О первичных учетных документах

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

На предприятии каждый день совершаются десятки операций. Бухгалтеры отправляют деньги контрагентам, фондам и учредителям, начисляют зарплату, приходуют компьютеры и мебель, начисляют пени, считают амортизацию и т.п. На каждую такую операцию необходимо оформить первичный документ (п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», далее Закон № 402-ФЗ).

Первичный документ создают в момент совершения операции либо по ее окончании как подтверждение факта операции (п. 3 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). На основании первички бухгалтеры составляют проводки.

Накладная, акт на оказание услуг по созданию сайта, бухгалтерская справка — все это первичные документы, которые бухгалтеры используют в повседневной работе. Видов первички очень много, и ее разнообразие зависит от особенностей деятельности компании. Например, в транспортной компании одним из основных видов первичной документации будет транспортная накладная, а в библиотеке — акт списания литературы.

Первичные документы полагается хранить на предприятии минимум пять лет, при этом срок начинают отсчитывать после отчетного года (п. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ). То есть документ, датированный 03.07.2016, нужно хранить как минимум до 2021 года включительно. Отдельные сроки хранения первички установлены Перечнем, утвержденным Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558. Для сохранности бухгалтерских документов на предприятии часто создают специальные архивы.

Первичка может быть бумажной или электронной. На практике все больше и больше компаний применяют электронный документооборот (ЭДО). В частности, компании обмениваются договорами, счетами на оплату, актами, накладными и счетами-фактурами.

ЭДО значительно упрощает процедуру обработки первичных документов с момента их создания до момента учета, ускоряет работу между контрагентами. Большой плюс — электронные документы не нужно распечатывать, если это не противоречит законодательству или условиям договора (п. 6 ст. 9 Закона № 402).

Электронный документ заверяют квалифицированной электронной подписью. Если стороны примут соответствующее решение, первичку можно подписывать простой или неквалифицированной подписью (письмо Департамента налоговой и таможенной политики Минфина России от 12 сентября 2016 г. № 03-03-06/2/53176).

Отправляйте первичные бухгалтерские документы через Диадок бесплатно! Подключайтесь к акции «Безлимит на 2 месяца».

Попробовать

Отсутствие в фирме первичных документов может повлечь за собой серьезный штраф от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ). Налоговики также выпишут штраф и за ошибки в оформлении. Кроме того, лица, ответственные за оформление документов, могут быть оштрафованы по статье 15.11 КоАП РФ на сумму от 2 000 до 3 000 рублей. Есть и другая опасность: если при проверке налоговики не найдут нужного документа, они могут убрать из налогооблагаемой базы часть расходов, следовательно, компании придется доплачивать налог на прибыль.

Обязательные реквизиты первичного документа

Юридическую силу имеет только первичный документ со всеми обязательными реквизитами (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ):

  1. название (например, «Акт оказанных услуг», «Платежное поручение», «Бухгалтерская справка»);
  2. дата составления;
  3. наименование составителя документа (например, ОАО «СКБ «Контур», ООО «Союз», ИП Иванова Е.В.);
  4. содержание документа или хозяйственной операции (например, «Услуги доступа в интернет», «Переданы материалы в переработку», «Оплата по счету за канцтовары», «Начислены проценты по договору займа»);
  5. натуральные и денежные показатели (штуки, метры, рубли и т.п.);
  6. должности ответственных (например, «Бухгалтер», «Кладовщик», «Менеджер по кадрам», «Начальник отдела сбыта» и т.д.);
  7. личные подписи сторон.

Правильно оформленный документ поможет при необходимости в судебных разбирательствах, например, когда покупатель не платит долг или пытается признать сделку недействительной. А вот документ с ошибками или фиктивными подписями может сыграть злую шутку — поэтому никогда не стоит расписываться за поставщика, если он вдруг забыл поставить подпись. Бережно храните всю первичку и всегда внимательно проверяйте все реквизиты во входящих документах.

До сих пор на практике можно столкнуться с претензиями клиентов по поводу отсутствия печати. Напомним, что с 07.04.2015 для большей части организаций печать отменена и использовать ее можно по желанию (Федеральный закон от 06.04.2015 № 82-ФЗ). Сведения о наличии печати у организации должны быть прописаны в уставе. Если контрагент настойчиво требует поставить печать, а у вас ее нет на законных основаниях, можно письменно уведомить контрагента о ее отсутствии и дать выписку из учетной политики.

Формы первичных документов

В работе можно применять унифицированные и собственные формы первичных документов (п. 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»). При этом самодельная первичка должна иметь все обязательные реквизиты. Многие компании вынуждены разрабатывать свой вариант акта списания материалов, так как унифицированной формы документа не существует.

Допустимо применение комбинированной формы первичного документа, когда за основу берут унифицированную и дополняют необходимыми графами или строчками. При этом все обязательные реквизиты нужно сохранить (Постановление Госкомстата РФ от 24.03.99 № 20).

Выбор компании относительно используемых форм первички нужно прописать в учетной политике.

В процессе деятельности может возникнуть потребность в новых первичных документах, тогда их можно разработать и утвердить учетной политикой.

Обратите внимание! Поскольку ваш контрагент также может применять самостоятельно разработанную первичку, в учетной политике необходимо указать, что эти документы вы также принимаете к учету.

Для большей части документов вы вправе не применять унифицированные формы, но кассовые операции следует оформлять лишь по утвержденным формам документов (информация Минфина РФ № ПЗ-10/2012).

Виды первичных документов

Основные формы первичных документов специалисты могут найти в альбомах унифицированных форм, утвержденных постановлениями Госкомстата РФ. Приведем самые распространенные.

Документы по учету торговых операций

  • ТОРГ-12;
  • Товарный ярлык;
  • Универсальный передаточный документ.

Документы по учету основных средств

  • ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;
  • ОС-4 «Акт о списании основных средств»;
  • ОС-6 «Инвентарная карточка учета объекта основных средств».

Кассовая первичка

Кассовые операции оформляют исключительно в соответствии с Порядком ведения кассовых операций (Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У). Нельзя, к примеру, оформить «расходник» в свободной форме или разработать свой вариант.

Формы первичных кассовых документов утверждены Постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88:

  • КО-1 «Приходный кассовый ордер»;
  • КО-2 «Расходный кассовый ордер»;
  • КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»;
  • КО-4 «Кассовая книга»;
  • КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Кассовые документы нужно проверять очень скрупулезно, ведь такая первичка напрямую связана с движением наличных денег и всегда привлекает внимание проверяющих органов. Например, налоговики точно обратят внимание на ПКО, в котором сумма превышает 100 000 рублей. А все потому, что наличкой с одним контрагентом нельзя рассчитываться в сумме, превышающей 100 000 рублей. Отсутствие подписей в кассовых документах также станет причиной для разбирательств с ФНС.

Давайте подытожим. Итак, первичные документы — неотъемлемая часть бухгалтерского и налогового учета. Нельзя проводить операции без подтверждающих документов. Часто бухгалтеры формируют проводки в учете на основании копии или скана первички. Очень важно вовремя заменить копии на оригиналы документов, иначе контролирующие органы могут счесть операцию или сделку фиктивной. Только документы, оформленные в соответствии с законом, являются гарантом безопасности и достоверности учета в компании.

Скачать образец доверенности

Скачать акт выполненных работ

Скачать образец приходного ордера

Скачать образец акта о приемке-передаче объекта основных средств

Скачать инвентарную карточку учета объекта основных средств

Роль первичного документа в бухгалтерском учете

Первичные документы — это документы, при помощи которых компания оформляет произошедшие на предприятии хозяйственные события (п. 1 ст. 9 закона «О бухучете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Первое, что следует отчетливо понимать бухгалтерам любой организации: сегодня какого-либо определенного обязательного для всех перечня форм первичных документов бухгалтерского учета не существует. Любая фирма сама для себя определяет формы первичных документов в зависимости от цели их применения.

Однако для таких документов законодательно установлен перечень обязательных реквизитов (п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ).

ВАЖНО! Применяемые в бухучете формы должны быть обязательно закреплены в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 21/2008, утвержденного приказом Минфина РФ от 06.10.2008 № 106н).

О том, сколько нужно хранить первичные документы, читайте в материале «Какой срок хранения документов в архиве организации?».

Перечень возможных первичных документов бухгалтерского учета

Перечень первичных документов бухгалтерского учета в 2020 году может быть таким:

  1. Товарная накладная. Это документ, в котором отражается перечень передаваемых товарно-материальных ценностей. Накладная оформляется в 2 экземплярах и содержит сведения, которые впоследствии отражаются в счете-фактуре. Накладная подписывается представителями обеих сторон, участвующих в сделке, и заверяется печатью (если ее фирма использует в своей практике).

О наиболее часто применяемой ее форме читайте в статье «Унифицированная форма ТОРГ-12 — бланк и образец».

  1. Акт сдачи-приемки. Он составляется по завершении выполнения определенных работ (услуг), чтобы подтвердить, что результат работ соответствует изначальным требованиям договора.

Образец такого акта смотрите .

  1. Первичные документы расчета с персоналом по оплате труда (например, расчетно-платежные ведомости).

Подробнее об указанных ведомостях см. в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».

  1. Документы, связанные с наличием объектов ОС, – здесь компания может оформлять такую документацию из перечня первичных учетных документов бухгалтерского учета:
  • Акт приемки-передачи ОС по форме ОС-1 – при поступлении или выбытии объекта, не относящегося к зданиям или сооружениям.

Подробнее о данном акте см. в материале «Унифицированная форма № ОС-1 — Акт о приеме-передаче ОС».

  • Если объект ОС является зданием или сооружением, то его поступление или выбытие оформляется актом по форме ОС-1а.

Об этом подробнее см. в статье «Унифицированная форма № ОС-1а — бланк и образец».

  • Списание объекта ОС оформляется актом по форме ОС-4.

Подробнее см. в материале «Унифицированная форма № ОС-4 — Акт о списании объекта ОС».

  • Если требуется задокументировать факт проведенной инвентаризации, составляется инвентаризационная опись ОС по форме ИНВ-1.

Подробнее о таком первичном документе см. в статье «Унифицированная форма № ИНВ-1 — бланк и образец».

  • Если же инвентаризация проводилась в отношении НМА, то опись будет составляться уже по форме ИНВ-1а.

Об этом см. в материале «Унифицированная форма № ИНВ-1а — бланк и образец».

  1. Отдельной группой первичных документов являются кассовые документы. К ним относится, в частности, такой список первичных документов бухгалтерского учета 2020 года:
  • Приходный кассовый ордер.

Подробнее о его составлении см. в статье «Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?».

  • Расходный кассовый ордер.

Подробности о нем см. в материале «Расходный кассовый ордер — бланк и образец».

  1. Платежное поручение.

О правилах оформления этого документа читайте .

  1. Авансовый отчет.

О том, чем руководствоваться, оформляя такой документ, читайте в статье «Каковы правила оформления авансовых отчетов?».

  1. Акт зачета взаимных требований.

Об особенностях применения этого документа читайте .

  1. Бухгалтерская справка.

О принципах ее оформления см. материал «Бухгалтерская справка об исправлении ошибки — образец».

Приведенный список не исчерпывает всего объема первичных документов, применяемых в бухучете, и может быть расширен в зависимости от особенностей учета, осуществляемого в каждой конкретной организации.

Полный список первичных документов вы найдете в Справочнике от КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе и переходите к перечню.

ВАЖНО! Не являются первичными документами бухгалтерского учета из перечня 2020 – список был предложен выше:

  • Договор. Это документ, в котором оговариваются права, обязанности и ответственность сторон, участвующих в сделке, сроки и порядок расчета, особые условия и т. д. Его данные задействуют при организации учета по аналитике расчетов с контрагентами, но сам он учетных операций не формирует.
  • Счет. В этом документе отражается сумма, которую покупатель соглашается оплатить, принимая условия поставщика. В счете может присутствовать дополнительная информация об условиях сделки (сроки, порядок оплаты и поставки и т. д.), т. е. он дополняет договор.
  • Счет-фактура. Этот документ составляется для налоговых целей, поскольку на его основании покупатели принимают к вычету суммы НДС, предъявленные поставщиками (п. 1 ст. 169 НК РФ). Таким образом, счетом-фактурой при отсутствии других документов, характеризующих определенную сделку, невозможно будет подтвердить расходы по данной сделке (письма Минфина РФ от 25.06.2007 № 03-03-06/1/392, ФНС от 31.03.2006 № 02-3-08/31, постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.04.2006 № А78-4606/05-С2-20/317-Ф02-1135/06-С1).

Следует иметь в виду, что приведенные в перечне унифицированные формы первичных бухгалтерских документов не являются обязательными для применения, т. к. с 2013 года (после принятия закона № 402-ФЗ) бланки таких форм можно разрабатывать самостоятельно. Но в большинстве случаев они продолжают использоваться. Поэтому в 2019–2020 годах перечень унифицированных форм первичных бухгалтерских документов,содержащихся в постановлениях Госкомстата, продолжает оставаться актуальным.

Какие сведения должны содержать формы первичных документов

Несмотря на то что обязательных для всех форм первичных документов в настоящее время не существует, законодателем установлены требования к содержанию таких документов. Перечень обязательных реквизитов, которые должны содержаться в каждом первичном документе, приводится в п. 2 ст. 9 закона № 402-ФЗ. Это, в частности:

  • название документа;
  • дата, когда такой документ был составлен;
  • информация о составившем документ лице (наименование компании или ИП);
  • суть факта хозяйственной жизни, который был оформлен данным документом;
  • денежные, числовые характеристики, измерители произошедшего события (к примеру, в каком объеме, в каких единицах и на какую сумму товарная продукция была реализована покупателям);
  • сведения об ответственных специалистах, которые оформляли свершившееся событие, а также подписи таких специалистов.

Если первичка не соответствует требованиям, организацию могут ждать в том числе и налоговые последствия.

Получите бесплатный доступ к К+ и узнаете о том, какие претензии у налоговиков возникают наиболее часто и как им противостоять.

О том, как делегируется право подписи, читайте в статье «Приказ о праве подписи первичных документов – образец».

Первичные документы и регистры бухгалтерского учета

Как могут быть классифицированы первичные документы бухгалтерского учета?

Если первичный документ выпустила сама компания, то он может относиться либо к группе внутренних, либо к группе внешних. Документ, который составлен внутри фирмы и распространяет свое действие на компанию-составителя — это внутренний первичный документ. Если же документ был получен со стороны (или составлен фирмой и выдан на сторону), то это будет внешний первичный документ.

Внутренние документы фирмы подразделяются на следующие категории:

  • Распорядительные первичные документы — такие, которыми фирма отдает распоряжение какой-либо своей структурной единице или сотруднику. К указанной категории относятся приказы компании, распоряжения и т. д.
  • Исполнительные первичные документы. В них компания отражает факт того, что определенное хозяйственное событие свершилось.
  • Документы бухгалтерского оформления. С их помощью компания систематизирует и обобщает сведения, содержащиеся в иных распорядительных и оправдательных документах.

После того как хозяйственное событие было оформлено первичным документом, далее требуется отразить произошедшее событие в учетных регистрах. Они, по сути, являются носителями упорядоченной информации, в них аккумулируются и распределяются признаки и показатели хозяйственных сделок.

По внешнему виду выделяют следующие регистры:

  • книги;
  • карточки;
  • свободные листы.

Исходя из способа ведения регистра, выделяют следующие группы:

  • Хронологические регистры. В них фиксируют произошедшие события последовательно — от первого по времени свершения к последнему.
  • Систематические регистры. В них компания классифицирует свершившиеся сделки по экономическому содержанию (пример — кассовая книга).
  • Комбинированные регистры.

По критерию содержания информации, отражаемой в регистрах, выделяются:

  • синтетические регистры (к примеру, журнал-ордер);
  • аналитические регистры (платежная ведомость);
  • комбинированные регистры, в разрезе которых фирма осуществляет как синтетический, так и аналитический учет.

Подробнее о бухгалтерских регистрах см. в статье «Учетные регистры бухгалтерского учета (формы, образцы)».

Итоги

Обязательных для всех форм и перечня первичных документов бухгалтерского учета в настоящее время не существует: любой хозсубъект вправе самостоятельно определить для себя формы первичных документов, которые он будет применять в своей деятельности.

Вместе с тем наиболее распространенными первичными документами бухгалтерского учета выступают имеющие аналоги среди унифицированных форм, утвержденных Госкомстатом.

После того как первичный документ оформлен, необходимо перенести информацию из него в учетный регистр.

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс.
Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Унифицированная форма документа (УФД) — это созданная с использованием методов унификации совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Результатом работы по унификации документов могут быть:

  • государственные (общероссийские) унифицированные формы;

  • отраслевые (ведомственные) унифицированные формы;

  • унифицированные формы документов субъектов Российской Федерации;

  • унифицированные формы документов объединений, предприятий организаций (4).

Государственная (общероссийская) унифицированная форма документации- созданная с использованием методов унификации совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, отвечающих единым требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) унифицированные системы документации, унифицированные системы документации организаций.

Общегосударственные унифицированные формы документов разрабатываются с учетом возможности их компьютерной обработки. Они обязательны для применения во всех учреждениях, организациях и на предприятиях независимо от их подчиненности и формы собственности.

В результате работы по совершенствованию документации было унифицировано свыше 3 500 форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 г. № 299.

Каждый документ получил кодовое обозначение, определяемое принадлежностью к одной из УСД и местом документа внутри этой системы. Это кодовое обозначение подтверждает само право документа на существование и соответствие образцу-эталону, утвержденному для обязательного применения.

Коды форм по ОКУД проставляются в качестве реквизитов во внутренних и внешних документах. Точного единого места этого реквизита для всех форм документов не предусмотрено. Вновь разработанные унифицированные формы документов подлежат регистрации путем включения в ОКУД.

Отраслевая (ведомственная) унифицированная форма документа — это унифицированная форма документа, входящая в состав отраслевой унифицированной системы документации и не предназначенная для межотраслевого применения.

Отраслевые формы документов имеют нормативный характер в рамках административной системы отраслей (например, судебная, нотариальная и т.д.) или для всех организаций, занимающихся деятельностью, за которую ответственно конкретное ведомство (например, документация страховая, медицинская и пр.).

Законодательством не установлены единые формы введения в практику отраслевой документации. Это могут быть отраслевые стандарты, инструкции, распорядительные документы, вводящие или отменяющие отдельные формы документов. Органами стандартизации в рекомендательной форме предписывается разработка по аналогии с ОКУД классификаторов отраслевых форм документов.

Унифицированные формы документов организаций — это унифицированные формы локальных документов, предназначенных для внутреннего использования:

  • номенклатура дел предприятия, которая используется как классификатор документов предприятия;

  • Табель форм документов (список унифицированных форм документов предприятия с указанием этапов их подготовки) и Альбом форм (образцов) документов предприятия;

  • инструкция по делопроизводству, исполняющая роль внутреннего стандарта предприятия в области работы с документами и регламента, обязательного для исполнения работниками предприятия.

Один отдельно взятый документ — это акт документирования факта или действия. Однако любой документ функционирует совместно с другими документами. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, единых требований к их оформлению и используемых в определенной сфере человеческой деятельности, называется системой документации.

Унифицированная система документации (УСД) – это совокупность взаимоувязанных унифицированных форм документов, созданных по единым правилам и требованиям и объединенных в зависимости от сферы их применения в общероссийские унифицированные системы документации, отраслевые (ведомственные) УСД, УСД организаций (5).

Непосредственными разработчиками конкретных форм документов и систем документации являются министерства (ведомства), осуществляющие координацию той отрасли деятельности, документы которой унифицируются. Так, Министерство финансов отвечает за бухгалтерские документы, Росархив — за систему организационно-распорядительной документации.

В настоящее время в Российской Федерации в соответствии с ОКУД функционируют следующие общероссийские унифицированные системы:

  1. организационно-распорядительной документации (УСОРД);

  2. плановой документации (УСПД);

  3. первичной учетной документации (УСПУД);

  4. банковской документации (УСБД);

  5. финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФБД);

  6. документации по труду и социальным вопросам (УСДТСВ).

  7. отчетно-статистической документации; (УСОСД);

  8. учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий (УСУОБД);

  9. документации Пенсионного фонда РФ (УСДПФ);

  10. внешнеторговой документации (УСВД).

Вопросами определения состава данной документации, ее информационного наполнения, внутренней организации и оформления административно занимаются ответственные за данную функцию ведомства и (или) другие организации, которые официально определены головными в конкретных отраслях деятельности.

К унифицированным системам документации, обслуживающим конкретную сферу деятельности, относятся:

  • документация по ценообразованию (УСДЦ),

  • документация по торговле (УСДТ),

  • документация по бытовому обслуживанию населения (УСДБОН),

  • документация по планированию и управлению работой транспортного узла связи (УСДОУТУ);

  • документация по материально-техническому снабжению и сбыту (УСДМТСС);

  • документация по изобретениям и открытиям (УСДИО);

  • расчетно-денежной документация (УСРДД).

Все УСД включают в себя эталонные образцы бланков конкретных документов, комплекты документов, обновляемых по мере необходимости, а также нормативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Основными принципами разработки унифицированных систем документации являются:

  1. единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления;

  2. регламентация содержания документов, входящих в каждую систему;

  3. исключение из документов дублируемых данных, а также сокращения количества традиционно включаемых в документы данных, но не используемых при решении конкретных задач;

  4. единство применяемой терминологии и условных обозначений;

  5. определение совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создание единых моделей их построения, ориентированных на компьютерную разработку, но пригодных и к восприятию человеком;

  6. установление единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных при наличии специфических особенностей (6).

Ответственность за применение форм документов должны нести как руководители министерств и ведомств, так и руководители объединений, организаций и предприятий. Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсекторе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударственном секторе — на местные органы исполнительной власти. Однако в настоящее время механизм этого контроля далек от совершенства.

15.3. Стандартизация как форма юридического закрепления результатов унификации.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Результаты проведенной унификации документов доводятся до уровня обязательной правовой формы — стандарта, требование которого имеют обязательный характер в пределах сферы его деятельности (государства, отрасли, отдельной организации). Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов унификации документов.

Под стандартизацией понимается процесс установления и применения стандарта, т.е. образца, эталона, модели, которые являются исходными для сопоставления с ними других подобных объектов (7).

Результаты работы по стандартизации оформляются в виде государственных стандартов.Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации, единообразие в оформлении документов и утверждается компетентным органом.

Государственные стандарты разрабатываются:

  • на отдельные документы;

  • на группы родственных документов;

  • на отдельные информационные элементы.

Первые госстандарты на документы у нас в стране появились в 1929 – 1931 гг. и касались формы документов и размещения реквизитов. Обязательность применения этих стандартов подчеркивалась фразой: «Стандарт – железный пролетарский закон».

В 1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным системам документации, применяемым в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В 1970-е годы указывалось: «Несоблюдение стандарта преследуется по закону». Хотя такого закона не существовало, однако соблюдение стандартных требований было обязательным.

В настоящее время применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый постановлением Госстандарта России от 3 мая 2003 г. №65-ст и введенный в действие с 1 июля 2003 г. (8).

ГОСТ Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительные документы (постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, телеграммы, справки и др.), в которых фиксируется управленческая деятельность организации.

Стандарт устанавливает:

  • состав реквизитов документов;

  • требования к оформлению реквизитов документов;

  • требования к бланкам документов;

  • требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации (9).

Стандарт содержит только основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов, поскольку ограниченный объем и установленный порядок изложения государственных стандартов не позволяет подробно осветить в нем специфику оформлению конкретных видов документов.

В соответствии с Федеральным законом от 27.12.2002 №184-ФЗ «О техническом регулировании» ГОСТ Р 6.0-2003 носит рекомендательный характер.

Под рекомендательным характером стандарта следует понимать возможность его добровольного использования, что соответствует мировой практике. Добровольность, однако, не должна пониматься как полная необязательность. Добровольный стандарт становится регламентирующим, если на него дается ссылка в правительственных, отраслевых или корпоративных сводах законов или регламентах.

Одним из возможных и доступных путей внедрения стандарта в отдельной организации является подготовка собственного нормативно-правового акта, в котором будут вводиться в качестве обязательных стандартные правила, дополненные конкретными образцами, примерами, формами и т.д.

Это может быть инструкция по делопроизводству, регламент или иной распорядительный документ, используемый в конкретном случае.

Способствует применению стандартных требований тиражирование бланков унифицированных форм документов с правилами их оформления и др. Эффективным является проектирование документов в электронном формате, что обеспечит их использование на индивидуальных компьютерах, не завязанных в сеть.

ГОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимости от их организационно-правовой формы и вида деятельности.

Возможно внедрение стандартных требований оформления ОРД на всей территории субъекта РФ. В этом случае обязательность устанавливается также путем издания нормативно-правового акта органа власти субъекта РФ, в котором целесообразно оговорить распространение на государственные и негосударственные структуры. Возможны и иные направления, в частности, повсеместное обучение, реклама, контроль за исполнением и др.

К другим ныне действующим государственным стандартам относятся:

  • ГОСТ 9327-60 «Бумага. Потребительские форматы»;

  • ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования»;

  • ГОСТ 6.10.5-87 «Унифицированная система документации. Требования к построению формуляра-образца»;

  • ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

  • ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Формы, размеры и технические требования» (с измен. от 25.12.2002 №505-СТ).

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа;

2) дату составления документа;

3) наименование организации, от имени которой составлен документ;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) подписи правомочных на то лиц.

Требования к первичным учетным документам и общие правила их составления

Основные требования к документам изложены в Федеральном от 06.12.2011 № 402-ФЗ (ред. от 04.11.2014) «О бухгалтерском учете» (06 декабря 2011 г.) и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. № 34н).

В п. 1 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» и в п. 12 Положения по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета являются первичные учетные документы, которые могут создаваться как на бумажных, так и на машиночитаемых носителях информации. В последнем случае, согласно п. 18 Положения по ведению бухгалтерского учета, организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, шариковыми ручками, при помощи пишущих машин, средств механизации и других средств, обеспечивающих сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей простой карандаш, так как такая запись очень легко может быть уничтожена или заменена другой без видимых следов таких действий.

Не принято заполнять документы чернилами или пастой зеленого или красного цвета. Одной из причин является, например, выражение в бухгалтерской практике «записать красным». Это означает, что произведена сторнировочная запись (записанные таким образом числа при подсчете учитываются со знаком «минус»). Таким образом, если какая-то цифра в документе будет проставлена красными чернилами, то профессиональный бухгалтер из этого может сделать вывод, что данная сумма подлежит вычитанию из общего итога (способ «красное сторно»).

Сокращения в бухгалтерских документах или неполное указание каких-либо реквизитов должны быть либо общепринятыми, либо понятными, не допускающими двоякого толкования.

Допустимость того или иного сокращения зависит от конкретных условий, но в любом случае следует позаботиться, чтобы сделанные вами сокращения были понятны не только вам. Прибегать к каким-либо сокращениям, кроме общепринятых, следует только в том случае, если указание полного наименования невозможно из-за ограниченности места в отведенной для этого строке или графе документа.

Положением по ведению бухгалтерского учета предусмотрено, что первичные учетные документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным – непосредственно после окончания операции. Это требование связано с тем, что основным назначением первичных учетных документов является фиксация факта совершения хозяйственной операции.

Например, если непосредственно в момент отгрузки продукции покупателю сторонами не была надлежащим образом оформлена накладная, то при ее оформлении даже через день в случае возникновения разногласий поставщику будет сложно (или даже невозможно) доказать, какое количество продукции было фактически получено покупателем, а также определить стоимость этой продукции, если она не оговорена в других документах. Если стоимость отгруженных товаров отличается от договорной, то покупатель оприходует полученные им товары по договорной цене согласно накладной, в которой указано только количество, и впоследствии будет вправе отклонить любые претензии продавца относительно изменения их стоимости.

Если бы в накладной была указана стоимость товаров, отличная от договорной, то у продавца сохранилось бы право потребовать от покупателя оплатить указанную в накладной стоимость товаров либо возвратить их, а покупатель должен либо оплатить товар по объявленной стоимости, либо принять его на ответственное хранение (как незаказанный товар, так как фактически был заказан товар по другой цене), а затем возвратить продавцу. В этом случае покупатель вправе предъявить продавцу претензии за несвоевременную поставку товара по согласованной в договоре цене (или за отказ от поставки по этой цене). Однако, во-первых, на практике условиями договоров далеко не всегда предусмотрены санкции за их неисполнение, во-вторых, санкции могут оказаться существенно ниже потерь от разницы в цене товара, и, в-третьих, изменение цены может быть следствием, например, оговоренных в договоре форс-мажорных обстоятельств – в этом случае ответственность продавца не наступает. Кроме того, не исключена возможность утраты товара по вине третьих лиц. При таких обстоятельствах отсутствие стоимости товара в сопроводительных документах может обернуться для предприятия невозможностью доказать их истинную стоимость, а следовательно, значительными потерями.

Согласно пункту 13 Положения по ведению бухгалтерского учета первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных (типовых) форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, утверждаемые организацией, должны содержать установленные этим положением обязательные реквизиты.

В соответствии с п. 2 ст. 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

1) наименование документа (формы);

2) код формы;

3) дату составления;

4) содержание хозяйственной операции;

5) измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении);

6) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

7) личные подписи указанных выше должностных лиц.

В пункте 13 Положения по ведению бухгалтерского учета к обязательным реквизитам первичных учетных документов наряду с перечисленными отнесены также: наименование организации, от имени которой составлен документ; расшифровки подписей должностных лиц, подписавших данный документ.

Поскольку Положение по ведению бухгалтерского учета является подзаконным нормативным актом и не может устанавливать новые нормы, то формально требование о расшифровке подписей на документах и указание наименования организации, от имени которой составлен документ, можно оспорить, а документ, в котором отсутствуют эти реквизиты, не может быть признан недействительным.

Положением по ведению бухгалтерского учета (п. 13) предприятиям предоставлено право помимо указанных выше обязательных реквизитов включать в первичные учетные документы дополнительные реквизиты, учитывающие характер операции, требования действующих нормативных актов, а также специфику производственного процесса и технологии обработки учетной информации на конкретном предприятии.

Как правило, предприятиями используются следующие дополнительные реквизиты: номер документа; адрес предприятия; основание для совершения хозяйственной операции, зафиксированной документом (договор, приказ, распоряжение и т. п.); другие дополнительные реквизиты, определяемые характером документируемых хозяйственных операций.

Компании нужно оформить приказ по кадрам в связи со сменой фамилии одним из сотрудников. Какие обязательные реквизиты документа нужно указать в приказе? Ведь есть обязательные сведения, которые нужно не забыть упомянуть.Понятно, что если кадровый документ популярный, то обязательно есть унифицированная форма, которая может послужить образцом. Однако порой возникает необходимость в редких документах и форму приходится разрабатывать самостоятельно. Как не ошибиться, разрабатывая новую форму, расскажем в статье.

Унифицированные формы – основа для своих бланков

Компании должны оформлять все факты хозяйственной деятельности (события, операции и т.д.) первичными учетными документами.

Унифицированные документы, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, больше не обязательны к применению коммерческими организациями. Их можно использовать в хозяйственной деятельности наряду с документами, разработанными самостоятельно (Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

Для этого все нужные для работы формы нужно утвердить приказом руководителя организации. Касается это и бланков, утвержденных постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

Обязательные реквизиты первичных документов

Составляя первичный документ, не обойтись без обязательных реквизитов, предусмотренных законодательством (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, письмо Роструда от 14.02.2013 № ПГ/1487-6-1). Если по какой-то причине какой-либо из них отсутствует, то документ не имеет силы.

Итак, обязательными реквизитами документа являются (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

Название документа

Название определяется по уставу организации и должно соответствовать справочнику ОКУД. Это могут быть, например, приказы, распоряжения, решения и т.п. (п. 3.10 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Название организации

В первичном документе необходимо указывать наименование организации в соответствии с ее Уставом. Если у организации есть сокращенное название, то его нужно также указать в документе в скобках. Делается это ниже полного названия организации или прямо за ним (п. 3.8 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).
Z3 Дата документа
Датой документа считается день его подписания руководителем. По умолчанию для даты используют арабские цифры. Также дату можно указать, используя для обозначения месяцев слова (п. 3.11 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

В первичном документе обязательно должны быть указаны причины и цели его составления, а также принятое решение (заключительная часть). Поэтому обычно текст документа состоит из двух частей.
Содержание документа может быть оформлено в виде таблицы, текста и комбинации этих элементов (п. 3.20 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Место составления документа

В документе обязательно указывается место, где составлен документ с учетом российского административно-территориального деления (п. 3.14 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

Подпись уполномоченного лица, ее расшифровка и название должности

Первичный документ обязательно должен быть подписан должностным лицом. Необходимо указать должность этого лица и расшифровку его подписи (ФИО). Если документ подписывается по доверенности, то необходимо указать и ее реквизиты (п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 №№ 65-СТ).

К сведению

Первичные документы могут быть составлены не только на бумаге, но и в виде электронного документа. В таком случае их подписывают электронной печатью (ч. 5 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ).

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *