Компенсация при разъездном характере работы

2. Положение о разъездном характере работы. Согласно статье 168.1 ТК РФ, перечень профессий, должностей с разъездным характером работы устанавливается коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами, такими как Положение о разъездном характере работы. В нем приводится перечень работ, профессий и должностей разъездного характера, регламентируются порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными поездками, а также порядок оформления поездок и формы документов. Положение утверждается и вводится в действие приказом работодателя.

3. Должностные инструкции. В должностных инструкциях тех специалистов, которым организация компенсирует расходы, связанные со служебными поездками, необходимо указать, что их постоянная работа носит разъездной характер. И в этом случае оплата проезда, проживания и суточных будет считаться обоснованным расходом.

📌 Реклама

4. Документы, подтверждающие расходы. Стоимость проезда и проживания должна подтверждаться билетами на транспорт и счетами гостиниц. Суточные выдаются за каждый день служебной поездки, поэтому следует составить приказ, прописав в нем, сколько дней продлится служебная поездка.

НДФЛ: порядок налогообложения компенсации расходов

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ не подлежат обложению НДФЛ все виды компенсационных выплат, установленных законодательством, которые связаны с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей. В данную категорию необлагаемых выплат попадают и суммы возмещения расходов персоналу с разъездным характером работы.

Как отмечалось выше, статья 168.1 ТК РФ содержит перечень затрат, которые работодатель обязан компенсировать работнику. Напомним, что в коллективном или трудовом договоре, ином локальном нормативном акте работодатель устанавливает конкретный перечень возмещаемых расходов, а также суммы возмещения.

📌 Реклама

Таким образом, как сообщает главное финансовое ведомство в комментируемом письме, выплаты, направленные на возмещение расходов, связанных со служебными поездками сотрудников, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц в размерах, установленных соглашениями, трудовым или коллективным договором либо иными локальными актами организации.

Налог на прибыль: возможность признания в расходах сумм возмещения затрат

На вопрос о возможности признания в расходах, учитываемых для целей налогообложения прибыли, сумм возмещения затрат, связанных со служебными поездками, Минфин России дает положительный ответ. И опять же указывает на то, что в расходах могут быть учтены только компенсации, предусмотренные соглашениями или локальными нормативными актами.

Суммы компенсаций, по мнению чиновников главного финансового ведомства, подлежат включению в состав прочих расходов на основании подпункта 49 пункта 1 статьи 264 НК РФ.

Правила трудового кодекса

Обязанность работодателя по возмещению работникам с разъездным характером работы их расходов, связанных со служебными поездками, установлена ст. 168.1 ТК РФ. Согласно этой норме возмещению подлежат:

— расходы по проезду;

— расходы по найму жилого помещения;

— дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие);

— иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя.

Размеры и порядок возмещения таких расходов, а также перечень работ, профессий, должностей работников с разъездным характером работы устанавливаются коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами. Кроме того, размеры и порядок возмещения указанных расходов могут также определяться трудовым договором.

Есть документы? Проблем не будет

Компенсационные выплаты (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством РФ), предусмотренные законодательством РФ, законодательными актами субъектов РФ, решениями представительных органов местного самоуправления, связанные с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей, НДФЛ и страховыми взносами не облагаются (п. 3 ст. 217, подп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). При этом Налоговый кодекс не содержит определения компенсационных выплат в целях налогообложения. Поэтому данное понятие должно применяться в том значении, в котором оно используется в других отраслях законодательства (п. 1 ст. 11 НК РФ).

Согласно ст. 164 ТК РФ компенсациями считаются денежные выплаты, установленные в целях возмещения работникам затрат, связанных с исполнением ими трудовых или иных обязанностей, предусмотренных ТК РФ и другими федеральными законами.

Учитывая положения ст. 164, 168.1 ТК РФ, ст. 217 и 422 НК РФ специалисты Минфина России приходят к следующему выводу. Если в коллективном договоре, соглашении, локальном нормативном акте или трудовом договоре с работником установлено, что его работа по занимаемой должности носит разъездной характер, то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов работника, связанных с его служебными поездками, не облагаются НДФЛ и страховыми взносами в случае их документального подтверждения. При отсутствии подтверждающих расходы документов суммы указанных выплат, произведенных в пользу работника, не могут признаваться компенсационными и, следовательно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Аналогичной позиции придерживался и Минтруд России в период, когда исчисление и уплата страховых взносов регулировались положениями Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ (далее — Закон № 212-ФЗ). В письме от 28.12.2015 № 17-3/В-641 он указал, что исходя из положений ст. 164 и 168.1 ТК РФ компенсации должны быть направлены именно на возмещение работникам понесенных расходов в связи с тем, что их работа осуществляется в пути или имеет разъездной характер. И это должно подтверждаться документально. А при отсутствии документального подтверждения целевого использования денежных выплат работникам, выдаваемых в связи с особым характером их работ, теряется непосредственно компенсационный характер таких выплат, и они рассматриваются как выплаты в рамках трудовых отношений, подлежащие обложению страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Как видите, по мнению чиновников, компенсация имеет место, только когда есть подтверждающие расходы документы.

Позиция судов

В отличие от чиновников, суды не увязывают квалификацию выплаты в качестве компенсационной с обязательным наличием документов, подтверждающих понесенные разъездным работником расходы.

Так, в п. 4 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 Налогового кодекса Российской Федерации, утвержденного Президиумом Верховного суда РФ 21 октября 2015 г. (далее — Обзор), рассмотрена следующая ситуация. Компания оплачивала работникам проезд на городском транспорте общего пользования, такси без подтверждающих документов, предусмотрев в положении об оплате труда надбавку за передвижной характер труда. Так как НДФЛ с надбавки компания не удерживала, налоговики привлекли ее к ответственности по ст. 123 НК РФ. Компания обратилась в суд.

Суд указал, что определяющее значение для целей налогообложения имеет характер соответствующей выплаты, позволяющий отнести ее к числу компенсаций, предусмотренных ст. 164 ТК РФ, а не наименование (надбавка, увеличение оклада, льгота). Доплаты за разъездной характер работы рассчитывались в компании по нормативам, установленным в положении об оплате труда в зависимости от количества дней, проведенных работником в разъездах в течение месяца. Следовательно, спорные выплаты по своему характеру являлись компенсационными и не подлежали налогообложению на основании п. 3 ст. 217 НК РФ, несмотря на то что именовались надбавками к окладу.

Такую же позицию суды занимают и в отношении страховых взносов. Так, в деле, рассмотренном в постановлении АС Западно-Сибирского округа от 14.07.2016 № Ф04-3144/2016, компания на основании положения трудовых договоров выплачивала работникам с разъездным характером работы компенсацию в сумме 2000 руб. за каждые сутки пребывания в рейсе без подтверждающих документов. Проверяющие из ПФР посчитали, что поскольку подтверждающих документов нет, то данные суммы нельзя рассматривать как компенсационные и они должны облагаться страховыми взносами. При этом они исходили из письма Минтруда России от 07.07.2015 № 17-4/ООГ-988, в котором сказано, что выплаты в качестве компенсации расходов разъездных работников не облагаются страховыми взносами только в случае документального подтверждения произведенных работником расходов.

Однако суды трех инстанций указали, что спорные выплаты, исходя из их направленности и экономического содержания, являются возмещением расходов, связанных с выполнением работниками своей работы, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника. Данные выплаты не связаны с трудовым результатом, зависят от количества фактически проведенного вне места жительства времени и относятся к категории компенсационных выплат. Они не являются вознаграждением работников за исполнение ими трудовых обязанностей, не включены в систему оплаты труда или его стимулирования. Следовательно, указанные суммы не могут включаться в базу для начисления страховых взносов. А ссылку проверяющих на письмо Минтруда России суд первой инстанции отверг, поскольку данное письмо не обладает признаками нормативного документа и не обязательно для применения. Определением Верховного суда РФ от 11.11.2016 № 304-КГ16-14616 было отказано в передаче дела в Судебную коллегию по экономическим спорам. Аналогичные выводы содержатся в определениях Верховного суда РФ от 23.08.2016 № 307-КГ16-10531, от 19.04.2016 № 307-КГ16-2722, от 01.06.2016 № 307-КГ16-5452, от 24.09.2015 № 304-КГ15-11792.

Отметим, что в вышеуказанных спорах речь шла о страховых взносах, исчисляемых в соответствии с Законом № 212-ФЗ. Однако несмотря на то что правила исчисления страховых взносов, содержащиеся в Законе № 212-ФЗ и Налоговом кодексе, совпадают, налоговики придерживаются позиции, что сложившаяся судебная практика по страховым взносам, принятая на основании норм Закона № 212-ФЗ, утратившего силу с 1 января 2017 г., применению не подлежит (письма ФНС России от 14.09.2017 № БС-4-11/18312@, от 23.08.2017 № БС-4-11/16742@). Поэтому если компания при отсутствии подтверждающих документов не будет облагать страховыми взносами компенсационные выплаты работникам, такие действия приведут к спорам с налоговиками. А судебная практика по данному вопросу на основании норм НК РФ еще не сформировалась.

Добрый день!
Восхищена краткостью и четкостью ответа коллеги, а я предложу более развернутый ответ.
Нормы ТК РФ не содержат четкого определения понятия «разъездная работа» .ТК.РФ (ст. 146–148, 152–154) лишь обязывает организации начислять своим работникам доплаты и надбавки за труд в условиях, так или иначе отклоняющихся от нормальных. Разъездную работу можно отнести к отличным от нормальных условиям работы ,т.к большую часть своего времени работник проводит в дороге вне постоянного конкретного рабочего места без конкретного распоряжения ,без указания конкретных сроков поездки как это бывает в случае командировки. Статья 168.1 ТК обязывает администрацию организации компенсировать все расходы, связанные с разъездной работой. Организации пытаются выполнить требования ТК РФ через компенсации и надбавки.
Относительно компенсаций .Суть любой компенсации означает, что человек сначала потратился ,а затем ему возместили, т.е скомпенсировали его расходы в размере предоставленных документов . В результате, у человека не возникает никакого блага в виде источника дополнительного дохода, а значит и обязательств по НДФЛ и взносам.
Отсутствие обязательств по НДФЛ при выплате компенсациий на законодательном уровне закреплено абзацем 11 п.3 статьи 217 НК РФ. То есть, если в организации имеется локальный нормативный акт со списком категорий профессий носящих разъездной характер и это закреплено в трудовых договорах с работниками или доп.соглашениях ,то выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных с поездками таких категорий работников, не подлежат обложению НДФЛ при условии документального подтверждения понесенных расходов.
Данные выплаты также не облагаются страховыми взносами в случае документального подтверждения расходов. Все это вы можете найти в разъясняющем письме Минфина за № 03-04-05/72198 от 08.10.2018
Логично, что при отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудников с разъездным характером работ , теряется компенсационный смысл данных выплат и указанные выплаты превращаются в доходы и подлежат обложению НДФЛ. Т,е. выплаченную компенсацию налоговые органы не признают компенсацией.
Относительно надбавок. Стимулирование через надбавки работников , выполняющих разъездную работу, нормами ТК РФ отдельно не предусмотрено. Более того, точный перечень профессий, должностей и работ, которые следует отнести к разъездным нормами ТК РФ и другими законодательными актами также не определен.Есть лишь несколько указаний на разъездной характер работы водителей (работу в пути) в пункте 15 приказа Минтранса РФ «Об утверждении Положения…» от 20.08.2004 № 15.В данном документе говорится, что рабочим временем водителя является время управления автомобилем и другие периоды деятельности водителя (стоянка в пунктах разгрузки и погрузки, ремонт и т. д.) .Организация должна сама решить как будет оплачиваться такой труд.
Для соблюдения требований трудового законодательства о начислении своим работникам доплат и надбавок за труд в условиях, отклоняющихся от нормальных организации склоняются к варианту установления процентной надбавки пропорционально отработанному времени с учетом напряженности труда. Для разных категорий разъездных работников может быть установлена надбавка в процентах от оклада (почасового тарифа, смены или месячного оклада).
Конкретные размеры выплаты определяются администрацией организации. При соблюдении определенных условий данные выплаты могут быть признаны расходами в налоговом учете на основании п.п.6 пункта 1 статьи 208 НК РФ в части оплаты труда и , согласно пункту 1 статьи 421 НК, в части страховых взносов. Но для этого особый характер трудовой деятельности отдельных категорий работников характер надо подтвердить по внутренним документам.
При назначении надбавок крайне необходимо наличие на предприятии :
1. внутреннего локального акта организации ,где будет закреплен перечень должностей сотрудников, чья работа носит разъездной характер, а также порядок и процентные размеры выплат этим сотрудникам в виде надбавок.
2. разъездной характер деятельности должен содержаться или в трудовом договоре с таким сотрудником ,или в дополнительном соглашении к договору, или в этих документах должна содержаться ссылка на локальный акт организации.
Только при наличии подтверждающего документооборота расходы организации в виде надбавок и компенсаций работникам ,чей труд носит разъездной характер могут быть признаны в налоговом учете и корректно попасть под налоги и взносы

Бурсулая Т. Д., ведущий аудитор
ООО «РАЙТ ВЭЙС»

Вопрос:

У нас есть сотрудники — руководители объектов, которые постоянно находятся то в офисе, то на объекте. Директор по строительству, который тоже ездит по объектам с курацией. Заместитель генерального директора, который ведет переговоры с заказчиками и тоже носится по городу и России. Вот я бы и хотела понять, как мне сними проще оформить отношения, чтобы и налоги платить поменьше и выплаты им делать достойные.

Надежда Мельникова

Ответ:

При ответе на поставленный вопрос следует обратить внимание на следующие моменты:

Разъездной характер работы

Трудовой кодекс РФ предоставляет работодателю право самостоятельно определять, у каких сотрудников в силу исполняемых ими должностных обязанностей разъездной характер работы. Так, если для сотрудника служебная поездка входит в ежедневные должностные обязанности, то его работа носит разъездной характер. Если это лишь эпизодические поездки, а основное время сотрудник работает в офисе, то в таком случае оформляются однодневные командировки.

Указания на характер работы должны содержаться в коллективном договоре, должностной инструкции и в трудовом договоре с работником, где должно быть также оговорено постоянное место работы, обязанности и все нюансы о размерах и порядке возмещения расходов, связанных со служебными поездками.

Кроме того, в организации в обязательном порядке должны быть утверждены положения о разъездном характере работы, где необходимо перечислить должности, предусматривающие подобную работу, основания служебной поездки, все компенсационные выплаты, надбавки, состав и суммы возмещаемых расходов, а также порядок осуществления расчетов с сотрудниками (Письма ФСС РФ от 02.04.2010 N 02-03-16/08-526П, Федеральной службы по труду и занятости от 12.12.2013 N 4209-ТЗ).

Трудовым кодексом предусмотрены:

— надбавка к окладу работника с разъездным характером работы (ст. 129);

— возмещение расходов работника, понесенных им в связи с выполнением работы, имеющей разъездной характер (ст. 168.1).

Возмещение расходов

Трудовое законодательство предусматривает выплаты компенсаций в целях возмещения работникам затрат (ст. 164 ТК РФ).

Если производится возмещение документально подтвержденных расходов, при исчислении базы по налогу на прибыль расходы необходимо учитывать в составе прочих расходов в момент утверждения отчета сотрудника (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ).

ФНС России разъяснила, что несмотря на то что ограничений по размеру возмещаемых затрат Налоговым кодексом РФ не установлено, понесенные расходы должны быть экономически оправданными и подтвержденными документально (Письмо от 06.08.2010 N ШС-37-3/8488).

Таким образом, возмещение документально подтвержденных расходов можно учесть при исчислении налога на прибыль. Главное, чтобы расходы были экономически оправданными.

При решении вопроса об удержания НДФЛ с «разъездных» расходов также необходимо учитывать что, если же компания возмещает расходы, такие выплаты НДФЛ не облагаются, так как работодатель обязан возмещать затраты, связанные со служебными поездками (Письмо Минфина России от 19.07.2010 N 03-04-06/6-154).

В Письме от 20.01.2014 N 03-11-06/2/1482 Минфин России разъяснил, что выплаты, направленные на возмещение работодателем расходов, связанных со служебными поездками сотрудников организации, чья работа носит разъездной характер, не подлежат обложению НДФЛ в размерах, установленных коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами или трудовым договором.

Обложение страховыми взносами «разъездных» расходов также нередко вызывает вопросы. Согласно ст. 7 Закона N 212-ФЗ выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений, признаются объектом обложения страховыми взносами. При этом не подлежат обложению взносами компенсационные выплаты (в пределах норм, предусмотренных законодательством), связанных в том числе с выполнением работником трудовых обязанностей (Письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, ФСС РФ от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Фиксированные выплаты

В случае выплат ежемесячных фиксированных компенсаций в виде доплат к заработной плате за разъездной характер работы контролирующие органы такую выплату не признают возмещением расходов, а относят к выплатам за особые условия труда (п. 25 ст. 255, п. 4 ст. 272 НК РФ).

Если организация выплачивает сотруднику надбавку к заработной плате за разъездной характер работы, такие выплаты повышают размер оплаты труда, соответственно, подлежат обложению НДФЛ (Письмо Минфина России от 26.03.2012 N 03-04-06/9-76).

Если организация выплачивает надбавку за разъездной характер работы, то ей придется начислить страховые взносы.

Судьи также считают, что доплаты за разъездной характер работы являются составной частью заработной платы, в связи с чем должны включаться в базу для начисления страховых взносов (Постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 01.11.2013 N А45-29823/2012, Уральского округа от 25.12.2012 N Ф09-12604/12).

Таким образом, контролирующие органы не против включения фиксированных компенсаций работникам с разъездным характером работы в состав затрат при расчете налога на прибыль, однако при этом следует удерживать НДФЛ и начислять страховые взносы.

Суточные

Статья 168.1 ТК РФ позволяет компаниям оплачивать «разъездным» работникам дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные, полевое довольствие).

Эти выплаты также не облагаются НДФЛ и взносами, и при этом их не надо подтверждать документально (как и сумму суточных, выплачиваемых командированным работникам).

Главное, чтобы размер, порядок и случаи выплаты суточных компания установила в коллективном (трудовом) договоре, соглашении или локальном акте.

Проездные билеты

Если локальным актом организации предусмотрено возмещение стоимости проездных билетов, то по окончании месяца сотрудник должен представить в бухгалтерию авансовый отчет, к которому нужно приложить подтверждающие документы: проездные билеты, чеки. Данные расходы включаются в состав прочих в момент утверждения авансового отчета сотрудника (пп. 49 п. 1 ст. 264, пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ, Письмо Минфина России от 14.06.2011 N 03-03-06/1/341). Сумма возмещения расходов на проезд не облагается НДФЛ и страховыми взносами (Письма Минфина России от 07.06.2011 N 03-04-06/6-131, ФНС России от 10.11.2011 N ЕД-4-3/18794@).

Компенсации за использование личного транспорта

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ компенсацию за использование личного транспорта можно относить в состав прочих расходов в пределах норм, установленных Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 N 92 (см. табл.).

Объем двигателя легкового автомобиля

Норматив, руб/мес.

до 2000 куб. см включительно

свыше 2000 куб. см

Минфин России разъяснил: в размерах компенсаций, установленных Правительством РФ, учтено возмещение всех затрат, включая износ, стоимость ГСМ и ремонта. Поэтому, если работники получают компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях, работодатель не может учесть расходы на ГСМ «повторно» — помимо сумм компенсаций, выплачиваемых за использование личных автомобилей в служебных целях (Письмо от 23.09.2013 N 03-03-06/1/39239). Аналогичную позицию занимают и налоговые органы (Письмо УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 N 20-12/016776), подчеркивая, что при отсутствии работника на рабочем месте (отпуск, командировка, больничный лист и т.п.), когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Компенсации не подлежат обложению НДФЛ в пределах сумм, установленных соглашением сторон (трудовым договором), но только если автомобиль принадлежит сотруднику на праве собственности (ст. 188 ТК РФ) и имеются документы, подтверждающие произведенные расходы.

Пенсионный фонд РФ разъяснил, что компенсация за использование личного имущества не подлежит обложению страховыми взносами в пределах сумм, определяемых соглашением между организацией и ее работником в соответствии со ст. 188 ТК РФ (Письмо от 29.09.2010 N 30-21/10260). Аналогичные разъяснения были даны Минздравсоцразвития России (Письмо от 12.03.2010 N 550-19) и ФСС РФ (Письмо от 17.11.2011 N 14-03-11/08-13985).

Кроме того, Минздравсоцразвития России в Письме от 06.08.2010 N 2538-19 обратило внимание на то, что размер возмещения расходов должен не только соответствовать экономически обоснованным затратам. Организации обязаны располагать копиями документов, подтверждающих право собственности работника на используемое в интересах работодателя имущество, а также документами, подтверждающими расходы, понесенные при использовании данного имущества в рабочих целях.

Аренда автомобиля у сотрудника

В такой ситуации будет возможность учета всех расходов на автомобиль практически без ограничений. Кроме этого, данные выплаты не подпадают под обложение страховыми взносами, поскольку не связаны с трудовыми отношениями.

Однако НДФЛ с таких выплат удержать следует.

Важно помнить, что в договоре аренды автомобиля необходимо упомянуть о том, что расходы по его ремонту и техническому обслуживанию и страхованию несет арендатор, иначе организация не сможет учесть их в целях исчисления налога на прибыль (п. п. 1, 2 ст. 260, п. 5 ст. 272 НК РФ).

Кроме этого в договоре следует указать, что автомобиль арендуется без экипажа.

В противном случае есть вероятность, что проверяющие доначислят НДФЛ и страховые взносы. Дело в том, что плата по договору аренды транспортного средства с экипажем состоит из двух частей: платы за саму аренду и платы за услуги, оказываемые физическим лицом по управлению этим транспортным средством и его технической эксплуатации (Письмо Минфина России от 01.12.2009 N 03-03-06/1/780). А плата за услуги, оказанные физическим лицом, облагается НДФЛ в общеустановленном порядке.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *