Командировочные удостоверения

С 8 января 2015 года компании больше не должны оформлять командировочное удостоверение и служебное задание.
Теперь срок пребывания работника в командировке определяется по проездным билетам.
А иногда потребуются еще служебная записка, путевые листы, квитанции, счета и чеки на бензин (п. 3, 7, 19, 26 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 в ред. постановления Правительства РФ от 29 декабря 2014 г. № 1595).
То есть без проездных документов расходы на командировки в 2015 году списать при расчете налога на прибыль не получится.
Даже, например, расходы на проживание – если сотрудник принес счет гостиницы.
В этом случае проверяющие могут посчитать: организация не подтвердила, что проживание в гостиницы было связано именно со служебной поездкой, а не отдыхом работника.
Положение о командировках
В связи с изменениями надо переделать утвержденное в компании положение о командировках. Новое положение надо датировать 8 января.
Затем из него исключите упоминание таких документов, как командировочное удостоверение и служебное задание.
Отныне они не предусмотрены законодательством.
А значит, составлять их бессмысленно.
Если в положении о командировках упоминается распоряжение работодателя о направлении сотрудника в служебную поездку, то можно заменить слово «распоряжение» на слово «решение». Именно такая формулировка теперь есть в постановлении № 749.
В положении о командировках стоит отдельно прописать порядок возмещения расходов на случай поездки работника на личной машине или мотоцикле.
По новым правилам вместо командировочного удостоверения работник в такой ситуации должен приложить к авансовому отчету служебную записку.
Именно по ней определяется срок, в течение которого сотрудник находился в командировке. Вместе с запиской сотрудники сдают в бухгалтерию путевые листы, чеки на топливо и т. д.
Форму служебной записки, как и приказ, можно оформить в виде приложения к положению о командировках. Можно разработать ее самостоятельно.
Приказ о командировке
Новые правила предусматривают, что работник направляется в командировку на основании решения работодателя.
Этот документ тоже можно оформить в виде приказа.
Как и раньше, его можно составлять по унифицированной форме № Т-9.
Но допускается бланк, разработанный в компании.
Служебная записка
Работник, который ездил в командировку на личном транспорте, вместо командировочного удостоверения теперь должен сдавать в бухгалтерию служебную записку.
Постановление № 749 не конкретизирует содержание служебной записки.
Сказано лишь то, что в записке надо зафиксировать фактический срок поездки.
Служебная записка нужна для начисления суточных и подтверждения соответствующих налоговых расходов.
А значит, должна содержать обязательные для первички реквизиты.
Авансовый отчет
Работник, получивший деньги на служебную поездку, должен представить авансовый отчет в течение трех рабочих дней с даты возвращения.
К отчету сотрудник должен приложить подлинники документов, подтверждающих расходы: квитанции, БСО, кассовые и товарные чеки, билеты, посадочные талоны и т. д.
Расходы на командировки в 2015 году списывают при расчете налога на прибыль на дату авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).
Журнал учета командированных работников
Форма журнала учета командированных работников по-прежнему содержит сведения о командировочных удостоверениях (приложение № 2 к приказу Минздравсоцразвития России от 11 сентября 2009 г. № 739н).
Порядок учета, утвержденный этим же приказом, также содержит требование вести журнал с указанием дат и номеров командировочных.
Сейчас в графе «Дата и номер командировочного удостоверения» можно ставить прочерк или вовсе не заполнять ее.

Да, командировочные удостоверения сейчас оформлять не обязательно. Их отменили с 2016 года постановлением Правительства РФ. Поясним суть отмены.

С какого момента отменены удостоверения

С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации.

Сейчас, поскольку командировочные удостоверения были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (например, проездные документы).

Если у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.

Постановление об отмене командировочных удостоверений

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации”:

ИЗМЕНЕНИЯ, КОТОРЫЕ ВНОСЯТСЯ В АКТЫ ПРАВИТЕЛЬСТВА РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 1. В постановлении Правительства Российской Федерации от 26 декабря 2005 г. N 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников, заключивших трудовой договор о работе в федеральных государственных органах, работников государственных внебюджетных фондов Российской Федерации, федеральных государственных учреждений” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 2, ст. 187; 2008, N 14, ст. 1413; 2014, N 50, ст. 7095):

а) в пункте 3 слова «без оформления командировочного удостоверения, кроме случаев командирования в государства – участники СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, предусматривающие, что в документах для въезда и выезда пограничными органами не проставляются отметки о пересечении государственной границы” исключить;

б) абзац первый пункта 6 изложить в следующей редакции: «6. При направлении работника в служебную командировку на территории государств – участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).”.

2. В Положении об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденном постановлением Правительства Российской Федерации от 13 октября 2008 г. N 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки” (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 42, ст. 4821; 2013, N 20, ст. 2504):

а) абзац второй пункта 3 изложить в следующей редакции: «Работники направляются в командировки на основании решения работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Поездка работника, направляемого в командировку по решению работодателя в обособленное подразделение командирующей организации (представительство, филиал), находящееся вне места постоянной работы, также признается командировкой.”;

б) пункт 6 признать утратившим силу;

в) пункт 7 изложить в следующей редакции: «7. Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования и (или) обратно к месту работы на личном транспорте (легковом автомобиле, мотоцикле) фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется работником по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование указанного транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).”;

г) пункт 15 признать утратившим силу;

д) абзац первый пункта 19 изложить в следующей редакции:

«19. При направлении работника в командировку на территории государств – участников Содружества Независимых Государств, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы Российской Федерации определяется по проездным документам (билетам).”;

е) в пункте 26:в абзаце втором слова «командировочное удостоверение, оформленное надлежащим образом,” исключить;

абзац третий признать утратившим силу.

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

С начала 2015 году отменены командировочные удостоверения, что вызвало у многих работодателей вопрос относительно того, как изменилась схема оформления служебных поездок, а также форма отчета сотрудником по понесенным расходам.

Многих интересует, нужно ли командировочное удостоверение в 2018 году. Обновленные нормы вступили в действие после утверждения Постановления Правительства № 749. Но, при этом, документ использовать не запрещают, при условии, что руководство утвердит такой бланк в своих локальных положениях или распоряжениях.

После вступления в действие новых норм от работодателя уже не требуют составления таких учетных документов, как удостоверение командируемого сотрудника, служебное задание, отчет о результатах работы. Хотя, использовать такие документы не запрещено, если руководство считает их полезными для делопроизводства.

Несмотря на то, что командировочные удостоверения отменены, в 2018 многие работодатели до сих пор используют формы Т-10 и Т-10а для проведения учетной политики. Среди причин можно отметить нежелание изменять принятые схемы учета, либо уверенность, что эти формы удобные, содержательные и максимально информативные в плане учета.

Чем заменить командировочное удостоверение

Решение об отмене ряда документов для оформления служебных поездок значительно облегчило работу кадровой службы и бухгалтерии. Обновленные нормы значительно сократили обязательный документооборот организациям и предоставили им свободу выбора и самостоятельно формирования бланков.

Теперь, чтобы оформить отбытие сотрудника в командировку, достаточно приказа руководителя и выдачи авансу на транспортные, жилищные и прочие расходы. Приказ можно издавать на основании служебной записки от начальника конкретного отдела, сотрудник которого направляется в командировку.

Перед изданием приказа важно проверить, не принадлежит ли сотрудник к категории лиц, кого по закону нельзя отправлять в служебные поездки:

  • беременные;
  • несовершеннолетние;
  • сотрудники, трудоустроенные по ученическому договору.

В приказе должны быть отображены следующая информация:

  • данные о сотруднике, что направляется в командировку (ФИО, должность, структурное подразделение);
  • цель и продолжительность поездки;
  • реквизиты принимающей стороне;
  • информация об используемом виде транспорта.

Приказ подписывает руководитель организации. Бухгалтерия обязана ознакомить с документом сотрудника и проставить в табеле отметки «К» или «06».

Расчет командировочных в 2018 году с примерами

Как определяется продолжительность командировки

После того, как командировочное удостоверение отменили, в 2018 году длительность пребывания сотрудника вне места постоянного жительства определяется на основании предоставленных проездных документов.

Если нет возможности представить бухгалтерии такие документы, срок фактического нахождения вне места постоянного жительства можно установить на основании документов, подтверждающих съем жилья:

  • счета из гостиниц;
  • талоны;
  • квитанции.

Если речь идет о заграничной командировке, за основу расчета берут отметки в загранпаспорте о пересечении границы.

Если сотрудник использует собственное авто для поездки, продолжительность командировки определяется, исходя из служебной записки и приложениям к ней в виде путевого листа, чеков из заправочной станции, подтверждающих покупку топлива.

Несмотря на то, что некоторые документы были отменены, работодатели продолжают их использовать по причине частых споров с налоговой инспекцией именно в плане подтверждения расходов в служебных поездках.

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства РФ»

Теперь направление работника в служебную командировку на территорию иностранного государства производится на основании правового акта (приказа, распоряжения) работодателя, представителя нанимателя (руководителя государственного органа или его аппарата либо лица, замещающего государственную должность РФ) или уполномоченного им лица.

При направлении работника в служебную командировку на территории государств — участников СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения, на основании которых в документах для въезда и выезда пограничными органами не делаются отметки о пересечении государственной границы, дата пересечения государственной границы РФ определяется по проездным документам (билетам).

Фактический срок пребывания работника в месте командирования определяется по проездным документам, представляемым работником по возвращении из служебной командировки. В случае проезда работника к месту командирования или обратно к месту работы на личном транспорте фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке, которая представляется по возвращении из служебной командировки работодателю одновременно с оправдательными документами, подтверждающими использование транспорта для проезда к месту командирования и обратно (путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и др.).

По возвращении из командировки работник представляет работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах и производит окончательный расчет (к авансовому отчету прилагаются документы о найме жилого помещения, фактических расходах по проезду, включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей, и об иных расходах, связанных с командировкой). Отчет о выполненной работе в командировке не представляется.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *