Канцтовары проводка

Содержание

Канцелярские счета

Как гласит пункт 49 Методических указаний по учету МПЗ, приемку и оприходование канцелярских товаров оформляют приходным ордером по форме № М-4. Учет движения материалов на складе по каждому сорту, виду и размеру ведется в Карточке учета материалов (форма № М-17), заполняемой на каждый номенклатурный номер. Записи в карточке ведутся материально ответственным лицом на основании первичных приходно-расходных документов в день совершения операции.

Канцелярские товары принимаются к учету в качестве материально-производственных запасов (далее – МПЗ) по фактической себестоимости, которая равна сумме фактических затрат на их приобретение (за исключением НДС) (подп.2, 5, 6 ПБУ 5/01 «Учет МПЗ»).

Поступающие на предприятие канцелярские товары на основании сопроводительных документов (накладных, копий счетов, кассовых чеков) бухгалтер приходует по Дебету счета 10. Выбрать субсчет для учета канцелярки организация вправе сама, ведь Инструкция по применению плана счетов позволяет организациям самостоятельно уточнять содержание приведенных в Плане счетов бухгалтерского учета субсчетов, исключать и объединять их, а также вводить дополнительные субсчета. Большинство предприятий для целей учета канцелярских товаров применяет счет 10 субсчет 9 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности».

Мнения разделились

Оплата за канцтовары может быть осуществлена как безналичным путем, так и за наличный расчет, в том числе в розничных магазинах. В связи с этим у предприятий возникает вопрос: возможно ли принять к вычету суммы «входного» НДС, если «канцелярка» приобреталась подотчетным лицом в магазине, а подтверждающим сделку документом является кассовый чек с выделенной отдельной строкой суммой НДС?

Здесь мнения разделились. В Минфине полагают, что единственным документом, на основании которого НДС предъявляется к вычету, является счет-фактура. И продавец, даже предприятие розничной торговли, обязаны ее выдавать покупателям – юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям (письма Минфина РФ от 9 марта 2010 г. № 03-07-11/51, от 19 марта 2004 г. № 04-03-11/42, от 3 августа 2010 г. № 03-07-11/335; письмо МНС России от 13 мая 2004 г. № 03-1-08/1191/15@. Это требование, естественно, касается продавцов, применяющих общую систему налогообложения. Сложившаяся арбитражная практика, напротив, показывает, что организация или бизнесмен, приобретающие товары или материалы за наличный расчет у предприятий розничной торговли, вправе применить вычет и без счета-фактуры. Конституционный Суд РФ в Определении от 2 октября 2003 г. № 384-О высказывал мнение о том, что счет-фактура не является единственным документом, на основании которого предоставляется вычет по НДС. В постановлении Президиума ВАС РФ от 13 мая 2008 г. № 17718/07 указанная точка зрения нашла поддержку, и возможность принять к вычету сумму «входного» НДС при приобретении товаров или материалов в магазине за наличный расчет признана законной на основании положения пункта 7 статьи 168 НК РФ.

Так и запишем

Отдельно хочется коснуться вопроса о включении некоторых МПЗ, срок полезного использования которых более 12 месяцев, в состав основных средств. Обязательные признаки ОС приведены в п. 4 ПБУ 6/01 «Учет основных средств», утвержденном приказом Минфина России от 30 марта 2001 г. № 26н. Активы, соответствующие всем признакам ОС, стоимость которых не превышает 40 000 руб., могут учитываться в составе МПЗ (п. 5 ПБУ 6/01). Такое право фиксируется в учетной политике для целей бухучета с указанием лимита стоимости объектов со сроком полезного использования более года, которые будут учитываться в качестве МПЗ. Сумма лимита не может превышать 20 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01). Таким образом, ножницы и калькуляторы организация может смело приходовать по Дебету счета 10. Для выполнения требования абзаца 4 пункта 5 ПБУ 6/01 о надлежащем контроле придется организовать учет «за балансом».

Карандаши и ручки – в утиль

Со складов организации канцелярские товары, как правило, передаются в обособленные подразделения. При этом оформляются типовые формы первичных учетных документов, утвержденных постановлением Госкомстата от 30 октября 1997 г. № 71а:

Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на «канцелярку». Однако в письмах Минфина РФ эти затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ.

Отслужившие свой срок материалы списываются актом расхода в том подразделении, которое является их получателем. Документ включает в себя необходимые сведения о списываемых ценностях: наименование, количество, учетную цену и сумму по каждому наименованию, номер (шифр) и (или) наименование заказа (изделия, продукции), для изготовления которого они израсходованы, либо номер (шифр) и (или) наименование затрат, количество и сумму по нормам расхода, количество и сумму расхода сверх норм и их причины; в необходимых случаях указываются количество изготовленной продукции либо объемы выполненных работ (п. 98 Методических указаний по учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина от 28 декабря 2001 г. № 119н). Порядок составления акта расхода материалов, а также перечень подразделений, для которых он предусмотрен, устанавливаются организацией самостоятельно. Вместо оформления акта можно дополнить требование-накладную по форме № М-11 еще одним реквизитом, который расшифрует назначение использования «канцелярки» и позволит списывать материалы в расход с помощью одного модифицированного документа. Главное, чтобы такая форма требования-накладной была утверждена в учетной политике в качестве документа, подтверждающего расходование материалов.

В бухгалтерском учете списание МПЗ в расходы осуществляется одним из методов, предусмотренных пунктом 16 ПБУ 5/01: по себестоимости каждой единицы, по средней себестоимости, по себестоимости первых по времени приобретения материально-производственных запасов (способ ФИФО). Выбор применяемого метода отражается в учетной политике для целей бухгалтерского учета (п. 73 Методических указаний).

Признать расход

Если приобретенные активы используются для производственных целей, то их стоимость относится к расходам по обычным видам деятельности (п. 5, п. 7 ПБУ 10/99 «Расходы организации») и учитывается на счетах учета затрат (20, 23, 25, 26, 44). Признаются данные расходы в бухгалтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место (п. 16, 17, 18 ПБУ 10/99).

При расчете налога на прибыль стоимость канцтоваров учитывается в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп. 24 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Часто расходы на заправку картриджа учитываются бухгалтерами в составе расходов на «канцелярку». Однако в письмах Минфина РФ от 8 февраля 2007 г. № 03-11-04/2/26, УМНС по г. Москве от 1 декабря 2004 г. № 21-09/77274 такие затраты предлагается учитывать в составе материальных расходов на основании подпункта 2 пункта 1 статьи 254 НК РФ.

Пример

В марте 2011 года организация приобрела канцелярские товары у ООО «Скрепка+» на сумму 17 700 руб., в том числе НДС – 2700 руб. Материалы поступили в организацию в полном объеме. Получены документы от поставщика: накладная ТОРГ-12, счет-фактура. Материалы оплачены безналичным путем. В этот же период подотчетным лицом в розничном магазине приобретены канцтовары на сумму 1416 руб. К авансовому отчету приложен товарный чек, в кассовом чеке отдельной строкой выделен НДС в сумме 216 руб. Все приобретенные материалы переданы в эксплуатацию.

Бухгалтер произведет в учете следующие записи:

Дебет 10.9 Кредит 60

– 15 000 руб. – поступили материалы от ООО «Скрепка+» (документирование: форма № М-4);

Дебет 19 Кредит 60

– 2 700 руб. – учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 60 Кредит 51

– 17 700 руб. – оплачены материалы с расчетного счета (документирование: платежное поручение, выписка банка);

Дебет 68 Кредит 19

– 2 700 руб. – входной НДС принят к вычету (документирование: счет-фактура поставщика);

Дебет 60 Кредит 71

– 1 416 руб. – получен и обработан авансовый отчет (документирование: а/о);

Дебет 10 Кредит 60

– 1 200 руб. – оприходованы материалы (документирование: форма № М-4);

Дебет 19 Кредит 60

– 216 руб. – учтен НДС по приобретенным материалам;

Дебет 68 Кредит 19

– 216 руб. – входной НДС принят к вычету (документирование: чек с выделенной суммой НДС);

Дебет 26 (44) Кредит 10

– 16 200 руб. – канцелярские товары переданы в эксплуатацию (документирование: Форма № М-11).

Для целей налогообложения прибыли стоимость канцелярских товаров, переданных в производство, учтена организацией в составе прочих расходов налогоплательщика, связанных с производством и (или) реализацией в соответствии с подпунктом 24 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Калькуляторы – «упрощенцам»

Компании и ИП, применяющие упрощенную систему налогообложения, освобождены от обязанности вести бухгалтерский учет (п. 3 ст. 4 Закона от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ), за исключением учета основных средств и нематериальных активов. Поэтому приобретение и списание в производство канцелярских товаров не отражается на счетах бухгалтерского учета. Для целей исчисления единого налога расходами налогоплательщика признаются затраты после их фактической оплаты (п. 2 ст. 346.17 НК РФ). Затраты на приобретение МПЗ «упрощенцами» на сегодняшний день признаются на день оплаты независимо от факта их списания в производство.

Расходы, уменьшающие доходы при УСН, учитываются в соответствии с закрытым перечнем, приведенным в пункте 1 статьи 346.16 НК РФ. Расходы на канцелярские товары упомянуты в пункте 17 указанного перечня. Согласно пункту 2 статьи 346.16 НК РФ состав некоторых из них определяется в соответствии со статьей 254 НК РФ. При этом в пункте 5 статьи 254 НК РФ говорится, что сумма материальных расходов текущего месяца уменьшается на стоимость сырья и материалов, не использованных в производстве.

Минфин РФ в письме от 27 октября 2010 г. № 03-11-11/284 «О порядке списания сырья и материалов в производство» разрешил «упрощенцам» учитывать расходы на сырье и материалы в момент погашения задолженности путем списания денег с расчетного счета налогоплательщика, выплаты из кассы, либо в момент погашения долга иным способом. Тем самым значительно упрощается процедура отражения в расходах затрат на ручки и карандаши для этой категории налогоплательщиков, ведь для отражения расходов на приобретение сырья и материалов не требуется передавать их в производство.

Александр Антонов, генеральный директор компании

Каждому бухгалтеру необходимо знать, на каком счете(субсчете) все же учитывать канцтовары, чтобы правильно вести учет и вовремя снимать закончившиеся материалы с остатков. Только на первый взгляд может показаться, что это мелочи, с которыми не придется возиться. Но на самом деле даже опытные специалисты допускают массу ошибок, когда пытаются отразить все перемещения канцелярии. Причем разные профессионалы говорят о различном, и каждый из них обосновывает свое решение законами и требованиями налоговой. Давайте вспомним об общих правилах, которыми стоит пользоваться, чтобы избежать нареканий и штрафов со стороны проверяющих органов и разберемся, как же лучше отражать подобные операции.

Оприходование канцтоваров: что к ним относится

В соответствии с Инструкцией №157 и пунктом 118 к канцелярии можно отнести:

  • бумагу;
  • ручки;
  • стержни;
  • карандаши;
  • папки;
  • скрепки;
  • степлер;
  • краску для принтера.

Это основные предметы, которые всегда можно отнести к канцелярским товарам, но в реальности их намного больше. Иногда их определяют как изделия, которые применяются для переписки или оформления документов, но это не полная формулировка.

В соответствии с ней к канцелярии относят:

  • чертежные и школьные принадлежности (готовальни, линейки, пеналы);
  • средства оргтехники (пишущие машинки, сканеры, калькуляторы).

Кроме всего этого, работа предприятия почти всегда связана с печатями и подготовкой материалов к хранению. Поэтому сюда причисляют также:

  • средства для сшивки;
  • штемпельные товары;
  • специальные нити в отдельных случаях;
  • клей.

Решения для бизнеса

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Отдельно стоит отметить еще несколько предметов инвентаря, которые тоже относят к категории КТ:

    • бухгалтерские книги;
    • пластмассовые канцелярские изделия;
    • оборудование фотокопировальное и копировально-множительное;
    • устройства бумагорезательные;
    • средства, обеспечивающие защитное покрытие на листах бумаги;
    • техника для уничтожения документов;
    • шкафы для хранения;
    • дыроколы.

    Учет канцтоваров в бухгалтерии

    Стоит отметить, что если нефинансовый актив отнести к канцелярии, то это еще не значит, что его следует автоматически причислять к категории матзапасов. Главным критерием того, засчитывать его на основные средства или все же на запасы, относится срок использования. Важно понять, предмет будет использоваться постоянно, многократно или лишь однажды.

    Как правильно вести

    Обычно их принимают в формате МПЗ (материально-производственные запасы), зачисляют по реальной стоимости закупки, другими словами – по сумме потраченных на покупку денег:

    • в соответствии с накладной, которую выпишет поставщик;
    • по отчетности командировочного к нему прикладывают чек, если сотрудник покупал «канцелярку» в командировке.

    Прием оформляют по ПКО (приходно-кассовый ордер), который имеет форму №М-4. Движение будет отражаться в карточках учета по ф. №М-17. Все делится по видам, товарным группам и другим признакам. Заполняет эти документы кладовщик по приходно-расходной документации, которую ему предоставляют в тот день, когда совершается хозоперация. В конце месяца подсчитывают остатки, их подписывает бухгалтер после сверки данных аналитики с фактически имеющимися.

    Как это закреплено законодательно

    Есть методические рекомендации, которые указывают, как учитывать эти ценности. Это все вписано в 49 пункт указаний:

    • если они были приобретены за нал или безнал, то составляется приходный ордер по специальной ф. №М-4;
    • по складу все будет передвигаться по типам, разновидностям, цветам, формам и другим отличиям, вписанных в карточки по ф. №М-17, их заводят для каждого такого типа материалов отдельно.

    Всю документацию придется вести МОЛ (материально ответственное лицо) на основании бумаг прихода и расхода с проставленной датой, когда именно произошла хозяйственная операция, чтобы можно было учесть КТ по этой стоимости.

    Поступление проходит по дебету 10, который именуется «Материалы». Затем по Инструкции организация может самостоятельно определить субсчета каждому виду из МПЗ. Поэтому в одном бухучете значится 10.01, отвечающий за КТ, а в другом это 10.09, необходимый для прочих товаров.

    Таблица, на каком субсчете допускается учитывать и как правильно оприходовать разнообразные канцтовары

    Дт

    Кт

    Что означает

    Подтверждающие документы

    Выплачено поставляющей компании

    Выписка

    Принимаются

    ТН, заполняется по ф. М-4

    Учитывается входящий НДС

    К предыдущему добавляется СФ

    Принимается НДС

    Еще одна счет-фактура

    Работникам, которые отправляются в командировку, выдаются деньги

    РКО

    Принятие канцелярии от командировочного лица

    Выписывается товарный чек, подкрепляется к делу

    Возвращаются денежные средства, которые подотчетные лица не потратили

    ПКО

    На какой из счетов отнести канцтовары и как принять их к учету

    Основной – 10, под названием «Материалы». Их появление должно быть зафиксировано по дебету на субсчете 10.09, но есть и другие варианты.

    Каким бы типом ни прошла оплата, проводки следует вписать в подобном виде:

    Процедуры

    Дт

    Кт

    В соответствии с чем

    Оплачивается канцелярия

    Прикрепляется документация от банка

    Все переносится в складские помещения

    ПКО ф. М-4 либо накладная от поставщика с подписью МОЛ

    НДС на приобретение канцелярии

    СФ от поставляющей организации

    Учет входящего НДС

    Обрабатывается АО

    Авансовая документация

    Оприходуется КТ

    Ф. М-4

    Входящий НДС

    Бумаги, которые подтверждают приход

    НДС учтен

    Чек, в котором выведен НДС отдельно

    На какой субсчет отнести канцтовары и каким образом потом их оприходовать

    В работе организации применяют два разных способа:

    • каждая позиция с указанием цены и количества;
    • обособляется однородная группа, в качестве примера можно привести разные папки или письменные принадлежности.

    Стоит помнить, что 1 способ более достоверный, к нему нет вопросов у налоговых органов. Его просто использовать, если приобретается много канцелярии, но в расход сотрудникам она отправляется постепенно, небольшими порциями. Еще один плюс метода – можно рассчитывать потребность для обеспечения нормального рабочего процесса.

    Основные проводки будут связаны со счетами Дт 10 и Кт 60 и 71. Нет большой разницы в том, на какой субсчет все зачислять, главное – отразить свое желание вести дела определенным способом в УП.

  • магазины одежда, обувь, продукты,
    игрушки, косметика, техника
  • склады материальные, внутрипроизводственные,
    сбытовые и транспортных организаций
  • маркировка табак, обувь, легпром,
    лекарства
  • производство мясное, заготовительное, механообрабатывающее,
    сборочно-монтажное
  • rfid радиочастотная идентификация
    товарно-материальных ценностей
  • егаис автоматизация учётных операций
    с алкогольной продукцией
  • Засчитываем весь приход как одну штуку

    Если был выбран этот вариант, то все зачисляется как 1 единица и списывать будут так же. Чтобы пользоваться подобным путем, нужно издать приказ, на его основании канцелярия будет приниматься и сразу же уходить на нужды.

    В этом случае ПКО скрепляется с копией товарной накладной от поставщика, это позволит при необходимости отследить поступление.

    Чтобы снять с учета, крепят заявки работников к накладной или другому подобному документу.

    Среди плюсов – удобство применения. Но этот метод способен спровоцировать массу вопросов у налоговой инспекции.

    Приемка по количеству

    Это еще один вариант, который используют не так часто. Здесь считать будут только купленный объем, без названий и формы. Выглядеть это будет как «Канцелярка, 15 шт.». Это удобно, но может создать вопросы из-за большой разницы в стоимости. Например, списание одного кресла обойдется во много раз дороже, чем шариковой ручки.

    Как вести учет без счета 10

    В практике иногда бухучет ведется без «Материалов». Обычно данный способ избирается, когда планируется тут же использовать КТ на нужды компании. И эти расходы допускается записывать в виде услуг на затраты. Все это расписывается бухгалтерскими проводками, где Дт 25-26 и 44, а Кт считается как 60 и 71.

    Если в этом алгоритме будут использоваться только незначительные суммы, то у налоговых служб не появляется вопросов. Но если на это регулярно тратится много денег и статья часто повторяется, то подобная ошибка спровоцирует интерес проверяющих.

    Трудности могут появляться и в случае, если необходимо вычесть сумму входного НДС, ведь покупку не приняли к учету по правилам.

    Еще одна сложность заключается в попытке отследить, что именно и в какой цех или отдел было потрачено. При проверке будет очень сложно понять, какие работники заказывают слишком много, приобретение для какого подразделения обходится дорого и неоправданно.

    Как это будет выглядеть в бухгалтерии — основные проводки

    Какой бы способ не был выбран, его предстоит вписать в УП фирмы. В любом случае бухучет проводится, как указано выше. Обязательно потребуется бухгалтерская проводка Дт распространенных 25, 26 и в отдельных случаях 44 счетов, а Кт 60 и иногда 71.

    Как документально оформить покупку и использование канцелярии

    Есть два варианта приобретать и приходовать:

    • поштучно;
    • однородными группами.

    Заранее определенный способ следует отметить в учетной политике компании и всегда его придерживаться.

    Когда КТ передаются ответственному по материалам лицу, приходится делать определенное действие:

    • составлять специальный приходный ордер по унифицированной форме №М-4;
    • на накладной, которая поступила от поставщика, ставить штамп, где будет вписано название фирмы, дата получения МЦ и номер РКО.

    Во втором случае ответственный работник должен поставить подпись в этом документе. Себестоимость использованных товаров будет расходами по ПБУ 10/99, то есть считается, что это обычные виды деятельности организации.

    Когда они выдаются сотрудникам, то списываются в соответствии с составленным требованием-накладной по ф. М-11.

    Для упрощения работы и повышения эффективности стоит иметь соответствующие программы, которые облегчат оформление документации. Чтобы было проще выбрать среди многообразия ПО, советуем обратиться в «Клеверенс». Наши специалисты помогут найти подходящее программное обеспечение для вашего бизнеса, автоматизирующее рабочие процессы за счет обьединения работы учетных систем и оборудования, например, терминалов сбора данных. Так, для тех, кто использует 1С:Бухгалтерию есть программный продукт «Инвентаризация ОС».

    Списание канцтоваров

    Осталось разобраться, на какой счет учета отнести израсходованные канцелярские товары. Тут стоит помнить, что эта группа материальных ценностей напрямую участвует в основной деятельности. Поэтому списать можно на сч. 26, который отвечает за общехозяйственные расходы, и на 44, в котором отражают затраты на продажу.

    Когда их дают работникам, то берут со склада. Для этого необходима накладная-требование, которая заполняется по ф. М-11. Еще один вариант – воспользоваться типовой формой, которую разработали в компании специально для этой задачи, но в этом случае документ должен быть вписан в учетную политику и применяться всегда. Следует обязательно указать стоимость КТ на дату, в которую осуществлялась выдача.

    На каком счете в бухгалтерии отразить канцтовары, подлежащие списанию

    Бухгалтерская запись будет выглядеть следующим образом:

    • Дт 26 или 44 – сумма указывается на все, что было передано на использование.

    У «упрощенки» алгоритм немного другой. Им можно по закону списывать все затраты в стандартную и основную деятельность сразу же после приобретения. По этой причине они не оформляют передачу сотрудникам. Все суммы будут признаны после оплаты.

    Как будут выглядеть проводки по списанию канцелярии – образцы актов

    Если «канцелярка» была учтена как производственные запасы, то предприятие имеет право полностью снимать их с баланса, когда их выдадут сотруднику. Дальше контроль уже не ведется. Оформляется это как Дт 91-94 и Кт 209.

    Как мы уже говорили, если предмет выдается со склада, то заполняется форма М-11, которая станет основанием, чтобы составить акт списания. Его можно писать в произвольном виде, главное, чтобы его подписали МОЛ. Также в нем важно указать все наименования и стоимость принадлежностей.

    Порядок, в котором будет списываться КТ

    После того как мы разобрались, на какой счет относить канцелярские товары, стоит выяснить, как происходит их снятие с учета. Когда письменные принадлежности переходят со склада ответственным сотрудникам, необходимо оформить бумаги:

    • лимитно-заборная карта по ф. М-8;
    • накладная-требование М-11;
    • накладная, которая составляется в межотраслевой форме М-15.

    Иногда бухгалтерия относит сюда же заправку картриджей, но это неверный подход. Об этом говорит пп. 2 из п. 1 в статье 254 НК РФ. Эти затраты следует переводить на материальные.

    Осталось понять, на какой счет учета относить канцелярию, которая отслужила свое. Сначала составляется соответствующий акт. В нем обязательно вписывается:

    • норматив расхода, если он имеется;
    • название и объем затрат;
    • куда все было потрачено;
    • цена за штуку и все наименования;
    • дополнительная информация, если требуется.

    В бухучете это будет выглядеть так:

    Дт

    Кт

    Описание

    Основание

    Списаны ручки

    Требование-накладная

    Как будут выглядеть документы, и кто будет их подписывать – устанавливается внутренними нормативными актами – указаниями, приказами, положениями.

    Как работать с НДС

    Мы уже знаем, на какой счет учета в бухгалтерии ставить канцтовары, но важно помнить и о налогообложении. Каждая компания имеет право принять к вычету все НДС, которые предъявили им продавцы. Все это выполняется на основании п.п. 1 и 2 ст. 171 Налогового кодекса РФ.

    Все необходимо прописывать отдельной строкой во всех расчетных бумагах согласно ст. 168 НК РФ. Вычет происходит в соответствии с пунктом 1 ст. 172.

    Налог, который относят на прибыль организаций

    Себестоимость КТ следует включить в прочие расходы, это происходит в день, когда они передаются работникам для использования, это указано в 264 ст. НК РФ.

    Что платят при УСН

    Каждая фирма, которая работает по этому принципу, уменьшает доходы на все понесенные траты, указанные в ст. 346. Туда относится и канцелярия, если соответствует 264 статье НК РФ. Суммы НДС при этом тоже включаются в затраты, но они обязаны быть прописаны особой строкой. Признается их стоимость в составе потраченного после оплаты.

    Можно ли вернуть поставщику

    Это зависит от условий, на которых их приобрели. Важно заранее определить, кто покупал и что не подходит в КТ. Если приобретение происходило частным образом физическим лицом для пользования, то здесь действует закон «О защите прав потребителей», который подтверждает возможность возвращать некачественные или не соответствующие ожиданиям предметы.

    Но при оформлении подобной операции предприятием появляются проблемы, так как ГК не предусматривает возможности возвращать или менять качественные товары. А закон, который защищает физических лиц, никак не влияет на фирмы. Приходится надеяться, что продавец пойдет навстречу.

    Мы рассмотрели, на какой счет приходуются канцтовары, куда относить их поступление, как их расходовать и списывать. Это несложная операция, но у многих специалистов она вызывает вопросы и споры. Советуем придерживаться учета по количеству, чтобы привлекать к себе интерес налоговой. Этот способ поможет избавиться от сложностей с подсчетом остатков, их контролем и расходованием.

    На видео можно посмотреть, как проводится инвентаризация на складе при помощи ТСД и ПО «Склад 15» от «Клеверенс».

    Количество показов: 4119

    Расход канцелярских принадлежностей

    Канцелярские принадлежности списываются в расходы при передаче работникам. При этом если один работник получает материальные ценности нескольких наименований, то удобно использовать требование-накладную (ф. 0504204), если же определенный перечень материальных ценностей выдается нескольким лицам, то следует использовать ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

    Для отражения в учете выбытия материальных ценностей могут применяться два способа:

    по фактической стоимости;

    по средней фактической стоимости.

    Применение одного из указанных способов определения стоимости материальных запасов при выбытии по группе (виду) материальных запасов осуществляется в течение финансового года непрерывно.

    Установление средней фактической стоимости материальных запасов производится по каждой группе (виду) запасов путем деления общей фактической стоимости группы (вида) запасов на их количество, складывающихся соответственно из средней фактической стоимости (количества) остатка на начало месяца и поступивших в течение текущего месяца на дату их выбытия (отпуска).

    Пример 1

    Остаток бумаги офисной на начало месяца — 5 пачек на сумму 650 руб. Их средняя стоимость составляет 130 руб. за пачку (130 руб. x 5). Поступило в течение месяца — 50 пачек на сумму 7 500 руб. Выбыло 35 пачек.

    Средняя стоимость выбывшей бумаги будет определяться следующим образом: (650 + 7 500) руб. / (50 + 5) = 148,18 руб.

    Стоимость выбывших материалов составит 5 186,3 руб. (148,18 руб. х 35).

    На конец месяца останется 20 пачек бумаги (55 — 35) стоимостью 2 963,7 руб. ((650 + 7 500) — 5 186,3).

    Установленный порядок определения стоимости материалов при их выбытии в течение отчетного года не изменяется (п. 110 Инструкции N 157н).

    Выбытие материальных запасов из-за их списания в результате хищений, недостач, потерь производится на основании надлежаще оформленных актов, с отражением стоимости материальных ценностей на уменьшение финансового результата текущего финансового года, с одновременным предъявлением виновным лицам сумм причиненных ущербов (акта о списании материальных запасов (ф. 0504230)) (п. 112 Инструкции N 157н).

    Списание материалов в результате их потерь при чрезвычайных обстоятельствах производится на основании надлежаще оформленных актов, с отнесением на чрезвычайные расходы текущего финансового результата (п. 113 Инструкции N 157н).Ввиду того что номенклатура материальных ценностей может быть очень обширна, в учетной политике учреждения необходимо установить порядок их группировки, а также нормы расходования. Представим фрагмент учетной политики:

    В целях рационального использования материальных запасов для канцелярских принадлежностей установить следующие нормы выдачи сотрудникам:

    — бумага офисная — 1 пачка в месяц;

    — бумага писчая — 1 пачка на двух сотрудников в месяц;

    — бумага для записей — 1 блок на полгода;

    — ручка шариковая — 1 штука в месяц;

    — карандаш простой — 1 штука в месяц;

    — степлер — 1 штука на год;

    — дырокол — по мере необходимости;

    — скрепки для степлера — 1 упаковка на полгода;

    — скрепки канцелярские — 1 упаковка на полгода;

    — ластик — 1 штука на полгода;

    — линейка — 1 штука на год;

    — папка-скоросшиватель малая — 3 штуки в месяц;

    — папка-скоросшиватель большая — по мере необходимости;

    — корректирующее средство — 1 штука на полгода;

    — маркеры цветные — по мере необходимости.

    Стоит отметить, что большинство канцелярских принадлежностей, будь то бумага или ручки, не могут быть израсходованы сразу все, поэтому их наличие в учреждении непосредственно у использующих их работников и вместе с тем отсутствие остатков в бухгалтерском учете не должны являться нарушением и вызывать вопросов со стороны проверяющих органов.

    Типовые операции по принятию к учету и выбытию указанных материальных ценностей в соответствии с действующими инструкциями будут выглядеть следующим образом:

    Казенное учреждение (Инструкция N 162н)

    Бюджетное учреждение (Инструкция N 174н)

    Автономное учреждение (Инструкция N 183н)

    Дебет

    Кредит

    Дебет

    Кредит

    Дебет

    Кредит

    Приобретение материалов у поставщика

    1 105 36 340

    1 302 34 730

    1 208 34 660

    0 105 36 340

    0 302 34 730

    0 208 34 660

    0 105 36 000

    0 302 34 000

    0 208 34 000

    Передача материалов между МОЛ внутри учреждения

    1 105 36 340

    1 105 36 340

    0 105 36 340

    010536340

    0 105 36 000

    0 105 36 000

    Списание материалов

    1 401 20 272

    1 109 00 272

    1 105 36 440

    0 401 20 272

    0 109 00 272

    0 105 36 440

    0 401 20 272

    0 109 00 272

    0 105 36 000

    * Инструкция по применению Плана счетов бюджетного учета, утвержденная Приказом Минфина РФ от 06.12.2010 N 162н.

    ** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета бюджетных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 16.12.2010 N 174н.

    *** Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденная Приказом Минфина РФ от 23.12.2010 N 183н.

    Пример 2

    Автономное учреждение образования через подотчетное лицо за счет средств от приносящей доход деятельности закупило канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, линейки, канцелярские скрепки, скрепки для степлера, бумагу формата А4, папки-скоросшиватели. Деньги под отчет получены из кассы учреждения и израсходованы полностью. Данные канцелярские принадлежности приняты к учету по группам: письменные принадлежности — на сумму 1 500 руб., бумага — 7 500 руб., папки — 2 000 руб. Письменные принадлежности на сумму 1 000 руб. и папки на сумму 800 руб. выданы сотрудникам по ведомости (ф. 0504210) и списаны с учета на общехозяйственные расходы.

    Денежные средства для осуществления расходов, связанных с деятельностью учреждения, выдаются работнику под отчет по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника с указанием назначения, расчета (обоснования) размера аванса и срока, на который они выдаются (п. 213 Инструкции N 157н).

    Названные операции будут отражены в учете в соответствии с Инструкцией N 183н следующим образом:

    Дебет

    Кредит

    Сумма, руб.

    Получен аванс из кассы

    (1 500 + 7 500 + 2 000) руб.

    2 208 34 000

    2 201 34 000

    11 000

    Приняты к учету канцелярские товары:

    — письменные принадлежности;

    2 105 36 000

    2 208 34 000

    1500

    — бумага;

    7 500

    — папки

    2 000

    Списаны на расходы выданные канцелярские товары:

    — письменные принадлежности;

    2 109 80 272

    2 105 36 000

    1000

    — папки

    800

    Напомним, что лицо, получившее деньги под отчет, обязано отчитаться об их использовании с помощью авансового отчета (ф. 0504505). К авансовому отчету работник должен приложить подлинники документов, подтверждающих произведенные расходы (квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки и т.д.). Перечень этих документов работник должен записать на оборотной стороне авансового отчета.

    Получив авансовый отчет от работника, выдайте ему расписку в получении авансового отчета (отрезная часть ф. 0504505).

    Главный бухгалтер проверяет авансовый отчет в срок, установленный локальным нормативным актом учреждения (например, графиком документооборота, утвержденным в рамках формирования учетной политики).

    Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель учреждения или уполномоченное им лицо. После этого товары (работы, услуги), приобретенные «подотчетником», принимаются к учету.

    * * *

    Канцелярские принадлежности необходимы учреждению для ведения уставной деятельности. Расходы на их приобретение следует предусмотреть в плане ФХД. Учреждение самостоятельно определяет нормы расхода канцтоваров и устанавливает их в учетной политике. Поступление и списание канцтоваров оформляются первичными учетными документами.

    Add a Comment

    Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *