Кто заполняет трудовую книжку

Правила заполнения трудовой книжки 2019

Правила устанавливают обязанности работодателя:

  • оформить бланк при первом трудоустройстве;
  • вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  • дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  • уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
  • используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
  • подпись работника должна заверить сведения.

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, переводов на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел должны быть включены в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и так далее.

Реорганизация предприятия также отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении.

Не нужно говорить о том, насколько важно правильное заполнение трудовой книжки (2019) — ведь от этого могут зависеть размеры будущей пенсии работника, других социальных выплат

При переводе

Переход с одной должности на другую также отражается в этом разделе трудовой книжки.

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в одной организации;
  • внешний — меняется работодатель. При этом предыдущий трудовой договор разрывается и заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки записывают «переведен на должность… » и указывается новая должности и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указывается номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях нужно указать должность работника.

При совместительстве

Сюда же могут быть внесены сведения о работе по совместительству. Записьв книжке также производится на основании предоставленных документов из другой организации. То есть работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое считается основной работой, издает приказ о внесении дополнительной записи в трудовую книжку. Формулировку можно увидеть, открыв наш образец, как правильно заполнить трудовую книжку при совмещении.

При увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третье графе указываются основания увольнения, а в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение трудового договора.

Эти записи в трудовой книжке должны быть заверены печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то все это должен осуществлять руководитель организации.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, могут изменяться. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация. Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака). Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. При этом указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №… считать недействительной». После чего должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, нужно на имя работодателя написать заявление. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст самого прошения (в нашем случае текст может быть такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок должна быть подготовлена и выдана заверенная копия трудовой.

ВАЖНО! Важно помнить, что с 01.07.2018 в силу вступил новый ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования у оформлению документов», который внес небольшие изменения в порядок заверения копии трудовой книжки.

Чтобы сделать все правильно, нужно придерживаться определенного алгоритма:

  1. Сделать копии всех заполненных листов. При этом копии должны быть односторонними.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа нужно заклеить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько всего листов.
  3. Заверять нужно каждую откопированную страницу (если не скреплять в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверять копии должен генеральный директор.
  4. Затем лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», проставляет свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если она есть), но законодательство не обязывает это делать.
  5. Также нужно добавить еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (просят, как правило, банки).

Мы уже писали подробнее о том, как правильно заверить копию трудовой.

>Тонкости заполнения титульного листа трудовой книжки

Инструкция по заполнению

Как правило, заполнение титульного листа трудовой книжки осуществляется работодателем. Важно отметить, что она должна быть оформлена не позднее, чем через неделю после того, как сотрудник был принят на работу в организацию.
Нередки случаи, когда оформление первой же страницы может вызвать множество вопросов и стать причиной ряда ошибок и помарок.

Ничего странного в этом нет, поскольку при выполнении данной процедуры не исключается человеческий фактор, и допущение ошибок при заполнении документов является обыденной проблемой. Чтобы найти ответы на основные вопросы, возникающие при данном процессе, проще всего ознакомиться со следующими рекомендациями:

  1. Для начала необходимо определиться с цветом чернил, которыми будут вноситься записи в данный документ. Их разрешено осуществлять лишь чернилами синего, фиолетового и черного цвета.
  2. Необходимо учесть, что записи вносятся без сокращений. Поэтому все сведения нужно указывать компактным, но разборчивым почерком.
  3. На титульном листе, как правило, указываются фамилия, имя и отчество хозяина трудовой книжки.Они, как не трудно догадаться, должны быть идентичны тем, что указаны в паспорте, водительских правах или военном билете, а также должны быть записаны полностью.

    Об инициалах на титульнике трудовой книжки нужно забыть.

  4. Дата рождения прописывается только арабскими цифрами, никаких римских цифр, а тем более — слов. Обычно записывают число и месяц – двухзначными цифрами, а год – четырехзначными. Пример записи – 01.01.1970.
  5. Строка «образование» заполняется на основе данных из диплома или аттестата, которыми обладает владелец книжки. Как правило, здесь указывают либо «высшее образование», либо «среднее профессиональное образование», либо «среднее общее образование».
  6. В строке «Профессия, специальность» указывается полученная специальность, зафиксированная в дипломе или ином свидетельстве об образовании.
  7. В самом низу титульного листа отведено место для подписи владельца книги, а также ее расшифровки и печати, либо отдела кадров, либо самой организации, куда он трудоустраивается.

Не менее тщательно заполняется трудовая книжка для ИП. Титульный лист трудовой книжки — образец заполнения вы можете увидеть ниже:

Исправление ошибок

Возможны два варианта исправления ошибок. Если трудовая книжка оформляется первый раз, то проще всего ее ликвидировать. Именно этот вариант больше всего подходит тогда, когда ошибки были совершены при заполнении лицевого листа трудовой книжки.

Другой вариант предусматривает исправление ошибок без ликвидации трудовой книжки. Описанные ниже манипуляции разрешено осуществлять только с неправильно указанными именем, фамилией, отчеством и датой рождения.

Если в одной из этих записей была допущена ошибка, то неправильную запись можно тонкой линией зачеркнуть, а над ними указать правильную запись. На обороте титульника нужно поместить ссылки на документы, согласно которым были внесены поправки на титульном листе трудовой книжки.
Такими документами являются паспорт и свидетельство о заключении или расторжении брака. Кроме того, записи в виде ссылок на указанные выше документы должны сопровождается серией и номером этих документов, а также подписью и печатью ответственного лица.

Стоит отметить, что второй способ исправления ошибок применим к ситуациям, когда субъект, являющееся владельцем трудовой книжки, спустя некоторый промежуток времени, например, меняет свою фамилию.

Частичные исправления, к примеру, одной буквы в фамилии или одной цифры в дате рождения недопустимы. Работодатели или различные госструктуры, к примеру пенсионный фонд, могут счесть трудовую книжку с частично перечеркнутыми записями на титульном листе недостоверной.

В таком случае придется готовиться к судебным тяжбам, которые отнимут лишнее время. Поэтому лучше данную ситуацию избежать заранее, исправив недействительную запись целиком.

Более подробно о том, что делать в случае ошибочной записи, читайте по .

Подводя итог, следует отметить, что запись в трудовой книжке директора или любого другого лица, хоть и не является сложным процессом, нередко приводит к ошибкам в ее оформлении. Избежать их порой бывает сложно, виной чему может быть, как банальная невнимательность, так и незнание правил заполнения трудовых книжек.

Особенно важно помнить об этом при заполнении титульного листа, поскольку он своего рода «лицо» документа. Однако если следовать ряду простых рекомендаций, то всех неприятностей, связанных с данным вопросом, можно избежать.

Кроме того, любые ошибки исправимы, в том числе и ошибки, допущенные при заполнении трудовых книжек. Пути их решения также требуют определенной доли внимания, но при этом имеют простую и понятную суть.

>Правила оформления трудовой книжки

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *