Командировка руководителя организации

Организация командировок сотрудников

Вы планируете деловой визит по России или за рубеж? Вам некому доверить групповое бронирование отелей b2b, организацию деловой поездки? Доверьте решение этих задач профессионалам. Возложив все организационные вопросы на специалистов компании «Диалог», вы можете быть на 100% уверены, что полностью оградили себя от каких-либо досадных недоразумений.

Мы проработаем детальный маршрут следования, подберем билеты и отели, организуем трансфер. Все услуги будут оформлены только после согласования и одобрения с Вашей стороны.

При необходимости специалисты компании по организации и обслуживанию командировок по России и за рубежом проработают культурно-развлекательную программу, если деловой визит планируется на длительный период.
Осуществляя услуги организации корпоративных групповых поездок и командировок за границу или по России, мы стараемся максимально предусмотреть все нюансы, чтобы никакая мелочь не омрачила вашу поездку, а рабочий визит прошел успешно.

Реализуемая нами работа – это 50% успеха рабочего визита а, следовательно, мы помогаем вам развивать свой бизнес, не отвлекаясь на насущную необходимость.

Почему услуги организации международного делового туризма стоит доверить нам?

Агентство «Диалог» не первый год на рынке, и знакомо со всеми тонкостями, нюансами в сфере организации бизнес туров. У нас собрался слаженный коллектив, готовый сообща решить проблему любого уровня сложности. Ознакомиться с нашими сертификатами и лицензиями можно

Сделав свой выбор в нашу пользу, вы всегда можете рассчитывать:

  • на профессиональный подход к решению поставленных задач;
  • на качественное предоставление возложенных на нас обязательств;
  • на длительные и плодотворные партнерские отношения;
  • на оперативное решение вопросов, связанных непосредственно с организацией бизнес туров.

Мы всегда стараемся максимально удовлетворить интересы наших клиентов, поэтому предлагаем оптимальные условия для плодотворного сотрудничества:

  • решение вопросов по заказу билетов в день обращения. Учитывая наши возможности и налаженные связи, наши сотрудники проведут оформление электронного билета за несколько минут;
  • удобная схема оплаты услуг. Для многих клиентов схема оплаты услуг играет не последнюю роль, мы предлагаем самое оптимальное решение: заказ – реализация поставленных задач – оплата. Обращаясь к нам, вы знаете, за что вы платите свои деньги;
  • удобные формы оплаты услуг.

Опыт работы и анализ сферы деятельности позволили минимизировать издержки в нашей работе, поэтому сегодня мы предлагаем нашим клиентам оптимальное соотношение цены и качества услуг. Сегодня стоимость предлагаемых нами услуг варьируется в среднем ценовом диапазоне, что делает их доступными многим компаниям на рынке Санкт-Петербурга. Ценообразование, предоставляемых нами услуг, в большинстве случаев формируется индивидуально, сюда включены затраты и вознаграждение за проделанную работу.

1. Через классическое тревел-агентство по почте или по телефону

Этот вариант предполагает, что компания обращается в классическое агентство делового туризма по электронной почте или по телефону с заявкой, которая содержит общие условия — даты и направление поездки, количество командированных сотрудников, особые пожелания. Агентство самостоятельно подбирает варианты и занимается бронированием, всё взаимодействие с клиентом строится тоже по электронной почте и телефону.

Раньше, когда поиск и сравнение вариантов, а также процесс бронирования занимали массу времени, очень ценной была сама возможность переложить эту рутину на подрядчика. С наступлением цифровой эпохи эти технические действия существенно упростились — и агентства стали не единственным способом организации командировок.

Теперь ценность услуг классических агентств делового туризма сместилась на другие акценты. На агентства удобно перекладывать организацию «под ключ» нестандартных поездок. Например, когда требуются чартер вертолетом или самолетом, аренда целых вагонов в поездах, а также дополнительный сервис в поездке — бронирование ресторанов, организация на месте деловых мероприятий. Также агентства хорошо подходят компаниям из госсектора и с гособоронзаказом, где требуются открытие специальных счетов в банках и специфичный нестандартный документооборот по поездкам, но в то же время всё еще сильны традиции заказа услуг «по старинке» (по телефону, по формализованным заявкам).

Многие компании, у которых командировки преимущественно стандартные и не требуют уникальных услуг, тоже по привычке продолжают работать по классической схеме бронирования. Важно соотносить этот способ с экономикой взаимодействия, помня о том, что агентство — это не благотворительная организация, его первостепенная задача — зарабатывать деньги. Оно не заинтересовано в вашей экономии так, как вы сами.

Плюсы:

  • Возможность организовать массовое мероприятие или выезд, уникальную поездку с набором дополнительных услуг;
  • Корректность документооборота по сравнению с самостоятельным бронированием и оплатой с личной карты или наличными;
  • Топовые агентства предоставляют возможность пользоваться корпоративными программами лояльности от авиакомпаний;
  • Удобно при работе с госконтрактами или гособоронзаказом.

Возможные минусы:

  • Стоимость, которая может выражаться как в официальной комиссии, так и в завышении цен — зачастую их трудно проверить постфактум;
  • Ограниченный выбор предложений билетов и гостиниц, так как агентство заинтересовано предлагать не все доступные варианты, а те, где у него максимальная комиссия;
  • Дополнительные трудозатраты и потеря времени, если коммуникация ведется через почту и по телефону;
  • Отсутствие возможности интегрировать процесс с внутренними системами документооборота. Как следствие — лишний ручной труд бэк-офиса.

2. Через специальное ИТ-решение

Туристическая отрасль кардинально изменилась за последние 10–15 лет, на смену агентствам пришли онлайн-решения, которые дали значительно больший выбор за меньшую цену.

Похожие процессы происходят на рынке бизнес-туризма — здесь ИТ-компании разрабатывают корпоративные сервисы для организации командировок. Смысл таких сервисов в том, чтобы предоставить клиенту максимальное количество инструментов для автоматизации этого процесса — от бронирования с помощью онлайн-инструментов до документооборота. На рынке есть несколько предложений от разных компаний.

Организация командировок через ИТ-сервис в среднем стоит меньше, чем через классическое агентство, — просто за счет уменьшения трудозатрат. Многие операции, которые в классическом агентстве полностью или частично выполняют люди, в сервисе автоматизированы. Также хороший ИТ-сервис позволяет в автоматическом режиме накапливать корпоративные бонусы от авиакомпаний, чтобы их получал не только пассажир, но и компания, которая отправила его в деловую поездку.

Единственная услуга, которую трудно автоматизировать, — поддержка при форс-мажорах. Поэтому лучше выбирать такой ИТ-сервис, который качественно оказывает тревел-поддержку, например когда нужно оперативно внести изменения в забронированные поездки.

Реальная история из жизни компании HeadHunter: в январе возникла неожиданная проблема — из-за отмены рейса около 15 сотрудников региональных офисов рисковали не успеть на важное корпоративное мероприятие в Москве. Мы написали в службу поддержки нашего командировочного партнера — ИТ-сервиса

  • Видны все доступные варианты билетов и отелей;
  • Возможно открыть ограниченный доступ к сервису сотрудникам, чтобы они могли самостоятельно выбирать билеты и отели;
  • Сокращение трудозатрат за счет автоматического формирования документов и отчетов, возможность интеграции с внутренними системами документооборота (например, у
  • У некоторых сервисов есть прямая интеграция с авиакомпаниями, что делает билеты дешевле по сравнению с выпиской через глобальные системы бронирования;
  • Обычно ниже сервисный сбор и прозрачнее ценообразование — за счет этого цена билетов и номеров в гостиницах может получиться ниже, чем в классическом варианте бронирования через агентство;
  • Можно возвращать 2–4% от авиабилета в виде бонусов от авиакомпаний за счет корпоративных программ лояльности.
  • Обычно нет дополнительных услуг (например, MICE);
  • Могут возникнуть сложности у менеджеров, которые никогда не пользовались онлайн-сервисами бронирования.

3. Самостоятельно через общедоступные сервисы

Этот способ предполагает, что каждый сотрудник самостоятельно покупает билеты и бронирует гостиницу на В2С-сервисах, а компания потом возмещает расходы либо выдает аванс. Обычно этот вариант используют организации с небольшим числом командировок — не более 20 в месяц, в которых доля расходов на командировки незначительна по отношению к обороту и прибыли. В этом случае проще не тратить ресурсы на контроль и смириться с возможными переплатами.

Если сотрудники ездят в командировки сами, то собирать чеки и документы им тоже придется самим. Понятно, что в таком режиме гарантировать идеальный документооборот трудно, а это может приводить к проблемам с последующим вычетом НДС и налоговой отчетностью. Пока поездок немного и компания не теряет больших денег, такой подход допустим, но с увеличением числа командировок обычно возникает необходимость корректно организовать отчетность.

Если компания сама организует командировки, то ее сотрудники должны быть готовы самостоятельно реагировать на экстренные проблемы в поездках. Разумеется, адекватный работодатель возместит сотруднику непредвиденные расходы, но вовремя поменять авиабилет или оперативно решить проблему с отелем в чужой стране для неподготовленного человека — то еще испытание. Например, самостоятельная замена билета, купленного через агрегатор, может занимать до четырех часов.

  • Не надо платить подрядчику, нет трудозатрат на организацию процесса;
  • Сотрудники могут выбрать комфортный им вариант, что повышает общую эффективность командировки.
  • Затруднен документооборот, сложности с возвратом НДС;
  • Процессы возврата и обмена билетов могут быть непрозрачными и повлечь дополнительные расходы;
  • Сотрудники не всегда выбирают оптимальные варианты для компании, предпочитая личные бонусы (например, дополнительные баллы по программам лояльности);
  • Нельзя воспользоваться корпоративными программами лояльности от авиаперевозчиков;
  • Нет возможности работать по постоплате.

Если вы решили, что вам подходит способ организации с помощью ИТ-решения, здесь можно оставить запрос на подключение к

В СЛУЖЕБНЫХ ЦЕЛЯХ

Нередко работники с согласия или ведома работодателя используют в служебных целях личное имущество, например собственный автотранспорт или телефон. В таком случае работодатель должен выплатить компенсацию за использование имущества, а также возместить работнику произведенные расходы (ст. 188 ТК РФ).

Размер такой компенсации вы должны установить в своем локальном акте и (или) в трудовых (коллективных) договорах с работниками.

О порядке возмещения расходов при использовании личного имущества работников см. в Путеводителе по кадровым вопросам.

По общему правилу на указанные выплаты НДФЛ не начисляется (абз. 9 п. 3 ст. 217 НК РФ).

Однако, как указывает финансовое ведомство, для этого в организации должны быть расчеты сумм компенсаций, а также документы, подтверждающие (Письма Минфина России от 27.02.2013 N 03-04-06/5600, от 21.12.2012 N 03-04-06/3-357, от 25.10.2012 N 03-04-06/9-305, от 28.06.2012 N 03-03-06/1/326, от 27.03.2012 N 03-04-06/3-78, от 31.12.2010 N 03-04-06/6-327, от 20.05.2010 N 03-04-06/6-98, от 24.03.2010 N 03-04-06/6-47):

— принадлежность имущества сотруднику;

— использование имущества в служебных целях;

— суммы понесенных физическим лицом расходов.

Отметим, что ранее чиновники утверждали, что в случае использования личного автомобиля в служебных целях не облагается НДФЛ сумма компенсации, выплачиваемая работнику в пределах норм, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92. А с компенсации, превышающей такие нормы, необходимо удержать НДФЛ в установленном порядке (Письма Минфина России от 03.12.2009 N 03-04-06-02/87 (п. 1), от 26.03.2007 N 03-04-06-01/84, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115).

Между тем такой подход не был вполне обоснован. Ведь предельные нормы расходов, предусмотренные названным Постановлением Правительства РФ, установлены в целях исчисления налога на прибыль. Именно поэтому они не могут быть использованы для целей исчисления НДФЛ. Следовательно, выплачиваемая работникам компенсация за использование личного автомобиля никакими нормами не ограничена. Такой вывод сделал Президиум ВАС РФ в Постановлении от 30.01.2007 N 10627/06.

Мнения ВАС РФ придерживаются и нижестоящие суды (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 19.03.2008 N Ф04-2044/2008(2440-А46-34), ФАС Уральского округа от 18.03.2008 N Ф09-511/08-С2, ФАС Поволжского округа от 19.08.2008 N А06-6865/07).

До принятия указанного Постановления Президиума ВАС РФ некоторые судьи поддерживали налоговиков (Постановления ФАС Поволжского округа от 24.11.2006 N А65-5032/06-СА2-34, ФАС Дальневосточного округа от 20.04.2005 N Ф03-А73/05-2/461).

Правоприменительную практику по вопросу обложения НДФЛ компенсаций за использование в служебных целях личного автомобиля, выплаченных сверх норм, которые установлены для налога на прибыль, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Одним из видов затрат работника, связанных с использованием автомобиля в служебных целях и возмещаемых работодателем, является оплата парковки при поездках в целях исполнения трудовых обязанностей (ст. 188 ТК РФ). Как разъясняет Минфин России, сумма возмещения таких расходов НДФЛ не облагается (Письмо от 01.12.2011 N 03-04-06/6-328).

Примечание

О том, подлежат ли обложению НДФЛ компенсации и суммы возмещения расходов, выплачиваемые работнику за использование в служебных целях автомобиля, которым он управляет по доверенности, вы можете узнать в разделе «Ситуация: Облагаются ли НДФЛ компенсации и суммы возмещения расходов, выплачиваемые сотруднику в связи с использованием в служебных целях автомобиля, который не принадлежит ему на праве собственности, а находится у него во владении на основании доверенности?».

Что касается использования в служебных целях личного мобильного телефона, то соответствующая денежная компенсация также не облагается НДФЛ в пределах размеров, установленных организацией (п. 3 ст. 217 НК РФ, ст. 188 ТК РФ). С этим согласны и контролирующие органы (Письмо Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138).

При этом в целях освобождения компенсации от налогообложения необходимо соблюдать следующие условия:

— размер компенсации, предусмотренной для сотрудника, должен быть экономически обоснован. Для этого работодателю следует учитывать стоимость телефона (подтвержденную документально) и время телефонных переговоров сотрудника по служебным вопросам и в личных целях (Письма Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138, УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269);

— в наличии должны быть документы (их заверенные копии), подтверждающие право собственности работника на используемое имущество (Письмо Минфина России от 17.06.2009 N 03-04-06-01/138);

— телефонные переговоры работника должны носить служебный характер. Документально подтвердить это могут счета оператора связи, их детализация с указанием номеров абонентов (Письма УФНС России по г. Москве от 21.01.2008 N 28-11/4115, от 28.08.2007 N 28-17/1269).

Возмещение работникам произведенных ими расходов по оплате услуг связи с использованием сотовых (мобильных) телефонов в производственных целях также не облагается НДФЛ. Это следует из п. 3 ст. 217 НК РФ. Минфин России в Письме от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 (п. 2) подтверждает это. Контролирующие органы отмечают, что оплата служебных переговоров работнику производится в интересах не физического лица, а самой организации. Следовательно, налогооблагаемого дохода у работника в таком случае не возникает (см. также Постановления ФАС Московского округа от 28.01.2010 N КА-А40/15468-09, ФАС Северо-Кавказского округа от 18.06.2009 N А53-14011/2008-С5-14, ФАС Северо-Западного округа от 23.06.2008 N А42-5160/2007, ФАС Уральского округа от 12.02.2008 N Ф09-234/08-С2).

Работодатель самостоятельно определяет экономически обоснованный размер (лимит) возмещения, связанного с оплатой услуг связи. Заметим, что судьи ФАС Северо-Западного округа полагают, что если внутренними документами организации предусмотрено использование телефона только в служебных целях, то компенсировать расходы на оплату сотовой связи можно в полном размере (Постановление от 21.11.2006 N А05-2791/2006-9).

Указанное возмещение не облагается НДФЛ при условии, что:

— организация проводит анализ переговоров работника в рамках выделенного лимита на предмет их соответствия служебным целям. Для этого следует использовать детализированный отчет сотового оператора (Письмо Минфина России от 13.10.2010 N 03-03-06/2/178 (п. 2));

— подтверждены факт наличия расходов по оплате услуг связи и служебный характер телефонных переговоров работника (Постановления ФАС Уральского округа от 22.04.2009 N Ф09-2210/09-С2, ФАС Северо-Западного округа от 06.03.2007 N А56-10568/2005).

При этом ФАС Центрального округа в Постановлении от 24.06.2011 N А35-8471/2009 обратил внимание на то, что ни Налоговый кодекс РФ, ни трудовое законодательство не содержат перечня документов, которыми подтверждается производственный характер разговоров. Соответственно, работодатель вправе самостоятельно утвердить (приказом или иным локальным нормативным актом) необходимые для такого обоснования документы.

Правоприменительную практику по вопросу обложения НДФЛ компенсаций при использовании в служебных целях личного мобильного телефона см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды:

— компенсация за использование личного мобильного телефона;

— компенсация оплаты услуг сотовой (мобильной) связи.

СИТУАЦИЯ: Облагаются ли НДФЛ компенсации и суммы возмещения расходов, выплачиваемые сотруднику в связи с использованием в служебных целях автомобиля, который не принадлежит ему на праве собственности, а находится у него во владении на основании доверенности?

На практике нередко возникают ситуации, когда работник с согласия работодателя пользуется в служебных целях автомобилем, который не принадлежит ему на праве собственности, а находится у него во владении на основании доверенности. Работодатель выплачивает данному сотруднику компенсацию за использование и износ транспортного средства, а также возмещает расходы, связанные с его эксплуатацией, руководствуясь ст. ст. 164, 188 ТК РФ.

Возникает вопрос: облагаются ли НДФЛ такие компенсации и суммы возмещения расходов?

Как известно, возмещение работодателем расходов работника при использовании его личного имущества в производственных целях не облагается НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ). Однако в ситуации, когда речь идет о компенсации затрат, связанных с использованием автомобиля сотрудника, которым он управляет по доверенности, контролирующие органы настаивают на необходимости ее включения в налоговую базу по НДФЛ.

Свою позицию чиновники аргументируют тем, что положения ст. 188 ТК РФ предусматривают выплату компенсации и суммы возмещения расходов только тем работникам, которые используют в служебных целях исключительно личное имущество. Если же автомобиль не принадлежит сотруднику на праве собственности, то транспортное средство не может считаться его личным имуществом. А значит, компенсации, которые в этом случае выплачивает работодатель в связи с его использованием, не относятся к предусмотренным законодательством. Соответственно, подобного рода выплаты не должны освобождаться от обложения НДФЛ на основании п. 3 ст. 217 НК РФ (см., например, Письма Минфина России от 08.08.2012 N 03-04-06/9-228, от 21.02.2012 N 03-04-06/3-42, ФНС России от 25.10.2012 N ЕД-4-3/18123@).

Исключением, по мнению Минфина России, является ситуация, когда сотрудник управляет по доверенности автомобилем, оформленным на его супругу, и этот автомобиль — их совместно нажитое имущество. В этом случае супруг также признается собственником транспортного средства (п. 1 ст. 256 ГК РФ, ст. 34 СК РФ). А значит, компенсации и возмещение затрат в связи с его использованием не облагаются НДФЛ в силу п. 3 ст. 217 НК РФ (Письмо Минфина России от 03.05.2012 N 03-03-06/2/49).

Между тем, на наш взгляд, контролирующие органы необоснованно дают ограничительное толкование понятию «личное имущество», содержащемуся в ст. 188 ТК РФ. Законодательство не раскрывает указанное понятие и не содержит уточнения о том, что к личному имуществу нужно относить только те объекты, которые находятся в собственности физического лица.

Считаем, что для целей ст. 188 ТК РФ понятие «личное имущество» означает следующее: в служебных целях используется не имущество работодателя, а имущество работника, принадлежащее ему на законных основаниях, одним из которых является управление транспортным средством по доверенности. В частности, в некоторых нормативных актах под владельцем транспортного средства понимается в том числе и лицо, которое управляет им на основании доверенности (см., например, абз. 2 п. 1 ст. 1079 ГК РФ, абз. 4 ст. 1 Федерального закона от 25.04.2002 N 40-ФЗ «Об обязательном страховании гражданской ответственности владельцев транспортных средств»). А значит, компенсации и суммы возмещения расходов, выплачиваемые работнику за использование в служебных целях автомобиля, которым он управляет по доверенности, не облагаются НДФЛ в соответствии с п. 3 ст. 217 НК РФ.

Некоторые суды в рассматриваемой ситуации также отмечают, что переданный по доверенности автомобиль не может восприниматься третьими лицами иначе как находящийся во владении и пользовании конкретного лица, которому выдана доверенность. Исходя из этого, они признают правомерным освобождение от обложения НДФЛ компенсаций и сумм возмещения расходов, выплаченных работнику за использование в служебных целях транспортного средства, которым он управлял по доверенности (см., например, Постановление ФАС Уральского округа от 22.04.2014 N Ф09-1388/14).

Правоприменительную практику по вопросу о том, нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации за использование в служебных целях личного автомобиля, собственником которого работник не является, см. в Энциклопедии спорных ситуаций по НДФЛ и взносам во внебюджетные фонды.

Заметим, что и по иным спорам, не касающимся обложения НДФЛ компенсации за использование личного имущества, суды нередко приходят к выводу, что в целях применения положений ст. 188 ТК РФ к личному имуществу следует относить объекты, находящиеся во владении или пользовании конкретного лица не только на праве собственности, но и на других законных основаниях (см., например, Постановления ФАС Уральского округа от 23.09.2013 N Ф09-9554/13 (оставлено в силе Определением ВАС РФ от 24.01.2014 N ВАС-4/14), от 29.05.2013 N Ф09-4349/13).

Какие преимущества и какие недостатки есть у учебы по обмену?

Полина Брод 13 3 года назад студентка

Отвечу как человек, который прожил 10 месяцев в принимающей семье, в стране с совершенно другим укладом, по одной многим известной программе обмена школьников. Оглядываясь назад, так и не вспомню, какие же минусы есть у учебы по обмену. Ну, разве что, периодически накатывающий хоумсик да проблемы, возникающие на месте, но от них никто не застрахован.

Кругом одни плюсы. Ты живешь в чужой для тебя среде, узнаешь культуру, быт, традиции, привычки и вкусы людей, при чем, что важно, не на уровне туриста, а словно ты сам местный житель, будто бы ты не укатил за 11 часовых поясов, а всю жизнь жил в этом самом городе. Более того, ты получаешь уникальный шанс быть амбассадором своей страны, а по возвращении домой — и страны, в которой ты прожил почти целый год. Ты, возможно, сам того не замечая, меняешь, надеюсь, в лучшую сторону мнение жителей о своей стране, выполняя этакую дипломатическую миссию и помогая развитию дружбы между странами. Не это ли один из самых важных и классных моментов?:) Кроме того, ты и сам меняешься. Я не скажу за всех, но мой год по обмену кардинально меня изменил, как мне кажется, в лучшую сторону. Изменились взгляды, появились новые вкусы, интересы и привычки. Я приобрела множество знаний и навыков, попробовала обучаться в обычной школе, так сильно отличающейся от российской, а кроме того — обрела множество знакомых, с которыми и сейчас поддерживаю связь. В общем, список плюсов можно продолжать бесконечно 🙂

Как проводится обмен профессиональным опытом

Обмен опытом производится внутри организации между опытными сотрудниками и новичками, которые недавно пришли на предприятие, имеют только теоретические знания без практического опыта. Стоит учитывать, что свои профессиональные секреты есть у каждого высокопрофессионального специалиста. По статистике, около 29 процентов мастеров своего дела не готовы раскрыть профессиональные секреты. При этом сотрудники предпенсионного возраста более охотно делятся своим опытом с молодыми специалистами. Среди работников старше 50 лет более 50 процентов готовы стать наставниками.

Скачайте документы по теме:

Организация обмена опытом проводится с помощью:

  • тренингов;
  • индивидуальных мастер-классов;
  • наставничества;
  • создания групп с назначением опытных сотрудников;
  • проведения мозговых штурмов;
  • внедрения общей базы данных;
  • ведения базы полезных источников;
  • горизонтальной ротации;
  • внутреннего маркетинга.

Каждый способ имеет свои преимущества и недостатки. Обмен профессиональным опытом во время тренинга, где задают частные вопросы, позволяет в течение короткого времени большому количеству молодых специалистов ознакомиться с эффективными способами решения тех или иных проблем, которые в настоящее время актуальны для тех, кто получил теоретические знания, но не обладает практическими навыками.

Обмен опытом в компании между группами, занимающимися разными проектами, поможет уточнить детали, получить практические знания, которые позволят выполнять соответствующие задачи наиболее эффективными способами.

Почему при обмене опытом соцмедиа не модный тренд, а необходимость

Анна Федак, директор по персоналу и административным вопросам компании EuroBusiness, рассказывает

Мое глубокое убеждение – компаниям нужно обеспечить свой персонал современными инструментами для общения, совместной работы, обмена опытом работы и знаниями. Используйте онлайн-технологии: видео- и веб-конференции, вебинары, внутрикорпоративные блоги, онлайн-профили сотрудников и форумы на корпоративном портале или в соцсети.

Когда мы запускали в нашей компании корпоративный портал, то сначала не хотели предоставлять сотрудникам возможность заводить свои персональные блоги и создавать обсуждения в форумах.
Но вовремя отказались от этой идеи. Мы подтолкнули сотрудников к открытому обсуждению и личных, и профессиональных тем, а не «перекрыли кислород».

Конечно, HR-менеджерам пришлось первые месяцы провоцировать общение на портале. Мы создали тематические группы – не только производственного, но и неформального содержания, например «совместный отдых», «благотворительные акции». Примерно раз в три дня мы открывали новые темы на форуме.

Разумеется, мы привлекали к работе и сотрудников других подразделений компании. Они не только участвовали в текущих обсуждениях, но и создавали собственные темы и группы. Особенно активно себя повели наши сотрудники из филиалов. Они первыми и без «HR-просьб» стали выкладывать фотографии из своих отпусков, делиться новостями и информацией, участвовать в обсуждениях рабочих вопросов.

Я очень рада, что все это принесло свои плоды. Наш корпоративный портал не просто «живет», он постоянно развивается и используется внутри компании для совместной работы и обмена опытом на предприятиях, для общения. И все это происходит уже без специальных усилий HR-подразделения.

Какие методики использовать при обмене опытом работы

Для обмена опытом между сотрудниками применяются различные методики. Индивидуальные мастер-классы помогают освоить навыки работы с определенными программами. Например, если более опытный специалист в совершенстве владеет программой Excel, а молодой специалист плохо ориентируется в возможностях, достаточно провести несколько уроков. После чего проверить результаты. Как правило, без дополнительного обучения такие уроки усваиваются максимально быстро.

Читайте в электронном журнале:

  • В компании плохо приживаются IT-специалисты. В чем их особенность и как их удержать
  • Чтобы новички были довольны, что вышли на работу в компанию. Разработайте и проводите «Welcome-тренинг». Что включить?
  • Подходящих специалистов на рынке фактически нет. Ищем за границей. Где и как искать экспата, на чем сэкономить, как его оценить

Наставничество – один из видов передачи опыта и формирования основных профессиональных навыков. К неопытному сотруднику прикрепляют наставника на длительный срок. Задачу наставников можно облегчить, разработав в организации наборы регламентов, инструкций и памяток, а так же таблиц, в которых представлены справочные данные. Кроме этого, рационально создать перечень справочных ресурсов, готовых сценариев по решению типовых задач. Работа наставника должна быть дополнительно оплачена.

Обмен опытом с помощью ведения базы полезных источников – не менее популярная и распространенная методика, с помощью которой любой сотрудник сможет воспользоваться полезными статьями, книгами, информационным справочным материалом, с помощью полезной информации выполнить поставленную задачу станет намного легче. Сотрудников необходимо стимулировать, чтобы они смогли пополнить эту базу полезной информацией. Например, если специалист посетил тематическую конференцию, стоит позаботиться о создании тематического отчета, который можно выложить в базу полезных источников.

Внутренний маркетинг – это проведение регулярных опросов относительно возможностей по развитию компании. Рационально интересоваться, какие проблемы существуют в компании, где выявлены слабые звенья. В дальнейшем такие работы помогут организовать для неопытных специалистов тренинги или разработать программы обучения, которые позволят ликвидировать все слабые звенья в организации.

Обмен опытом методом назначения более опытного сотрудника руководителем группы полезен с точки зрения передачи ценных знаний подчиненным. Опытному специалисту рационально поручить вести соответствующий проект или назначить его ответственным за тот или иной процесс. Главное, чтобы руководитель не стремился выполнить все порученные задания самостоятельно, а распределял их между сотрудниками, объяснял, какие методики помогут быстро и эффективно выполнить каждое задание.

Справка

Мозговой штурм – одна из методик обмена опытом:

  1. сотрудникам описывают проблему;
  2. предлагают обдумать все способы ее решения;
  3. после обсуждения предложенных вариантов выбирают оптимальную модель;
  4. далее усложняют задачу, обсуждение начинают с самых неопытных участников;
  5. если новички высказали свои способы решения поставленных задач, а опытные сотрудники представили свежие предложения, которые отличаются по уровню от остальных, выбирают оптимальный вариант, предлагая методики достижения цели.

Совместное обучение на вебинарах. Прием передачи и обмена опытом малозатратный. Вебинар преимущественно проходит по скайпу. Участники задают ведущему ряд вопросов, на которые получают ответы. Кроме этого, участники общаются между собой, обсуждая конкретные проблемы, получают рекомендации и готовые способы по решению.

Нужен ли обмен опытом между организациями

Обмен опытом между организациями, работающими в той же отрасли, проводится при внедрении новых технологий, программ или иных изменений в сфере технологических процессов. Стоит учитывать, что в целях обмена опытом проводятся конференции, семинары, иные мероприятия, помогающие обеспечить присутствие большого количества специалистов из всех компаний, которые планируют провести обмен опытом.

Во время обмена опытом сотрудников могут направить в другую компанию, чтобы освоить все методики производственного процесса. Обучение проводят наставники или специалисты, которые овладели соответствующими навыками и технологическими процессами, могут обучить новичков. При заключении договора необходимо учитывать, что в процессе взаимодействия между организациями, являющимися партнерами, важно обеспечить взаимовыгодное сотрудничество.

Если компания установила новое оборудование, но никто из работающих специалистов не знает, как им управлять, помогут партнеры, которые на протяжении какого-то времени уже работают на таком оборудовании. Суть секондмента относительно проста. Сотрудники на практике приобретают необходимые навыки и знания в другой фирме. Затем возвращаются в свою компанию и обучают других специалистов.

Причем внутренний секондмент отличается орт внешнего тем, что специалиста направляют для освоения новых технологий в другое структурное подразделение или отдел, филиал, который относится к одной организации.

Руководитель при отборе сотрудников должен учитывать несколько важных условий:

направляемые специалисты должны уметь воспринимать и осваивать новую информацию;

уметь делиться полученными навыками и знаниями на практике, после возвращения придется обучить весь персонал, который будет работать по новым технологиям.

К техническим вопросам оформления относится составление договора, определение условий оплаты, сроков стажировки и т.д.

Возможно, вам будет интересно узнать:

  • Профессиональное развитие работников
  • Почему управленцы не проявляют инициативу
  • Формирование актуального HR-бренда компании: на какие аудитории рассчитывать

Образцы основных документов для оформления командировки

Отчет по командировке в 2019 году для бухгалтерии должен содержать:

  • авансовый отчет;
  • документы, подтверждающие расходы на проживание;
  • документы, подтверждающие расходы на проезд;
  • иные документы, подтверждающие согласованные расходы (например, билет на выставку, целью которой и являлась командировка и т. п.).

В связи с отменой командировочных удостоверений для командировок оформляются такие документы:

1. Письменное распоряжение руководителя. Это может быть приказ по форме Т-9, но может быть и документ в произвольной форме. У нас вы можете скачать бланк приказа как для одного сотрудника, так и для нескольких.

Бланк приказа о направлении в командировку одного сотрудника

Бланк приказа о направлении в командировку двух и более сотрудников

2. В зависимости от установленной на предприятии процедуры может быть оформлено и командировочное удостоверение. У нас вы можете скачать его бланк, а также образец заполнения.

Бланк командировочного удостоверения

Образец заполнения командировочного удостоверения

3. Для подтверждения нахождения в командировке используются проездные документы, документы об оплате проживания или при отсутствии таковых, оформляется служебная записка. У нас на сайте вы можете скачать образец такой служебной записки.

Образец служебной записки

4. По завершении командировки составьте авансовый отчет.

Что говорит закон

Процедура отправления сотрудников в командировки регулируется Трудовым кодексом РФ (в частности, статьёй 166, в которой дано определение командировки) и Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, которое утверждено Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749.

Согласно ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя с целью выполнения этого поручения вне места постоянной работы. Генеральный директор — такой же наёмный работник, как и другие сотрудники, просто он является представителем работодателя в отношениях с другими сотрудниками. Если же гендиректор является одновременно и учредителем компании, ситуация несколько иная, о ней поговорим отдельно.

Оформление командировки генерального директора: необходимые документы

При оформлении командировки директора применяют те же самые формы, что и при направлении в командировку любых других сотрудников. Порядок оформления тоже стандартный, документы необходимы следующие:

  • Форма Т-10а — служебное задание для направления в командировку, а также отчёт о его выполнении. Директор сам себя направляет в командировку.
  • Форма Т-9 — приказ о командировке, изданный на основе служебного задания.
  • Приказ о временном замещении руководителя — издаётся параллельно с приказом о командировке.
  • Форма Т-10 — командировочное удостоверение, подтверждающее факт пребывания в командировке и её продолжительность. Содержит личные данные командируемого, цель поездки, отметки о времени приезда в пункт назначения и возвращении обратно. Его нужно предоставить в бухгалтерию вместе с авансовым отчётом.

Кто подписывает приказ на командировку директора

Все документы — приказ о своей командировке, командировочное удостоверение и служебное задание — должно подписывать лицо, указанное в уставной документации и наделённое правом составления и визирования локальных распоряжений. Чаще всего это сам директор.

Генеральный директор оформляет все документы на своё имя и сам всё подписывает. Такой алгоритм действий полностью подтверждается письмом Роструда № 1143-ТЗ от одиннадцатого марта 2009-го года. В тексте указано, что руководитель имеет право подписывать любые приказы, даже если они касаются его самого.

Возложение обязанностей

Важное отличие командировки директора от поездки обычного сотрудника — необходимость передать кому-то управление компанией во время отсутствия руководителя. Чаще всего обязанности переходят заместителю генерального директора. Если его нет или он также находится в командировке, директор может передать выполнение своих обязанностей другому сотруднику. Чаще всего это кто-то из лиц, прописанных в уставной документации организации: руководитель отдела кадров, руководитель подразделения или отдела или главный бухгалтер. Но в целом, директор может передать свои полномочия любому сотруднику. Главное, чтобы этот сотрудник дал письменное согласие.

Когда согласие получено, оформляется приказ о временной передаче полномочий. В нём отражают продолжительность и предпосылки замещения и уточняют полномочия, а также указывают информацию об оплате временного заместительства, если оно не входит в должностные обязанности подчинённого.

Кроме того, на заместителя нужно оформить доверенность на ведение дел. А чтобы заместитель мог подписывать не только локальные документы, но и финансовые, директор должен предоставить в банк, который обслуживает компанию, карточку с подписью своего заместителя.

Командировка учредителя

Если генеральный директор одновременно является учредителем, ситуация несколько сложнее. В этом случае нужно смотреть, заключён ли с директором трудовой договор. Специалисты не дают однозначного ответа на вопрос, можно и нужно ли это делать.

Если договор заключён, учредителя и директора можно без проблем отправить в командировку, оформив обычный набор документов, о котором мы говорили выше.

Если же договора нет, то, чтобы оформить командировку учредителя и при этом списать расходы в налоговом учете, не удерживать НДФЛ и получить вычет по НДС, можно воспользоваться тремя способами.

  • Заключить срочный трудовой договор и принять учредителя на какую-либо должность с минимальным окладом. Тогда командировку можно будет оформить по всем правилам.

Важно помнить, что зарплата не должна быть ниже МРОТ. В трудовом договоре нужно прописать обязанности, которые касаются командировки.

  • Заключить гражданско-правовой договор.

Такой договор можно заключать на каждую командировку. В нём прописываются конкретные задачи: что нужно сделать и какой результат получить.

  • Отправить без договора.

Если поездка связана со сделкой, заключение которой требует присутствия и одобрения учредителя (особо крупная, с заинтересованностью или прописанная в уставе как требующая одобрения), можно отправить его в командировку без договора. В этом случае ФНС не будет сомневаться в аргументированности затрат на поездку.

Что ещё почитать по теме:

  • Оплата труда в командировке
  • Как рассчитать суточные

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *