Какими чернилами подписывать документы

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Каким цветом чернил могут пользоваться официальные организации, физические лица, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.)?

Общие требования к подписанию документов.

Одним из условий придания документу юридической силы является его надлежащее оформление, под которым следует понимать соблюдение требований к составу и расположению реквизитов документа. Такие требования содержатся, в частности, в Государственном стандарте «Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 6.30-2003). ГОСТ не содержит каких-либо требований к цвету чернил подписантов.

В ведомственных нормативных актах указываются требования к цвету чернил, но, как правило, это черный, синий и фиолетовый цвета.

Счёт-фактура.

Счета-фактуры являются основанием для принятия предъявленных покупателю продавцом сумм налога к вычету при выполнении требований, установленных пунктами 5, 5.1 и 6 ст. 169 НК РФ (п.2 ст. 169 НК). Невыполнение требований к счету-фактуре, не предусмотренных пунктами 5 и 6 настоящей статьи, не может являться основанием для отказа принять к вычету суммы налога, предъявленные продавцом.

Пункт 6 ст. 169 НК РФ, касающийся порядка подписания счёта-фактуры, требований к цвету чернил не содержит. Практика показывает, что счёт-фактура может быть подписана даже красными чернилами и это не будет основанием для отказа в вычете НДС (Постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.02.2006 N А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).

Договоры.

Требования, предъявляемые законом к форме гражданско-правового договора, содержатся в ст. ст. 160, 162 и 168 Гражданского кодекса РФ. Требований к цвету чернил при подписании договора нет.

Расчётные документы.

Подписи на расчетных документах проставляются ручкой с пастой или чернилами черного, синего или фиолетового цвета (п. 2.8 «Положения о безналичных расчетах в Российской Федерации», утв. Банком России 03.10.2002 N 2-П).

Трудовая книжка.

Записи в трудовой книжке должны производиться перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета (п. 1.1 Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России от 10.10.2003 N 69).

Листок нетрудоспособности.

Записи в листке нетрудоспособности выполняются на русском языке чернилами или шариковой ручкой синего, фиолетового или черного цвета, либо с применением печатающих устройств (п.58 Приказа Минздравсоцразвития РФ от 01.08.2007 N 514 «О Порядке выдачи медицинскими организациями листков нетрудоспособности»).

Карточка с образцами подписей и оттиска печати.

Карточка заполняется с применением пишущей или электронно-вычислительной машины шрифтом черного цвета либо ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цвета. Применение факсимильной подписи для заполнения полей карточки не допускается (п.7.2. Инструкции Банка России от 14.09.2006 N 28-И «Об открытии и закрытии банковских счетов, счетов по вкладам (депозитам)».)

Вывод. Официальные лица организации, подписывая документы (договоры, счета-фактуры и т.п.), могут пользоваться любым цветом чернил. Поскольку при копировании документов красный и зелёный цвета плохо отображаются, пользоваться такими чернилами нежелательно.

Старший юрист ЗАО АФ «Аудит-Классик»
Новокрещенова Т.Г.
dmbu@zaoclassic.ru

Можно ли подписывать документы ручкой черного цвета?

Добрый вечер!
Прямого запрета на подписание первичных бухгалтерских документов гелевой ручкой нет. Однако, во избежание претензий со стороны контролирующих органов, безопасней будет подписывать первичные документы шариковой ручкой.
Обоснование данной позиции приведено ниже в материалах Системы Главбух
Ситуация: Каким цветом чернил должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры По общему правилу любым цветом, но к банковским документам установлены особые требования.*
Законодательство не предъявляет требования к цвету чернил, которыми должны быть подписаны первичные документы, а также счета-фактуры. В пункте 2.8 Положения, утвержденного Минфином СССР от 29 июля 1983 г. № 105 (применяется в части, не противоречащей действующему законодательству), сказано, что записи в первичных документах нужно делать чернилами, химическим карандашом или пастой шариковых ручек. Запрещается использовать для записи простой карандаш.*
Исключение предусмотрено только для банковских документов. В пункте 1.7.2 Правил, утвержденных Положением Банка России от 16 июля 2012 г. № 385-П, указано, что каждый документ, предъявляемый в кредитную организацию на бумажном носителе, должен иметь подписи уполномоченных должностных лиц и оттиск печати и соответствовать заявленным образцам. При этом подписи на всех документах должны быть сделаны ручкой с пастой (чернилами) черного, синего или фиолетового цветов.*
Главбух советует: подписывайте первичные документы, а также счета-фактуры с использованием традиционных цветов чернил (черного, синего или фиолетового).
Дело в том, что при копировании первичных документов и счетов-фактур, заполненных с использованием чернил красного или зеленого цвета, указанные таким способом данные могут не отобразиться на копиях документов. Это может привести к негативным последствиям при представлении копий документов для налоговой проверки (см., например, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14 февраля 2006 г. № А19-13900/05-43-Ф02-290/06-С1).
Сергей Разгулин,
действительный государственный советник РФ 3-го класса
* Так выделена часть материала, которая поможет Вам принять правильное решение

Комментарии

Конкретный цвет оригинальных подписей в основной надписи в текстовых и графических документах стандартами ЕСКД (ГОСТ 2.104-2006 «Единая система конструкторской документации. Основные надписи») и СПДС (ГОСТ Р 21.1101-2013 «Система проектной документации для строительства. Основные требования к проектной и рабочей документации» (пункт 5.2.1-5.2.9)) не определён, поэтому правила оформления разрабатываемых документов (в том числе и цвет подписи) должны быть установлены стандартом предприятия.

Вместе с тем, при установлении правил оформления необходимо учитывать следующее:

1. Пункты 3.3 и 3.5 ГОСТ 2.105-95 «Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам» (является ссылочным в ГОСТ 2.104-2006 ) гласят:

«3.3 Подлинники текстовых документов выполняют одним из следующих способов:

  • машинописным, при этом следует выполнять требования ГОСТ 13.1.002-2003. Шрифт пишущей машинки должен быть четким, высотой не менее 2,5 мм, лента только черного цвета (полужирная);
  • рукописным — чертежным шрифтом по ГОСТ 2.304-81 с высотой букв и цифр не менее 2,5 мм. Цифры и буквы необходимо писать четко черной тушью;
  • с применением печатающих и графических устройств вывода ЭВМ (ГОСТ 2.004-88);
  • на электронных носителях данных».

«3.5 Вписывать в текстовые документы, изготовленные машинописным способом, отдельные слова, формулы, условные знаки (рукописным способом), а также, выполнять иллюстрации следует черными чернилами, пастой или тушью».

2. Пункты Г.4.2.3 и Г.4.3.1 приложения Г («Журнал изменений») ГОСТ 2.503-2013 «Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений» гласят:

«Г.4.2.3 Журнал заполняют тушью, чернилами или пастой черного или синего цвета».

«Г.4.3.1 Внесение изменений в копии документов осуществляют путем непосредственного исправления копий или их замены. Изменения в копии документов вносят тушью, чернилами или пастой черного цвета»

3. Пункт 5.1.4 ГОСТ Р 21.1101-2013 гласит:

«5.1.4 В графических документах условные обозначения следует выполнять в основном черным цветом. Некоторые условные обозначения или их отдельные элементы допускается выполнять другими цветами. Указания о цвете условных обозначений приводятся в соответствующих стандартах СПДС. Если цвета условных обозначений, применяемых на чертежах и схемах, не установлены в стандартах, их назначение указывают на чертежах.

В подлинниках, предназначенных для изготовления черно-белых копий, цветные условные обозначения и их элементы следует выполнять черным цветом».

Таким образом, по совокупности вышеизложенных положений, можно сделать вывод, что оригинальные подписи в основной надписи документов должны выполняться чёрным или синим цветом.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *