Образец журнала проверок

Правила оформления и заполнения документа

Документ состоит из:

  • титульного листа;
  • страниц, содержащих сведения о контроле.

Ведением в организации занимается ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, как правило, это секретарь. Ответственный сотрудник заполняет титульный лист с указанием:

  • названия компании (ФИО ИП);
  • даты начала ведения;
  • юридического адреса организации (адреса места жительства ИП);
  • номера ОГРН (ИНН ИП)
  • ФИО руководителя;
  • ФИО самого ответственного работника.

Руководитель ставит подпись и печать. Заверение документа печатью для организаций обязательно согласно статье 16 ФЗ N 294. Индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут документацию, заверяя ее печатью при наличии.

Все графы основного раздела заполняются проверяющими инспекторами. Задача ответственного работника или предпринимателя — пронумеровать и прошить страницы. Когда место закончится, число страниц указывают на титульном листе. Храниться документ в компании должен 5 лет, после этого его можно не архивировать, а сразу уничтожить.

Инспектор, осуществляющий надзор, полностью заполняет основное содержание журнала учёта. В нём 12 граф, первые 6 из которых заполняются в начале, а оставшиеся — по окончанию процедуры:

  1. дата начала и завершения мероприятия по контролю;
  2. длительность в рабочих днях (или в часах — для малых предприятий);
  3. название контролирующего органа;
  4. номер и дата распоряжения о проведении проверки;
  5. предмет контроля, его цель;
  6. плановость или внеплановость мероприятия с указанием основания;
  7. номер акта, дата составления;
  8. нарушения;
  9. номер предписания об устранении, дата составления;
  10. ФИО инспектора;
  11. ФИО экспертов, если они привлекались;
  12. Подпись инспектора.

Для чего нужен журнал

Число проводимых в организациях различного рода проверок с каждым годом только растет. Государство осуществляет контроль за финансовой стороной работы предприятия (в том числе налоговой составляющей), за документооборотом, за соблюдением правил санитарной, противопожарной и прочими видами безопасности и т.д. За год количество визитов представителей различного рода надзорных структур в крупных компаниях может превысить десяток. При этом проверки могут быть как плановыми, заранее согласованными, так и внеплановыми, что, безусловно, в некоторой степени нервирует бизнес.

ФАЙЛЫ

Журнал учета проверок имеет вполне определенное назначение: с его помощью руководство организации регистрирует факт осуществленного контрольного мероприятия, а также следит за частотой проверок со стороны той или иной государственной надзорной инстанции. Журнал четко структурирует тип и содержание каждой проведенной проверки, фиксирует ее длительность, дает сведения о ведомстве, которое ее осуществило и т.п., он же предоставляет возможность руководству проверяемого предприятия вкратце ознакомиться с ее первоначальными итогами. А поскольку периодичность практически каждого вида проверок закреплена в законодательстве, излишнее рвение какой-либо контролирующей инстанции при помощи этого документа в дальнейшем можно оспорить.

Таким образом, благодаря журналу компания не только может систематизировать и правильно спланировать свою работу, но и защитить свои интересы.

Образец журнала учета проверок юридического лица

Если вам нужно внести данные в журнал учета проверок юридического лица, а вы никогда раньше этого не делали, посмотрите образец заполнения документа и прочитайте разъяснений к нему – с их помощью вы наверняка без труда сделаете то, что от вас требуется.

  1. Первым делом заполните титульный лист: впишите сюда дату начала ведения журнала (она может совпадать с датой первой проверки, которая будет отражена в бланке), затем укажите наименование организации – с расшифровкой организационно-правового статуса, ее адрес, номер свидетельства о государственной регистрации.
  2. После этого обязательно отметьте сотрудника, на которого возложена ответственность за ведение журнала, а также данные о руководителе фирмы: его должность, ФИО, потом он же в этой части документа должен поставить свою подпись.
  3. Далее переходите к основному разделу (на каждую проверку отводится одна страница). Внесите сюда даты начала и окончания проверочных действий, количество часов или дней, затраченных на проверку.
  4. Обозначьте название и номер проверяющей инстанции, а также укажите документ, на основании которого действуют ее представители (обычно это какой-то приказ или распоряжение).
  5. Отметьте цель и задачи проверки, информацию о том, какой характер она носит: плановый или внеплановый.
  6. Обязательно включите в журнал сведения об акте, который пишется по результатам каждого подобного мероприятия.
  7. Если были выявлены какие-то нарушения, обозначьте их коротко (подробности обычно фиксируются непосредственно в акте), также укажите данные о предписании об устранении нарушений, если оно было выдано.
  8. В заключение в бланк надо включить информацию о работнике надзорного ведомства, приводившего проверку, а также экспертах, если таковые были к ней привлечены, они же должны поставить в документе свои подписи.

>Комплект журналов для аптек. 2019, последняя редакция

Комплект журналов для аптек. 2018, последняя редакция.

  1. Журнал регистрации инструктажа на рабочем месте
  2. Журнал учета инструктажей по пожарной безопасности (Приказ МЧС РФ № 645 )
  3. Журнал регистрации инструктажа по электробезопасности
  4. Журнал регистрации приказов (распоряжений) по субъекту розничной торговли
  5. Журнал периодической регистрации температуры внутри холодильного оборудования
  6. Журнал регистрации неправильно выписанных рецептов
  7. Журнал регистрации операций, связанных с оборотом прекурсоров НС и ПВ
  8. Журнал ежедневной регистрации параметров температуры и влажности в помещениях для хранения лекарственных препаратов,медицинских изделий и биологически активных добавок
  9. Журнал регистрации результатов приемочного контроля
  10. Журнал учета дефектуры
  11. Журнал учета лабораторных и фасовочных работ
  12. Журнал учета лабораторно-фасовочных работ для производственных аптек
  13. Журнал учета лекарственных средств с ограниченным сроком годности
  14. Журнал учета операций, связанных с обращением лекарственных средств для медицинского применения (Приложение 2)
  15. Журнал учета поступления и расхода вакцин
  16. Журнал учета проверок юридического лица, ИП
  17. Журнал учета рецептов, находящихся на отсроченном обслуживании
  18. Журнал по обеспечению лекарственными препаратами, входящими в минимальный ассортимент лекарственных препаратов, необходимых для оказания медицинской помощи
  19. Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда

Подборка журналов для аптек позволяет организовать работу без особых трудностей. Разработка готовых журналов осуществляется с применением действующих норм, поэтому можно не сомневаться в их качестве и полноценном виде. Использование журналов в аптеке станет гарантией того, что документы будут в порядке.

Комплект журналов для аптек в Москве поможет упростить деятельность учреждения и упорядочить общие работы. Оформлять журналы можно на свое усмотрение, но по уже заданной структуре (есть очерченные графы и листы стандартного формата). На заполнение таких журналов не нужно долго тратить время, а покупка общего комплекта по стоимости обойдется недорого. Вносить в журнал требуется все необходимые сведения, которые непосредственно касаются работы в аптеке. С помощью применения журналов можно сэкономить свое время на учет и контроль важных данных.

Чтобы комплект журналов для аптек купить, нужно потратить не так уж много времени. Предлагаются журналы на сайте в готовом виде и могут использовать в аптеках разного уровня. Оформление журналов предельно простое и составлено так, чтобы своевременно вносить информацию. Напечатаны журналы по последней редакции, поэтому полностью соответствуют нынешним стандартам.

Что это такое

Журнал учета проверок юр. лица или ИП – специальный документ, позволяющий фиксировать и анализировать информацию о проведенных плановых или внеплановых проверках, проводимых государственными службами.

Журнал необходим для хранения всех сведений о нарушениях и для принятия мер по предотвращению этих нарушений.

Сроки и необходимость проверок устанавливается законодательством. В связи с этим журнал позволяет защитить интересы предпринимателя, если какой-либо госорган оказывает излишнее внимание предприятию.

Ответственный за ведение журнала назначается руководителем организации.

Это может быть:

  • генеральный директор;
  • секретарь;
  • юрист;
  • другой специалист компании, наделенный данными полномочиями.

Информацию в журнал вносят также проверяющие органы и контролирующие ведомства. Ответственность за сохранность документа несет не только уполномоченное лицо, но и руководитель предприятия или ИП.

Необходимость ведения журнала законодательно не установлена. А значит, организации имеют право не делать записи.

Однако такое решение может негативно сказаться на дальнейшем функционировании предприятия. В частности, доказать излишнее внимание конкретного проверяющего будет сложнее без документальных доказательств.

Если компания все же ведет журнал учета, то контролирующие органы не могут отказать во внесении соответствующей записи о проверке. В случае отказа руководитель предприятия должен обратиться к начальству проверяющих, а затем – в суд, если не удалось достичь компромисса.

Виды проверок

Проверки юридического лица проводятся государственными органами на основании законодательства РФ.

Существует два вида проверок:

Плановая Цель – удостовериться в соблюдении предприятием или ИП законодательных норм и требований, установленных федеральными и муниципальными нормативно-правовыми актами, в том числе провести проверку соответствия предоставляемых сведений фактическим данным.Проверка проводится на основании распоряжения Генпрокуратуры РФ в установленные сроки, указанные на официальном сайте.

Основаниями для проверки являются:

  • регистрация юр. лица или ИП;
  • окончание действительности предыдущей проверки;
  • начало предпринимательской деятельности.
Внеплановая Цель – удостовериться в соблюдении федеральных и муниципальных законов, в выполнении особых предписаний, включая проведение мероприятий по безопасности, инструктажей, ликвидации последствий аварии или чрезвычайной ситуации и т.д.Проверка не имеет конкретных сроков и проводится по мере необходимости. Госорганы обязаны уведомить юр. лицо о предстоящем визите не менее, чем за сутки до проверки.

Основаниями для проверки являются:

  • окончание срока на исправления недочетов по предыдущей проверке, в том числе ликвидации последствий аварии;
  • поступление в госорганы информации о возможной угрозе жизни и здоровью персонала или потребителей, а также о вреде окружающей среды;
  • другие случаи, предусмотренные законодательством.

Срок проведение проверки в обоих случаях не может превышать 20 рабочих дней.

Правила заполнения

Скачать пустой образец журнала проверок контролирующих органов 2019 года можно .

Ведение журнала учета проверок подразумевает соблюдение некоторых правил и нюансов:

  • правки в документе не допустимы;
  • ошибки и неточности также не желательны;
  • информация, вносимая в журнал должна быть корректной и достоверной;
  • журнал ведется в единственном экземпляре;
  • форма ведения журнала может быть как электронной, так и письменной. Однако при ведении документа в электронном формате форму нужно будет распечатать для проставления подписей проверяющего;
  • листы нумеруются и прошиваются;
  • на последнем листе журнала указывается общее количество страниц печать организации и подпись руководителя;
  • документ храниться в канцелярском или другом отделе организации и предъявляется по первому требованию.

Алгоритм заполнения журнала учета:

  1. Заполнить титульный лист с указанием:
    • даты начала ведения;
    • наименования организации или ИП;
    • юридический адрес;
    • номер свидетельства о регистрации.
  2. Указать должностные лица:
    • ФИО и должность сотрудника, ответственного за ведение документа;
    • ФИО и должность руководителя компании с подписью.
  3. Заполнять основную часть с указанием:
    • даты начала и окончания мероприятий по проверке;
    • наименование контролирующего органа и документы, на основании которых проводится проверка;
    • сведения о виде и целях мероприятий;
    • номер акта об окончании и результатах проверки;
    • основные нарушения;
    • ФИО и должность лица, проводившего проверочные мероприятия.

Несмотря на то, что ведение журнала учета – не обязательная процедура, многие организации вводят такой документ в работу для обеспечения безопасности и контроля проводимых проверок.

Журнал имеет унифицированную форму и определенный порядок заполнения. Только при соблюдении этих условий документ будет иметь юридическую силу.

Журнал регистрации проверок № 19, октябрь 2009 г.

Внимание! Эта страница является архивной, возможно материалы опубликованные на ней уже устарели. С актуальной информацией для предпринимателей вы можете ознакомиться в газете «Частный предприниматель»

Как оформить журнал регистрации проверок контролирующими органами у предпринимателя и нужно ли его регистрировать в каких-либо органах?

(Вопрос поступил на сайт газеты)

Журнал регистрации проверок нужен предпринимателям для того, чтобы не допускать несанкционированных проверок.

Возможность вести журнал регистрации всех проверяющих была введена Указом Президента Украины от 23.07.98 г. № 817/98 “О некоторых мерах по дерегулированию предпринимательской деятельности” (далее – Указ № 817). Так, п. 7 данного Указа рекомендует всем субъектам хозяйствования вести журналы посещения их представителями контролирующих органов с обязательным указанием в этих журналах сроков и цели посещения, должности и фамилии представителя, который обязательно ставит свою подпись в этом журнале. Отказ представителя контролирующего органа от подписи в журнале является основанием для недопуска его к проведению проверки. В понимании Указа № 817 контролирующими органами являются “органы исполнительной власти, уполномоченные от имени государства осуществлять проверку финансово-хозяйственной деятельности субъектов предпринимательской деятельности”. Статья 5 Указа № 817 к таким контролирующим органам относит органы государственной налоговой службы, таможенные органы, органы госказначейства и КРУ.

Упоминается журнал проверок и в Законе Украины от 05.04.2007 г. № 877-V “Об основных принципах государственного надзора (контроля) в сфере хозяйственной деятельности” (далее – Закон № 877). Пункт 12 ст. 4 Закона гласит, что “перед началом осуществления государственного надзора (контроля) должностное лицо органа государственного надзора (контроля) вносит запись в соответствующий журнал субъекта хозяйствования (при его наличии)”. Напомним, что действие данного Закона не распространяется, в частности, на проверки в сфере валютного контроля, контроля за соблюдением законодательства о защите экономической конкуренции, а также оперативно-разыскной деятельности, дознания, прокурорского надзора, досудебного следствия и правосудия. Именно на этом основании отказываются записываться в журнале проверок работники милиции и прокуратуры.

Законодательство не обязывает предпринимателей заводить журнал проверок. Но с другой стороны, такой журнал является инструментом, позволяющим обезопасить себя от работников многих контролирующих служб, не имеющих законных оснований для проверок.

Форма и порядок ведения Журнала регистрации проверок утверждены приказом Госкомпредпринимательства от 10.08.98 г. № 18 (далее – Порядок № 18) и приведены ниже.

Такой журнал должен находиться по месту осуществления предпринимательской деятельности. Если у предпринимателя несколько мест осуществления деятельности (например, несколько магазинов), то в каждом из них ведется отдельный журнал регистрации проверок.

Журналы регистрации проверок можно приобрести в местах торговли бланками, пособиями и другой подобной продукцией или изготовить самому. Регистрировать журналы в каких-либо инстанциях не нужно. Согласно Порядку № 18 такие журналы предпринимателю следует прошить и заверить своей подписью.

В случае прихода “претендентов” на проведение проверки каждому из них следует предложить “отметиться” в журнале. В соответствии с п. 7 Порядка № 18 представитель контролирующего органа перед началом проверки должен обязательно сделать запись в журнале, заполняя все предусмотренные графы, и поставить свою подпись. Если кто-то из проверяющих откажется от подписи в журнале, предприниматель имеет полное право не допустить его к проведению проверки.

Согласно Указу № 817 о факте отказа предприниматель должен письменно уведомить соответствующий контролирующий орган в трехдневный срок. Порядок № 18 содержит менее жесткие нормы. В частности, в п. 10 Порядка говорится о том, что субъект предпринимательской деятельности имеет право (а не должен!) направить письменное уведомление в контролирующий орган о факте отказа проверяющего от подписи в журнале. Хотя, по нашему мнению, такой сигнал в проверяющую структуру будет не лишним и может избавить предпринимателя от подобных несанкционированных визитов в дальнейшем.

Независимо от того, записался проверяющий в журнал или нет, предприниматель до начала проверки вправе проверить наличие полномочий проверяющего, в том числе позвонив по телефону в соответствующий контролирующий орган. Запись в журнале не лишает права предпринимателя и на проверку документов должностного лица.

Проследите, чтобы проверяющий заполнил все графы. Ведь эта информация может в будущем послужить существенным основанием при обжаловании его действий.

Например, в графе 2 указываются “цель и характер проверки”. Если в графе записано “проверка порядка применения РРО”, а на самом деле визитер захочет проверить наличие акцизных марок или своевременность уплаты сбора за загрязнение, то у предпринимателя будет достаточно оснований для обжалования его действий и принятых по результатам проверки решений. В этой же графе должен быть указан и характер проверки – плановая или внеплановая. Ведь основания для различных видов проверок и допуска к ним существенно отличаются. В частности, о проведении плановой проверки предприниматель должен быть уведомлен за 10 дней до ее начала. В противном случае предприниматель вправе не допустить должностное лицо контролирующего органа к ее проведению (ст. 5 Закона № 877).

Важно знать и название проверяющей организации (гр. 3 журнала). Ведь иногда выясняется, что проверяющие почему-то из инспекции другого территориально-административного района. Тогда не лишним будет уточнить, на каком основании вас проверяют “ребята не из вашего двора”.

Не помешают и точные сведения о тех, кто именно вас проверял (гр. 4 и 5 журнала), если придется обжаловать действия таких лиц.

Срок проведения проверки (гр. 7 и 8 журнала) также может иметь существенное значение. Согласно Закону № 877 срок плановых проверок субъектов малого предпринимательства не может превышать 5 рабочих дней (ст. 5), а внеплановых – 2 рабочих дня (ст. 6), если иное не предусмотрено законом. И продление этих сроков не допускается. (Отметим, что представители органов налоговой службы осуществляют проверки на основании Закона Украины от 04.12.90 г. № 509-ХІІ “О государственной налоговой службе в Украине”, которым установлены более длительные сроки проверок предпринимателей. Для плановых налоговых проверок срок установлен до 10 рабочих дней, для внеплановых – до 5 рабочих дней. Кроме того, плановая проверка может быть продлена на 5 рабочих дней, а внеплановая соответственно на 2).

Графу “примечания” проверяющие не заполняют. В этой графе предприниматель может зафиксировать свои замечания или сделать отдельные примечания.

Согласно п. 5 Порядка № 18 журнал не может быть изъят проверяющими, кроме предусмотренных законодательством случаев.

Add a Comment

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *