Кдп

Ведение кадрового делопроизводства (КДП)

Ведение кадрового делопроизводства — это кропотливая работа с документами, требующая знаний в области трудового законодательства. Обычно к аутсорсингу по кадровому делопроизводству Клиенты прибегают в следующих случаях:

  • нет штатного квалифицированного кадровика;
  • объём кадровой работы для постоянного внутреннего сотрудника небольшой;
  • высокая текучесть персонала, что ведет к перегрузке кадровой службы, которая занята подбором персонала и другими аспектам в работе с персоналом;
  • политика компании такова, что все дополнительные (по отношению к основным бизнес-процессам) работы передаются на аутсорсинг (кадровый учет, расчет зарплаты, ведение бухгалтерского учета, юридическое сопровождение и т.д.).

Если Вы не знаете, в каком состоянии находится КДП Вашей компании, то мы можем провести аудит и последующее восстановление всей кадровой документации. Подробнее об этой услуге можно узнать в разделе: Аудит и восстановление КДП.

Если же кадровая документация у Вас в порядке, и Вы решили передать дальнейшее ведение дел в аутсорсинговую компанию, то мы предлагаем в рамках договора на ведение КДП следующие виды работ:

  • оформление кадровых приказов, трудовых договоров, договоров материальной ответственности, личных дел, графиков отпусков, табелей учета рабочего времени, ознакомление с ЛНА;
  • учёт и оформление трудовых книжек;
  • оформление документов по премированию и вынесению дисциплинарного взыскания сотрудникам;
  • внесение изменений в штатное расписание, ЛНА по работе с персоналом, трудовые договоры, должностные инструкции;
  • ведение текущей регистрационной кадровой документации;
  • ведение воинского учета;
  • консультации по трудовому законодательству в отношении работающих сотрудников

Мы обеспечиваем непрерывность оказания услуги, закрепляем за Вами персонального менеджера, который работает в Вашем офисе один день в неделю, а остальное время работает удалённо и находится на связи.

Более подробно о порядке оказания услуги Вы можете узнать из соответствующего Договора.

Информацию о стоимости и порядке оплаты Вы можете узнать на странице Стоимость

Содержание

1 шаг. Организуйте кадровое делопроизводство. Есть три способа

Определите ответственного или ответственных за состояние кадрового делопроизводства у работодателя. Все работодатели очень разные. Отличаются количеством штата, сферой деятельности, текучестью кадров, управленческими подходами, экономическими возможностями. Отвечу на любимый вопрос кадровых специалистов:

Существуют ли нормативы численности кадровиков на количество работников?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«Увы, универсальной формулы, которая подходила бы всем, нет. Нормативы для кадровых процедур, которые приведены в постановлении Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78, устарели. В среднем цифра по нормативам в настоящее время колеблется от 200 до 270 работников на одного кадровика. Но в идеале нужно высчитывать время на оформление документов непосредственно у вашего работодателя».

В зависимости от штата компании, текучести кадров, экономических возможностей работодатель может организовать кадровое делопроизводство одним из способов:

  • структурное подразделение, например, отдел кадрового учета во главе с руководителем;
  • единственный специалист по кадровому делопроизводству;
  • внутреннее совмещение — чаще всего встречается в небольших компаниях до 100 человек. Внутреннее совмещение — это когда работу по ведению кадрового делопроизводства поручают работнику, чья трудовая функция изначально не связана с кадровым учетом, например, бухгалтеру или офис-менеджеру.

Совмещение — это поручение работнику с его письменного согласия дополнительной работы по другой должности, профессии, специальности (ст. 60.2 ТК РФ). Чтобы оформить совмещение, включите должность в штатное расписание (при этом ставка может быть не целой, важно просто отразить потребность работодателя в трудовой функции специалиста по кадровому делопроизводству).

Типичное заблуждение: должность, по которой оформляется совмещение, не включается в штатное расписание. В согласии пропишите срок, содержание и объем выполняемой работы и размер доплаты.

Итак, первый шаг — определите, как вам поручили вести кадровое делопроизводство:

  1. Ваша должность входит в состав структурного подразделения, например, отдел кадрового учета.
  2. Вы — единственный специалист по кадровому делопроизводству, с вами заключен трудовой договор и в ваши обязанности входит вести кадровое делопроизводство в полном объеме.
  3. Ведение кадрового делопроизводства оформлено на вас в виде совмещения.

После того, как проверены ваши полномочия по организации и ведению кадрового делопроизводства, внимательно изучите учредительные документы.

2 шаг. Изучите учредительные документы

В первую очередь обратите внимание на название работодателя.

Типичная ошибка: в кадровых документах наименование работодателя указано не в соответствии с учредительными документами. Например, в Уставе прописано полное и сокращенное наименование, а в кадровых документах — только полное или только сокращенное наименование работодателя.

Изучите в учредительных документах вопрос о полномочиях по принятию решения о заключении, расторжении трудовых договором, по утверждению локальных нормативных актов. Определите, кто является уполномоченным лицом работодателя, если это юридическое лицо.

Типичная ошибка в трудовом договоре: в учредительных документах уполномоченным лицом работодателя прописан руководитель компании, в трудовых договорах в преамбуле указывается руководитель, действующий на основании Устава, а в конце трудового договора подпись со стороны работодателя проставляет начальник отдела кадров, или заместитель генерального директора и т.д., то есть не сам руководитель.

Помните простое правило: кто указан как уполномоченное лицо работодателя в начале трудового договора, тот и ставит подпись в нем подпись.

3 шаг. Сформируйте штатное расписание

Почему штатное расписание является одним из первых документов, который напрямую связан с трудовой функцией кадровика? Штатное расписание — это документ организационно-распорядительного характера, который по своей сути отвечает на вопрос: потребность в каких трудовых функциях испытывает работодатель.

Помните правило: вне штатного расписания, «за штатом» не может быть оформлен ни один работник. Там, «за штатом», только договоры гражданско-правового характера. Все потребности работодателя в трудовых функциях определяет штатное расписание.

Трудовая функция — это работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессия, специальность с указанием квалификации; конкретный вид поручаемой работнику работы (ст. 15, 57 ТК РФ).

Штатное расписание можно утвердить по унифицированной форме — форма Т-3 (утв. постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1) или разработать и утвердить свою форму (желательно, приложением к учетной политики организации). В графе «Количество штатных единиц» можно указывать не полную ставку, например, 0,25 или 0,5.

Кто разрабатывает штатное расписание?

Евгения Конюхова, преподаватель программы профпереподготовки по кадрам в Контур.Школе:

«В соответствии с квалификационным справочником должностей разработкой штатного расписания занимается экономист по труду. Но такое счастье (экономист по труду) есть далеко не у всех работодателей. Поэтому ответственный за разработку штатного расписания тот, в чьи должностные обязанности входит разработка проекта штатного расписания. Его утверждают приказом и хранят постоянным. Ограничений по количеству внесения изменений в штатное расписание законодательно не установлены».

4 шаг. Определите необходимое количество локальных нормативных актов

Локальные нормативные акты — объемная тема. Чаще всего специалисты спрашивают «волшебную таблетку счастья» в виде исчерпывающего перечня обязательных для них локальных нормативных актов. Но универсального, подходящего перечня для всех работодателей, нет. Есть несколько правил, о которых нужно помнить:

  1. Только работодатели, отнесенные к субъектам микропредпринимательства в соответствии со ст. 309.2 ТК РФ, могут частично или полностью отказаться от локальных нормативных актов. При условии, что перенесут те вопросы, которые должны решаться в локальных нормативных актах, в типовую форму трудового договора. Все остальные работодатели обязаны иметь в наличии необходимое количество локальных нормативных актов.
  2. Есть перечень локальных нормативных актов, который является обязательным для всех работодателей: правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие системы оплаты труда (ст. 135 ТК РФ), локальные нормативные акты, устанавливающие порядок обработки персональных данных, права работников, особенности передачи и хранения персональных данных (гл. 14 ТК РФ, Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ).
    Обратите внимание на локальный нормативный акт, устанавливающий системы оплаты труда: как такового его в самостоятельном виде, например, в виде Положения по оплате труда, также может не быть, если системы оплаты труда прописаны в правилах внутреннего трудового распорядка работодателя или коллективном договоре. Также в обязательном порядке надо разработать и утвердить график отпусков — не позднее чем за две недели до начала календарного года, на который он составляется. Если организация создана в начале или середине календарного года, этот год вы дорабатываете без графика отпусков.
    Могут быть локальные нормативные акты, которые становятся обязательными при наступлении определенных условий, например, положение о командировках, коллективный договор, положение об аттестации работников и т.п. Именно в этом вопросе нужны системные, комплексные знания трудового законодательства в целом. В курсе повышения квалификации «Кадровое делопроизводство» и курсе профессиональной переподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» локальным нормативным актам выделено отдельное занятие.
  3. Локальные нормативные акты принимают с учетом мнения представительного органа в порядке ст. 372 ТК РФ. Этот пункт обязателен при наличии представительного органа работников, но на стадии организации кадрового делопроизводства, скорее всего, он просто отсутствует. Если так — пропускайте этот пункт.
  4. Со всеми принимаемыми локальными нормативными актами работник должен быть ознакомлен под роспись в соответствии с ч. 2 ст. 22 ТК РФ. Вновь принимаемые работники должны быть ознакомлены под роспись до подписания трудового договора (ст. 68 ТК РФ).

5 шаг. Проверьте, как оформлен на работу руководитель

Ключевым работником организации является руководитель. В первую очередь проверьте все документы по его оформлению. Должен быть ответ на запрос из реестра дисквалифицированных лиц, который ведут налоговые органы. Это требование ч. 2 ст. 32.11 КоАП РФ.

Руководитель обладает двойным правовым статусом:

  • является единоличным исполнительным органом юридического лица;
  • выполняет обязанности работника — трудовую функцию руководителя.

На руководителя должны быть оформлены документы о назначении (избрании) его генеральным директором в соответствии с федеральными законами и учредительными документами и документы в рамках трудового законодательства: трудовой договор, приказ о приеме на работу. Должна быть внесена запись в трудовую книжку.

Начинающие специалисты, да и опытные, порой задают такой вопрос: как внести запись в трудовую книжку о приеме на работу генерального директора? Ответ лежит на поверхности: трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий именно трудовой стаж, и в трудовую книжку вносятся сведения о приеме на работу, а не о процедурах избрания или назначения. Поэтому после заключения трудового договора, издания приказа о приеме на работу внесите запись в трудовую книжку именно о приеме на работу со ссылкой в 4 графе на реквизиты приказа о приеме на работу.

Типичная ошибка в оформлении трудового договора с руководителем: срок трудового договора не соответствует сроку его полномочий как единоличного исполнительного органа в соответствии с учредительными документами. На стадии заключения трудового договора внимательно изучайте учредительные документы, чтобы не допустить подобной ошибки.

6 шаг. Подготовьте проект трудового договора

Трудовой договор — один из главных документов в регулировании трудовых отношений с работниками. Рекомендую тщательно продумать и разработать шаблоны трудовых договоров для оформления на работу разных категорий работников.

По итогам инспекционных проверок ГИТ трудовой договор становится и самым дорогим документом в кадровом делопроизводстве с точки зрения штрафных санкций. Ответственность предусмотрена по ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ для юридических лиц, например, от 50 000 до 100 000 руб., причем иногда проверяющие перемножают штраф на количество трудовых договоров.

Типовая форма трудового договора разработана и утверждена только для руководителей государственных (муниципальных) учреждений и работодателей, субъектов малого предпринимательства, отнесенных к микропредпринимателям. В остальных случаях работодатели самостоятельно разрабатывают форму трудового договора.

Рекомендация 1. При разработке проекта трудового договора учитывайте требования ст. 57 ТК РФ. Проверьте, включены ли в него обязательные сведения:

  • фамилия, имя, отчество работника и наименование работодателя (фамилия, имя, отчество работодателя-физического лица), заключивших трудовой договор;
  • сведения о документах, удостоверяющих личность работника и работодателя-физического лица;
  • идентификационный номер налогоплательщика (для работодателей, за исключением работодателей-физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями);
  • сведения о представителе работодателя, подписавшем трудовой договор, и основание, в силу которого он наделен соответствующими полномочиями;
  • место и дата заключения трудового договора.

Как правило, эти сведения вносятся в преамбулу к трудовому договору, или часть сведений остается в преамбуле, а часть переносится на последнюю страницу трудового договора.

Пример: «Общество с ограниченной ответственностью «Интерес»», (ИНН 1234567890) именуемое в дальнейшем «Работодатель», в лице заместителя генерального директора Михайлова П.С., действующего на основании Трудового договора от 17.02.2009 № 18-тд-2009 и Приказа от 05.08.2011 № 12, с одной стороны, и гражданин Российской Федерации Веселов Николай Сергеевич (паспорт серия 0477,№ 123456 выдан УФМС по ЮАО г. Москвы 20.08.1997г.), именуемый в дальнейшем «Работник», с другой стороны, в соответствии с действующим на территории Российской Федерации трудовым законодательством заключили настоящий трудовой договор о нижеследующем:…»

Рекомендация 2. Помните про обязательные условия трудового договора, они перечислены в ч. 2 ст. 57 ТК РФ. Но не все из них всегда обязательные! Некоторые обязательны при наличии определенных условий:

  • срок трудового договора и обстоятельства (причины), послужившие основанием для заключения срочного трудового договора в соответствии с Трудовым кодексом или иным федеральным законом (указывайте только при заключении срочного трудового договора);
  • гарантии и компенсации за работу с вредными и (или) опасными условиями труда, с указанием характеристик условий труда на рабочем месте (указывайте только если принимаете работника на работу с вредными или опасными условиями труда);
  • режим рабочего времени и времени отдыха (вносите в трудовой договор только если режим отличается от общих правил, действующих у работодателя);
  • условия, определяющие характер работы (разъездной, подвижной, в пути).

Рекомендация 3. Учитывайте статьи Трудового кодекса, устанавливающие особенности регулирования трудовых отношений с отдельными категориями работников или нормы федеральных законов, регулирующих ваш вид деятельности. При разработке проекта трудового договора не пользуйтесь источниками сомнительного происхождения из интернет-ресурсов.

Посмотрите разные источники и, пропустив их через «призму» статьи 57 ТК РФ, разработайте свою форму.

В трудовой договор можно включить дополнительные, названные в ч. 4 ст. 57 ТК РФ, и иные условия. Но за их отсутствие работодатель не будет нести ответственность.

Если деятельность работников связана с обслуживанием материальных ценностей, рекомендую сразу разработать и подготовить шаблон договора о полной материальной ответственности. Тогда вы сможете подписать его одновременно с трудовым.

Кадровое делопроизводство Профпереподготовка в Контур.Школе, 272 ак.часа. Дистанционно Программа обучения

По материальной ответственности есть отдельный подробный урок в курсе профессиональной подготовки по кадровому делопроизводству в Контур.Школе. В программе урока:

  • Материальная ответственность работника: основания, сроки и порядок привлечения.
  • Случаи полной материальной ответственности работника.
  • Договор о полной индивидуальной или коллективной материальной ответственности.
  • Материальная ответственность работодателя за задержку заработной платы, отпускных, иных сумм, причитающихся работнику.

7 шаг. Подготовьте документы для ведения трудовых книжек новых работников

Для начала подготовьте приказ о назначении специального уполномоченного лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек.

Помните, что принудительный труд запрещен. Если в трудовом договоре или должностной инструкции ответственного не были прописаны обязанности по ведению, учету, хранению и выдаче трудовых книжек, нужно соглашением дополнить этими обязанностями трудовой договор, или внести изменения в должностную инструкцию. Если такая ответственность будет возлагаться на работника, в чью функцию не входит кадровое делопроизводство, например, на главного бухгалтера, рекомендую оформлять сначала соглашение о совмещении, т.е. о поручении работнику дополнительной работы с его письменного согласия с доплатой в соответствии со ст. 151 ТК РФ.

На этом этапе также проверьте, что в организации приобретены и учтены в приходно-расходной книге по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее бланки трудовых книжек и вкладыши в нее. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Постановления Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках», далее — Постановление № 225).

Бланки трудовых книжек и вкладыши храните в бухгалтерии как бланки строгой отчетности. Приходно-расходную книгу также ведет бухгалтерия (см. п. 41 Постановления № 225). На этом этапе также оформите книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. Ее ведет кадровая служба.

Приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них надо пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации, а также скрепить сургучной печатью или опломбировать.

8 шаг. Подготовьте документы для ведения кадровой работы

Оформление кадровых процедур начинается с оформления работников на работу.

Какие обязательные документы должны быть под рукой у кадровика на этапе оформления работников на работу?

Типовой комплект (без учета особенностей):

  1. Комплект локальных нормативных актов для ознакомления с ними работников.
  2. Проект трудового договора с включенными в него или в должностную инструкцию должностными обязанностями.
  3. Бланк приказа о приеме на работу (ст. 68 ТК РФ). Приказ может быть по унифицированной форме — форма Т-1 (форма Т-1а) или по утвержденной работодателем форме.
  4. Бланки личной карточки по форме Т-2 (для государственных или муниципальных служащих форма Т-2 ГС(МС)). Обратите внимание: личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)) ведут в письменном виде, на картоне.

С записями о работнике, о приеме на работу, постоянных переводах, увольнениях работника необходимо знакомить под роспись в соответствующих разделах личной карточки (п. 12 Постановления № 225).

Что учесть по трудовым книжкам на данном этапе? Напишите в бухгалтерию заявку с просьбой выдать бланк трудовой книжки, если у работника ее нет, или внесите сведения об имеющейся у него трудовой книжке в книгу учета движения трудовых книжек.

Организуйте учет рабочего времени: работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного работником (ст. 91 ТК РФ). Для этих целей можно использовать унифицированные формы табеля учета рабочего времени Т-12 или Т-13, или утвердить свою форму.

Как оформить изменения в трудовой договор?

Подготовьте документы:

  1. Соглашение об изменении условий трудового договора/дополнительное соглашение к трудовому договору (если изменение условий трудового договора происходит по соглашению сторон в соответствии со ст. 72 ТК РФ).
  2. Приказ об изменении организационных или технологических условий труда, письменные уведомления об изменениях и причинах, послуживших основаниями для изменения условий трудового договора, письменные предложения другой вакантной работы, соответствующей квалификации работника, а также вакантной нижестоящей должности или нижеоплачиваемой работы (если изменение условий трудового договора происходит по инициативе работодателя в соответствии со ст. 74 ТК РФ).

Перечень документов для оформления перевода зависит от вида перевода:

  • при временном переводе заключается дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе, готовится приказ о переводе (как правило, по форме Т-5 или Т-5а);
  • при постоянном переводе — дополнительное соглашение к трудовому договору о переводе и приказ о переводе. Также вносится запись в трудовую книжку и в личную карточку Т-2 (Т-2ГС(МС)).

Перечень документов для оформления отпусков:

  • график отпусков (утверждайте не позднее чем за две недели до начала календарного года). Читайте статью «17 советов про график отпусков»;
  • письменные извещения работников о времени начала отпуска в соответствии с ч. 3 ст. 123 ТК РФ (посмотрите письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1);
  • приказ на отпуск (форма Т-6, форма Т-6а).

Этот перечень может меняться в зависимости от категорий работников или обстоятельств. Например, если работник просит отпуск не по графику отпусков, а в удобное для него время на основании его письменного заявления (например, такой отпуск предоставляется несовершеннолетним, Почетным донорам России и т.д.). В этом случае не будет извещения на отпуск. Работник напишет заявление, и работодатель оформит приказ.

Трудовое законодательство устанавливает требования по наличию и оформлению кадровых документов в случаях, если работодатель:

  • привлекает работников к работе за пределами установленной продолжительности рабочего времени;
  • привлекает к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
  • направляет работников в командировки;
  • предоставляет гарантии и компенсации. Этот блок вопросов следует изучить отдельно. Рекомендуем ознакомиться с программой профпереподготовки «Управление персоналом и кадровое делопроизводство» в Контур.Школе.

Как оформить увольнение работников

В этом случае нужны документы-основания, вид которых зависит от основания увольнения. Например, для увольнения работника по его инициативе необходимо его письменное заявление, для увольнения по соглашению сторон — соглашение о расторжении трудового договора и т.д.

В обязательном порядке готовьте приказ на увольнение, с которым ознакомьте работника под роспись. Если работник отсутствует или отказывается ознакомиться с приказом, проставьте на приказе соответствующую отметку.

На основании приказа вносите запись в трудовую книжку и в личную карточку работника. После работник проставляет свою подпись в трудовой книжке, личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек при выдаче трудовой книжки на руки работнику.

Мы рассмотрели обязательные шаги для организации кадрового делопроизводства с нуля.

Восстанавливаем кадровый учет

Отчего возникает необходимость восстановления кадрового учета? Одна из самых распространенных причин – вы пришли работать в организацию, где недостаточно внимания уделялось оформлению кадровых документов, либо учет велся некомпетентным сотрудником. Также потребуется восстановить учет, если документы утрачены в связи с пожаром или иными чрезвычайными обстоятельствами. В любом случае предстоит проделать огромную работу. Как учесть все нюансы и ничего не упустить? Поговорим о том, как подготовиться к работе по сверке и восстановлению локальных нормативных актов. Также расскажем о том, как правильно разработать и заполнить карту взаимодействия с государственными и иными проверяющими организациями.

Отчего возникает необходимость восстановления кадрового учета? Одна из самых распространенных причин – вы пришли работать в организацию, где недостаточно внимания уделялось оформлению кадровых документов, либо учет велся некомпетентным сотрудником. Также потребуется восстановить учет, если документы утрачены в связи с пожаром или иными чрезвычайными обстоятельствами. В любом случае предстоит проделать огромную работу. Как учесть все нюансы и ничего не упустить? Поговорим о том, как подготовиться к работе по сверке и восстановлению локальных нормативных актов. Также расскажем о том, как правильно разработать и заполнить карту взаимодействия с государственными и иными проверяющими организациями.

Составляем карту сведений об организации

Прежде следует ознакомиться с учредительными документами организации. Согласно пункту 2 статьи 51 Гражданского кодекса организация (юридическое лицо) считается созданной со дня внесения соответствующей записи в Единый государственный реестр юридических лиц. При государственной регистрации в указанный реестр включаются сведения о юридическом лице, в том числе его полное и (в случае, если имеется) сокращенное наименование. При этом наименование указывается в соответствии с учредительными документами.

Кроме того, Госстандарт России устанавливает единые требования к оформлению документов, в частности, к составу их реквизитов в ГОСТ Р 6.30-2003. Одним из обязательных реквизитов, придающих документу юридическую силу, является наименование организации. Несмотря на то, что ГОСТ является рекомендательным, следует придерживаться его положений, особенно если они подкрепляют другие нормы, обязательные к исполнению в силу закона. Так, в соответствии с пунктом 3.8 ГОСТа Р 6.30-2003, наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование организации, то оно также должно содержаться в документах фирмы и документах, в которых отражаются трудовые отношения с работниками, в трудовых книжках.

Кроме того, следует ознакомиться с регистрационными документами организации, содержащими сведения, необходимые для оформления кадровых документов. Например, в трудовом договоре с работником необходимо указывать идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), присвоенного работодателю (ст. 57 ТК РФ). Следовательно, копию свидетельства о постановке на учет в налоговом органе лучше иметь под рукой. Можно сформировать специальную папку с копиями таких документов для использования их в дальнейшей работе.

Итак, получив сведения из учредительных и регистрационных документов и сняв при необходимости копии с них, удобно сформировать их в сводную таблицу. Если по каким-либо причинам вы не смогли получить доступ непосредственно ко всем указанным документам, попросите руководителя организации обеспечить предоставление нужных вам сведений (например, в форме той же таблицы) и заверить их своей подписью.

Карта сведений об организации

№ п/п

Вид сведений, необходимых для восстановления и ведения

Сведения кадрового учета об организации

1

Полное наименование организации

.

2

Сокращенное наименование организации

.

3

ИНН (идентификационный номер налогоплательщика)

.

4

КПП (код причины постановки на учет)*

.

5

ОГРН (основной государственный регистрационный номер) и дата регистрации

.

6

Наименование должности руководителя

.

7

Фамилия, имя, отчество руководителя

.

8

Фамилия, имя, отчество главного бухгалтера

.

9

Юридический адрес

.

10

Фактический адрес

.

11

Телефон, факс

.

12

Код ОКПО (Общероссийский классификатор предприятий и организаций)**

.

13

Код ОКВЭД (Общероссийский классификатор видов экономической деятельности)

.

14

Регистрационный номер в Пенсионном фонде РФ

.

15

Регистрационный номер в Фонде обязательного медицинского страхования РФ

.

16

Банковские реквизиты организации (расчетный счет, наименование банка, корреспондентский счет, БИК***)

.

* Присваивается при постановке на учет в налоговых органах.

** Присваивается в момент регистрации юридического лица и показывает вид деятельности.

*** Банковский идентификационный код.

Сведения, содержащиеся в карте сведений об организации, необходимы для оформления документов кадрового учета и отчетности, заполнения трудовых книжек, а также взаимодействия с внешними организациями, в частности Пенсионным фондом, Фондом обязательного медицинского страхования, Федеральной службой по труду и занятости, Федеральной миграционной службой, военкоматами и др.

Цитируем закон

Юридическое лицо имеет свое наименование, содержащее указание на его организационно-правовую форму. Наименования некоммерческих организаций, а в предусмотренных законом случаях, наименования коммерческих организаций должны содержать указание на характер деятельности юридического лица.

Место нахождения юридического лица определяется местом его государственной регистрации. Государственная регистрация юридического лица осуществляется по месту нахождения его постоянно действующего исполнительного органа, а в случае отсутствия постоянно действующего исполнительного органа – иного органа или лица, имеющих право действовать от имени юридического лица без доверенности.

Наименование и место нахождения юридического лица указываются в его учредительных документах.

Пункты 1–3 статьи 54
Гражданского кодекса РФ

Шаг 2

Составляем карту сведений о личных документах работников

Личные документы работника, предъявляемые при заключении трудового договора, – это паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, трудовая книжка, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу), документы об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (для сотрудников, поступающих на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) (ст. 65 ТК РФ).

Карту сведений о личных документах работников можно представить также в виде таблицы. Карту лучше составлять по подразделениям, на основании принятого в организации штатного расписания. Проверяем, все ли трудовые книжки (и вкладыши в них) имеются в наличии, соответствуют ли они установленному образцу. Имеются ли сведения о свидетельствах государственного пенсионного страхования (обычно для удобства работы со свидетельств снимается ксерокопия), необходимых документах об образовании, документах воинского учета и т. д.

Карта сведений о личных документах работников

№ п/п

Фамилия, имя, отчество работника

Должность

Дата приема на работу

Сведения о документах

Паспорт (иной документ, удостоверяющий личность)

Трудовая книжка

1

2

3

4

5

6

.

Подразделение:

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

Сведения о документах* Примечание
Страховое свидетельство государственного пенсионного
страхования
Документы воинского учета Документы об образовании

.

.

7

8

9

10

11

12

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

.

* Пустые графы могут понадобиться, чтобы внести в них сведения о документах, необходимых для оформления трудовых отношений с некоторыми категориями работников, например, с иностранцами (отметка о наличии разрешения на работу), с несовершеннолетними сотрудниками (документ о прохождении обязательного медицинского осмотра (обследования)) и т. д.

Кроме того, желательно проверить, не изменились персональные данные работников (например, паспортные данные в связи с вступлением в брак или достижением 20-летнего или 45-летнего возраста), а если изменились, имеются ли копии соответствующих документов. Кроме того, следует обратить внимание, нет ли среди работников организации иностранных граждан и лиц без гражданства, для которых существует особый порядок оформления на работу.

Сведения о выявленных несоответствиях и (или) об отсутствии документов вносим в нашу карту сведений о личных документах работников в соответствующую графу. Например:

  • в графе «Трудовая книжка» – не внесены сведения об изменении фамилии (копии паспорта и свидетельства о браке прилагаются), не заведена трудовая книжка (заключение трудового договора впервые);
  • в графе «Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования» – фамилия в свидетельстве государственного пенсионного страхования не соответствует паспортным данным и т. д.

В графу «Примечание» можете записать общие комментарии по данным работника. Если с тем или иным документом все в порядке, можете в соответствующей графе поставить, знак «+».

5. В паспорте производятся отметки:

  • о регистрации гражданина по месту жительства и снятии его с регистрационного учета – соответствующими органами регистрационного учета;
  • об отношении к воинской обязанности граждан, достигших 18-летнего возраста, – соответствующими военными комиссариатами и территориальными органами Федеральной миграционной службы;
  • о регистрации и расторжении брака – соответствующими органами, осуществляющими государственную регистрацию актов гражданского состояния на территории Российской Федерации, и территориальными органами Федеральной миграционной службы;
  • о детях (гражданах Российской Федерации, не достигших 14-летнего возраста) – территориальными органами Федеральной миграционной службы;
  • о ранее выданных основных документах, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации на территории Российской Федерации, – территориальными органами Федеральной миграционной службы;
  • о выдаче основных документов, удостоверяющих личность гражданина Российской Федерации за пределами Российской Федерации, – территориальными органами Федеральной миграционной службы или другими уполномоченными органами.

По желанию гражданина в паспорте также производятся отметки:

  • о его группе крови и резус-факторе – соответствующими учреждениями здравоохранения;
  • об идентификационном номере налогоплательщика – соответствующими налоговыми органами.

Отметка о детях (гражданах Российской Федерации, не достигших 14-летнего возраста) заверяется подписью должностного лица и печатью территориального органа Федеральной миграционной службы.

6. Запрещается вносить в паспорт сведения, отметки и записи, не предусмотренные настоящим Положением.

Паспорт, в который внесены сведения, отметки или записи, не предусмотренные настоящим Положением, является недействительным.

7. Срок действия паспорта гражданина:

  • от 14 лет – до достижения 20-летнего возраста;
  • от 20 лет – до достижения 45-летнего возраста;
  • от 45 лет – бессрочно.

По достижении гражданином (за исключением военнослужащих, проходящих службу по призыву) 20-летнего и 45-летнего возраста паспорт подлежит замене.

Военнослужащим, проходящим военную службу по призыву, паспорта выдаются или заменяются по окончании установленного срока военной службы по призыву.

Пункты 5–7 Положения о паспорте
гражданина Российской Федерации
(утверждено постановлением Правительства РФ
от 8 июля 1997 г. № 828)

Шаг 3

Составляем карту книг (журналов) регистрации

Чтобы приступить к работе по восстановлению кадровой документации, необходимо определить, какие документы должны быть в кадровой службе и каковы сроки их хранения. Это должно содержаться в номенклатуре дел. Если вы хотите создать четкую систему учета и архивирования документов, а номенклатура дел в организации отсутствует, ее необходимо разработать.

Номенклатуру дел на следующий календарный год утверждают в конце текущего календарного года. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.) и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения (утвержден Росархивом 6 октября 2000 г.) (далее – Перечень типовых документов).

После того, как номенклатура дел составлена и утверждена, необходимо сформировать кадровую документацию в соответствии с номенклатурой и определить по каждому делу, какие документы отсутствуют, а какие имеются, но подлежат доработке. Как правило, все основные документы должны проходить регистрацию, удобно свести информацию в таблицу.

Карта книг (журналов) регистрации

№ п/п

Наименование книги (журнала) регистрации

Ссылка на нормативный акт, предусматривающий ведение книги (журнала) регистрации

Примечание

1

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним

п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек, ст. 358 е Перечня типовых документов

.

2

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним*

п. 40 Правил ведения и хранения трудовых книжек

.

3

Журнал регистрации трудовых договоров

ст. 358 д Перечня типовых документов

.

4

Журнал учета приказов по личному составу (прием, перевод, увольнение)

ст. 358 а Перечня типовых документов

.

5

Журнал учета отпусков

ст. 358 г Перечня типовых документов

.

6

Журнал учета работников, направленных в командировки, и выдачи командировочных удостоверений

ст. 358 б, з Перечня типовых документов

.

7

Журнал учета военнообязанных

ст. 358 в Перечня типовых документов

.

8

.

.

* Ведется бухгалтерией организации.

Общие требования, предъявляемые Росархивом к книгам (журналам) учета документации: твердая обложка, страницы пронумерованы, книга (журнал) прошита и содержит лист-заверитель о количестве пронумерованных страниц, удостоверенный печатью юридического лица и подписью руководителя организации. Более подробно о том, как оформлять, заполнять и хранить журналы и книги по учету кадров, мы рассказывали в № 5, 2005.

В следующий раз мы продолжим начатый разговор и поговорим о том, как составить карту ознакомления с локальными нормативными актами и карту взаимодействия с государственными органами, а также как провести саму процедуру восстановления документов.

Шаг 4

Составляем карту ознакомления с локальными нормативными актами

Действующее законодательство требует от работодателя подготовки и оформления большого количества локальных нормативных актов. Причем с этими документами необходимо знакомить работника под роспись (ст. 68 ТК РФ). Чтобы составить карту ознакомления сотрудников с документами, первоначально советуем определить перечень локальных нормативных актов, которые должны быть в вашей организации.

Перечень следует составлять по принципу: наличие этих актов в организации обязательно. Одни локальные нормативные акты являются обязательными и должны войти в указанный перечень в силу того или иного требования закона, например: Положение, устанавливающее порядок обработки персональных данных работников, а также права и обязанности работников в этой области (п. 8 ст. 86 ТК РФ) или Правила внутреннего трудового распорядка (ст. 189 ТК РФ). Другие – в силу специфики и особенности деятельности организации, например, Положение о порядке проведения аттестации**.

После того, как перечень будет составлен, определитесь: какие из упомянутых в нем актов имеются в организации и в доработке не нуждаются, какие отсутствуют. Какие, хоть и имеются, но требуют той или иной доработки.

Как мы уже сказали, с принятыми локальными нормативными актами (с изменениями, внесенными в эти документы) необходимо ознакомить вновь принимаемых и уже работающих сотрудников под роспись.

Возникает вопрос, со всеми локальными нормативными актами нужно знакомить работников? На практике кадровики довольно часто формируют все акты в одну папку и предоставляют ее для ознакомления работникам. Этого делать ни в коем случае не рекомендуется. Дело в том, что каждый работник должен быть ознакомлен лишь с теми актами, которые имеют непосредственное отношение к его трудовой деятельности. Например, если работник при исполнении трудовых обязанностей имеет доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, то он должен быть ознакомлен с Положением о коммерческой тайне. Работников, не имеющих к ней доступа, знакомить с этим документом не надо. Иными словами, при осуществлении процедуры ознакомления должен соблюдаться строго индивидуальный подход. В целях ознакомления работника с локальными нормативными актами допустимо завести так называемую карту ознакомления (см. примерную форму).

Карта ознакомление с локальными нормативными актами

Фамилия, имя, отчество работника, должность (профессия, специальность)

Наименование локального нормативного акта Дата ознакомления Личная роспись
1 2 3 4
Петров Сергей Александрович – главный специалист отдела программного обеспечения Управления информационных технологий Должностная инструкция главного специалиста отдела программного обеспечения Управления информационных технологий (утв.* 14 января 2008 г.) 14 июля 2008 г. Петров
Положение об отделе программного обеспечения Управления информационных технологий (утв. 14 января 2008 г.) 14 июля 2008 г. Петров
Положение об Управлении информационных технологий (утв. 14 января 2008 г.) 14 июля 2008 г. Петров
Правила внутреннего трудового распорядка (утв. 28 декабря 2007 г.) 14 июля 2008 г. Петров
Положение о премировании (утв. 1 октября 2007 г.) 14 июля 2008 г. Петров
Положение о коммерческой тайне (утв. 1 февраля 2008 г.) 14 июля 2008 г. Петров
Положение об охране труда (утв. 4 февраля 2008 г.) 14 июля 2008 г. Петров
Положение о работе с персональными данными (утв. 1 февраля 2008 г.) 14 июля 2008 г. Петров
. .
* Существует два способа утверждения локального нормативного акта, которые имеют равную юридическую силу: в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа (например, приказа).

Можно также разработать лист ознакомления с локальными нормативными актами или вести журнал ознакомления. Но в любом случае – у вас должно быть подтверждение того, что работник был ознакомлен с нормативными актами, имеющими отношение к его трудовой деятельности, и в случае оспаривания им тех или иных действий работодателя вы могли представить доказательство тому.

Словарь кадровика

Военные комиссариаты – территориальные органы Министерства обороны Российской Федерации в субъектах Российской Федерации, муниципальных образованиях, входящие в состав военных округов (в состав Балтийского флота). Они, в частности, выполняют функции по обеспечению обороны страны путем организации в мирное время подготовки граждан Российской Федерации к призыву на военную службу или направления их для работы на должностях гражданского персонала.

Шаг 5

Составляем карту взаимодействия с государственными органами и иными организациями

Как правило, на кадровую службу возлагаются функции по организации и ведению воинского учета, по обеспечению работников страховыми медицинскими полисами и подготовке документов по пенсионному страхованию, а также другие функции, напрямую не связанные с кадровым учетом.

Нередко эти функции рассматриваются как дополнительная нагрузка и потому не всегда выполняются своевременно и в полном объеме. Например, с нарушением сроков подаются сведения в военкоматы о работниках, подлежащих воинскому учету (о принятии их на работу или увольнении с работы); не ведется отдельная картотека личных карточек формы № Т-2 на граждан, пребывающих в запасе, и граждан, подлежащих призыву на военную службу. Затягиваются сроки с подачей списков в страховые медицинские компании на вновь принятых сотрудников для получения на них страховых медицинских полисов. Нарушаются сроки представления в территориальный орган Пенсионного фонда РФ документов на обмен страхового свидетельства в случае изменения персональных данных работника***.

В то время как подготовка и ведение документации по этим вопросам требуют такого же тщательного отношения, как и любая другая документация.

Не стоит забывать и об ответственности за нарушение порядка и сроков предоставления сведений. Государственный орган, курирующий то или иное направление работы, вправе в любое время прийти к вам с проверкой. Поэтому лучше заранее, пока есть время, исправить ситуацию и тем самым избавить организацию от возможного административного наказания****.

Для того чтобы спланировать свои отношения с различными надзорными и контрольными структурами, а также успешно подготовиться к визиту государственного чиновника, следует завести так называемую карту взаимодействия с государственными органами и иными организациями (см. образец).

Карта взаимодействия с государственными органами и иными организациями

Направление работы Перечень документов, которые должны быть в организации Отметка о состоянии дел по предостав-лению сведений* Перечень сведений (с указанием сроков), которые должны предостав-ляться в государст-венные органы (иные организации) Отметка о наличии в организации документов*
1 2 3 4 5
ВОЕННЫЕ КОМИССАРИАТЫ (ОРГАНЫ МЕСТНОГО САМОУПРАВЛЕНИЯ)
Организация воинского учета и бронирования граждан, находящихся в запасе 1. Приказ «Об организации воинского учета, в т. ч. бронирования граждан, пребывающих в запасе» Не согласован с военкоматом 1. Сведения о работниках, подлежащих воинскому учету: принятии или увольнении их с работы (в 2-недельный срок) Предостав-ляются с нарушением 2-недельного срока
2. План работы по осуществлению воинского учета и бронированию граждан, пребывающих в за-пасе, на 20__ год Не согласован с военкоматом 2. Списки граждан мужского пола 15- и 16-летнего возраста (ежегодно, в сентябре)
ТЕРРИТОРИАЛЬНЫЙ ФОНД ОБЯЗАТЕЛЬНОГО МЕДИЦИНСКОГО СТРАХОВАНИЯ, СТРАХОВАЯ МЕДИЦИНСКАЯ ОРГАНИЗАЦИЯ
Организация работы по обязательному медицинскому страхованию
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ ПЕНСИОННОГО ФОНДА РФ
Организация работы по оформлению документов по пенсионному страхованию
ТЕРРИТОРИАЛЬНОЕ ОТДЕЛЕНИЕ ФЕДЕРАЛЬНОЙ МИГРАЦИОННОЙ СЛУЖБЫ
Организация работы по привлечению иностранной рабочей силы
* Если документы имеются, но есть замечания по оформлению и содержанию, то в графе 3 следует их отразить. В случае отсутствия замечаний – можно поставить прочерк или сделать отметку «Замечаний нет». Аналогично заполняется графа 5.

Итак, мы рассказали вам о подготовке к восстановлению кадровой документации. О том, как провести саму процедуру восстановления – поговорим в ближайших номерах журнала.

Рассмотрев процедуру восстановления кадровых документов для организации-работодателя, расскажем на что следует обратить внимание индивидуальному предпринимателю и маленькой фирме с небольшим штатом сотрудников.

Статья 5 Федерального закона от 8 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей».

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утвержден постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст).

Это стало обязательным после внесения изменений в Трудовой кодекс Федеральным законом от 30 июня 2006 г. № 90-ФЗ.

О том, как грамотно сформировать штатное расписание, можно прочитать в № 1, 2008.

Форма трудовой книжки и вкладыша в нее утверждена постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 225. Подробнее об этом читайте в № 9, 2007.

Составить номенклатуру дел вам помогут статьи, опубликованные в № 3–4, 2006.

* Подробнее о том, какие локальные нормативные акты должны быть в организации, см. № 5, 2007.

* Положение о воинском учете (утв. постановлением Правительства РФ от 27 ноября 2006 г. № 719), Закон РФ от 28 июня 1991 г. № 1499-1 «О медицинском страховании граждан в Российской Федерации», Инструкцию о порядке ведения индивидуального (персонифицированного) учета сведений о застрахованных лицах для целей обязательного пенсионного страхования (утв. по-становлением Правительства РФ от 15 марта 1997 г. № 318).

** В частности, ст. 18.15, 21.1 и 21.4 КоАП РФ.

Восстановление кадрового учета: пошаговая инструкция

Сотрудник, решивший восстановить кадровый документооборот, должен действовать по определенной схеме.

Первое, что он должен сделать, – ознакомиться с наличием таких документов, выдаваемых при регистрации субъекта, как:

  • Устав;
  • решение о назначении гендиректора;
  • свидетельство о присвоении ОГРН;
  • свидетельство о постановке на учет в налоговой;
  • банковские документы, подтверждающие открытие счетов;
  • извещение из ПФР и ФСС.

После изучения регистрационных бумаг проверяют наличие и комплектность кадровых. Согласно трудовому законодательству, они делится на:

  1. обязательные;
  2. рекомендуемые.

К первым относится:

Наименование документа Статья ТК, регламентирующая обязательность наличия
ПВТР
  • 189;
  • 190
Трудовые договоры, штатное расписание
  • 56;
  • 57;
  • 67
Трудовые книжки
  • 65;
  • 66
Распоряжения руководителя о найме сотрудников на работу
  • 68
Распоряжения руководителя об увольнении подчиненных
  • 84
Правила обработки личной информации членов коллектива
  • 86;
  • 87;
  • 88
Табель учета рабочего времени
  • 91;
  • 99
График смен (если их предполагает производственный процесс)
  • 103
График отпусков
  • 123
Правила охраны труда
  • 212

Кроме того, обязательными, согласно Постановлению № 225 от 16.04.2003 г., являются также личные карточки подчиненных (ф. Т-2).

Ко второму типу документации (рекомендуемым) относят различные учетные журналы (например, договоров и приложений к ним, распоряжений администрации), положения (о выплате премий) а также должностные инструкции.

Отсутствие каких-либо документов, особенно обязательных, фиксируется в докладной записке либо акте приема-передачи дел.

Вторым шагом сотрудника после анализа наличия и комплектности документов является проверка их содержания и формы, в ходе которой следует обращать внимание на:

  • правильность утверждения бумаг;
  • наличие в них всех обязательных пунктов.

Без этого дальнейшее восстановление кадровой документации будет невозможным.

Так, в Уставе содержится:

  • полное и краткое название хозяйствующего субъекта;
  • сведения о месте его нахождения;
  • информация о составе и функционале ее управленческих органов, размере УК, правах и обязанностях участников, порядке документооборота;
  • иные сведения.

Важно убедиться, что все внесенные в документ существенные корректировки (к примеру, о смене руководства) зарегистрированы в налоговой. Для этого следует запросить выписку из ЕГРЮЛ.

В процессе ознакомления с ПВТР проверяется наличие пунктов о порядке трудоустройства и расторжения рабочих отношений с подчиненными, их основных правах, обязанностях и ответственности, трудовом режиме, а также иных, определенных ст. 189 ТК.

В трудовых соглашениях проверяется указание рабочего места подчиненного, его функционала, отражение начала работы и ее условий, трудового режима и так далее.

Полный перечень обязательных пунктов трудового договора (ТД) отражен в ст. 57 ТК РФ.

Проверка трудовых договоров всех штатных единиц – достаточно трудоемкая процедура, сократить которую (например, путем выборочного ознакомления) нельзя.

Параллельно с ТД подчиненного, проверяется:

  • приказ о его трудоустройстве (важно, чтобы информация в двух документах была одинаковой);
  • его должностная инструкция (на наличие обязательных глав, требований к текущей деятельности, знаний и функционала).

На практике нередки ситуации, когда должностные инструкции бездумно скачиваются из интернета и используются без редактуры с учетом специфики деятельности компании или предприятия. В таком случае привлечь к ответственности работников за невыполнение их пунктов невозможно.

В штатном расписании, часто требуемом налоговиками в ходе налоговых проверок, должны быть зафиксированы:

  • наименование отделов или подразделений, а также должностей;
  • объемы оплаты труда и поощрений.

Проверка приказов по основной деятельности, созданных по инициативе управленца с целью контроля ключевых рабочих процессов, заключается в контроле наличия:

  • виз ответственных лиц и подчиненных;
  • корректных формулировок целей приказов.

Изучение содержания трудовых книжек подразумевает проверку:

  • наличия записей о трудоустройстве подчиненных, их внутренних передвижениях, поощрениях и увольнениях;
  • соответствия записей законодательным требованиям и фактическому состоянию дел.

Также немаловажно при восстановлении учета кадров определить:

  • ответственных за разработку и хранение недостающих или некорректных документов лиц и тех, кто, в будущем, будут отвечать за восстановленный документооборот;
  • участников разработки и утверждения новых документов.

Следует также проверить оформление дополнительной работы (совмещения, расширения функционала, увеличения объёма работы) на наличие таких ошибок:

  • совмещение имеет место де-факто, но де-юре не отражено;
  • дополнительная работа вменена подчиненного без полученного от него согласия (возложена распоряжением управленца);
  • вместо совмещения оформлено совместительство.

На этом этапе также проверяется документирование переводов, перемещений увольнений. На практике имеют место следующие нарушения:

  • полученные от штатных единиц соглашения на перевод составлены некорректно либо отсутствуют;
  • отсутствуют приказы на перевод;
  • в приказах на перевод отсутствуют подписи подчиненных;

Что касается внутренних перемещений (в пределах одного субъекта), то согласия работника на них не требуется в том случае, если они не влияют на определенные сторонами трудовых отношений условия трудового договора (ст. 72.1 ТК). Если же в ТД отмечено наименование подразделения, перемещение в другой отдел требует получения согласия.

Наиболее распространенной ошибкой при оформлении увольнений является отсутствие документов-оснований. Если восстановить их не получится, об этом следует доложить руководству. Также важно проверить, всем ли уволенным выданы их трудовые книжки и положенные средства (ст. 140 ТК).

Также следует проверить содержание документов по ОТ. Особенно внимательно следует ознакомиться с результатами спецоценки условий труда.

В заключение проверяется рабочее время коллектива, которое должно соответствовать законодательно определенному (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Для этого сопоставляются все устанавливающие и регулирующие его рабочие документы (в частности, табель учета ф. Т-12 и ф. Т-13, который, согласно ст. 91 ТК РФ, должен иметься на любом хозяйствующем субъекте).

Особое внимание уделяется проверке продолжительности рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ), ненормированного рабочего дня, привлечения к ночной и сверхурочной работе (ст. 96, ст. 99 ТК РФ).

Типичные ошибки, выявляемые в ходе проверки:

  • в документах не указан режим рабочего времени подчиненных;
  • документы противоречат друг другу либо отсутствуют.

Суммированный учет рабочего времени, если он ведется в компании, должен быть отражен в ПВТР (ст. 104 ТК РФ).

Третьим шагом сотрудника станет непосредственно восстановление учета, в ходе которого важно помнить следующее:

  • разработка локальных актов возлагается на управленца, а, в некоторых случаях, требует участия профсоюза (ст. 8, 372 ТК РФ);
  • ТД должны быть составлены в 2-х экземплярах (один из них, согласно ст. 67 ТК РФ, передается подчиненному) и распечатаны, но не на фирменном бланке, поскольку они представляют собой соглашение равных между собой сторон. В случае, если изменения ТД нигде не отражались, со штатными единицами заключаются допсоглашения, содержащие точную дату вступления в силу корректировок;
  • электронные распоряжения администрации должны быть распечатаны, подписаны руководством и работниками (ст. 68, 84.1 ТК РФ), а также иметь дату ознакомления подчиненных;
  • все имеющиеся электронные карточки ф. Т-2 должны быть распечатаны, недостающие — оформлены и продемонстрированы подчиненным, причем они должны расписаться о том, что ознакомлены с документом;
  • трудовые книжки подчиненных не должны находиться у них на руках. Они хранятся в отделе кадров (либо бухгалтерской службе, если его нет). Отсутствующие заменяются на дубликаты (п. 31 Правил ведения и хранения трудовых книжек);
  • приказы об отпусках должны быть распечатаны. Они хранятся на протяжении трех лет и более ранние восстанавливать не нужно. Недостающие за последние три года восстановить надо, с учетом данных бухгалтерских записок-расчетов, заявлений на отпуск от подчиненных и т. д.;
  • приказы о трудоустройстве и увольнении подчиненных следует восстановить полностью. Если завизировать их нельзя, можно подшить в дело неподписанный документ с пометкой «восстановлено»;
  • табель учета рабочего времени должен храниться в печатном виде в отделе кадров;
  • график отпусков на текущий год должен быть распечатан. Восстанавливать их за предыдущие годы не нужно, поскольку срок их хранения – 12 месяцев. Документ за предыдущий календарный период хранится до завершения того периода, который следует за периодом завершения его делопроизводства (ст. 693 Перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558).

Начинать восстановление кадровых документов легче всего с трудовых договоров, особенно по работающим и недавно уволенным подчиненным, которых можно пригласить для визирования исправленного или оформленного документа.

Использование в хозяйствующем субъекте вместо него job offer не регламентируется законом. Оформление ТД требуется в любом случае.

В теории, восстановление должно проходить с учетом временных отрезков, то есть дат принятия ТД либо его корректировок. Но на практике это возможно не всегда (например, имеет место смена руководства и уволившийся управленец не может завизировать составленный документ).

В таком случае алгоритм действий следующий:

  • сотрудник в письменном виде уведомляется об отсутствии заключенного с ним при трудоустройстве ТД и необходимости его составить;
  • текущей датой составляется ТД с указанием реальной даты трудоустройства подчиненного и актуального оклада, и визируется действующим руководством. К нему прикладывается уведомление штатной единицы, объясняющее расхождение в датах.

Впрочем, хозяйствующий субъект может и не избежать наказания за несвоевременное оформление ТД (то есть позднее срока, упомянутого в ст. 67 ТК РФ, а именно 3 дней с даты официального трудоустройства), подразумевающего штраф до 50.000 руб. для юрлица или до 5000 руб. – для должностного (п. 5.27 КоАП РФ).

Если ТД имеется, но отсутствуют его изменения, которые, тем не менее, должны обязательно быть зафиксированы согласно ст. 72 ТК РФ, следует составить допсоглашения.

Если подчиненный работает в компании или на предприятии длительный период и сделать их все не представляется возможным ввиду смены административного органа, восстановление проводится с максимально удобного временного промежутка, после согласования всех нюансов с сотрудником и руководством.

При восстановлении трудовых книжек (корректировке записей в них или замене на дубликат) следует руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

Пример корректировки записи в трудовой

Запись в трудовой книжке Иванова О.О. о его трудоустройстве сделана некорректно. Дальнейшие записи оснований для ее аннулирования не содержат.

Для исправления ошибки делается следующая запись:

№/текущая дата/ Запись № ___ недействительна, «правильная формулировка и дата трудоустройства».

На совместителей книжки не ведутся.

Что касается восстановления личных карточке ф. Т-2, то, для начала, их следует распечатать (если они ведутся электронно) и предоставить сотрудникам для ознакомления под роспись. В имеющиеся карточки можно вручную вписать недостающие сведения, если имели место корректировки.

Восстановление штатного расписания проводится по периодам. Его порядок зависит от хронологии утверждения приказов по подчиненным, поскольку внутренние перемещения или изменения выплаты трудового вознаграждения оказывают прямое влияние на структуру расписания. К примеру, при переводе работника в другое подразделение проверяется утверждение в действующем на тот период документе его новой должности и оклада.

Законодательно разрешенные способы восстановления штатного расписания:

  • утверждение нового;
  • корректировка существующего путем издания руководителем соответствующего приказа.

При большом количестве вносимых в документ изменений лучше прибегнуть к первому варианту. В случае, если их несколько, актуален второй вариант.

Из вышеприведенного можно сделать вывод, что восстановление кадрового учета – весьма кропотливое дело, охватывающее многие аспекты деятельности хозяйствующего субъекта. Тем не менее, его следует осуществить, чтобы оградить себя от разбирательств с работниками и проверяющими органами.

Сервисы для соискателей

Компания ОМБ работает на рынке здравоохранения России 27 лет как надежный поставщик высококачественного медицинского оборудования и расходных материалов ведущих мировых производителей для медицинских учреждений.

Будем рады видеть нового коллегу — Специалиста по кадровому делопроизводству (КДП).

Требования и необходимые компетенции:

  • Высшее образование, юридическое и/или управление персоналом в приоритете;
  • Опыт работы в ведении кадрового делопроизводства в ед. лице от 3-х лет с численностью в компании с мин численностью 200 человек;
  • Внимательность, здоровая амбициозность, структурность мышления, логичность и последовательность в действиях;
  • Уверенный пользователь MS Office, 1С (в том числе 1С:ЗУП).

Обязанности:

  • Ведение кадрового делопроизводства в полном объёме,
  • Ведение воинского учёта,
  • Разработка ЛНА и контроль их актуальности.

Условия работы и компенсации:

  • График работы – пятидневная рабочая неделя с 9 до 18, по пятницам рабочий день сокращён на 1 час;
  • Заработная плата – по результатам собеседования;
  • Оформление по ТК, отпуск 28 календарных дней;
  • Офис рядом со ст. м. Маяковская, м. Новослободская (5-7 минут пешком);
  • Компенсация проездного – 2770 руб. на руки, после 3 месяцев работы;
  • ДМС после прохождения испытательного срока, стоматология после 1 года работы в компании;
  • Фитнес с корпоративной скидкой, доступ в электронную библиотеку бизнес-литературы;
  • Еженедельные фруктовые дни и насыщенная корпоративная культура;
  • Возможность роста и обучения в рамках компании.

>Восстановление КДП на предприятии. Пошаговая инструкция

Шаг 3. Восстанавливаем историю трудовых отношений

Отсутствие трудовых договоров — частое явление в компаниях, пренебрегающих КДП. Что уж говорить об изменениях к ним. И даты приемов на работу, и изменения условий обычно известны бухгалтерии. Зачастую учет ведется в 1С или другой аналогичной программе, которая позволяет сформировать отчет с датами начала работы. Кадровые изменения также можно отследить в этой программе. Определите, какие изменения должны были оформляться дополнительным соглашением, и что из этого было составлено. Внесите все данные в таблицу и сравните с тем, что есть в наличии.

Если трудового договора нет

Его необходимо заключить. В зависимости от ситуации, в компании вариантов может быть два:

  1. Генеральный директор не менялся, и можно восстановить договоры задним числом.
  2. Руководство сменилось, и взять подпись директора за прошедший период негде.

В обоих вариантах начать процедуру лучше так: составить письменное уведомление сотруднику о том, что с ним не был заключен трудовой договор при приеме на работу и необходимо это сделать.

Если руководство сменилось, порядок действий таков: договор составляется текущей датой, указывается реальная дата начала работы (пусть даже несколько лет назад) и действующий оклад, подписывает его действующий директор. Прикладываем уведомление о необходимости заключить договор, оно объяснит несовпадение дат.

Если договор есть, но нет изменений к нему

Исходим из соображений целесообразности. Для сотрудника, работающего многие годы, за которые неоднократно сменилось руководство, сделать все допсоглашения вряд ли получится. Поэтому восстанавливаем с того момента, с которого это не вызывает трудностей, так, чтобы текущие условия были согласованы и с работником, и с гендиректором. В компании, не менявшей руководителей, восстанавливаем все по максимуму.

Шаг 4. Восстанавливаем Т-2 и кадровые приказы

Личные карточки по форме Т-2 — обязательный кадровый документ. Удобнее всего их распечатывать из вспомогательных кадровых и бухгалтерских программ, эта форма там имеется. Но чтобы личные данные были полными, их нужно вначале туда внести. Поэтому нужно проверить заполнение уже имеющихся форм и определить, чего не хватает по каждому сотруднику. Распечатать Т-2 на каждого работающего имеет смысл потому, что в ней отражаются все отпуска, прием и переводы за весь период работы. Подписывая договоры, ознакомьте работников под подпись также и с Т-2.

В имеющиеся в наличии формы Т-2 просто допишите вручную недостающую информацию.

Перечень кадровых приказов отражается в журнале, он может быть и электронным. Удобнее отслеживать их наличие, разделив на виды. Не забудьте, что приказы на отпуск хранятся 3 года, более ранние восстанавливать не нужно. А вот прием и увольнение нужно возродить полностью. Там, где подписи взять уже невозможно, подшейте в дело неподписанный приказ с пометкой «восстановлено». Если и работник, и руководитель работают, предложите им бумаги на подпись.

Шаг 6. Смотрим, в каком состоянии трудовые книжки

Для начала нужно выяснить, есть ли в компании совместители, на которых трудовые книжки не ведутся. На всех остальных трудовые книжки должны быть в наличии, и в них должны быть внесены записи о работе и переводах (постоянных). Кроме этого, проверьте наличие журнала учета движения трудовых книжек и записи в нем. От того, в каком это все состоянии, зависит порядок ваших действий. Бывает, что в журнале запись имеется, а самой книжки нет. Возможно, она утеряна, а возможно, просто выдана на руки в нарушение всех правил. Это предстоит выяснить по каждому случаю. Еще одна нередкая ситуация — требовалось завести новую трудовую, а бланки закончились. Время шло, а вопрос так и не был доведен до конца. В результате новый кадровик разыскивает несуществующий документ.

Журнал учета трудовых книжек — обязательный регистр. Если он не велся или имеет нестандартную форму, не опломбирован, стоит завести новый. В него переносятся данные на всех работающих сотрудников с датами их приема. В старом журнале делается пометка «данные перенесены в журнал установленной формы» с датой и подписью кадрового работника.

Особое мнение

Евгений Полубояров Эксперт по кадровому аудиту, соучредитель компании «КАДРИУМ» Я бы отметил два главных фактора риска плохого ведения КДП в компании: 1. Плановые и внеплановые проверки Государственной инспекции труда. Общая сумма административных штрафов, взысканных Государственной инспекцией труда в городе Москве за 9 месяцев 2018 года с юридических и должностных лиц, увеличилась на 13 %, по сравнению с аналогичным периодом 2017 года и составила 176 млн 784 тыс. руб. (информация взята с сайта ГИТ города Москвы). В регионах цифры, конечно, скромнее, но тоже весьма значительные. Так, в Саратовской области за 11 месяцев 2018 года общая сумма наложенных штрафов составила 46 млн рублей. 2. Трудовые споры с работниками. Основные материалы при рассмотрении споров работников и работодателей в суде — это кадровые документы. Неграмотное оформление приема на работу и несоблюдение процедур наложения административного взыскания или увольнения делает компанию уязвимой в суде и заканчивается восстановлением работника, оплатой вынужденного простоя, морального ущерба и штрафов. >Восстановление кадрового учета 2018: пошаговая инструкция

краткая примерная пошаговая инструкция по наведению порядка в кадрах в компаниях, где кадровая работа не велась надлежащим образом

В некрупных компаниях зачастую кадровое делопроизводство не ведется надлежащим образом. Это может быть по причине отсутствия в штате специалиста по кадрам или по другим причинам.

Нашу инструкцию мы разработали для тех, кто устроился на работу именно в такую организацию и кому поручили наведение порядка в запущенном кадровом хозяйстве.

Инструкцию мы составили просто и доступно, специально чтобы даже новички в кадровом деле без труда смогли навести порядок в кадровых документах, подготовиться к проверке Гострудинспекции.

Обратите внимание, что наша инструкция именно примерная, потому что в каждой организации может быть свой уникальный и неповторимый беспорядок в кадрах, поэтому при восстановлении кадрового делопроизводства какие-то шаги нашей инструкции им нужно будет пройти не в представленной последовательности, а в другой (какие-то шаги раньше, а какие-то наоборот позже), возможно, придется пройти и какие-то свои этапы, не описанные в нашей инструкции.

Итак, с чего начнём?

Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами

Запасёмся нужными законами, специальной литературой и программами. Всё это понадобится Вам в работе. Имеющиеся кадровые документы мы будем проверять и приводить их в соответствие с законом, новые документы должны будем составить тоже в строгом соответствии с законом.

Нужные нормативные акты в последней редакции Вы можете найти

Из кадровой литературы мы рекомендуем книги: «Гострудинспекция на пороге: наво дим порядок в кадровом делопроизводстве», «Курс кадрового делопроизводства. Самоучитель», «130 пошаговых инструкций для кадровой работы», «Трудовые книжки: большой справочник по ведению, исправлению, учету + 200 образцов записей» и другие книги по кадровому делопроизводству >>

Также удобны в качестве справочной «литературы» — большая справочная база по кадровому делопроизводству , доступная подписчикам журнала «Кадровик-практик», либо электронная библиотека «Пакет Кадровика» — в этих базах оооочень много бланков документов, необходимых для кадровой работы, и образцов их заполнения, есть пошаговые процедуры основных кадровых операций, книги, консультации и др.

Решите с руководством вопрос о приобретении программы, в которой вести кадровый учёт. Таких программ множество, причём многие специализированные, весьма и весьма удобны. Некоторые обходят по функционалу 1С. Но большинство компаний кадровый учёт ведут по традиции в 1С. Дело в том, что специалистов по сопровождению 1С предостаточно в любом городе, а вот специалистов по сопровождению иных программ найдёшь не везде.

Изучаем фактическую картину дел в компании. Определяем заданные условия, которым должны будут соответствовать кадровые документы

А. Прежде, чем приступить к проверке имеющихся документов и составлению новых документов, нужно узнать, как реально обстоят дела в компании. Например, какой в реальности режим работы у работников разных подразделений, c какого по какой час они трудятся, у кого ненормированный рабочий день, в какие дни получают зарплату и т.д.

Дело в том, что в компании, которая работала без кадровика, часто используются бланки правил внутреннего трудового распорядка (далее — ПВТР), трудовых договоров и др., скачанные с Интернета, взятые из книг. И в них содержатся условия совсем не те, что в реальности существуют в компании. Мы сталкивались с тем, что в ПВТР компании у всех установлен нормированный рабочий день с 9.00 до 18.00, 1 час обед, рабочие дни с понедельника по пятницу, а в реальности в компании работники нескольких подразделений работают посменно, а в нескольких подразделениях гибкое рабочее время.

Выясните у руководителей реальную картину трудовых отношений в компании.

Исходя из реальной картины (разумеется, с поправкой на требования закона и учредительных документов) будем проверять и составлять кадровые документы.

Б. Заметьте не только закон и реальность будут диктовать нам условия, которым должны соответствовать кадровые документы, но и учредительные документы.

Берём у руководства копии учредительных документов организации и внимательно их изучаем. Все документы, которые мы будем проверять и составлять на участке кадров, должны будут соответствовать учредительным документам фирмы, и никак им не противоречить. Почитайте в Уставе порядок приёма директора и установления ему зарплаты, срок, на который с ним можно заключать трудовой договор, в Уставе могут быть прописаны некоторые особенности (Вы же будете проверять, насколько правильно оформлены с директором трудовые отношения). Иногда в Уставе прописывают порядок приёма на работу ключевых руководящих работников и установления им систем оплаты труда (например, с предварительного согласования общего собрания учредителей), и даже порядок утверждения штатного расписания.

Узнаём пожелания руководства. Вам предстоит не только проверить имеющиеся кадровые документы, но и привести их в соответствие с пожеланиями и указаниями руководства. И новые кадровые документы Вы также будете составлять в соответствии с указаниями руководства. Поэтому заранее у директора можно уточнить, какие особые условия он хочет видеть в правилах внутреннего трудового распорядка, иных локальных нормативных актах, в бланках трудовых договоров.

Уточните у руководства, какие из необязательных документов Вы будете составлять для фирмы.

Определяем лиц, ответственных за документы

При восстановлении кадрового делопроизводства, Вам предстоит не только проверить документы, но и внести в них изменения, составить новые документы. Поэтому важно заранее выяснить или определить, кто за какие документы каким образом отвечает в компании.

В частности, нужно выяснить, кто отвечает за ведение, хранение, учёт трудовых книжек. Ведь именно этот человек будет вносить в трудовые книжки недостающие записи и исправления. В компании должен быть приказ о назначении ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Если в связи с поручением Вам кадровой работы, таким ответственным нужно назначить Вас, то позаботьтесь об издании соответствующего приказа на Вас. На нашем сайте есть форма этого приказа:

Приказ о назначении ответственных лиц за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Бланк (в свободном доступе) >>

В справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, и в базе на CD «Пакет Кадровика» есть разные образцы таких приказов и другие документы, оформляемые при назначении работников ответственными за что-либо и поручении различной работы, а также консультации по теме.

До того, как Вы начнете разрабатывать документы, нужно выяснить или определить, кто из сотрудников будет участвовать в разработке документов, процедурах согласования, утверждении документов, кто имеет право подписи конкретных документов. Это можно выяснить из имеющихся в компании документов и бесед с руководством.

Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, иные локальные нормативные акты для восстановления кадрового делопроизводства с нуля

А. Проверяем штатное расписание.

Если у Вас нет штатного расписания, незамедлительно составьте и утвердите его. Госкомстат РФ Постановлением от 05.01.2004 N 1 утвердил унифицированную форму штатного расписания – форму N Т-3 >> По вопросу использования форм Госкомстата и утверждения работодателем «своих» форм таких документов . На сегодняшний день работодатели продолжают использовать в работе форму штатного расписания, принятую Госкомстатом, при этом дополняют ее необходимыми им графами и столбцами. Вам пригодится имеющийся на сайте в свободном доступе образец штатного расписания (заполненный) >>

При заполнении формы штатного расписания важно не нарушить требования закона. Контролируйте, чтобы сведения (оклады, количество штатных единиц, наименования должностей) соответствовали реальному положению дел и другим документам. Нельзя устанавливать зарплаты ниже установленного законом минимума.

Если штатное расписание устарело, не соответствует действительности, закону или вовсе отсутствует, то разрабатываем новое.

Обязательно согласовываем и утверждаем штатное расписание в соответствии с требованиями закона к процедуре принятия локальных нормативных актов об оплате труда. Здесь нельзя допустить нарушений, потому что многие из последующих кадровых документов, в том числе все трудовые договоры будут составляться в соответствии со штатным расписанием.

Прочитайте материалы сайта (доступ свободный): » Штатное расписание: форма и содержание», » Ознакомление с приказом о внесении изменений в штатное расписание». Вам может понадобиться документ — Приказ об утверждении штатного расписания>> Подписчики журнала «Кадровик-практик» могут ознакомиться с пошаговой процедурой принятия нового штатного расписания, образцами документов, упомянутых в данной процедуре, публикацией «Принятие нового штатного расписания и его последствия». Эти же материалы есть в электронной библиотеке «Пакет Кадровика».

Б. Проверяем Правила внутреннего трудового распорядка и локальные нормативные акты.
Проверяем имеющиеся в компании ПВТР и иные локальные нормативные акты. Нужно проверить, соответствуют ли они (содержащиеся в них нормы):

  • законодательству,
  • учредительным документам,
  • коллективному договору, соглашениям,
  • иным локальным нормативным актам,
  • действительности.

Если выявлены несоответствия, то нужно обсудить их с руководителем и внести изменения в документы в установленном законом порядке. Необходимые Вам для этого пошаговые процедуры, консультации, образцы документов Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, и в базе на CD «Пакет Кадровика». Особенно рекомендуем прочитать статью (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик») » СОСТАВЛЯЕМ ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА: ЗАКОННЫЕ, ПРОДУМАННЫЕ И ВЫГОДНЫЕ РАБОТОДАТЕЛЮ» Ознакомьте работников с внесенными изменениями надлежащим образом.

Проверяем, правильно ли оформлены на работу работники

А. Проверяем, как оформлен директор.

Проверьте, оформлен ли директор (генеральный директор) надлежащим образом. Если нет, то в первую очередь оформляем директора. Он первый работник! Из документов должно быть видно, с какой даты работает директор. Пошаговая процедура оформления на работу директора есть в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, и в базе на CD «Пакет Кадровика», необходимые образцы документов, статьи и консультации там же.

Б. Дальше проверяем, как оформлены работники

До заключения трудовых договоров все работники должны быть под подпись ознакомлены с локальными нормативными актами. Если Вы обнаружили, что по сей день работники не ознакомлены с ПВТР и другими локальными нормативными актами, то незамедлительно под подпись ознакомьте работников.

Далее проверим трудовые договоры с работниками.

Основные правила, которые учтём при проверке:

— трудовые договоры должны быть заключены обязательно с каждым работником;

— условия трудовых договоров не должны противоречить законодательству;

— условия трудовых договоров должны соответствовать реальности, тому, что на самом деле.

Наверняка Вы обнаружите, что с некоторыми работниками трудовые договоры не заключены. Это нарушение! Разработайте грамотный бланк трудового договора, согласуйте его с директором. Заключите трудовые договоры с работниками, с которыми они не заключены. При этом дату заключения можно указывать реальную. Т.е. Вы оформляете трудовым договором уже существующие отношения.

Проверьте, соответствуют ли имеющиеся трудовые договоры законодательству. Нередко при проверке обнаруживают, что в трудовых договорах не содержатся условия, которые согласно ст. 57 ТК РФ обязательно должны быть включены в договор.

Проверьте, не противоречат ли условия трудовых договоров реальности или локальным нормативным актам. Например, бывает, что согласно трудовому договору оклад работника 25000 рублей, а на самом деле он получает уже оклад 50000 рублей, и это даже отражено в штатном расписании. Или согласно трудовому договору работник получает зарплату 1 и 15 числа каждого месяца, а на самом деле зарплата платится 5 и 20 числа, и такие даты установлены Правилами внутреннего трудового распорядка.

Если Вы обнаружили ошибки и несоответствия в трудовых договорах при восстановлении кадрового делопроизводства, то это нарушение, которое нужно исправить.

Некоторые просто убирают старые неправильные трудовые договоры и заменяют их новыми, правильными. Такая практика имеет свои минусы. Например, в прошлом году у работника действительно был оклад 25000 рублей, а Вы замените трудовой договор, поставите в нем старую дату заключения и новый оклад 50000 рублей. Получится, что у работника оклад 50000 рублей был с момента приема его на работу. А если работник захочет этим воспользоваться и нажалуется в трудинспекцию, что ему в прошлом году не доплачивали?

Законный способ внесения изменений в трудовые договоры предусмотрен ст. 72 ТК РФ. Согласно этой статье изменение определенных сторонами условий трудового договора допускается по соглашению сторон трудового договора (имеются в виду работник и работодатель). Соглашение об изменении определенных сторонами условий трудового договора заключается в письменной форме. Эти соглашения на практике еще называют допсоглашениями к трудовым договорам.

Бланк и образцы таких соглашений Вы найдёте в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, и в базе на CD «Пакет Кадровика». Если у Вас нет этих баз, то можете воспользоваться шаблоном такого «допсоглашения», который имеется на нашем сайте для кадровиков.

Проверьте, вручен ли каждому работнику один экземпляр его трудового договора. Согласно ст. 67 ТК РФ получение работником экземпляра трудового договора должно подтверждаться подписью работника на экземпляре трудового договора, хранящемся у работодателя. Поэтому, если обнаружите, что работникам не вручены их экземпляры трудовых договоров, то вручите их работникам под подпись.

Более тщательно проверить трудовые договоры (а также при необходимости включить в них условия, выгодные работодателю) поможет методичка «Принимаем работника на работу: кадровые вопросы» (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»).

В процессе проверки Вы можете обнаружить, что вместо трудовых договоров незаконно заключены гражданско-правовые договоры. Трудовые отношения должны оформляться только трудовым договором. Если с отдельными работниками у Вас трудовые отношения оформлены гражданско-правовыми договорами, незамедлительно исправьте это, восстановите нарушенные права работников, оформите с ними трудовые договоры. На нашем сайте для кадровиков Вы можете скачать статью » Гражданско-правовой договор вместо трудового договора»

В. Проверяем, как оформлены приказы о приеме работников на работу.

Форма приказа о приеме на работу должна быть утверждена работодателем. За основу могут быть взяты формы Т-1 и Т-1а, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ №1 от 05.01.2004.

Приказ о приеме на работу должен быть издан по каждому работнику.

Содержание приказа должно соответствовать условиям трудового договора. Сверьте описанные в приказе условия и условия трудовых договоров по каждому работнику.

Приказ о приеме на работу должен объявляться работнику в трехдневный срок со дня фактического начала работы. Проверьте дату издания приказа и дату ознакомления с ним работника.

Работник должен быть под подпись ознакомлен с приказом о приеме на работу. Проверьте, есть ли на приказах о приеме работников их подписи. Если нет, то незамедлительно ознакомьте работников под подпись с этими приказами.

Подписчики журнала «Кадровик-практик» могут почитать доступную им статью » Типичные ошибки в приказах о приеме на работу».

Г. Проверяем, заведены ли на работников личные карточки, полностью и правильно ли они заполнены.

Если нет, то соответственно заводим и оформляем личные карточки.

Д. Проверяем, как обстоят дела с трудовыми книжками.

Нужно проверить:

  • ото всех ли работников, работающих по основной работе, приняты трудовые книжки,
  • заведены ли трудовые книжки работникам, принятым на работу впервые,
  • правильно ли оформлены трудовые книжки, правильно ли внесены записи в трудовые книжки
  • заполнены ли соответствующие графы в Книге учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Если Вы обнаружите нарушения, то нужно их устранить: завести трудовые книжки тем работникам, которым они не заведены, внести недостающие записи, исправить неверные записи, заполнить Книгу учёта движения трудовых книжек и вкладышей в них.

На нашем сайте есть в свободном доступе практическое руководство по ведению трудовых книжек и образцы записей в них >>

Ошибки при ведении трудовых книжек, отсутствие книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, ненадлежащее ее ведение чревато штрафами при проверке Гострудинспекции. Прочитайте: ГИТ наказывает за неправильную пломбу на книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

Проверяем, правильно ли оформлены совмещения, кадровые перестановки, отстранения

А. Проверьте, правильно ли оформлены поручения работникам дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы).

Очень часто при оформлении дополнительной работы (совмещение, исполнение обязанностей временно отсутствующего работника без освобождения от работы, определенной трудовым договором, расширение зон обслуживания, увеличение объёма работы) допускаются ошибки:

  • совмещение фактически состоялось, но документально не оформлено,
  • дополнительная работа поручена работнику без его согласия, просто по инициативе работодателя (возложена приказом директора),
  • вместо совмещения оформлено совместительство,
  • и др.

Вам необходимо проверить случаи поручения работникам дополнительной работы, и если найдёте ошибки в оформлении, то исправить их.

С этой целью подписчики журнала «Кадровик-практик» могут изучить доступную им методичку «Поручение работнику дополнительной работы».

Б. Проверяем, правильно ли оформлены различные виды переводов, состоявшиеся в компании до того, как Вы взялись наводить порядок в кадрах.

Наиболее распространенные нарушения при оформлении переводов, которые Вы можете обнаружить:

  • отсутствуют или неправильно составлены письменные соглашения с работником (по тем видам переводов, когда это обязательно), другие документы, оформляемые при переводах,
  • отсутствуют приказы о переводах,
  • работники не ознакомлены с приказами о переводах под роспись,
  • в трудовые книжки не сделаны записи о переводах.

Если Вы обнаружили, какие-то ошибки, то их (если возможно) нужно исправить: оформить соглашения с работниками, ознакомить работников с приказами под роспись (если не ознакомлены), внести в трудовые книжки недостающие записи.

С этой целью подписчики журнала «Кадровик-практик» могут изучить доступную им методичку «Кадровые перестановки: закон, практика, образцы документов» и статью Типичные ошибки в приказах о переводе работника на другую работу

В. Проверяем, правильно ли оформлены перемещения.

Согласно ст. 72.1 не требует согласия работника на перемещение его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, поручение ему работы на другом механизме или агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора. А вот в случае, если в трудовом договоре указано структурное подразделение (например, «…принят на должность экономиста в бухгалтерию»), то перемещение работника без его согласия в другое структурное подразделение (например, «…на должность экономиста в планово-экономический отдел») уже незаконно. Поэтому, если, изучая приказы, Вы обнаружите, что были факты перемещения работника, то проверьте трудовые договоры этих работников – указано ли в них структурное подразделение, в которое работник принят. При перемещении должны оставаться неизменными любые определенные сторонами условия трудового договора. Если же условия договора все же меняются, то производить перемещение без согласия работника уже нельзя. Такое «перемещение» уже Вам необходимо оформлять как перевод.

Различные виды увольнений оформляются по-разному. В справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, и в базе на CD «Пакет Кадровика» в разделе «Таблицы и схемы» есть таблица «Cостав документов для увольнений (таблица)». Частично это таблица есть также на нашем сайте для кадровиков – «Состав документов для увольнений (таблица)»

Пользуясь ею, Вы можете проверить, все ли документы-основания имеются «под» каждый приказ об увольнении.

Наиболее распространенные нарушения – это как раз отсутствие таких документов.

По «текущим» увольнениям (оформляемым сейчас) Вы еще можете подготовить недостающие документы, а вот по «прошлым» увольнениям восстановить все необходимые документы вряд ли уже удастся. Поэтому о выявленных нарушениях просто сообщите руководству.

Что касается «прошлых» увольнений, то проверьте также, выданы ли трудовые книжки всем уволенным работникам, со всеми ли ими произведен полный расчет.

В день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним расчет в соответствии со статьей 140 ТК РФ.

В случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Если обнаружите в компании трудовые книжки уволенных работников, незамедлительно направьте таким работникам уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Если обнаружите, что с работниками не произведен полный расчет, и работодатель должен ему еще какие-то суммы, незамедлительно вызывайте таких работников для расчета.

  • Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку и расчет

Когда уволенный работник придет за трудовой книжкой или расчётом, то у Вас есть возможность попросить его поставить свою подпись на тех документах, с которыми он должен был ознакомиться под подпись во время работы, но не был ознакомлен. Поэтому для таких работников заранее подготовьте документы (или списки документов, чтобы быстрее найти и не забыть ни один).

Проверяем и восстанавливаем законность и наводим порядок на участке «Рабочее время»

А. Соберите вместе все документы, устанавливающие и регулирующие рабочее время работников компании: коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, графики работы, графики сменности, трудовые договоры с работниками, дополнительные соглашения к ним.
Проверьте, правильно ли установлены в них режимы рабочего времени различных категорий работников.
Наиболее типичные ошибки, которые можно встретить при проверках:
— документы противоречат друг другу (в одних для определенной группы работников установлен один режим рабочего времени, а в других для той же группы установлен другой режим),
— режимы рабочего времени для работников ни в каких документах не определены,
— документы, устанавливающие режимы рабочего времени, составлены или утверждены неправильно.
Если Вы обнаружите такие нарушения, то составьте отсутствующие документы, внесите изменения в документы, в которых обнаружили несоответствия.

Также проверьте, соответствует ли установленная документально продолжительность рабочего времени работников законодательным предписаниям (ст. ст. 91-96 ТК РФ). Особо обратите внимание на продолжительность рабочего времени совместителей (ст. 284 ТК РФ).

Б. Проверьте, ведётся ли табель учёта рабочего времени.
Согласно ст. 91 ТК РФ работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником.

При восстановлении кадрового учета если табеля нет, то его незамедлительно нужно завести.
Если табель есть, то желательно по каждому работнику проверить, сколько часов в день он должен работать, сколько работает и сколько часов отмечается в табеле. Бывает, что работнику установлено неполное рабочее время, он трудится 4 часа в день, а в табели стоят «восьмёрки». Бывает, что в предпраздничный день работники трудятся, как положено, на час меньше, а в табели опять же стоят «восьмёрки» вместо «семёрок».

В. Если в компании вводилось неполное рабочее время, и какие-то сотрудники работают на условиях неполного рабочего времени, то проверьте, были ли надлежащие основания для введения неполного рабочего времени, и не нарушен ли порядок введения неполного рабочего времени.

Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Введение и отмена неполного рабочего времени для работников, Введение неполного рабочего времени по инициативе работодателя.

Г. Если в компании работников привлекают к работе в ночное время, к сверхурочным работам, то нужно проверить, не привлекают ли к такой работе тех работников, кто не может быть привлечен (ст. 96, ст. 99 ТК РФ). Если обнаружите, что привлекаются, то незамедлительно сообщите об этом руководству, чтобы прекратить нарушение. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): методичку «Сверхурочная работа», статьи Работа в ночное время: теория и практика для новичков, Споры, связанные с работой в ночное время.

Проверьте, брались ли у работников согласия на привлечение к сверхурочным работам, издавались ли необходимые приказы. При выявлении отсутствия этих документов нужно незамедлительно информировать руководство о последствиях таких нарушений и необходимости в дальнейшем их не допускать. Все необходимые для оформления сверхурочных работы документы (приказы, уведомления, заявления и др.), образцы их заполнения, консультации Вы найдёте в в справочной базе , доступной подписчикам журнала «Кадровик-практик» на данном сайте, и в базе на CD «Пакет Кадровика». Там же процедуры привлечения к работе в выходные и нерабочие праздничные дни.

Также при проверки соблюдения норм о рабочем времени рекомендуем почитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Изменение полной продолжительности рабочего времени на сокращенную и изменение сокращенной продолжительности рабочего времени на полную нормальную, Споры о сокращенном рабочем времени, Разделение рабочего дня на части. Теория, Разделение рабочего дня на части. Практика, Учет рабочего времени без досадных ошибок, Заполнение табеля учета рабочего времени, Предпраздничный рабочий день: практические ситуации, Выходные и нерабочие праздничные дни. Привлечение к работе в выходные и праздники, Обучение работников в их выходные дни.

Д. Если в компании кто-то из сотрудников трудится на условиях ненормированного рабочего дня, то следует обратить внимание на следующее. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем устанавливается коллективным договором, соглашениями или локальным нормативным актом, принимаемым с учетом мнения представительного органа работников. Проверьте, есть ли такой перечень в названных документах, полный ли он. Если обнаружите, что перечень отсутствует, или он неполный, то внесите в данные документы изменения в установленном законом порядке. Рекомендуем прочитать: Ненормированный рабочий день (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»)

Е. Если в компании организована сменная работа, то проверьте, существуют ли графики сменности в компании, правильно ли они составлены и утверждены, ознакомлены ли Ваши работники с графиками сменности вовремя, не работают ли работники по 2 смены подряд.
Если обнаружили непорядок с графиками сменности, то приведите их в порядок, утвердите, как положено, и ознакомьте работников под подпись. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Сменная работа: теория и практика для новичков, Режим гибкого рабочего времени: теория и практика для новичков, Споры, связанные с гибким рабочим временем. Современная судебная практика, Работа по графикам: актуальные споры на практике.

Ж. Если в компании суммированный учёт рабочего времени, то нужно заглянуть в Правила внутреннего трудового распорядка. Дело в том, что согласно ст. 104 ТК РФ порядок введения суммированного учета рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка. Поэтому, проверьте, установлен ли этот порядок. Если нет, то внесите соответствующие изменения в Правила. Ознакомьте с изменениями работников. Рекомендуем прочитать (доступно подписчикам журнала «Кадровик-практик»): Суммированный учет рабочего времени: теория и практика для новичков , Суммированный учет рабочего времени: споры и вопросы практики

Продолжение инструкции >> доступно для зарегистрированных пользователей сайта. Для чтения продолжения инструкции зарегистрируйтесь на сайте. Если Вы уже зарегистрированы, то авторизуйтесь и читайте продолжение пошаговой инструкции по восстановлению кадрового делопроизводства >>

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *