Образец авансового отчета

АВАНСОВЫЕ ОТЧЕТЫ В 2018 ГОДУ

И.В. Артемова,
главный бухгалтер, консультант

При направлении работника в командировку не обойтись без авансового отчета, согласно которому учреждение признает затраты в учете. В 2018 году в составе затрат работников, командированных в отдельные регионы, появилась новая строка – курортный сбор. Кроме того, в 2018 году необходимо учитывать особенности заполнения бухгалтерских записей в авансовом отчете, порядок учета пропавших невозвратных билетов и обложения налогами не возвращенных работником подотчетных сумм.

Авансовый отчет – возмещаем затраты

Авансовые отчеты служат основанием для признания в учете затрат при направлении работников в служебные командировки, при закупке товаров, работ и услуг через подотчетных лиц и в других случаях.
Служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 Трудового кодекса РФ).
При направлении работника в служебную командировку ему гарантируются сохранение места работы (должности) и среднего заработка, а также возмещение расходов, связанных со служебной командировкой (ст. 167 ТК РФ).
В случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику (ст. 168 ТК РФ):

расходы на проезд;
расходы на наем жилого помещения;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Положение об особенностях направления работников в служебные командировки утверждено постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 (далее – Положение № 749).
Денежные средства под отчет для осуществления расходов выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления работника с указанием назначения, размера аванса и срока, на который он выдается (п. 213 Инструкции по применению Единого плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н).
Согласно п. 26 Положения № 749 работник обязан представить авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой суммах в течение трех рабочих дней по возвращении из нее и произвести окончательный расчет по выданному ему перед отъездом денежному авансу на командировочные расходы.
Авансовый отчет составляется по форме 0504505, утвержденной приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н о первичных учетных документах (далее – Приказ № 52н).

Курортный сбор

Если работник отправляется в служебную командировку в 2018 году, в составе затрат на командировку может появиться курортный сбор, введенный Федеральным законом от 29.07.2017 № 214-ФЗ «О проведении эксперимента по развитию курортной инфраструктуры в Республике Крым, Алтайском крае, Краснодарском крае и Ставропольском крае» (далее – Закон № 214-ФЗ). В указанных регионах проводится эксперимент посредством введения в муниципальных образованиях, территории которых включены в территорию эксперимента, платы за пользование курортной инфраструктурой (далее – курортный сбор). Взимается он с 1 мая 2018 года операторами курортного сбора (ч. 3 ст. 2 Закона № 214-ФЗ).
Оператор курортного сбора – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие в соответствии с законодательством РФ деятельность по предоставлению гостиничных услуг и (или) услуг по временному коллективному или индивидуальному размещению и (или) деятельность по обеспечению временного проживания (включая деятельность по предоставлению в пользование жилых помещений), в том числе в жилых помещениях (п.

На авансовый отчет возложены две задачи: произвести расчеты с работником и отразить командировочные расходы в учете. При этом для выполнения каждой из этих задач применяются разные правила валютных пересчетов. Зависят эти правила в том числе от способа выдачи и валюты аванса, валюты установленных размеров командировочных расходов и валюты фактически произведенных расходов.

Перечисление аванса на корпоративную карту набирает популярность: во-первых, безналичные расчеты удобны, во-вторых, в отношении расходов по найму можно ориентироваться на фактические траты работника без соблюдения ряда ограничений Положения N 176.

Разберемся, как при таком способе выдачи аванса верно произвести валютные пересчеты, а также для удобства внедрить их в форму авансового отчета. В итоге предложим оптимальный образец заполнения авансового отчета с пошаговыми пояснениями.

Ситуация. Производственная организация ООО «Злато» (г. Гомель) направляет в командировку по вопросу заключения договора на поставку сырья заместителя директора Чикунова Ивана Александровича (приказ N 154 от 09.09.2019).

Место командировки — г. Москва. Срок командировки — с 10.09.2019 по 13.09.2019 (на 4 дня). Даты начала и окончания командировки являются соответственно датами прибытия в г. Москву и убытия из него.

Авиаперелет к месту командировки и обратно оплачен организацией в безналичном порядке.

Для обеспечения работника авансом выдана корпоративная карточка, открытая к счету организации в долларах США, на который зачислено 680 долл. США.

В выписке банка по счету, к которому выдана указанная корпоративная карточка, значится следующая информация:

— снятие наличных:

транзакция 10.09.2019 — 7500 росс. руб.;

списание со счета 12.09.2019 — 120,04 долл. США (по обменному курсу — 62,4766 росс. руб. за 1 долл. США (условно));

— оплата счета гостиницы за проживание:

транзакция 13.09.2019 — 18535 росс. руб.;

списание со счета 16.09.2019 — 297,15 долл. США (по обменному курсу — 62,3753 росс. руб. за 1 долл. США (условно)).

Для расчетов с работником организация использует курс, установленный международной платежной системой на дату совершения каждой операции, — обменный курс.

Официальный курс белорусского рубля:

— на 12.09.2019 — 2,0845 руб. за 1 долл. США;

— на 16.09.2019 — 2,0511 руб. за 1 долл. США.

Алгоритм заполнения авансового отчета

Для целей РАСЧЕТОВ С РАБОТНИКОМ

Шаг 1. Отражение подлежащих возмещению командировочных расходов в ВАЛЮТЕ СОВЕРШЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ.

Расходы, подлежащие возмещению на основании подтверждающих документов, отражают в авансовом отчете в валюте этих документов <*>. Суточные не предполагают представления таких документов <*>, поэтому логично отразить их в валюте установленных размеров (далее — валюта норм).

При выдаче работнику корпоративной карточки расходы по найму отражаются в фактических суммах на основании подтверждающих документов, а не в размерах, установленных приложением 2 к Положению N 176 <*>.

В нашем случае возмещению подлежат:

— суточные — 120 долл. США (30 долл. США x 4 дня);

— расходы по найму — 18535 росс. руб.

Расходы на авиаперелет в место командировки и обратно работнику не отражаются, поскольку оплачены организацией по безналу <*>.

Шаг 2. Пересчет командировочных расходов, отраженных в авансовом отчете, в ВАЛЮТУ АВАНСА.

Поскольку суточные изначально отражены в валюте норм, которая соответствует валюте аванса (валюте счета, к которому выдана корпоративная карточка), то в их отношении производить пересчет нет необходимости <*>.

Расходы по найму произведены в росс. руб., а валюта аванса — долл. США, поэтому их нужно пересчитать. При пересчете в качестве курса пересчета могут применяться на выбор <*>:

— обменный курс на дату совершения каждой операции;

— курс Нацбанка на дату авансового отчета.

Поскольку на дату составления отчета (на 16.09.2019) в организации имеется выписка по счету, к которому выдана корпоративная карточка, и она содержит нужную информацию, можно применить для пересчета обменный курс.

Соответственно сумма расходов по найму, пересчитанная в валюту аванса, составит 297,15 долл. США (18535 росс. руб. / 62,3753).

Сумма командировочных расходов в валюте аванса составит 417,15 долл. США (120 долл. США + 297,15 долл. США).

Шаг 3. Определение ЗАДОЛЖЕННОСТИ по авансовому отчету.

При выдаче работнику корпоративной карты с зачисленными денежными средствами фактической передачи ему этих сумм не происходит, поскольку эти средства до момента их списания остаются на счете организации. Соответственно денежные средства считаются полученными под отчет по мере их списания со счета, то есть признаются выданным авансом на даты их списания со счета.

В рассматриваемой ситуации сумма полученного работником аванса составит 417,19 долл. США (120,04 долл. США + 297,15 долл. США).

Разница между суммой аванса и суммой возмещаемых командировочных расходов — 0,04 долл. США (417,19 долл. США — 417,15 долл. США). Эта задолженность работника отражается в авансовом отчете в валюте:

Справочно
Возвратить задолженность работник должен в течение 15 рабочих дней со дня возвращения из командировки, исключая день прибытия, в нашем случае — не позднее 04.10.2019 <*>. При этом возврат работником 0,04 долл. США (суммы, меньшей установленного номинала банкноты доллара США) производится в белорусских рублях по официальному курсу к соответствующей иностранной валюте на дату составления авансового отчета <*>.
На дату возврата задолженность работника по выданному авансу подлежит переоценке <*>. Курсовые разницы, возникающие при переоценке задолженности, отражаются на счете 91 «Прочие доходы и расходы» в составе доходов (расходов) по финансовой деятельности <*>.

Для целей УЧЕТА РАСХОДОВ

Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.

Бланк авансового отчета 2019-2020 года

Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2020 году.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

  • Номер и дата составления отчета.
  • Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
  • Наименование структурного подразделения.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Сумма аванса.
  • Назначение аванса.
  • Информация об остатке/перерасходе аванса.
  • Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
  • Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
  • Расписка подотчетного лица с подписью.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2019-2020 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

В каком случае применяется АО

Авансовый отчет заполняется подотчетным лицом с целью подтверждения целевого использования денежных средств. При этом денежные средства могут быть выданы как на командировку, так и под отчет на конкретные цели.

Заполнение АО предусмотрено Указанием Банка России N 3210-У от 11.03.2014 г., в котором говорится, что подотчетное лицо, написавшее заявление на наличные деньги (с указанием суммы и срока) и получившее их по расходно-кассовому ордеру, должно предоставить АО.

Как подтверждать расходы

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

  • в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
  • расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

Что, если не подтверждать

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

узнайте больше про куб сейчас

Автоматизация
выставления счета Автозаполнение реквизитов покупателя по ИНН Автопроверка правильности реквизитов банка по БИКу Правильно настроенные формулы, в том числе по расчету НДС и Итого счета Автоматическое формирование суммы прописью по итоговым цифрам суммы счета Выгоды Подготовка счета за 20 секунд Отсутствие ошибок в счетах Меньше времени на выставление счетов, и больше на бизнес Увеличение скорости оплаты счетов Автоматизация
отправки счета Автоматическое прикрепление вашего логотипа в счет Автоматическое прикрепление скана вашей подписи в счет Автоматическое прикрепление в счет скана печати вашей компании Отправка счета на e-mail покупателя Выгоды Отправка счета в 2 клика Красивые и профессиональные счета Можно выставлять счета с компьютера, планшета, смартфона Не нужно распечатывать счет, ставить подпись, печать и сканировать перед отправкой

почему куб удобнее

Удобное выставление счетов онлайн Моментальная отправка счетов на e-mail вашему покупателю Контроль задолженности по каждому покупателю Управленческая отчетность Упорядоченное хранение всех ваших документов Скидка 20% на бухгалтерское обслуживание от вашего бухгалтера Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов. КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП Нужна помощь по заполнению документов или консультация? Получите помощь экспертов бухгалтеров по подготовке документов +7 (800) 500-54-36

НАПИШИТЕ ЭКСПЕРТУ

Авансовый отчет — хлеб начинающего налогового инспектора. Там всегда найдется чем поживиться: то чека нет, то НДС не выделен, а то и вовсе расходы непроизводственные. Но при хорошо обученных подотчетниках крупных сумм инспектору не найти.

Чтобы знать, с кого спрашивать, утвердите приказом перечень работников, имеющих право получать деньги под отчет. Объясните избранным, что их статус повысился: теперь они не только привозят товар — им доверено составлять авансовые отчеты.

В приказе пропишите главные запреты: деньги выдаются в подотчет только после сдачи авансового отчета за предыдущие суммы; один сотрудник не имеет права передавать другому полученные в подотчет суммы. Все остальные важные моменты лучше поместить в отдельную памятку для подотчетников.

Указания по заполнению авансового отчета, утвержденные постановлением Госкомстата от 1 августа 2001 г. № 55, не могут служить полноценной инструкцией. Но пренебрегать ими не стоит: в них четко обозначено, что авансовый отчет составляет именно подотчетное лицо.

Можно составлять авансовые отчеты на компьютере и отдавать расписаться подотчетнику. Но делать такое исключение лучше лишь для руководства фирмы. Самостоятельное составление авансовых отчетов излечит сотрудников фирмы от провалов в памяти и заставит относиться к документам серьезно.

В идеале каждый подотчетник должен помнить, как «Отче наш…», что магазины розничной торговли выдают не только товарные чеки, но и обычные накладные и счета-фактуры. Для того чтобы фирма не теряла на налоговых вычетах по НДС, подотчетнику достаточно иметь при себе всего лишь обычную доверенность по форме № М-2.

Запишите в памятке: «Товарные чеки бухгалтерия принимает как оправдательный документ лишь в исключительных случаях. Использование товарных чеков приводит к тому, что наше предприятие платит больше налогов. Поэтому приобретение товаров подтверждайте накладной и счетом-фактурой с выделенным в них НДС».

Особое внимание — чеку кассового аппарата. Без него не принимайте ни товарных чеков, ни накладных, ни квитанций к приходно-кассовым ордерам. Заменой может служить лишь слип, подтверждающий расчет пластиковой картой.

Можно долго рассуждать о том, что чек кассового аппарата не есть «оправдательный документ» и его отсутствие — всего лишь повод для встречной проверки поставщика. Но только если вас уже оштрафовали. Если нет, то дешевле придерживаться требований налоговиков, даже самых абсурдных.

Так, например, некоторые инспекторы настаивают, чтобы в товарном чеке указывали подробную расшифровку купленного. Чтобы подстраховаться, включите в памятку такой пункт: «Обобщенные группы приобретенных товаров (канцтовары, хозтовары, запчасти и прочее) должны быть расшифрованы. Если первичный документ (товарный чек или накладная) не содержит исчерпывающего перечня, составьте его самостоятельно на отдельном листе и приложите к авансовому отчету».

Не мешайте налоговику снимать с затрат «нерасшифрованные» расходы. Вам будет о чем написать в разногласиях к акту проверки. Помните: хотя налоговики и пишут, что проверили фирму сплошным методом, однако конкретный перечень просмотренных документов никто не составляет.

То есть вы спокойно можете заявить, что проверяющие не заметили некоторых документов. Это может быть акт на оприходование спорных товаров, составленный и подписанный комиссией из трех сотрудников вашей фирмы (директора, главбуха и, к примеру, завхоза).

Высший пилотаж — смета расходов канцтоваров (хозтоваров), утвержденная руководителем фирмы. Это простой расчет «сколько чего фирме требуется». Его можно составить на основании статистики прежних лет (года, квартала, месяца). Конечно, списать канцелярские и хозяйственные товары можно и без сметы. Но ее наличие показывает, что на фирме учтено все — вплоть до клочка бумаги. В итоге инспектору будет не так обидно остаться ни с чем. Начальству он может сказать: «С таким учетом что я мог найти?»

Подотчетник должен в любое время суток безошибочно назвать размер лимита расчета наличными. Пункт памятки может выглядеть примерно так: «Запрещается выплачивать поставщикам по одному договору более 60 тысяч рублей наличными. Иначе фирму могут оштрафовать на 50 тысяч рублей, директора и главного бухгалтера — на 5 тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП)».

Это требование относится и к таможенным платежам. Тем не менее таможенники охотно принимают в свои кассы наличные в крупных размерах. Видимо, из-за того, что о лимитировании расчетов ГТК известил подчиненных очень скромно, через телефонограмму (от 2 апреля 2001 г. № ТФ-7905).

Другая сложность возникает, если с одним и тем же поставщиком работают несколько подотчетников. В этом случае вы всегда должны быть готовы дать им расшифровку оплаты по отдельным договорам.

Однако, если вы будете применять сокращенные проводки типа «дебет 10 кредит 71», бухгалтерская программа не выдаст вам необходимого аналитического разреза. Подотчетные суммы должны проходить через дебет 60, хотя типовая схема корреспонденции и не предусматривает такой проводки.

Теоретически налоговики могут обвинить вас за такое самовольство в грубом нарушении методологии бухгалтерского учета. В качестве оправдания достаточно процитировать последний абзац инструкции по применению Плана счетов: «…в случае возникновения фактов хозяйственной деятельности, не предусмотренных в типовой схеме, организация может дополнить ее, соблюдая единые подходы, установленные настоящей Инструкцией».

Любой бухгалтер рано или поздно сталкивается с тем, что некоторые материалы и товары, оплаченные из «черной» кассы, приходится показывать в официальном учете. Для непосвященных это выглядит так: работники, не получавшие подотчетных сумм, вдруг приносят авансовые отчеты.

Если пунктуально соблюдать методологию бухгалтерского учета, то в такой ситуации придется оформить множество бумаг, причем задним числом (см. врезку «Фирма кредитует работника»). Чтобы не усложнять себе жизнь, оставляйте у работников в подотчете хотя бы небольшие суммы. Когда придет время оформлять отчет, вы спокойно заполните строки «получен аванс из кассы» и «перерасход».

В памятке эту ситуацию можно отразить так: «Авансовые отчеты бухгалтерия примет только у тех, кому выдавали деньги под отчет. Перерасход по авансовому отчету возместят, если у тебя в подотчете была хотя бы небольшая сумма. Если нет — авансовый отчет бухгалтерия не примет».

Фактически подобные авансовые отчеты оплачены обналиченными деньгами, которые уже включены в себестоимость. Возможность получения «официальных» наличных и НДС к вычету может обернуться чрезмерно завышенной себестоимостью. Будьте разумны и создайте видимость остатков материалов на складе. Тем более что с этого года они не облагаются налогом на имущество. На себестоимость вы спишете эти остатки в следующем месяце, уменьшив сумму обналички.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *