплаты, если на нее не начислялись страховые взносы (ФЗ 112).

Новая форма справки о заработке и о количестве календарных дней.

Совместителю

По желанию сотрудника в трудовую книжку вносится запись о его работе по совместительству. Для этого работнику понадобиться справка, доказывающая факт его трудовой деятельности в другой организации.

В ней содержаться данные о приеме работника-совместителя (дата, должность, место работы). Вносятся запись о том, что он трудится по сей день. Отличие справки в особом реквизите адресата. В данной графе пишут не «по месту требования», а «для предоставления по основному месту работы».

Скачать бланк справки для совместителя.

Скачать бланк справки об отпуске совместителя.

Об алиментах

Алименты являются одним из источников дохода. В банках, при обращении в государственные организации, в органы соцзащиты для получения пособий требуют документально подтвердить их конкретный размер.

Справку выдает бухгалтерия, на основании произведенных выплат. Составляется произвольно, единой формы не существует. В ней содержаться сведения не только о полученных/отправленных денежных средствах, но также об алиментоплательщике, алиментополучателе.

Такая справка может понадобиться и самому алиментщику. Его иногда запрашивают налоговые инспекции, чтобы отследить, произведены выплаты по исполнительному листу в полном размере.

Типовая форма бланка справки об удержании алиментов.

Типовая форма бланка справки о выплачиваемых алиментах.

Типовая форма справки об алиментах, полученных по исполнительному листу.

Для пенсии

Для назначения пенсии ПФ может потребовать справку о заработке будущего пенсионера за 5 лет. Причем, начиная с 2000 года, никаких дополнительных документов при расчетах пенсии не требуется, вся информация берется из персонифицированного учета. Справка необходима, если планируется учитывать заработную плату до указанного периода. Она содержит в себе следующую информацию:

  1. Ф.И.О., дата рождения работника.
  2. Периоды работы, наименование организации (если название учреждения менялось, указывают каждое из них по уставу и дают ссылку на нормативный документ).
  3. Показывают заработную плату за любые 60 месяцев непрерывного стажа (помесячно).
  4. В какой валюте производился расчет.
  5. Информация о деноминации рубля.
  6. Основание выдачи.
  7. Производились ли отчисления в ПФ.

Справка также может понадобиться для обоснования льготного стажа. Она доказывает занятость человека и подтверждает его право на досрочную пенсию. В такой справке обязательно указывается, что она дана для предоставления в пенсионный фонд.

В ней содержатся ссылки на документы, которые подтверждают, что человек трудился в особых условиях, благодаря чему получает право на досрочную пенсию.

Образец справки о заработке за 5 лет будущего пенсионера.

Форма справки, подтверждающей стаж работы.

О командировке

Данный вид справки работникам требуется очень редко. Обычно достаточно копии командировочного удостоверения. Но в некоторых местах без справки не обойтись. Например, в ЗАГСе для быстрой росписи без очереди, если один из молодоженов планирует ехать в длительную командировку.

справки стандартное:

  1. Указывается организация, Ф.И.О. сотрудника, должность.
  2. Подтверждается его нахождение в командировке.
  3. Пишется пункт назначения, период отсутствия.

Пример составления справки о нахождении в командировке.

Для декретных

После рождения детей с места работы органы соц.защиты требуют ряд справок:

  1. Для получения единовременного пособия один из родителей должен предоставить справку о том, что заявитель не воспользовался правом на отпуск по уходу и не получал пособия. Данный документ необходим только в том случае, если работают оба родителя.
  2. Справку о сумме заработка.

Форма справки о неполучении единовременного пособия вторым родителем.

Для загранпаспорта

При получении загранпаспорта от граждан требуют предъявить анкету, заверенную кадровыми работниками. В нем содержаться выписка из трудовой книжки и другие биографические факты. Раньше к тому же запрашивали отдельную справку, подтверждающую факт работы человека в данной организации.

Справка для визы является доказательством стабильности доходов аппликанта. Она помогает консульствам отсеивать потенциальных мигрантов.

В тексте документа содержаться сведения о:

  • дате приема на работу, должность сотрудника;
  • среднемесячном доходе;
  • дате окончания отпуска. Доказывает тот факт, что по окончанию поездки за человеком сохраняется рабочее место.

Справка подписывается директором и главным бухгалтером. Составляется на русском языке, хотя целесообразнее оформить ее на английском, если есть такая возможность.

Образец составления справки для оформления визы на английском языке.

Образец справки для оформления загранпаспорта.

Итоги

Какой бы вид справки работник не затребовал, существует главное правило при ее составлении – это достоверность предоставленных сведений. Очень часто сотрудники просят войти в положение, и указать повыше зарплату, получше должность или хотят изменить период работы, так как для льготной пенсии не хватает буквально нескольких рабочих дней.

Порой работодатели идут у них на поводу и вносят липовые данные.

Но ведь справку подписывает не работник, а специалист, отвечающий за его выдачу, главный бухгалтер, руководитель организации.

Ставя свою роспись под недостоверными данными, они должны помнить, что нарушают закон.

Такая справка теряет свою юридическую силу, а должностное лицо, его выдавшее, может быть подвержена административной ответственности.

Автор статьи: Анастасия Иванова Последнее изменение: Январь 2020 года 24792 0

Многие люди не владеют информацией, какие документы выдают при увольнении. На основании требований ст. 84.1 ТК РФ, наниматель обязан предоставить гражданину ксерокопии документов, имеющих отношение к его рабочей деятельности. Сделать это необходимо на протяжении 3 суток после поступления письменного обращения об их выдаче. Они предоставляются кадровой службой и бухгалтерией.

Документы, подлежащие выдаче работодателем

При прохождении процедуры прекращения трудовых правоотношений сотруднику нужно выдать необходимые бумаги. Для того, чтобы понять принцип, нужно понимать процесс увольнения работника по его желанию. Он состоит из следующих этапов:

  1. Подача заявления о расторжении соглашения.
  2. Издание приказа на бланке формы Т-8 и его подписание директором организации.
  3. Проставление записи в личной карте увольняющегося лица.
  4. Работника под роспись знакомят с соответствующим приказом и записью в индивидуальной карточке. Он проставляет свою роспись и дату.
  5. Уполномоченный сотрудник отдела кадров проставляет запись в трудовой книжке на основании требований делопроизводства.
  6. Она заверяется руководством компании либо другим уполномоченным лицом.
  7. Документы выдаются в последний трудовой день увольняющемуся гражданину.

Работодатель обязан выдать:

  • Трудовую книжку;
  • Справочную информацию о размере заработка и иных вознаграждений за период его работы на предприятие по установленной форме 182Н;
  • Другую документацию по заявлению увольняющегося.

В список кадровой документации, подлежащей выдаче работнику по его обращению при прекращении контракта, входят:

  • Контракт между работником и руководством компании;
  • Дополнения к договору, при их заключении;
  • Приказы о назначении гражданина на должность, о его повышениях, поощрениях и перемещении в другие структурные подразделения, о его увольнении;
  • Трудовая книжка;
  • Характеристика с перечислением необходимых данных (указать какие сведения требуются);
  • Сертификаты о пройденных тренингах и курсах.
  • Медкнижка, если ее предоставление нужно для занимаемой должности.

ВНИМАНИЕ! Работодатель выдает копии указанных документов, за исключением медицинской и трудовой книжек, передаваемых в оригинале.

В ситуации, когда сотрудник имеет обязательства по выплате алиментов, работодатель обязан на протяжении 3 дней после увольнения сообщить о таком факте судебному исполнителю. Эта же информация направляется и получателю алиментных платежей.

Извещение в службу ФССП составляется в произвольной форме, но в нем нужно указать сведения о факте прекращения трудовых правоотношений, новом работодателе или адресе проживания уволенного лица. Если это требование не будет соблюдено, то нанимателю грозит привлечение к ответственности, наказание за которое предусматривает КоАП РФ.

Какие справки можно запросить при расторжении трудовых отношений

Увольняя сотрудника, бухгалтерия должна представить ему информацию:

  • О размере заработка по форме 182-Н за определенный срок. Ее нужно будет представить по новому месту работы. Эти сведения понадобятся для расчета пособий для женщин, оформляющих отпуск по беременности и родам, по уходу за родившимся малышом, по болезни. Документ должен содержать данные о сторонах трудовых правоотношений, размер выплат лицу, на которые производились начисление налоговых платежей за последние 3 года, и число дней, не включаемых при начислении пособий, в том числе дни нетрудоспособности, декретного отпуска и присмотра за малышом;
  • О средней зарплате за предыдущие 3 месяца. Справка потребуется для обращения в центр занятости для приобретения статуса безработного и его регистрации;
  • По запросу гражданина бухгалтерия должна предоставить данные персонифицированного учета в виде справок формы, С3В-М, СЗВ-СТАЖ. Они потребуются для начисления пенсионных выплат либо проверки правильности передачи информации в ПФ;

Работник должен расписаться за получение таких данных индивидуального учета, путем проставления подписи на оставшихся экземплярах у работодателя либо в специальном журнале.

  • 2-НДФЛ о рассчитанных и уплаченных налоговых взносах. Такая справка должна предоставляться в обязательном порядке. Она должна содержать информацию о величине зарплаты и других выплатах, с которых выплачивались налоги. Справка применяется, если сотрудник располагает правом оформления налогового вычета в соответствии с положениями ст. 218-220 НК РФ. В ней необходимо указывать как размер налога, удержанный со всех финансовых поступлений лица, так и прибыль, с которой налоговый платеж не производился;
  • Записка – расчет о расчетных суммах при прекращении трудовых отношений;
  • Выписки о рассчитанных и уплаченный взносах из отчетности в фонды внебюджетных сфер.

Весь пакет необходимо документации должен отдаваться в момент увольнения гражданина лично либо направлены ему средствами почтовой связи. В последнем случае понадобится согласие работника на такую форму отправки. Все документы удостоверяются подписью руководителя и печатью организации. Без них бумаги не обладают юридической силой.

Комментарий специалиста Платонов Александр Юрист Задать вопрос эксперту Работодатель не может задерживать предоставление требуемой документации. В противном случае, такие действия могут расцениваться как противодействие дальнейшему трудоустройству и уволенный вправе прибегнуть к защите своих интересов в судебных органах.

Как действовать, если документация не выдается в установленный законом срок

Положениями статьи 62 ТК РФ установлена обязанность нанимателя по предоставлению увольняющемуся лицу всей документации, связанной с его работой в организации. Некоторые бумаги выдаются обязательно, другие – в связи с письменным обращением работника.

Пакет документов необходимо сформировать и выдать уволенному гражданину в течение 3 дней с момента представления заявления. Как правило, это не вызывает каких-либо проблем.

Существуют ситуации, когда администрация компании не заинтересована в выдаче документации, мотивируя такие действия разными причинами. Наиболее часто встречающейся из них служит оправдание, что начальник в отъезде и некому удостоверить копии.

Важно! Законодательством не регламентированы основания для отказа в представлении требуемых документов. Это является законодательно установленной обязанностью работодателя, необходимой к исполнению. За ее несоблюдение он может привлекаться к ответственности по КоАП РФ.

Если эта ситуация все же возникла и наниматель не выдает бумаги, у человека есть следующие способы решения проблемы:

  1. Составить заявление о предоставлении необходимой информации в двух экземплярах и сдать в секретариат организации. Документ должен содержать примерную формулировку: «Прошу предоставить копии следующих документов… (указать их перечень)». В запросе не нужно отражать основания для получения справок, а также цели их получения и дальнейшее применение. Он будет зарегистрирован, как входящий документ, записан в соответствующий журнал и ему будет присвоен порядковый номер. Второй экземпляр будет возвращен работнику с отметкой о регистрации.
  2. Обращение может быть направлено средствами почтовой связи заказным отправлением с уведомлением и описью вложения. Оно будет вручено уполномоченному сотруднику предприятия, получающего почтовую корреспонденцию, который оставить роспись об этом. Это станет фактом принятия обращения для исполнения.

По истечении трех суток с даты получения заявки работодатель обязан подготовить запрашиваемую документацию, связанную с исполнением трудовых обязанностей уволенного лица. Если этого не произойдет, то он вправе составить соответствующие жалобы в инспекцию по труду либо в прокуратуру. Также их можно направить сразу в оба органа, осуществляющих надзор, которые уполномочены проводить проверочные мероприятия в отношении нанимателей в сфере соблюдения ими требований законодательства о труде.

Заявление может подаваться при личном посещении органа, направлена средствами почтовой связи либо размещена на официальном портале надзорной службы. В настоящее время наиболее популярным способом направления обращений пострадавших граждан являются онлайн-приемные сайтов государственных инстанций. Период рассмотрения таких жалоб составляет не более 30 суток с даты регистрации заявлений. Днем регистрации интернет-обращения считается дата поступления обратившемуся лицу электронного извещения.

Комментарий специалиста Каменский Юрий Юрист Задать вопрос эксперту Жалоба на действия нанимателя должна содержать причину ее направления в надзирающий орган. При этом можно применить следующую формулировку: «Просьба привлечь организацию за невыполнение требований ТК РФ к ответственности, предусмотренной ст. 5.27 КоАП РФ и предоставить предписание о направлении документации за время моей трудовой деятельности в соответствии со ст. 62 ТК РФ».

Надзорные службы организуют проверочные мероприятия по исполнению трудового права. При совершении нарушения впервые, наниматель может быть предупрежден либо на него наложены небольшие штрафные санкции. Если же такие случаи уже стали нормой в организации, а юридическое лицо уже было наказано за подобные правонарушения инспекцией либо прокуратурой, то величина штрафа может увеличиваться в несколько раз.

Надо отметить, что выдача увольняющемуся лицу установленных сумм и документации – это одна из основных обязанностей работодателя. Если он уклоняется от ее выполнения, то его можно привлечь к административной ответственности, предусмотренной КоАП РФ.

Добрый день, уважаемые друзья! Поступил вопрос от Ирины: Что работодатель должен выдать работнику в день увольнения?

В день увольнения Работодатель должен:

1.Не позднее дня увольнения ознакомить работника под роспись с приказом об увольнении. По требованию работника работодатель выдает работнику заверенную копию этого приказа, (Согласно статье 84.1 ТК РФ прекращение трудового договора, вне зависимости от оснований увольнения, оформляется приказом (распоряжением) работодателя. С приказом работодателя о прекращении трудового договора работник должен быть ознакомлен под роспись. По требованию работника работодатель обязан выдать ему надлежащим образом заверенную копию указанного приказа (распоряжения). В случае, когда приказ о прекращении трудового договора невозможно довести до сведения работника или работник отказывается ознакомиться с ним под роспись, на приказе производится соответствующая запись.

2.В день увольнения выдать работнику трудовую книжку, (В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.)

3.По письменному заявлению работнику выдать ему заверенные копии других документов, связанных с работой,

4.В день увольнения произвести с работником окончательный расчет (выплатить всю причитающуюся зарплату, компенсацию за все неиспользованные отпуска, выходное пособие и другие компенсации, если они положены в соответствии с законодательством или трудовым договором).

Если работодатель не оформил увольнение должным образом и(или) не произвел с Вами своевременный и полный расчет, и Вы считаете, что Ваши права нарушены, Вы можете обратиться за защитой своих прав в территориальный орган Роструда – государственную инспекцию труда, а также в суд.

Другие ответы на вопросы в рубрике Вопрос — ответ

Если информация оказалось полезной, оставляем комментарии, делимся ссылкой на эту статью в своих социальных сетях. Спасибо!

Еще статьи:

Государственная инспекция по труду (ГИТ): виды и формы проверок

Соглашение по охране труда: рекомендации по подготовке

Ростехнадзор: разъяснение процедуры контроля и оценки прочности бетонной смеси

О внесении изменений в Правила и Методику расчета скидок и надбавок к страховым тарифам на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве

При увольнении работодатель обязан выдать работнику целый пакет документов. Составим точный перечень обязательных к выдаче документов и расскажем, кто их готовит и как их правильно выдать.

СЕМЬ ОБЯЗАТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

В таблице приведены документы, которые нужно выдавать каждому увольняемому работнику, со ссылкой на нормативный правовой акт, установивший это требование. Там же вы найдете информацию о правилах заполнения этих документов.

1. Трудовая книжка

Все кадровики знают, что в день увольнения нужно обязательно выдать работнику на руки его трудовую книжку с внесенными записями о приеме и увольнении. Если этого не сделать, придется возместить заработок, не полученный работником за все время задержки книжки.

Чтобы доказать, что книжка была выдана вовремя, дату выдачи фиксируют в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69 (в ред. от 31.10.2016).

Если работник отсутствует на работе в день увольнения, нужно направить ему уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой или написать согласие на отправку ее по почте. В этом случае работодатель освобождается от ответственности за задержку трудовой книжки.

2. Расчетный листок

Расчетный листок нужно выдавать каждому работнику при выплате заработной платы (ч. 1 ст. 136 ТК РФ) независимо от того, просил он об этом или нет. Обычно расчетный листок выдают в день выдачи зарплаты за вторую половину месяца, а при увольнении его нужно выдать при окончательном расчете.

Трудовой кодекс РФ обязывает закрепить на локальном уровне (в приказе или в локальном акте) и форму листка, и порядок его выдачи.

При проверках государственные инспекторы труда требуют подтвердить получение работниками расчетных листков. Если вы рассылаете их по электронной почте, можно просто показать соответствующие сообщения. А выдачу обычных бумажных расчетных листков подтвердить может только расписка работника в его получении.

Заведите отдельный журнал учета выдачи листков или просите работников расписываться в отрывной части листка.

Напомним, что невыдача расчетных листков является нарушением трудового законодательства и наказывается по ч. 1 ст. 5.27 Кодекса РФ об административных правонарушениях (КоАП РФ): организациям грозит штраф до 50 тыс. руб., индивидуальным предпринимателям — до 5 тыс. руб.

3. Справка о сумме заработка за два года

Справку о сумме заработка за два календарных года, которые предшествовали году увольнения, также нужно вручать в день увольнения без каких-либо дополнительных заявлений от работника.

Невыдача данной справки считается нарушением, ведь без нее новый работодатель не сможет правильно начислить пособие по временной нетрудоспособности и в связи с материнством. Суды считают, что ответственность за невыдачу справки наступает в соответствии с ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ .

Форма и правила заполнения справки установлены Приказом Минтруда России от 30.04.2013 № 182н (в ред. от 09.01.2017).

Готовит справку обычно бухгалтер, а вот выдать ее может и кадровый работник вместе с остальными документами. Пункт 3 ч. 2 ст. 4.1 Федерального закона № 255-ФЗ не содержит прямого требования о письменной фиксации факта выдачи справки. Но при проверках инспекторы смотрят, выполняет ли работодатель установленную обязанность, и могут оштрафовать его за отсутствие документов, подтверждающих выдачу работнику справки о заработной плате.

4. Форма СЗВ-М

Этот документ подтверждает страховой стаж. Нужно подготовить выписку из формы СЗВ-М только по одному увольняемому работнику.

Копировать весь отчет нельзя, иначе раскроете персональные данные других работников.

Форма приведена в Постановлении Правления Пенсионного фонда РФ от 01.02.2016 № 83п. Заполнить нужно все разделы, но в разделе 4 указать сведения по одному работнику. Готовит форму, как правило, бухгалтер. А вот выдать может любой специалист, главное — взять подтверждение, что работник получил документ при увольнении.

5. Форма СЗВ-СТАЖ

Форма СЗВ-СТАЖ не заменяет форму СЗВ-М. Эти сведения подтверждают не только страховой стаж, но и сумму страховых взносов. Отчет новый, он сдается только с 2017 г.

Форма документа и порядок заполнения установлены Постановлением Правления Пенсионного фонда РФ от 11.01.2017 № 3п. Форму СЗВ-СТАЖ выдавать нужно также под роспись.

Готовит этот документ тот, кто сдает отчеты в Пенсионный фонд РФ, чаще всего это бухгалтер. Выдать его работнику может и кадровик — в составе всего пакета.

6. Выписка из раздела 3 «Персонифицированные сведения о застрахованных лицах» расчета по страховым взносам

Эти сведения раньше содержались в двух формах, но в 2017 г. были объединены ФНС России в едином отчете. Форма отражает доходы работника и взносы, перечисленные с его доходов, за последние три месяца отчетного периода, в котором уволился работник, то есть с начала квартала по день увольнения. Выписку готовит бухгалтер.

Имейте в виду, что эта выписка выдается также гражданам, работающим по гражданско-правовым договорам.

7. Выписка из ДСВ-3 «Реестр застрахованных лиц, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»

Эта выписка выдается не всем работникам, а только тем, за кого работодатель перечисляет дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию в соответствии с Федеральным законом от 30.04.2008 № 56-ФЗ (в ред. от 04.11.2014).

КАК ПОДТВЕРДИТЬ, ЧТО РАБОТНИК ПОЛУЧИЛ ДОКУМЕНТЫ

Указанные выше документы нужно выдавать обязательно под расписку, не дожидаясь запроса работника. Мы можем предложить вам три варианта, как зафиксировать, что работник получил все обязательные к выдаче формы и справки.

1. Взять с работника расписку, подтверждающую, что он получил все необходимые документы (пример 1).

2. Завести специальный журнал учета выдачи документов. Утвержденной формы такого журнала нет, вы можете разработать любую удобную для вас учетную форму (пример 2).

3. Оставлять в организации копии документов, на которых работники делают отметку о получении своего экземпляра. В этом случае будет возможность документально подтвердить, что документ был оформлен правильно и полно.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *