Командированный работник

03 июля 2014

*Данный материал старше трёх лет. Вы можете уточнить у автора степень его актуальности.

Содержание

Как разграничить командировку и вахту по правилам Трудового кодекса РФ? Какие права возникают у работника в случае командировки или вахты?

Именно пенсия порождает судебные споры о статусе выездной работы на Севере. Ведь вахта, а не командировка дает право на досрочную пенсию.

Командировка или вахта?.. Казалось бы, что сложного — разграничить эти две разновидности выездов работников в местность, отличную от места работы, с целью выполнения поставленных работодателем задач.

Однако вопрос далеко не так прост, как может показаться на первый взгляд.

Особую остроту проблема приобретает в тех случаях, когда работникам приходится выезжать в районы Крайнего Севера и приравненные к ним местности, которые занимают значительную часть территории Российской Федерации и служат основным источником ресурсов для нашей сырьевой экономики, а потому необходимость в рабочих руках в таких регионах безусловна.

Итак, в чем же разница между вахтой и командировкой в свете выездов в районы Крайнего Севера? (Для удобства под районами Крайнего Севера будем понимать как непосредственно такие районы, так и приравненные к ним местности, поскольку для целей настоящей статьи их разграничение не существенно.) С точки зрения работодателя она значительна и заключается в гарантиях, установленных законодательством для лиц, осуществляющих работу в этих районах.

В соответствии со ст.302 Трудового кодекса РФ (далее ТК РФ) и Постановлением Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. № 794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ» лицам, работающих вахтовым методом:

  • вместо суточных выплачивается надбавка за вахтовый метод работы,
  • при начислении зарплаты применяются районные коэффициенты, действующие в месте выполнения работ (соответственно, эта надбавка в районах Крайнего Севера может достигать 100% к базовой сумме оклада),
  • предоставляется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, длительностью от 16 до 24 календарных дней.

Кроме того, при вахтовом методе работы в обязанности работодателя входит обеспечение работников транспортным, торгово-бытовым, медицинским обслуживанием и трехразовым питанием.

Похожие статьи на «Командировка или вахта – вот в чем вопрос»

В случаях с командировкой на плечи работодателя ложится гораздо меньше положенных выплат и организационных обязанностей. Так, в соответствии со ст.168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику:

  • расходы по проезду,
  • расходы по найму жилого помещения,
  • дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные),
  • иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

При этом, порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом, издаваемым работодателем, что позволяет ему экономить на размерах выплат.

Таким образом, с экономической точки зрения, разница очевидна, а потому несложно понять работодателей, которые всеми силами пытаются существующий фактически вахтовый метод организации труда документально представить как служебные командировки.

Однако трудовые отношения — двусторонние. И там, где экономит работодатель, как правило, своих кровных недополучает работник. А в данном случае работнику вдвойне интересно признание работы на Севере вахтой, поскольку это не только значительно увеличивает заработную плату и добавляет отпуск, но и дает право на установление досрочной трудовой пенсии.

Именно пенсия является камнем преткновения в спорах и рождает множественность судебных дел, где работник, оспаривая отказ Пенсионного Фонда РФ в досрочном назначении пенсии, попутно заявляет требование о признании метода работы у конкретного работодателя вахтовым, чтобы периоды труда на Севере были засчитаны при исчислении стажа, дающего право на досрочное установление трудовой пенсии. В такой момент работодателю приходится обороняться, пытаясь доказать, что представленные им командировки на самом деле ими же и являются.

Для того, чтобы делать это наиболее грамотно и обстоятельно, предлагаем, во-первых, разобраться в разнице между вахтой и командировкой, во-вторых, понять, как и какие документы следует оформлять, чтобы позиция командировок выглядела в суде убедительно.

Другие актуальные статьи по трудовому праву:

  • Жизнь кадровика после 1 июля 2016 года.
  • Что ждет работодателей в 2016 году?
  • Запрет гражданско-правовых договоров и способы их переквалификации в трудовые договоры.
  • Алгоритм увольнения сотрудника в отсутствие для этого формальных оснований. Трудовой кодекс на страже работодателя.

Отличительные черты вахты и командировки (в сравнении)

Важно отметить, что с точки зрения доктрины трудового права вахта и командировка не являются однопорядковыми явлениями.

Командировка — это поездка работника для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, некое временное «выключение» работника из рабочего процесса, по окончании которого все становится прежним: место, режим работы, трудовая функция работника.

Вахта — особая форма организации рабочего процесса. Суть его сводится к необходимости обеспечить трудовыми ресурсами производственный цикл там, где производство (или строительство) запущено, но рабочих рук из числа местных жителей для ведения деятельности нет или не хватает (п.1.3. Постановления Госкомтруда СССР, Секретариата ВЦСПС и Минздрава СССР от 31 декабря 1987 г. N 794/33-82 «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ»: вахтовый метод применяется … в целях сокращения сроков строительства объектов производственного и социального назначения в необжитых и отдаленных районах и в районах с высокими темпами работ при необеспеченности данного района соответствующими трудовыми ресурсами). При этом важным признаком деятельности, требующей введения вахтового метода, является ее постоянство или длительность во времени. К примеру, вахтовым методом осуществляется строительство дорог, возведение инфраструктуры, добыча полезных ископаемых и т.д.

Рассмотрим параметры, позволяющие детально отличить одно явление от другого.

Срок. Командировка — это поездка всегда на определенный срок, установленный работодателем. При этом законом не ограничен ее предел. Продолжительность вахты (ст.299 ТК РФ) не может превышать 1 месяца, а в исключительных случаях — 3 месяцев. В каждом конкретном случае исключительность затянувшейся на 3 месяца вахты должен будет доказывать работодатель, тогда как при командировке доказывать ничего не требуется.

Цель поездки. Командировка имеет целью выполнение определенного поручения работодателя, которое фиксируется в служебном задании. Она не предполагает выполнение постоянной работы в месте командирования: работник должен выполнять служебное поручение, а не все свои трудовые обязанности, предусмотренные трудовым договором.

При вахтовом методе работник на выезде выполняет свою обычную трудовую функцию, зафиксированную в трудовом договоре и должностной инструкции. Заполнять служебное задание на вахту не требуется, поскольку это не конкретное поручение, а осуществление постоянных обычных для занимаемой должности обязанностей.

Место работы. Командировка — это выполнение поручения вне места постоянной работы работника (места расположения организации). То есть, место, где работник трудится постоянно, отличается от места, куда он командирован для выполнения конкретного поручения. Выезжая на вахту, работник едет к месту своей постоянной работы, не имея иного места ее осуществления.

С этим же критерием связано еще одно отличие вахты от командировки: место выполнения вахтовых работ отличают статичные, созданные на длительный срок рабочие места, организуемые работодателем. Место, где командированный работник выполняет свое поручение, может быть организовано по-разному: третьими лицами, работодателем, не организовано как рабочее место совсем.

Режим работы места пребывания. При вахтовом методе режим определяет работодатель, в командировке на работника распространяется режим работы, действующий в принимающей организации.

Материальное обеспечение. Выезжающему в командировку работнику выдается аванс на оплату расходов по проезду и найму жилого помещения и дополнительных расходов, связанных с проживанием вне места постоянного жительства (суточные). В случае с вахтой работодатель должен обеспечить проживание работников в специально создаваемых вахтовых поселках, полевых городках или в других специально оборудованных под жилье помещениях. Также работодатель осуществляет организованную доставку работников до места работы.

Отчетность работников. По возвращении из командировки работник предоставляет авансовый отчет, отчет о выполненной работе. В случае с вахтой отчет работником не составляется.

Деятельность работника между поездками. По окончании командировки — продолжение выполнения работником его трудовой функции в обычном режиме. По окончании вахты — начало времени междувахтового отдыха, длящегося до следующей поездки.

Документальное оформление командировок, «пограничных» с поездками на вахту

Приведенные выше отличительные особенности вахты от командировки позволяют увидеть, каким образом нужно расставлять акценты при оформлении документов, направляя работников в командировку.

Однако в качестве рекомендаций работодателям необходимо отметить следующие моменты.

1. Безопасно оформлять отношения с работником, чьи поездки в командировки будут частыми и могут быть переквалифицированы в вахту, следует начать с правильного составления трудового договора.
Наличие в трудовом договоре положения о командировках (желательно — фиксация обязанности работника часто бывать в командировках) означает, что в момент заключения трудового договора стороны согласовали это обстоятельство, и работодатель вправе рассчитывать на возможность направлять работника в командировки. Подписание трудового договора означает согласие работника с данными положениями. С таким трудовым договором работнику вряд ли будет удобно в суде утверждать, что он считал командировки вахтой.

2. В соответствии со ст.57 ТК РФ, в трудовом договоре обязательно указание места работы как существенного условия трудового договора.

Согласно п.1.1. Постановления «Об утверждении основных положений о вахтовом методе организации работ», местом работы при вахтовом методе считаются объекты (участки), на которых осуществляется непосредственная трудовая деятельность.

Исходя из приведенных нормативных положений, в трудовом договоре с выезжающим в командировки работником в качестве места работы следует указывать место нахождения работодателя (и ни в коем случае не участок, где работник трудится во время выезда).

3. Как ранее было отмечено, вахту от командировок отличает постоянство места выполнения работы на выезде. В том случае, если работодатель сумеет организовать перемещения работника с одного объекта на другой или выезды в командировки на разные участки, это существенно укрепит его позицию.

В качестве примера следует рассмотреть кассационное определение Пермского краевого суда от 7 сентября 2011 г. по делу N 33-9137, в соответствии с которым было установлено, что работа осуществлялась истцом в соответствии с заключенными договорами по оказанию услуг в различных регионах в зависимости от объекта строительства. Установив эти обстоятельства, суд сделал вывод о том, что на предприятии в отношении истца вахтовый метод работы применен не был.

Кроме того, если вспомнить, что споры о признании командировок вахтой возникают, как правило, при направлении работников в районы Крайнего Севера, то чередование поездок в северные районы и не относящиеся к ним местности существенно затруднит признание командировок вахтой — для этого суду придется отнести к периодам работы в районах Крайнего Севера и те периоды, когда работник очевидно пребывал в другом месте.

4. Направляя работника в командировку, следует полноценно оформлять сопутствующие этому документы: издавать приказ о направлении лица в командировку, знакомить с ним работника, составлять служебное задание.

Соответственно, при возвращении работника — требовать составления в письменной форме авансового отчета и отчета о выполненной работе.

Наличие своевременно составленного пакета документов на каждую поездку будет свидетельствовать в пользу работодателя в суде.

5. Решая вопрос о размещении работников, выезжающих в другую местность, следует учитывать мнение судов по данному вопросу. Так, решением Арбитражного суда Амурской области от 23 января 2003 г. N А04-4480/02-19/287 было установлено: в связи с тем, что не создавались специально оборудованные места для обеспечения жизнедеятельности «вахтовых» работников, деятельность выполнялась не вахтовым методом, а посредством направления в служебные командировки.

Таким образом, размещать работников нужно так, как это происходит при «типичной» командировке: в гостинице, арендованной на срок командировке квартире. Созданные работодателем или арендованные на длительный срок общежития, квартиры, вагончики и прочее — не самый лучший вариант размещения работников с точки зрения доказывания их поездки в командировку.

6. При рассмотрении дел, суды в первую очередь обращают внимание на деятельность работника по завершении командировки: значительно ослабить позицию работодателя может тот факт, что по возвращении работнику предоставляются дни отдыха вместо выполнения трудовых функций в месте нахождения работодателя. В данном случае можно порекомендовать работодателю не допускать строгого «переключения»: организовать выполнение работниками каких-либо функций в месте нахождения работодателя (ремонт оборудования, разбор, мойку и пр.). Важно также включить эту деятельность в должностную инструкцию работника. Даже если «дополнительная работа» будет непродолжительна (займет несколько дней), ее наличие в месте нахождения работодателя станет хорошим подспорьем в укреплении позиции работодателя.

В рамках трудовой практики ИНТЕЛЛЕКТ-С предлагает комплекс юридических услуг, связанных с трудовым правом и направленных на защиту интересов работодателя:

  • Аудит кадрового делопроизводства, приведение его в соответствие с законодательством
  • Разработка и внедрение схем реструктуризации и сокращения персонала, контроль затрат
  • Консультации по применению иностранной рабочей силы
  • Представительство в судах и административных органах

кадровое делопроизводство, трудовое право, трудовые споры

Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению руководителя предприятия, объединения, учреждения, организации на определенный срок в другой населенный пункт для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы.

То есть под служебной командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Нормативная база

Основной нормативной базой, регламентирующей отношения работодателя по отношению к командировочному сотруднику, является 24 глава Трудового кодекса РФ, содержащая пункты о том, что такое командировка, о гарантиях и компенсациях при служебных поездках.

Ряд условий, при которых поездка является служебной командировкой

Из приведенного выше определения вытекают следующие условия, при соблюдении которых та или иная поездка может считаться служебной командировкой:

  • в поездку направляется работник предприятия. То есть физическое лицо должно состоять в трудовых отношениях и работать по трудовому договору;

  • поездка работника должна состояться в другой населенный пункт, а не по месту постоянной работы;

  • поездка осуществляется по распоряжению руководителя предприятия для

  • выполнения служебного поручения;

  • поручение выполняется вне места постоянной работы работника;

  • поездка ограничивается определенным сроком;

  • работник не выполняет свою работу в пути и его работа не носит разъездной характер.

Кроме этого, служебными командировками считаются также поездки работников по распоряжению руководителя головного предприятия в филиал (из одного филиала в другой) или наоборот (при условии, что филиалы предприятия или головное предприятие и филиал находятся в разных населенных пунктах).

В каких случаях поездка не считается служебной командировкой

Служебной командировкой нельзя считать:

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер. То есть служебными командировками не являются периодические поездки сотрудников, связанные с основной работой, но носящей разъездной характер;

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.

Виды служебных командировок

В нормативных документах различают два вида командировок: на территории России и за пределами России.

Также рабочие поездки делятся на:

  • краткосрочные и длительные командировки;

  • одиночные и групповые;

  • плановые и внеплановые.

Срок служебной командировки

Срок служебной командировки определяется самим работодателем и зависит от сложности и объема выполняемого задания, а также иных обстоятельств, от которых может зависеть исполнение поручения.ьТо есть предельный срок командировки не установлен.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда из командировки – дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы.

Гарантии командированным работникам

Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:

  • сохранение рабочего места и должности;

  • сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;

  • компенсация командировочных расходов.

Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.

Возмещение расходов по служебной командировке

Работники имеют право на возмещение расходов и получение других компенсаций в связи со служебными командировками:

  • расходов, связанных с проживанием (например, суточные за время пребывания в командировке);

  • стоимости проезда до места назначения и обратно;

  • расходов по аренде жилого помещения;

  • иных дополнительных расходов.

Режим рабочего времени командированных сотрудников

На работника, находящегося в командировке, распространяется режим рабочего времени того предприятия, на которое он командирован.

Заработная плата за время пребывания в служебной командировке

За все рабочие дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы, за командированным работником сохраняется средний заработок.

Заработная плата за время пребывания в командировке рассчитывается путем умножения среднедневной заработной платы работника на количество рабочих дней командировки (в том числе дней пребывания в пути). Расчет среднего заработка производится независимо от режима работы исходя из фактически начисленной заработной платы и фактически отработанного времени за 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течении которого за работником сохраняется средняя заработная плата. При этом календарным месяцем считается период с 1 по 30 (31) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28 (29) число включительно).

При расчете среднего заработка из расчетного периода должны быть исключены следующие периоды:

  • когда в соответствии с законодательством РФ за работником сохранялся средний заработок, за исключением перерывов для кормления ребенка;

  • когда работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

  • когда работник не имел возможности выполнять работу из-за простоев по вине работодателя или причинам, не зависящим от него и работодателя, из-за забастовки, но при этом в ней не участвовал;

  • когда работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;

  • в других случаях, при которых работник освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без нее в соответствии с законодательством.

Порядок оформления служебной командировки

Перед направлением в командировку сотрудник должен дать согласие или отказ на поездку в письменной форме, предварительно ознакомившись с целями и сроками служебного задания.

Командировка сотрудника должна быть документально оформлена. Для признания командировки действительной необходимо оформить:

  • распоряжение о направлении сотрудника в командировку;

  • командировочное удостоверение;

  • служебное задание;

  • отчет о проделанной работе;

  • авансовый отчет.

При этом согласно новым правилам командировочной поездки достаточно оформить приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку. Необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания отпала.

В этой статье мы разберем три способа организации командировок и для какого типа бизнеса они подходят: самостоятельно, через тревел-агентство или с помощью специализированного ИТ-сервиса.

Компания HeadHunter в 90% случаев для организации командировок пользуется ИТ-сервисом

Через классическое тревел-агентство по почте или по телефону

Этот вариант предполагает, что компания обращается в классическое агентство делового туризма по электронной почте или по телефону с заявкой, которая содержит общие условия — даты и направление поездки, количество командированных сотрудников, особые пожелания. Агентство самостоятельно подбирает варианты и занимается бронированием, всё взаимодействие с клиентом строится тоже по электронной почте и телефону.

Раньше, когда поиск и сравнение вариантов, а также процесс бронирования занимали массу времени, очень ценной была сама возможность переложить эту рутину на подрядчика. С наступлением цифровой эпохи эти технические действия существенно упростились — и агентства стали не единственным способом организации командировок.

Теперь ценность услуг классических агентств делового туризма сместилась на другие акценты. На агентства удобно перекладывать организацию «под ключ» нестандартных поездок. Например, когда требуются чартер вертолетом или самолетом, аренда целых вагонов в поездах, а также дополнительный сервис в поездке — бронирование ресторанов, организация на месте деловых мероприятий. Также агентства хорошо подходят компаниям из госсектора и с гособоронзаказом, где требуются открытие специальных счетов в банках и специфичный нестандартный документооборот по поездкам, но в то же время всё еще сильны традиции заказа услуг «по старинке» (по телефону, по формализованным заявкам).

Многие компании, у которых командировки преимущественно стандартные и не требуют уникальных услуг, тоже по привычке продолжают работать по классической схеме бронирования. Важно соотносить этот способ с экономикой взаимодействия, помня о том, что агентство — это не благотворительная организация, его первостепенная задача — зарабатывать деньги. Оно не заинтересовано в вашей экономии так, как вы сами.

Плюсы:

  • Возможность организовать массовое мероприятие или выезд, уникальную поездку с набором дополнительных услуг;
  • Корректность документооборота по сравнению с самостоятельным бронированием и оплатой с личной карты или наличными;
  • Топовые агентства предоставляют возможность пользоваться корпоративными программами лояльности от авиакомпаний;
  • Удобно при работе с госконтрактами или гособоронзаказом.

Возможные минусы:

  • Стоимость, которая может выражаться как в официальной комиссии, так и в завышении цен — зачастую их трудно проверить постфактум;
  • Ограниченный выбор предложений билетов и гостиниц, так как агентство заинтересовано предлагать не все доступные варианты, а те, где у него максимальная комиссия;
  • Дополнительные трудозатраты и потеря времени, если коммуникация ведется через почту и по телефону;
  • Отсутствие возможности интегрировать процесс с внутренними системами документооборота. Как следствие — лишний ручной труд бэк-офиса.

Через специальное ИТ-решение

Туристическая отрасль кардинально изменилась за последние 10–15 лет, на смену агентствам пришли онлайн-решения, которые дали значительно больший выбор за меньшую цену.

Похожие процессы происходят на рынке бизнес-туризма — здесь ИТ-компании разрабатывают корпоративные сервисы для организации командировок. Смысл таких сервисов в том, чтобы предоставить клиенту максимальное количество инструментов для автоматизации этого процесса — от бронирования с помощью онлайн-инструментов до документооборота. На рынке есть несколько предложений от разных компаний.

Организация командировок через ИТ-сервис в среднем стоит меньше, чем через классическое агентство, — просто за счет уменьшения трудозатрат. Многие операции, которые в классическом агентстве полностью или частично выполняют люди, в сервисе автоматизированы. Также хороший ИТ-сервис позволяет в автоматическом режиме накапливать корпоративные бонусы от авиакомпаний, чтобы их получал не только пассажир, но и компания, которая отправила его в деловую поездку.

Единственная услуга, которую трудно автоматизировать, — поддержка при форс-мажорах. Поэтому лучше выбирать такой ИТ-сервис, который качественно оказывает тревел-поддержку, например когда нужно оперативно внести изменения в забронированные поездки.

Реальная история из жизни компании HeadHunter: в январе возникла неожиданная проблема — из-за отмены рейса около 15 сотрудников региональных офисов рисковали не успеть на важное корпоративное мероприятие в Москве. Мы написали в службу поддержки нашего командировочного партнера — ИТ-сервиса

  • Видны все доступные варианты билетов и отелей;
  • Возможно открыть ограниченный доступ к сервису сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать билеты и отели;
  • Сокращение трудозатрат за счет автоматического формирования документов и отчетов, возможность интеграции с внутренними системами документооборота (например, у
  • У некоторых сервисов есть прямая интеграция с авиакомпаниями, что делает билеты дешевле по сравнению с выпиской через глобальные системы бронирования;
  • Обычно ниже сервисный сбор и прозрачнее ценообразование — за счет этого цена билетов и номеров в гостиницах может получиться ниже, чем в классическом варианте бронирования через агентство;
  • Можно возвращать 2–4% от авиабилета в виде бонусов от авиакомпаний за счет корпоративных программ лояльности.
  • Обычно нет дополнительных услуг (например, MICE);
  • Могут возникнуть сложности у менеджеров, которые никогда не пользовались онлайн-сервисами бронирования.

Самостоятельно через общедоступные сервисы

Этот способ предполагает, что каждый сотрудник самостоятельно покупает билеты и бронирует гостиницу на В2С-сервисах, а компания потом возмещает расходы либо выдает аванс. Обычно этот вариант используют организации с небольшим числом командировок — не более 20 в месяц, в которых доля расходов на командировки незначительна по отношению к обороту и прибыли. В этом случае проще не тратить ресурсы на контроль и смириться с возможными переплатами.

Если сотрудники ездят в командировки сами, то собирать чеки и документы им тоже придется самим. Понятно, что в таком режиме гарантировать идеальный документооборот трудно, а это может приводить к проблемам с последующим вычетом НДС и налоговой отчетностью. Пока поездок немного и компания не теряет больших денег, такой подход допустим, но с увеличением числа командировок обычно возникает необходимость корректно организовать отчетность.

Если компания сама организует командировки, то ее сотрудники должны быть готовы самостоятельно реагировать на экстренные проблемы в поездках. Разумеется, адекватный работодатель возместит сотруднику непредвиденные расходы, но вовремя поменять авиабилет или оперативно решить проблему с отелем в чужой стране для неподготовленного человека — то еще испытание. Например, самостоятельная замена билета, купленного через агрегатор, может занимать до четырех часов.

  • Не надо платить подрядчику, нет трудозатрат на организацию процесса;
  • Сотрудники могут выбрать комфортный им вариант, что повышает общую эффективность командировки.
  • Затруднен документооборот, сложности с возвратом НДС;
  • Процессы возврата и обмена билетов могут быть непрозрачными и повлечь дополнительные расходы;
  • Сотрудники не всегда выбирают оптимальные варианты для компании, предпочитая личные бонусы (например, дополнительные баллы по программам лояльности);
  • Нельзя воспользоваться корпоративными программами лояльности от авиаперевозчиков;
  • Нет возможности работать по постоплате.

Если вы решили, что вам подходит способ организации с помощью ИТ-решения, здесь можно оставить запрос на подключение к

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

Выбор сотрудника

Согласно российскому законодательству, не все работники обязаны ездить по делам компании. Нельзя направлять в служебные поездки беременных, даже если они не против (статья 259 ТК РФ). Командировать сотрудника с ограниченными физическими возможностями можно, если ему обеспечиваются соответствующие его потребностям условия труда (например, колясочнику нужны пандусы).

Кого нельзя отправить в командировку

Категория сотрудников

Исключения

Ссылка на законодательство

Беременные

Исключений нет

статья 259 ТК РФ

Несовершеннолетние

Можно, если речь идет о спортсменах и творческих работниках

статья 268 ТК РФ

Сотрудники, работающие по ученическому договору

Можно, только если командировка связана с ученичеством

статья 203 ТК РФ

Сотрудники с ограниченными физическими возможностями

Можно, если командировка не противоречит индивидуальной программе реабилитации

статья 23 Федерального закона № 181‑ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации» от 24.11.1995 г.

Также есть ограничения при направлении в командировку следующих категорий сотрудников.

  • женщины, имеющие детей до 3 лет;
  • отцы и матери (опекуны), единолично воспитывающие детей до 5 лет;
  • родители, имеющие детей с ограниченными физическими возможностями;
  • сотрудники, которые ухаживают за больными членами семьи (болезнь должна быть подтверждена медицинским заключением).

Направить этих сотрудников в служебную поездку можно только с письменного согласия. Об этом говорится в статьях 259 и 264 ТК РФ.

Кроме того, сотрудника не могут послать в командировку, пока он находится в отпуске или на больничном. Чтобы вызвать работника с отдыха, понадобится заручиться его согласием в письменной форме.

В остальных случаях работник, отказавшийся от командировки, рискует получить дисциплинарное взыскание вплоть до увольнения.

Согласование командировки

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командировочного.

Пример служебной записки:

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов «падает» на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

Составление заявления на выплату аванса

Следующим шагом сотрудник должен написать заявление на перечисление авансовых средств, чтобы он мог купить билеты и забронировать гостиницу. Сумма рассчитывается исходя из примерной стоимости аренды жилья и транспортных расходов. Кроме того, в авансовый платеж включаются суточные. Не забудьте свериться с положением о командировках — не стоит бронировать люкс в пятизвездочном отеле, если лимит на гостиницу составляет 2000 рублей в сутки.

Пример заявления на выплату аванса:

Выпуск приказа о командировке

После согласования поездки готовится приказ, который сотрудник должен подписать. Документ составляется в свободной форме, принятой в компании, или по унифицированной официальной форме Т-9 или Т-9а (если командированных несколько). Раньше также требовалось оформлять служебное задание и командировочное удостоверение, но Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 сделало применение этих документов необязательным. Хотя некоторые компании используют их и по сей день, это не запрещено.

Командировочное удостоверение в 2020 году

В приказе пишут:

  • кого отправляют в командировку (ФИО сотрудника, должность, подразделение);
  • куда;
  • в какие даты и на сколько календарных дней;
  • зачем (цель поездки).
  • кто финансирует поездку (работодатель).

Также в документе могут быть строки для комментария. Например, если работодатель захочет прописать размер суточных.

Бронирование жилья и билетов

В различных организациях это происходит по разным схемам. Где-то билеты и гостиницу бронируют сами командированные, а где-то — уполномоченные сотрудники компании (например, сотрудники отдела кадров).

Многим организациям удобнее заключить договор с определенным сервисом и покупать билеты с корпоративного счета. На Туту.ру можно оплатить билет личной банковской картой, а можно завести бизнес-аккаунт и оформлять билеты всем сотрудникам с корпоративного депозита.

Некоторые компании разрешают ехать не общественным транспортом, а на собственном или служебном автомобиле. В этом случае вместо билетов сотруднику оформляют путевой лист. Каждая компания разрабатывает форму путевого листа самостоятельно.

Выплата суточных

Суточные перечисляют заранее, за несколько дней до командировки. Эти деньги предназначены для оплаты дополнительных расходов, связанных с командировкой (например, питания). Отчитываться за то, на что ушли суточные, закон не требует.

Размер суточных организация определяет самостоятельно. Его указывают в положении о командировках или коллективном договоре. Сумма выплаты в командировках по России и за границей различается. Согласно п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ, НДФЛ и страховые взносы удерживаются с суточных в том случае, если их размер составляет 700 рублей в день при командировках по России и 2500 рублей — в поездках за рубежом. Большинство работодателей используют эти суммы как максимальный размер суточных. Но есть и те, кто выплачивает больше денег, все зависит от политики компании.

Суточные в командировке: нормы 2020 года

Если командировка проходит недалеко от места жительства работника и он каждый день возвращается домой, то суточные не выплачиваются.

Командировка

После того как приказ о командировке подписан, билеты куплены, жилье забронировано, суточные перечислены, можно отправляться в командировку. Служебная поездка, как правило, начинается с дороги в день командировки, но в каждой компании этот вопрос решают на свое усмотрение. В некоторых организациях в день командировки на работе можно не появляться, хоть и самолет в 9 вечера. В иных явиться в офис необходимо, пусть даже на пару часов.

Главная задача командированного — сохранять все посадочные талоны, чеки и документы, подтверждающие расходы во время командировки: на жилье, транспорт и другие служебные цели.

Отчет о командировочных расходах

После поездки командированного остается только отчитаться о потраченных средствах. Для этого нужно:

  • собрать все отчетные документы (договоры, чеки, посадочные талоны);
  • заполнить авансовый отчет;
  • если сотрудник потерял какой-либо чек или посадочный талон на самолет, то ему нужно составить служебную записку на возмещение потраченных средств.

Авансовый отчет вместе с чеками надо принести в бухгалтерию в течение 3 дней после возвращения.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *