Однодневная командировка суточные

Добавить в «Нужное»

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Закон (ст. 166 ТК РФ) не ограничивает продолжительность служебной командировки ни минимальным, ни максимальным сроками. Это означает, что срок командировки определяется исключительно работодателем с учетом характера служебного поручения работнику. Следовательно, однодневное командирование работника не противоречит закону.

Однодневная командировка. Что это за поездка?

Однодневная командировка предполагает, что работник направлен в местность, откуда имеется возможность ежедневного возвращения к месту постоянного жительства (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, далее – Положение об особенностях).

При этом целесообразность ежедневного возвращения определяется работодателем исходя из следующих факторов:

  • насколько велико расстояние от рабочего места до места командировки;
  • достаточно ли развито и доступно транспортное сообщение между этими местами;
  • позволяет ли служебное поручение командированного работника выполнить его быстро и качественно за короткое время;
  • сможет ли работник полноценно отдохнуть после выполнения служебного поручения и возвращения домой, чтобы на следующий день выйти на работу и трудиться.

Командировочные расходы за один день командировки

В отношении однодневной командировки действуют общие правила статей 167, 168 ТК РФ о гарантиях, но с некоторыми изъятиями.

Так, расходы по проезду командированному работнику возмещаются всегда при предоставлении проездных документов, равно как и иные расходы, понесенные с разрешения/ведома работодателя.

Расходы по найму жилого помещения возмещаются лишь в случаях, когда по согласованию с руководителем организации работник по окончании рабочего дня остается в месте командирования, и при предоставлении соответствующих документов (чеков из гостиницы, договоров с собственником жилья и т.п.).

Суточные расходы при командировках на 1 день по России не выплачиваются в силу прямого указания об этом в абз. 4 п. 11 Положения об особенностях.

Если же работник командирован на один день за границу, то суточные выплачиваются в размере 50% нормы расходов на выплату суточных для загранкомандировок, определяемой локальным нормативным актом о командировках (п. 20 названного Положения, ст. 168 ТК РФ).

Суточные при однодневных командировках в 2016 году изменений не претерпели, хотя существовал законопроект об их отмене. Возможно, это произойдет в следующем году. Но, пока этого не произошло, прежние правила остаются в силе.

Платятся ли суточные за 1 день командировки?

Тем не менее работодатель имеет возможность выплатить командированным на один день аналог суточных расходов.

Если в локальном положении организации о командировках (или соответствующем приказе) установить возможность выплаты компенсации взамен суточных при командировках на один день, то работники не будут обижены. Только следует избегать слова «суточные» в названии этой выплаты.

Оформление однодневной командировки

В коммерческой организации порядок направления в служебные командировки может быть установлен локальным нормативным актом (например положением о командировках) с конкретизацией этой процедуры (ч. 4 ст. 168 ТК РФ).

Если такой локальный акт отсутствует или в нем не конкретизирован этот порядок, то действует общий, установленный Положением об особенностях.

Никаких отличий от многодневных командировок в плане процедуры оформления командировки на 1 день не имеется.

Первым этапом процедуры является издание приказа или распоряжения работодателя (в письменной форме) о направлении работника в служебную командировку. В нем, помимо обязательных для этого документа реквизитов, определяются место, срок и цель командировки, также можно указать источник финансирования командировки и другие важные моменты, предусмотренные локальным положением о командировках.

Второй этап оформления командировки на один день – выдача работнику аванса на оплату командировочных расходов (п. 10 Положения об особенностях). Она может осуществляться как путем выдачи работнику наличных сумм в кассе организации, так и путем перечисления подотчетных сумм на его банковскую карту, если соответствующее условие закреплено в локальном акте о командировках.

Если в этом локальном акте предусмотрено ведение журнала учета командировок (прибывших/выбывших командированных работников), то еще одним этапом будет внесение в них соответствующих записей.

Командировка на один день предполагает, что работник может в день служебной поездки вернуться к себе домой. В соответствии с этим отличают и компенсации, положенные работникам при однодневной командировке. В статье рассмотрим положены ли работнику суточные при однодневной командировке, а также порядок оформления служебной поездки на один день.

Является ли однодневная поездка командировкой

Служебная командировка представляет собой поездку сотрудника в соответствии с распоряжением работодателя на какой либо срок с целью выполнения служебного задания вне постоянного места работы (166 ТК РФ). Служебные поездки работников также регламентируются Положением о командировках №749, далее – Положение. Как Трудовой кодекс, так и Положение не содержит минимального срока, на который работодатель должен направить работника в служебную поездку. Из этого можно сделать вывод, что если работник направляется в поездку в соответствии с распоряжением руководителя, в поездке выполняет его поручение, а происходит это вне места работы, то поездку такую можно считать командировкой. При этом не имеет значение сколько дней она длится, один или несколько (Читайте также статью ⇒ Командировка при испытательном сроке).

Важно! Срок поездки определяет работодатель, исходя из объема служебного поручения, его сложности и иных особенностей.

Суточные при командировке на один день

Когда в командировку работника отправляют на два дня или более длительный срок, ему необходимо оплатить не только дорогу к месту назначения и обратно, но и проживание. Помимо этого работнику выплачиваются суточные, в зависимости от количества дней поездки (168 ТК РФ). Что касается суточных при однодневных командировках, то зависеть все будет от того, куда именно направил работодатель работника. Различают служебные поездки по России и за границу.

Если в служебную поездку на один день работника направляют по России, то выплата суточных не предусматривается (Положение). Компания при этом сама вправе решить выплатить ли работнику компенсацию, вместо суточных или нет (168 ТК РФ). В этом случае работодателю следует предусмотреть такую компенсацию в локальном документе организации. В качестве такого документа может выступать трудовой или коллективный договор. Оформить можно и иным способом. Например, издать приказ о выплате работнику компенсации командировочных расходов вместо суточных. Как в приказе, так и в трудовом или коллективном договоре работодателю необходимо прописать размер таких выплат.

Суточные при однодневной загранкомандировке

В случае направления работника в загранкомандировку на один день, суточные ему положены. Однако размер их будет отличаться от размера суточных, выплачиваемых в загранкомандировках на несколько дней. Работнику выплачивают только 50% от этой суммы (Положение о командировках) (Читайте также статью ⇒ Командировка за счет принимающей стороны).

Порядок оплаты командировки на один день

При командировке на один день работнику положены те же виды оплаты, что и при многодневных поездках. За исключением суточных, как мы уже рассмотрели выше, положены они только при однодневных поездках за границу. При поездке на один день по России суточные не выплачиваются.

При однодневных командировках работнику возмещаются следующие расходы:

  • За проезд;
  • Иные расходы, которые работником были произведены с разрешения работодателя.

Такие выплаты, а также их размер и порядок возмещения определяются в коллективном договоре или локальным нормативном акте компании. Причем размер выплат может быть дифференцированным в зависимости от того, какую должность занимает работник. Другими словами работнику с вышестоящей должностью однодневная поездка может оплачиваться выше, чем такая же поездка рядового сотрудника.

Важно! Помимо этих выплат, работнику за этот день поездки начисляется средняя заработная плата (167 ТК РФ).

Нужно ли работнику ежедневно возвращаться из командировки домой

Возвращаться или нет ежедневно из командировки домой, даже если есть такая возможность, решает руководитель. Каждый конкретный случай рассматривается отдельно, при этом учитываются:

  • Дальность поездки;
  • Каковы условия по транспортному сообщению;
  • Характер служебного задания;
  • Нужен ли работнику отдых.

В том случае, если работник после завершения трудового дня в поездке решит остаться в месте командировки, то ему это необходимо согласовать с работодателем. Если руководитель согласен, то работнику нужно будет возместить расходы по найму жилья в пределах сумм, определенных коллективным договором. Однако, такая командировка уже не будет считаться однодневной.

Оформление командировки на один день

Порядок оформления однодневной такой же, что и для многодневных. До отъезда сотрудника ему необходимо оформить служебное задание. После этого издается приказ. В том случае, если во внутренних документах компании предусмотрена выдача командировочного удостоверения, работнику необходимо его выписать.

Важно! При однодневных служебных поездках не требуется оформление командировочного удостоверения.

В табеле учета рабочего времени работодатель фиксирует факт поездки работника. По возвращении работник предоставить отчет о проделанной им работе в служебном задании, а также заполнить авансовый отчет. К авансовому отчету прикладываются подтверждающие расходы документы. Это могут быть чеки, квитанции, договора, транспортные документы и т.д.

НДФЛ и страховые взносы с суточных

Если работник, направленный в однодневную командировку подтвердить все свои расходы, то с тех денежных средств, которые были ему выплачены не нужно удерживать НДФЛ. Если подтвердить свои расходы работник не сможет, то от налогообложения выплата освобождается только в пределах 700 рублей для командировок по России и 2500 рублей – для загранкомандировок (Письмо Минфин России №03-04-07/6189 от 26.03.2013).

Как объясняет Минфин, те средства, которые выплачиваются при однодневной командировке суточными не являются. Они представляют собой иные расходы, связанные со служебной поездкой. Также они включаются в состав расходов, подлежащих освобождению от обложения НДФЛ, в связи с тем, что выплаты эти напрямую связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей.

Однако, если документальное подтверждение затрат по таким выплатам работник предоставить не может, то они признаются доходом. При этом НДФЛ облагается только та сумма, которая выплачена сверх 700 рублей при поездке по РФ и сверх 2500 рублей при загранпоездке. Что касается страховых взносов, то логика здесь та же. Те выплаты, которые работник сможет подтвердить не облагаются взносами, так как представляют собой компенсацию за понесенные работником расходы.

Законодательная база

Статья 166 ТК РФ «Понятие служебной командировки»
Положение о командировках №749 от 13.10.2008 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

ИА ГАРАНТ

Работодатель направляет работников в однодневные командировки. Издает приказ о направлении в командировку. Выплачивает за однодневные командировки компенсацию в размере 400 руб. С работников не требует подтверждающих документов. Облагать ли указанные выплаты налогом на прибыль и начислять ли на них страховые взносы?
По данному вопросу мы придерживаемся следующей позиции:
Работодатель вправе не начислять страховые взносы во внебюджетные фонды на выплачиваемую работнику при отправлении в однодневную командировку сумму, если она признается возмещением расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые обязанности во время командировки. При этом расходы должны быть документально подтверждены работником. В случае если работником не подтверждены документами произведенные им расходы, то работодатель обязан начислить страховые взносы во внебюджетные фонды на выплаченную ему по командировочному удостоверению сумму.
Равным образом признание в целях налогообложения прибыли рассматриваемых выплат при отсутствии подтверждающих расходы сотрудника документов может вызвать спор с контролирующим органом.
Обоснование позиции:

Налог на прибыль организаций

Объектом налогообложения и налоговой базой по налогу на прибыль для российских организаций, не являющихся участниками консолидированной группы налогоплательщиков, признается прибыль (ее денежное выражение), которая представляет собой разницу между полученными ими доходами и величиной произведенных ими расходов, которые определяются в соответствии с главой 25 НК РФ (п. 1 ст. 247, п. 1 ст. 274 НК РФ).
В целях формирования налогооблагаемой прибыли налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведенных расходов (за исключением расходов, указанных в ст. 270 НК РФ), под которыми понимаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 НК РФ, внереализационные расходы), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Расходы в зависимости от их характера, а также условий осуществления и направлений деятельности налогоплательщика подразделяются на расходы, связанные с производством и реализацией, и внереализационные расходы (п. 2 ст. 252 НК РФ). Расходы, связанные с производством и (или) реализацией, подразделяются на: материальные расходы, расходы на оплату труда, суммы начисленной амортизации и прочие расходы (п. 2 ст. 253 НК РФ).
В целях налогообложения прибыли расходы на командировки относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией, согласно пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ.
При этом указанные расходы должны соответствовать критериям, перечисленным в п. 1 ст. 252 НК РФ, в частности, они должны быть документально подтверждены. Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы. Первичные документы, составленные с учетом этих требований, являются подтверждающими документами для налогового учета прибыли организаций (смотрите также письмо Минфина России от 27.04.2006 N 03-03-04/1/404).
Нормами трудового законодательства не предусмотрены выплаты в виде суточных при направлении работников в однодневные командировки (ст.ст. 166 и 168 ТК РФ). Вместе с тем если рассматривать суточные как дополнительные расходы работника, связанные с проживанием работника вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ), то такие расходы могут возникать и при однодневных командировках, причем сам факт возникновения подобных расходов обусловлен не длительностью командировки, а именно удаленностью от постоянного места проживания. Отказ от выплаты суточных в этой ситуации повлечет нарушение основных гарантий, предоставляемых работникам в соответствии с ТК РФ при направлении в служебные командировки (п. 8 рекомендаций Научно-консультативного совета при ФАС Поволжского округа по практике применения норм процессуального и налогового законодательства от 12.04.2012 (г. Пенза)).
Минфин России в письме от 21.05.2013 N 03-03-06/1/18005 рекомендует учитывать выплаты «суточных» (не относя их к таковым) как связанные «с возмещением затрат, произведенных работником, находящимся в служебной однодневной командировке» в составе прочих расходов на основании пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Аналогичная позиция высказана в письмах Минфина России от 27.05.2013 N 03-03-06/1/18953, от 01.08.2013 N 03-03-06/1/30805, от 26.05.2014 N 03-03-06/1/24916, от 26.05.2015 N 03-03-06/30062 и от 16.07.2015 N 03-03-07/40892.
При этом обращается внимание, что согласно п. 24 Положения N 749 возмещение иных расходов, связанных с командировками, в случаях, порядке и размерах, определяемых коллективным договором или локальным нормативным актом, осуществляется при представлении документов, подтверждающих эти расходы. Приказ о направлении в командировку и служебное задание не являются документальным подтверждением фактически осуществленных расходов; расходы на командировки учитываются на основании утвержденного в установленном порядке авансового отчета и иных документов, свидетельствующих о фактически осуществленных затратах и подтверждающих фактический срок пребывания работника в служебной командировке, оформленных в соответствии с критериями ст. 252 НК РФ (письмо Минфина России от 10.09.2015 N 03-03-06/2/52238).
При отсутствии документов, подтверждающих расходы сотрудника организации на проезд до места командирования и обратно, Минфин России указывает на невозможность признать понесенные расходы для целей налогообложения прибыли организаций (письмо Минфина России от 08.05.2015 N 03-03-06/1/26918).

Страховые взносы

В соответствии с ч. 1 ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ «О страховых взносах в Пенсионный фонд Российской Федерации, Фонд социального страхования Российской Федерации, Федеральный фонд обязательного медицинского страхования» (далее — Закон N 212-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются, в частности, выплаты и иные вознаграждения, начисляемые в пользу физических лиц в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, предметом которых является выполнение работ, оказание услуг.
База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ, начисленных плательщиками страховых взносов за расчетный период в пользу физических лиц, за исключением сумм, указанных в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, и учитывается отдельно в отношении каждого физического лица с начала расчетного периода по истечении каждого календарного месяца нарастающим итогом (ч.ч. 1, 3 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).
Не подлежат обложению страховыми взносами только суммы, прямо поименованные в ст. 9 Закона N 212-ФЗ (письма Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 N 1343-19, от 07.05.2010 N 10-4/325233-19). Перечень выплат и вознаграждений, содержащийся в ст. 9 Закона N 212-ФЗ, является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию (письмо Минздравсоцразвития России от 16.03.2010 N 589-19). Поэтому при отсутствии установленной связи между признанием каких-либо выплат расходами в целях налогообложения прибыли и их включением в облагаемую страховыми взносами базу необходимо руководствоваться непосредственно ст. 9 Закона N 212-ФЗ.
Согласно ч. 2 ст. 9 Закона N 212-ФЗ при оплате плательщиками страховых взносов расходов на командировки работников как в пределах территории РФ, так и за пределами территории РФ не подлежат обложению страховыми взносами, в том числе, суточные. При этом суточные не подлежат обложению страховыми взносами в размере, определенном в коллективном договоре или локальном нормативном акте (письмо Минздравсоцразвития России от 06.08.2010 N 2538-19).
Поскольку действующим законодательством не установлена обязанность выплаты суточных при однодневных командировках в пределах РФ, то расходы страхователя при направлении работника в такую командировку не являются суточными независимо от основания их выплаты, в связи с чем такие суммы подлежат включению в базу для начисления страховых взносов, даже при наличии командировочного удостоверения (письмо ФСС РФ от 02.07.2013 N 15-03-14/05-6357 «О взносах с суточных»).
В то же время порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ст. 168 ТК РФ). В таком случае суммы возмещения документально подтвержденных расходов, вызванных необходимостью выполнять трудовые обязанности, подпадают под применение подпункта «и» п. 2 ч. 1 ст. 9 Закона N 212-ФЗ, в связи с чем не должны облагаться страховыми взносами. На это обращено внимание в письме Минтруда России от 06.11.2013 N 17-4/10/2-6751 (далее — Письмо N 17-4/10/2-6751).
Заметим, что данное мнение основывается на правовой позиции, изложенной в определении ВАС РФ от 14.06.2013 N ВАС-7017/13 и постановлении Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 N 4357/12 (смотрите также определения ВАС РФ от 06.03.2014 N ВАС-2082/14, от 24.01.2014 N ВАС-82/14), и именно этой позиции следуют нижестоящие суды при рассмотрении споров о включении в облагаемую базу рассматриваемых выплат.
В этом случае суды указывают на то, что выплаченные денежные средства при направлении сотрудников в однодневную командировку не являются суточными в силу определения, содержащегося в ТК РФ. Однако, исходя из их направленности и экономического содержания, они могут быть признаны возмещением иных расходов, связанных со служебной командировкой, произведенных с разрешения или ведома работодателя, в связи с чем не являются доходом (экономической выгодой) работника, и поэтому они не подлежат обложению страховыми взносами (смотрите, например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 16.01.2014 N Ф07-10641/13 по делу N А56-14899/2013, Восемнадцатого арбитражного апелляционного суда от 20.01.2014 N 18АП-13458/13, Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.03.2014 N 19АП-261/14).
В постановлении Двенадцатого арбитражного апелляционного суда от 06.03.2014 N 12АП-667/14 также сказано, что «…денежные средства (названные суточными), выплаченные предприятием своим работникам при направлении их в служебные командировки сроком на один день, представляют собой возмещение в установленном размере расходов работника, вызванных необходимостью выполнять трудовые функции вне места постоянной работы, и не могут быть признаны доходом (экономической выгодой), следовательно, на указанные суммы не могут быть начислены страховые взносы».
В соответствии с п. 1 ст. 20.1 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» (далее — Закон N 125-ФЗ) объектом обложения страховыми взносами признаются выплаты и иные вознаграждения, выплачиваемые страхователями в пользу застрахованных в рамках трудовых отношений и гражданско-правовых договоров, если в соответствии с гражданско-правовым договором страхователь обязан уплачивать страховщику страховые взносы.
База для начисления страховых взносов определяется как сумма выплат и иных вознаграждений, предусмотренных п. 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ, начисленных страхователями в пользу застрахованных, за исключением сумм, указанных в ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ (п. 2 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). В силу п. 2 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ не подлежат обложению страховыми взносами суточные.
Поскольку выплаты при однодневной командировке (даже при наличии командировочного удостоверения) к суточным не относятся, норма об исключении таких выплат из облагаемой базы к ним, как к суточным, применяться не должна. Но по аналогии со страховыми взносами, уплачиваемыми в соответствии с Законом N 212-ФЗ, рассматриваемая выплата является возмещением документально подтвержденных расходов сотрудника, связанных с необходимостью выполнять трудовые обязанности, в этом качестве она не облагается страховыми взносами от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний (пп. 2 п. 1 ст. 20.2 Закона N 125-ФЗ). На это также обращено внимание в письме N 17-4/10/2-6751.

Хотелось бы обратить внимание на постановление АС Западно-Сибирского округа от 05.08.2015 N Ф04-21585/15 по делу N А45-18424/2014: по мнению судей, суточные за однодневные командировки не являются оплатой труда, а представляют собой компенсацию, цель выплаты которой — возместить сотруднику затраты, которые возникли у него в связи с выполнением трудовых обязанностей вне места постоянной работы. В качестве документов, подтверждающих величину расходов, суд принял маршрутный лист, ведомость учета разъездов, план-график, наряды на выполненные работы, при этом предоставление каких-либо дополнительных документов в подтверждение несения работниками дополнительных расходов по проживанию и питанию внутренним документом работодателя не предусмотрено.
Таким образом, полагаем, что в рассматриваемом случае работодатель вправе не начислять страховые взносы, уплачиваемые в соответствии с Законом N 212-ФЗ и в соответствии с Законом N 125-ФЗ, на выплачиваемую работнику при отправлении в однодневную командировку сумму, если она признается возмещением расходов работника, связанных с необходимостью выполнять трудовые обязанности во время однодневной командировки. При этом расходы должны быть подтверждены работником документами (приложенными к авансовому отчету) (постановление Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 21.03.2013 N 13АП-3311/13 по делу N А26-8887/2012).
В случае если работник не подтвердит документально произведенные им расходы, то работодатель обязан начислить на выплаченную ему сумму страховые взносы (письмо Минтруда России от 01.04.2015 N 17-3/В-156).
Иной подход к данной ситуации является спорным, его применение, скорее всего, повлечет за собой необходимость доказывать свою правоту в судебном порядке.
Рекомендуем ознакомиться со следующим материалом:
— Энциклопедия решений. Учет выплат при однодневных командировках.
Ответ подготовил:
Эксперт службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Волкова Ольга
Контроль качества ответа:
Рецензент службы Правового консалтинга ГАРАНТ
Королева Елена

Оформление загранкомандировки

При направлении работника в служебную командировку необходимо оформить соответствующий приказ (форма N Т-9 или N Т-9а).

В приказе указываются место, срок командировки и ее цель, а также данные командируемого работника. Также можно отразить вид транспорта, который будет использовать командированный работник в своих поездках.

Перед отъездом работнику надо выдать аванс на командировочные расходы либо корпоративную карту (п. 10 Положения о командировках).

Аванс для командировки может быть не выдан наличными, а перечислен на зарплатную банковскую карту. Законодательство этого не запрещает.

Сумма, которую необходимо выдать работнику, определяется исходя из продолжительности командировки, стоимости проезда, приблизительных расходов на оплату жилья и других расходов (если их должен оплатить сам работник), величины суточных, установленных в организации.

Часто расчет суммы аванса оформляется бухгалтерией в виде сметы, составленной в произвольной форме. После ее утверждения руководителем деньги выдаются командированному работнику или перечисляются ему безналично.

В табеле учета рабочего времени (форма N Т-12 или N Т-13) дни нахождения работника в командировке обозначаются буквенным кодом «К» или цифровым кодом «06».

Если во время командировки работник трудился в выходной или нерабочий праздничный день, то в табеле дополнительно проставляется буквенный код «РВ» или цифровой код «03» (п. 2 Письма Минтруда от 14.02.2013 N 14-2-291).

После возвращения из командировки работник в течение трех рабочих дней должен заполнить и представить авансовый отчет (форма N АО-1) о суммах, которые потратил, пока в ней находился (п. 26 Положения о командировках).

Все расходы по заграничной командировке признаются на дату утверждения авансового отчета как в бухгалтерском, так и в «прибыльном» налоговом учете.

Оформление авансового отчета по командировке за границу

Приложенные к авансовому отчету (форма N АО-1) подтверждающие документы, которые составлены на иностранном языке, следует перевести на русский язык.

Сделать это может работник организации (Письмо Минфина от 20.04.2012 N 03-03-06/1/202).

Сумму расходов, оплаченных работником в иностранной валюте, надо отразить на оборотной стороне формы N АО-1 (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в графах 6 и 8 — в той валюте, в которой оплачены расходы;

  • в графах 5 и 7 — в рублях по курсу пересчета.

Кроме того, если аванс для загранкомандировки выдан работнику в иностранной валюте, то сумму этого аванса надо вписать в авансовом отчете (Указания по заполнению формы N АО-1):

  • в строке 1а — в валюте. В этой же строке укажите вид валюты;

  • в строке 1 — в рублях по курсу пересчета.

Других особенностей при оформлении авансового отчета при загранкомандировке нет.

Документы, подтверждают командировочные расходы работника

Все расходы на командировку работник должен указать в авансовом отчете. К нему надо приложить документы, подтверждающие эти расходы (п. 26 Положения о командировках).

Расходы на проезд подтверждаются (п. п. 12, 22 Положения о командировках):

Расходы на проживание подтверждаются счетом гостиницы.

При этом документ, подтверждающий расходы на проживание, выданный зарубежным отелем, необходимо построчно перевести на русский язык.

Факт траты суточных подтверждать документами не нужно.

Нормы возмещения командировочных расходов и суточных при загранкомандировке

Нормы и порядок возмещения расходов по загранкомандировке устанавливаются организацией самостоятельно в локальном нормативном акте (п. п. 11, 16, 21, 22 Положения о командировках).

Суточные выплачиваются (п. п. 17, 18 Положения о командировках):

  • за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;

  • за день въезда в РФ, а также за время в пути по территории РФ — по нормам для командировок по РФ.

Дата выезда из РФ и въезда в РФ определяется (п. п. 18, 19 Положения о командировках):

  • для командировок в страны СНГ, с которыми есть межправительственные соглашения о том, что отметки в паспорте о пересечении границы не делаются, — по проездным документам;

  • для командировок за границу — по отметкам в загранпаспорте о пересечении границы.

При однодневных командировках за границу суточные выплачиваются в размере 50% от нормы для загранкомандировок (п. 20 Положения о командировках).

Суточные и НДФЛ

При командировке за границу надо учитывать особые нормы суточных, применяемых для целей НДФЛ.

Так, не облагаются НДФЛ суммы суточных:

— не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории России (за день нахождения в РФ принимается, в частности, и день пересечения границы при возвращении в Россию);

— не более 2500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке (в том числе и за день выезда из РФ).

С 2016 г. для целей НДФЛ датой фактического получения дохода в виде суточных является последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет, составленный работником после возвращения из командировки.

Следовательно, если суточные выданы в иностранной валюте, то для их пересчета в рубли в 2016 г. нужно брать официальный курс этой валюты на конец месяца, в котором такой авансовый отчет утвержден.

Add a Comment

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *