Норматив численности работников отдела кадров

Расчет численности специалистов кадровой службы

Расчет численности специалистов проводится на основе данных Межотраслевых нормативов времени на работу по комплектованию и учету кадров (1991 г.). Нормативами охвачены следующие виды работ:

оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;

оформление документов при увольнении рабочих и служащих;

оформление и учет трудовых книжек;

оформление документов по учету движения кадров;

составление статистической отчетности по учету личного состава;

составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;

работы по табельному учету;

работы в бюро пропусков;

прочие работы.

Порядок расчета численности работников кадровой службы:

— на основании нормативов времени (Приложение 1) рассчитываются нормы времени отдельных операций:

Нвр = Топ * (1 + К/100),

где Нвр — норма времени на каждую операцию, ч;

Топ — норматив времени каждой операции;

К — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно- техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно- заключительные работы, в процентах от оперативного времени.

По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников «К» принимается равным 8% (таблица 1);

— расчет трудоемкости отдельной операции:

Т = Нвр * V,

где V — общий объем работ (таблица 1), (Приложение 4);

— суммарная трудоемкость:

Тн = ?Тn,

где ?Тn — сумма всех трудоемкостей, ч (таблица 1);

— расчет общей (годовой) трудоемкости:

То = Тн + Тнн,

где Тнн — трудоемкость работ, непредусмотренных сборником нормативов, ч (принимается равным 70 ч);

— расчет численности инспекторов по кадрам (основных работников):

Ч = То/Фп,

где Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается равным 1910 ч);

— расчет численности табельщиков (вспомогательных работников):

Чв = Чср/Нобс,

где Чср — среднесписочная численность работников, чел.

Нобс — норма обслуживания (принимается от 400 до 620)

Таблица 1. Расчет численности работников кадровой службы

Наименование операции

Единица измерения

Норматив времени, чел.- ч

Норма времени, чел. — ч

Объем работы за год

Трудоемкость операции, ч

оформление документов при приеме на работу

  • · рабочих
  • · служащих

1 работник

  • 0,46
  • 0,74
  • 0,49
  • 0,79
  • 515
  • 210
  • 252,35
  • 165,9

оформление документов при увольнении рабочих и служащих

1 увольняемый работник

0,39

0,42

52,5

Выписка новой трудовой книжки

1 трудовая книжка

0,11

0,11

79,75

Выписка дубликата трудовой книжки

1 дубликат

0,27

0,29

35,67

Запись в трудовую книжку (вкладыш) сведений о работе, поощрений и

награждений

Одна запись

0,07

0,07

22,89

Оформление перевода в другое подразделение или на другую должность

Один работник

0,38

0,41

40,18

Отметка о приеме на работу, о перемещении или увольнении в плане обеспечения дополнительной потребности в рабочих кадрах

Один работник

0,06

0,06

56,88

Составление и корректировка графика отпусков

Один работник

0,10

0,108

291,6

Оформление отпуска

Один работник

0,11

0,11

Ведение картотеки

Один работник

0,08

0,08

Оформление листка нетрудоспособности

Один листок

0,05

0,05

Оформление взысканий

Одно оформление

0,11

0,11

33,44

Регистрация нарушений общественного порядка работником

Одно нарушение

0,36

0,38

38,76

Составление списка работников, уходящих на пенсию

Один работник

0,08

0,08

18,72

Оформление документов на работников -юбиляров и на поощрение уходящих на пенсию

Один работник

0,48

0,51

119,34

Оформление документов работнику, уходящему на пенсию по старости, инвалидности, уходу за инвалидами или перерасчет пенсии

Один работник

3,3

3,56

270,56

Составление отчета о численности работников

по полу и возрасту и рабочих по образованию

Среднесписочная численность работников предприятия, чел.

Единица измерения

Норматив времени, ч

2251 — 3100

Один отчет

21,62

Составление отчета о численности, составе, движении и образовании работников, занимающих должности руководителей и специалистов и рабочих с высшим и средним образованием

Среднесписочная численность работников предприятия, чел.

Единица измерения

Норматив времени, ч

2251 — 3100

Один отчет

6,73

Расчет дополнительной потребности в специалистах с высшим и средним специальным образованием

Один расчет

3,64

3,93

357,63

Оформление трудового договора

Один работник

0,24

0,25

181,25

Заключение договора об имущественной ответственности работника

Один работник

0,46

0,49

153,86

Оформление пособий малообеспеченным семьям

Один работник

0,92

0,99

103,95

Оформление дотации на детей

Один ребенок

0,08

0,08

8,4

Оформление приказа на поощрение работников

Один работник

0,19

0,20

141,6

Обновление личных карточек

Один работник

0,10

0,10

54,5

Оформление характеристики на работника

Один работник

0,85

0,91

209,29

Проверка табелей

Один работник

0,02

0,02

12,14

Аттестация и переаттестация ИТР и служащих

Один работник

0,76

0,82

349,32

Определение потребности в работниках на предприятии

Одна профессия

0,02

0,02

Работа с картотекой уволенных работников

Один уволенный

0,12

0,12

Составление ежегодного отчета о выдаче и возврате пропусков

Один отчет

0,29

0,31

191,89

прочие работы

1 работа

0,77

0,83

29,05

Суммарная трудоемкость

3868,51

Годовая трудоемкость

3938,51

Численность инспекторов по кадрам

2,06

Численность табельщиков

5,8

Расчет инспекторов по кадрам

Ч = То/Фп,

где Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год, ч (принимается равным 1910 ч);

О целесообразности использования Квалификационного справочника

Наименование группы должностей, связанных с кадровой службой, содержится в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и служащих, утвержденном Постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. N 37 и действующем в настоящий момент в редакции Приказа Минздравсоцразвития России от 25 июля 2005 г. N 461 (далее — Квалификационный справочник).

В нем в числе иных должностей содержатся типовые квалификационные характеристики работников, традиционно связанных с кадровой службой, — от дежурного бюро пропусков до заместителя директора по управлению персоналом. Эти должности могут использовать при комплектовании кадровой службы как индивидуальный предприниматель, так и крупная организация, применяющая многоуровневую структуру управления своим персоналом.

Сразу должны отметить, что Квалификационный справочник не является нормативным актом, хотя в нем неоднократно и повторяется эта мысль, но она присутствует одновременно с указанием о рекомендательном назначении справочника. Такой вывод следует как из п. 2 утвердившего его Постановления Минтруда России N 37, так и из требований ч. 2 ст. 57 Трудового кодекса РФ (далее — ТК РФ), где определено, в частности, что наименования должностей должны соответствовать указанным в квалификационных справочниках, если с этими должностями связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие отраженных в федеральных законах ограничений.

Тем не менее двадцатилетний опыт работы в кадровой службе и участие в рассмотрении и разрешении индивидуальных трудовых споров дает автору основание утверждать, что использование в качестве основы для должностных инструкций квалификационных характеристик государственных справочников приводит к уменьшению конфликтных ситуаций в трудовых правоотношениях.

Как известно, в настоящее время в организациях, созданных на основе иностранных или совместных с российскими инвестиций, стало обычным делом присваивать должностям наименования, слепо заимствованные из-за рубежа. Это, естественно, удобно для иностранных партнеров, но при рассмотрении спорных дел в суде такие наименования должностей, как HR-менеджер, TOP-менеджер, или понятия «дресс-код» или «аутсорсинг» требуют специального разъяснения и подтверждения документами, имеющими аналогичные русские определения этих понятий, что затягивает и без того небыстрый судебный процесс. Суд в таких случаях руководствуется Федеральным законом от 1 июня 2005 г. N 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации», в котором установлено, что иностранные слова не подлежат применению в официальном общении и использованию в делопроизводстве в силу наличия в русском литературном языке соответствующих им аналогов. Поэтому приходится сравнивать должностную инструкцию того же HR-менеджера с такими должностями Квалификационного справочника, как заместитель директора по управлению персоналом, начальник отдела кадров или менеджер по персоналу, и только тогда у суда появляется основание утверждать, что эти должности по своей сути аналогичны.

Учитывая достаточно широкую распространенность иностранных наименований должностей, можно слышать мнение, что Квалификационный справочник устарел. Однако, на наш взгляд, никаких серьезных доводов о его непригодности для применения в нашей трудовой действительности не существует, поскольку рекомендован он для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях различных отраслей экономики независимо от форм собственности и организационно-правовых форм.

Более того, Минтруд России в своем Постановлении от 9 февраля 2004 г. N 9 «Об утверждении Порядка применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих» указал, что квалификационные характеристики служат основой для разработки должностных инструкций, содержащих конкретный перечень должностных обязанностей работников с учетом особенностей организации производства, труда и управления, их прав и ответственности. Поэтому, например, запрос при приеме на работу, согласно ч. 1 ст. 65 ТК РФ документа об образовании, квалификации или наличии специальных знаний, если работа требует таких знаний или специальной подготовки, только на основании доморощенной должностной инструкции без ссылки на Квалификационный справочник вполне может стать причиной для судебного разбирательства о правомерности таких требований.

Общие подходы к нормированию труда

Специфика трудовой деятельности кадровиков бывает в некоторых организациях столь многогранна, что вопрос о нормировании их труда является первоочередным. Нередко на кадровиков возлагаются обязанности различных служб, которые работодателю, прежде всего, с позиции экономических затрат формировать нецелесообразно. Поэтому нормирование труда работников кадровой службы является проблемой не только для них самих, но и для их работодателей.

Здесь уместно сказать, что в соответствии со ст. 159 ТК РФ работникам гарантируется государственное содействие системной организации нормирования труда. При этом применение систем нормирования труда, определяемых работодателем, должно происходить с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаться коллективным договором. Однако и государство, и работодатель в настоящее время, как правило, игнорируют эти требования, что подтверждается отсутствием централизованных норм, изданных соответствующими государственными органами для применения на предприятиях, в учреждениях и организациях.

В связи с таким положением дел хотим обратить внимание как кадровиков, так и их работодателей на присутствующие в правовой системе «КонсультантПлюс» Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров, утвержденные Постановлением Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. N 78 (далее — Постановление Минтруда СССР N 78) и действовавшие до 1997 г. Однако поскольку эти нормативы в период их действия носили рекомендательный характер, то они вполне могут подлежать использованию в таком же статусе и сейчас, но с учетом требований ст. 160 ТК РФ о том, что нормы труда устанавливаются в соответствии с достигнутым уровнем техники, технологии, организации производства и труда.

Правда, работникам следует знать, что достижение высокого уровня выработки продукции (оказания услуг) отдельными работниками за счет применения по их инициативе новых приемов труда и совершенствования рабочих мест не является основанием для пересмотра ранее установленных норм труда для всех работников.

Надо сказать, что в отдельных отраслях экономики уже введены современные нормы и нормативы, касающиеся работы кадровых служб, что может являться, в свою очередь, нормативной базой и для иных отраслей по принципу применения аналогии норм права. К таким правовым источникам можно отнести, например, утвержденные Постановлением Минтруда России от 5 июня 2002 г. N 39 нормативы предельной численности работников кадровых служб и бухгалтерий федеральных органов исполнительной власти (далее — Постановление Минтруда России N 39). Следует также обратить внимание на Распоряжение ОАО «РЖД» от 30 июня 2006 г. N 1335р «Об утверждении Инструкции по кадровому делопроизводству в ОАО «РЖД», где довольно квалифицированно изложены, в частности, должностные инструкции кадровых работников.

Нормативы времени для кадровиков

Напомним, что нормативы времени предназначены для определения затрат рабочего времени кадровика на работы по комплектованию и учету кадров, табельному и военному учету и рекомендуются для установления нормированных заданий, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами.

Нормативы времени могут быть использованы для расчета комплексных норм при внедрении бригадной формы организации труда кадровиков в крупных организациях.

В основу самостоятельной разработки работодателем нормативов времени следует положить такие данные, как:

  • фотохронометражные наблюдения;
  • результаты анализа и исследования затрат времени на работы по комплектованию и учету кадров;
  • данные оперативного учета и отчетности;
  • технические расчеты;
  • результаты анализа трудовых процессов в целях рационализации приемов и методов труда и организации рабочих мест.

Рассмотрим содержание Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету кадров, которые представляют собой Сборник нормативов оперативного времени в человеко-часах на принятую единицу измерения объема работы (далее — Сборник). На базе рассматриваемых нормативов могут быть рассчитаны нормы времени на работы, которые выполняются на конкретном предприятии или в организации.

Нормативами охвачены следующие виды работ:

  • оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих;
  • оформление документов при увольнении рабочих и служащих;
  • оформление и учет трудовых книжек;
  • оформление документов по учету движения кадров;
  • составление статистической отчетности по учету личного состава;
  • составление справок, участие в разработке планов и другие работы, выполняемые работниками по комплектованию и учету кадров;
  • работы по табельному учету;
  • работы в бюро пропусков;
  • работы в военно-учетном столе;
  • работы, связанные с АСУП;
  • прочие работы.

Работы по комплектованию и учету кадров выполняет инспектор по кадрам, по табельному учету — табельщик, в бюро пропусков — дежурный бюро пропусков, в военно-учетном столе — инспектор.

Нормы времени на выполнение единицы нормируемой работы определяются по формуле:

/ К
Нвр = Топ¦1 + — ¦,
100/

где Нвр — нормы времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы, чел.-ч;

Топ — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленный по Сборнику, чел.-ч;

К — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых (включая физкультурные паузы) и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы, в процентах от оперативного времени. По результатам анализа карт фотографий и самофотографий рабочего времени работников «К» принимается равным 8%.

Общая годовая трудоемкость работ (То) рассчитывается по формуле:

То = Тн + Тнн,

где Тн — годовая трудоемкость нормируемых работ, определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по специальной формуле, содержащейся в Сборнике, чел.-ч;

Тнн — годовая трудоемкость работ, не предусмотренных Сборником, также определяется по специальной формуле, чел.-ч.

Численность работников, необходимая для выполнения работ по комплектованию и учету кадров (Ч), исчисляется по формуле:

То
Ч = —-,
Фп

где Ч — численность работников, чел.;

Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год в часах (принимается в среднем равным 1910 ч).

Пример расчета численности инспекторов по кадрам

—-T————T———T—————T———-T———T————T——T————¬
¦ N ¦ Вид ¦ Единица ¦ Наименование ¦ Пункт, ¦ Норматив¦ Нормы ¦ Объем¦Трудоемкость¦
¦п/п¦ выполняемых¦измерения¦ факторов ¦ таблица, ¦ времени ¦ времени на ¦ работ¦ нормируемых¦
¦ ¦ операций ¦ объема ¦ влияния и их ¦ номер ¦ на ¦ выполнение ¦ за ¦ работ, ¦
¦ ¦ ¦ работ ¦ числовые ¦ норматива¦ единицу ¦конкретного ¦год, ч¦ чел.-ч <*> ¦
¦ ¦ ¦ ¦ значения ¦ по ¦измерения¦нормируемого¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ Сборнику ¦ ¦вида работы,¦ ¦ ¦
¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ чел.-ч <*> ¦ ¦ ¦
+—+————+———+—————+———-+———+————+——+————+
¦ 1.¦Оформление ¦Один ¦ — ¦3.1, ¦ 0,46 ¦ 0,50 ¦ 4500 ¦ 2250 ¦
¦ ¦документов ¦рабочий ¦ ¦табл. 1, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦при приеме ¦ ¦ ¦п. 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦на работу ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦рабочих ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————+———+—————+———-+———+————+——+————+
¦ 2.¦Оформление ¦То же ¦ — ¦3.2, ¦ 0,39 ¦ 0,42 ¦ 3600 ¦ 1512 ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦табл. 2, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦при ¦ ¦ ¦п. 1 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦увольнении ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦рабочих ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————+———+—————+———-+———+————+——+————+
¦ 3.¦Оформление ¦То же ¦ — ¦3.4.16, ¦ 3,3 ¦ 3,56 ¦ 250 ¦ 890 ¦
¦ ¦документов ¦ ¦ ¦табл. 21 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работнику, ¦ ¦ ¦примечание¦ 0,5 ¦ — ¦ ¦ 125 ¦
¦ ¦уходящему на¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦пенсию по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦старости или¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦инвалидности¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————+———+—————+———-+———+————+——+————+
¦ 4.¦Составление ¦Один ¦Среднесписочная¦3.5.1, ¦ 50,02 ¦ 54,02 ¦ 1 ¦ 54 ¦
¦ ¦отчета о ¦отчет ¦численность ¦табл. 23, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦численности ¦ ¦работников ¦п. 14 ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦работников ¦ ¦(включая ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦по полу и ¦ ¦подростков) — ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦возрасту и ¦ ¦20 500 чел. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦рабочих по ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦образованию ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————+———+—————+———-+———+————+——+————+
¦ ¦И т.д. ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦по всем ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
¦ ¦операциям ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦
+—+————+———+—————+———-+———+————+——+————+
¦Годовая трудоемкость нормируемых работ (Тн) ¦ 9530 ¦
L————————————————————————————+————- <*> Определяется по вышеприведенным формулам.

Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется по формуле:

То
Ч = —-,
Фп

где То — суммарная трудоемкость нормируемых работ, рассчитанная по данным нормативам за год, 9550 чел.-ч (9530 + 20);

Фп — полезный фонд рабочего времени одного работника за год (1910 ч).

9550
Ч = —- = 5 чел.
1910

Аналогично рассчитывается численность дежурных бюро пропусков и военно-учетного стола.

Расчет численности табельщиков

Численность табельщиков определяется путем деления среднесписочной численности работников (включая подростков) на норму обслуживания.

Исходные данные:

  • система табельного учета — рапортно-ведомостная;
  • форма организации табельного учета — децентрализованная;
  • среднесписочная численность работников (Чсп) — 20 500 чел.;
  • норма обслуживания (Нобс) — 490 чел. (взята из специальных таблиц Сборника).

Чсп 20 500
Ч = —— = —— = 42 чел.
Нобс 490

Числовые значения факторов, указанных в таблицах Сборника нормативов времени, определяются как среднегодовые величины за последний год. В нормативах времени учтено время, затрачиваемое на получение заданий, консультации, согласования и другие работы, связанные с выполнением задания.

Сборником предусматривается применение типовых форм первичного учета.

Содержание работ, единицы измерения, наименования и количественные значения факторов, влияющих на затраты труда, а также нормы времени по каждому виду работ приводятся в соответствующих параграфах нормативной части Сборника.

Под количеством самостоятельных структурных подразделений на предприятии понимается общее число отделов, секторов, бюро, служб, цехов и других самостоятельных подразделений, находящихся под непосредственным подчинением руководителя предприятия или его заместителей.

Нормативами времени предусмотрено заполнение трудовых книжек, личных карточек и других документов только на одном языке. Не учитывается выполнение работ, не входящих в должностные обязанности исполнителей (канцелярские, машинописные работы).

Организация труда кадровиков

Деятельность работников, занятых комплектованием и учетом кадров, регламентируется должностными инструкциями, разработанными в соответствии с Квалификационным справочником и Типовым проектом организации труда служащих по функции «Комплектование и подготовка кадров» (НИИ труда) <**>, утвержденными руководителем предприятия.

<**> С текстом этого документа сейчас можно ознакомиться только по его официальному нормативно-производственному изданию «Организация труда рабочих и служащих. Управление предприятием» (последний его выпуск датирован 1990 г.), которое должно находиться в специализированных научно-технических библиотеках. За более подробной информацией можно обратиться к правопреемнику НИИ труда специализированному федеральному государственному унитарному предприятию Научно-исследовательский институт труда и социального страхования, являющемуся структурным подразделением Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию (103064, Москва, ул. Земляной вал, д. 34), или в другое его структурное подразделение — Центральное отраслевое бюро научно-технической информации и пропаганды (117049, Москва, ул. Шаболовка, д. 14, стр. 2).

При больших объемах работ за работающими закрепляются определенные виды работ по комплектованию и учету кадров (прием на работу, увольнение с работы, оформление пенсий и т.д.). При распределении работ (операций) между исполнителями следует учитывать их квалификацию, опыт и деловые качества, что должно способствовать приобретению необходимых навыков и ускорению выполнения заданий работниками.

Оформление и учет личного состава осуществляются в соответствии с краткими указаниями по применению и заполнению типовых форм, утвержденными Госкомстатом России.

Оформление и учет трудовых книжек и вкладышей к ним осуществляются в порядке, предусмотренном Постановлением Правительства РФ и Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда России.

Учет соблюдения работниками режима труда рекомендуется вести по табелям, отказавшись, где это возможно и целесообразно, от учета фактически отработанного времени по первичным документам. Учет явок на работу и ухода с нее организуется в централизованном или децентрализованном порядке (в нескольких проходных, по цехам, производственным участкам) и осуществляется путем отметки в табеле всех явившихся, неявившихся, опоздавших, сверхурочных часов и т.д. или путем регистрации лишь отклонений (неявок, опозданий, сверхурочных часов и т.д.). Учет ведется табельщиками или иным определенным в организации образом.

Контроль над своевременным приходом работников на рабочее место и уходом с него, а также над правильным использованием рабочего времени в течение всего рабочего дня (смены) возлагается на руководителя подразделения. При рапортно-ведомостной системе табельного учета руководитель подразделения сообщает табельщику отдела кадров по телефону или в письменном виде о количестве неявившихся или опоздавших работников.

Рабочее место инспектора по кадрам оборудуется однотумбовым столом с приставкой, обеспечивающим удобное размещение на нем оргтехники и предметов труда, а в ящиках стола — хранение соответствующей документации и канцелярских принадлежностей.

Выдвижные ящики стола следует оборудовать приспособлениями для удобного расположения папок. Желательно, чтобы на каждом ящике укреплялась карточка с перечнем находящихся в нем папок.

Дела и папки должны иметь ясную маркировку, различную расцветку, кодовые отметки, чтобы после использования можно было вернуть их на прежнее место.

На столе должно находиться минимально необходимое количество документов для оперативной работы в течение рабочего дня. Специальная и справочная литература, а также папки с отчетными и другими документами должны храниться в отдельном шкафу.

Поскольку инспектору по кадрам регулярно приходится принимать посетителей, в организации следует разработать график, предусматривающий прием посетителей в утренние часы и перед окончанием работы.

Рабочее место табельщика оснащается однотумбовым столом, подъемно-поворотным стулом, сейфом для хранения бланков.

Работники, занятые комплектованием и учетом кадров, должны соблюдать режим труда и отдыха, исходя из установленного распорядка дня и регламентации всех обязательных работ с выполнением наиболее трудоемких из них в первой половине дня, когда у работающих отмечается высокая устойчивая работоспособность. Наряду с этим необходимо проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 — 10 мин. за 1 — 1,5 ч до обеда и за 1 — 1,5 ч до окончания работы.

О работниках кадровых служб федеральных органов исполнительной власти Расчет нормативной численности

Для наглядности сравним содержание Межотраслевого сборника, утвержденного Постановлением Минтруда СССР N 78, с нормативами сборника, утвержденного Постановлением Минтруда России от 5 июня 2002 г. N 39, вычленив из последнего только то, что касается работников кадровых служб.

В данном акте конкретизировано, что нормативы предельной численности работников кадровых служб федеральных органов исполнительной власти (далее — нормативы численности) предназначены для определения и обоснования штатной численности работников указанных структурных подразделений, оптимального подбора, расстановки и использования кадров, правильного распределения работ между исполнителями, установления должностных обязанностей.

Нормативы численности содержат, также как и межотраслевой сборник нормативов, 3 раздела:

  • общая часть,
  • организация труда и
  • нормативная часть.

Кроме этого приводится пример расчета нормативной численности работников кадровой службы федерального органа исполнительной власти.

Нормативы численности, приведенные в нормативной части данного сборника, установлены для наиболее распространенных организационно-технических условий выполнения работ кадровой службой.

В случаях, когда численность работников федерального органа исполнительной власти менее 100 человек, а курируемое количество подведомственных организаций, имеющих самостоятельный баланс, менее 5, могут быть применены местные и отраслевые нормативы численности работников кадровой службы.

Нормативная численность работников кадровых служб охватывает структурные подразделения, обслуживающие центральный аппарат, персонал территориальных органов, подготовку и повышение квалификации персонала.

Для федеральных органов исполнительной власти межотраслевого назначения к нормативам численности работников кадровой службы может применяться коэффициент, учитывающий сложность и объем выполняемых работ, равный 1,5.

В тех случаях, когда у федеральных органов исполнительной власти находится в подчинении более 100 подведомственных организаций, имеющих самостоятельный баланс, к нормативам предельной численности работников может применяться коэффициент, равный 1,1.

Организация труда

Деятельность работников кадровых служб федеральных органов исполнительной власти регламентируется законодательством Российской Федерации, их должностными инструкциями, положениями о структурных подразделениях федеральных органов исполнительной власти.

При распределении работ между работниками кадровых служб следует учитывать их квалификацию и специализацию. При применении нормативов численности должны быть обеспечены безопасные условия и охрана труда работников, а также создан комплекс организационно-технических условий, которые обеспечивают возможность нормальной работы кадровой службы в соответствии с действующими санитарно-гигиеническими нормами и стандартами.

Площадь помещений, в которых располагаются кадровые службы федеральных органов исполнительной власти, должна соответствовать требованиям СН 495-77, предусматривающим рациональное размещение мебели и оргтехники. Уровень освещенности рабочего места, кратность обмена воздуха и температура в рабочих помещениях должны соответствовать требованиям, установленным санитарными нормами (+18 — 20 град. C).

При расстановке мебели в рабочих помещениях следует учитывать удобство подхода к каждому рабочему месту и обеспечение рациональных схем движения документов с учетом специализации исполнителей.

Режим труда и отдыха при работе с ПЭВМ должен организовываться в зависимости от вида и категории трудовой деятельности. Виды трудовой деятельности разделяются на три группы:

  • группа А — работа по считыванию информации с экрана с предварительным запросом;
  • группа Б — работа по вводу информации;
  • группа В — творческая работа в режиме диалога с ПЭВМ.

При выполнении в течение рабочего дня работ, относящихся к разным видам трудовой деятельности, за основную работу с ПЭВМ следует принимать такую, которая занимает не менее 50% времени в течение рабочего дня.

Для видов трудовой деятельности устанавливаются 3 категории тяжести (I, II и III) и напряженности работы с ПЭВМ, которые определяются:

  • для группы А — по суммарному числу считываемых знаков;
  • для группы Б — по суммарному числу считываемых или вводимых знаков за рабочую смену, но не более 40 000 знаков за смену;
  • для группы В — по суммарному времени непосредственной работы с ПЭВМ за рабочий день, но не более 6 часов за день.

Для обеспечения оптимальной работоспособности и сохранения здоровья профессиональных пользователей на протяжении рабочей смены должны устанавливаться регламентированные перерывы. Время регламентированных перерывов в течение рабочего дня следует устанавливать в зависимости от продолжительности, вида и категории трудовой деятельности.

Продолжительность непрерывной работы с ПЭВМ без регламентированного перерыва не должна превышать 2-х часов. При 8-часовом рабочем дне и работе на ПЭВМ регламентированные перерывы следует устанавливать:

  • для I категории работ — через 2 часа от начала рабочей смены и через 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый;
  • для II категории работ — через 2 часа от начала рабочего дня и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 15 минут каждый или продолжительностью 10 минут через каждый час работы;
  • для III категории работ — через 1,5 — 2 часа от начала рабочего дня и через 1,5 — 2 часа после обеденного перерыва продолжительностью 20 минут каждый или продолжительностью 15 минут через каждый час работы.

Наряду с этим необходимо предусмотреть проведение физкультурных пауз продолжительностью 5 — 10 минут за 1 — 1,5 часа до обеда и за 1 — 1,5 часа до окончания работы.

Далее в сборнике следует нормативная часть и таблицы, в которых определяются нормативы предельной численности работников кадровых служб с учетом следующего состава выполняемых кадровиками работ: организация и координация работы по подбору и расстановке кадров; осуществление персонального учета личного состава, ведение личных дел работников федеральных органов исполнительной власти; учет, ведение, хранение и выдача трудовых книжек; утверждение и ведение штатного расписания; формирование кадрового резерва для замещения руководящих должностей структурных подразделений центрального аппарата федеральных органов исполнительной власти и т.д.

Таким образом, мы рассказали вам об общем подходе к нормированию труда работников кадровых служб.

В.В.Архипов

К. ю. н.,

Первый путь — нормирование труда

Это весьма трудоемкий процесс, но зато результат будет довольно точным и выраженным на языке цифр. А язык цифр руководители понимают хорошо. Итак, как провести нормирование?

  1. Выделяем основные рабочие процессы. Важно не брать в расчет задачу целиком, а разбить ее на составляющие. Например, прием на работу состоит из копирования документов, введения информации в систему, составления трудового договора, ознакомления работника с локальными актами и так далее.
  2. Определяем временные затраты на каждый процесс. Засекаем время, необходимое для получения требуемого результата работы. Время на выполнение каждой операции измеряется нормировщиком или лицом, которому поручено проведение нормирования.
  3. Находим примерное количество описанных процессов за месяц или год. Среднее количество приемов, переводов, увольнений, больничных листов и так далее.
  4. Умножаем численность операций на время их выполнения. Например, общее время, необходимое для оформления больничного листа, — 15 минут, среднее количество больничных в год — 50 штук. Итого: 15 х 50 = 750 минут, или 12,5 часов. Так поступаем по каждому направлению работы.
  5. Добавляем время на незапланированные трудозатраты — консультирование работников, составление списков и т. д. В этом случае исходить нужно из реалий конкретной организации.
  6. Полученное общее время в часах делим на 8 и получаем количество дней, необходимых для выполнения работы.

Для наглядности можно ознакомиться с образцом примерного расчета времени на прием нового сотрудника.

Применяя этот способ, нужно учесть перерывы при работе на компьютере, совещания, поездки по служебным делам, отпуска и болезни работников отдела кадров.

Достоинства

Убедительная картина, наглядно показывающая количество задач, выполняемых отделом кадров, а также их трудоемкость.

Недостатки

Невозможность точно спланировать объем будущей работы, из-за чего могут возникать погрешности. Разумно добавить к полученному результату дополнительное время на непредвиденные функции и форс-мажоры.

Второй путь — исходим из численности персонала

Этим способом пользуются чаще всего, так как вполне логично, что при увеличении численности штата нагрузка на отдел кадров возрастает. Но одной информации о количестве работников явно мало, нужно определить перечень функций, возложенных на кадровиков. Нередко к их задачам относятся:

  • ведение воинского учета;
  • отчеты в органы статистики;
  • взаимодействие с центром занятости;
  • охрана труда и вводный инструктаж;
  • организация медосмотров;
  • взаимодействие с миграционной службой;
  • обучение и переаттестация персонала;
  • оформление полисов ДМС и сопутствующих документов.

Но даже и без этих дополнительных функций одного работника-кадровика обычно принимают на каждые 150-200 человек персонала. Это очень приблизительный расчет, так как не принимается во внимание текучесть и реальный объем обрабатываемых документов. Кроме того, специфика деятельности организации может как уменьшать нагрузку, так и увеличивать ее. Предприятия с вредными условиями труда, где необходимы медосмотры, оформление дополнительных льгот, являются, конечно же, более сложными с точки зрения кадрового учета.

Как рассчитать текучесть кадров

Если вы решили отталкиваться от количества персонала, и этот способ вам кажется более простым и удобным, стоит все же рассчитать текучесть за прошедший период и сформулировать основные задачи.

Текучесть находится по простой формуле:

Кт = (Количество уволенных) х 100 / (Среднесп. Численность)

Пример:

За год в компании уволено 23 человека, среднесписочная численность равна 150 человек, расчет текучести:

Коэффициент текучести = 23 х 100 / 150 = 15,33.

Норма текучести зависит от сферы деятельности организации, материальной стабильности, сезонности и политики руководства. В целом коэффициент, равный 10-20 процентам, считается нормальным. Чем текучесть выше, тем больше нагрузка на кадровых работников, и если она значительно превышает средние показатели, это является поводом для увеличения численности отдела кадров.

Итак, для использования этого метода принимаем во внимание:

  1. Численность.
  2. Текучесть.
  3. Дополнительные функции.

При низкой текучести и небольшом количестве нагрузки в виде добавленных задач наличие одного кадрового работника на 150 человек видится достаточным.

Незначительные трудозатраты и возможность иметь временной запас человеко-часов для непредвиденных ситуаций.

Низкая точность и необходимость регулярно доказывать правильность расчета, т. к. наглядность результатов невысока.

Распределение обязанностей между работниками и разработка должностных инструкций — разные стороны одной медали. Часто возникают вопросы о количестве работников на предприятии. Ведь нет однозначного ответа на вопрос, что лучше: чтобы один работник выполнял обязанности нескольких, сочетая разные должности, или несколько работников отвечали только за выполнение своих обязанностей, не выходя за рамки должности. В любом случае на практике мы сталкиваемся с разными ситуациями…

Сколько человек должно быть в штате, чтобы работу кадровика мог выполнять секретарь? Сколько кадровиков должно быть в организации со штатом 100, 500 и больше 1000 человек? Регулируются ли законодательством эти вопросы?

На основании пункта 3 статьи 64 Хозяйственного кодекса Украины (далее — ХК) предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

При определении предприятием, учреждением, организацией (далее — предприятие) численности необходимых работников или соответствующих специалистов учитываются производственный и технологический циклы (где имеется производство), выполняемые работы или предоставляемые услуги с учетом перспектив развития предприятия, численность наемных работников, а также цели и задачи, стоящие перед предприятием. Исходя из этого, собственник или уполномоченный им орган самостоятельно или совместно с отделом труда и заработной платы (ОТиЗ), если такой имеется в организационной структуре управления предприятием, рассчитывает необходимое количество специалистов для эффективного и качественного выполнения поставленных задач. Многие предприятия, где нет ОТиЗ, достигают эффективной численности наемных работников путем проб и ошибок.

В Украине действуют Межотраслевые нормативы численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров (далее — нормативы), утвержденные приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 18 декабря 2003 года № 341 (далее — Приказ № 341). Данные нормативы предусмотрены для специалистов кадровой службы, которые выполняют работы не только по учету кадров, но и заняты подбором кадров, расстановкой и повышением их квалификации (переподготовкой) работников. Межотраслевые нормативы предусмотрены для определения численности работников отдела кадров или другой кадровой службы, поэтому их рекомендуется учитывать при составлении штатного расписания предприятия.

Указанные нормативы расчета численности содержат подготовительно-заключительное время, время на обслуживание рабочего места, время отдыха и личные потребности, включая физические паузы, в объеме 10% от оперативного времени. Приведенные нормы установлены на выполнение работ одним работником в человеко-часах для выполнения единицы объема работ (один отчет, одна заявка, одна ведомость, одна вакансия и т. д.). Если на предприятии необходимо произвести расчет количества работников отдела кадров, занятых только учетом кадров, по мнению автора, работодатель может самостоятельно определить численность работников кадровой службы. Такое право ему дано пунктом 3 статьи 64 ХК.

При определении количества специалистов отдела кадров (кадровой службы), следует также учитывать общую численность работников предприятия, количество структурных подразделений на предприятии, объем работ, выполняемых на персональных компьютерах (ПЭВМ), численность военнообязанных и лиц допризывной молодежи, а также интенсивность движения кадров.

Функции, права и обязанности структурных подразделений в соответствии с пунктом 2 статьи 64 ХК предприятия определяются положениями о них, которые утверждаются в порядке, определенном уставом предприятия или другими учредительными документами. Кроме структурных подразделений, предприятие согласно пункту 4 статьи 64 ХК имеет право создавать филиалы, представительства, отделения и другие обособленные подразделения. Такие обособленные подразделения не имеют статуса юридического лица и действуют на основании положения о них, утвержденного предприятием. Однако кадровый документооборот этих обособленных подразделений может осуществляться через головное подразделение, что оговаривается в положениях о подразделениях.

При незначительной численности наемных работников (а иногда и при их значительной численности) собственник или уполномоченный им орган может возложить на секретаря с его согласия исполнение обязанностей по кадровому учету и делопроизводству. При этом учитывается фактор целесообразности и эффективности выполнения такой работы.

Секретарю, выполняющему работу кадровой службы, необходимо знать следующее.

Основными обязанностями работников (приложение 1), занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, являются:

  • обеспечение предприятия количественным и качественным составом руководителей, специалистов, технических служащих и работников соответствующих специальностей и квалификаций, их эффективного использования;
  • обеспечение переподготовки и повышения квалификации руководителей, специалистов, технических служащих и работников;
  • составление резерва кадров;
  • организация периодической аттестации работников;
  • оформление приема, перевода и увольнения работников;
  • ведение учета личного состава предприятия;
  • предоставление справок о трудовой деятельности, составление графика и оформление отпусков;
  • оформление листов временной нетрудоспособности;
  • сохранение и заполнение трудовых книжек работников;
  • подготовка документов для назначения пенсии работникам;
  • составление отчетности по вопросам труда;
  • разработка режима труда и отдыха;
  • осуществление контроля за выполнением работниками подразделений приказов, распоряжений по вопросам работы с кадрами;
  • организация контроля за состоянием трудовой дисциплины, разработка мер по снижению потерь рабочего времени и т. д.

Приложение 1

ПРОФЕССИОНАЛЬНЫЕ НАЗВАНИЯ РАБОТНИКОВ,
занятых отбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, согласно Национальному классификатору Украины «Классификатор профессий» ДК 003:2005

Код Классификатора профессий ДК 003:2005

Профессиональное название работы

Начальник отдела кадров
Начальник бюро
Инспектор по кадрам
Инспектор по учету и бронированию военнообязанных
Инспектор по назначению пенсий
Экономист по труду
Психолог
Менеджер (управляющий) по персоналу

Ответственность за организацию подбора, расстановки, повышения квалификации (переподготовки) и учета кадров на предприятии возложена на собственника предприятия или уполномоченный орган, который осуществляет руководство предприятием.

Нормативы численности работников кадровых служб согласно Приказу № 341 разработаны в зависимости от трудоемкости типового состава выполняемых работ и рассчитаны в зависимости от факторов, имеющих наибольшее влияние на их величину. Нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, рассчитывается в следующей последовательности:

  • определяются величины факторов, влияющих на численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров;
  • определяются величины поправочных коэффициентов, которые применяются в расчете общей нормативной численности;
  • рассчитывается общая нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров.

На основании Норматива (приложение 2) при общей численности наемных работников предприятия 100 человек и при количестве 20 структурных подразделений численность кадровых работников составляет 0,9 чел., если наемных работников 200 чел. — кадровых работников — 1,3 чел., при 500 — соответственно — 2,3. При численности наемных работников 1000 человек и при количестве 20 структурных подразделений предприятию необходимо 3,4 единицы кадровых работников.

Приложение 2

Выдержка из Общей части Межотраслевых нормативов численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров

ПРИМЕРЫ РАСЧЕТА
нормативной численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров

Пример

Рассчитать нормативную численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров по следующим исходным данным:

  1. Общая численность работников на предприятии, Рз = 1500 чел.
  2. Количество структурных подразделений на предприятии, N = 19 ед.
  3. Удельный вес работ, выполняемых на ПЭВМ, — 25%
  4. Удельный вес численности военнообязанных к общей численности работников — 6%
  5. Интенсивность движения кадров — 26%

Расчет

Общая нормативная численность работников (Нз), занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, определяется по формуле:

Нз = Н х Кк х Кв х К1

Определяется нормативная численность работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров (Н) по карте 16, лист 1 Норматива*.

Н = 4,3 чел. при Рз = 1500 чел. и N = 19 ед.

Определяется поправочный коэффициент (Кк), который учитывает удельный объем работ, выполняемых на ПЭВМ. При условии, что на ПЭВМ выполняется 25%, то Кк = 1,0 (карта 16, лист 2 Норматива).

Определяется поправочный коэффициент Кк, который учитывает удельный объем работ, связанный с военнообязанными на предприятии. При условии, что удельный объем численности военнообязанных к общей численности работников составляет 6%, то Кв = 0,95 (карта 16, лист 3 Норматива).

Определяется поправочный коэффициент К1, который учитывает интенсивность движения кадров. При условии, что удельный объем численности принятых (уволенных) граждан к общей численности работающих на предприятии составляет 26%, то К1 = 1,05 (карта 16, лист 3 Норматива).

Таким образом, общий норматив численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, составляет:

Нч = 4,3 х 1,0 х 0,95 х 1,05 = 4,28 чел.

Принимается 4 человека

____________
* «Нормативная часть» Межотраслевых нормативов численности работников, занятых подбором, расстановкой, повышением квалификации (переподготовкой) и учетом кадров, состоит из нормативов (Норм времени) с указанием их наименования, номера карты, номера листа и общего количества листов норматива (прим. ред.).

Исходя из требований законодательства, по мнению автора, собственнику или уполномоченному им органу следует подумать о принятии соответствующих специалистов, нежели возлагать данные функции на секретаря.

Я занимаю должность «Заведующий канцелярией — секретарь» уже 12 лет. Выполняю одна обязанности как секретаря, так и канцелярии, согласно с должностной инструкцией. Начинала работу, когда в наличии были лишь два телефона и печатная машинка. В настоящий момент имеются уже 6 телефонов и оргтехника (факс, ксерокс, принтер, компьютер). Количество работников на предприятии — 500 чел. За 12 лет документооборот значительно увеличился, например, в 2006 году документооборот составлял 18 000 документов на год, учитывая документацию по подразделениям. Я получаю ставку заведующего канцелярией и 0,5 ставки секретаря. Как рассчитать штатное количество работников канцелярии, учитывая наш объем работ? Если законодательством не предусмотрено увеличение штата работников, то на какие надбавки работнику государственного учреждения можно рассчитывать?

Численность работников канцелярии предприятия определяется с учетом документооборота и загруженности на одного исполнителя, а также с учетом интенсивности труда. На основании пункта 3 статьи 64 ХК предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, устанавливает численность работников и штатное расписание.

Конечно, за 12 лет работы документооборот предприятия значительно увеличился и добавилась дополнительная работа на оргтехнике, которая ранее не выполнялась, да и самой оргтехники не было в канцелярии предприятия, значит, расширился круг выполнения обязанностей исполнителя.

На основании статьи 32 КЗоТ Украины в связи с изменениями в организации производства и труда допускается изменение существенных условий труда при продолжении работы по той же специальности, квалификации или должности. Об изменении существенных условий труда — систем и размеров оплаты труда, льгот, режима работы, установлении или отмене неполного рабочего времени, совмещении профессий, изменении разрядов и наименования должностей и др. — работник должен быть поставлен в известность не позднее, чем за два месяца. В данном случае работница исполняет не только обязанности заведующего канцелярией, но и обязанности секретаря, о чем необходимо было ранее получить ее согласие (такое согласие было получено, т. к. получает доплату в размере 0,5 ставки).

Согласно статье 105 КЗоТ работникам, выполняющим на том же предприятии, в учреждении, организации наряду со своей основной работой, обусловленной трудовым договором, дополнительную работу по другой профессии (должности) или обязанности временно отсутствующего работника без освобождения от своей основной работы, производится доплата за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника. Размеры доплат за совмещение профессий (должностей) или исполнение обязанностей временно отсутствующего работника устанавливаются на условиях, предусмотренных в коллективном договоре. Поэтому, возлагая на заведующего канцелярией исполнение обязанностей секретаря, следовало изменить должностную инструкцию заведующего канцелярией, вменив в ее обязанности исполнение обязанностей секретаря. В данном случае заведующий канцелярией получает доплату к заработной плате в размере 0,5 ставки и ее должностная инструкция содержит требование по исполнению дополнительных обязанностей. Если работодатель не хочет по каким-либо причинам брать в штат нового работника — секретаря, то исполнитель — заведующий канцелярией — при огромной физической на нее нагрузке в течение рабочего дня вправе отказаться от исполнения дополнительно возложенных на нее обязанностей секретаря, при этом доплата за совмещение профессий не будет ей выплачиваться. Если администрация примет решение по приему на предприятие секретаря, то с заведующего канцелярией следует снять приказом исполнение обязанностей секретаря и в этом случае за заведующим канцелярией невозможно оставить доплату в размере 0,5 ставки, которую она получает за дополнительное исполнение обязанностей отсутствующего, пускай даже очень длительное время, секретаря.

Статья предоставлена нашему порталу
редакцией журнала «Діловодство та документообіг»

>Калькулятор для расчета численности службы персонала

С чего начать расчет численности службы персонала

С составления подробного перечня работ, выполняемых службой персонала — в своем примере я использовал типовые блоки работ:

Кадровое делопроизводство

Разработка внутренних документов

Мотивация персонала

Заработная плата

Корпоративное обучение

Штатное расписание и организационная структура

Подбор персонала

Трудовые споры

Аттестация и оценка персонала

Корпоративные мероприятия

Управленческое консультирование

Кадровая аналитика

Такое деление — не догма — в вашей компании может быть совершенно другое содержание работы.

На каждый вид работ (операций) экспертным путем определяете норму времени — вводите минимальное и максимальное значение времени — среднее арифметическое будет нормой времени, используемой далее в расчетах (кликните для увеличения на иллюстрацию ниже).

Так как для каждой операции вы определяете норму времени, рекомендую в столбце «Вид нормы времени» указать, что вы понимаете под нормой времени — «время на 1 документ», «время на разработку 1 программы тренинга», «норматив на подбор одного сотрудника», время выполнения работы».

В столбце «Единицы измерения объема работы» укажите, какой количественный показатель будет определять объем работы, например, «количество документов» или «периодичность выполнения работы».

Это необязательно, но, если вы делаете расчет первый раз, позволит вам не запутаться в расчетах.

Упростить подбор удобного для расчета количественного показателя позволяет столбец «Параметр для объема работы за период» — выбираете с помощью выпадающего списка значений «Количество в день», «Количество в неделю» или «Количество в месяц», после чего в поле «Количественный показатель работы» вносите подходящее значение.

Далее все просто — калькулятор умножает норму времени на количественный показатель объема работы, и трудозатраты рассчитываются в часах и в минутах.

Учтите, что минимальное и максимальное время выполнения операции не может отличаться в разы — в этом случае вам нужно «разбить» эту операцию на подоперации и определять норму для них — возможно в «исходную» операцию может включаться разное количество подопераций, которые и дают некорректную разницу минимального/максимального времени.

Другая ошибка, которой нужно избегать — использование излишне укрупненных норм для операций, устанавливаемых в нескольких часах или десятках часов.

Целесообразно «разбивать» их на подоперации, затраты времени на которые будут прозрачны и понятны, иначе есть риск неконтролируемого завышения нормативных затрат.

Впрочем, вы можете использовать готовые нормативы, полученные расчетным путем — о примере такого расчета я писал в статье про Себестоимость подбора персонала.

Затраты на подбор персонала при расчете численности службы персонала проще рассчитывать с использованием нормативов на подбор одного сотрудника — в планах разработка калькулятора для нормативов на подбор.

Когда строки по всем операциям и блокам работ будут заполнены, считайте, что объем работ для службы персонала определен.

Результаты расчета численности службы персонала

Вы увидите на листе «Расчет численности» — расчетное количество штатных единиц выделено зелеными «шапками» столбцов.

Для вывода данных выбираете нужные должности в первом столбце.

Корректный подход к нормированию труда предполагает учет того, что часть рабочего времени «съедают» ненормируемые работы (телефонные переговоры. срочные неплановые работы, переговоры, консультации, встречи, подготовка к работе и т. д.).

Поэтому в столбце «Ненормируемые операции» вы указываете процент рабочего времени, который они занимают.

Не забудьте, это важно.

Что еще можно дополнительно учесть в расчете — «неустранимые перерывы в работе», иными словами, вынужденные простои, например, потери рабочего времени специалиста по подбору персонала из-за опозданий соискателей и превышения руководителями лимита времени на интервью.

В столбце «Уровень квалификации» можно указать уровень квалификации в % — в том случае, если вы вам неудобно указывать уровень квалификации сотрудника для каждой отдельной операции на листе «Описание работ».

Включить/выключить использование в расчете отдельных параметров вы можете кнопками в виде выпадающих списков в первой строке таблицы.

«Расчетная численность» показывает количество штатных единиц с округлением и без.

«Расчетная загрузка» показывает % рабочего времени, занятого работой.

«Точная расчетная стоимость» отражает размер выплат сотруднику при почасовой оплате.

«Расчетная стоимость» отражает округление выплат до размера месячного оклада — то есть на листе «Расчет численности» вы видите готовое штатное расписание.

Суммированные итоги расчета численности и ФОТ подразделения см. в первой строке в правой части таблицы — белые цифры в черных ячейках.

Вместо резюме

Рассчитывать численность и должностной состав службы персонала с использованием норм времени несложно.

Скрупулезно учитывайте все работы, минимизируйте потери рабочего времени, устанавливайте разумные нормы.

Это позволит вам как оценить фактическую загрузку этого подразделения, так и рассчитать оптимальный штат при создании его «с нуля» или реорганизации.

Всем успехов и точных расчетов!

Денис Карандашев

В.В. Юрашев ,

доцент МГИЭМ,

ФИЗТЕХ

к.ф.-м. н.

В редакцию журнала не перестают приходить письма, в которых офис-менеджеры, бухгалтеры и секретари небольших компаний интересуются, до какого числа должен вырасти штат организации, чтобы руководство ввело отдельную штатную единицу — инспектора по кадрам? Инспекторы по кадрам спрашивают, как убедить руководство организации, что они не успевают выполнять все новые и новые работы, которые на них возлагаются с изменением трудового, социального и пенсионного законодательства? Генеральные директора выясняют, сколько кадровиков необходимо, чтобы обеспечить функционирование организации?

Редакция решила не ограничиваться индивидуальными консультациями и обратилась с просьбой к математику, который с помощью сухих цифр и строгих формул попытался найти аргументы для руководителей организаций, зачастую необоснованно экономящих на инспекторах по кадрам.

Основным документом, используемым для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, а также для обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами, до сегодняшнего дня остаются Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров<*>, утвержденные постановлением Минтруда СССР от 14.11.1991 № 78. Срок действия нормативов неоднократно продлевался и был ограничен 1997 годом. Но, поскольку новые нормативы времени на выполнение кадровых операций пока не приняты, его положения, как не противоречащие трудовому законодательству, а также в силу того, что являются экономическим инструментом нормирования труда, а не регулируют правовые отношения напрямую, продолжают применяться экономистами по труду при расчете численности работников отделов кадров.

<*> Далее по тексту — «Сборник».

Прежде всего, разберемся, какие операции должны выполняться работниками отдела кадров в соответствии со Сборником и проанализируем, какие из них выполняются во всех организациях, какие — только в некоторых (в т.ч. из-за специфики деятельности компании), а какие, в силу изменения законодательства, практически не выполняются.

Таблица 1

Итак, перечень работ — внушительный. В реальности же он еще больше, поскольку за годы после утверждения нормативов к функциям отделов кадров добавились работы по подготовке и предоставлению документов индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного пенсионного страхования, работы с подразделениями ФСС России по социальному страхованию, работы по медицинскому страхованию и еще целый ряд иных весьма трудоемких работ.

Все эти работы Сборником не учтены, но, тем не менее, выполняются, вне зависимости от того, сколько пар рук в отделе кадров.

Возьмем только четыре(!) из тридцати работ, которые должны выполняться кадровыми службами всех организаций. На их выполнение Сборником отводится следующее время:

Таблица 2

Пункт по Сборнику Работа Норма времени по Сборнику ( Топр )
3.1 Оформление документов при приеме на работу рабочих и служащих 0,46 ч на 1 принимаемого рабочего; 0,74 ч на 1 принимаемого служащего
3.3.2 Оформление документов при увольнении рабочих и служащих 0,39 ч на 1 увольняемого работника
3.4.5 Оформление отпусков 0,11 ч на 1 работника
3.4.16 Оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости 3,3 чел.ч на 1 работника + 0,5 ч на 1 работника, уходящего на пенсию

Согласно Сборнику норма времени на выполнение единицы нормируемой работы определяется по формуле:

Нвр = Топр + Топр k ,
100

где Нвр — норма времени на выполнение контрактного нормативного вида работ (чел.ч);

Топр — норматив оперативного времени на выполнение данной работы, установленной по Сборнику (чел.ч);

k — коэффициент, учитывающий затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочего места, личные потребности и т.д. (в %).

Поскольку нормативы оперативного времени на выполнение данной работы (Топр) нам известны (таблица 2), займемся k. Этот коэффициент учитывает время на организационно-техническое обслуживание рабочего места, отдых и личные потребности, а также подготовительно-заключительные работы. Рабочее место каждого кадровика индивидуально: у кого-то стоит компьютер последнего поколения, у кого-то — старенький «386», а кого-то — все, что есть — это бланки, канцелярские принадлежности и микрокалькулятор. В отделе кадров одного предприятия хранение информации автоматизировано (в электронных библиотеках и архивах), в других — все дела хранятся в полуавтоматических шкафах, в третьих — дела размещены на обычных стеллажах. Что такое «отдых» во время работы? Это необходимые упражнения для глаз во время работы на персональном компьютере, это производственная гимнастика.

Следовательно, k может меняться: от 6 до 11%.

Посмотрим, как будет зависеть норма времени Нвр на оформление документов при приеме на работу .

Но сначала определим, какие операции входят в эту работу. Согласно Сборнику норматив времени (0,74 ч на 1 служащего и 0,46 ч на 1 рабочего) установлен только для выполнения следующих операций:

  1. ознакомления с документами, представленными поступающим на работу (паспортом, трудовой книжкой, документами об образовании, военным билетом, пр.) и на их основании заполнения приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы № Т-1 и Т-1а) и личной карточки (форма № Т-2 или № Т-2ГС), а также заполнения учетной карточки научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4), если осуществляется прием на работу научного работника;
  2. внесения записи в трудовую книжку на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу;
  3. отметки о приеме на работу в журнале (книге) о приеме на работу (если такой журнал ведется);
  4. оформления личного дела (подшивки заявления о приеме на работу, автобиографии и других документов, относящихся к деятельности работника, составления описи документов, находящихся в личном деле);
  5. нумерации, регистрации и укладки личного дела в сейф;
  6. ознакомления работника с правилами внутреннего трудового распорядка;
  7. заполнение контрольного листка по технике безопасности.

Ни заключение трудового договора, ни ознакомление работника с локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции, ни оформление страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, ни проведение собеседования, ни иные операции, выполняемые отделом кадров при приеме на работу в настоящее время, не учтены при расчете этого норматива.

Таким образом, на выполнение только 7 операций будет уходить время, указанное в таблице 3.

Таблица 3<*>

Нвр k
6% 7% 8% 9% 10% 11%
Нраб 0,49 0,49 0,50 0,50 0,51 0,51
Нслуж 0,78 0,79 0,80 0,81 0,81 0,82

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Из таблицы видно, как зависит норма времени на выполнение только одной работы от того, каким образом изначально организовано рабочее место, насколько сам кадровик собран и организован.

Теперь нам необходимо определить годовую трудоемкость нормируемых работ Тн. Согласно Сборнику она определяется с учетом объема каждого вида выполняемых работ по формуле:

где Тн — годовая трудоемкость нормируемых работ (чел.ч);

Нврi — норма времени на выполнение конкретного нормируемого вида работы (чел.ч);

Vi — объем конкретного вида работы выполняемой за год;

i — 1, 2, …, n — виды выполняемых работ.

Подсчитаем Тн при оформлении приема на работу. Предположим, что ежемесячный прием на работу составляет 1% от общего числа работающих на предприятии. Возьмем небольшую сервисную компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих.

Ежемесячный объем приема на работу составляет 1 человек, за год — 12 человек. Условно за год будет принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих. Рассчитаем годовую трудоемкость оформления документов при приеме на работу отдельно рабочих и отдельно — служащих все в той же компании со штатом 100 человек.

Таблица 4<*>

Тн (чел. ч.) k
6% 7% 8% 9% 10% 11%
Траб 1,17 1,18 1,19 1,20 1,21 1,23
Тслуж 7,53 7,60 7,67 7,74 7,81 7,89
Тобщее 8,70 8,78 8,86 8,94 9,02 9,12

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

В ней, Тслуж — годовая трудоемкость нормируемых работ по приему служащих, Траб — годовая трудоемкость нормируемых работ по приему рабочих и Тобщее — общая годовая трудоемкость нормируемых работ по приему и рабочих, и служащих.

Если ежемесячный прием на работу составляет 2 человека (2% от 100 единиц штата), то за год принимается 24 человека, если 3 — то 36 за год, если 4 — то 48 за год, если 5 — то 60 за год, если 6 — то 72 за год. Иными словами, если a% — процент приема за месяц (на 100 человек работающих), то a — количество человек, принятых за месяц, а 12a — принятых за год. В этом случае годовая трудоемкость работы по оформлению документов при приеме на работу в компании со штатной численностью 100 человек (из которых 20% — рабочие и 80% — служащие) будет определяться по таблице 5.

Таблица 5<*>

% Тн (чел. ч.) k
6% 7% 8% 9% 10% 11%
= 2 Тслуж 15,06 15,20 15,34 15,48 15,62 15,78
Траб 2,34 2,36 2,38 2,40 2,42 2,46
Тобщее 17,40 17,56 17,92 17,88 18,04 18,24
= 3 Тслуж 22,59 22,80 23,01 23,22 23,43 23,67
Траб 3,51 3,54 3,57 3,60 3,63 3,69
Тобщее 26,10 26,28 26,68 26,82 27,06 27,36
= 4 Тслуж 30,12 30,40 30,68 30,96 31,24 31,56
Траб 4,68 4,72 4,76 4,80 4,84 4,92
Тобщее 34,80 35,12 35,44 35,76 36,08 36,48
= 5 Тслуж 37,65 38,00 38,35 38,70 39,05 39,45
Траб 5,85 5,90 5,95 6,00 6,05 6,15
Тобщее 43,50 43,90 44,30 44,70 45,10 45,60
= 6 Тслуж 44,18 45,60 46,02 46,44 46,86 47,34
Траб 7,02 7,08 7,14 7,20 7,26 7,38
Тобщее 52,20 52,68 53,16 53,64 54,12 54,72

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

А теперь, посмотрим, как годовая трудоемкость работы по оформлению приема зависит от соотношения служащих и рабочих. При этом остаемся в пределах 100 штатных единиц и k — 8%.

Таблица 6<*>

% Тн (чел. ч.) k
1% 2% 3% 4% 5% 6%
80 % служащих

20 % рабочих

Траб 1,20 2,40 3,60 4,80 6,00 7,20
Тслуж 7,68 15,36 23,04 30,72 38,40 46,08
Тобщее 8,88 17,76 26,64 35,52 44,40 53,28
70 % служащих

30 % рабочих

Траб 1,80 3,60 5,40 7,20 9,00 10,80
Тслуж 6,72 13,44 20,18 26,88 33,60 40,32
Тобщее 8,52 17,04 25,56 34,08 42,60 51,12
60 % служащих

40 % рабочих

Траб 2,40 4,80 7,20 9,60 12,00 14,40
Тслуж 5,76 11,52 17,28 23,04 28,80 34,56
Тобщее 8,14 16,28 24,42 32,56 40,70 48,84
50 % служащих

50 % рабочих

Траб 2,98 5,96 8,94 11,92 14,90 17,88
Тслуж 4,80 9,60 14,40 19,20 24,00 28,80
Тобщее 7,78 15,56 23,34 31,12 38,90 46,68

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Теперь перейдем ко второй работе — оформлению документов при увольнении работников и определим ее годовую трудоемкость. В рамках этой работы выполняются следующие операции:

  1. заполнение бланка приказа (распоряжения) о прекращении трудового договора (формы № Т-8 и Т-8а) на основании резолюции руководителя организации на заявлении работника об увольнении;
  2. заполнение личной карточки;
  3. внесение записи в трудовую книжку;
  4. выдача трудовой книжки под расписку увольняемому;
  5. запись о выдаче трудовой книжки в книге учета движения трудовых книжек;
  6. изъятие личного дела из картотеки, запись в личном деле об увольнении и в журнале уволенных (если такой ведется);
  7. комплектование документов для передачи в архив;
  8. перемещение личной карточки в картотеку;
  9. составление отчета об увольнении с работы.

Норматив времени — 0,39 ч на 1 увольняемого работника — рассчитан только для этих операций.

Компания — все та же — со штатом 100 человек, из которых 20% — рабочие и 80% — служащие.

Таблица 7<*>

% (кол-во уволенных в месяц) Т0 (12 ), (чел. ч) k
6% 7% 8% 9% 10% 11%
1 Т0 =12 4,98 5,01 5,05 5,10 5,15 5,19
2 Т0 = 24 9,92 10,02 10,11 10,20 10,30 10,38
3 Т0 = 36 14,88 15,03 15,15 15,30 15,45 15,57
4 Т0 = 48 19,84 20,04 20,22 20,40 20,60 20,76
5 Т0 = 60 24,80 25,05 25,25 25,50 25,75 25,95
6 Т0 = 72 29,76 30,06 30,33 30,60 30,90 31,14

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Еще одна ключевая работа, выполняемая отделом кадров, — оформление отпуска . В ее состав входят следующие операции:

  1. составление приказа на отпуск;
  2. запись в личной карточке на основании приказа;
  3. подсчет продолжительности дополнительного отпуска;
  4. запись в журнале регистрации отпусков (если такой ведется).

На выполнение этой работы Сборник отводит 0,11 ч на 1 работника. Определим годовую трудоемкость этой работы.

Таблица 8 <*>

Т (чел. ч) k %
6% 7% 8% 9% 10% 11%
11,66 11,77 11,88 11,99 12,1 12,21

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

И последняя из отобранных операций — оформление документов работников, уходящих на пенсию по старости. Норматив времени 3,3 чел.ч рассчитан Сборником для выполнения следующих операций:

  1. подборки трудовых книжек на основании списка работников пенсионного возраста;
  2. уточнения общего стажа работы (в том числе льготного) по данным личной карточки и трудовой книжки;
  3. регистрации заявления работника;
  4. оформление пенсионного макета;
  5. консультации уходящего на пенсию;
  6. представление документов в органы социального обеспечения;
  7. оформления документов в органах социального обеспечения;
  8. записи в книге учета лиц, уходящих на пенсию (если таковая ведется).

На оформление документов в органах социального обеспечения отводится 0,5 часа на 1 работника, уходящего на пенсию.

Часть этих операций не выполняется, но зато с лихвой компенсируется возросшими затратами времени на консультации работников и на контакты с пенсионными органами.

При расчете трудоемкости этой работы будем исходить из того, что 0,r% — количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца (в процентах); 0,r — количество работников, уходящих на пенсию в течение месяца; 0,r х 12 — количество работников, уходящих на пенсию за год.

Таблица 9<*>

0,r % 3,3 чел. ч 0,5 ч (чел. ч) k
6% 7% 8% 9% 10% 11%
0,1 Т 4,83 4,88 4,92 4,97 5,02 5,06
0,2 Т 9,67 9,76 9,85 9,94 10,03 10,12
0,3 Т 14,50 14,64 14,77 14,91 15,05 15,18
0,4 Т 19,33 19,52 19,70 19,88 20,06 20,25
0,5 Т 24,17 24,40 24,62 24,85 25,08 25,31
0,6 Т 29,00 29,20 29,55 29,82 30,01 30,37

<*> Вычисления проводились с точностью до 0,01.

Таблицы 4 — 9 являются базовыми. Это означает, что, если мы рассчитываем нормативы на 100 человек штата, то для расчета этих же нормативов на 2000 человек мы умножаем каждый из показателей на 20 и после их суммирования получаем общее время, необходимое работнику отдела кадров для выполнения всей работы. Если же в компании работает М человек, то каждый из нормативов, рассчитанный на 100 человек, должен быть умножен на М/100, а полученные показатели должны быть просуммированы.

Теперь о правилах пользования таблицами.

На 100 работников — годовая трудоемкость только 4 работ составляет:

11,88 чел.ч — оформление отпусков (таблица 8);

19,7 чел. ч — оформление пенсии (таблица 9 (r = 0,4);

15,15 чел.ч — увольнение (таблица 7 ( = 3%);

26,64 чел.ч — прием на работу (таблица 5 ( = 3%).

Итого, из расчета на 100 работников годовая трудоемкость этих работ составит 73,37 чел.ч.

А теперь возьмем один из ключевых факторов, напрямую оказывающих влияние на рабочую нагрузку работников отдела кадров — текучесть персонала .

Определим текучесть персонала следующим образом.

Пусть g количество лиц уволенных за год, такое же количество людей мы должны принять за год; процентное соотношение рабочих и служащих мы считаем неизменным. Если, например, брать компанию со штатом 100 человек, из которых 20% рабочих и 80% служащих, то при k = 8% и при ежемесячном увольнении 1 человека и приеме 1 работника сотруднику отдела кадров потребуется затратить 14,01 часа. Если таких лиц будет a человек, то потребуется 14,01 ґ a часа. При полезном фонде рабочего времени одного работника в часах, равном 1910 часов, численность работников определяется по формулам:

14,01 х -человек на 100 штатных единиц компании;
1910
70,05 х -человек на 500 штатных единиц компании.
1910

Поскольку — количество человек, рассчитанных на 100 штатных единиц, то a является одновременно и процентом лиц, уволенных и принятых на работу.

Мы считаем, что прием рабочих и служащих осуществляется в их процентном соотношении, то есть за год будет уволено и принято 2,4 рабочих и 9,6 служащих при условии, что ежемесячные увольнение и прием составят 1 человек. Если же увольняют больше работников, то необходимо сделать соответствующий перерасчет.

В случае, когда в компании 20% служащих и 80% рабочих, формулы для определения количества работников отдела кадров изменяются и принимают следующий вид:

11,74 х -количество работников отдела кадров на 100 штатных единиц компании;
1910
58,70 х -количество работников отдела кадров на 500 штатных единиц компании.
1910

Как в компании со штатом 500 человек (из которых 80% служащих и 20% рабочих) — так называемой «интеллектуальной компании», изменяется годовая трудоемкость (Т) и количество работников отдела кадров (L) в зависимости от текучести кадров (% — количество работников, принятых на работу и уволенных за год), нам поможет понять рисунок 1.

Рис. 1

Посмотрим, как будет рассчитываться численность кадровиков в компании со штатом в 500 человек (20% служащих и 80% рабочих). Если для определения количества работников отдела кадров в организации, состоящей из 100 человек, используется формула

11,77 х ,
1910

то в компании со штатом 500 человек для расчета количества кадровиков должна использоваться формула:

58,85 х

.
1910

Рис. 2

Рисунки как нельзя лучше иллюстрируют, как текучесть кадров, которая порой зависит больше от политики оплаты труда, мотивации и иных факторов, нежели от самого отдела кадров, влияет на численный состав самих кадровиков.

Надеемся, что эти цифры убедят ваше руководство, что если всего лишь две работы — оформление приема и увольнения — требуют в компании с численностью 500 человек 1 кадрового работника при текучести 27% в месяц (см. рис. 1), то для того, чтобы выполнять еще около четырех десятков работ, вам уже давно требуются помощники.

В древние времена, пока люди еще не приобщились к культуре и науке, они добывали огонь трением твердого дерева. Люди же просвещенные совлекали с неба более чистый огонь, собирая с помощью зеркал и линз лучи солнца.

Подобным же образом различаются способы определения численности работников организации. Пора вашему руководству основываться на расчетах, а не на интуиции и зачастую необоснованной экономии на одной из ключевых служб организации.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *