Обработка персональных данных

Ответственные лица

Обработку сведений осуществляет оператор. Для этого он назначает ответственного специалиста, который обязан осуществлять контроль за соблюдением требований закона о защите данных. Это может быть, например, сотрудник технического или юридического отдела, бухгалтерии или отдела кадров. Эти функции должны быть обозначены в его должностной инструкции или трудовом контракте.

Функции ответственного:

  • подготовка организационно-распорядительной документации;
  • информировать руководство обо всех попытках несанкционированного доступа к охраняемым сведениям;
  • следить за своевременным проведением необходимых регламентных работ по обеспечению безопасности;
  • контролировать работы по выбору, закупке и приемке нового программного обеспечения, средств защиты информации, технического оснащения;
  • прием и обработка обращений и запросов владельцев данных.

Важно! Ответственный обязан хранить в тайне сведения ограниченного распространения, полученные им во время работы и пресекать действия других лиц, которые могут привести к разглашению такой информации.

В случае увольнения ответственный обязан вернуть все документы и материалы, относящиеся к своей деятельности.

Пошаговую инструкцию по назначению лица, ответственного за организацию обработки ПД, мы привели в отдельной статье.

Необходимая документация и защита ПО

Прежде чем начать принимать и обрабатывать информацию о клиентах, нужно позаботиться о подготовке документации в соответствии с рекомендациями Роскомнадзора, а также принять технические меры по обеспечению защиты (например, установить соответствующее программное обеспечение, антивирусы, меры защиты от несанкционированного доступа, средства криптографической защиты).

При обработке необходимо:

  1. Четко сформулировать цель.
  2. Определить, данные каких категорий будут использоваться.
  3. Разработать Политику в отношении обработки и если требуется уведомить Роскомнадзор (что из себя представляет такое уведомление узнаете ).
  4. Позаботиться о защитных средствах.
  5. Определить структуру информационной системы.
  6. Выяснить режим обработки данных и разграничения прав доступа пользователей информационной системы.
  7. Идентифицировать местонахождение технических средств системы.

Справка! Оператор может передавать полученную информацию исключительно своим сотрудникам, а также подрядчикам, но исключительно в пределах цели обработки. Согласие на использование персональных данных действует бессрочно с момента его предоставления.

Возможности обрабатывающих систем

Все системы, с помощью которых обрабатываются данные, подразделяются на типовые и специальные. К первым относятся системы, в которых требуется обеспечить только свойство конфиденциальности. Все остальные системы относятся к специальным.

Типовым системам могут быть присвоены четыре класса, в зависимости от масштаба негативных последствий для владельца конфиденциальной информации. Необходимо будет присвоить информационной системе соответствующий класс и его документально оформить.

Существует два вида обработки: автоматизированный и неавтоматизированный (делается человеком).

  1. Автоматизированная включает операции, осуществляемые полностью или частично с помощью автоматизированных средств:
    • хранение данных;
    • осуществление логических, арифметических операций;
    • изменение, уничтожение, поиск или распространение данных.

    Для хранения и систематизации используется компьютер, электронные вычислительные машины, комплексы и сети, вспомогательные и периферийные устройства.

  2. Для неавтоматизированного хранения и использования также могут быть использованы различные материальные носители, но при условии, что данные не будут сохранены в памяти, или скопированы.

О том, как происходит автоматизированная обработка ПД, мы рассказываем в специальной статье, а про обработку без использования средств автоматизации читайте .

Как осуществляется эта работа в организации?

Рассмотрим, как проходит процесс сбора и обработки на примере создания интернет-магазина.

Для хранения и использования сведений о покупателях, компании или ИП, которые владеют интернет-магазином, нужно зарегистрироваться в качестве оператора на сайте Роскомнадзора.

До этого нужно будет разработать регламенты и форму пользовательского соглашения. В них обычно пишется, что если пользователь зарегистрируется на сайте или заполнит заявку — эти действия будут считаться согласием на обработку его данных.

Покупатели обычно передают на сайт:

  • Ф.И.О;
  • дата рождения;
  • реквизиты платежной карты;
  • контактный телефон;
  • личные фотографии (иногда);
  • личный адрес.

Внимание! Если магазин собирается передавать данные покупателей третьим лицам, то это можно делать только в целях исполнения пользовательского соглашения (например, раскрывать сведения службе доставки, которая будет заниматься перевозом купленного товара).

Если же цели иные, то на это требуется отдельное согласие пользователя.

Владельцу сайта нужно разработать Политику в отношении обработки данных и опубликовать ее. Необходимо также указать электронный адрес, куда стоит обращаться с тем, чтобы его сведения были удалены. Придется также заключить соглашение об обеспечении безопасности, в котором будет указано, что будет обрабатываться и в каких целях.

  • Субъекты процедуры

    Наиболее часто мы передаем данные при обращении в банк, интернет-магазин либо в страховую компанию. Например, если мы заказываем страховой полис на сайте страховщика, то всегда даем согласие на использование данных еще до регистрации и получения доступа в свой личный кабинет. Для этого просто ставится галочка о согласии на передачу сведений в конце заполненной онлайн формы заявления о страховании.

    Для покупки ОСАГО придется передать не только паспортные данные, но и полную информацию о своем водительском стаже, марке машины, классе страхования. Эту информацию страховщик обрабатывает (сохраняет, использует для оповещения клиента, передает курьерской службе, для запроса дополнительной информации о страхователе в базе РСА).

    В целях обеспечения безопасности страховые компании применяют специальные технические меры. Канал, по которому передается информация шифруется. Доступ в свой личный кабинет получают исключительно авторизированные пользователи.

    Собирают информацию о клиенте и банки. Например, при оформлении кредита заемщик передает по требованию кредитора сведения о своем доходе от работодателя, других полученных кредитах, семейном положении, адресе не только своем, но и своих поручителей и пр. Эти сведения хранятся в автоматизированной системе банка и защищаются спецсредствами. Если клиент использует систему интернет-банкинга, то используются дополнительные меры для защиты от хакерского взлома и незаконного использования счетов.

    Персональные данные: что к ним относится?

    Сведения о лице столь важны и значимы, что законодатель решил, наконец, юридически урегулировать эту сферу и определил персональные данные как информацию о лице, которая его идентифицирует.

    Сюда относятся:

    • имя, отчество, фамилия;
    • место проживания;
    • дата и место рождения.

    Отдельный правовой режим установлен для сведений, представляющих риск для прав и свобод субъекта персональных данных и включающих сведения о:

    • расовом или этническом происхождении;
    • национальности;
    • религиозных и мировоззренческих взглядах;
    • членстве в политических партиях и профсоюзах;
    • привлечении к уголовной ответственности;
    • здоровье, половой жизни, биометрических и генетических данных.

    К персональным относятся паспортные и другие регистрационные сведения, данные о семейном или имущественном положении (за исключением государственных служащих) и многие другие, так как их перечень законодателем не ограничен.

    Законом установлена и форма согласия на обработку персональных данных. Такое разрешение оформляется письменно, дабы быть уверенным в безусловном согласии владельца информации.

    Персональные данные на работе

    Чаще всего личную информацию предоставляют при трудоустройстве. Законом установлен перечень обязательных сведений о работнике, без которых приём на работу невозможен:

    • имя, отчество, фамилия;
    • дата рождения;
    • место жительства;
    • серия, номер, дата выдачи паспорта;
    • регистрационные налоговые и страховые номера;
    • семейное положение;
    • состояние здоровья и некоторые другие сведения.

    С получением указанных данных закон связывает определённые правовые последствия по оплате труда, предоставлению отпусков, льгот и многим другим вопросам.

    Разумеется, каждый гражданин может отказаться от разглашения сведений о себе, но в этом случае работодатель получает право отказать ему в приёме на работу — такова правовая взаимосвязь. Чаще всего проблем при оформлении не возникает, так как работник добровольно предоставляет нужную информацию.

    Впрочем, следует помнить, что работодатель не имеет права на операции с данными работника о национальной или партийной принадлежности, религиозных взглядах и некоторых других.

    Письменное оформление

    Ниже приведена письменная форма согласия работника на обработку персональных данных.

    Директору завода «Сельхозмаш»

    Иванову И. И.

    тракториста цеха механизации

    Аристова Олега Аркадьевича.

    Дата.

    Место составления.

    Данным заявлением даю письменное разрешение на сбор, обработку, использование и хранение моих персональных данных, в пределах, необходимых для обеспечения моих трудовых и социальных прав, оплаты установленных налогов, сборов и других обязательных платежей, внесения обязательных взносов в государственные фонды, а также для иных целей, вытекающих из трудовых и смежных с ними правоотношений между мной и работодателем и в пределах, предусмотренных действующим законодательством.

    Работодатель имеет право передавать мои персональные данные третьим лицам только в случаях, прямо установленных законом.

    Подпись.

    Согласие на сбор и обработку персональных данных работник обычно подписывает при оформлении на работу и предоставлении всех необходимых документов. Имеет смысл затребовать от него такое заявление до подписания приказа о приёме на работу.

    Согласие на обработку персональных данных: образец

    Одним из нестандартных вариантов в сфере обработки личных данных становится выдача родителями согласия образовательному учреждению на операции с личными данными их несовершеннолетнего ребенка. Разумеется, школа вынуждена использовать сведения о детях и их родителях для предоставления образовательных услуг. Выдать такое разрешение имеют право родители как законные представители несовершеннолетних детей.

    Совет юриста: о согласиях на обработку персональных данных ребенка следует спрашивать обоих родителей, независимо от того, состоят ли они в официальном, гражданском браке или находятся в разводе. Исключение составляет лишение родительских прав по решению суда.

    Ниже приведён примерный образец согласия, составленного обоими родителями.

    Директору средней школы № 30

    г. Москва

    Ивановой И. И.

    родителей ученика 4-В класса

    Петрова Петра Петровича, 2005 г. р.,

    проживающего: Харьковское шоссе, 356, кв. 2,

    Матери Петровой Ирины Леонидовны,

    проживающей: Харьковское шоссе, 356, кв. 2,

    Отца Петрова Игоря Ивановича,

    проживающегоя: Харьковское шоссе, 356, кв. 2,

    Согласие на обработку персональных данных ребёнка

    Настоящим заявлением мы даём разрешение администрации школы на сбор, обработку, использование и хранение персональных данных нашего ребёнка исключительно в пределах, необходимых для обеспечения образовательного процесса и смежных с ним правоотношений, связанных с социальными правами нашего ребёнка.

    Передачу третьим лицам персональных данных нашего ребёнка разрешаем исключительно в случаях, предусмотренных действующим законодательством, о чём администрация должна уведомить нас в установленном порядке.

    Подписи:

    Петрова И. Л., дата.

    Петров И. И., дата.

    По желанию родители могут составить отдельные листы согласия на обработку персональных данных, каждый от своего имени.

    Персональные данные: что это, нормативная база

    Государство регулирует сферу персональных данных посредством целого ряда нормативных актов. Основу составляет Конституция РФ, базис — ФЗ № 152 от 27.01.2006 г. Закон разъясняет, что такое персональные данные, что к ним относится. Этот термин означает сведения, напрямую или косвенно характеризующие субъекта ПД — физическое лицо. Говоря простым языком, по ним можно точно определить, что речь идет о конкретном человеке.

    Косвенное упоминание о персональных данных есть в российской Конституции. Статьи 23–24 основного закона дают гражданам право на тайну частной жизни, ее неприкосновенность и защиту. Все, что входит в понятие персональные данные, принадлежит только их носителю и не может контролироваться правительством или 3-ми лицами. Граждане сами вольны распоряжаться этой информацией, препятствовать распространению или, наоборот, передавать ее другим. Государство, со своей стороны, гарантирует и защищает эту возможность.

    ФЗ № 152 определяет, кто вправе использовать персональные данные кроме их носителя, на каких условиях, по каким правилам. Получать и обрабатывать личную информацию о субъекте могут только операторы с его разрешения. Гражданин подписывает согласие на проверку ПД при оформлении заявок на кредит, заполнении анкет или поступлении на работу.

    Операторы получают доступ к тому объему данных, который требуется для решения их задач. Они не имеют права хранить и использовать их после того, как цель достигнута. Например, наниматель должен уничтожить записи, анкеты — все, что относится к персональным данным работника, после его увольнения. В ином случае, грозит ответственность за разглашение персональных данных работника

    Нормам ФЗ № 152 должны следовать все юридические и частные лица. Особые правила применяются, когда ПД:

    1. получают для личных или семейных нужд, если это не ущемляет права 3-х лиц;
    2. содержатся в архивных документах;
    3. составляют гостайну;
    4. собираются по судебному акту.

    Другие законодательные акты уточняют положения о ПД применительно к разным ситуациям, вводят систему и классификацию средств защиты. Например, гл.14 ТК РФ раскрывает понятие персональных данных работника. Это сведения, позволяющие охарактеризовать его как сотрудника определенной организации (размер зарплаты, стаж, квалификация, информация из ФНС и ПФР и др.), его деловые качества. Они должны использоваться и храниться для помощи работнику в выполнении его трудовых обязанностей, повышении опыта и знаний, продвижении по службе, для защиты персонала и имущества компании.

    Классификация персональных данных

    ФЗ № 152 выделяет несколько видов персональных данных. Можно расположить их по степени «секретности», сложности в сборе и использовании 3-ми лицами:

    • обезличенные;
    • общие;
    • биометрические;
    • специальные.

    Общие персональные данные

    Общие персональные данные — это основная информация о человеке. К ним относят:

    Обработка персональных данных в организации Цель обработки ПД в организации — оформление трудовых отношений с работником. Без подписанного согласия на обработку ПД работодатель не имеет права заключать трудовой договор. Подробнее читайте в этой статье

    • ФИО;
    • место прописки и проживания;
    • паспортные данные;
    • образование;
    • ИНН;
    • контактные данные;
    • сведения о работе;
    • размер доходов и т. д.

    Не все из них по отдельности можно отнести к ПД. Например, закон точно не определяет, является ли номер телефона персональными данными. Роскомнадзор в ответе на обращения граждан пояснил, что только по номеру невозможно точно идентифицировать человека. Сам по себе он не персонален, а в связке с ФИО владельца и городом проживания относится к ПД. Поэтому неперсонифицированная рассылка смс-сообщений не считается нарушением ФЗ № 152.

    Общие ПД содержатся в паспорте, военном билете, дипломе, личной карточке сотрудника, трудовой книжке и т. д. Письменное разрешение не обязательно для получения этих данных, достаточно косвенного, например галочки напротив соответствующего пункта онлайн-анкеты. Относительная простота доступа часто приносит проблемы субъектам ПД — обычным гражданам: от навязчивой рекламы до шантажа и подделок кредитных заявок.

    Личная жизнь гражданина, которая включает в себя также различные виды тайн (врачебная, налоговая, тайна усыновления и другие) защищена от разглашения статьей 137 УК РФ. Подробнее можно прочитать в этой статье.

    Биометрические ПД

    Биометрические данные — это физиологические и биологические характеристики субъекта: дактилоскопические изображения, группа крови, рост, цвет глаз, вес, анализ ДНК и т. д. Сюда относится и информация, которую можно получить по фото- или видеозаписи с человеком. Биометрические ПД часто необходимы при лечении или устройстве на работу в госорганы, оформлении заграничных паспортов и виз.

    Специальные ПД

    Раса и национальность, вероисповедание, философские убеждения, состояние здоровья, наличие судимостей, интимная жизнь, сексуальные предпочтения относятся к специальным данным. Они содержатся в медицинских справках, личных делах и т. д.

    Специальные ПД требуются для участия в политической деятельности, вступления в вооруженные силы. Получить доступ к этим данным 3-и лица могут только с разрешения субъекта.

    Зачем нужен закон о персональных данных? Ответ смотрите в видеосюжете:

    Обезличенные ПД

    Обезличенные ПД доступны для любого заинтересованного лица. Источниками информации могут быть:

    • адресные книжки;
    • справочники;
    • реестры;
    • СМИ.

    Общедоступная информация, которая считается персональными данными, — это, например, доходы политических деятелей, представителей федеральной или муниципальной власти, чиновников на руководящих должностях.

    В ноябре 2016 г. состоялось первое собрание рабочей группы администрации Президента РФ по проблеме использования положений ФЗ № 152 к так называемым Big Data. Это данные, которые от пользователя поступают в сеть: IP-адрес, формы авторизации, история браузера, сведения, которые накапливают о владельце гаджеты и умные бытовые приборы.

    Big Data, с одной стороны, прямо или косвенно указывают на человека, то есть попадают под определение ПД. Законодатели в то же время не рассматривают интернет-данные как собственность индивида, так как он не может их контролировать.

    Положение об обработке персональных данных работников

    I. Общие положения

    1.1. Настоящее Положение обработке персональных данных работников (далее — Положение) Организации (название Организации) разработано в соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации, Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», Федеральным законом «О персональных данных», Правилами внутреннего трудового распорядка Организации.

    1.2. Цель разработки Положения — определение порядка обработки персональных данных работников Организации; обеспечение защиты прав и свобод работников Организации при обработке их персональных данных, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным работников Организации, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

    1.3. Порядок ввода в действие и изменения Положения.

    1.3.1. Настоящее Положение вступает в силу с момента его утверждения генеральным директором Организации и действует бессрочно, до замены его новым Положением.

    1.3.2. Все изменения в Положение вносятся приказом.

    1.4. Все работники Организации должны быть ознакомлены с настоящим Положением под роспись.

    1.5. Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях их обезличивания и по истечении 75 лет срока их хранения, или продлевается на основании заключения экспертной комиссии Организации, если иное не определено законом.

    II. Основные понятия и состав персональных данных работников

    2.1. Для целей настоящего Положения используются следующие основные понятия:

    – персональные данные работника — любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации работнику, в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями;

    – обработка персональных данных — сбор, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), использование, распространение (в том числе передача), обезличивание, блокирование, уничтожение персональных данных работников Организации;

    – конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным работников, требование не допускать их распространения без согласия работника или иного законного основания;

    – распространение персональных данных — действия, направленные на передачу персональных данных работников определенному кругу лиц (передача персональных данных) или на ознакомление с персональными данными неограниченного круга лиц, в том числе обнародование персональных данных работников в средствах массовой информации, размещение в информационно-телекоммуникационных сетях или предоставление доступа к персональным данным работников каким-либо иным способом;

    – использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые должностным лицом Организации в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении работников либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц;

    – блокирование персональных данных — временное прекращение сбора, систематизации, накопления, использования, распространения персональных данных работников, в том числе их передачи;

    – уничтожение персональных данных — действия, в результате которых невозможно восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных работников или в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных работников;

    – обезличивание персональных данных — действия, в результате которых невозможно определить принадлежность персональных данных конкретному работнику;

    – общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия работника или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.

    – информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.

    – документированная информация — зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или ее материальный носитель.

    2.2. В состав персональных данных работников Организации входят документы, содержащие информацию о паспортных данных, образовании, отношении к воинской обязанности, семейном положении, месте жительства, состоянии здоровья, а также о предыдущих местах их работы.

    2.3. Комплекс документов, сопровождающий процесс оформления трудовых отношений работника в Организации при его приеме, переводе и увольнении.

    2.3.1. Информация, представляемая работником при поступлении на работу в Организацию, должна иметь документальную форму. При заключении трудового договора в соответствии со ст. 65 Трудового кодекса Российской Федерации лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

    – паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

    – трудовую книжку, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства, либо трудовая книжка у работника отсутствует в связи с ее утратой или по другим причинам;

    – страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

    – документы воинского учета — для военнообязанных и лиц, подлежащих воинскому учету;

    – документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний — при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки;

    – свидетельство о присвоении ИНН (при его наличии у работника).

    2.3.2. При оформлении работника в Организацию работником отдела кадров заполняется унифицированная форма Т-2 «Личная карточка работника», в которой отражаются следующие анкетные и биографические данные работника:

    – общие сведения (Ф.И.О. работника, дата рождения, место рождения, гражданство, образование, профессия, стаж работы, состояние в браке, паспортные данные);

    – сведения о воинском учете;

    – данные о приеме на работу;

    В дальнейшем в личную карточку вносятся:

    – сведения о переводах на другую работу;

    – сведения об аттестации;

    – сведения о повышении квалификации;

    – сведения о профессиональной переподготовке;

    – сведения о наградах (поощрениях), почетных званиях;

    – сведения об отпусках;

    – сведения о социальных гарантиях;

    – сведения о месте жительства и контактных телефонах.

    2.3.3. В отделе кадров Организации создаются и хранятся следующие группы документов, содержащие данные о работниках в единичном или сводном виде:

    2.3.3.1. Документы, содержащие персональные данные работников (комплексы документов, сопровождающие процесс оформления трудовых отношений при приеме на работу, переводе, увольнении; комплекс материалов по анкетированию, тестированию; проведению собеседований с кандидатом на должность; подлинники и копии приказов по личному составу; личные дела и трудовые книжки работников; дела, содержащие основания к приказу по личному составу; дела, содержащие материалы аттестации работников; служебных расследований; справочно-информационный банк данных по персоналу (картотеки, журналы); подлинники и копии отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству Организации, руководителям структурных подразделений; копии отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления и другие учреждения).

    2.3.3.2. Документация по организации работы структурных подразделений (положения о структурных подразделениях, должностные инструкции работников, приказы, распоряжения, указания руководства Организации); документы по планированию, учету, анализу и отчетности в части работы с персоналом Организации.

    III. Сбор, обработка и защита персональных данных

    3.1. Порядок получения персональных данных.

    3.1.1. Все персональные данные работника Организации следует получать у него самого. Если персональные данные работника возможно получить только у третьей стороны, то работник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Должностное лицо работодателя должно сообщить работнику Организации о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа работника дать письменное согласие на их получение.

    3.1.2. Работодатель не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника Организации о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни. В случаях, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений, в соответствии со ст. 24 Конституции Российской Федерации работодатель вправе получать и обрабатывать данные о частной жизни работника только с его письменного согласия.

    Обработка указанных персональных данных работников работодателем возможна только с их согласия либо без их согласия в следующих случаях:

    – персональные данные являются общедоступными;

    – персональные данные относятся к состоянию здоровья работника и их обработка необходима для защиты его жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов либо жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов других лиц и получение согласия работника невозможно;

    – по требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.

    3.1.3. Работодатель вправе обрабатывать персональные данные работников только с их письменного согласия.

    3.1.4. Письменное согласие работника на обработку своих персональных данных должно включать в себя:

    – фамилию, имя, отчество, адрес субъекта персональных данных, номер основного документа, удостоверяющего его личность, сведения о дате выдачи указанного документа и выдавшем его органе;

    – наименование (фамилию, имя, отчество) и адрес оператора, получающего согласие субъекта персональных данных;

    – цель обработки персональных данных;

    – перечень персональных данных, на обработку которых дается согласие субъекта персональных данных;

    – перечень действий с персональными данными, на совершение которых дается согласие, общее описание используемых оператором способов обработки персональных данных;

    – срок, в течение которого действует согласие, а также порядок его отзыва.

    Форма заявления о согласии работника на обработку персональных данных см. в приложении 1 к настоящему Положению.

    3.1.5. Согласие работника не требуется в следующих случаях:

    1) обработка персональных данных осуществляется на основании Трудового кодекса РФ или иного федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия работодателя;

    2) обработка персональных данных осуществляется в целях исполнения трудового договора;

    3) обработка персональных данных осуществляется для статистических или иных научных целей при условии обязательного обезличивания персональных данных;

    4) обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов работника, если получение его согласия невозможно.

    3.2. Порядок обработки, передачи и хранения персональных данных.

    3.2.1. Работник Организации предоставляет работнику отдела кадров Организации достоверные сведения о себе. Работник отдела кадров Организации проверяет достоверность сведений, сверяя данные, предоставленные работником, с имеющимися у работника документами.

    3.2.2. В соответствии со ст. 86, гл. 14 ТК РФ в целях обеспечения прав и свобод человека и гражданина генеральный директор Организации (Работодатель) и его представители при обработке персональных данных работника должны соблюдать следующие общие требования:

    3.2.2.1. Обработка персональных данных может осуществляться исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности работников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.

    3.2.2.2. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Работодатель должен руководствоваться Конституцией Российской Федерации, Трудовым кодексом Российской Федерации и иными федеральными законами.

    3.2.2.3. При принятии решений, затрагивающих интересы работника, Работодатель не имеет права основываться на персональных данных работника, полученных исключительно в результате их автоматизированной обработки или электронного получения.

    3.2.2.4. Защита персональных данных работника от неправомерного их использования или утраты обеспечивается Работодателем за счет его средств в порядке, установленном федеральным законом.

    3.2.2.5. Работники и их представители должны быть ознакомлены под расписку с документами Организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных работников, а также об их правах и обязанностях в этой области.

    3.2.2.6. Во всех случаях отказ работника от своих прав на сохранение и защиту тайны недействителен.

    IV. Передача и хранение персональных данных

    4.1. При передаче персональных данных работника Работодатель должен соблюдать следующие требования:

    4.1.1. Не сообщать персональные данные работника третьей стороне без письменного согласия работника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, а также в случаях, установленных федеральным законом.

    4.1.2. Не сообщать персональные данные работника в коммерческих целях без его письменного согласия. Обработка персональных данных работников в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке путем осуществления прямых контактов с потенциальным потребителем с помощью средств связи допускается только с его предварительного согласия.

    4.1.3. Предупредить лиц, получивших персональные данные работника, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено. Лица, получившие персональные данные работника, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности). Данное Положение не распространяется на обмен персональными данными работников в порядке, установленном федеральными законами.

    4.1.4. Осуществлять передачу персональных данных работников в пределах Организации в соответствии с настоящим Положением.

    4.1.5. Разрешать доступ к персональным данным работников только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные работника, которые необходимы для выполнения конкретной функции.

    4.1.6. Не запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

    4.1.7. Передавать персональные данные работника представителям работников в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации, и ограничивать эту информацию только теми персональными данными работника, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.

    4.2. Хранение и использование персональных данных работников:

    4.2.1. Персональные данные работников обрабатываются и хранятся в отделе кадров.

    4.2.2. Персональные данные работников могут быть получены, проходить дальнейшую обработку и передаваться на хранение как на бумажных носителях, так и в электронном виде — локальной компьютерной сети и компьютерной программе «1С: Зарплата и кадры».

    4.3. При получении персональных данных не от работника (за исключением случаев, если персональные данные были предоставлены работодателю на основании федерального закона или если персональные данные являются общедоступными) работодатель до начала обработки таких персональных данных обязан предоставить работнику следующую информацию:

    – наименование (фамилия, имя, отчество) и адрес оператора или его представителя;

    – цель обработки персональных данных и ее правовое основание;

    – предполагаемые пользователи персональных данных;

    – установленные настоящим Федеральным законом права субъекта персональных данных.

    V. Доступ к персональным данным работников

    5.1. Право доступа к персональным данным работников имеют:

    – генеральный директор Организации;

    – сотрудники отдела кадров;

    – сотрудники бухгалтерии;

    – начальник отдела экономической безопасности (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

    – сотрудники секретариата (информация о фактическом месте проживания и контактные телефоны работников);

    – начальник отдела внутреннего контроля (доступ к персональным данным работников в ходе плановых проверок);

    – руководители структурных подразделений по направлению деятельности (доступ к персональным данным только работников своего подразделения).

    5.2. Работник Организации имеет право:

    5.2.1. Получать доступ к своим персональным данным и ознакомление с ними, включая право на безвозмездное получение копий любой записи, содержащей персональные данные работника.

    5.2.2. Требовать от Работодателя уточнения, исключения или исправления неполных, неверных, устаревших, недостоверных, незаконно полученных или не являющих необходимыми для Работодателя персональных данных.

    5.2.3. Получать от Работодателя

    – сведения о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым может быть предоставлен такой доступ;

    – перечень обрабатываемых персональных данных и источник их получения;

    – сроки обработки персональных данных, в том числе сроки их хранения;

    – сведения о том, какие юридические последствия для субъекта персональных данных может повлечь за собой обработка его персональных данных.

    5.2.3. Требовать извещения Работодателем всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.

    Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия Работодателя при обработке и защите его персональных данных.

    5.3. Копировать и делать выписки персональных данных работника разрешается исключительно в служебных целях с письменного разрешения начальника отдела кадров.

    5.4. Передача информации третьей стороне возможна только при письменном согласии работников.

    VI. Ответственность за нарушение норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных

    6.1. Работники Организации, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несут дисциплинарную административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

    6.2. Генеральный директор Организации за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, несет административную ответственность согласно ст. 5.27 и 5.39 Кодекса об административных правонарушениях Российской Федерации, а также возмещает работнику ущерб, причиненный неправомерным использованием информации, содержащей персональные данные работника.

    Приложение 1

    Форма заявления
    о согласии работника
    на обработку персональных данных

    ЗАЯВЛЕНИЕ

    должность руководителя кадровой службы организации

    наименование организации

    инициалы и фамилия руководителя

    от

    фамилия, инициалы заявителя

    О согласии на обработку персональных данных

    должность работника

    наименование структурного подразделения

    Не возражаю против

    Вами сведений обо мне, содержащих

    получения/сообщения

    данные о

    перечень персональных данных

    указать, откуда могут быть получены или куда переданы персональные данные

    с целью

    указать цель обработки персональных данных

    в

    форме

    документальной/электронной/устной (по телефону)

    в течение

    указать срок действия согласия

    Настоящее заявление может быть отозвано мной в письменной форме.

    подпись заявителя

    Пример согласия работника
    на получение персональных данных
    от третьих лиц

    ЗАЯВЛЕНИЕ

    Начальнику отдела кадров

    должность руководителя кадровой службы организации

    ООО «Купрум»

    наименование организации

    Мурзиной О.К.

    инициалы и фамилия руководителя

    от

    Викентьева Л.Д.

    фамилия, инициалы заявителя

    О согласии на обработку персональных данных

    литейщика

    должность работника

    литейного цеха

    наименование структурного подразделения

    Не возражаю против

    получения

    Вами сведений обо мне, содержащих

    получения/сообщения

    данные о

    состоянии моего здоровья

    перечень персональных данных

    из поликлиники № 110 г. Москвы

    указать, откуда могут быть получены или куда переданы персональные данные

    с целью

    решения вопроса о подборе мне работы, не противопоказанной по состоянию

    указать цель обработки персональных данных

    здоровья

    в

    документальной

    форме

    документальной/электронной/устной (по телефону)

    в течение

    двух месяцев

    указать срок действия согласия

    Настоящее заявление может быть отозвано мной в письменной форме.

    Викентьев

    подпись заявителя

    Пример согласия работника
    на передачу персональных данных
    третьим лицам

    ЗАЯВЛЕНИЕ

    Начальнику отдела кадров

    должность руководителя кадровой службы организации

    ООО «Купрум»

    наименование организации

    Мурзиной О.К.

    инициалы и фамилия руководителя

    от

    Викентьева Л.Д.

    фамилия, инициалы заявителя

    О согласии на обработку персональных данных

    литейщика

    должность работника

    литейного цеха

    наименование структурного подразделения

    Не возражаю против

    сообщения

    Вами сведений обо мне, содержащих

    получения / сообщения

    данные о

    моей работе в ООО «Купрум» и размере моей заработной платы

    перечень персональных данных

    по телефонному запросу банка

    указать, откуда могут быть получены или куда переданы персональные данные

    с целью

    получения мной кредита

    указать цель обработки персональных данных

    в

    устной (по телефону)

    форме

    документальной/электронной/устной (в т. ч. по телефону)

    в течение

    одного месяца

    указать срок действия согласия

    Настоящее заявление может быть отозвано мной в письменной форме.

    Викентьев

    подпись заявителя

    Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных»: глава 1, ст. 3.

    Федеральный закон от 27.07.2006 №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», ст. 2.

    В законодательно определенных случаях может предусматриваться необходимость предъявления при заключении трудового договора дополнительных документов.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 3.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 4.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 5.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 1.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 2.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 6.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 7.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 8.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 86, п. 9.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 88.

    ТК РФ, гл. 14, ст. 87.

    Дата проставляется работником собственноручно.

    Регистрационный номер заявления проставляется сотрудником организации после регистрации документа.

    Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных сотрудников.

    Эти документы – новшество ТК РФ. Если ранее за отсутствие таких локальных нормативных актов не наказывали, то ст.90 ТК РФ установлено, что виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника, лица несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность.

    Поскольку ТК РФ говорит о документах, устанавливающих порядок обработки персональных данных во множественном числе, то таких документов должно быть как минимум два:

      Положение о защите персональных данных сотрудников (утверждается и вводится в действие приказом руководителя организации).
      Обязательство о неразглашении персональных данных сотрудников (подписывается теми, кто имеет доступ к таким данным: сотрудниками отдела кадров, бухгалтерии, службы охраны и др.).

    Проверив наличие документов по защите персональных данных сотрудников компании, государственный инспектор по труду поинтересуется, как в организации собираются данные о сотрудниках (насколько законно). По общему правилу всю информацию о сотруднике можно узнать только у него самого. Если приходится обращаться в другие организации, даже для того, чтобы просто поинтересоваться, работал ли там человек, не говоря уже о получении о нем каких-то оценочных данных, необходимо получить письменное согласие сотрудника.

    В связи с этим кадровики идут на хитрость. При поступлении на работу соискатель заполняет анкету, содержащую пункт следующего содержания: «Не возражаю против получения данных обо мне в…», а затем сам вписывает те организации, в которые работодатель может обратиться за получением сведений о нем. Иногда в анкете указывается отдельной строчкой: «Не возражаю против проверки представленных данных».

    Будьте очень осторожны, если у вас спрашивают персональные сведения о сотруднике, который когда-то у вас работал. Уже имеются случаи, когда сотрудники подают в суд за разглашение их персональных данных. Ни в коем случае нельзя давать подобную информацию по телефону. Обязательно попросите заявление о передаче данных о сотруднике от самого сотрудника или запрос от работодателя с приложением письменного согласия сотрудника.

    Если персональные данные о работающем требуют сотрудники милиции или других контролирующих организаций, попросите письменный запрос, а если они пришли к вам лично – служебное удостоверение и приказ, где указаны цели сбора подобной информации.

    ТК РФ требует знакомить работников под расписку с документами организации, устанавливающими порядок обработки персональных данных сотрудников компании. Кто разрабатывает эти документы и как они должны называться?

    С вступлением в силу ТК РФ перед работниками кадровых служб была поставлена задача защиты персональных данных сотрудников компании от неправомерного их использования или утраты (гл.14 ТК РФ).

    Порядок хранения и использования персональных данных сотрудников в организации устанавливается работодателем (ст.87 ТК РФ).

    Передача персональных данных сотрудников в пределах одной организации должна осуществляться в соответствии с локальным нормативным актом организации, с которым сотрудник компании должен быть ознакомлен под расписку (ст.88 ТК РФ).

    Локальный нормативный акт, связанный с проблемой сбора, обработки, передачи, хранения и защиты от несанкционированного доступа персональных данных сотрудника, разрабатывается кадровой службой организации в виде положения, инструкции, правил или в какой-либо другой форме.

    Круг лиц, участвующих в согласовании, устанавливается по усмотрению организации.

    Как и все документы этой группы, положение (инструкция, правила) должно быть подписано разработчиком (руководителем кадровой службы) и утверждено работодателем. Работодатель может утвердить документ лично, расписавшись в грифе утверждения, или издать приказ, об утверждении данного документа и вводе его в действие.

    Наряду с названным локальным нормативным актом следует разработать форму обязательства о неразглашении персональных данных сотрудника компании, т.к. лица, получающие персональные данные, обязаны соблюдать режим секретности (конфиденциальности), о чем прямо сказано в ст.88 ТК РФ.

    Инструкция по правилам обработки, хранения и передачи персональных данных работника (один из вариантов).

    I. Общие положения.

    Нормативной базой, регламентирующей положения настоящей Инструкции, является ст.24 Конституции РФ, гл.14 Трудового кодекса РФ, ст.137 Уголовного кодекса РФ.

    II. К персональным данным сотрудника компании, необходимым работодателю в связи с трудовыми отношениями, относятся:

      сведения об образовании;
      сведения о предыдущем месте работы, опыте работы и занимаемой должности;
      сведения о составе семьи и наличии иждивенцев;
      сведения о состоянии здоровья и наличии заболеваний (когда это необходимо в случаях, установленных законом);
      сведения об отношении к воинской обязанности.

    III. Порядок обработки персональных данных сотрудника компании.

    1. При обработке персональных данных сотрудника компании, т.е. их получении, хранении, комбинировании, передаче или любом другом использовании, сотрудники отдела кадров обязаны соблюдать следующие общие требования:

      1.1. Обрабатывать персональные данные сотрудника компании исключительно в целях обеспечения соблюдения законов и иных нормативных правовых актов, содействия работникам в трудоустройстве, обучении и продвижении по службе, обеспечения личной безопасности сотрудников, контроля количества и качества выполняемой работы и обеспечения сохранности имущества.
      1.2. Все персональные данные сотрудника компании следует получать у него самого. Если персональные данные сотрудника возможно получить только у третьей стороны, то сотрудник должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие.
      1.3. Сотрудник отдела кадров не имеет права получать и обрабатывать персональные данные работника о его политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях или его профсоюзной деятельности, за исключением случаев, непосредственно связанных с вопросами трудовых отношений с письменного согласия работника, а также случаев предусмотренных федеральным законом.
      1.4. Персональную ответственность за соблюдение всеми сотрудниками отдела кадров настоящей Инструкции, а также контроль за ее соблюдением возложен на Начальника отдела кадров (Ф.И.О.).
      1.5. Все сотрудники отдела кадров должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под расписку.

    IV. Хранение персональных данных сотрудников компании.

    Хранение документов, содержащих персональные данные работающих, осуществляется в несгораемых шкафах (сейфах), ключи от которых находятся у Начальника отдела кадров, а в его отсутствие у лица его замещающего. Другие сотрудники отдела кадров могут использовать данные документы только с разрешения вышеназванных лиц.

    V. Передача персональных данных сотрудников компании.

    1. При передаче персональных данных работающего сотрудник отдела кадров должен соблюдать следующие требования:

      1.1. Не сообщать персональные данные сотрудника третьей стороне без письменного согласия сотрудника, за исключением случаев, когда это необходимо в целях предупреждения угрозы жизни и здоровью работающего, а также в случаях, установленных федеральным законом, а также не сообщать соответствующие сведения в коммерческих целях без письменного согласия работника.
      1.2. При передаче персональных данных работников предупредить лиц, получающих персональные данные, о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены.
      1.3. Сотруднику отдела кадров разрешается доступ только к тем персональным данным сотрудников, которые необходимы для выполнения им его должностных обязанностей.
      1.4. Сотрудник отдела кадров не имеет права запрашивать информацию о состоянии здоровья работника, за исключением тех сведений, которые относятся к вопросу о возможности выполнения работником трудовой функции.

    VI. Ответственность.

    Лица, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных сотрудника компании, несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *