Образец регламента

В современных реалиях каждая компания, контролирующая свои риски, должна иметь внутренний регламент по проверке контрагентов!

Это норма, которую диктует сама жизнь. Наличие такого внутреннего документа, а главное следование его порядку является хорошим показателем проявления должной осмотрительности. Да, не гарантирует 100 % защиты, но помогает снизить банковские, предпринимательские и налоговые риски, в том числе риск признания необоснованной налоговой выгоды.

Не секрет, что банки любят данный документ и регулярно запрашивают его, чтобы понять, насколько прозрачен бизнес с точки зрения Закона о легализации №115 – ФЗ . Налоговики же, как правило, такой документ не запрашивают. Их задача, в первую очередь – это снять расходы и НДС. И чем лучше налогоплательщик подготовлен, чем более ответственно подходит к своему выбору, тем сложнее инспекторам отстоять свою позицию.

Содержание

Проявляйте должную осмотрительность при выборе контрагентов.

Понятия «должная осмотрительность» и «необоснованная налоговая выгода» были впервые введены Постановлением Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды». Пленум указал на то, что оценивая деятельность компании надо смотреть на 2 (два) важных аспекта ее жизнедеятельности:

  • Реальность совершения сделки;
  • Проявление должной осмотрительности.

Пункт 10 постановления N 53 разъясняет, что налоговая выгода может быть признана необоснованной, только если инспекторами будет доказано следующее:

  • налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности;
  • налогоплательщику должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом.

Эта позиция актуальна и в наши дни!
Налоговики стараются доказать факт фиктивности (нереальности) сделки, отсутствие проявления должной осмотрительности. Налогоплательщики же пытаются доказать, что они эту самую осмотрительность проявили и, что на момент сделки никаких негативных факторов деятельности выявлено не было.

Вот некоторые судебные решения, где проявление осторожности помогло налогоплательщикам в спорах с налоговой инспекцией.

  • Определение Судебной коллегии по экономическим спорам Верховного Суда РФ от 29.11.2016 N 305-КГ16-10399 по делу N А40-71125/2015
  • Постановление АС МО от 31 марта 2015 г. по делу N А41-26399/14 по ООО «Фирма АНТ»
  • Постановление АС Западно-Сибирского округа от 08.07.2016 N Ф04-2454/2016 по делу N А46-9814/2015

Зачем надо проверять поставщика до сделки?

На мой взгляд, осторожность в выборе поставщика, осуществленная до начала взаимоотношений помогает минимизировать:

  1. Банковские риски;
  2. Налоговые риски;
  3. Предпринимательские риски.

Банковские риски связаны с возможностью получения «Отказов в проведении операций». Если поставщик не является благонадежным с точки зрения банков, то, совершая для него платеж, вполне реально получить запись в «черном списке» N 639-П. Это плохо сказывается на бизнесе, так как приводит к дополнительным потерям и блокировкам банковских счетов.

Налоговые риски связаны с тем, что совершая операции с неблагонадежным партнером можно лишиться и расходов, уменьшающих налоговую базу и НДС. Кроме того, придется заплатить пени и штрафы. В случае невозможности погасить свои налоговые обязательства возможно привлечение к субсидиарной ответственности.

Предпринимательские риски всегда связаны с тем, что доверяя тому, кто этого доверия не заслуживает, можно лишиться имущества. Оценивая возможность заключения контракта, нужно обратить внимание на платежеспособность претендента, и возможность выполнить свои обязательства по договору.
Многих из вышеперечисленных рисков есть возможность избежать, если ответственно выбирать того с кем вести бизнес. Прекрасные ценовые качества сделки – это не главный признак благополучной сделки. Надо думать о ее дальнейших последствиях и понимать все риски.

Регламент проверки контрагентов. Чем поможет?

Представим ситуацию, когда у компании есть четко приведенный порядок анализа кандидата перед заключением договора. Сотрудники следуют внутренним требованиям и отсекают многие опасные варианты на корню. Например, заключая договор на переработку продукции, вам предлагают прекрасную цену, но, по факту первичной проверки выясняется, что у переработчика нет

  1. требуемых производственных мощностей;
  2. человеческих ресурсов;
  3. нужного кода ОКВЭД для совершения операции.

Скорее всего, такой кандидат вряд ли справится с возложенной на него задачей. Возможно, требуется продолжить дальнейший поиск того, кто будет соответствовать всем необходимым условиям.

Регламент проверки контрагентов. Что в него включить в обязательном порядке?

Важно уделить достаточное внимание следующим факторам:

Порядок проведения проверки кандидата до совершения сделки:

  • Как проходит проверка.
  • Какие факты наличия имущества, мощностей, складских территорий и прочих ресурсов могут быть, как каким образом это фиксируется: фото, видео съемка объектов и т.д.
  • Какими интернет — ресурсами надо пользоваться, на что обратить особое внимание, как фиксируется информация.

Порядок хранения и объем требуемой информации:

  • Как правило, организация, заботящаяся о снижении своих рисков, устанавливает ведение «личных дел» по всем, с кем были подписаны договоры. В «личные дела» собираются все данные, полученные в ходе анализа. Это и документы, и фото, и видео и прочие документы, которые удалось собрать.
  • Проверяя контрагента на онлайн – ресурсах, важно правильно фиксировать полученную информацию. Для этого формируются скриншоты, которые распечатываются и подписываются ответственными лицами. Не стоит забывать, что время составления документа должно предшествовать подписанию контракта. Только так, получится доказать, что все меры предосторожностей были приняты до сделки, а не во время проведения налоговой проверки.

Признаки недобросовестности контрагента, на что обратить особое внимание.

На такие маркеры недобросовестности указал 53 Пленум ВАС от 12.10.2006г. Нелишним будет включить их в ваше внутреннее Положение и строго анализировать деятельность проверяемых компаний:

  • несостоятельность выполнения условий сделки в связи с, несоответствием времени и места нахождения имущества и материальных ресурсов;
  • отсутствие требуемых условий для достижения результатов в силу недостатка управленческого или технического персонала, основных средств, производственных активов, складских помещений, транспортных средств;
  • нет обязательных для вида деятельности расходов;
  • нет производственных мощностей и прочих требуемых ресурсов в достаточных объемах;
  • организация создана менее, чем за 6 месяцев до совершения хозяйственной операции;
  • неритмичный характер деятельности; нарушение законодательства в прошлом;
  • разовый, не типичный характер операции;
  • осуществление операции не по месту нахождения контрагента;
  • использование цепочки посредников.

Возможно, само по себе наличие у кандидата некоторых из вышеперечисленных факторов и не говорит, что с ним нельзя работать. Но, если на это указывает несколько факторов, а в отдельных случаях достаточно и одного, то, скорее всего, стоить задуматься и отказаться от дальнейшего сотрудничества.

Более подробную информацию, на что обратить внимание при оценке кандидата на заключение сделки вы можете найти в моей статье:

Как проявить должную осмотрительность при выборе контрагента?

Вот онлайн — порталы, которыми я рекомендую пользоваться при проверке контрагента!

Анализируя возможность работы с тем или иным партнером воспользуйтесь:

  • https://pb.nalog.ru/ — сервис «Прозрачный бизнес», проверяется текущий статус контрагента, его система налогообложения, сохраняется выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРНИП
  • https://service.nalog.ru/svl.do — проверяется отсутствие сведений о дисквалифицированных руководителях и владельцах компаний
  • http://fssprus.ru/iss/ — сервис Службы судебных приставов, проверяется наличие исполнительных листов.
  • http://kad.arbitr.ru/ — проверяются сведения об участии контрагента в арбитражных процессах
  • https://www.vestnik-gosreg.ru/ -проверяется информация о недействующих юридических лицах и компаниях, находящихся в той или иной стадии ликвидации.
  • http://services.fms.gov.ru/info-service.htm?sid=2000 — проверяется информация о действительности паспорта руководителя/владельца компании
  • https://service.nalog.ru/bi.do — сведения о наличии блокировки счетов компании со стороны ФНС (наличие неоплаченных налогов или несданной отчетности)

В «личное дело» нового партнера, вместе с договором, складывайте для хранения распечатки из официальных вышеприведенных источников.

Внимание, будьте аккуратней!

1. Запомните, что никакие распечатки из коммерческих систем не смогут доказать, что вы осторожно и взвешенно подошли к выбору кандидата. Суды такие доказательства не принимают и вот почему. Как известно, все коммерческие системы берут сведения из официальных источников. Данные могут быть искажены, урезаны, не обновлены. Ответственность за неверные сведения коммерческие системы не несут. Технический сбой и все! Поэтому, пользуйтесь и фиксируйте в «личном деле» скриншоты и документы только с официальных сайтов государственных служб.

2. Помните, проявлять осторожность в выборе контрагента надо не по формальным признакам! Многие бизнесмены считают, что достаточно запросить копии учредительных документов, свидетельства о гос. регистрации и выписку из ЕГРЮЛ и все будет в шоколаде! Такой подход — это утопия. Арбитражная практика это подтверждает:

  • АС Краснодарского края по делу А32-2566/2016;
  • АС г. Москвы по делу А40-112921/16-20-966.

Мало формального сбора доказательств, требуется выполнять и иные проверочные действия. Пропишите их в своем внутреннем нормативном акте и следуйте ему. Только так вы защитите свое дело от штрафов и доначислений!

⚡️ Пишите, кому нужен регламент проверки контрагентов. Скинем бесплатно наш шаблон Положения по проверке контрагента!

Если у вас остались вопросы, пишите в наш чат для живого общения в Телеграме:

по проблемам блокировок и налоговой оптимизиции, бух учету и другим вопросам:

На определенной стадии своего развития организации приходится регламентировать основные бизнес-процессы, т.е. описывать ход их выполнения в локальных нормативных актах. В таком документе, как регламент, поэтапно освещается ход процесса, над которым работают сразу в нескольких подразделениях. Вряд ли секретарю поручат разработку регламента сложного производственного процесса, а вот делопроизводственного – вполне вероятно.

В этой статье рассматривается регламент как вид документа, его структура и основные реквизиты, а также приводится пример регламента одного из важнейших процессов в ДОУ – контроля исполнения задач по документам.

РЕГЛАМЕНТ КАК ДОКУМЕНТ

Наш словарик Регламент в коммерческой организации – это организационно-распорядительный документ, в котором пошагово описывается определенный бизнес-процесс с момента его начала до завершения.

Регламенты строго индивидуальны и могут действовать только в той организации, которая утвердила их для себя. Так, при составлении инструкции по делопроизводству обычно используют ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. На основе этих документов создаются внутренние инструкции и в небольшом магазине, и в ОАО федерального уровня. А вот, например, порядок прохождения внутренних документов, установленный в одной организации, может совершенно не подходить для другой.

Ознакомившись с регламентом, новый сотрудник подразделения должен понять, в чем состоят его задачи, и оперативно включиться в процесс.

Обычно регламенты бизнес-процессов разрабатывают приглашенные в организацию представители консалтинговой компании. Но им не обойтись без помощи работников, которые ежедневно выполняют эти процессы.

Когда в бизнес-процесс вовлечены несколько структурных подразделений (такой процесс называется сквозным), один регламент способен заменить длительную внутреннюю переписку. Ведь работник одного отдела не может подчиняться начальнику другого, так почему же он должен принимать эстафету и выполнять какие-то действия без распоряжения своего непосредственного руководителя? В обычных условиях руководителям отделов приходится вступать в переписку. Если же имеется регламент, то работники разных подразделений включаются в выполнение процесса, не дожидаясь указания «сверху».

Какие процессы подлежат регламентации?

Иметь отдельные регламенты на все рабочие процессы, несомненно, очень удобно. Однако у этой медали есть и оборотная сторона, а именно:

  • регламентирование требует серьезных денежных вложений: хорошие консультанты стоят дорого, как и рабочее время собственных сотрудников;
  • любой процесс постоянно развивается: появляются новые технические условия работы, к его выполнению приходят новые, по-другому обученные люди, и схема процесса, составленная сегодня, может до неузнаваемости измениться через год. За этим тоже нужно следить, что означает новые затраты;
  • подход к выполнению процесса, когда «шаг в сторону равносилен побегу», не способствует проявлению работниками инициативы, а ведь никто, в конечном счете, не сумеет оптимизировать процесс лучше тех, кто непосредственно работает над ним;
  • внедрение регламента практически гарантированно влечет за собой сопротивление работников, причем как непосредственных участников процесса, так и многочисленных «сочувствующих». Преодоление сопротивления – целый этап внедрения регламента, требующий и временных, и материальных ресурсов.

Таким образом, регламентированию подлежат в первую очередь типовые процессы. Они будут выполняться в организации всегда, независимо от внешней ситуации. Перечень процессов, подлежащих регламентированию в конкретной организации, составляется строго индивидуально, исходя из множества факторов.

СТРУКТУРА И СОДЕРЖАНИЕ РЕГЛАМЕНТА

Как правило, регламент состоит из следующих основных разделов:

  1. Общие положения.
  2. Термины, определения, сокращения.
  3. Описание процесса.
  4. Ответственность.
  5. Контроль.

Подробнее содержание разделов регламента представлено в таблице.

Раздел

Общие положения

  • Назначение регламента (Настоящий регламент определяет порядок…);
  • область применения: объекты или работники организации, которых касается регламент;
  • нормативные документы, на основании которых разработан регламент (если они есть);
  • порядок утверждения, внесения изменений и отмены регламента

Термины, определения, сокращения

Определение терминов и разъяснение сокращений, используемых в тексте регламента.

Термины приводятся в алфавитном порядке. Каждый из них пишется с новой строки в единственном числе, а его определение указывается через тире без слова «это». В качестве источника определений желательно использовать законодательные акты, государственные стандарты и другие нормативные документы

Описание процесса

Пошаговое описание процесса. Для удобства этот раздел делится на подпункты, каждый из которых соответствует очередному этапу процесса. В разделе указываются работники, задействованные в выполнении, описываются действие и результат

Ответственность

Ответственность участников процесса за неисполнение регламента (дисциплинарная, административная, уголовная). Последняя касается обычно сложных производственных процессов, связанных с риском для здоровья и жизни работников

Контроль

Указание Ф.И.О. должностного лица, ответственного за контроль исполнения регламента, а также, при необходимости, средства контроля

ОСНОВНЫЕ РЕКВИЗИТЫ РЕГЛАМЕНТА

К числу основных реквизитов документа относят:

  • наименование организации;
  • дату и номер документа, место его составления;
  • гриф утверждения;
  • наименование документа;
  • текст документа;
  • приложение (если есть);
  • визы согласования.

Кстати

Требования к оформлению перечисленных реквизитов установлены ГОСТ Р 6.30-2003. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 разъясняют и конкретизируют порядок внедрения и применения данного стандарта.

МОДЕЛЬ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

В качестве приложения к регламенту может выступать модель бизнес-процесса. Ее принято изображать графически (см. схему), но допустимо также составить таблицу и даже описать процесс вербально. Графические модели бизнес-процессов создаются с помощью специального программного обеспечения.

То, что на первый взгляд кажется хитросплетением линий и геометрических фигур, на самом деле представляет собой строгий порядок действий при выполнении того или иного процесса, в нашем случае – процесса делопроизводства. Схема бизнес-процесса гораздо удобнее для восприятия, чем текст того же регламента. На ней четко видно, кто и с чего начинает каждый этап, чем его заканчивает и кому передает эстафету в работе над процессом.

На графической модели бизнес-процесса «Согласование проекта документа» представлены такие ключевые параметры бизнес-процесса, как входы и выходы, клиенты и участники. Каждый новый работник, глядя на модель, оперативно включится в выполнение своего процесса на определенном этапе и будет знать, как вести себя в любой рабочей ситуации, связанной с ним.

ПОРЯДОК РАБОТЫ НАД РЕГЛАМЕНТОМ

Работа над регламентом ничем не отличается от работы над любым другим организационно-распорядительным документом: сначала составляют проект документа, который согласовывают с заинтересованными должностными лицами, затем его утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицом. Наконец, участники процесса знакомятся с регламентом под роспись и получают на руки его копии.

Утверждение регламента может производиться несколькими способами:

  1. напрямую (руководитель собственноручно расписывается на документе);
  2. косвенно (путем издания приказа) (см. Пример 1). В данном случае в гриф утверждения будут внесены регистрационные данные приказа.

Пример 1

Приказ об утверждении и введении в действие
регламентов бизнес-процессов

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

ПРИКАЗ

23.07.2014 № 456-Пр

г. Москва

Об утверждении и введении в действие регламентов бизнес-процессов

В целях совершенствования процедур делопроизводства ООО «Перспектива»

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить и ввести в действие с 01.08.2014 регламенты следующих бизнес-процессов:

1.1. Регистрация и учет документов.

1.2. Контроль исполнения документов.

1.3. Хранение и поиск документов.

2. Назначить ответственным за выполнение требований, указанных в п. 1 данного приказа, административного директора Легостаева А.В.

3. Начальнику канцелярии Паршиной В.К. обеспечить ознакомление работников ООО «Перспектива» с настоящим приказом под роспись и передать копии утвержденных регламентов в структурные подразделения ООО «Перспектива» до 30.07.2014.

4. Контроль исполнения настоящего приказа оставляю за собой.

Генеральный директор Максимов Д.А. Максимов

С приказом ознакомлены:

Легостаев А.В. Легостаев 24.07.2014

Паршина В.К. Паршина 24.07.2014

П.А. Карпенко

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» приведен в Примере 2.

Пример 2

Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

Общество с ограниченной ответственностью «Перспектива»
(ООО «Перспектива»)

УТВЕРЖДЕНО

Приказом генерального директора

ООО «Перспектива»

от 23.07.2014 № 456-Пр

РЕГЛАМЕНТ №7
бизнес-процесса «Контроль исполнения документов»

1. Общие положения

1.1. Регламент бизнес-процесса «Контроль исполнения документов» (далее – Регламент) определяет порядок контроля исполнения заданий по документам в ООО «Перспектива» (далее – Организация).

1.2. Требования и правила Регламента распространяются на все структурные подразделения Организации.

1.3. Утверждение Регламента, внесение в него изменений и отмена производятся приказом генерального директора Организации.

1.4. Работники Организации обязаны знать и выполнять требования Регламента. Все вновь принятые на работу сотрудники Организации должны быть ознакомлены руководителями структурных подразделений с установленным порядком контроля исполнения документов в Организации.

2. Термины, определения, сокращения

2.1. В Регламенте используются следующие термины и определения:

Автор задачи – работник, направивший исполнителю электронное сообщение, содержащее задание.

Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

Задание – поручение руководителя.

Задача – см. задание.

Исполнитель – работник Организации, которому поручено исполнение задачи.

Контроль – совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документа.

Ответственный исполнитель – работник из числа исполнителей, обладающий правом координации работы других исполнителей. В резолюции указывается первым.

Резолюция – реквизит, содержащий указания должностного лица по исполнению документа. Включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.

Руководитель – должностное лицо, выносящее резолюцию.

Срок исполнения – календарная дата исполнения задачи. Срок исполнения документа начинается со дня его регистрации в канцелярии Организации и исчисляется в календарных днях. Документы подлежат исполнению в следующие типовые сроки:

– с конкретной даты исполнения – в указанный срок, если документ поступил в Организацию не позже чем за три дня до истечения указанного срока;

– без указания конкретной даты исполнения и специальных пометок – в течение 30 дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Срочно» или «Немедленно» – в течение трех дней;

– без указания конкретной даты, с пометкой «Оперативно» – в течение 10 дней.

3. Описание процесса

3.1. Постановка документа на контроль.

3.1.1. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения.

3.1.2. Основанием для постановки документа на контроль является резолюция генерального директора Организации или его заместителя.

В резолюции указываются:

– исполнитель документа;

– срок исполнения задачи;

– при необходимости – содержание задачи.

3.1.3. Получив документ с резолюцией, секретарь генерального директора или секретарь заместителя генерального директора (далее – Секретари) готовят скан-копию документа с резолюцией. Отсканированный документ помещается в папку «На контроле».

3.1.4. Файл копии документа вкладывается в электронное сообщение, направляемое исполнителю.

3.1.5. В параметрах электронного сообщения устанавливается срок исполнения задачи и включается опция уведомления автора задачи о ее получении.

3.1.6. После получения электронного сообщения с задачей исполнитель направляет автору задачи уведомление о ее получении.

3.1.7. В случае если исполнитель получает задание, содержание которого находится за пределами его компетенции, он обязан уведомить об этом автора задачи в течение одного рабочего дня с момента получения задания. Автор задачи, получив подобное уведомление, представляет руководителю документ для повторной резолюции.

3.2. Выполнение задания.

3.2.1. Исполнитель выполняет поставленную перед ним задачу в установленный в резолюции срок.

3.2.2. Если последний день исполнения задачи приходится на нерабочий день, документ подлежит исполнению на следующий рабочий день.

3.2.3. Если выполнить задание в установленный в резолюции срок не представляется возможным, исполнитель обязан доложить об этом руководителю до истечения срока выполнения и объяснить причину задержки. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.2.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок ее выполнения в электронной карточке документа.

3.3. Отчет о выполнении задания.

3.3.1. Выполнив задание, исполнитель формирует отчет о выполнении, который направляется автору задачи в виде электронного сообщения. Отчет о выполнении задания должен быть информативным и содержать конкретное описание действий и принятых мер. В случае если для выполнения задачи потребовалось составить документ, его регистрационные данные указываются в отчете о выполнении задачи.

3.3.2. Получив отчет о выполнении задачи, автор задачи ставит статус «Выполнено» в электронной карточке документа. Документ изымается из папки «На контроле» и помещается в дело.

3.3.3. В случае если автор задачи не получил отчет о выполнении задачи в срок, указанный в резолюции, он направляет исполнителю электронное сообщение-запрос с требованием указать причину невыполнения задачи. О невыполнении задания автор задачи докладывает руководителю с приложением объяснений исполнителя. Если причина является уважительной, руководитель может продлить срок выполнения задачи.

3.3.4. В случае если срок выполнения задачи был продлен руководителем, автор задачи изменяет срок выполнения в электронной карточке документа.

3.4. Формирование отчета о выполнении задач.

3.4.1. Секретари ежемесячно формируют отчет о выполнении задач по документам, который представляют руководителю.

В отчете указывается:

– общее количество поставленных задач за отчетный период;

– количество выполненных задач;

– количество задач с продленным сроком исполнения;

– количество задач, не выполненных в срок.

При наличии задач, не выполненных в срок, указываются также фамилии исполнителей данных задач.

4. Ответственность

Работники Организации, независимо от занимаемых должностей, несут дисциплинарную ответственность за ненадлежащее исполнение или неисполнение требований настоящего Регламента.

Н.М. ЮДЕНИЧ, эксперт журнала, налоговый юрист

Что включает в себя понятие «должная осмотрительность», вы не найдете нигде. Определение отсутствует. Тем не менее налоговики активно используют этот термин, когда речь идет о якобы необоснованном вычете по НДС и не-правомерном включении тех или иных расходов в состав затрат при расчете налога на прибыль. Дескать, компания не проявила должной осмотрительности при выборе поставщика, а он оказался фиктивной фирмой. Значит, НДС-вычет поку-пателю не положен, учесть затраты при налогообложении прибыли тоже не удаст-ся. А как решаются споры о должной осмотрительности в арбитражных судах?

Правила Налогового кодекса

Какие условия должна соблюсти компания, чтобы ее затраты разрешили учесть в целях налогообложения прибыли, а вычет по НДС признали правомерным? Для НДС и налога на прибыль НК РФ содержит разные требования.

Так, покупатель товаров (работ, услуг) принимает «входной» НДС к вычету, когда одновременно выполняются условия, прописанные в ст. 171 и 172 НК РФ:
— наличие правильно, в соответствии с положениями п. 5 ст. 169 НК РФ оформленного счета-фактуры;
— приобретенные товары (работы, услуги) приняты на учет;
— приобретенные товары (работы, услуги) предназначены для использования в операциях, облагаемых НДС.

В случае с налогом на прибыль произведенные расходы признаются в целях налогообложения, если они (п. 1 ст. 252 НК РФ):
— обоснованны (экономически оправданы) и документально подтверждены;
— понесены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Казалось бы, если организация выполнит все перечисленные требования, вопросов у контролеров возникнуть не должно. Но на практике это не так. Может случиться, что партнер компании оказался фирмой-«однодневкой» с «липовыми» адресом и ИНН. Или, будучи неплательщиком НДС, по ошибке выставил счет-фактуру с выделенной суммой налога, на основании которого покупатель принял налог к вычету. В таких случаях инспекторы пытаются доказать, что налогоплательщик не проявил должной осмотрительности при выборе своего контрагента. Если налоговая инспекция придет к выводу, что компания не проявила должной осмотрительности, она может обвинить фирму в получении необоснованной налоговой выгоды, сочтя ее затраты документально не подтвержденными, а НДС-вычет — неправомерным.

Как проявить осмотрительность?

В налоговую практику понятие «должная осмотрительность» было введено постановлением Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 N 53 (далее — постановление N 53), но не раскрыто ни в нем, ни где-либо еще в законодательстве.
В п. 10 постановления N 53 лишь указывалось, что «налоговая выгода может быть признана необоснованной, если налоговым органом будет доказано, что налогоплательщик действовал без должной осмотрительности и осторожности и ему должно было быть известно о нарушениях, допущенных контрагентом…». Пленум также обратил внимание на то, что факт нарушения контрагентом фирмы его налоговых обязанностей сам по себе еще не является доказательством получения фирмой необоснованной налоговой выгоды. Кроме того, Пленум указал, что, представив в инспекцию «все надлежащим образом оформленные документы» в целях получения налоговой выгоды, компания имеет все основания для ее получения. Если, конечно, инспекторы не докажут, что сведения, содержащиеся в этих документах, неполны, недостоверны или противоречивы. На практике под проявлением «должной осмотрительности и осторожности» обычно понимается, что фирма использовала все установленные законодательством возможности для получения информации о контрагенте.

А вот основные факты, которые могут навести проверяющих на мысль, что компания действовала без должной осмотрительности:
— отсутствие государственной регистрации партнера или регистрация по утерянному паспорту, на недееспособное лицо;
— отсутствие компании-контрагента по юридическому адресу;
— сдача контрагентом «нулевой» отчетности (как бухгалтерской, так и налоговой) или ее непредставление в инспекцию;
— подписание документов не установленными лицами.

Контролеры также обращают внимание на длительный характер взаимоотношений с контрагентом и наличие взаимозависимости (аффилированности) между компаниями. Поэтому к возможным претензиям инспекторов лучше подготовиться заранее. Возьмите за правило запрашивать у своих партнеров по бизнесу:
— копии учредительных документов (устава и учредительного договора);
— копии свидетельства о присвоении ОГРН, ИНН, выписки из ЕГРЮЛ;
— копии лицензий;
— документы, подтверждающие полномочия лиц, подписывающих договоры, счетафактуры (в частности, протокол о на-значении генерального директора на должность);
— копии паспортных данных руководителя и главного бухгалтера.

Чтобы сделать это оперативно, в ходе встречи с потенциальным партнером ему можно вручить памятку с перечислением всех необходимых «бумаг».

Определенные шаги по проверке потенциального партнера фирма может предпринять самостоятельно. Например, запросить у ФНС справку о наличии у контрагента задолженности по налогам, о привлечении его к ответственности за неуплату налогов. Сведения о нарушениях законодательства о налогах и сборах и мерах ответственности за эти нарушения налоговой тайной не являются (на основании подп. 3 п. 1 ст. 102 НК РФ).

Также можно проверить контрагента по базе налоговиков — например, по адресу: http://egrul.nalog.ru/fns/index.php, где представлена информация по ИНН, КПП, ОГРН и юридическому адресу организации.

Обратите внимание: все приведенные инспекторами доводы суды оценивают только в совокупности с другими свидетельствами недобросовестности партнеров (далее мы рассмотрим конкретные примеры из арбитражной практики). Кроме того, основополагающим моментом в налоговых спорах остается презумпция добросовестности налогоплательщика. То есть априори предполагается, что компания добросовестна. А чтобы выиграть спор, налоговикам придется до-казать обратное.

Дела судебные…

Арбитры, исходя из позиции добросовестности налогоплательщиков, часто занимают их сторону, но широко распространена и отрицательная практика. Рассмотрим на примерах судебных решений, каковы аргументы сторон в подобных спорах и насколько они эффективны.

Судьи на стороне налоговиков Согласно определению ВАС РФ от 25.01.2008 N 18196/07 организация должна позаботиться о благонадежности своего контрагента.

В рассмотренном ВАС РФ деле налоговой инспекции в ходе камеральной проверки не удалось найти контрагента (поставщика). По юридическому адресу он не располагался, лица, значащиеся руководителем и учредителем, таковыми не являются, и фирма на данных людей не регистрировалась. На основании этого инспекторы отказали компании в вычете по НДС. Однако организация с доводами инспекции не согласилась.

По ее мнению, факт отсутствия поставщика на момент камеральной проверки не может свидетельствовать о том, что он отсутствовал и в период совершения хозяйственных операций. Также этот факт не может служить доказательством недостоверности сведений в счетах-фактурах, а следовательно — и основанием для отказа в праве на применение налоговых вычетов.

В.В. БАЦИЕВ, начальник управления анализа и обобщения судебной практики ВАС РФ:

Что должен предпринять налогоплательщик, чтобы сделанный им выбор контрагента был расценен как совершенный с должной осмотрительностью? Приведу такой пример.
Интернет-магазин предлагает товар по цене, значительно отличающейся от рыночной. Курьер, осуществляющий доставку товара, привозит покупателю документы, относящиеся к этому товару, весьма сомнительного свойства. Совершенно очевидно, что такой выбор контрагента нельзя признать удачным, поскольку данный продавец не может быть реальной компанией, начисляющей и уплачивающей налоги. Об этом свидетельствует, в частности, низкая стоимость товара: вся выгода извлекается продавцом из неуплаты налогов, иных экономических оснований для продажи товара по заниженной цене у него быть не может.

Тем не менее судьи приняли сторону инспекции. Они пришли к выводу, что оформленные счета-фактуры подписаны неизвестным лицом, а следовательно, не соответствуют требованиям ст. 169 НК РФ. Поэтому налогоплательщик не имеет права на заявленный им налоговый вычет. Такое же мнение судьи выразили и в определении ВАС РФ от 22.10.2007 N 5831/07.

Обстоятельства дела аналогичны: счета-фактуры подписаны неизвестными, по адресу, указанному в учредительных документах, поставщик фактически не располагается. Кроме того, поставщик образован с уставным капиталом 10 000 руб. за два месяца до заключения сделки. А договор на поставку оборудования многомиллионной стоимости доставлен обществу курьером. Несмотря на довод покупателя о том, что он не может нести отрицательные последствия за недобросовестность своего поставщика, суд сделал вывод о недостоверности сведений, содержащихся в счетах-фактурах. Еще пример — недавнее постановление ФАС МО от 07.08.2008 N КА-А40/6770-08.

Документы поставщиков (накладные, договоры, счета-фактуры) были подписаны не установленными лицами. Инспекторы при проверке сделали вывод, что эти бумаги содержат недостоверные сведения, следовательно, затраты фирмы документально не подтверждены, а вычет по НДС не обоснован. Судьи поддержали налоговиков. Они допросили в качестве свидетелей тех, чьи подписи стояли на документах. Эти люди показали, что не имеют никакого отношения к хозяйственной деятельности данных организаций, не учреждали их и не руководили ими, не подписывали от их имени никаких финансово-хозяйственных документов (договоров, счетов-фактур и т. п.).

При рассмотрении другого дела суд установил, что адрес поставщика в выставленных им счетах-фактурах не соответствует адресу в ЕГРЮЛ. А все счета-фактуры подписаны директором, умершим (!) три года назад. Разумеется, арбитры пришли к выводу, что компания при заключении сделки с таким поставщиком действовала без должной осмотрительности, а сведения, указанные в счетах-фактурах, недостоверны (постановление ФАС ВВО от 02.06.2008 N А11-9651/2007-К2-23/526). Доводы фирмы, что она не должна нести ответственность за действия своего контрагента (в том числе за неверные сведения в счете-фактуре), не помогли.

Налоговая инспекция установила, что поставщики компании зарегистрированы по поддельным документам, налоговую отчетность не представляют, занимаются «обналичкой» денег. Кроме того, и у поставщиков, и у самой фирмы отсутствуют складские помещения и транспорт. Следовательно, они не могут быть грузополучателями и грузоотправителями продукции. Между поставщиками и организацией осуществлялось движение только денежных потоков, а товарные потоки отсутствуют, что свидетельствует о фиктивности заключенных сделок. Получается, налицо необоснованная налоговая выгода. С этим согласились и судьи (постановление ФАС ПО от 17.01.2008 N А55-6925/2007).

Судьи на стороне налогоплательщиков
Практика показывает: если фирме удастся доказать реальность хозяйственных операций и своего намерения совершить именно ту сделку, что заявлена в договоре (а не просто завысить вычеты по НДС и затраты по налогу на прибыль), то суд, скорее всего, примет ее сторону. Приведем несколько примеров. Налоговая инспекция в ходе встречных проверок установила, что поставщики зарегистрированы в качестве юридических лиц, состоят на налоговом учете, но не представляют отчетность и не уплачивают налоги. По мнению налоговиков, это не позволяет организации-покупателю применить налоговый вычет по НДС и учесть затраты в целях налогообложения прибыли.

Однако суды поддержали компанию (постановление ФАС СКО от 05.06.2008 N Ф08-3098/2008, оставлено в силе определением ВАС РФ от 15.08.2008 N 5717/08), используя такие доводы:
— налоговая инспекция не доказала отсутствие реальных хозяйственных операций между фирмой и ее поставщиками и, соответственно, необоснованность получения налоговой выгоды;
— не представлено доказательств того, что фирма знала о нарушениях, допущенных ее контрагентами;
— на компанию не может быть возложена ответственность за другие организации, которые являются самостоятельными налогоплательщиками;
— налоговое законодательство не связывает право фирмы на зачет налога с фактами уплаты или неуплаты НДС в бюджет ее контрагентами.

Таким образом, компания подтвердила право на вычет НДС, а ее расходы являются обоснованными и документально подтвержденными. Несмотря на допущенные нарушения, поставщики компании являются действующими организациями, все хозяйственные операции реальны и подтверждены документами.

Еще пример. Фискалы утверждали, что счет-фактура и товарная накладная подписаны человеком, не являющимся руководителем, хотя в остальном и оформлены правильно. Кроме того, поставщики общества не располагаются по их юридическим адресам.

Но общество в суде опровергло доводы инспекторов. Были представлены документы контрагента о том, что обязанности генерального директора после смерти руководителя возложены на другого человека (решение участников ООО). Также было установлено, что адреса поставщиков, указанные в спорных счетах-фактурах, соответствуют адресам, указанным в выписке из ЕГРЮЛ. Кроме того, общество подтвердило реальный характер совершения хозяйственных операций по договорам.

На этих основаниях суд опроверг доводы инспекторов (определение ВАС РФ от 22.05.2008 N 6539/08 и постановление ФАС СЗО от 28.01.2008 N А42-154/2007). Часто встречаются дела, когда контрагент — неплательщик НДС (например, «упрощенец») выставляет покупателю счета-фактуры с выделенной суммой налога. А последний, в свою очередь, принимает этот налог к вычету. В результате налоговики пытаются доказать, что такой вычет неправомерен, а компания не проявила должной осмотрительности при общении с партнером.

Правда, судьи в этом начинании фискалов не поддерживают. Они считают, что тот факт, что поставщик не является плательщиком НДС, не влияет на право налогоплательщика на применение налоговых вычетов. Выставив счет-фактуру с выделенной суммой налога, компания обязана заплатить ее в бюджет, даже будучи «лицом, не являющимся налогоплательщиком» (п. 5 ст. 173 НК РФ). А поскольку НДС считается косвенным налогом, покупатель имеет право на применение налогового вычета.

Итак, решая вопрос о должной осмотрительности, суды принимают во внимание совокупность обстоятельств. Они конечно же встанут на сторону налоговиков, если недобросовестность сделок будет доказана. А для этого должны иметь место вопиющие факты («подписание» документов умершим, отсутствие отгрузки продукции при наличии постоянных денежных потоков между поставщиком и покупателем и т.п.). Если же контрагент — действующая фирма, пусть и допустившая ошибки в оформлении бумаг, а хозоперации реальны, то служители Фемиды, скорее всего, поддержат компанию. К слову, ВАС РФ поддержал судей в выводах о том, что такие обстоятельства, как неисполнение поставщиками своих налоговых обязательств и ненахождение их по юридическим адресам, не могут служить достаточным основанием для признания покупателя недобросовестным и не проявившим должной осмотрительности при совершении хозяйственных операций (определение ВАС РФ от 18.04.2008 N 5513/08).

К выводам об отсутствии должной осмотрительности судьи могут прийти тогда, когда организация не могла не знать о том, что полученные товары (работы, услуги) не облагаются НДС или что ее поставщик не является плательщиком налога. В частности, Президиум ВАС РФ в постановлении от 15.07.2003 N 2011/03 заявил: компания была в курсе, что ее контрагенты являются неплательщиками НДС, поскольку последние — индивидуальные предприниматели (речь идет об операциях 2000 года, когда «индивидуалы» в число плательщиков налога не входили). Значит, сделали вывод высшие судьи, фирма не должна была принимать к вычету НДС, полученный от таких контрагентов.

Журнал «Арбитражное правосудие в России» N 10/2008, Н.М. ЮДЕНИЧ, эксперт журнала, налоговый юрист

Что у нас нового?

Дистанционный пошаговый курс описания, упорядочивания и базовой оптимизации процесса «Бизнес-процессы с умом»

Ваш сотрудник одновременно учится под руководством куратора и выполняет реальную работу над Вашим бизнес-процессом. Часто курс окупается экономическим эффектом уже во время обучения.
→ Читать программу курса

Регламент процесса «Процесс»

1. Общие положения

1.1. Область применения

Если регламент распространяется не на все подразделения, документы и т.п.

1.2. Термины и сокращенные наименования, используемые в настоящем Регламенте

Определение значимых и непонятных терминов (не всех, используемых в регламенте, а только тех, что непонятны читающему), а также расшифровка сокращений, кроме кодовых обозначений должностей.

Если у Вас несколько процессов, векомендуем завести глоссарий, и не вписывать названия и определения в каждый регламент.

Сокращения терминов можно вводить в тексте регламента в скобках по следующему образцу: «Полное наименование (далее – сокращенное наименование)». Второй вариант – делать сноски внизу той страницы, где впервые использован термин, так лучше читается.

2. Процесс

Этот раздел представляет собой сокращенное Положение о процессе (без воды).
2.1. Цель и результат процесса, требования к результату и показатели его эффективности
Этот раздел заполняется на основании карточки процесса. Например:

2.1.1. Цели процесса ремонта оборудования:
— поддержание оборудования в рабочем состоянии с минимальными затратами,
— продление срока службы оборудования.
Требования к результату:
• Отремонтированное оборудование работает исправно;
• Время простоя оборудования не превышает установленного регламентом срока;
• Себестоимость ремонта в пределах запланированных средств;
• Заинтересованные сотрудники проинформированы о начале ремонта (не менее чем за 1 сутки) и окончании ремонта (немедленно по окончании).
Показатели эффективности:
• Время простоев;
• Срок службы оборудования;
• Затраты на ремонт и обслуживание.

2.2. Входы и выходы процесса, условия начала процесса

Этот раздел описывает условия начала и окончания процесса. Например:

Вход: служебная записка от РП о начале тендера
Выход: подписанный договор передан в бухгалтерию, материалы тендера переданы в архив.
Срок: …
Условия:
Если есть какие-либо ограничения или условия, например:
Тендеры проводятся на все внутренние и внешние работы на сумму свыше 100 000 рублей. Работы на сумму менее 100 000 рублей заказываются РП самостоятельно без тендера. Порядок заключения договоров описан в регламенте «Заключение договора».
Либо если для начала процесса помимо основного входа (условия начала) нужны дополнительные входы: документы, информация и т.п.
2.3. Участники процесса
2.2.1. Владелец процесса – (кто отвечает за результат и ход процесса, см. в глоссарии).
2.2.1. Ответственные за элементы процесса:

2.3. Процедуры процесса

Здесь изображается последовательность и взаимосвязь процедур процесса, например:

2.7. Сферы ответственности участников

Здесь перечислено, кто из участников за что отвечает, например так, либо в форме матрицы распределения ответственности:

3. Правила

В данный раздел включаются правила, связанные с данным процессом.
Например (пример кусочка правил из регламента документооборота):

Сюда сотрудники смогут добавлять и новые правила, о которых они договорились. Сюда же должна быть включена информация из всех приказов, относящихся к данному процессу.

4.Процедуры процесса

Этот раздел представляет собой описание каждой процедуры процесса в виде: схема + таблица операций + результат + требования к промежуточным результатам. Например:

или так:

Далее идёт описание каждой процедуры в виде таблицы: каждая операция описывается одной строкой таблицы.

Также в регламенте описываются документы. Они либо описываются после каждой процедуры (пишем требования к каждому документу, который упоминается в процедуре), либо выносятся в одтильный раздел.

Кроме требований к документам, в качестве приложений к регламенту идут бланки документов (приложения, бланки, формы и т.п. предоставляются Заказчиком).

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *