Наименование организации в трудовой книжке

Каждый работодатель должен следить за своевременным и правильным оформлением и заполнением трудовых книжек. Это важно не только для работников при начислении пенсии, но и для фирмы (соответствующее ведение документации позволяет избежать штрафов). Одно из главных правил – следует обязательно отражать в трудовой изменения названия организации при расформировании филиала или переводе учреждения из государственной собственности в частную и наоборот. Изменение названия организации в трудовой книжке должно быть правильно оформлено в соответствии с постановлениями и инструкциями.

Нормативно-правовая база

Среди множества документов есть распорядительные и утвердительные нормативные акты. К утвердительным относятся документы, на основании которых происходит ведение трудовых книжек. Самыми важными нормативно-правовыми документами являются:

  • утвержденное постановление Министерства труда № 69}
  • правительственное постановление РФ №225}
  • Трудовой кодекс РФ.

На основании этих документов происходит внесение записей про прием на работу и увольнение сотрудника. Ведение, хранение и заполнение трудовых книг и других документов осуществляется в соответствии с Инструкцией. Если же речь идет о полномочиях начальника и работника, то правомерность их взаимоотношений устанавливается Трудовым кодексом.

Коррективы на титульном листе

В случае изменения или дополнения анкетных данных сотрудника необходимо внести соответствующие изменения в титульный лист трудовой книги. Если речь идет о личных паспортных данных, то следует вписать новые данные и сделать ссылку на сопровождающий документ, который является подтверждением и основанием для осуществления корректировки титульных данных. При этом старая запись подлежит зачеркиванию, а новая пишется рядом. На обложке, где указывается подтверждающий документ, необходимо поставить печать организации и подпись ответственного лица.

Если корректировке подлежит уточнение профессии, специализации в связи с повышением квалификации или получением дополнительного образования, следует дописать это и сделать ссылку на диплом.

Исправления в графе сведений о работе

Главный раздел трудовой книги содержит сведения о работе. Он является основным, поскольку именно здесь отображается трудовой стаж. Если сотрудника переводят на другую должность, меняется название должности, сменилось название организации или организационно-правовая форма – следует вносить изменения. Любые изменения вносят специалисты отдела кадров на основании соответствующих распоряжений или приказов от начальника.

Смена данных компании

Крупная фирма может открывать филиалы. В таком случае происходит перевод сотрудников в новый филиал той же компании. Это следует правильно и корректно отобразить в трудовой книжке. Если же изначально фирма была небольшой, ее может поглотить другая, более крупная компания. В такой ситуации может меняться не только название, но и вся организационно-правовая форма. В таком случае вся документация предприятия подлежит изменениям.

Изменение названия или правовой формы учреждения должно отображаться в трудовых книжках сотрудников. Изменения следует внести в раздел сведений о работе.

При этом следует знать некоторые особенности внесения корректив, поскольку в таких случаях часто допускаются ошибки, что в дальнейшем может осложнить возможность пересчета трудового стажа и выхода на пенсию. Существует несколько вариантов изменений записи в зависимости от особенностей преобразования компании:

  • изменение названия организации}
  • перевод в другой филиал}
  • внесение организационно-правовых корректив}
  • перевод на другую должность.

Именно эти четыре пункта могут произойти в процессе «смены власти» и изменений в компании.

Итак, если произошла смена названия учреждения, важно правильно отобразить это в трудовой. В такой ситуации изменение наименования организации в трудовой книжке должно происходить так:

  1. На основании распоряжения начальника в отделе кадров вносятся коррективы записей трудовых книг. В разделе «Сведения о работе» в третью графу вносится такая запись: «Фирма изменила название с … (старое название фирмы) на … (новое название фирмы)».
  2. Во второй графе важно указать дату, когда была внесена запись.
  3. В первой графе при этом не ставится нумерация, поскольку сотрудник не менял место работы и не был уволен.
  4. В четвертой графе важно написать документ и его номер, на основании которого изменение является правомерным. Также следует указать дату его подписания.

Если сотрудника переводят на новое место работы или на такое же, но в другом филиале, запись будет содержать такой текст: «Переведен на должность … (указание должности) в филиал … (название филиала)».

В случае изменений правовой базы важно поступить аналогично, как в случае с изменением названия фирмы. Запись не подлежит нумерации, поскольку она не отображает смену места работы или изменение должности работника. Это прописано в параграфе 3.2 Инструкции.

Если не указано название компании

Ошибкой является отсутствие сведений о компании перед записью о приеме на работу. Подобная халатность может привести к серьезным проблемам в дальнейшем. Когда человек достигнет пенсионного возраста и обратится за пересчетом стажа с целью выхода на пенсию, данная ошибка не позволит учесть рабочий стаж в этой компании. В результате придется обращаться в суд.

В суде будут выслушаны свидетели по делу с целью установки возможности внесения данного периода работы в трудовой стаж. Поскольку данные поднимают через много лет, а свидетели не могут четко ответить на вопросы, подобные судебные тяжбы могут затягиваться на год или два. Чтобы не допустить таких проблем, сотрудник самостоятельно обязан проверять данные. Такая обязанность не возложена на него законодательством, однако действовать необходимо в личных интересах.

Согласно нормативным документам РФ и Трудовому кодексу, ведение и хранение трудовых книжек – обязанность фирмы, где работает сотрудник. В таком случае при обнаружении ошибки ее необходимо исправить. Запись о приеме на работу, где не указано название фирмы, следует признать недействительной. После этого необходимо внести данные по всем правилам, прописанным в Инструкции.

Если название компании записано неверно

Любая ошибка в названии предприятия в трудовой книжке должна быть исправлена. Запись признается недействительной, а ниже вносится новая запись, корректная. При этом следует указать приказ, являющийся основанием для записи. Дата должна указываться реальная, в соответствии с календарем, отображающая день, когда была замечена ошибка и внесена новая запись.

Как избежать ошибок при заполнении

В процессе приема человека на работу необходимо вносить запись в трудовую книжку таким образом: в третьей графе «Сведений о работе» пишется заглавие в виде полного наименования организации, после чего указывается ее сокращенное название. Далее указывается филиал и его номер. Так же может происходить прием на работу в определенное структурное подразделение, которое имеет свое название. Конечно, записывать наименование подразделения в трудовой книге следует только в случае, если это прописано как существенный пункт в трудовом договоре. Вписывается после этого наименование должности, специальности и профессии с указанием рабочей квалификации.

После этого следует уточнить, на какую должность принят человек. Затем вносятся записи в остальные графы: ставится порядковый номер, указывается дата приема на работу. В четвертой графе следует указать дату подписания приказа и его номер. На основании этого приказа или распоряжения работник принимается в фирму.

В трудовую книжку нельзя записывать сокращения и аббревиатуры. Все названия должны указываться полностью, а любые сокращения делают запись некорректной и подлежат исправлению в плановом порядке. Любые изменения, заносимые в трудовую книгу, должны быть отмечены в специальном журнале, который ведут в кадровом отделе. Этот документ в дальнейшем передается в архив, что позволяет в случае необходимости поднять записи и доказать наличие трудового стажа или решить другие спорные вопросы, возникающие в суде или при перерасчете в Пенсионном фонде РФ.

Вопрос от читательницы Клерк.Ру Нины (г. Ростов-на-Дону)

Написала в трудовой сокращенное наименование организации («ООО», а не «общество с ограниченной ответственностью»). Это считается грубой ошибкой? И в этой же трудовой предыдущий работодатель грубо исправил дату. Как и кто теперь может устранить это нарушение, если есть уже другие записи?

Если неправильная (неточная) запись внесена настоящим работодателем (уполномоченным им работником), то он же и должен исправить ошибку. Если такая запись была внесена и не исправлена вовремя по прошлому месту работы, настоящий работодатель (уполномоченный им работник), который выявил ошибку, вправе исправить ее самостоятельно. Однако сделать это можно только на основании официального документа прежнего работодателя, в период работы у которого была допущена ошибка. Такими документами могут выступать справки, заверенные копии приказов (о приеме на работу, о переводе, об увольнении, о награждении) (п. 27 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.). Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого вносились исправления (п. 29 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ № 225 от 16 апреля 2003 г.).

📌 Реклама

В записи о приеме на работу в виде заголовка указывается полное наименование работодателя, а также сокращенное (при его наличии) (абз. 1 п. 3.1 Инструкции, утв. Постановлением Минтруда России № 69 от 10 октября 2003 г.). Если было указано лишь сокращенное наименование, это является ошибкой, поскольку в соответствии с действующим порядком существует определенный формат данной записи. В дальнейшем (при назначении пенсии) могут возникнуть сложности с идентификацией организации – иными словами, в трудовой книжке организация официально названа неправильно. Если такая ошибка допущена действующим работодателем, то исправить ее можно в любое время до увольнения работника. Если же это ошибка прежнего работодателя, новому работодателю исправлять ее не рекомендуется. Лучше посоветовать работнику дополнительно документально подтвердить данный период работы.

Трудовая книжка – это основной документ, сопровождающий трудовые взаимоотношения сотрудника и работодателя. На его основании осуществляется прием на новую должность. На базе сведений из книжки начисляется пенсия. Закон предъявляет строгие требования к ее заполнению. Одно из этих требований – обязательное внесение сведений в документ при увольнении сотрудника. В день увольнения работнику обязательно выдают книжку со всеми необходимыми записями.

Обязанность по внесению записей в книжку

И компании, и ИП обязаны делать записи в книжках своих сотрудников. В статье 66 ТК РФ указано, что книжка является ключевым документом, на основании которого проводится учет стажа работы специалиста. На его базе определяются также прочие сведения о сотруднике. Особенности ведения утверждены этими актами:

  • Правилами, установленными Правительственным Постановлением №225.
  • Инструкцией, установленной Постановлением Минтруда №69.

В пункте 4 Правил №225 указано, какие именно данные нужно заносить в книжку:

  • Данные о сотруднике: должность, специальность.
  • Исполняемую работу.
  • Перевод на другие должности.
  • Основание увольнения сотрудника.
  • Награждения.

Представитель кадровой службы не может как не вносить сведения, так и вносить лишние данные. В статье 22 ТК РФ указано, что работодатель должен соблюдать все положения законодательства. То есть при заполнении книжки он не может действовать по своему усмотрению.

Самые частые нарушения при заполнении книжки

Ответственность за неверное заполнение книжки накладывается на основании статьи 419 ТК РФ. Для того чтобы избежать наказания, нужно сначала проверить соответствие уже имеющихся записей закону. Только потом следует вносить новые записи.

При заполнении обычно забывают внести эти сведения:

  • Образование.
  • Должность и специальность.
  • Вознаграждения сотрудника, если они есть.
  • Запись о расторжении соглашения с сотрудником с указанием актуальной даты.
  • Изменение наименования компании или отдела, если это произошло на протяжении работы сотрудника.
  • Порядковый номер записи.
  • Дату внесения записи.
  • Информацию о присвоении квалификации.

Правильность внесения сведений в книжку должен проверять работодатель, так как именно он несет ответственность за ошибки. Однако и сотруднику рекомендуется проверять внесенные сведения, так как они могут повлиять на дальнейшее трудоустройство и определение стажа.

ВАЖНО! Работодатель может не просто забыть внести какие-то сведения. Он может вообще не внести запись о том, что сотрудник работал в фирме. Это очень серьезное правонарушение. Оно чревато для работника.

Рассмотрим пример. Человек 5 лет работает в фирме. При увольнении в его ТК не внесли никакую запись. Из-за этого сотрудник не сможет доказать новому работодателю, что он занимал определенную должность. Кроме того, зафиксированный стаж будет меньше фактического.

ВНИМАНИЕ! В трудовой книжке не должно быть подтирок и зачеркиваний.

Что делать, если запись не внесена

Что делать, если нужная запись не была прописана своевременно? Нужно ее внести. Для этого просто проставляется пропущенная запись. Вносится она после последних записей, если они есть. Указываются эти сведения:

  • Порядковый номер.
  • Дата.
  • Основная информация.
  • Номер приказа и дата его издания.

В записи указываются актуальные сведения приема на работу и увольнения. Что делать, если пропуск записи обнаружен уже тогда, когда сотрудник устроился на новую работу? Необходимо обратиться в кадровую службу работодателя, который не внес информацию. Если прошлый работодатель ликвидировался, пропущенная запись может быть внесена в кадровом отделе нового работодателя.

Порядок действий в случае наличия ошибок оговорен в разделе 3 Правил №225. Однако это общие рекомендации. Порядок работы в случае отсутствия записи Правилами не установлен. А потому в рассматриваемом случае следует руководствоваться стандартным порядком исправления ошибок.

В пункте 27 Правил №225 указано, что ошибки в книжке должны исправляться бывшим работодателем. Но иногда это невозможно. В данном случае исправленная запись может вноситься новым работодателем. Но делается это на основании документов с прошлого места работы.

В пункте 29 Правил №225 указано, что записи в книжку вносятся на основании таких документов, как трудовой договор, приказ руководителя о приеме на работу/увольнении. Записи в трудовой книжке и данные в бумагах должны соответствовать друг другу.

Ответственность за пропуск записи

В пункте 45 Правил №225 указано, что именно работодатель несет ответственность за заполнение книжек. В подпункте «б» пункта 10 Положения о трудовом надзоре №875 от 1 сентября 2012 года указано, что, если на работодателя поступит жалоба относительно нарушений в заполнении книжки, его ожидает внеплановая проверка. Итогом контрольных мероприятий может стать административная ответственность на основании части 1 статьи 5.27 КоАП РФ.

В частности, это или предупреждение, или штраф:

  • 1 000-5 000 рублей для должностных лиц и ИП.
  • 30 000-50 000 рублей для ЮЛ.

При обнаружении повторного нарушения штраф будет увеличен.

Что делать сотруднику, если работодатель не внес запись в трудовую

Отсутствие записи – это всегда проблема для работника. Даже если новый работодатель не заметил отсутствующей записи, сложности возникнут в определении стажа деятельности при установлении размера пенсии. А потому на данный просчет можно и нужно обращать внимание.

У работника есть следующие варианты действий:

  • Основной вариант – обращение к бывшему работодателю с просьбой внести отсутствующую запись.
  • Если прошлое место работы было ликвидировано, то имеет смысл обратиться к нынешнему работодателю. Ему нужно предоставить все документы, подтверждающие, что сотрудник реально работал в компании. К примеру, это может быть трудовой договор.

Рассмотрим еще одну ситуацию. Прежний работодатель отказывается вносить запись. В данном случае сотруднику имеет смысл направить жалобу в трудовую инспекцию. Но здесь встает новая проблема – для жалобы человеку нужно подтвердить, что он действительно работал в компании.

Как ему это сделать, если отсутствует и запись в книжке, и трудовой договор? Даже в этом случае трудящийся защищен с точки зрения закона. Существуют соответствующие прецеденты. К примеру, это решение коллегии Хабаровского краевого суда.

Коллегия рассматривала следующее дело: сотрудник был принят в компанию, однако его «провели» мимо кадрового отдела. С ним не заключили трудовое соглашение. Его книжку приняли, но не поставили в ней никаких записей. Книжка была отдана обратно без всяких записей.

Трудящийся подал иск в суд. Первые иски были отклонены на том основании, что нет доказательств факта работы в компании. Однако в дальнейшем иск был принят. В ходе судебных прений удалось доказать, что сотрудник работал в фирме. В качестве аргумента были использованы свидетельские показания. Кроме того, в статье 16 ТК РФ указано, что основание образования трудовых отношений – фактическое допущение к деятельности. То есть даже если нет документов, это вовсе не значит отсутствие трудовых взаимоотношений. Истцу удалось выиграть дело.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *